PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS
ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2007 m. birželio 1 d. Nr. DV-270
Pasvalys
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049; 2000, Nr. 91-2832; 2003, Nr. 104-4636; 2004, Nr. 4-33) 11 straipsnio 2 dalimi, 29 straipsnio 5 dalies 2 ir 5 punktais, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu (Žin., 2002, Nr. 123-5540) 4 straipsniu, Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. 1K-123 „Dėl minimalių finansų kontrolės reikalavimų patvirtinimo“ (Žin., 2003, Nr. 47-2083).
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2004 m. birželio 8 d. įsakymą Nr. DV-282 „Dėl finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“.
2. P a v e d u Bendrojo skyriaus sekretorei Agnei Ausiejūtei su įsakymu pasirašytinai supažindinti struktūrinių padalinių vadovus, o vadovams – savo struktūrinio padalinio darbuotojus.
PATVIRTINTA
Pasvalio rajono savivaldybės administracijos
direktoriaus 2007 m. birželio 1 d. įsakymu
Nr. DV-270
PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS
TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Pasvalio rajono savivaldybės administracijos (toliau vadinama – Administracija) finansų kontrolės taisyklės (toliau vadinama – taisyklės) reglamentuoja Administracijoje vykdomą finansų kontrolę, užtikrinant tinkamą paskirtų asignavimų paskirstymą, valdymą ir naudojimą, finansų kontrolės tikslus, šios kontrolės organizavimą Administracijoje, vykdant savivaldybės strateginiame veiklos plane nurodytas programas ar priemones, ūkines operacijas, mokėjimus, naudojant turtą, bei Administracijos darbuotojų, atliekančių finansų kontrolę, pareigas ir atsakomybę.
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu (Žin., 2002, Nr. 123-5540), Minimaliais finansų kontrolės reikalavimais, patvirtintais Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. 1K-123 (Žin., 2003, Nr. 47-2083), atsižvelgiant į Administracijos struktūrinių padalinių nuostatus, Administracijos darbuotojų pareigybių aprašymus.
II. FINANSŲ KONTROLĖS TIKSLAI
4. Vykdant finansų kontrolę siekiama šių tikslų:
4.1. efektyviai, ekonomiškai, rezultatyviai, skaidriai ir pagal paskirtį naudoti darbo, piniginius bei materialinius išteklius;
4.2. laiku teikti ir gauti finansinę informaciją sudaryti tikslią ir patikimą finansinę atskaitomybę, programų vykdymo ir kitas ataskaitas;
III. FINANSŲ KONTROLĖS RŪŠYS
5. Savivaldybėje atliekamos finansų kontrolės rūšys:
5.1. išankstinė finansų kontrolė – kontrolė, atliekama priimant arba atmetant sprendimus, susijusius su valstybės ir Savivaldybės biudžeto lėšų panaudojimu ir įsipareigojimais tretiesiems asmenims, prieš juos tvirtinant Administracijos direktoriui. Išankstinės finansų kontrolės funkcija turi būti atskirta nuo sprendimų inicijavimo ir vykdymo;
5.2. einamoji finansų kontrolė – kontrolė, kurios paskirtis - užtikrinti, kad tinkamai ir laiku būtų vykdomi sprendimai dėl valstybės ir savivaldybės biudžeto lėšų panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims. Ši kontrolė turi tikslą užtikrinti, kad biudžeto lėšos būtų naudojamos pagal paskirtį ir įtraukiamos į apskaitą;
5.3. paskesnioji finansų kontrolė – kontrolė po sprendimų dėl biudžeto lėšų panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims vykdymo, kurios metu tikrinama, kaip yra atlikti veiksmai. Jos paskirtis – patikrinti, ar teisėtai ir pagal paskirtį naudojamos biudžeto lėšos, ar nebuvo teisės aktų, vadovų nurodymų, kitokių pažeidimų bei piktnaudžiavimų. Atliekant paskesniąją finansų kontrolę, numatomos priemonės jos metu nustatytiems trūkumams pašalinti. Šios kontrolės negali atlikti valstybės tarnautojas, darbuotojas (toliau vadinama – darbuotojas), atsakingas už išankstinę finansų kontrolę.
