LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTRAS
Į S A K Y M A S
DĖL EUROPOS SĄJUNGOS SANGLAUDOS FONDO LĖŠŲ ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ PAVYZDINĖS METODIKOS PATVIRTINIMO
2005 m. gruodžio 29 d. Nr. 1K-404
Vilnius
Vadovaudamasis Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų administravimo Lietuvoje taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. rugpjūčio 24 d. nutarimu Nr. 1026 (Žin., 2001, Nr. 74-2596; 2004, Nr. 103-3777), 3 ir 4.18 punktais:
1. Tvirtinu Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų atrankinių patikrinimų pavyzdinę metodiką (pridedama).
2. Pavedu tarpinėms institucijoms per du mėnesius nuo šio įsakymo įsigaliojimo dienos vadovaujantis 1 punkte nurodyta pavyzdine metodika parengti ir patvirtinti institucijos atliekamų Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų atrankinių patikrinimų metodiką.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos finansų ministro
2005 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. 1K-404
EUROPOS SĄJUNGOS SANGLAUDOS FONDO LĖŠŲ ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ PAVYZDINĖ METODIKA
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų atrankinių patikrinimų pavyzdinė metodika (toliau vadinama – metodika) nustato pavyzdinę Europos Sąjungos (toliau vadinama – ES) sanglaudos fondo lėšų atrankinių patikrinimų (toliau vadinama – atrankiniai patikrinimai) planavimo ir atlikimo tvarką ir yra skirta padėti tarpinių institucijų vidaus audito tarnyboms (toliau vadinama – VAT), atsižvelgiant į institucijos veiklos specifiką, parengti ir pateikti institucijos vadovui tvirtinti institucijos atliekamų ES sanglaudos fondo lėšų atrankinių patikrinimų metodiką.
2. Metodika parengta vadovaujantis Europos Tarybos 1994 m. gegužės 16 d. reglamentu (EB) Nr. 1164/94, įsteigiančiu Sanglaudos fondą, Europos Tarybos 1999 m. birželio 21 d. reglamentu (EB) Nr. 1264/1999, iš dalies pakeičiančiu Reglamentą (EB) Nr. 1164/94, įsteigiantį Sanglaudos fondą, Europos Tarybos 1999 m. birželio 21 d. (EB) Nr. 1265/1999, iš dalies pakeičiančiu Reglamento (EB) Nr. 1164/94, įsteigiančio Sanglaudos fondą, II priedą, Europos Komisijos 2002 m. liepos 29 d. reglamentu (EB) Nr. 1386/2002, nustatančiu išsamias Europos Tarybos reglamento (EB) Nr. 1164/94 įgyvendinimo taisykles dėl Sanglaudos fondo paramos valdymo ir kontrolės sistemų bei finansinių koregavimų atlikimo tvarkos, Europos Komisijos 2003 m. sausio 6 d. reglamentu (EB) Nr. 16/2003, nustatančiu specialias išsamias Europos Tarybos reglamento (EB) Nr. 1164/94 įgyvendinimo taisykles dėl išlaidų priemonėms, kurias iš dalies finansuoja Sanglaudos fondas, tinkamumo, ir Europos Komisijos 2004 m. balandžio 1 d. reglamentu Nr. 621/2004, nustatančiu Europos Tarybos reglamento (EB) Nr. 1164/94 įgyvendinimo taisykles dėl informacijos ir viešumo priemonių, susijusių su Sanglaudos fondo veikla (toliau bendrai vadinama – ES reglamentai dėl Sanglaudos fondo).
3. Atliekant atrankinius patikrinimus, vidaus auditoriams taip pat rekomenduojama vadovautis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu (Žin., 2002, Nr. 123-5540), Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų administravimo Lietuvoje taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. rugpjūčio 24 d. nutarimu Nr. 1026 (Žin., 2001, Nr. 74-2596; 2004, Nr. 103-3777), Pavyzdine vidaus audito metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 2 d. įsakymu Nr. 1K-117 (Žin., 2003, Nr. 43-1982), Europos Komisijos 2004 m. vasario 2 d. parengtu Valdymo ir kontrolės sistemų audito vadovu ES sanglaudos fondo auditui valstybėse narėse ir Lietuvos Respublikos finansų ministerijos parengtomis bei Nuolatinės tarpžinybinės komisijos vidaus audito sistemos kūrimui valstybiniame sektoriuje koordinuoti 2003 m. kovo 13 d. posėdžio protokolo Nr. 1 sprendimu Nr. 5 patvirtintomis rekomendacijomis Europos Sąjungos paramos lėšų vidaus auditui (toliau vadinama – Rekomendacijos ES paramos lėšų vidaus auditui).
4. Metodikoje vartojamos sąvokos:
Valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimai – atrankiniai patikrinimai, nurodyti Europos Komisijos 2002 m. liepos 29 d. reglamento (EB) Nr. 1386/2002 9 straipsnio 1 dalies a) punkte.
Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai – atrankiniai patikrinimai, nurodyti Europos Komisijos 2002 m. liepos 29 d. reglamento (EB) Nr. 1386/2002 9 straipsnio 1 dalies b) punkte.
Kitos metodikoje vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme, Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų administravimo Lietuvoje taisyklėse ir Pavyzdinėje vidaus audito metodikoje vartojamas sąvokas.
II. ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ PLANAVIMAS I. ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ ORGANIZAVIMAS
5. VAT atrankinius patikrinimus planuoja vadovaudamasi šios ir Pavyzdinės vidaus audito metodikos nuostatomis.
6. Atrankinių patikrinimų turi būti planuojama atlikti tiek, kad VAT galėtų susidaryti nuomonę apie valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumą ir deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų pagrįstumą. Organizuojant atrankinius patikrinimus, reikia atsižvelgti į tai, kad turi būti:
6.2. patikrinta ne mažiau kaip po 15 procentų visų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų aplinkos apsaugos ir transporto projektams, kurie buvo patvirtinti 2000-2006 metais;
6.3. užtikrinta, kad per aplinkos apsaugos ir transporto srityje vykdomų projektų įgyvendinimo laikotarpį būtų patikrintas bent vienas projektas iš kiekvieno jų tipo (kelių, geležinkelių, vandens, oro uostų transporto, vandentvarkos, atliekų, oro apsaugos);
6.4. atlikta audituojamųjų subjektų atranka pagal rizikos analizę. Projektų atrankinių patikrinimų atlikimo eilės tvarka ir tikrinama procentinė dalis nustatoma atsižvelgiant į visus rizikos veiksnius, kurie gali turėti įtakos sėkmingam projektų užbaigimui;
6.5. užtikrinta, kad atrankiniai patikrinimai būtų tolygiai paskirstyti per visą projektų įgyvendinimo laikotarpį 2000-2010 m. ir apimtų skirtingais laikotarpiais deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas;
6.6. remiamasi reprezentatyvia patvirtintų projektų visuma ir užtikrinami skirtingos apimties projektų atrankiniai patikrinimai;
6.7. atsižvelgiama į Lietuvos Respublikos ir Europos Komisijos auditorių nustatytus rizikos veiksnius;
II. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMŲ EFEKTYVUMO PATIKRINIMŲ PLANAVIMAS
8. Rekomenduojama, kad, sukūrus ES sanglaudos fondo lėšų valdymo ir kontrolės sistemą, į metinį VAT veiklos planą būtų įtrauktas valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimas, kurio metu būtų siekiama išsiaiškinti, kaip efektyviai veikia naujai sukurta valdymo ir kontrolės sistema.
9. VAT neprivalo kiekvienais metais planuoti atlikti valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimų, jeigu ši sistema per kalendorinius metus nepasikeičia. Sistemai pasikeitus, VAT, naujai įvertinusi riziką, gali kasmet įtraukti valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimus į metinius VAT veiklos planus.
III. DEKLARUOTŲ TINKAMŲ FINANSUOTI IŠLAIDŲ PATIKRINIMŲ PLANAVIMAS
10. VAT per visą ES sanglaudos fondo lėšų įsisavinimo laikotarpį turi patikrinti ne mažiau kaip po 15 procentų aplinkos apsaugos ir transporto projektų visų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų. Atlikdamas deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimus, vidaus auditorius turi teisę patikrinti daugiau deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų, kad galėtų susidaryti pagrįstą nuomonę apie atitinkamo projekto išlaidų tinkamumą finansuoti.
11. VAT, atlikdama kiekvieno projekto rizikos analizę, patikrinimus turi planuoti taip, kad per aplinkosaugos ir transporto srityje vykdomų projektų įgyvendinimo laikotarpį būtų patikrintas bent vienas projektas iš kiekvieno jų tipo (kelių, geležinkelių, vandens, oro uostų transporto, vandentvarkos, atliekų, oro apsaugos).
12. Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimų planus, įtrauktus į metinius VAT veiklos planus, VAT rekomenduojama peržiūrėti ne rečiau kaip kartą per pusmetį tam, kad būtų nustatytas iš ES sanglaudos fondo lėšų finansuojamų projektų rizikingumas bei poreikis juos tikrinti.
13. Tiktai faktiškai patikrintų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų suma gali būti įskaičiuojama į 15 procentų reikalaujamų patikrinti deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų apimtį. Skaičiuojant 15 procentų patikrintų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų, turi būti atsižvelgta į tai, kad:
13.1. į 15 procentų reikalaujamų patikrinti deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų apimtį gali būti įskaičiuotos tik išlaidos, patirtos ir deklaruotos iki patikrinimo atlikimo pradžios;
13.2. patikrinimo metu nustačius, kad patikrintos išlaidos yra patirtos netinkamai, šios išlaidos gali būti įskaičiuotos į 15 procentų reikalaujamų patikrinti išlaidų apimtį, tačiau jei pažeidimas finansiniu požiūriu yra reikšmingas, tikrintinų projekto išlaidų procentas turi būti padidintas;
13.3. į reikalaujamą patikrinti 15 procentų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų apimtį neįskaičiuojamos:
13.4. neleistina patikrintas išlaidas įskaičiuoti du kartus (pavyzdžiui, jei tam tikro projekto lėšos tikrinamos du kartus – projekto įgyvendinimo metu ir užbaigus projektą, į pastarojo patikrinimo metu tikrintų išlaidų sumą negali būti antrą kartą įskaičiuota pirmojo patikrinimo metu tikrintų išlaidų suma).
14. Tikrintinos deklaruotos tinkamos finansuoti išlaidos atrenkamos tikrinti iš visų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų (iš Europos Bendrijos paramos ir bendrojo finansavimo lėšų).
15. VAT tikrintinas deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas pasirenka atlikusi kiekvieno projekto rizikos analizę. VAT gali savarankiškai pasirinkti rizikos analizės modelį priklausomai nuo turimų duomenų. Šioje metodikoje rekomenduojamas projekto rizikos analizės modelis padeda apskaičiuoti projekto rizikingą vertę.
16. VAT, atsirinkdama tikrinti deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas, pirmiausia turi atlikti projektų rizikos analizę ir suskirstyti visus projektus į didelės, vidutinės ir mažos rizikos grupes. Toks projektų suskirstymas atliekamas pagal kiekvieno projekto rizikos veiksnius, kuriuos vidaus auditorius pasirenka savarankiškai. Pavyzdžiui, projekto rizikos vertinimo veiksniai gali būti tokie:
16.1. projekto įvertinimas pagal įgyvendinančiosios institucijos parengtos vertinimo ataskaitos duomenis;
16.2. kontrolės rizika (rizika, kad pirmaisiais metais audituojamajame subjekte (subjektuose) veikianti vidaus kontrolės sistema neaptiks klaidų, tačiau laikui bėgant stiprės vidaus kontrolė ir kontrolės rizika mažės);
16.5. darbuotojų kaita audituojamajame subjekte (subjektuose) (pavyzdžiui, projektas, kurio įgyvendinimo metu institucijoje vyksta darbuotojų kaita, susijęs su didesne rizika, nes naujus darbuotojus reikia apmokyti);
17. Metodikos 1 priede pateikiamas projekto rizikos analizės modelio pavyzdys, pagal kurį apskaičiuojama projekto rizikinga vertė. Pavyzdyje nurodyti rizikos veiksniai gali būti papildyti, tačiau VAT siūloma, atliekant projekto rizikos analizę, apsiriboti penkiais šešiais rizikos veiksniais.
18. Rekomenduojama kiekvieną rizikos veiksnį įvertinti balais nuo 1 iki 6, kur: 1, 2 – mažai reikšmingas, 3, 4 – vidutiniškai reikšmingas, 5, 6 – labai reikšmingas.
19. Kadangi kiekvieno nustatyto rizikos veiksnio įtaka projekto įgyvendinimui nėra vienoda, VAT vertinimu, veiksnio reikšmė koreguojama veiksnio koregavimo koeficientu (veiksnio įvertinimas sudauginamas su veiksnio įtakos koregavimo koeficientu, kurį nustato VAT vadovas skalėje nuo 1 iki 4).
20. Susumavus visų rizikos veiksnių balus, gaunamas bendras atskiro projekto rizikos įvertinimo balas.
21. Bendrą projekto rizikos įvertinimo balą padalijus iš didžiausio galimo to projekto rizikos balo (jei visi rizikos veiksniai būtų įvertinti 6), nustatomas projekto rizikingumo procentas, kurį sudauginę su projekto verte nustatysime projekto rizikingą vertę.
22. Atlikus visų projektų rizikos analizę, projektų tikrintinų išlaidų suma apskaičiuojama pagal formulę 15 % x PRV x VPV / VPRV, kur:
PRV – projekto rizikinga vertė,
VPV – visų vykdomų projektų vertė,
VPRV – visų vykdomų projektų rizikinga vertė.
23. Projektų tikrintinų išlaidų sumos apskaičiavimo pavyzdys pateiktas lentelėje. Lentelės 1 stulpelyje nurodomi vykdomi projektai, 2 stulpelyje nurodomos pagal projekto rizikos analizės modelį apskaičiuotos projektų rizikingos vertės, 3 stulpelyje nurodomos visos vykdomų projektų vertės, 4 stulpelyje nurodomas koregavimo koeficientas, 5 stulpelyje nurodoma apskaičiuota reikiama patikrinti visų tinkamų finansuoti išlaidų suma pagal kiekvieną projektą.
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| Projektai |
Projekto rizikinga vertė (mln. eurų) |
Projekto visa vertė (mln. eurų) |
Koregavimo koeficientas |
Tikrintinų išlaidų suma (eurais) |
|
|
|
|
VPV/VPRV |
15 % x PRV x VPV / VPRV |
| 1 |
5,7 |
10 |
2 |
1 710 000 |
| 2 |
5 |
10 |
2 |
1 500 000 |
| 3 |
4,3 |
10 |
2 |
1 290 000 |
| Iš viso |
15 |
30 |
|
4 500 000 |
24. Atlikus visų projektų rizikos analizę pagal projekto rizikos analizės modelį, projektai pagal apskaičiuotą projektų rizikingą vertę sugrupuojami į tris grupes: didelės, vidutinės ir mažos rizikos:
24.1. didelės rizikos grupės projektams priskiriami projektai, kurių rizikinga vertė didesnė už reikšmę, gautą apskaičiavus pagal formulę MRVP + 2/3 (DRVP-MRVP);
24.2. vidutinės rizikos grupės projektams priskiriami projektai, kurių rizikinga vertė yra tarp reikšmės, gautos apskaičiavus pagal formulę MRVP + 1/3 (DRVP-MRVP), ir reikšmės, gautos apskaičiavus pagal formulę MRVP + 2/3 (DRVP-MRVP);
25. Iš kiekvienos rizikos grupės atrenkami projektai, kurie įtraukiami į metinį VAT veiklos planą ir jų išlaidos įtraukiamos į tikrinamų išlaidų apimtį, atsižvelgiant į tai, kad:
25.2. iš mažos rizikos grupės rekomenduojama patikrinti iki 30 procentų, iš vidutinės rizikos grupės – iki 60 procentų, iš didelės rizikos grupės – iki 100 procentų projektų bei jų išlaidų;
26. Atrinkus planuojamus tikrinti projektus bei tikrintinas išlaidas, apskaičiuotos tikrinti kitų neaudituotinų projektų tikrintinos išlaidos (23 punkte nurodytos lentelės 5 stulpelis: tikrinamų išlaidų suma) gali būti paskirstomos tokiais principais:
26.1. neaudituotinų mažos rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų suma didinama atrinktų audituoti vidutinės rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų suma proporcingai atrinktų audituoti vidutinės rizikos grupės projektų rizikingai sumai;
26.2. neaudituotinų vidutinės rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų suma didinama atrinktų audituoti didžiausios rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų suma proporcingai atrinktų audituoti didžiausios rizikos grupės projektų rizikingai sumai;
27. Jeigu didelės rizikos grupės pasirinktų tikrinti projektų suma po tikrintinų išlaidų paskirstymo yra mažesnė už privalomų tikrinti išlaidų sumą, VAT vadovas turi papildomai numatyti patikrinti didžiausios rizikingos vertės projektus iš didelės rizikos grupės projektų.
28. Atlikus projektų rizikos analizę, atliekama deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų atranka:
28.1. deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas atrinkti galima taikant atsitiktinės statistinės atrankos metodą ir pagal vidaus auditoriaus atliktą projekto rizikos analizę. Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų atranką esant dideliam mokėjimo operacijų skaičiui rekomenduojama atlikti naudojant kompiuterinę deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų atrankos programą, kurios aprašas yra Rekomendacijose ES paramos lėšų vidaus auditui;
I. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMŲ EFEKTYVUMO PATIKRINIMŲ ATLIKIMAS
29. Atrankinius patikrinimus rekomenduojama pradėti nuo ES sanglaudos fondo lėšų valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimo.
30. Valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimų tikslas – nustatyti, ar yra sukurtos ES sanglaudos fondo lėšų valdymo ir kontrolės sistemos, ar jos veikia efektyviai, ar veikiančios jų priemonės padeda sumažinti klaidų ar neatitikčių tikimybę ir laiku juos nustatyti bei ištaisyti.
31. Vidaus auditoriai, atlikdami valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimus, tikrina, ar:
31.1. sisteminama informacija, reglamentuojanti ES sanglaudos fondo lėšų administravimą, ar ji atnaujinama ir perduodama atsakingiems darbuotojams;
31.3. tinkamai reglamentuotas funkcijų atskyrimas ir paskirstymas tarp institucijų, atsakingų už ES sanglaudos fondo lėšų administravimą, taip pat tarp audituojamojo subjekto atskirų struktūrinių padalinių bei darbuotojų:
31.3.1. tarpinių ir įgyvendinančiųjų institucijų funkcijos atitinka ES sanglaudos fondo lėšų administravimą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus bei institucijų nuostatus;
31.3.2. parengti ir patvirtinti tarpinių ir įgyvendinančiųjų institucijų struktūrinių padalinių nuostatai, ar juose apibrėžtos ES sanglaudos fondo lėšų administravimo funkcijos, ar šios funkcijos nedubliuojamos;
31.3.3. darbuotojų, atsakingų už ES sanglaudos fondo lėšų administravimą, pareigybių aprašymuose apibrėžtos jų funkcijos ir atsakomybė, ar darbuotojai susipažinę su pareigybių aprašymais ir jais vadovaujasi;
31.4. tinkamai aprašytos ES sanglaudos fondo lėšų administravimo procedūros (toliau vadinama – procedūrų vadovai):
31.4.1. ar ES sanglaudos fondo lėšų administravimo procedūrų vadovai atitinka ES ir Lietuvos Respublikos teisės aktų, reglamentuojančių ES sanglaudos fondo lėšų administravimą, nuostatas ir pakankamai užtikrina, kad valdymo ir kontrolės sistema veiktų efektyviai;
31.5. ar sukurta informavimo tarp atskirų institucijų, atsakingų už ES sanglaudos fondo lėšų administravimą, ir atskirų struktūrinių padalinių sistema, užtikrinanti reikiamos informacijos perdavimą laiku;
31.6. ar parengtos ir patvirtintos informacijos perdavimo atitinkamoms institucijoms procedūros, ar paskirtas už informacijos perdavimą atsakingas asmuo, ar laikomasi šių nustatytų procedūrų;
31.7. esančios valdymo ir kontrolės sistemos:
31.7.1. užtikrina patikimą finansų valdymą (pavyzdžiui, ar patikimą finansų valdymą užtikrina nustatyta ES sanglaudos fondo lėšų administravimo tvarka, paskirti ES sanglaudos fondo lėšų administravimo funkcijas atliekantys darbuotojai);
31.7.2. sudaro sąlygas nustatyti avansinių, tarpinių ir galutinių mokėjimų pagrįstumą (pavyzdžiui, ar yra avansinius, tarpinius ir galutinius mokėjimus pateisinantys ir įrodantys dokumentai);
31.7.3. užtikrina informacijos/dokumentų atsekamumą (pavyzdžiui, ar parengta informacijos/dokumentų perdavimo/gavimo tvarka, ar paskirti už informavimą atsakingi darbuotojai);
32. Valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimui atlikti gali būti naudojamas pavyzdinis klausimynas (arba jo dalis), pateiktas Rekomendacijose ES paramos lėšų vidaus auditui.
33. Jeigu valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimų metu nustatoma, kad pasitaikiusios klaidos yra sisteminio pobūdžio arba kelia grėsmę kitoms to paties projekto galutinio paramos gavėjo atliekamoms operacijoms arba tos pačios tarpinės institucijos ar įgyvendinančiosios institucijos administruojamoms veiklos sritims, tai patikrinimų apimtį rekomenduojama išplėsti.
II. DEKLARUOTŲ TINKAMŲ FINANSUOTI IŠLAIDŲ PATIKRINIMŲ ATLIKIMAS
35. Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimų tikslas – nustatyti, ar projekto išlaidos patirtos nepažeidžiant ES ir Lietuvos Respublikos teisės aktų, reglamentuojančių ES sanglaudos fondo paramos teikimą ir administravimą, nuostatų ir yra tinkamos finansuoti bei pagrįstos.
36. Atlikdamas deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimus, iš audituojamų subjektų vidaus auditorius turėtų paprašyti pasirinktų tikrinti projektų paraiškų, sprendimų dėl projektų patvirtinimo, mokėjimo prašymų bei kitų dokumentų ir juos patikrinti, taip pat palyginti deklaruotus mokėjimo paraiškoje duomenis su atliktomis ūkinėmis operacijomis.
37. Tikrinant visas atrinktas tikrinti deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas įsitikinama, ar:
37.1. galutinio paramos gavėjo apskaitoje ir ES struktūrinių fondų ir ES sanglaudos fondo informacinėje kompiuterizuotoje valdymo ir priežiūros sistemoje (toliau vadinama – SFMIS) (SFMIS nesant – Mokėjimų prašymų registracijos žurnale) parodomos visos ūkinės operacijos bei ūkiniai įvykiai, susiję su projekto įgyvendinimu, taip pat ar įrašai apskaitos sistemose atitinka įrašus apskaitos dokumentuose;
37.2. projektų paraiškos atitinka Europos Tarybos 1994 m. gegužės 16 d. reglamento Nr. 1164/1994 10 straipsnio nuostatas;
37.3. mokėjimo prašymuose nurodyti darbai yra atlikti, prekės pateiktos, paslaugos suteiktos ir ar atitinka sąmatos dokumentus bei projekto finansavimo sąlygas;
37.4. darbų, paslaugų ir prekių pirkimų procedūros atliekamos vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2002, Nr. 118-5296) ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nuostatomis (gali būti naudojamas pavyzdinis klausimynas viešųjų pirkimų vertinimui, pateiktas Rekomendacijose ES paramos lėšų vidaus auditui);
37.5. Europos Bendrijų finansinės paramos apimtys neviršija ribų, nustatytų Europos Tarybos 1994 m. gegužės 16 d. reglamento Nr. 1164/1994 7 straipsnyje;
38. Jeigu pasirinktos projekto deklaruotos tinkamos finansuoti išlaidos tikrinamos pirmą kartą, vidaus auditorius turėtų papildomai patikrinti, ar:
38.1. galutinis paramos gavėjas, įgyvendinančioji institucija ir tarpinė institucija projektų dokumentus saugo teisės aktų nustatyta tvarka;
39. Jeigu deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimų metu buvo nustatyta neatitikčių, klaidų, pažeidimų, vidaus auditorius turi nustatyti, ar jie buvo sisteminio pobūdžio, ar kėlė riziką kitoms operacijoms, kurias atlieka tas pats galutinis paramos gavėjas arba administruoja ta pati įgyvendinančioji ar tarpinė institucija, kokios klaidų, neatitikčių, pažeidimų priežastys, taip pat nustatyti papildomų patikrinimų poreikį bei koreguojančių ar prevencinių veiksmų būtinumą.
40. Rekomenduojama vidaus auditoriui atlikti patikrinimus projektų įgyvendinimo vietose, kad įsitikintų, ar atlikti darbai, nupirktos prekės, suteiktos paslaugos. Vidaus auditorius, atlikęs patikrinimą projekto įgyvendinimo vietoje, surašo laisvos formos pažymą, nurodydamas atliktus darbus, įsigytas prekes ar suteiktas paslaugas bei patikrinime dalyvavusius asmenis.
IV. ATRANKINIO PATIKRINIMO ATASKAITA, JOS PARENGIMAS IR PATEIKIMAS
41. Atlikęs atrankinį patikrinimą, vidaus auditorius rengia jo ataskaitą, kurios projektas turi būti aptartas su audituojamaisiais subjektais. Atrankinio patikrinimo ataskaitos (toliau vadinama – ataskaita) pavyzdys pateikiamas metodikos 2 priede.
42. Atrankinio patikrinimo ataskaitoje turi būti:
42.1. įžanginėje dalyje nurodomi atrankinio patikrinimo:
42.1.1. atlikimo motyvai (nurodoma, kodėl buvo atlikti atrankiniai patikrinimai, pavyzdžiui, nurodoma, ar tai yra planuotas ar neplanuotas patikrinimas, jeigu neplanuotas – turi būti nurodytos atlikimo priežastys);
42.1.2. tikslai (nurodoma, ko siekiama atliekant atrankinį patikrinimą, pavyzdžiui, įvertinti valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumą, nustatyti, kaip apibrėžta atsakomybė, kokios kontrolės priemonės taikomos įvairiais lygiais, įvertinti ir patikrinti projekto atrankos, administravimo ir išlaidų apmokėjimo procesų vidaus kontrolės efektyvumą, patikrinti duomenų mokėjimo dokumentuose teisingumą atliekant atliktų darbų, įsigytų prekių, suteiktų paslaugų dokumentinę patikrą ir patikrinimą vietoje);
42.1.3. apimtis (siekiant nustatyti atrankinio patikrinimo ribas, turi būti aprašomos tikrinamos veiklos rūšys ir pateikiama kita papildoma informacija; jeigu atliekami valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimai, pateikiama trumpa informacija apie audituojamuosius subjektus (trumpai aprašomos tikrinamos institucijos), nurodomos darbų apimtys, tikrinti procesai, analizuotos procedūros, vidaus taisyklės; jeigu atliekami deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai, nurodomi pasirinkti tikrinti projektai, jų identifikacijos numeriai, projektų pavadinimai, projektų įgyvendinimo laikotarpiai ir kita informacija, aprašomos atliktų darbų, suteiktų paslaugų, pateiktų prekių apimtys, tikrintas laikotarpis, tikrinti dokumentai, operacijos, išlaidos. Labai svarbu, kad šioje ataskaitos dalyje būtų užtikrintas tikrintų duomenų atsekamumas);
42.1.4. pagrindas (aprašomas naudotas audituojamojo subjekto/subjektų atrankos metodas; jeigu atliekami deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai, nurodomas rizikos įvertinimas (pagal rizikos analizės modelį) bei pateikiamas bendras rizikos įvertinimas pagal skalę „maža, vidutinė, didelė“);
42.2. dėstomojoje dalyje nurodomi:
42.2.1. pastebėjimai (nustatyti faktai, detalios pastabos). Šioje ataskaitos dalyje išdėstomi atrankinio patikrinimo metu nustatyti svarbūs faktai, kurie turi aiškiai pagrįsti vidaus auditoriaus išvadas ir rekomendacijas (būtina nurodyti visus nustatytus pažeidimus, neatitiktis, nukrypimus nuo patvirtintos audito sekos, patvirtintų procedūrų bei teisės aktų, taip pat turi būti paaiškinamos priežastys, dėl kurių atsirado klaidų, pažeidimų, nurodoma jų įtaka valdymo ir kontrolės sistemoms, deklaruotoms tinkamoms finansuoti išlaidoms);
42.2.2. išvados (jeigu įmanoma, rekomenduojama po kiekvieno pastebėjimo pateikti nustatytais faktais pagrįstą išvadą, kuri padėtų įvertinti nustatytų faktų poveikį tikrinamoms veiklos rūšims. Išvadoje svarbu nurodyti, ar yra netinkamo ES sanglaudos fondo ar bendrojo finansavimo lėšų panaudojimo rizika, nurodyti, ar nustatyti pažeidimai yra sisteminio pobūdžio, taip pat trumpai nurodyti, ar faktiškai atliktų patikrinimų apimtis ir rezultatai leido pasiekti atrankinio patikrinimo tikslus);
42.2.3. vidaus kontrolės sistemos įvertinimas (visais atvejais ataskaitoje vidaus auditorius turi įvertinti vidaus kontrolę). Galimi tokie vidaus kontrolės sistemos vertinimai:
42.2.3.2. gera – nustatyta neesminių projekto valdymo ar jo įgyvendinimo pažeidimų, kurie neturi esminės įtakos projekto valdymui ar jo įgyvendinimui;
42.2.3.3. patenkinama – nustatyta projekto valdymo ar jo įgyvendinimo pažeidimų, klaidų, kurie gali turėti neigiamą įtaką projekto įgyvendinimui;
43. Rekomenduojama, kad vidaus auditoriai kartu su atrankinio patikrinimo ataskaita parengtų ir atrankinių patikrinimų ataskaitos santrauką, kurioje būtų trumpai nurodyti atrankinio patikrinimo tikslai, apimtis, pagrindiniai pastebėjimai, išvados ir rekomendacijos. Prireikus atrankinių patikrinimų ataskaitos santrauka teikiama teisės aktų nustatytoms institucijoms arba asmenims.
44. Kitos atrankinio patikrinimo ataskaitos parengimo ir pateikimo procedūros atliekamos laikantis Pavyzdinės vidaus audito metodikos nuostatų.
45. Tarpinių institucijų vadovai, vadovaudamiesi Informacijos apie Europos Sąjungos ir užsienio institucijų ar fondų lėšomis finansuojamų projektų ar programų vidaus auditą ir vidaus audito tarnybos veiklą teikimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos finansų ministro 2005 m. balandžio 7 d. įsakymu Nr. 1K-099 (Žin., 2005, Nr. 48-1606), atrankinių patikrinimų ataskaitas ir kitą informaciją teikia Lietuvos Respublikos finansų ministerijai.
______________
Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų
atrankinių patikrinimų pavyzdinės metodikos
1 priedas
PROJEKTO RIZIKOS ANALIZĖS MODELIO PAVYZDYS
| Eil. Nr. |
Projekto rizikingumo vertinimas (balai)
Rizikos veiksniai |
Žemas |
Vidutinis |
Aukštas |
Rizikos veiksnio koregavimo koeficientas |
Iš viso |
|||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||||
| 1 |
Projekto įvertinimas pagal įgyvendinančiosios institucijos parengtos vertinimo ataskaitos duomenis |
1 |
|
|
|
|
|
1 |
1 |
| 2 |
Galutinio paramos gavėjo tipas (viešasis ar privatus, naujai įsteigtas ar ilgai veikiantis, ar turi vidaus audito tarnybą, ar privalomas auditas) |
|
2 |
|
|
|
|
2 |
4 |
| 3 |
Ankstesnių auditų bei patikrinimų rezultatai |
|
2 |
|
|
|
|
4 |
8 |
| 4 |
Projekto sudėtingumas (tipinis ar inovacinis) |
|
|
|
4 |
|
|
1 |
4 |
| 5 |
Projekto įgyvendinimo eiga (ataskaitų pateikimas, patikrinimų vietose duomenys) |
|
|
|
|
|
6 |
4 |
24 |
| 6 |
Bendras įvertinimas (maksimalus – 72) (veiksnio koregavimo koeficientai dauginami iš veiksnių maksimalios rizikos įvertinimo reikšmės) |
|
|
|
|
|
|
|
41 |
| 7 |
Rizikingumo procentas (%) (41:72 x 100) |
|
|
|
|
|
|
|
57 |
| 8 |
Projekto vertė (mln. eurų) |
|
|
|
|
|
|
|
10 |
| 9 |
Projekto rizikinga vertė (PRV) (mln. eurų) |
|
|
|
|
|
|
|
5.7 |
______________
Europos Sąjungos sanglaudos fondo lėšų
atrankinių patikrinimų pavyzdinės metodikos
2 priedas
(Atrankinio patikrinimo ataskaitos formos pavyzdys)
______________________________________________________________________
(Tarpinės institucijos vidaus audito tarnybos pavadinimas)
_____________________________________________
(Atrankinio patikrinimo pavadinimas)
ATASKAITA
______________ Nr. ________
(Data)
__________________
(Sudarymo vieta)
1. Ataskaitos objektas
| 1.1. |
Atrankinio patikrinimo rūšis |
(valdymo ir kontrolės sistemos ir/arba deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimas) |
| 1.2. |
Atrankinio patikrinimo pagrindas |
(plane numatytas ar neplanuotas patikrinimas) |
| 1.3. |
Tikrintas subjektas/subjektai |
(tikrintos institucijos, institucijų padaliniai) |
| 1.4. |
Tikrintas projektas/projektai |
(kai atliekami deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai) |
| 1.5. |
Asmenys ryšiams |
(nurodomos tikrintų institucijų vadovų koordinatės) |
| 1.6. |
Atrankinio patikrinimo trukmė pradžia pabaiga |
|
| 1.7. |
Atrankinį patikrinimą atlikę vidaus auditoriai |
|
2. Ataskaitos įžanginė dalis
2.3. Atrankinio patikrinimo apimtis (atliekant deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimus, rekomenduojama pildyti lentelę):
| Lėšų šaltiniai
Išlaidos |
ES finansuojama dalis (Lt) |
Bendrojo finansavimo dalis (Lt) |
Patvirtintos privačios lėšos (Lt) |
| Projektinės |
|
|
|
| Apmokėtos |
|
|
|
| Neapmokėtos |
|
|
|
| Tikrintos |
|
|
|
| Pripažintos netinkamomis finansuoti |
|
|
|
3. Ataskaitos dėstomoji dalis
4. Rekomendacijos
Vidaus auditorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
VAT vadovas
_______________
(Parašas)
_______________
(Vardas ir pavardė)
_______________
(Data)
Susipažinau
______________________________
(Audituojamojo subjekto vadovo
pareigų pavadinimas)
______________________________
(Parašas)
______________________________
(Vardas ir pavardė)
______________________________
(Data)
______________