KALĖJIMŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS DIREKTORIAUS
Į S A K Y M A S
DĖL KALĖJIMŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS DIREKTORIAUS 2006 m. sausio 27 d. įsakymo Nr. 4/07-31 „dėl KALĖJIMŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS DARBO REGLAMENTO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2013 m. rugsėjo 17 d. Nr. V-308
Vilnius
1. P a k e i č i u Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos darbo reglamentą, patvirtintą Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos direktoriaus 2006 m. sausio 27 d. įsakymu Nr. 4/07-31 „Dėl Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr. 13-473; 2010, Nr. 5-234), ir išdėstau jį nauja redakcija (pridedama).
2. P a v e d u Bendrajam skyriui šį įsakymą nustatyta tvarka teikti skelbti leidinyje „Valstybės žinios“ ir Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos interneto svetainėje.
PATVIRTINTA
Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos direktoriaus 2006 m. sausio 27 d. įsakymu Nr. 4/07-31
(Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos direktoriaus 2013 m. rugsėjo 17 d. įsakymo Nr. V-308
redakcija)
KALĖJIMŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS
DARBO REGLAMENTAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos darbo reglamentas (toliau – reglamentas) nustato Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos (toliau – departamentas) darbo tvarką. Reglamento nuostatos taikomos departamentui pavaldžioms įstaigoms tiek, kiek reglamentas nustato jų veiklą.
2. Departamentas savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos baudžiamuoju kodeksu (Žin., 2000, Nr. 89-2741), Lietuvos Respublikos baudžiamojo proceso kodeksu (Žin., 2002, Nr. 37-1341), Lietuvos Respublikos bausmių vykdymo kodeksu (Žin., 2002, Nr. 73-3084), Lietuvos Respublikos suėmimo vykdymo įstatymu (Žin., 1996, Nr. 12-313; 2008, Nr. 81-3172), Lietuvos Respublikos probacijos įstatymu (Žin., 2012, Nr. 4-108), Tarnybos Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos statutu (Žin., 2000, Nr. 39-1088; 2008, Nr. 135-5230) (toliau – Statutas), kitais Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Ministro pirmininko potvarkiais, teisingumo ministro įsakymais, departamento direktoriaus įsakymais, šiuo reglamentu ir kitais teisės aktais.
3. Departamentas savo veiklą grindžia įstatymo viršenybės, pagarbos žmogaus teisėms, objektyvumo, visuomenės moralės, humanizmo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975) nustatytais principais.
4. Lietuvos Respublikos Seime, Lietuvos Respublikos Prezidentūroje, Lietuvos Respublikos Vyriausybėje, Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijoje, kitose valstybės institucijose ir įstaigose departamentui atstovauja šio departamento direktorius, direktoriaus pavaduotojai arba direktoriaus įgalioti departamento administracijos padalinių (toliau – padaliniai) vadovai arba kiti departamento pareigūnai, valstybės tarnautojai, darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai).
II. DEPARTAMENTO STRUKTŪRA
Departamento direktorius, departamento direktoriaus pavaduotojai ir patarėjai
5. Departamento administracijos struktūra formuojama atsižvelgiant į departamento uždavinius ir funkcijas, nustatytus Lietuvos Respublikos įstatymuose, Vyriausybės nutarimuose, teisingumo ministro įsakymuose, departamento nuostatuose ir kituose teisės aktuose. Departamento struktūrą tvirtina departamento direktorius.
6. Departamentui vadovauja departamento direktorius, kuris prižiūri ir koordinuoja departamento padalinių ir departamentui pavaldžių įstaigų veiklą, atsako už departamentui pavestų uždavinių vykdymą ir darbo organizavimą.
7. Departamento direktorius priima ir pasirašo įsakymus ir nutarimus. Prireikus departamento direktorius gali priimti bendrus įsakymus su kitų įstaigų vadovais.
8. Kai nėra departamento direktoriaus (atostogos, komandiruotė ir kiti atvejai), jo funkcijas atlieka teisingumo ministro įsakymu paskirtas direktoriaus pavaduotojas.
9. Departamento direktoriaus pavaduotojai pagal jiems nustatytas administravimo sritis koordinuoja departamento padalinių ir departamentui pavaldžių įstaigų veiklą ir atsako už įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų, kitų teisės aktų įgyvendinimo organizavimą ir koordinavimą.
Departamento padaliniai ir darbuotojai
11. Departamento padaliniai užtikrina įstatymuose, Vyriausybės nutarimuose ir kituose teisės aktuose departamentui nustatytų uždavinių įgyvendinimą, pagal kompetenciją organizuoja, koordinuoja ir kontroliuoja departamentui pavaldžių įstaigų veiklą ir teikia joms rekomendacijas, formuoja bendrą departamentui pavaldžių įstaigų veiklos ir personalo strategiją, užtikrina valstybinių programų įgyvendinimą, organizuoja departamento direktoriaus sprendimų vykdymą bei jų kontrolę.
12. Departamento direktorius, siekdamas užtikrinti teisės aktuose nustatytų departamento uždavinių įgyvendinimą, atskiru įsakymu gali pavesti padalinių vadovams ar kitiems departamento darbuotojams kuruoti atitinkamas departamentui pavaldžias įstaigas arba šių įstaigų atitinkamus administracijos padalinius.
13. Padalinių vadovai yra tiesiogiai pavaldūs direktoriui arba jų padalinį koordinuojančiam direktoriaus pavaduotojui ir asmeniškai atsako už vadovaujamiems padaliniams pavestų uždavinių įgyvendinimą ir funkcijų vykdymą, darbo organizavimą, darbo drausmę, pavaldžių darbuotojų teisės pažeidimų prevenciją, taip pat už departamento direktoriaus ir departamento direktoriaus pavaduotojų rezoliucijų ir žodinių pavedimų vykdymą.
14. Departamento padaliniai savo darbą organizuoja vadovaudamiesi departamento direktoriaus įsakymu patvirtintais padalinių nuostatais, o darbuotojai – pareigybių aprašymais.
15. Padalinio vadovas turi užtikrinti, kad į darbą priimamas darbuotojas, prieš pradėdamas eiti pareigas, būtų supažindintas su departamento ir padalinio nuostatais, pareigybės aprašymu, šiuo reglamentu ir kitais teisės aktais, kuriais privalo vadovautis savo veikloje.
Komisijų, darbo grupių sudarymas ir jų veikla
17. Vykdant Lietuvos Respublikos įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų, teisingumo ministro, direktoriaus įsakymų ir kitų teisės aktų nuostatas, direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos nuolatinės ar laikinosios komisijos arba darbo grupės.
19. Laikinosios komisijos arba darbo grupės sudaromos direktoriaus įsakymu pavestai trumpalaikei funkcijai, užduočiai ar pavedimui vykdyti.
20. Nuolatinės ir laikinosios komisijos, darbo grupės sudaromos iš komisijos pirmininko/darbo grupės vadovo, narių, esant būtinybei, pirmininko pavaduotojo/darbo grupės vadovo pavaduotojo ir sekretoriaus.
21. Komisijos/darbo grupės pirmininkas, komisijos/darbo grupės nariai už savo veiklą atsako Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
22. Departamente komisijos ir darbo grupės gali būti sudarytos iš departamento ir departamentui pavaldžių įstaigų darbuotojų. Į komisijas, darbo grupes gali būti kviečiami ir kitų institucijų, įstaigų ir organizacijų atstovai.
23. Departamente sudaromų komisijų ir darbo grupių sudėtis tvirtinama departamento direktoriaus įsakymu. Jei departamente sudaromoje komisijoje ar darbo grupėje yra kviečiami dalyvauti kitų institucijų, įstaigų arba organizacijų atstovai, jos sudėtis tvirtinama departamento direktoriaus įsakymu, – atsižvelgiant į šių institucijų, įstaigų arba organizacijų siūlymus dėl atstovų įtraukimo šios komisijos ar darbo grupės nariais.
24. Komisijos ir darbo grupės savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais ir šiuo reglamentu. Sudarant komisiją ar darbo grupę, tuo pačiu įsakymu gali būti patvirtintas komisijos ar darbo grupės darbo reglamentas (nuostatai), kuriuo komisija ar darbo grupė vadovaujasi savo veikloje.