IV. FINANSŲ KONTROLĖS UŽTIKRINIMAS
6. Siekiant užtikrinti, kad finansų kontrolės tikslai būtų pasiekti, kontrolė būtų ekonomiška, efektyvi ir funkcionuotų kaip sistema, naudojamos tokios organizacinės priemonės:
6.1. patvirtinti darbuotojų pareigybės aprašymai, pareiginiai nuostatai, aiškiai apibrėžiantys dirbančiųjų pareigų paskirstymą;
6.4. Savivaldybės dokumentų saugojimas užtikrinamas Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo nustatyta tvarka;
V. FINANSŲ KONTROLĖS ORGANIZAVIMAS VYKDANT ŪKINES OPERACIJAS
7. Ūkines operacijas pagal savo kompetenciją inicijuoja Administracijos struktūriniai padaliniai, vadovaudamiesi įstatymais, Administracijos direktoriaus įsakymais ar kitais teisės aktais.
7.1. ūkinės operacijos išankstinę finansų kontrolę, kurios tikslas yra nustatyti, ar ūkinė operacija yra teisėta, ar dokumentai, susiję su ūkinės operacijos atlikimu, yra tinkamai parengti ir ar jai atlikti pakaks patvirtintų asignavimų, atlieka Apskaitos tarnybos vedėjas, kuris be atskiro vadovo nurodymo turi teisę gauti iš Administracijos padalinių ir darbuotojų raštiškus ar žodinius paaiškinimus dėl dokumentų ūkinei operacijai atlikti parengimo ir ūkinės operacijos atlikimo bei dokumentų kopijų. Apskaitos tarnybos vedėjas, vykdydamas išankstinę kontrolę, privalo įsitikinti, kad ūkinė operacija teisėta, dokumentai susiję su ūkinės operacijos atlikimu tinkamai parengti ir jai atlikti pakanka patvirtintų asignavimų, vizuoja dokumentą dėl ūkinės operacijos atlikimo;
7.2. sprendimus dėl ūkinės operacijos atlikimo arba atsisakymo jas atlikti priima Savivaldybės administracijos direktorius;
7.3. tuo atveju, kai išankstinės finansų kontrolės metu Apskaitos tarnybos vedėjas nustato, kad ūkinė operacija neteisėta arba dokumentai, susiję su jos atlikimu, parengti netinkamai, arba jai atlikti nepakanka patvirtintų asignavimų, arba nėra tinkamai atliktos viešųjų pirkimų procedūros, atsisako vizuoti dokumentą dėl ūkinės operacijos atlikimo arba jį vizuoja su pastaba;
7.4. Administracijos direktorius gali raštu nurodyti atlikti ūkinę operaciją. Tokiu atveju Apskaitos tarnybos vedėjas nėra laikomas atsakingu už šios ūkinės operacijos atlikimą;
7.5. ūkinių operacijų einamąją finansų kontrolę, siekiant užtikrinti, kad lėšos ir materialinės vertybės būtų naudojamos teisėtai, tinkamai saugomos ir laiku įtraukiamos į apskaitą, atlieka jas inicijavęs darbuotojas – Ūkio ir transporto tarnybos vedėjas, kurio pareigybės aprašyme numatyta ši funkcija. Einamoji kontrolė apima veiksmus, užtikrinančius, kad ūkinės operacijos atliekamos laiku ir tinkamai (teikiamų paslaugų ir perkamų prekių kokybės ir atitikties sudarytoms sutartims ir kitiems susijusiems dokumentams patikrinimas, dalyvavimas teikiant paslaugas, dalyvavimas priimant prekes, jas skaičiuojant, prekių patikrinimas atrankos būdu ir kt.);
7.6. darbuotojas, atsakingas už einamąją finansų kontrolę, nustatęs neatitikimų ar trūkumų (pateikti netinkami dokumentai, suteiktos nekokybiškos paslaugos ar prekės, pažeisti tiekimo terminai, neatitinka kiekiai ar kt.), turi imtis veiksmų jiems pašalinti. Kai nėra galimybės ištaisyti nustatytus trūkumus ar neatitikimus, Ūkio ir transporto tarnybos vedėjas privalo raštu apie tai informuoti Administracijos direktorių, nurodant priežastis, dėl kurių atsirado neatitikimų ar trūkumų, ir pasiūlymus dėl tolesnio ūkinės operacijos vykdymo.
