LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTRAS
Į S A K Y M A S
DĖL FINANSŲ MINISTRO 2004 M. LIEPOS 23 D. ĮSAKYMO NR. 1K-276 „DĖL PHARE PROGRAMOS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO IR FINANSINĖS PRIEŽIŪROS MINISTERIJOJE, KITOJE VALSTYBĖS INSTITUCIJOJE AR ĮSTAIGOJE, GAUNANČIOJE FINANSINĘ PARAMĄ PAGAL PHARE PROGRAMĄ, TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2005 m. kovo 24 d. Nr. 1K-075
Vilnius
Pakeičiu Lietuvos Respublikos finansų ministro 2004 m. liepos 23 d. įsakymą Nr. 1K-276 „Dėl PHARE programos projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros ministerijoje, kitoje valstybės institucijoje ar įstaigoje, gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą, taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 116-4361) ir išdėstau jį nauja redakcija:
„LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL PHARE PROGRAMOS IR PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS
PRIEMONĖS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO ir finansinės priežiūros Ministerijoje, kitoje valstybės institucijoje ar įstaigoje, Gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą IR/ARBA PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS PRIEMONĘ,
TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
Siekdamas nustatyti pagrindinius PHARE programos ir Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros vykdymo principus,
tvirtinu PHARE programos ir Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros ministerijoje, kitoje valstybės institucijoje ar įstaigoje, gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonę, taisykles (pridedama).“
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos finansų ministro
2004 m. liepos 23 d. įsakymu Nr. 1K-276
(Lietuvos Respublikos finansų ministro
2005 m. kovo 24 d. įsakymo Nr. 1K-075
redakcija)
PHARE PROGRAMOS IR PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS PRIEMONĖS
projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros ministerijoje, kitoje valstybės
institucijoje ar įstaigoje, gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą
IR/ARBA PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS PRIEMONę, TAISYKLĖS
I. Bendrosios nuostatos
1. PHARE programos ir Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros ministerijoje, kitoje valstybės institucijoje ar įstaigoje, gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonę, taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato PHARE programos ir Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros vykdymo tvarką.
2. Taisyklėse vartojamos sąvokos:
Paramos gavėjas – ministerija, kita valstybės institucija ar įstaiga, gaunanti finansinę paramą pagal PHARE programą ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonę.
Tiekėjas – bet kuris ūkio subjektas – fizinis asmuo, privatusis juridinis asmuo, viešasis juridinis asmuo ar tokių asmenų grupė, galintis pasiūlyti ar siūlantis prekes, paslaugas, darbus.
Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Finansinių Europos Sąjungos paramos programų lėšų valdymo ir kontrolės taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. liepos 31 d. nutarimu Nr. 953 (Žin., 2001, Nr. 68-2472), sąvokas.
II. PHARE PROGRAMOS IR/ARBA PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS PRIEMONĖS PROJEKTO ĮGYVENDINIMAS
3. Paramos gavėjas, gavęs iš Finansų ministerijos informaciją apie pasirašytus Finansinius memorandumus, kuriais patvirtinami PHARE projektai ir jų aprašymai (Project fiche), arba informaciją apie Europos Komisijos sprendimus, kuriais patvirtinami Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektai, nedelsdamas savo institucijoje ar įstaigoje paskiria vyresnįjį programos pareigūną, kitus atsakingus asmenis, užtikrina reikiamus žmonių išteklius ir jų tinkamą kompetencijos lygį, procedūras, metodologijas ir kitas priemones, reikalingas sėkmingam projekto įgyvendinimui. Paramos gavėjas pasirašo sutartį dėl PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų įgyvendinimo ir priežiūros pagal Finansų ministerijos patvirtintą sutarties formą ir pateikia ją viešajai įstaigai Centrinei projektų valdymo agentūrai (toliau vadinama – CPVA) kartu su vyresniojo programos pareigūno pasirašyta vyresniojo programos pareigūno deklaracija.
4. Vyresnysis programos pareigūnas atsako už projekto veiklos tinkamą koordinavimą ir priežiūrą, užduočių, susijusių su projektu, įvykdymą, projekto rezultatus. Paramos gavėjas laikosi projekto aprašyme (Project fiche) nurodyto projekto įgyvendinimo grafiko, informuoja CPVA apie pasikeitimus arba vėlavimus, užtikrina visų parengiamųjų darbų atlikimą institucijoje ar įstaigoje (konkretaus viešojo pirkimo poreikio nustatymą ir detalizavimą, techninių užduočių parengimą, suderinimą su kitomis institucijomis, leidimų gavimą ir kita).
5. Pasibaigus projekto parengiamiesiems darbams, paramos gavėjas pagal CPVA nustatytą formą ir pildymo instrukcijas parengia ir pateikia CPVA detalų viešųjų pirkimų planą.