25. Jei komisijos ar darbo grupės darbo reglamente (nuostatuose) nenustatyta kitaip, posėdis yra teisėtas, jeigu jame dalyvauja ne mažiau kaip pusė komisijos ar darbo grupės narių. Priimti sprendimai yra teisėti, kai už juos balsuoja ne mažiau kaip pusė posėdyje dalyvavusių komisijos ar darbo grupės narių. Balsams pasidalijus po lygiai, lemiamas yra komisijos pirmininko/darbo grupės vadovo balsas.
26. Visi komisijos ar darbo grupės nariai turi lygias balso teises. Balsuojama atvirai, jei kitaip nenustato kiti teisės aktai. Jeigu kokiu nors klausimu nuomonės nesutampa, komisijos ar darbo grupės narys gali pareikšti atskirąją nuomonę.
27. Komisijų, darbo grupių veiklos dokumentai (posėdžių protokolai, susirašinėjimo dokumentai, įvairūs projektai, pažymos ir kita) saugomi ir tvarkomi departamento padalinyje, kuriame dirba komisijos (darbo grupės) sekretorius, vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230).
28. Komisijos ar darbo grupės veikla gali būti nutraukta departamento direktoriaus įsakymu. Komisijos ar darbo grupės veikla nutraukiama neįvykdžius užduoties, kai atsiranda aplinkybių, kurios daro tolesnę komisijos ar darbo grupės veiklą netikslingą, arba kai atsiranda priežasčių, dėl kurių negalima įvykdyti komisijai ar darbo grupei nustatytų užduočių, ir dėl to komisijos pirmininkui ar darbo grupės vadovui pateikus motyvuotą tarnybinį pranešimą departamento direktoriui.
29. Komisijai ar darbo grupei nustatytas terminas užduočiai įvykdyti gali būti pratęstas tik tuo atveju, kai komisijos pirmininkas ar darbo grupės vadovas departamento direktoriui pateikia motyvuotą prašymą, kuriame pateikia informaciją apie komisijos ar darbo grupės nuveiktą darbą ir išdėsto priežastis, dėl kurių neįvykdytos užduotys. Kartu su prašymu turi būti pateiktas departamento direktoriaus įsakymo dėl termino pratęsimo projektas, jei terminas buvo nustatytas įsakyme.
III. PATARIAMOSIOS INSTITUCIJOS IR PASITARIMAI DEPARTAMENTE
Departamento taryba
30. Departamento direktorius gali sudaryti departamento tarybą (toliau – Taryba), kuri yra departamento direktoriaus patariamoji institucija. Tarybos nuostatai ir sudėtis tvirtinama direktoriaus įsakymu. Tarybą sudaro Tarybos pirmininkas, kuris pagal einamas pareigas yra departamento direktorius, Tarybos nariai ir sekretorius. Tarybos nariai gali būti departamento direktoriaus pavaduotojai, patarėjai, departamento padalinių ir departamentui pavaldžių įstaigų vadovai. Į Tarybos sudėtį gali būti įtraukiami arba kviečiami į posėdžius ir kitų institucijų, įstaigų ir organizacijų atstovai, taip pat fiziniai asmenys.
31. Tarybos posėdžiai organizuojami, posėdžių planas, posėdžių darbotvarkės sudaromos, pateikti klausimai svarstomi, sprendimai priimami ir įforminami bei Tarybos posėdžių medžiaga saugoma vadovaujantis departamento direktoriaus patvirtintais Tarybos nuostatais.
32. Tarybos posėdžius protokoluoja ir jos veiklos dokumentus tvarko Tarybos sekretorius. Tarybos posėdžių protokolus registruoja ir pavedimų kontrolę, kai rezoliucinėje protokolo dalyje yra įvardytas konkretus pavedimo vykdytojas, vykdo departamento padalinys, atsakingas už dokumentų valdymą.
33. Tarybos posėdžiuose svarstomi svarbiausieji departamento veiklos klausimai, aptariamos pagrindinės departamento veiklos kryptys, departamento uždavinių ir funkcijų įgyvendinimas, išklausomi departamento padalinių, departamentui pavaldžių įstaigų vadovų pranešimai, aptariami departamento valstybės tarnautojų, darbuotojų parengimo ir mokymo bei kiti klausimai.
Pasitarimai departamente
36. Departamente rengiami pasitarimai pas departamento direktorių, departamento direktoriaus pavaduotojus ir kiti pasitarimai.
37. Pasitarimai pas departamento direktorių yra tokie pasitarimai, kuriems pirmininkauja departamento direktorius ar jo žodiniu pavedimu direktoriaus pavaduotojas ir kuriuose aptariami departamento padalinių ar departamentui pavaldžių įstaigų veiklos klausimai.
38. Pasitarimuose pas departamento direktorių, atsižvelgiant į pasitarimo temą, dalyvauja departamento direktoriaus pavaduotojai, departamento padalinių vadovai ar juos pavaduojantys asmenys, patarėjai. Į pasitarimus gali būti kviečiami ir kiti departamento darbuotojai, taip pat pavaldžių įstaigų direktoriai ir kiti asmenys.
39. Pasitarimai pas departamento direktorių rengiami departamento direktoriaus iniciatyva arba pavaduotojo prašymu. Paprastai pasitarimai pas direktorių vyksta kiekvieną pirmadienį 9 val. ryto.
40. Dokumentinę medžiagą pasitarimuose pas departamento direktorių svarstomais klausimais teikia ir pasitarimų metu priimtų sprendimų (nurodymų) įgyvendinimą pagal kompetenciją organizuoja departamento direktoriaus pavaduotojai arba departamento direktoriaus pavedimu departamento padalinių ir departamentui pavaldžių įstaigų vadovai.
41. Per pasitarimus pas direktorių priimtų sprendimų, duotų pavedimų kontrolę vykdo ir departamento vadovybei informaciją apie laiku neįvykdytus pavedimus teikia departamento padalinys, atsakingas už dokumentų valdymą.
42. Departamento direktoriaus pavaduotojai gali organizuoti departamento padalinių vadovų, departamentui pavaldžių įstaigų vadovų ir kitų darbuotojų pasitarimus jiems pavestų uždavinių vykdymo klausimais.
43. Departamento padaliniai aktualiems veiklos klausimams aptarti gali organizuoti pasitarimus, kuriuose dalyvauja departamento padalinių ir departamentui pavaldžių įstaigų vadovai, kiti darbuotojai ir kviestiniai asmenys.
Pasitarimai, į kuriuos kviečiami departamentui pavaldžių įstaigų vadovai ar kiti darbuotojai, departamente rengiami suderinus su departamento direktoriumi arba direktoriaus pavaduotoju.
Jei rengiamas pasitarimo protokolas, jį pasirašo departamento padalinio, rengiančio pasitarimą, vadovas ar kitas darbuotojas, atstovavęs padaliniui pasitarime, ir pasitarimo sekretorius.
IV. DEPARTAMENTO VEIKLOS PLANAVIMAS
44. Departamento veikla planuojama vadovaujantis teisingumo ministro patvirtintais ir viešai paskelbtais teisingumo ministro valdymo sričių strateginiu veiklos, departamento ir jam pavaldžių įstaigų metiniais veiklos planais ir kitais planavimo dokumentais.
45. Departamento ir jam pavaldžių įstaigų metinių veiklos planų rengimo tvarką, veiklos stebėseną, kontrolę, vertinimą ir atsiskaitymą už rezultatus nustato Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827 (Žin., 2002, Nr. 57-2312; 2010, Nr. 102-5279), ir Kalėjimų departamento ir jam pavaldžių įstaigų metinio veiklos planavimo tvarkos aprašas, kurį tvirtina departamento direktorius.
46. Planuojamų vykdyti einamaisiais metais viešųjų pirkimų planus rengia padalinys, atsakingas už viešųjų pirkimų vykdymą, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102; 2009, Nr. 93-3986) 7 straipsniu.
47. Veiklos kontrolės planus rengia kiekvienas departamento padalinys, vadovaudamasis Veiklos kontrolės planavimo metodika, kurią tvirtina departamento direktorius.
48. Veiklos rizikos valdymo planai rengiami, vadovaujantis Veiklos rizikos valdymo metodika, kurią tvirtina departamento direktorius.