Administracijos direktorius, išsiaiškinęs esamą padėtį, nusprendžia dėl tolesnio ūkinės operacijos atlikimo: jeigu ūkinė operacija vykdoma netinkamai, sustabdo ūkinės operacijos atlikimą, arba, įvertinęs ūkinės operacijos sustabdymo pasekmes bei kitas aplinkybes, nurodo ją tęsti priimtiniausiu būdu;
7.7. Apskaitos tarnybos darbuotojas, atliekantis paskesniąją finansų kontrolę, numatytą jo pareiginėje instrukcijoje, atsako už ūkinės operacijos registravimą apskaitos registruose. Jis turi reikalauti, kad būtų pateikti visi su ūkine operacija susiję dokumentai, kad jie būtų tinkamai sutvarkyti ir patikrinti. Jei pateikti ne visi su ūkine operacija susiję dokumentai arba jie yra netinkamai įforminti ir nėra galimybės to ištaisyti, Apskaitos tarnybos darbuotojas raštu pateikia informaciją Apskaitos tarnybos vedėjui apie nustatytus pažeidimus ir neatitikimus;
7.8. ūkinės operacijos atlikimo rašte turi būti nurodyta operacijos turinys, preliminari kaina, iš kokios programos ir iš kokios išlaidų sąmatos eilutės lėšos numatytos. Vykdant pirkimus, rašomas nustatytos formos ūkinės operacijos atlikimo raštas (priedas);
VI. MOKĖJIMŲ KONTROLĖ
8. Gavę su ūkine operacija susijusius dokumentus, Apskaitos tarnybos darbuotojai, kuriems pareigybių aprašymuose numatyta ši funkcija, rengia mokėjimo dokumentus. Mokėjimams pagrįsti yra pateikiami šie dokumentai:
8.6. dokumentai, kurių pagrindu Apskaitos tarnyba privalo išskaityti tam tikras pinigų sumas iš darbuotojų darbo užmokesčio;
9. Sutartys pasirašomos Administracijos direktoriaus įsakymu patvirtinta Sutarčių sudarymo ir pasirašymo tvarka, perdavimo–priėmimo aktus pasirašo darbuotojai atsakingi už prekių ir atliktų darbų priėmimą.
10. Pirkimo ir pardavimo apskaitos dokumentai turi būti pasirašyti Administracijos darbuotojų, atsakingų už ūkinių operacijų atlikimo einamąją finansų kontrolę. Vykdant pirkimus pagal žodinę sutartį (iki 10000 Lt) prie sąskaitos faktūros turi būti pateikta apklausos vykdytojo ir pirkimų organizatoriaus pasirašyta ir administracijos direktoriaus patvirtinta tiekėjų apklausos pažyma.
11. Apskaitos tarnybos darbuotojų parengti mokėjimo dokumentai perduodami Apskaitos tarnybos vedėjui arba šios tarnybos darbuotojams, kurių pareigybių aprašymuose numatyta Ši funkcija, juos patikrinę pasirašo arba, jei jie netinkamai paruošti, grąžina papildomai juos peržiūrėti ir teisingai paruošti, kad jie būtų apmokėti.
12. Pasirašyti mokėjimo dokumentai perduodami pasirašyti Administracijos direktoriui arba įgaliotam darbuotojui, kurio pareiginėje instrukcijoje numatyta ši funkcija.
