TVIRTINU Užsienio reikalų Ministras 1993 m. balandžio 6 d.

TVIRTINU Teisingumo ministras 1993 m. balandžio 6 d.

KONSULINIO DOKUMENTŲ LEGALIZAVIMO

INSTRUKCIJA

I skirsnis

BENDRIEJI NUOSTATAI

1. Konsulinio dokumentų legalizavimo sąvoka. Konsulinis dokumentų legalizavimas yra konsulinės tarnybos pareigūno atliekamas dokumente esančio parašo, antspaudo ir pasirašiusio asmens pareigų tikrumo patvirtinimas, kuris reikalingas tam, kad vienos valstybės dokumentą būtų galima naudoti kitoje valstybėje.

2. Teisiniai konsulinio dokumentų legalizavimo pagrindai Konsulinis dokumentų legalizavimas atliekamas vadovaujantis 1963 metų Vienos konvencija dėl konsulinių santykių, Lietuvos Respublikos konsulinėmis konvencijomis ir kitomis tarptautinėmis sutartimis bei susitarimais, kuriuose dalyvauja Lietuvos Respublika, Lietuvos Respublikos notariato įstatymu, šia instrukcija ir kitais norminiais aktais.

3. Įstaigos, legalizuojančios dokumentus Konsulinio dokumentų legalizavimo funkcijas vykdo: Lietuvos Respublikoje – Užsienio reikalų ministerijos Konsulinio departamento pareigūnas, į kurio pareigas įeina ši funkcija ir kurio parašo pavyzdžiai yra išsiuntinėti užsienio valstybių konsulinėms įstaigoms;

Užsienyje – Lietuvos Respublikos konsulinių įstaigų pareigūnai. Dokumentus turi teisę legalizuoti konsulas arba kitas konsulato darbuotojas, į kurio pareigas įeina ši funkcija.

4. Legalizuojami dokumentai

Legalizuojami šie dokumentai:

1) civilinės būklės aktų registravimo liudijimai (gimimo, įvaikinimo, santuokos, ištuokos, mirties liudijimai);

2) įmonių dokumentai (įmonės steigimo aktas arba steigimo sutartis, įmonės registravimo pažymėjimas, įmonės įstatai, jų papildymai bei pakeitimai ir kt.);

3) mokymosi, studijų dokumentai (atestatai, diplomai ir kt.);

4) įvairios valstybės institucijų, kitų įmonių, įstaigų ir organizacijų išduotos pažymos, liudijimai, sertifikatai (kvalifikacijos pažymos, veterinarinės pažymos, pažymos apie kalinimą, turėtą turtą, darbą, apie gyvenamąją vietą, giminystės liudijimai, produkcijos kilmės sertifikatai ir kt.).

Gali būti legalizuojami ir kiti dokumentai, jei tai neprieštarauja šiai instrukcijai ir kitiems norminiams aktams.

5. Parašų ir antspaudų pavyzdžių rinkinys

Užsienio reikalų ministerijos Konsulinis departamentas ir konsulinės įstaigos užsienyje saugo pareigūnų, įgaliotų tvirtinti dokumentus, parašų ir antspaudų pavyzdžių rinkinius.

Lietuvos Respublikos Teisingumo ministerija pateikia Užsienio reikalų ministerijos Konsuliniam departamentui notarų parašų pavyzdžius bei informuoja apie notarų atleidimą ir naujų notarų paskyrimą.

II skirsnis

DOKUMENTŲ LEGALIZAVIMAS LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTERIJOS KONSULINIAME DEPARTAMENTE

6. Lietuvos Respublikos dokumentų legalizavimas

Konsulinio departamento pareigūnas legalizuoja Lietuvos Respublikos institucijų išduotus dokumentus, kurie bus naudojami užsienyje.

7. Užsienio dokumentų legalizavimas

Konsulinio departamento pareigūnas legalizuoja užsienio valstybės institucijų išduotus dokumentus, jei šie dokumentai bus naudojami Lietuvos Respublikoje ar Lietuvos Respublikos piliečių trečiosiose valstybėse.

Konsulinio departamento pareigūnas šiuos dokumentus paprastai legalizuoja, jei jie yra legalizuoti dokumentų išdavusios valstybės konsulinės įstaigos. Nesant abejonių dėl pateikto legalizavimui dokumento teisėtumo ir pagrįstumo, Konsulinio departamento pareigūnas turi teisę jį legalizuoti ir be minėto tarpinio legalizavimo.

III skirsnis

DOKUMENTŲ LEGALIZAVIMAS LIETUVOS RESPUBLIKOS KONSULINĖSE ĮSTAIGOSE

8. Lietuvos Respublikos dokumentų legalizavimas

Konsulinės įstaigos pareigūnas legalizuoja Lietuvos Respublikos institucijų išduotus dokumentus, jeigu pagal jo buvimo valstybės įstatymus tokių dokumentų legalizavimas yra būtinas.

9. Užsienio dokumentų legalizavimas

Konsulinės įstaigos pareigūnas legalizuoja dokumentus, išduotus jo buvimo valstybės institucijų, jei šie dokumentai bus naudojami Lietuvos Respublikoje arba Lietuvos Respublikos piliečių trečiosiose valstybėse.

Konsulinės įstaigos pareigūnas šiuos dokumentus paprastai legalizuoja, jei jie yra legalizuoti jo buvimo valstybės Užsienio reikalų ministerijos. Nesant abejonių dėl pateikto legalizavimui dokumento teisėtumo ir pagrįstumo konsulinės įstaigos pareigūnas turi teisę jį legalizuoti ir be minėto tarpinio legalizavimo.

IV skirsnis

REIKALAVIMAI DOKUMENTAMS, PATEIKIAMIEMS LEGALIZAVIMUI

10. Tinkamai įforminti dokumentai

Pateikiami legalizavimui dokumentai turi būti pasirašyti kompetentingo pareigūno ir patvirtinti dokumentą išdavusios valstybės institucijos herbiniu antspaudu.

Dokumentų kopijos turi būti patvirtintos notariškai.

Jeigu dokumentas turi vertimą, vertimas turi būti pasiųstas su dokumentu ar jo kopija, patvirtinta notariškai.

Jeigu dokumentas išdėstytas keliuose lapuose, lapai turi būti sunumeruoti ir susiūti, apie tai turi būti padarytas atitinkamas užrašas ir patvirtinta dokumentą pasirašiusio asmens parašu ir dokumentą išdavusios institucijos antspaudu.

Pateikiami legalizavimui dokumentai turi būti parašyti aiškiai ir tiksliai, datos ir skaičiai parašyti nors vieną kartą žodžiais. Juridinių asmenų pavadinimai turi būti parašyti nors vieną kartą nesutrumpinti. Dokumentą pasirašiusio asmens vardas ir pavardė turi būti išskaitomi, antspaudai turi būti aiškūs.

Ištaisymai, prirašymai, užbraukti žodžiai turi būti aptarti ir patvirtinti dokumentą pasirašiusios institucijos antspaudu.

11. Nelegalizuojami dokumentai

Negali būti legalizuojamos dokumentų kopijos, nepatvirtintos notariškai, jeigu kartu nepateikiamas dokumento originalas.

Negali būti legalizuojami dokumentai, jeigu jie:

1) neatitinka 10 punkto reikalavimų,

2) parašyti pieštuku,

3) gauti faksu,

4) pasirašyti asmens, kurio oficialios pareigos nepripažįstamos Lietuvos Respublikos (pvz., de jure nepripažintos valstybės pareigūno),

5) prieštarauja Lietuvos Respublikos įstatymams ar tarptautinėms sutartims ir susitarimams.

Asmens, kuriam atsisakyta legalizuoti dokumentą, prašymu atsisakymo priežastis išdėstoma raštu.

Jeigu konsulinės įstaigos pareigūnas pastebi, kad dėl jo padarytos klaidos jo atliktas legalizavimas yra neteisingas, jis privalo apie tai pranešti Užsienio reikalų ministerijos Konsuliniam departamentui, kad būtų imamasi priemonių šiam legalizavimui panaikinti.

V skirsnis

DOKUMENTŲ LEGALIZAVIMO PROCEDŪRA

12. Legalizavimo atlikimo vieta.

Dokumentai legalizuojami Užsienio reikalų ministerijos Konsuliniame departamente arba konsulinėje įstaigoje.

Konsulas dokumentus gali legalizuoti kitose patalpose, jeigu asmenys, kurių prašymu jie legalizuojami, dėl svarbios priežasties (liga, invalidumas ir pan.) negali atvykti į konsulinę įstaigą.

13. Legalizavimo atlikimo terminai

Dokumentai, atitinkantys IV skirsnyje numatytus reikalavimus, turi būti legalizuojami ne vėliau kaip per 3 darbo dienas.

Legalizavimas gali būti atidėtas esant būtinumui įsitikinti dokumente esančio parašo ar antspaudo tikrumu.

14. Dokumento legalizavimas

Užsienio reikalų ministerijos Konsulinio departamento darbuotojas ar konsulas, nustatęs, kad dokumentas yra tinkamai įformintas ir jame esantys parašai ir antspaudai yra tikri, dokumentą legalizuoja, padarydamas jame legalizavimo įrašą, pasirašydamas ir uždėdamas Konsulinio departamento ar konsulinės įstaigos antspaudą.

15. Legalizavimo įrašas

Legalizavimo įrašas daromas legalizuojamame dokumente. Jeigu dokumente nėra vietos šiam įrašui, jis gali būti daromas ant atskiro lapo, kuris turi būti susiuvamas su dokumentu. Susiūtų lapų skaičius patvirtinamas išdavusios dokumentą įstaigos pareigūno parašu ir antspaudu.

Legalizavimo įrašas daromas lietuvių ir anglų (vokiečių, prancūzų) kalbomis.

Legalizavimo įrašas gali būti atspausdinamas spausdinimo mašinėle arba gali būti naudojami štampai su įrašo tekstu.

Paprastai naudojamas legalizavimo įrašo tekstas, nurodytas priede Nr. 1. Esant reikalui, gali būti daromas ir kitoks įrašas, tačiau Konsulinio departamento pareigūnas ar konsulas neturėtų rašyti teiginių, nepriklausančių jo kompetencijai.

16. Legalizuojamų dokumentų registravimas

Visi legalizuoti dokumentai registruojami legalizuotų dokumentų registravimo knygoje. Registravimo knygoje turi būti nurodomi šie registruojamo dokumento duomenys:

1) dokumento registravimo eilės numeris,

2) legalizavimo data,

3) dokumento pateikėjas,

4) dokumento pavadinimas,

5) trumpas dokumento turinys, serija ir numeris, išdavimo data,

6) dokumento gavėjo parašas,

7) mokesčio čekio numeris ir pastabos.

Registravimo lapo forma pridedama priede Nr. 2.

Kiekvienam legalizuotam dokumentui suteikiamas atskiras eilės numeris. Numeris, kuriuo legalizuotas dokumentas įregistruotas knygoje, nurodomas legalizavimo įraše.

Knygos lapai turi būti sunumeruoti, lapų skaičius turi būti patvirtintas užsienio reikalų ministerijos Konsulinio departamento ar konsulinės įstaigos pareigūno parašu ir antspaudu.

Legalizuotą dokumentą knygoje pareigūnas įregistruoja tik tada, kai jis būna pasirašęs legalizavimo įrašą. Įrašus knygoje daryti pieštuku neleidžiama.

Užpildytos legalizavimo knygos 5 metus saugomos knygą užpildžiusios įstaigos archyve, po to perduodamos Lietuvos valstybiniam archyvui.

17. Konsulinė rinkliava už dokumentų legalizavimą

Už dokumentų legalizavimą imama konsulinė rinkliava, numatyta Lietuvos Respublikos Konsulinės rinkliavos nuostatų ir tarifų.

Priedas prie konsulinio dokumentų legalizavimo instrukcijos Nr. 1

1. Legalizavimo įrašas, paprastai naudojamas Užsienio reikalų ministerijos Konsuliniame departamente:

Dokumentas legalizuotas Lietuvos Respublikos Užsienio reikalų ministerijos.

This document has been legalized by the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Lithuania.

Registracijos Nr.

Registration No

Vilnius, the ____________________ day of ____________________________________ 19.

Padaręs legalizavimo įrašą, pareigūnas turi nurodyti savo pareigas ir pasirašyti pilnu vardu ir pavarde.

2. Legalizavimo įrašas, paprastai naudojamas konsulinėse įstaigose:

Dokumentas legalizuotas Lietuvos Respublikos konsulato (generalinio konsulato, vicekonsulato, konsulinės agentūros) _________________ mieste.

This document has been legalized by the consulate (Consulate General, Vice-Consulate, Consular Agency) of the Republic of Lithuania in ___________________.

Registracijos Nr.

Registration No.

__________________________________ , the ____________ day of _______________ 19.

(miestas)

______________

PRIEDAS Nr. 2

PRIEDAS PRIE KONSULINIO DOKUMENTŲ LEGALIZAVIMO INSTRUKCIJOS LEGALIZUOTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO LAPO FORMA

Eil. Nr.	Legalizavimo data	Dokumento pateikėjas	Dokumento pavadinimas	Trumpas turinys, serija ir numeris, išdavimo data	Dokumento gavėjo parašas	Mokesčio čekio numeris ir pastabos
1	2	3	4	5	6	7

______________