49. Departamento ir jam pavaldžių įstaigų kovos su korupciją programai įgyvendinti rengiami Kovos su korupcija programos įgyvendinimo priemonių metiniai planai, kuriuos tvirtina departamento direktorius.
V. DEPARTAMENTO DIREKTORIAUS ĮSAKYMAI IR KITI DEPARTAMENTO DOKUMENTAI
Departamento direktoriaus įsakymai
52. Departamento direktoriaus įsakymas yra individualus ar bendrasis teisės aktas (norminis), kuriame nustatomos, keičiamos ar naikinamos teisės ir pareigos, kurias departamento direktoriui nustatyti, keisti ar naikinti leidžia Lietuvos Respublikos įstatymai, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimai, teisingumo ministro įsakymai ir kiti teisės aktai.
53. Departamento direktoriaus įsakymų projektus rengia departamento padalinių darbuotojai pagal kompetenciją. Departamento direktoriaus įsakymų projektų rengimą departamento direktorius gali pavesti departamentui pavaldžioms įstaigoms pagal jų kompetenciją.
54. Rengiami departamento direktoriaus įsakymų projektai turi atitikti Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymo (Žin., 1995, Nr. 41-991), Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923), Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229), kitų teisės aktų, taip pat Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimų nuostatas.
55. Departamento direktoriaus įsakymai ar jų projektai, kuriuos reikia įvertinti antikorupciniu požiūriu, vertinami pagal direktoriaus nustatytą departamento teisės aktų ar jų projektų antikorupcinio vertinimo metodiką.
56. Parengtą departamento direktoriaus įsakymo projektą vizuoja:
56.3. darbuotojas, atsakingas už tai, kad įsakymo projektas atitiktų lietuvių kalbos taisyklingumo reikalavimus, jei direktoriaus įsakymas skelbiamas departamento interneto svetainėje ir/ar leidinyje „Valstybės žinios“;
56.4. darbuotojas, atsakingas už tai, kad įsakymo projektas atitiktų teisės aktams nustatytus teisės technikos reikalavimus, jei direktoriaus įsakymas skelbiamas departamento interneto svetainėje ir/ar leidinyje „Valstybės žinios“;
56.5. padalinio, atsakingo už departamento parengtų teisės aktų ir kitų dokumentų projektų vertinimą Lietuvos Respublikos įstatymų, kitų Lietuvos Respublikoje galiojančių teisės aktų ir teisės aktų rengimo reikalavimų atžvilgiu, vadovas;
56.6. padalinio, atsakingo už personalo administravimo funkcijų vykdymą, vadovas, jei įsakymo turinys susijęs su personalo politikos formavimu ar įgyvendinimu;
56.7. padalinio, atsakingo už departamento veiklos (biudžeto) planavimą, vadovas, jei įsakymo turinys susijęs su departamento ekonomine ir finansine veikla;
56.8. padalinio, atsakingo už buhalterinę apskaitą, vadovas, jei įsakymo turinys susijęs su finansinių išteklių planavimu ar naudojimu;
56.9. padalinio, atsakingo už kompiuterinės, organizacinės technikos bei programinės įrangos aptarnavimą, diegimą, administravimą ir plėtrą, vadovas, jei įsakymo turinys susijęs su informacinių technologijų sauga ir duomenų apsauga, techninės plėtros politika ir jos įgyvendinimu;
56.10. kitų suinteresuotų padalinių vadovai, jei įsakymo turinys susiję su padalinio nuostatuose priskirtais klausimais ar pagal šiame reglamente nustatytą kompetenciją;
57. Departamento direktoriaus įsakymo projekto rengėjas, prieš teikdamas įsakymą pasirašyti direktoriui, įsakymo paskutinio lapo antroje pusėje pateikia paskirstymo rodyklę ir pasirašo, nurodydamas savo pareigas, vardą ir pavardę.
58. Jei departamento direktoriaus įsakymas skelbiamas departamento interneto svetainėje (skyriuje „teisės aktai“ arba/ir intranete) arba leidinyje „Valstybės žinios“, departamento atsakingam darbuotojui elektroniniu paštu pateikiamas šio įsakymo variantas .doc arba .docx formatu.
59. Šio reglamento 56.5 punkte nurodytas padalinio vadovas, vizuodamas direktoriaus įsakymo projektą, priima sprendimą dėl departamento direktoriaus įsakymo skelbimo leidinyje „Valstybės žinios“, departamento interneto svetainėje arba/ir intranete tikslingumo.
60. Pasirašyti direktoriaus įsakymai registruojami jų pasirašymo dieną atitinkamuose registruose Dokumentų valdymo sistemoje.
61. Su pasirašytu ir užregistruotu įsakymu departamento darbuotojai ir departamentui pavaldžios įstaigos supažindinamos Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.
62. Jei norminiai teisės aktai nustato ar įsakyme nurodyta, kad su įsakymu departamento darbuotojai privalo būti supažindinti pasirašytinai, su pasirašytu ir užregistruotu įsakymu darbuotojai pasirašytinai supažindinami ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo įsakymo įsigaliojimo dienos.
63. Su direktoriaus priimtais bendraisiais (norminiais) įsakymais, taip pat įsakymais departamento veiklos klausimais supažindinami visi departamento darbuotojai. Su kitais direktoriaus įsakymais, jei įsakyme nenurodyta kitaip, pagal įsakymo turinį Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis supažindinami įsakyme išvardyti departamento darbuotojai, jei reikia, įsakyme išvardytus darbuotojus pavaduojantys asmenys, kiti suinteresuoti departamento darbuotojai.
64. Darbuotojai, neturintys teisės prisijungti prie Dokumentų valdymo sistemos, su direktoriaus įsakymais supažindinami šio reglamento 62 punkte nustatyta tvarka.
65. Departamento direktoriaus įsakymai skelbiami ir įsigalioja Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų skelbimo ir įsigaliojimo tvarkos įstatymo (Žin., 1993, Nr. 12-296; 2002, Nr. 124-5626) ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1999 m. rugpjūčio 23 d. nutarimo Nr. 918 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų, Vyriausybės sprendimų, Vyriausybės rezoliucijų, Ministro Pirmininko potvarkių, ministrų, Vyriausybės įstaigų, kitų valstybės valdymo institucijų vadovų ir kolegialių institucijų teisės aktų pateikimo oficialiai skelbti „Valstybės žiniose“ ir skelbimo interneto tinklalapiuose tvarkos“ (Žin., 1999, Nr. 71-2236; 2003, Nr. 28-1144; 2005, Nr. 146-5328) nustatyta tvarka.
Siūlymai dėl įstatymų, Vyriausybės nutarimų, teisingumo ministro įsakymų ir kitų teisės aktų tobulinimo
67. Siūlymus dėl įstatymų, Vyriausybės nutarimų, teisingumo ministro įsakymų ir kitų teisės aktų tobulinimo (toliau – siūlymas) departamento direktoriui teikia direktoriaus pavaduotojai, patarėjai, departamento padalinių ir departamentui pavaldžių įstaigų vadovai.
68. Departamento padaliniai gali teikti siūlymus departamento direktoriui, kai šiuos siūlymus vizuoja už atitinkamą sritį atsakingas departamento direktoriaus pavaduotojas.
69. Departamento padaliniai, siūlydami nustatyti arba keisti teisinių santykių reguliavimą, departamento direktoriui parengia tarnybinį pranešimą arba pažymą, kurioje išdėsto teisės akte sprendžiamos problemos esmę, teisės akto tikslus ir uždavinius, laukiamus teigiamus rezultatus.
70. Departamento direktorius, esant būtinumui, paveda departamento padaliniams pagal kompetenciją per nustatytą terminą išnagrinėti siūlymo tikslingumą.
71. Departamento padalinys, atsakingas už departamento parengtų teisės aktų ir kitų dokumentų projektų vertinimą Lietuvos Respublikos įstatymų, kitų Lietuvos Respublikoje galiojančių teisės aktų ir teisės aktų rengimo reikalavimų atžvilgiu, apibendrina departamento padalinių teiktas pastabas, teikia departamento direktoriui bendrą siūlymo įvertinimą.