13. pinigai iš banko sąskaitos į darbuotojų asmenines sąskaitas pervedami:
13.4. išlaidoms, susijusioms su mokėjimais, atliekamais pagal Pasvalio rajono savivaldybės administracijos tarnybinių lengvųjų automobilių įsigijimo, nuomos ir naudojimo taisykles, patvirtintas administracijos direktoriaus įsakymu;
13,5. kompensacijų už asmeninio mobilaus ryšio naudojimą tarnybos tikslams, išmokėjimui pagal Pasvalio rajono savivaldybės Administracijos direktoriaus įsakymą.
14. Darbo užmokestį apskaičiuoja Apskaitos tarnybos darbuotojas, kuris vadovaujasi Pasvalio rajono savivaldybės tarybos sprendimais, Tarybos veiklos reglamentu, Administracijos direktoriaus įsakymais bei darbuotojų sudarytais ir patvirtintais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais. Prieš pervedant darbo užmokestį į darbuotojų asmenines sąskaitas bankuose, darbo užmokesčio žiniaraščiai turi būti pasirašyti Administracijos direktoriaus ir Apskaitos tarnybos vedėjo.
15. Komandiruotės.
15.1. Raštas dėl Administracijos darbuotojo vykimo į tarnybinę komandiruotę su Administracijos direktoriaus rezoliucija perduodamas Apskaitos tarnybos vedėjui. Vedėjas patikrina, ar minėtai komandiruotei užteks numatytų asignavimų, nustačius, kad asignavimų užteks, raštas su vedėjo viza perduodamas Juridinio ir personalo skyriaus darbuotojui, kurio pareiginėje instrukcijoje numatyta ši funkcija, parengti direktoriaus įsakymą dėl komandiruotės.
Tuo atveju, jeigu yra nustatoma, kad komandiruotei nepakanka numatytų asignavimų, Apskaitos tarnybos vedėjas rašte pažymi apie lėšų nepakankamumą ir grąžina jį juridiniam ir personalo skyriui.
15.2. darbuotojas, grįžęs iš tarnybinės komandiruotės, avansinę apyskaitą su išlaidas pateisinančiais dokumentais pateikia Apskaitos tarnybai. Administracijos darbo tvarkos Reglamento nustatyta tvarka. Apskaitos tarnybos darbuotojas patikrina išlaidas pateisinančius dokumentus ir pateikia juos Administracijos direktoriui tvirtinti.
VII. TURTO NAUDOJIMO KONTROLĖ IR APSAUGA
16. Už savivaldybės administracijos patikėjimo teise valdomo valstybės ir savivaldybės nuosavybės teise valdomo turto naudojimo kontrolę atsako asmenys, su kuriais pasirašytos visiškos materialinės atsakomybės sutartys.
17. Už bendrojo naudojimo materialiojo turto išdavimą Administracijos darbuotojams atsakingas Ūkio ir transporto tarnybos vedėjas. Bendro naudojimo turtas negali būti išnešamas iš Administracijos patalpų, išskyrus, kai jis pagal perdavimo ir priėmimo ir kitokius aktus perduodamas remontuoti, saugoti ar pagal kitą teisės aktuose nustatytą tvarką.
18. Už kompiuterinės technikos ir programinės įrangos naudojimo kontrolę atsako Bendrojo skyriaus informacinių technologijų vyresnysis specialistas. Išduodant naudojimui kompiuterinę ar programinę įrangą, išdavimo dokumentai suderinami su kompiuterinių sistemų specialistu.
19. Atleidžiamas iš darbo Administracijos darbuotojas perduoda jam priskirtą materialųjį turtą Administracijos direktoriaus įsakyme nurodytam asmeniui ir nuolat veikianti centrinė inventorizacijos komisija perdavimo dokumentus pateikia Apskaitos tarnybai.
20. Už Administracijos patikėjimo teise valdomo valstybės ir savivaldybės nuosavybės teise valdomo turto perėmimą bei perdavimą, reikalingų sprendimų turto valdymo ir disponavimo klausimais inicijavimą, turto perdavimo ir priėmimo aktų pateikimą Apskaitos tarnybai, ataskaitų apie Savivaldybės patikėjimo teise valdomo valstybės ir Savivaldybės nuosavybės teise valdomo turto sudarymą atsako Turto valdymo skyriaus vyresnysis specialistas.
