VILNIAUS RAJONO SAVIVALDYBĖS TARYBA
sprendimas
DĖL VILNIAUS RAJONO SAVIVALDYBĖS NORMINIŲ TEISĖS AKTŲ (TARYBOS SPRENDIMŲ), PASIRAŠYTŲ ELEKTRONINIU PARAŠU, SAUGOJIMO TVARKOS PATVIRTINIMO
2014 m. gegužės 30 d. Nr. T3-211
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 16 straipsnio 4 dalimi, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo 19 straipsnio 4 punktu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 1 dalies 4 punktu, Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 patvirtintomis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, Vilniaus rajono savivaldybės taryba n u s p r e n d ž i a:
Patvirtinti Vilniaus rajono savivaldybės institucijų norminių teisės aktų (Tarybos sprendimų), pasirašytų elektroniniu parašu, saugojimo tvarką (pridedama).
PATVIRTINTA
Vilniaus rajono savivaldybės tarybos
2014 m. gegužės 30 d.
sprendimu Nr. T3 - 211
VILNIAUS RAJONO SAVIVALDYBĖS NORMINIŲ TEISĖS AKTŲ ( TARYBOS SPRENDIMŲ), PASIRAŠYTŲ ELEKTRONINIU PARAŠU, SAUGOJIMO TVARKA
1. Vilniaus rajono savivaldybės institucijų elektroniniu parašu pasirašytų Tarybos sprendimų, saugojimą reglamentuoja ši tvarka.
2. Sudaryti ir užregistruoti elektroniniai dokumentai (Tarybos sprendimai) sisteminami į elektronines bylas pagal savivaldybės institucijų ir administracijos dokumentacijos planą. Į dokumentacijos planą elektroninės bylos įrašomos pagal savivaldybės institucijų nustatytas veiklos sritis (funkcijas), atsižvelgiant į savivaldybės struktūrą ir suteiktus įgaliojimus.
3. Kiekvienai elektroninei bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir žymuo „E“, žymintis bylos formą (elektroninė). Elektroninė byla gali būti skirstoma į tomus.
4. Elektroninių dokumentų (Tarybos sprendimų) saugojimo terminai nustatomi laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytų reikalavimų.
5. Pasibaigus kalendoriniams metams rengimo ir tvarkymo posistemyje esančios elektroninės bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos. Tai atlieka paskirtas už elektroninių bylų tvarkymą atsakingas Savivaldybės administracijos Ūkio skyriaus darbuotojas.
6. Tvarkomos elektroninės bylos, joms priskirti dokumentai ir jų metaduomenys turi būti apsaugoti nuo sugadinimo, neteisėto pakeitimo ar sunaikinimo.
7. Sutvarkytos bylos per 2 metus nuo jų užbaigimo (uždarymo) turi būti perkeltos į saugojimo posistemį.
8. Perkeliant elektroninę bylą iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį, perkeliamos visos elektroninės bylos kartu su joms priskirtais elektroniniais dokumentais, taip pat elektroninės bylos ir elektroninių dokumentų metaduomenys.
9. Elektroninių dokumentų perkėlimo metu turi būti užtikrinta, kad nepasikeis elektroninių dokumentų turinys ir struktūra; visi elektroninio dokumento elementai turi būti perkelti kaip integralus vienetas, turi būti išsaugoti visi ryšiai tarp elektroninių bylų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų, taip pat turi būti išsaugomi visi ryšiai tarp elektroninių bylų ir elektroninių dokumentų metaduomenų.
10. Elektroninių dokumentų perkėlimą atlieka Savivaldybės administracijos Ūkio skyriaus darbuotojai.
11. Kartu su elektroninėmis bylomis ir joms priskirtais elektroniniais dokumentais saugojimo posistemyje privaloma saugoti jų metaduomenis, elektroninį parašą, susietą su elektroniniu dokumentu, ir elektroninio parašo sertifikatą, kaip elektroninio dokumento metaduomenis.
12. Už elektroninių dokumentų saugojimą atsakingi Savivaldybės administracijos Ūkio skyriaus darbuotojai turi užtikrinti, kad visą elektroninio dokumento saugojimo laiką elektroninio dokumento turinys ir metaduomenys būtų perskaitomi, o kvalifikuotus elektroninius parašus bus įmanoma patikrinti.
13. Už elektroninių dokumentų saugojimą atsakingi Savivaldybės administracijos Ūkio skyriaus darbuotojai turi padaryti atsargines elektroninių dokumentų (Tarybos sprendimų) ir su jais susijusių duomenų kopijas, duomenis iš pagrindinės laikmenos perkeliant į kitas laikmenas.
14. Elektroninių dokumentų (Tarybos sprendimų) saugojimo laikmenos ir įrenginiai turi būti tikrinami ne rečiau kaip kartą per dvejus metus.
15. Elektroniniai dokumentai (Tarybos sprendimai) savivaldybėje turi būti išsaugoti nustatytą laiką ir perduoti toliau saugoti teisės aktų nustatyta tvarka.
16. Vieną elektroniniu parašu pasirašytą teisės akto (Tarybos sprendimo) egzempliorių (popierinį elektroninio dokumento nuorašą) atsakingas už dokumentų registravimą Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus darbuotojas išspausdina pagal Dokumentų rengimo taisyklių 92-93 punktuose nustatytą tvarką ir įformina teisės aktų nustatyta tvarka.
17. Išspausdintą elektroninio dokumento nuorašą atsakingas už dokumentų registravimą Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus darbuotojas sega į atskirą bylą, kuri yra įtraukta į administracijos dokumentacijos planą.
18. Elektroninių dokumentų nuorašai saugomi pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytus reikalavimus.