72. Departamento direktoriui pritarus siūlymui, rengiamas siūlymas Teisingumo ministerijai, kuris įforminamas raštu ir vizuojamas reglamento 56 punkte nustatyta tvarka. Rašte, adresuotame Teisingumo ministerijai, turi būti nurodyta: teisės akto, kurį siūloma tobulinti (keisti, priimti ir pan.) pavadinimas, siūlymo tikslai ir uždaviniai, sprendžiamo klausimo esmė, kokios problemos bus išspręstos, kiek reikės papildomų lėšų, pritarus teikiamam siūlymui.
Kitų dokumentų rengimas ir pasirašymas
74. Departamento darbuotojai, vykdydami jiems nustatytas funkcijas ir pavedimus, rengia direktoriaus įsakymų ir kitų dokumentų projektus.
75. Visi dokumentai turi atitikti Dokumentų rengimo taisyklių bendruosius reikalavimus. Dokumentai, neatitinkantys nustatytų reikalavimų, grąžinami rengėjams taisyti.
76. Departamento dokumentus pasirašo direktorius, direktoriaus pavaduotojai pagal jiems priskirtas administruojamas veiklos sritis ir kiti reglamente nurodyti departamento darbuotojai.
77. Direktorius pagal kompetenciją pasirašo įsakymus, nutarimus, įgaliojimus, sutartis, dokumentus, adresuotus valstybinės valdžios, valdymo institucijų vadovams, Lietuvos Respublikos Seimo nariams, juridiniams ir fiziniams asmenims, ir kitus teisės aktų jam pasirašyti priskirtus dokumentus.
78. Direktorius ar jo įgaliotas direktoriaus pavaduotojas tvirtina:
79. Direktoriaus pavaduotojai pagal jiems nustatytas administruojamas veiklos sritis pasirašo informacinius raštus (dokumentus), adresuotus departamentui pavaldžioms įstaigoms ir raštus (dokumentus), adresuotus fiziniams ir juridiniams asmenims, kuriuos pasirašyti (tvirtinti) juos įgalioja arba jiems paveda departamento direktorius.
80. Departamento padalinių vadovai pagal savo kompetenciją turi teisę pasirašyti informacinio pobūdžio raštus (dokumentus) ir raštus, kuriuos pasirašyti juos įgalioja arba jiems paveda departamento direktorius.
81. Teismo procesinius dokumentus pasirašo direktorius arba direktoriaus įsakymu įgalioti departamento darbuotojai.
82. Departamento padalinio, atsakingo už personalo administravimo funkcijų vykdymą, vadovas pagal kompetenciją pasirašo pažymas fiziniams ir juridiniams asmenims (apie darbo laiką ir tarnybos eigą, išrašus iš asmens bylų, paklausimus dėl atliekamų specialiųjų patikrinimų).
83. Departamento padalinio, atsakingo už archyvo darbo organizavimą, vadovas pagal kompetenciją pasirašo raštus, parengtus departamento archyve saugomų dokumentų pagrindu, fiziniams ir juridiniams asmenims.
84. Direktoriui ar direktoriaus pavaduotojams pasirašyti teikiami dokumentai, jei šiame reglamente nenustatyta kitaip, turi būti vizuoti: dokumento rengėjo, jo tiesioginio vadovo, suinteresuoto padalinio vadovo, direktoriaus pavaduotojo pagal jam priskirtą administruojamą veiklos sritį, jei dokumentas teikiamas direktoriui, prireikus, – ir kitų departamento darbuotojų. Vizuojamas departamente liekantis dokumento egzempliorius arba išsiunčiamo dokumento egzempliorius (kai siunčiama tik elektroninio ryšio priemonėmis arba faksu) – jo paskutiniojo lapo kitoje pusėje.
85. Departamento padalinio, atsakingo už personalo administravimo funkcijų vykdymą, ir padalinio, atsakingo už departamento veiklos (biudžeto) planavimą, vadovai vizuoja departamento direktoriaus tvirtinamus departamento ir jam pavaldžių įstaigų pareigybių sąrašus ir jų pakeitimus.
86. Visi dokumentai, susiję su finansinių ir materialinių išteklių panaudojimu, turi būti suderinti su padalinio, atsakingo už departamento veiklos (biudžeto) planavimą, vadovo ir padalinio, atsakingo už buhalterinę apskaitą, vadovo.
87. Finansinius dokumentus pasirašo:
87.2. departamento direktorius arba jo įgaliotas direktoriaus pavaduotojas – banko ir kasos dokumentus, programų sąmatų projektus ir programos sąmatas;
87.3. direktoriaus pavaduotojas, kuruojantis padalinį, atsakingą už prekių, paslaugų ir darbų viešuosius pirkimus, – mažos vertės pirkimo sutartis;
88. Sutarčių projektai rengiami ir vizuojami atskiru direktoriaus įsakymu nustatyta tvarka. Vizuodamas sutartis, sutarties projektą rengęs darbuotojas vizuoja kiekvieną visų sutarties egzempliorių lapą (ir priedų, jeigu jie yra). Kiti departamento atsakingi darbuotojai vizuoja departamente liekančio sutarties egzemplioriaus paskutinį lapą.
89. Kitus dokumentus (aktus, pažymas, tarnybinius pranešimus ir kt.), parengtus vykdant nustatytas funkcijas, pasirašo jų rengėjai.
90. Departamento sudaromi elektroniniai dokumentai nustatyta tvarka pasirašomi teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.
VI. DEPARTAMENTO VIDAUS PAVEDIMAI
92. Departamente pavedimus duoti turi teisę direktorius, direktoriaus pavaduotojai, padalinių vadovai – departamento darbuotojams pagal šių darbuotojų pareigybių aprašymuose nustatytas funkcijas.
93. Direktoriaus pavedimai gali būti duodami įsakymų, rašytinių pavedimų, rezoliucijų Dokumentų valdymo sistemoje, kitokia rašytine ar žodine forma.
94. Direktoriaus pavaduotojų, departamento padalinių vadovų pavedimai gali būti duodami rašytinių pavedimų, rezoliucijų ir papildomų rezoliucijų Dokumentų valdymo sistemoje, kitokia rašytine ar žodine forma.
95. Pavedimų įvykdymo terminas gali būti tipinis, t. y. nustatytas Lietuvos Respublikos įstatymuose, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimuose ir kituose teisės aktuose, arba individualus, kuris nurodomas dokumento tekste, rezoliucijoje arba atitinkamų priemonių planuose.
96. Jei duoto rašytinio pavedimo per nustatytą laiką negalima įvykdyti dėl priežasčių, nepriklausančių nuo vykdytojo, apie tai turi būti pranešta pavedimą davusiam departamento direktoriui arba jo pavaduotojui.
97. Jei pavedime nurodomas daugiau nei vienas vykdytojas, pagrindinis ir tiesioginis pavedimo vykdytojas yra asmuo, nurodytas rezoliucijoje pirmasis arba Dokumentų valdymo sistemoje pažymėtas „P“ raide. Visi kiti pavedimo vykdytojai pagal savo kompetenciją pateikia pažymas arba konsultuoja žodžiu, vizuoja galutinį parengtą dokumentą. Už pavedimo įvykdymą per nustatytą terminą yra atsakingas pagrindinis vykdytojas.
98. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, jeigu įvykdomos visos jame nurodytos užduotys, išspręsti visi jame pateikti klausimai ar į juos atsakyta iš esmės. Jei pavedimas įvykdomas netinkamai, visa dokumentinė medžiaga grąžinama rengėjams tobulinti, o pavedimo įvykdymo termino klausimą sprendžia pavedimą davęs darbuotojas. Kai pavedimas įvykdomas ne rašytine forma, vykdytojas tai užrašo dokumento originalo paskutiniame lape virš apatinės paraštės arba paskutinio lapo antroje pusėje (pranešta telefonu, el. paštu ar kita, jei reikia – trumpas turinys), pasirašo ir nurodo datą.
VII. DEPARTAMENTO DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS
99. Departamento veiklos dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.
100. Departamento parengti ir su jo veikla susiję gauti dokumentai nustatytąja tvarka registruojami Dokumentų valdymo sistemoje arba popieriniuose atitinkamuose dokumentų registruose, atsižvelgiant į dokumentų registrų sąrašo duomenis, kuriuos tvirtina departamento direktorius ar jo įgaliotas darbuotojas.
101. Dokumentų registrų sąrašo, dokumentacijos plano duomenis rengia ir per Elektroninio archyvo informacinę sistemą teikia derinti valstybės archyvui, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti, departamento padalinys, atsakingas už dokumentų valdymą departamente.
102. Departamente parengtus dokumentus, registruoja ir atitinkamoms byloms priskiria už dokumentų registravimą ar/ir už bylų sudarymą atsakingi departamento darbuotojai.
103. Departamento darbuotojai, tiesiogiai iš kitų įstaigų, privačių fizinių ir juridinių asmenų gavę departamentui adresuotus dokumentus, privalo juos perduoti už dokumentų registravimą atsakingam departamento darbuotojui.
104. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti dokumentai ar jų skaitmeninės kopijos, kuriose yra užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, registruojami bendra tvarka. Jei vėliau gaunami pasirašyti šių dokumentų originalai, jie registruojami ta pačia data ir numeriu.
Departamento darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti dokumentai, kurių užduotis reikia vykdyti, persiunčiami į departamento pašto dėžutę adresu rastine@kaldep.lt.
Oficialiu elektroninio pašto adresu gauti dokumentai, kurių užduotis reikia vykdyti, registruojami bendra tvarka.
105. Neregistruojami gauti periodiniai leidiniai, sveikinimai, kvietimai, konferencijų programos, reklaminiai lankstinukai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą.
106. Dokumentai, gauti iš valstybinės valdžios institucijų, ministerijų, fizinių ar juridinių asmenų, užsienio šalių, užregistravus perduodami departamento direktoriui, departamento direktoriaus pavaduotojams (pagal jų administruojamas veiklos sritis) ar departamento padalinių vadovams (pagal jų kompetenciją).
107. Direktorius, direktoriaus pavaduotojai ar departamento padalinių vadovai, skirdami dokumento užduoties vykdytoją, rašo rezoliuciją.
108. Gauti dokumentai (skaitmeninės jų kopijos) perduodami vykdytojams Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis. Dokumentų originalus vykdytojai pasiima padalinyje, atsakingame už dokumentų valdymą (iš šiuos dokumentus užregistravusių atitinkamų darbuotojų). Jei yra paskirti keli vykdytojai, gauto dokumento originalas atiduodamas pagrindiniam vykdytojui.
109. Departamento darbuotojai, turintys tarnybinio elektroninio pašto adresus, privalo nuolat, ne mažiau kaip du kartus per darbo dieną tikrinti tarnybinio elektroninio pašto dėžutes.
110. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal dokumentacijos planą. Kai užduotis įvykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai užrašo dokumento originalo paskutiniame lape virš apatinės paraštės arba paskutinio lapo antroje pusėje (pranešta telefonu, el. paštu ar kita, jei reikia – trumpas turinys), pasirašo ir nurodo datą.
111. Siunčiamo dokumento originalas ar originalai (atsižvelgiant į tai, kiek adresatų yra išvardijama dokumente) yra išsiunčiami adresatams, o vizuotas antrasis egzempliorius kartu su dokumento, į kurį atsakoma, originalu paliekamas vykdytojo padalinyje už bylų sudarymą atsakingam to padalinio darbuotojui susirašinėjimo dokumentų bylai sudaryti.
Jei dokumentas siunčiamas tik elektroninio ryšio priemonėmis (nuskaitant tekstą), pateikiamas vienas dokumento egzempliorius (originalas).
112. Įslaptinta korespondencija registruojama ir apskaitoma vadovaujantis Įslaptintos informacijos administravimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. gruodžio 5 d. nutarimu Nr. 1307 (Žin., 2005, Nr. 143-5193) ir atskiru departamento direktoriaus įsakymu nustatyta tvarka.
113. Departamento padaliniai nesusirašinėja siunčiamais raštais, o reikalingą informaciją vienas kitam teikia telefonu arba elektroniniu paštu. Jei informaciją reikia pateikti raštu, tai daroma surašant tarnybinį pranešimą, pažymą ar ataskaitą, o jei reikia gauti informaciją – rašomas prašymas.
Siekiant departamente sumažinti dokumentų srautą ir administracinę naštą, tenkančią departamento ir jam pavaldžių įstaigų darbuotojams, rekomenduojama nesusirašinėti su departamentui pavaldžiomis įstaigomis tais klausimais, kurie gali būti sprendžiami telefonu arba elektroniniu paštu.
114. Dokumentų rengimo, derinimo (vizavimo), pasirašymo, tvirtinimo, supažindinimo su dokumentais, rezoliucijų rašymo procesai atliekami Dokumentų valdymo sistemos elektroninėmis priemonėmis arba atitinkami rekvizitai (vizos, parašas, tvirtinimo, supažindinimo žymos, rezoliucijos) įforminami pačiuose dokumentuose, pasirašant atsakingiems asmenims.
115. Pasirašant (vizuojant, tvirtinant, pasirašant dokumentus ar su jais susipažįstant, rašant rezoliucijas) Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis ar elektroniniu parašu, kiekvieno Dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų departamento darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, turi tokią pačią teisinę galią, kaip parašas rašytiniuose departamento dokumentuose.
VIII. UŽSIENIO KORESPONDENCIJOS TVARKYMAS
116. Iš užsienio valstybių ir tarptautinių institucijų ar organizacijų gautus užsienio (anglų) kalba parengtus dokumentus ir informaciją direktoriui referuoja darbuotojas, atsakingas už tarptautinį bendradarbiavimą.
117. Dokumentai, adresuoti užsienio šalių institucijoms, atstovybėms ir kitoms įstaigoms, departamento direktoriui, direktoriaus pavaduotojui pasirašyti turi būti teikiami vizuoti ir darbuotojo, atsakingo už tarptautinį bendradarbiavimą.
IX. UŽSIENIO VALSTYBIŲ IR TARPTAUTINIŲ institucijų Ar ORGANIZACIJŲ ATSTOVŲ PRIĖMIMAS
119. Užsienio valstybių ir tarptautinių institucijų bei organizacijų atstovų (toliau – užsienio institucijų atstovai) susitikimus su departamento direktoriumi, direktoriaus pavaduotojais organizuoja departamento darbuotojas, atsakingas už tarptautinį bendradarbiavimą.
120. Jeigu susitikimuose su užsienio institucijų atstovais dalyvauja departamento direktorius, direktoriaus pavaduotojai, susitikimo programą, sąmatą, pažymą su aktualia susitikimui informacija rengia ir susitikimą organizuoja darbuotojas, atsakingas už tarptautinį bendradarbiavimą, kartu su padalinio, su kurio veikla susijęs susitikimas, vadovu arba kitais atsakingais darbuotojais ar departamentui pavaldžiomis įstaigomis. Informaciją, reikalingą susitikimo programai, sąmatai ir pažymai parengti, darbuotojui, atsakingam už tarptautinį bendradarbiavimą, pagal kompetenciją pateikia padalinys ar departamentui pavaldi įstaiga, su kurių veikla susijęs susitikimas.
121. Departamento padaliniai ir departamentui pavaldžios įstaigos užsienio institucijų atstovų vizitus departamente ar atitinkamoje departamentui pavaldžioje įstaigoje derina su darbuotoju, atsakingu už tarptautinį bendradarbiavimą, informaciją apie tai pateikdami ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki numatomo vizito. Susitikimų su užsienio institucijų atstovų delegacijomis metu rašomos aptartų klausimų santraukos (pažymos), kurios per 3 darbo dienas pateikiamos darbuotojui, atsakingam už tarptautinį bendradarbiavimą.
X. VISUOMENĖS INFORMAVIMAS
123. Informaciją apie departamento veiklą visuomenės informavimo priemonėms teikia darbuotojas, vykdantis atstovo spaudai funkcijas.
124. Departamento padalinių vadovai ir departamentui pavaldžios įstaigos atsako už tai, kad su jų veikla susijusi viešinimui skirta aktuali informacija būtų nuolat pateikiama departamento darbuotojui, vykdančiam atstovo spaudai funkcijas. Informacija turi būti pateikiama operatyviai, tiksli ir išsami.
Išplatinti pranešimai ir kita informacija visuomenės informavimo priemonėms privalo atspindėti oficialią departamento direktoriaus poziciją.