21. Administracijos tarnybiniai automobiliai naudojami pagal tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo taisykles, patvirtintas Administracijos direktoriaus įsakymu.
22. Tarnybiniai mobilieji telefonai naudojami pagal Administracijos direktoriaus įsakymu patvirtintą tvarką.
23. Ilgalaikį materialųjį turtą (taip pat išnuomotą pagal panaudos sutartis) apskaito Apskaitos tarnyba. Turtas, patikėjimo teise perduotas biudžetinėms įstaigoms, apskaitomas biudžetinėse įstaigose.
VIII. APSKAITOS TVARKYMO IR ATSISKAITYMŲ KONTROLĖ
25. Buhalterinė apskaita vykdoma atskirai pagal savivaldybės tarybos paskirstytus finansinius išteklius asignavimų valdytojams.
26. Buhalterinės apskaitos registrų forma, turinys ir skaičius tvirtinami administracijos direktoriaus įsakymu:
2.1. ar dokumentuose užfiksuotos ūkinės operacijos įtrauktos į apskaitos registrus, ar į tą patį apskaitos registrą įtrauktos tik vieną kartą;
27.4. ar visas turto judėjimas (įsigijimas, perdavimas, pardavimas, nurašymas ir kt.) parodomas apskaitoje;
27.6. ar visi kompiuterizuotos apskaitos registrai išspausdinti ir pasirašyti juos sudariusių asmenų;
27.7. ar sudarant kompiuterinius apskaitos registrus, sutikrinama visų registrų įrašų ir buhalterinių apskaitos dokumentų informacija.
28. Atlikdamas administracijos įsipareigojimų sutikrinimo analizę, Apskaitos tarnybos vedėjas tikrina:
IX. SAVIVALDYBĖS BIUDŽETO ATSKAITOMYBĖS SUDARYMAS
29. Už tinkamą ir teisingą Savivaldybės biudžeto atskaitomybės sudarymą atsakingi Finansų skyriaus vyr. specialistai, kurie kontroliuoja, kad įstaigos pateiktų skyriui visas Savivaldybės įstaigoms nustatytas finansinės atskaitomybės formas, jas patikrina.
X. FINANSŲ KONTROLĖS SISTEMOS ĮVERTINIMAS
31. Finansų kontrolės sistema įvertinama taip:
31.2. gera – jei veiklos rizika yra tinkamai nustatyta ir kontrolės procedūros yra veiksmingos, nors yra keletas nesvarbių prieštaravimų;
31.3. patenkinama – jei veiklos rizika yra tinkamai nustatyta, tačiau kontrolės procedūros turi trūkumų;
31.4. silpna – jei kontrolės procedūros nustatė ne visą riziką ir kontrolės trūkumai yra akivaizdūs.
XI. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
32. Siekdami užtikrinti patikimą finansų valdymą ir apskaitą bei tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, visi darbuotojai privalo laikytis šių Finansų kontrolės taisyklių.
34. Visi šiose taisyklėse išvardyti darbuotojai privalo laiku ir kokybiškai atlikti savo pareigas finansų kontrolės srityje. Pastebėję taisyklių pažeidimus, apie juos privalo informuoti savo tiesioginį vadovą.
PATVIRTINTA
Pasvalio rajono savivaldybės administracijos
direktoriaus 2007 m, birželio 1 d. įsakymu
Nr. DV-270
Pasvalio rajono savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklių priedas
________________________________________
(Padalinio pavadinimas)
Pasvalio rajono savivaldybės ________________Nr._________
administracijos direktoriui (Data)
DĖL ŪKINĖS OPERACIJOS ATLIKIMO
Vadovaudamasis (-i) Pasvalio rajono savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklėmis, prašau leisti atlikti ūkinę operaciją: ___________________________________________________
(Operacijos turinys)
________________________________________________________________________________
Preliminari kaina __________ Lt.
3. Pirkimą planuojama atlikti: