LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO
ĮSAKYMAS
DĖL NEVALSTYBINIŲ ORGANIZACIJŲ IR PRIVAČIŲ JURIDINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2011 m. gruodžio 20 d. Nr. V-152
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 11 straipsnio 3 ir 4 dalimis:
1. Tvirtinu Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles (pridedama).
2. Laikau netekusiais galios:
2.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gegužės 20 d. įsakymą Nr. V-87 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr. 59-2258);
2.2. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. vasario 6 d. įsakymą Nr. V-19 „Dėl Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gegužės 20 d. įsakymo Nr. V-87 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2009, Nr. 17-693).
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152
NEVALSTYBINIŲ ORGANIZACIJŲ IR PRIVAČIŲ JURIDINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – organizacijos ir įmonės) veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai (toliau – dokumentai), rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.
2. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos vartojamos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) (toliau – Dokumentų ir archyvų įstatymas), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229) (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230) (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės).
3. Šių Taisyklių reikalavimai organizacijų ir įmonių veiklos dokumentams taikomi tiek, kiek šių dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos nereglamentuoja kiti norminiai teisės aktai.
II. DOKUMENTŲ RENGIMAS IR REGISTRAVIMAS
5. Organizacijų ir įmonių dokumentai turi būti rengiami taip, kad atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus bei kituose teisės aktuose nustatytus konkrečių dokumentų reikalavimus.
6. Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą.
Jei organizacijos ar įmonės parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami bendrame organizacijos ar įmonės veiklos dokumentų registre.
Dokumentų registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
III. DOKUMENTŲ TVARKYMAS
Bylų sudarymas ir tvarkymas
7. Dokumentų valdymui užtikrinti organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu gali būti rengiamas dokumentacijos planas (1 priedas).
Dokumentacijos planas rengiamas kiekvienais metais, į jį įrašomos bylos, kurias numatoma sudaryti ar tęsti kitais metais.
8. Dokumentacijos plane bylos sisteminamos pagal organizacijos ar įmonės veiklos sritis, pasirinkta tvarka. Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai.
9. Dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris yra į dokumentacijos planą įrašytos bylos indeksas.
Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių dokumentų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo E – elektroninis dokumentas (pvz., 7.6 E, kur 7.6 žymi eilės numerį, E – bylos formą).
Indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą (pvz., 1.5-03, čia 1.5 – eilės numeris, 03 – bylą sudarantis struktūrinis padalinys).
Į dokumentacijos planą įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas (eilės numeris) nekeičiamas. Jei kitais metais tokia byla nebus sudaroma ar tęsiama, jos indeksas (eilės numeris) kitai bylai nesuteikiamas. Jei dėl įstaigos struktūrinių pokyčių dokumentacijos planas keičiamas iš esmės, šie reikalavimai nėra taikomi.
10. Dokumentacijos plane bylų saugojimo terminai numatomi vadovaujantis atitinkamais teisės aktais. Bylų, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas teisės aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus.
Jei organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas nesudaromas, dokumentų, kurių saugojimo terminas teisės aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito tos organizacijos ar įmonės įgalioto asmens tvirtinamu dokumentu.
11. Dokumentacijos plane nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
12. Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus:
12.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, organizacijos ar įmonės parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus (išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų, ir šių Taisyklių 18 punkte nurodytus atvejus).
12.3. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšį, temą, dokumentų sudarytoją, pasirenkant vieną požymį ar požymių derinį.
13. Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas.
14. Kai dokumentacijos planas nesudaromas, į bylas dedami vienų kalendorinių metų dokumentai. Šis reikalavimas netaikomas tęsiamoms byloms, sudarytoms iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų, ir šių Taisyklių 18 punkte nurodytais atvejais.
16. Užbaigtos bylos, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:
16.1. Dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka: byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas.
16.2. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti iki 10 metų, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą saugojimo laiką.
16.3. Darbuotojų darbo sutartys dedamos į vieną bylą. Jei reikia, papildomai dokumentų apskaitai ir paieškai užtikrinti gali būti rengiamas bylos vidaus apyrašas, kuriame surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris(-iai).
16.5. Bylos lapai sunumeruojami, nustatomos bylos chronologinės ribos ar data.
Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150–200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Tokios bylos lapai numeruojami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8 priede nustatytų reikalavimų.
16.6. Įforminamas bylos antraštinis lapas, nurodant bylą sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimą, bylos antraštę, chronologines ribas ar datą, bylos saugojimo terminą; arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko.
17. Užbaigtos bylos, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas ne ilgesnis nei 25 metai, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:
18. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į sudaromą ar tvarkomą bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių Taisyklių 16.5 punkte. Šiuo atveju dokumentai į bylas dedami pagal jų saugojimo terminus.
19. Dokumentai, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti. Dokumentų naikinimas įforminamas aktu (2 priedas), kurį tvirtina organizacijos ar įmonės vadovas ar kitas tos organizacijos ar įmonės įgaliotas asmuo.
Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie įrašyti į apskaitos dokumentus, pridedamus prie akto (sąrašą ar pan.) (3 priedas). Dokumentų naikinimo akte turi būti nurodytas pridedamo apskaitos dokumento sudarytojas, apskaitos dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei jie yra), taip pat į apskaitos dokumentą įrašytų bylų (apskaitos vienetų) skaičius.
Bylų apskaita
20. Užbaigtos bylos per dvejus metus nuo jų užbaigimo įrašomos į bylų apyrašus ir sąrašus arba kitus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens nustatytus apskaitos dokumentus.
21. Sutvarkytos bylos, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai, įrašomos į apyrašus ar jų tęsinius (4–5 priedai).
22. Atsižvelgiant į sudarytų bylų formą ir kiekį, gali būti sudaromi:
23. Jei organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas nesudaromas, bylos, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas ne ilgesnis nei 25 metai, įrašomos į užbaigtų bylų sąrašus (6 priedas). Bylų sąrašai gali būti sudaromi pagal bylų formą, kiekį, saugojimo terminus ar kitą pasirinktą požymį ar požymių derinį.
Organizacijos ar įmonės vadovo ar jo įgalioto asmens sprendimu šie sąrašai gali būti numatyti ir tais atvejais, kai organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas sudaromas.
IV. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių
asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos taisyklių
1 priedas
(Dokumentacijos plano formos pavyzdys)
__________________________________________
(organizacijos ar įmonės pavadinimas)
TVIRTINU
____________________
(pareigų pavadinimas)
____________________
(parašas)
____________________
(vardas ir pavardė)
________ METŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS
____________ Nr. ________
(data)
__________________
(sudarymo vieta)
Dokumentų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis __________________________
(teisės aktai ir toliau
___________________________________________________________________________
vartojami jų sutrumpinimai)
| Bylos indeksas |
Bylos antraštė |
Bylos saugojimas |
Pastabos |
Iš viso per metus užbaigta |
||
| Saugojimo terminas |
Teisės akto ir jo punkto nuoroda |
Už bylos sudarymą ir saugojimą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas arba darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
______________________ ______________ ____________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Dokumentacijos plano 7-ą skiltį užpildė
_________________________________
(pareigų pavadinimas)
_________________________
(parašas)
_________________________
(vardas ir pavardė)
_________________________
(data)
(Dokumentacijos plano formos pavyzdžio tęsinys)
Paaiškinimai:
1. Dokumentacijos plano tekste (lentelėje) nurodoma veiklos sritis ir jos eilės numeris, pvz.:
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
| 1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS |
||||||
| 1.1. |
... |
... |
... |
... |
... |
|
4. Dokumentacijos plano 3-ioje skiltyje nurodomas saugojimo terminas. Jei teisės aktuose saugojimo terminas nurodytas su jį tikslinančiomis aplinkybėmis ar sąlygomis, tai pažymima skliausteliuose greta saugojimo termino (pvz., 10 m. (pasibaigus sutarčiai).
5. Dokumentacijos plano 4-oje skiltyje rašomas nurodytas teisės akto, kuriuo remiantis nustatomi dokumentų saugojimo terminai, sutrumpinimas ir punkto ar kelių punktų nuoroda (pvz.: Rodyklės 7.1.1 arba Rodyklės 5.6.1.1, 8.6).
6. Dokumentacijos plano 5-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas (arba padalinio kodas pagal organizacijoje ar įmonėje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių) arba už bylos sudarymą atsakingo darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas.
7. Dokumentacijos plano 6-oje skiltyje pažymimos su bylos apskaita ar turiniu susijusios pastabos (pvz., Pagal sąrašą).
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių
asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos taisyklių
2 priedas
(Dokumentų naikinimo akto forma)
_________________________________________________
(organizacijos ar įmonės pavadinimas)
TVIRTINU
_________________________
(pareigų pavadinimas)
_________________________
(parašas)
_________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
___________ Nr. _______
(data)
____________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis _______________________________________________________________ ,
(dokumento pavadinimas, data ir registracijos Nr.)
atrinktos naikinti šios bylos (atrinkti naikinti šie dokumentai), kurių saugojimo terminas pasibaigęs:
| Eil. Nr. |
Bylos antraštė |
Bylos indeksas (apskaitos duomenys pagal bylų apyrašą ar kitą apskaitos dokumentą) |
Chronologinės ribos arba data |
Bylų (apskaitos vienetų) skaičius |
Saugojimo terminas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti ___________________________________________________ .
(nurodomas atrinktų bylų ar apskaitos vienetų (reikiamą įrašyti) skaičius skaitmenimis ir žodžiais)
Už dokumentų sunaikinimą atsakingas asmuo _________________________________ .
___________________________________________________________________________ .
Dokumentai turi būti naikinami ____________________________________________ .
(naikinimo būdas)
______________________________ __________ _________________
(bylas (apskaitos vienetus) įrašiusio (parašas) (vardas ir pavardė)
asmens pareigų pavadinimas)
Sunaikinta __________________
(data)
(Už dokumentų sunaikinimą atsakingo asmens
pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
Paaiškinimai:
1. Akto įvadinėje dalyje nurodomas įstatymo ar kito norminio teisės akto pavadinimas, data, registracijos numeris, jei yra, – ir oficialaus paskelbimo šaltinis.
2. Vienarūšės bylos ta pačia antrašte į aktą įrašomos viena antrašte, o vienarūšės bylos, kurių antraštės skiriasi, – kaip atskiros bylos.
Jei viena antrašte per kalendorinius metus buvo sudarytos kelios bylos (tomai), akto 5-oje skiltyje nurodomas bendras faktiškai sudarytų bylų skaičius.
3. Akto 3-ioje skiltyje nurodomas bylos indeksas pagal dokumentacijos planą, jei jis buvo sudarytas. Jei į dokumentų naikinimo aktą įrašoma byla, kuri buvo įrašyta į bylų apyrašą ar kitą įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens nustatytą apskaitos dokumentą (sąrašą, žurnalą ar kita), šioje skiltyje nurodomas bylos eilės numeris pagal apyrašą ar kitą apskaitos dokumentą (pvz., ap. 1, b. 16, kur ap. 1 yra bylos apyrašo numeris, o b. 16 – bylos (apskaitos vieneto) eilės numeris konkrečiame bylų apyraše).
4. Akto 4-oje skiltyje nurodomos bylos, kurioje esančių dokumentų saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai, chronologinės ribos arba data (jei byloje yra vienas dokumentas). Tokios bylos chronologinės ribos yra byloje esančio anksčiausio ir vėliausio dokumento datos. Bylos, kurioje esančių dokumentų saugojimo terminas ne ilgesnis nei 25 metai, chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai.
6. Jei bylas į aktą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į aktą įrašo licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių
asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos taisyklių
3 priedas
(Dokumentų naikinimo akto formos pavyzdys)
_________________________________________________
(organizacijos ar įmonės pavadinimas)
TVIRTINU
_________________________
(pareigų pavadinimas)
_________________________
(parašas)
_________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
___________ Nr. _______
(data)
____________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis__________________________________________________________ ,
(dokumento pavadinimas, data ir registracijos Nr.)
atrinktos naikinti šios bylos, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, pagal pridedamus apskaitos dokumentus.
Iš viso atrinkta naikinti ___________________________________________________ .
(nurodomas atrinktų bylų ar apskaitos vienetų (reikiamą įrašyti) skaičius skaitmenimis ir žodžiais)
Už dokumentų sunaikinimą atsakingas asmuo __________________________________
___________________________________________________________________________ .
(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Dokumentai turi būti naikinami ____________________________________________ .
(naikinimo būdas)
PRIDEDAMA:
1. ____________________________________________________________________
(apskaitos dokumento (bylų apyrašo ar kita) sudarytojas, pavadinimas, data ir registracijos
___________________________________________________________________________ .
numeris (jei yra), apimtis ir į apskaitos dokumentą įrašytų bylų ar jų grupių saugojimo terminas(-ai)
2. ____________________________________________________________________
(apskaitos dokumento (bylų apyrašo ar kita) sudarytojas, pavadinimas, data ir registracijos
___________________________________________________________________________ .
numeris (jei yra), apimtis ir į apskaitos dokumentą įrašytų bylų ar jų grupių saugojimo terminas(-ai)
_____________________________ __________ _________________
(bylas (apskaitos vienetus) įrašiusio (parašas) (vardas ir pavardė)
asmens pareigų pavadinimas)
Sunaikinta __________________
(data)
(Už dokumentų sunaikinimą atsakingo asmens
pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
Paaiškinimas. Akto įvadinėje dalyje nurodomas įstatymo ar kito norminio teisės akto pavadinimas, data, registracijos numeris, jei yra, – ir oficialaus paskelbimo šaltinis.
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių
asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos taisyklių
4 priedas
(Apyrašo forma)
_____________________________________________________
(bylas sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimas)
____________________________________________________ APYRAŠAS Nr. ________
(apyrašo pavadinimas)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
| Kiekis |
Matavimo vienetas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyta ___________________________ apskaitos vnt. nuo Nr. _____ iki Nr. _______.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Iš viso apyraše yra ____________________________________________ apskaitos vnt.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Apskaitos ypatumai: _____________________________________________________ .
____________________ __________ __________________
(bylas įrašiusio asmens (parašas) (vardas ir pavardė)
pareigų pavadinimas)
Apyrašo įrašus tvirtinu
_________________________ __________ __________________
(vadovo ar kito įgalioto asmens (parašas) (vardas ir pavardė)
pareigų pavadinimas)
________________________
(data)
Paaiškinimai:
1. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba data (jei byloje yra vienas dokumentas). Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio anksčiausio ir vėliausio dokumento datos. Jei byla tęstinė, bylos chronologinės ribos nurodomos metais. Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai (dokumentų registrai, bylų sąrašai), bylos data yra metai.
2. Apyrašo 4-oje ir 5-oje skiltyse atitinkamai nurodoma bylos apimtis:
2.1. kai į apyrašą įrašoma popierinių dokumentų byla, nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo vienetas „lapas“, „lapai“ arba šio matavimo vieneto santrumpa „l.“;
3. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų (neskaičiuojant išbrauktų, perduotų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų bylų numerių) skaičius.
4. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše praleisti ar pakartotinai įrašyti, taip pat raidiniai iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, numeriai.
5. Jei organizacija ar įmonė į bylų apyrašus įrašo kitos organizacijos ar įmonės sudarytas bylas (po reorganizacijos, likvidavimo ir kt.), į bylų apyrašus rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas.
6. Jei bylas į bylų apyrašą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į apyrašą įrašo licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių
asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos taisyklių
5 priedas
(Apyrašo tęsinio forma)
________________________________________________________
(bylas sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimas)
____________________________________________________ APYRAŠAS Nr. ________
(apyrašo pavadinimas)
(tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
| Kiekis |
Matavimo vienetas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyta ___________________________ apskaitos vnt. nuo Nr. _____ iki Nr. _______.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Iš viso apyraše yra ____________________________________________ apskaitos vnt.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Apskaitos ypatumai: _____________________________________________________ .
____________________ __________ ___________________
(bylas įrašiusio asmens (parašas) (vardas ir pavardė)
pareigų pavadinimas)
Apyrašo įrašus tvirtinu
____________________________ __________ ____________________
(vadovo ar kito įgalioto asmens (parašas) (vardas ir pavardė)
pareigų pavadinimas)
____________________________
(data)
Paaiškinimai:
2. Apyrašo tęsinio 1-oje skiltyje tęsiama apskaitos vienetų numeracija iš eilės pagal konkretų bylų apyrašą.
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių
asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos taisyklių
6 priedas
(Užbaigtų bylų sąrašo forma)
___________________________________________________
(bylas sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimas)
_________________________________________________________________ SĄRAŠAS
(sąrašo pavadinimas)
| Bylos eil. Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (metais) |
Saugojimo terminas |
Pastabos |
Iš viso užbaigta bylų |
| 1 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso į sąrašą įrašyta ____________________________________________ bylų (-os).
(skaitmenimis ir žodžiais)
_____________________ ____________ _____________________
(bylas įrašiusio asmens (parašas) (vardas ir pavardė)
pareigų pavadinimas)
____________________
(data)
Paaiškinimai:
2. Vienarūšės bylos ta pačia antrašte į užbaigtų bylų sąrašą įrašomos viena antrašte, o vienarūšės bylos, kurių antraštės skiriasi – kaip atskiros bylos.
Bylos, sudarytos ir užbaigtos kalendoriniais metais (susirašinėjimo dokumentų ar kita), į užbaigtų bylų sąrašą įrašomos viena antrašte, o sąrašo 7-oje skiltyje nurodomas bendras faktiškai užbaigtų bylos tomų skaičius.
3. Jei bylas į sąrašą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į sąrašą įrašo licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.