125. Darbuotojas, vykdantis atstovo spaudai funkcijas, visuomenės informavimo priemonėms informaciją teikia šiais būdais ir formomis:
125.1. organizuodamas direktoriaus, direktoriaus pavaduotojų, patarėjų, departamento administracijos padalinių ar departamentui pavaldžių įstaigų vadovų susitikimus su visuomenės informavimo priemonių atstovais;
125.2. dalyvaudamas organizuojant departamento ir departamentui pavaldžių įstaigų viešuosius renginius;
126. Departamento darbuotojas, vykdantis atstovo spaudai funkcijas, operatyviai reaguoja į visuomenės informavimo priemonėse pasirodžiusius reikšmingus pranešimus apie departamento veiklą ir, suderinęs su direktoriumi ar direktoriaus pavaduotoju pagal jam priskirtą administruojamą veiklos sritį, teikia oficialią departamento direktoriaus poziciją.
127. Prireikus darbuotojas, vykdantis atstovo spaudai funkcijas, organizuoja departamento, jam pavaldžių įstaigų, taip pat valstybės įmonių prie pataisos įstaigų vadovų interviu su visuomenės informavimo priemonių atstovais.
128. Darbuotojai, gavę iš visuomenės informavimo priemonių atstovų prašymus pateikti informaciją ar pageidavimus dėl interviu, privalo apie tai nedelsdami informuoti darbuotoją, vykdantį atstovo spaudai funkcijas.
129. Informacija apie departamento veiklą teikiama Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo (Žin., 2000, Nr. 10-236; 2005, Nr. 139-5008), Visuomenės informavimo įstatymo (Žin., 1996, Nr. 71-1706; 2006, Nr. 82-3254) ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
XI. ASMENŲ APTARNAVIMAS, JŲ prašymų, skundų ir pranešimų nagrinėjimas
130. Asmenys departamente aptarnaujami, jų prašymai, skundai ir pranešimai nagrinėjami Viešojo administravimo įstatymo, Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 (Žin., 2007, Nr. 94-3779), kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
131. Nagrinėjant suimtųjų ir nuteistųjų prašymus, skundus ir pranešimus reglamento 130 punkte nurodytų teisės aktų nuostatos taikomos tiek, kiek to nereglamentuoja Bausmių vykdymo kodeksas, Suėmimo vykdymo įstatymas ir Probacijos įstatymas.
132. Į departamentą atvykusius asmenis aptarnauja, prašymus priima ir informaciją ryšio priemonėmis teikia departamento direktoriaus įsakymu paskirti departamento darbuotojai.
133. Asmenys prašymus gali pateikti tiek raštu (tiesiogiai asmeniui atvykus į departamentą, atsiuntus paštu ar per pasiuntinį, faksu, elektroniniu būdu), tiek žodžiu (tiesiogiai asmeniui atvykus į departamentą). Žodiniai prašymai priimami tik tais atvejais, kai juos galima išnagrinėti ir išspręsti tuoj pat, nepažeidžiant asmens ir departamento interesų. Prašymai išduoti pažymas ir kitus dokumentus priimami tik pateikti raštu.
134. Departamente užregistruoti prašymai, skundai ir pranešimai perduodami vykdytojų paskyrimui tokia tvarka:
134.1. suimtųjų ir nuteistųjų prašymai, skundai ir pranešimai perduodami atskiru direktoriaus įsakymu įgaliotam departamento darbuotojui;
135. Departamento direktorius, direktoriaus pavaduotojas arba direktoriaus įgaliotas departamento darbuotojas paveda padaliniui arba atskiriems darbuotojams pagal jų kompetenciją išnagrinėti asmens prašymą, skundą ar pranešimą ir parengti sprendimo (atsakymo) projektą.
136. Sprendimus (atsakymus) į asmenų prašymus, skundus ir pranešimus pasirašo:
136.2. direktoriaus pavaduotojas, kai asmens prašymas, skundas ar pranešimas išnagrinėtas direktoriaus pavaduotojo pavedimu;
XII. TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS
137. Departamento ir jam pavaldžių įstaigų darbuotojų išvykimas į tarnybines komandiruotes organizuojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 „Dėl Tarnybinių komandiruočių apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 74-2555), teisingumo ministro 2009 m. birželio 26 d. įsakymu Nr. 1R-202 „Dėl Tarnybinių komandiruočių tvarkos aprašo ir Tarnybinės komandiruotės užsienio valstybėje ataskaitos pavyzdinės formos patvirtinimo“ ir departamento direktoriaus 2010 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-7 „Dėl Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos darbuotojų bei šiam departamentui pavaldžių įstaigų ir valstybės įmonių vadovų tarnybinių komandiruočių tvarkos aprašo patvirtinimo“ nustatyta tvarka.
XIII. DARBO IR POILSIO LAIKAS
138. Departamente pirmadienį – ketvirtadienį dirbama nuo 8 valandos iki 17 valandos, o penktadienį – nuo 8 valandos iki 15 valandos 45 minučių. Pertrauka pailsėti ir pavalgyti nuo 12 valandos iki 12 valandos 45 minučių. Šeštadienis ir sekmadienis – poilsio dienos. Švenčių dienų išvakarėse darbo laikas sutrumpinamas viena valanda. Departamento direktoriaus įsakymu darbuotojams gali būti nustatytas kitas darbo pradžios ir pabaigos laikas, ne visos darbo dienos ar savaitės darbo laikas, atskiras darbuotojo darbo grafikas.
139. Lietuvos Respublikos įstatymų nustatytais atvejais departamento direktorius turi teisę pavesti departamento darbuotojams dirbti viršvalandinį darbą. Už tai jiems papildomai mokama kaip už viršvalandinį darbą.
140. Departamente darbo laiko apskaita tvarkoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. sausio 27 d. nutarimu Nr. 78 „Dėl darbo laiko apskaitos žiniaraščio pavyzdinės formos ir jo pildymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 18-528) ir kitais teisės aktais.
141. Darbo laiko apskaitos žiniaraščius departamento padaliniuose pildo atitinkamų padalinių darbuotojai, į kurių pareigybių aprašymus yra įrašyta ši funkcija. Už tai, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščiai būtų parengti tiksliai ir laiku, atsako juos pildantys darbuotojai ir departamento padalinių vadovai.
142. Darbuotojas privalo nedelsdamas informuoti departamento padalinio, kuriame dirba, vadovą ir/ar darbuotoją, atsakingą už darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą, apie neatvykimą į darbą ir nurodyti neatvykimo priežastį.
Susirgęs ir gydymo įstaigoje gavęs nedarbingumo pažymėjimą ar gydomas stacionare darbuotojas privalo nedelsdamas informuoti departamento administracijos padalinio, kuriame dirba, vadovą ir/ar darbuotoją, atsakingą už darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą, apie ligos pradžią, nedarbingumo pažymėjime nurodyto laikinojo nedarbingumo trukmę.
Darbuotojai, palikdami departamentą tarnybos ar darbo tikslais, turi apie tai informuoti savo tiesioginį vadovą ir nurodyti išvykimo tikslą bei trukmę. Norėdami išvykti ne darbo tikslais, darbuotojai turi gauti tiesioginio vadovo sutikimą.
Darbuotojai, negalintys laiku atvykti į darbą, apie tai nedelsdami turi informuoti savo tiesioginį vadovą ir nurodyti vėlavimo priežastis.
Jei darbuotojas apie savo neatvykimą dėl ligos negali pranešti pats, tai gali padaryti kiti asmenys.
143. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis, užpildytas ir vizuotas darbuotojo, atsakingo už darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą, ir jo tiesioginio vadovo, teikiamas direktoriui arba direktoriaus pavaduotojui, kuruojančiam atitinkamo departamento padalinio veiklą.
Departamento darbuotojai, nepertraukiamai dirbantys kompiuteriu ne mažiau kaip pusę darbo dienos laiko, po kiekvienos darbo kompiuteriu valandos turi teisę pasinaudoti 10 minučių trukmės specialia pertrauka.
XIV. ATOSTOGŲ IR KITŲ LAISVO NUO DARBO DIENŲ SUTEIKIMAS DEPARTAMENTO DARBUOTOJAMS
145. Kasmetinės, nemokamos atostogos, atostogos kvalifikacijai tobulinti, atostogos dėl perkėlimo į kitas pareigas departamento pareigūnams ir valstybės tarnautojams suteikiamos Statuto, Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka. Kitos tikslinės atostogos departamento pareigūnams ir valstybės tarnautojams suteikiamos Darbo kodekso nustatyta tvarka. Kasmetinės, tikslinės atostogos departamento darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, suteikiamos Darbo kodekso nustatyta tvarka.