6. CPVA patvirtinus viešųjų pirkimų planą, paramos gavėjas organizuoja:
6.1. išankstinio skelbimo apie numatomus viešuosius pirkimus parengimą ir jį pateikia CPVA tvirtinti (jei išankstinis skelbimas buvo numatytas viešųjų pirkimų plane);
7. CPVA paskelbus apie viešąjį pirkimą, paramos gavėjas:
8. CPVA parengus pirkimo sutartį, paramos gavėjas ją pasirašo ir grąžina CPVA. Paramos gavėjas, gavęs iš CPVA visų sutarties šalių pasirašytą pirkimo sutartį, nedelsdamas organizuoja sutarties vykdymą, atlieka sutarties vykdymo priežiūrą ir informuoja CPVA bei Finansų ministeriją apie problemas, galinčias turėti įtakos sutarties įgyvendinimui.
9. Paramos gavėjas užtikrina, kad pirkimo sutarties vykdymo pradžioje tiekėjas surengtų įvadinį posėdį (Inception, Kick–off Meeting). Posėdyje privalo dalyvauti paramos gavėjo atstovai, atsakingi už projekto rezultatus, vyresnysis programos pareigūnas ir tiekėjas, taip pat CPVA bei Finansų ministerijos atstovai. Susitikimo metu turi būti aptariamos pirkimo sutarties ir kiekvienos užduoties atskirai vykdymo detalės.
10. Vykdydamas pirkimo sutartį, paramos gavėjas:
10.4. vertina, ar tiekėjo suteiktos paslaugos, pristatytos prekės ar atlikti darbai atitinka pirkimo sutarties reikalavimus;
10.5. tikrina, derina ir tvirtina tiekėjo pateiktus projekto įgyvendinimo dokumentus (perdavimo-priėmimo aktus, sutarties vykdymo ataskaitas ir kitus dokumentus, numatytus sutartyje), teikia tiekėjui pastabas dėl projekto įgyvendinimo dokumentų neatitikties pirkimo sutarties reikalavimams;
10.6. patvirtintus projekto įgyvendinimo dokumentus teikia CPVA, jei tai numatyta pirkimo sutartyje;
10.7. išduoda pirkimo sutarties reikalavimus atitinkančių pasiektų projekto rezultatų priėmimo pažymą, kai tiekėjas pabaigia teikti paslaugas, tiekti prekes ar atlikti darbus;
11. Paramos gavėjas įvertina projekto įgyvendinimo riziką ir nedelsdamas informuoja CPVA apie priežastis, galinčias daryti neigiamą įtaką tinkamam projekto įgyvendinimui.
III. PHARE PROGRAMOS IR PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS PRIEMONĖS
PROJEKTŲ FINANSINĖS PRIEŽIŪROS VYKDYMAS
13. Paramos gavėjas pagal savo parengtus patikros lapus tikrina ir tvirtina:
13.1. tiekėjo pateiktą avanso sąskaitą ir avanso garantiją, jei avansas yra mokamas paramos gavėjo iš bendrojo finansavimo lėšų, ir užtikrina avanso sumokėjimą;
13.2. kitas tiekėjo sąskaitas ir kartu su jomis pateikiamus dokumentus. Jei sąskaita yra apmokama iš PHARE programos/Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės lėšų, paramos gavėjas patvirtintą sąskaitą ir kartu su ja pateikiamus dokumentus išsiunčia CPVA apmokėti. Jei sąskaita yra apmokama paramos gavėjo iš bendrojo finansavimo lėšų, paramos gavėjas užtikrina patvirtintos sąskaitos apmokėjimą.
14. Jeigu pateiktoje sąskaitoje, kartu su sąskaita pateikiamuose dokumentuose ar garantijoje nustatoma techninių ar finansinių neatitikčių pirkimo sutarties reikalavimams, paramos gavėjas siunčia tiekėjui raštą (kartu su sąskaitos, kitų dokumentų ar garantijos originalais), prašydamas minėtus dokumentus ištaisyti.
IV. PHARE PROGRAMOS/PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS
PRIEMONĖS Projekto ATASKAITų RENGIMAS IR PATEIKIMAS
16. Paramos gavėjas teikia CPVA ir Finansų ministerijai ataskaitas pagal Lietuvos Respublikos finansų ministro 2004 vasario 17 d. įsakymu Nr. 1K-051 „Dėl ataskaitų, teikiamų PHARE programą ir pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonę įgyvendinančiai agentūrai ir (arba) Centrinei projektų valdymo agentūrai ir Finansų ministerijai, formų patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 28-916) patvirtintas formas ir nustatytą tvarką.
17. Paramos gavėjas teikia CPVA pirkimo sutartyje numatytas projektų įgyvendinimo mėnesio, ketvirčio ir galutines ataskaitas, taip pat kitą informaciją, susijusią su projektų įgyvendinimu.
18. Paramos gavėjas atsako už PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projekto priežiūros ataskaitos (Monitoring report) parengimą laiku ir jos pristatymą PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės priežiūros pakomitečio bei Jungtinio PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės priežiūros komiteto posėdžiuose.
19. PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projekto priežiūros ataskaita rengiama remiantis PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų techninio įgyvendinimo eigos ataskaitomis.
20. PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projekto priežiūros ataskaitos aptarimo posėdžiuose dalyvauja vyresnysis programos pareigūnas ir/arba kiti paramos gavėjo atstovai, atsakingi už projektą.
V. pažeidimų įgyvendinant ir prižiūrint PHARE programos
IR/ARBA PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS PRIEMONĖS projektus
nustatymAS ir atskaitomybė
22. Paramos gavėjo valstybės tarnautojai ar darbuotojai privalo pranešti savo tiesioginiam vadovui apie įgyvendinant projektą nustatytus arba įtariamus pažeidimus. Apie pažeidimą praneša tas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, kuris pirmas pastebėjo pažeidimą ar įtaria, kad pažeidimas gali būti padarytas. Vadovas, kuriam buvo pranešta apie pažeidimą, turi raštu informuoti paramos gavėjo vadovybę ir vyresnįjį programos pareigūną.
23. Tuo atveju, jeigu pažeidimą nustatęs ar įtaręs valstybės tarnautojas ar darbuotojas mano, kad jo tiesioginis vadovas nesiima tinkamų veiksmų pažeidimui ištaisyti, jis turi teisę kreiptis tiesiogiai į įgaliotąjį valstybės pareigūną.
24. Pagrindiniai pažeidimų tipai gali būti:
25. Pažeidimas pagal pobūdį gali būti:
25.2. su finansiniu poveikiu/be finansinio poveikio (Irregularity with financial impact/without financial impact);
26. Pažeidimas, padarytas tyčia – kiekvienos PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų įgyvendinime dalyvaujančios institucijos (Nacionalinio fondo, CPVA, paramos gavėjo arba tiekėjo) padarytas pažeidimas veikimu arba neveikimu siekiant naudos sau arba kitam asmeniui. Tai gali būti:
26.1. sąskaitos (fiktyvios) pateikimas už nepristatytas prekes, neatliktus darbus, nesuteiktas paslaugas;
26.3. kai sąskaitos suma viršija sumą, nustatytą sutartyje arba faktiškai gautų prekių, atliktų darbų, suteiktų paslaugų sumą;
27. Pažeidimas, padarytas dėl neatsargumo – kiekvienos PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektų įgyvendinime dalyvaujančios institucijos (Nacionalinio fondo, CPVA, paramos gavėjo arba tiekėjo) padarytas pažeidimas dėl neatsargumo, kai pažeidžiamos patvirtintos procedūros. Tai gali būti:
29. Pažeidimas be finansinio poveikio – tai pažeidimas, nustatytas dar nekompensavus nepagrįstų tiekėjo išlaidų, kurios atskleidus pažeidimą nebūtų kompensuojamos.
30. Sisteminis pažeidimas – pažeidimas, kuris padaromas pakartotinai arba su didele tikimybe vėl pasikartoti visoje sistemoje per įvairius projektus. Tai dažniausiai yra pažeidimai dėl neatsargumo, susiję su nepakankamomis vidaus kontrolės procedūromis, jie gali pasireikšti horizontaliai per visus projektus arba vertikaliai atliekant keletą to paties projekto auditų.
31. Vienkartinis pažeidimas – pažeidimas, kuris padaromas įgyvendinant vieną projektą, tačiau nesusijęs su visa sistema. Jis gali būti padaromas dėl subjektyvių veiksmų arba klaidų įgyvendinant tam tikrą specifinį projektą ir gali būti tiek tyčinis, tiek dėl neatsargumo.
32. Jei nustatytas pažeidimas yra ištaisomas prieš mokėjimą ir tai neužtraukia jokios administracinės arba baudžiamosios atsakomybės, paramos gavėjas apie pažeidimą pranešti neprivalo. Ši išlyga netaikoma, kai pažeidimas nustatomas po mokėjimo, kadangi tokiu atveju reikia imtis išieškojimo procedūrų ir pranešti Europos Komisijai apie pažeidimą.
33. Šalis per 2 mėnesius po kiekvieno ketvirčio pabaigos informuoja Europos Komisiją apie visus pažeidimus, dėl kurių buvo pradėtas administracinio pažeidimo, nusikaltimo arba baudžiamojo nusižengimo tyrimas. Apie pažeidimus Europos Komisija informuojama per ryšius su Europos kovos su sukčiavimu tarnyba (toliau vadinama – OLAF) palaikančią instituciją – Finansinių nusikaltimų tyrimų tarnybą prie Vidaus reikalų ministerijos (toliau vadinama – FNTT). Nacionalinis fondas iš CPVA gautas pažeidimų ataskaitas pateikia FNTT. FNTT informaciją pateikia OLAF.
VI. PHARE programos ir/arba PEREINAMOJO LAIKOTARPIO INSTITUCIJŲ PLĖTROS PRIEMONĖS PROJEKTO RENGIMO IR ĮGYVENDINIMO METU SUKAUPTŲ DOKUMENTŲ
Saugojimas
34. Paramos gavėjas tvarko ir saugo dokumentus, susijusius su PHARE programos ir/arba Pereinamojo laikotarpio institucijų plėtros priemonės projektu, Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) nustatyta tvarka.