146. Kasmet iki vasario 1 d. sudaromas atostogų grafikas, kurį tvirtina departamento direktorius. Į atostogų grafiką įrašoma visa departamento darbuotojams atostogų grafiko sudarymo laikotarpiui priklausančių kasmetinių atostogų trukmė, užtikrinant, kad būtų suderintas darbuotojų ir juos pavaduojančių asmenų atostogų laikas. Su patvirtintu atostogų grafiku departamento darbuotojai supažindinami Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.
147. Kasmetinės atostogos už kiekvienus darbo metus departamento darbuotojams suteikiamos tais pačiais metais pagal darbuotojo prašymą, laikantis atostogų grafiko. Viena iš kasmetinių atostogų už išdirbtus metus dalių negali būti trumpesnė kaip 14 kalendorinių dienų.
148. Departamento darbuotojų prašymai dėl kasmetinių atostogų suteikimo, perkėlimo, pratęsimo, tikslinių atostogų suteikimo, suderinti su tiesioginiais vadovais ir nustatyta tvarka užregistruoti Dokumentų valdymo sistemoje, teikiami departamento direktoriui ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas iki planuojamų atostogų dienos.
149. Departamento direktorius, atsižvelgdamas į prašyme nurodytas priežastis, priima sprendimą dėl atostogų suteikimo (perkėlimo, pratęsimo). Sprendimas įforminamas rezoliucija.
150. Departamento darbuotojams atostogos suteikiamos direktoriaus įsakymu, jei kituose teisės aktuose nenustatyta kitaip.
151. Departamento direktoriui atostogos suteikiamos teisingumo ministro įsakymu Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos darbo reglamento (Žin., 2011, Nr. 147-6891) nustatyta tvarka.
152. Departamento darbuotojai gali būti atšaukti iš kasmetinių atostogų tik tuo atveju, kai direktoriui yra pateiktas motyvuotas tarnybinis pranešimas apie esantį tarnybinį būtinumą atšaukti darbuotoją iš kasmetinių atostogų ir yra gautas iš atostogų atšaukiamo asmens rašytinis sutikimas.
153. Vadovaujantis Darbo kodekso 214 straipsniu, darbuotojams, auginantiems neįgalų vaiką iki 18 metų arba du vaikus iki 12 metų, suteikiama viena papildoma diena per mėnesį (ar atitinkamai darbo laikas trumpinamas 2 val. per savaitę), o auginantiems tris ir daugiau vaikų iki 12 metų – dvi dienos per mėnesį (ar darbo laikas sutrumpinamas 4 val. per savaitę). Ši teisė darbuotojams suteikiama departamento direktoriaus įsakymu, atsižvelgiant į darbuotojo prašymą, kuriame turi būti nurodomas pageidaujamas laisvo nuo darbo laiko būdas (trumpinti atitinkamą darbo dienos trukmę ar turėti laisvą nuo darbo dieną).
XV. DARBUOTOJŲ APDOVANOJIMAS, SKATINIMAS IR PAŠALPŲ SKYRIMAS
155. Departamento darbuotojai apdovanojami ir skatinami vadovaujantis Statutu, Valstybės tarnybos įstatymu, Darbo kodeksu, Tarnybos Kalėjimų departamente prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos ir jam pavaldžiose įstaigose organizavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2010 m. gegužės 25 d. įsakymu Nr. 1R-116 (Žin., 2010, Nr. 62-3072), Apdovanojimo žinybiniais ženklais tvarkos aprašo, patvirtinto departamento direktoriaus 2010 m. rugsėjo 30 d. įsakymu Nr. V-235 (Žin., 2010, Nr. 119-6088) ir kitais darbo (tarnybos) santykius reguliuojančiais teisės aktais.
156. Jei kituose teisės aktuose nenustatyta kitaip, teikimą departamento direktoriui apdovanoti (skatinti) departamento darbuotoją pasirašo ir pateikia šio darbuotojo tiesioginis vadovas ne vėliau kaip prieš 20 darbo dienų iki numatomos darbuotojo apdovanojimo (skatinimo) dienos. Teikime nurodoma:
157. Departamento direktoriaus įsakymo dėl darbuotojo skatinimo (apdovanojimo) projektą rengia departamento padalinys, atsakingas už personalo administravimą. Nustatyta tvarka suderintas įsakymo projektas kartu su teikimu pateikiamas departamento direktoriui. Įsakymų dėl darbuotojų skatinimo projektai turi būti suderinti su direktoriaus pavaduotojais.
158. Departamento darbuotojams, kurių materialinė būklė tapo sunki dėl jų pačių ligos, šeimos narių ligos ar mirties, stichinės nelaimės ar turto netekimo, jeigu yra darbuotojo prašymas ir pateikti tai patvirtinantys dokumentai, teisės aktų nustatyta tvarka gali būti skiriama pašalpa įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
159. Departamento pareigūnams ir valstybės tarnautojams gali būti skiriamos vienkartinės piniginės išmokos Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo ir mokėjimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. liepos 19 d. nutarimu Nr. 1167 (Žin., 2002, Nr. 74-3166; 2008, Nr. 132-5072), darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis – Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1993 m. liepos 8 d. nutarimu Nr. 511 „Dėl biudžetinių įstaigų ir organizacijų darbuotojų darbo apmokėjimo tvarkos tobulinimo“ (Žin., 1993, Nr. 28-655) nustatyta tvarka.
XVI. DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ
160. Departamento pareigūnai ir valstybės tarnautojai už tarnybinius nusižengimus traukiami tarnybinėn atsakomybėn, o už departamentui padarytą materialinę žalą – materialinėn atsakomybėn Statuto ar Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.
161. Departamento darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, už darbo drausmės pažeidimus gali būti traukiami drausminėn, o už departamentui padarytą materialinę žalą – materialinėn atsakomybėn darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka.
162. Įstatymų nustatytais atvejais departamento darbuotojai gali būti traukiami baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.
163. Gavus informacijos, kad departamento darbuotojas (-ai) galimai padarė tarnybinį nusižengimą (darbo drausmės pažeidimą), atliekamas tarnybinio nusižengimo (darbo drausmės pažeidimo) tyrimas. Tarnybinio nusižengimo (darbo drausmės pažeidimo) tyrimą departamento direktorius paveda atlikti konkrečiam darbuotojui arba įsakymu sudarytai komisijai. Tarnybinio nusižengimo (darbo drausmės pažeidimo) tyrimas atliekamas, vadovaujantis galiojančiais teisės aktais, siekiant objektyviai ištirti visas su tarnybinio nusižengimo (darbo drausmės pažeidimo) padarymu susijusias aplinkybes bei nustatyti tarnybinį nusižengimą (darbo drausmės pažeidimą) padariusį asmenį (-is), skirti jam (jiems) nuobaudą arba pripažinti asmenį (-is) nekaltu (-ais) dėl tarnybinio nusižengimo (darbo drausmės pažeidimo) padarymo ir (ar) įstatymų nustatyta tvarka išieškoti piniginę kompensaciją už padarytą materialinę žalą. Tarnybinio nusižengimo (darbo drausmės pažeidimo) tyrimo išvadą tvirtina departamento direktorius.
XVII. REIKALŲ perdavimas KEIČIANTIS DEPARTAMENTO DIREKTORIUI IR KITIEMS DARBUOTOJAMS
164. Keičiantis departamento direktoriui, reikalų perdavimas organizuojamas Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos darbo reglamento nustatyta tvarka.
165. Keičiantis direktoriaus pavaduotojui ar padalinio vadovui, reikalai direktoriaus pavedimu perduodami kitam darbuotojui. Paskyrus naują direktoriaus pavaduotoją ar padalinio vadovą, reikalai perduodami naujai paskirtam direktoriaus pavaduotojui ar padalinio vadovui.
166. Atleidžiamas iš pareigų arba perkeliamas į kitas pareigas departamento darbuotojas privalo perduoti materialines vertybes, kurios buvo patikėtos jam atliekant pavestas pareigas ir tiesiogines funkcijas.
167. Atleidžiamas iš pareigų arba perkeliamas į kitas pareigas departamento darbuotojas privalo perduoti dokumentus, kurių užduotys nebaigtos vykdyti, ir turimas bylas, taip pat teisės aktus ir kitus dokumentus, antspaudus ir spaudus tiesioginiam vadovui arba jo nurodytam asmeniui.
168. Atleidžiamam iš pareigų, jei reikia, ir perkeliamam į kitas pareigas departamento darbuotojui padalinyje, kuris atsakingas už personalo administravimą, įteikiamas departamento direktoriaus įsakymu patvirtintos formos atsiskaitymo lapelis.
169. Atsiskaitymas su departamentu laikomas baigtu, kai atleidžiamas ar perkeliamas į kitas pareigas darbuotojas iki įsakyme nurodytos atleidimo ar perkėlimo dienos padaliniui, atsakingam personalo administravimą, pateikia užpildytą atsiskaitymo lapelį.
170. Reikalams perduoti nustatyta tvarka gali būti sudaryta komisija. Į komisijos sudėtį turi būti įtraukti darbuotojai, atsakingi už personalo valdymą, finansus ir apskaitą, dokumentų tvarkymą, informacinių sistemų eksploatavimą, bei darbuotojai, kurie atitinkamai perduoda ir priima reikalus. Komisija surašo reikalų perdavimo–priėmimo aktą.
XVIII. TURTO NAUDOJIMAS
171. Visi departamento darbuotojai materialiai atsako už darbo reikmėms jiems patikėtą turtą ir privalo saugoti bei racionaliai jį naudoti, siekdami, kad nebūtų pažeistos Viešųjų ir privačių interesų derinimo valstybinėje tarnyboje įstatymo (Žin., 1997, Nr. 67-1659; 2000, Nr. 18-431) nuostatos, nesinaudoti patikėtu turtu asmeniniais tikslais, savavališkai neperduoti patikėto turto kitiems asmenims, su patikėtu turtu elgtis taupiai, saugiai ir atsargiai, laiku pranešti apie aplinkybes, sudarančias pavojų patikėto turto saugumui.
172. Su departamento darbuotojais, kurių darbas yra tiesiogiai susijęs su materialinių vertybių saugojimu, priėmimu, išdavimu, pardavimu, pirkimu, gabenimu, sudaromos visiškos materialinės atsakomybės sutartys.
Departamento darbuotojų, su kuriais sudaromos visiškos materialinės atsakomybės sutartys, sąrašas tvirtinamas direktoriaus įsakymu.
XIX. DEPARTAMENTO TANYBINIŲ TRANSPORTO PRIEMONIŲ NAUDOJIMAS
174. Departamentas tarnybinius automobilius įsigyja, nuomoja ir naudoja, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimu Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“ (Žin., 1998, Nr. 103-2838; 2003 Nr. 121-5486; 2007, Nr. 15-554; 2009, Nr. 69-2798).
175. Departamento darbuotojai, naudodamiesi tarnybiniais automobiliais, juos vairuodami, privalo vadovautis departamento direktoriaus 2013 m. liepos 24 d. įsakymu Nr. T-9 patvirtintomis Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo taisyklėmis ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais kelių eismo saugumą bei transporto priemonių eksploatavimą.
XX. ANTSPAUDŲ NAUDOJIMAS
176. Departamentas turi antspaudus su Lietuvos valstybės herbu. Departamento antspaudai naudojami teisės aktų nustatyta tvarka.
176.1. Antspaudas su Lietuvos valstybės herbu (Nr. 1) naudojamas direktoriaus, jo pavaduotojų ar įgaliotų asmenų pasirašytiems dokumentams tvirtinti, taip pat gali būti naudojamas departamento sudarytų ar jo oficialiai gautų dokumentų kopijų, nuorašų ar išrašų tikrumui tvirtinti. Šį antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako departamento padalinio, atsakingo už dokumentų valdymą, vadovas.
176.2. Antspaudas su Lietuvos valstybės herbu (Nr. 2) naudojamas finansiniams dokumentams tvirtinti. Šį antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako departamento padalinio, atsakingo už buhalterinę apskaitą, vadovas.
176.3. Antspaudas su Lietuvos valstybės herbu (Nr. 3 – mažesnių matmenų) naudojamas tarnybiniams, darbo, konvojuotojo, pensininko pažymėjimams, taip pat pažymėjimams, patvirtinantiems teisę laikyti (nešiotis) šaunamąjį ginklą, ir ginklo kortelėms tvirtinti. Šį antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako departamento padalinio, atsakingo už personalo administravimo funkcijų vykdymą, vadovas.
177. Departamento direktorius saugoti antspaudus su Lietuvos valstybės herbu gali įgalioti kitus departamento darbuotojus. Šiuo atveju už konkretaus antspaudo saugojimą atsako direktoriaus įgaliotas departamento darbuotojas.
178. Departamento antspaudai su Lietuvos valstybės herbu gaminami, saugomi, apskaitomi ir sunaikinami vadovaujantis Leidimų užsakyti pagaminti antspaudus su Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbu išdavimo, antspaudų saugojimo, apskaitos, sunaikinimo bei veiklos ataskaitos pateikimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos policijos generalinio komisaro 2002 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 657 (Žin., 2002, Nr. 127-5767).
XXI. ARCHYVO TVARKYMAS
179. Archyviniai dokumentai tvarkomi, naudojami ir saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. 118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230; 2012, Nr. 72-3768), ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
180. Departamento nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylos per 2 metus nuo jų užbaigimo padalinių turi būti perduotos saugoti į departamento archyvą tolesniam saugojimui. Trumpai saugomų dokumentų bylos saugomos padaliniuose arba archyve.
181. Departamento archyvą tvarko departamento padalinio darbuotojas, atsakingas už archyvo tvarkymą.
182. Saugomų dokumentų tinkamą priežiūrą, teisingą laikymą ir naudojimą, jų apskaitą, nuolat saugomų dokumentų parengimą valstybiniam saugojimui organizuoja ir už šių funkcijų vykdymą atsako departamento padalinio, atsakingo už archyvo tvarkymą, vadovas ir šio padalinio darbuotojas.
183. Dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar atrinkimo naikinti siūlo padaliniai, kartu su darbuotoju, atsakingu už archyvo tvarkymą.
Atrinkti naikinti dokumentai naikinami, pritarus Dokumentų ekspertų komisijai, pagal dokumentų naikinimo aktą, kuris derinamas su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu ir tvirtinamas departamento direktoriaus arba jo įgalioto asmens.
XXII. DARBUOTOJŲ ELGESYS DARBO METU, TARPUSAVIO SANTYKIAI, PROFESINĖS ETIKOS REIKALAVIMAI, PAREIGŪNŲ ELGESYS NE TARNYBOS METU
185. Departamento darbuotojai darbo metu turi laikytis departamento direktoriaus 2009 m. gruodžio 24 d. įsakymu Nr. V-336 patvirtintose Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos vidaus tvarkos taisyklėse nustatytų elgesio ir darbo etikos reikalavimų.
186. Departamento ir jam pavaldžių įstaigų pareigūnų etikos principus ir elgesį tarnybos ir ne tarnybos metu reglamentuoja Kalėjimų departamento ir jam pavaldžių įstaigų pareigūnų etikos taisyklės, patvirtintos departamento direktoriaus 2004 m. kovo 29 d. įsakymu Nr. 4/07-79 (Žin., 2004, Nr. 149-5448).
XXIII. ĮĖJIMO Į DEPARTAMENTO PASTATĄ IR IŠĖJIMO IŠ JO TVARKA
189. Į departamento teritoriją darbuotojai nuosavomis transporto priemonėmis įvažiuoja ir išvažiuoja naudodamiesi automatinių vartų atidarymo distancinio valdymo pultais. Automobiliai laikomi nustatytose vietose.
190. Elektroninės praėjimo kortelės ir distancinio valdymo pultai išduodami, naudojami ir grąžinami vadovaujantis departamento direktoriaus 2013 m. rugpjūčio 26 d. įsakymu Nr. 279 „Dėl Kalėjimų departamento prie Lietuvos teisingumo ministerijos pastato apsaugos organizavimo, įėjimo į Kalėjimų departamento pastatą ir išėjimo iš jo taisyklių patvirtinimo“.
XXIV. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS