VALSTYBINĖs DUOMENŲ APSAUGOS INSPEKCIJos
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBINĖS DUOMENŲ APSAUGOS INSPEKCIJOS DARBO REGLAMENTO PATVIRTINIMO
2019 m. kovo 5 d. Nr. 1T-28(1.12.E)
Vilnius
PATVIRTINTA
Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos
direktoriaus 2019 m. kovo 5 d.
įsakymu Nr. 1T-28(1.12.E.)
VALSTYBINĖS DUOMENŲ APSAUGOS INSPEKCIJOS
DARBO REGLAMENTAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos (toliau – Inspekcija) darbo tvarką.
2. Inspekcija savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos įstatymais, kitais Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Lietuvos Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, Inspekcijos nuostatais, Inspekcijos direktoriaus įsakymais, šiuo Reglamentu ir kitais teisės aktais.
3. Inspekcijos veikla grindžiama teisėtumo, nešališkumo, viešumo, profesionalumo atliekant savo funkcijas principais, taip pat Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme įtvirtintais viešojo administravimo principais. Inspekcija, atlikdama 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (OL 2016 L 119, p. 1) (toliau – Reglamentas (ES) 2016/679) nustatytas priežiūros institucijos užduotis ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų apsaugos įstatyme jai nustatytas funkcijas bei priimdama sprendimus dėl jų atlikimo, yra nepriklausoma.
4. Lietuvos Respublikos, Europos Sąjungos ar tarptautinėse institucijose, įstaigose ar organizacijose Inspekcijai atstovauja Inspekcijos direktorius arba jo pavedimu Inspekcijos direktoriaus pavaduotojas ar kitas Inspekcijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartis ir gaunantis darbo užmokestį iš valstybės biudžeto ir valstybės pinigų fondų, (toliau – darbuotojas).
5. Inspekcijos darbas organizuojamas remiantis Inspekcijos vadovybės ir valstybės tarnautojų bei darbuotojų bendradarbiavimo principu; inter alia šis principas reiškia, kad Inspekcijos vadovybė turėtų stengtis kuo aiškiau išdėstyti savo veiklos ir kokybės prioritetus bei reikalavimus, o Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, kilus neaiškumų dėl Inspekcijos vadovybės veiklos ar kokybės prioritetų ar reikalavimų ir siekiant gerinti Inspekcijos darbo kokybę, privalo konsultuotis su Inspekcijos direktoriumi, jo pavaduotoju, administracijos padaliniais pagal kompetenciją.
6. Informacija apie Inspekcijos veiklą, veiklos sritis, teikiamas viešąsias paslaugas, administracinė informacija ir kita Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 18 d. nutarimu Nr. 480 „Dėl Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms aprašo patvirtinimo“, nurodyta informacija skelbiama Inspekcijos interneto svetainėje.
II SKYRIUS
BENDRIEJI INSPEKCIJOS STRUKTŪROS IR DARBO KLAUSIMAI
PIRMASIS SKIRSNIS
INSPEKCIJOS DIREKTORIUS, INSPEKCIJOS DIREKTORIAUS PAVADUOTOJAS
7. Inspekcijai vadovauja Inspekcijos direktorius, kuris yra valstybės tarnautojas – įstaigos vadovas. Inspekcijos direktorius prižiūri ir koordinuoja Inspekcijos struktūrinių padalinių (toliau – Inspekcijos padaliniai ar skyriai) veiklą, atsako už Inspekcijai pavestų uždavinių vykdymą ir darbo organizavimą.
8. Inspekcijos direktorius yra atskaitingas Vyriausybei ir Lietuvos Respublikos teisingumo ministrui.
9. Inspekcijos direktorius Inspekcijos kompetencijai priskirtais klausimais priima ir pasirašo įsakymus, kurių forma turi atitikti Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“, Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ nustatytus reikalavimus.
10. Inspekcijos direktoriaus priimami įsakymai registruojami jų pasirašymo dienos data. Inspekcijos direktoriaus įsakymui suteikiamas registravimo eilės numeris pagal bendrąją numeraciją nuo metų pradžios iki pabaigos Inspekcijos direktoriaus įsakymai registruojami Inspekcijos dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS) bei saugomi pagal Inspekcijos direktoriaus einamųjų metų patvirtintą dokumentacijos planą teisės aktų nustatyta tvarka.
11. Inspekcijos direktoriaus norminiai įsakymai oficialiai skelbiami ir įsigalioja Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme nustatyta tvarka.
13. Kelių įstaigos vadovų bendro įsakymo originalo egzempliorių parengiama tiek, kiek įstaigos vadovų pasirašo įsakymą. Vienas kelių įstaigos vadovų bendro įsakymo originalo egzempliorius vizuojamas Reglamento nustatyta tvarka. Inspekcijos direktoriui pasirašyti teikiami visi šio įsakymo egzemplioriai. Jeigu priimamas kelių įstaigų vadovų bendras įsakymas, jis registruojamas, kai įsakymą pasirašo visi įstaigų vadovai, paskutinio pasirašančio įstaigos vadovo pasirašymo dienos data. Įstaigų vadovų pasirašytą įsakymą įformina ir prireikus skelbia Teisės aktų registre ta įstaiga, kurios vadovas inicijavo įsakymą. Jeigu įsakymą inicijavo Inspekcijos direktorius, Inspekcijos Administravimo skyrius suderina su kitų įstaigų, kurių vadovai pasirašė bendrą įsakymą, administracijos padaliniais, atsakingais už dokumentų valdymą, įsakymo registravimo datą, numerį ir įsakymą registruoja.
14. Inspekcijos direktorius taip pat gali priimti ir pasirašyti kitus teisės aktuose nustatytus dokumentus (sprendimus, nurodymus ir pan.).
15. Inspekcijos direktorius turi pavaduotoją, kurį į pareigas priima ir iš pareigų atleidžia Inspekcijos direktorius Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.
16. Laikinai nesant Inspekcijos direktoriaus, jo funkcijas atlieka Inspekcijos direktoriaus pavaduotojas arba, jam nesant, vienas Inspekcijos padalinių vedėjų, kuriam šias funkcijas atlikti pavedama.
ANTRASIS SKIRSNIS
INSPEKCIJOS ADMINISTRACINĖ STRUKTŪRA
18. Inspekcijos administracijos struktūrą, atsižvelgdamas į Inspekcijos veiklos tikslus ir funkcijas, nustatytus Lietuvos Respublikos ir Europos Sąjungos teisės aktuose, bei Vyriausybės patvirtintą didžiausią leistiną valstybės tarnautojų ir darbuotojų pareigybių skaičių, tvirtina Inspekcijos direktorius.
19. Inspekcijos padaliniai užtikrina Lietuvos Respublikos ir Europos Sąjungos teisės aktuose nustatytų Inspekcijos pavestų funkcijų vykdymą, įgyvendina Inspekcijos veiklos strategiją, užtikrina nacionalinių ir kitų programų bei planų įgyvendinimą Inspekcijoje.
20. Inspekcijos padaliniai savo darbą organizuoja vadovaudamiesi Inspekcijos direktoriaus įsakymu patvirtintais padalinių nuostatais, o valstybės tarnautojai ir darbuotojai – pareigybių aprašymais, parengtais ir patvirtintais teisės aktų nustatyta tvarka. Inspekcijos padalinių vadovai asmeniškai atsako už padaliniams nustatytų tikslų įgyvendinimą ir funkcijų vykdymą, darbo organizavimą, darbo drausmę, pavaldžių valstybės tarnautojų ir darbuotojų teisės pažeidimų prevenciją, taip pat už Inspekcijos direktoriaus, Inspekcijos direktoriaus pavaduotojo rezoliucijų ir žodinių pavedimų vykdymą. Inspekcijos padalinių vadovai yra tiesiogiai atskaitingi Inspekcijos direktoriui ir Inspekcijos direktoriaus pavaduotojui.
21. Inspekcijos padalinių vadovai turi užtikrinti, kad valstybės tarnautojai ir darbuotojai būtų supažindinti su Inspekcijos ir jos padalinių nuostatais, šiuo Reglamentu ir kitais teisės aktais, kuriais jie privalo vadovautis savo veikloje.
TREČIASIS SKIRSNIS
KOMISIJŲ IR DARBO GRUPIŲ SUDARYMAS IR JŲ VEIKLA
23. Inspekcijos sudaromų komisijų ir darbo grupių sudėtis tvirtinama Inspekcijos direktoriaus įsakymu. Įsakymu paskiriamas komisijos pirmininkas (darbo grupės vadovas) bei komisijos arba darbo grupės sekretorius. Komisijos pirmininku (darbo grupės vadovu) gali būti paskirtas Inspekcijos direktorius, Inspekcijos direktoriaus pavaduotojas, Inspekcijos padalinio vadovas. Įsakymu taip pat gali būti patvirtintas komisijos ar darbo grupės darbo reglamentas, kitu atveju komisija ar darbo grupė vadovaujasi šio reglamento nuostatomis.
24. Komisijos pirmininkas (darbo grupės vadovas), o jo nesant – pavaduotojas arba kitas įgaliotas komisijos arba darbo grupės narys, įgyvendindamas pavestas užduotis:
24.1. organizuoja komisijos arba darbo grupės darbą ir atsako už iškeltų užduočių atlikimą ar funkcijų vykdymą laiku;
25. Kiekvienas komisijos ar darbo grupės narys privalo dalyvauti komisijos arba darbo grupės posėdžiuose ir kokybiškai bei laiku atlikti komisijos pirmininko (darbo grupės vadovo) pavedimus.
26. Komisijos arba darbo grupės sekretorius:
26.1. rengia posėdžių darbotvarkes ir kartu su svarstytina medžiaga pateikia jas susipažinti ir svarstyti posėdyje;
27. Jei komisijos arba darbo grupės darbo reglamente nenustatyta kitaip, posėdis yra teisėtas, jeigu jame dalyvauja ne mažiau kaip du trečdaliai komisijos arba darbo grupės narių. Priimti sprendimai yra teisėti, kai už juos balsuoja daugiau kaip pusė posėdyje dalyvavusių komisijos arba darbo grupės narių. Balsams pasidalijus po lygiai, lemiamas yra pirmininko (darbo grupės vadovo) balsas. Visi komisijos (darbo grupės) nariai turi lygias balso teises. Balsuojama atvirai. Jeigu kokiu nors klausimu nuomonės nesutampa, komisijos arba darbo grupės narys gali pareikšti atskirąją nuomonę.
28. Su komisijos arba darbo grupės funkcijomis susijusių klausimų svarstymas gali būti organizuojamas nesirenkant į posėdžius, o susirašinėjant raštu, elektroniniu paštu arba dokumentus derinant Inspekcijos DVS. Komisijos arba darbo grupės nariai per 5 darbo dienas nuo dokumentų gavimo pareiškia savo nuomonę ir pasiūlymus nagrinėjamu klausimu. Teikiamuose dokumentuose gali būti nustatytas kitas nuomonės ir pasiūlymų pateikimo laikas.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
VEIKLOS PLANAVIMAS IR ORGANIZAVIMAS
29. Inspekcijos veikla organizuojama vadovaujantis teisingumo ministro patvirtintu Inspekcijos strateginiu veiklos planu, Inspekcijos direktoriaus patvirtintu metiniu veiklos planu ir kitais planavimo dokumentais.
30. Inspekcijos strateginio, metinio veiklos planų rengimo tvarką, ypatumus ir struktūrą, veiklos stebėseną, kontrolę, vertinimą ir atsiskaitymą už rezultatus nustato Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827 „Dėl Strateginio planavimo metodikos patvirtinimo“.
31. Inspekcijos strateginių ir metinių veiklos planų rengimą ir įgyvendinimą organizuoja ir koordinuoja Strateginio planavimo darbo grupė. Inspekcijos strateginiai ir metiniai veiklos planai teisės aktų nustatyta tvarka skelbiami Inspekcijos interneto svetainėje.
33. Inspekcijoje atskiroms problemoms ar situacijoms spręsti gali būti sudaromi specialiųjų priemonių planai, kuriuos tvirtina ir atsakingus už plano priemonių įvykdymą asmenis įsakymu skiria Inspekcijos direktorius.
34. Inspekcijos veiklos klausimai gali būti aptariami Inspekcijos direktoriaus organizuojamuose pasitarimuose. Šiuose pasitarimuose dalyvauja Inspekcijos direktorius, direktoriaus pavaduotojas, skyrių vedėjai ir kiti į pasitarimus pakviesti asmenys. Pasitarimai svarbiais Inspekcijos veiklos klausimais Inspekcijos direktoriaus sprendimu protokoluojami. Esant poreikiui gali būti organizuojami valstybės tarnautojų ir darbuotojų pasitarimai jiems pavestų užduočių vykdymo ir kitais Inspekcijos veiklos klausimais.
PENKTASIS SKIRSNIS
DARBO LAIKO REŽIMAS
35. Inspekcijos darbo laiko režimą nustato Darbo laiko režimo valstybės ir savivaldybių įmonėse, įstaigose ir organizacijose nustatymo aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2017 m. birželio 21 d. nutarimu Nr. 496 „Dėl Lietuvos Respublikos darbo kodekso įgyvendinimo“.
36. Inspekcijoje pirmadienį–ketvirtadienį dirbama nuo 8 valandos iki 17 valandos, o penktadienį – nuo 8 valandos iki 15 valandos 45 minučių. Pertrauka pailsėti ir pavalgyti suteikiama nuo 12 valandos iki 12 valandos 45 minučių. Šeštadienis ir sekmadienis – poilsio dienos. Inspekcijos direktoriaus įsakymu valstybės tarnautojams ir darbuotojams gali būti nustatytas kitoks darbo pradžios ir pabaigos laikas.
III SKYRIUS
DOKUMENTŲ TVARKYMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
BENDROSIOS NUOSTATOS
38. Inspekcijos dokumentų valdymą organizuoja, vykdo ir už tai atsako Inspekcijos Administravimo skyrius.
39. Inspekcijoje dokumentų valdymas organizuojamas ir vykdomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų rengimo taisyklėmis, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, šiuo Reglamentu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą.
40. Inspekcijoje elektroniniai dokumentai tvarkomi vadovaujantis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“, Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“ (toliau – Specifikacija) ir kitais teisės aktais.
41. Už Inspekcijos DVS techninį administravimą atsakingas Informacinių technologijų skyrius:
41.2. priskiria, pakeičia ar panaikina valstybės tarnautojams ir darbuotojams ar jų grupėms nustatytas funkcijas ir prieigos teises DVS;
41.3. inicijuoja DVS esančios informacijos perkėlimą į modernesnes informacinių technologijų priemones, kad būtų išsaugotas duomenų vientisumas;
41.4. priskiria, pakeičia ar panaikina teisės aktų nustatytus prieigos prie dokumentų, bylų ar jų tomų apribojimus (visi pakeitimai fiksuojami metaduomenyse);
41.6. atlieka elektroninių parašų bei sukauptų patikrinimo duomenų stebėseną, atsižvelgiant į ribotą sertifikatų galiojimo laiką, jų galimą sukompromitavimą bei naudotų kriptografinių metodų silpimą kintant technologijoms, prireikus atlieka rizikos valdymą;
42. Inspekcijos dokumentai skirstomi, registruojami, tvarkomi ir saugomi vadovaujantis Inspekcijos direktoriaus patvirtintu registrų sąrašu, dokumentacijos planu ir apyrašų sąrašu, kuriuos rengia Inspekcijos Administravimo skyrius. Inspekcijos dokumentams rengti ir valdyti naudojama DVS. Administravimo skyrius DVS įveda, pakeičia, panaikina bylas ir registrus.
43. Dokumentai, susiję su valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančia įslaptinta informacija, rengiami, tvarkomi ir naudojami Inspekcijoje vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. rugpjūčio 13 d. nutarimo Nr. 820 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo įgyvendinimo“ ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos administravimą, nustatyta tvarka.
ANTRASIS SKIRSNIS
GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR REGISTRAVIMAS
45. Inspekcijoje gaunama korespondencija priimama ir paskirstoma Inspekcijos Administravimo skyriuje. Gavus korespondenciją patikrinama, ar ji atsiųsta pagal paskirtį, ar yra visi dokumentai. Jei trūksta dokumentų ar jų priedų, apie tai pranešama siuntėjui ir pažymima DVS dokumento registracijos kortelės pastaboje. Jeigu Inspekcijai pateikto dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentas yra netinkamai įformintas (nepasirašytas, nepatvirtintas ir pan.), jis gali būti grąžinamas siuntėjui arba Inspekcijos direktoriaus sprendimu gali būti registruojamas. Ne tuo adresu gauta korespondencija persiunčiama nurodytu adresu arba grąžinama siuntėjui ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Gauta korespondencija su žyma „asmeniškai“ arba „Neatplėšti iki d. val.“, perduodama adresatui neatplėšta. Jeigu dokumentą, gautą voke su žyma „asmeniškai“, adresatas nusprendžia užregistruoti, jį kartu su voku perduoda registravimui.
46. Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, tiesiogiai iš kitų institucijų, įstaigų, piliečių ir kitų asmenų gavę dokumentus, adresuotus Inspekcijai, Inspekcijos direktoriui ar kitiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams, ne vėliau kaip kitą darbo dieną privalo juos pristatyti Administravimo skyriaus valstybės tarnautojui ar darbuotojui, registruojančiam dokumentus (toliau – Registratorius).
47. Inspekcijoje gaunami dokumentai skirstomi į registruotinus ir neregistruotinus. Registruotini dokumentai registruojami DVS ar kito formato registruose jų gavimo dieną. Gauto popierinio dokumento pirmajame lape dedamas registracijos spaudas, spaude užrašoma gavimo data, registracijos numeris, suteiktas DVS. Dokumentas nuskaitomas, skaitmenizuojamas (.pdf formatu) ir prisegamas DVS. Gauti dokumentai registruojami siuntėjo pateiktu formatu, pvz., .msg, .adoc ir t.t.
48. Įslaptinti dokumentai su slaptumo žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“ priimami, registruojami, tvarkomi ir saugomi vadovaujantis teisės aktų nustatyta tvarka. Šiuos dokumentus registruoja Inspekcijos direktoriaus įsakymu paskirtas atsakingas už įslaptintų dokumentų administravimą valstybės tarnautojas. Inspekcijoje gavus šiuos dokumentus, pakviečiamas už įslaptintų dokumentų administravimą atsakingas valstybės tarnautojas, kuris ir priima įslaptintus dokumentus. Jeigu Inspekcijoje tuo metu nėra už įslaptintų dokumentų administravimą atsakingo asmens, informuojamas už įslaptintos informacijos administravimo kontrolę atsakingas asmuo, jam nesant Inspekcijos direktorius, kuris įslaptintą dokumentą priima. Jei Inspekcijoje tuo metu nėra nei atsakingų asmenų už įslaptintos informacijos administravimą ir kontrolę, nei Inspekcijos direktoriaus, įslaptintas dokumentas nepriimamas.
49. Neregistruojami sveikinimai, padėkos, reklaminiai-komerciniai pasiūlymai, lankstinukai, knygos ir periodiniai leidiniai, tarnybinių automobilių techniniai pasai, techninės charakteristikos, techninės būklės ir apžiūros dokumentai bei kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą.
50. Sąskaitos–faktūros, likučių suderinimo aktai ir kiti buhalteriniai dokumentai pateikiami Administravimo skyriaus patarėjui. Jeigu dokumentą Administravimo skyriaus patarėjas nusprendžia registruoti bendrame Inspekcijos gautų dokumentų registre, jį perduoda Registratoriui.
51. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti. Vokai taip pat paliekami prie gautų dokumentų, susijusių susirašinėjimo su įmonėmis, įstaigomis, organizacijomis, asmenimis dėl duomenų tvarkymo teisėtumo tikrinimo pagal asmenų skundus ir prašymus, taip pat susirašinėjimo su teisminėmis institucijomis, antstoliais ir kitomis institucijomis duomenų tvarkymo ir privatumo apsaugos ir teismų sprendimų vykdymo klausimais.
52. Jei kartu su dokumentu (prašymu, skundu, pareiškimu) pateikiamas asmens dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ar kita), asmens dokumentas, padarius jo kopiją, grąžinamas jį pateikusiam asmeniui, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
53. Inspekcijoje gautas elektroninis dokumentas registruojamas, jei atitinka Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą ar su juo suderintą elektroninio dokumento Specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis. Dėl Inspekcijoje gautų Specifikacijos reikalavimų neatitinkančių dokumentų įtraukimo į apskaitą ir tolesnio jų valdymo sprendimą priima Inspekcijos direktorius.
54. Elektroninės bylos formuojamos prie tokių pačių kaip ir popierinių bylų numerių pridedant žymą „E“. Elektroninės bylos kuriamos ir derinamos su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu bendrąja tvarka. Registratoriai neturintiems laiko žymos ilgo ir nuolatinio saugojimo gautiems dokumentams uždeda laiko žymą. Gauti elektroniniai dokumentai registruojami tik į elektronines bylas.
55. Užsienio valstybių institucijų, įstaigų, organizacijų, kitų juridinių ir fizinių asmenų dokumentai registruojami bendrąja tvarka, nurodyta šiame Reglamente.
56. Kai techninėmis priemonėmis neįmanoma dokumento nuskaityti DVS gali būti prisegamas nuskenuotas tik pirmas dokumento lapas arba lydraštis, pažymint apie tai dokumento registracijos kortelės pastaboje.
57. Elektroninių ryšių priemonėmis gauti dokumentai ar jų skaitmeninės kopijos atspausdinamos ir registruojamos pagal šio Reglamento nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas šio dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu, pažymint, kad tai yra pakartotinis dokumentas.
58. Trumpai saugomų gautų dokumentų skaitmeninės kopijos registruojamos į bylas su žyma „K“ ir nespausdinamos. Užregistruoti dokumentai perduodami per DVS Inspekcijos direktoriui rezoliucijai. Jei trumpai saugomų gautų dokumentų skaitmeninės kopijos terminą nusprendžiama pratęsti ir saugoti ilgai ar nuolat, kopija turi būti atspausdinama ir tvarkoma bei saugoma nustatytą laiką Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.
59. Ilgai ir nuolat saugomų gautų dokumentų skaitmeninės kopijos atspausdinamos ir registruojamos pagal šio Reglamento nustatytus reikalavimus.
TREČIASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, VIZAVIMAS, PASIRAŠYMAS IR REGISTRAVIMAS
61. Inspekcijoje rengiami šie dokumentai:
61.1. siunčiamieji dokumentai – raštai, lydraščiai ir kiti dokumentai, parengti Inspekcijos oficialiame rašto blanke ir turintys reikalingus rekvizitus;
63. Dokumentų pasirašymas:
63.2. vidaus dokumentai gali būti pasirašomi popieriuje, kvalifikuotu elektroniniu parašu arba techniniu (sisteminiu) elektroniniu parašu;
64. Inspekcijos rengiamų elektroninių dokumentų turinys turi būti įforminamas remiantis Dokumentų rengimo taisyklėmis, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatytais reikalavimais arba kitais teisės aktuose nustatytais konkrečių dokumentų reikalavimais:
64.1. Rengiami elektroniniai dokumentai turi atitikti Specifikacijoje nustatytus turinio formatus ir neviršyti 10 MB dydžio;
65. Inspekcijos siunčiamieji dokumentai ir teisės aktai prieš pateikimą pasirašyti Inspekcijos direktoriui turi būti DVS suderinti su:
65.3. kitų Inspekcijos skyrių valstybės tarnautojais ir darbuotais, jei dokumentą pavesta nagrinėti ir kitam Inspekcijos skyriui pagal kompetenciją, ir šio skyriaus vedėjui;
66. Dokumentai vizuojami pagal hierarchiją arba lygiagrečiai. Jeigu darbuotojas turi pastabų, jis nurodo jas vizuodamas „su pastaba“. Pastaba nurodoma glaustai, aiškiai ir motyvuotai.
67. Jeigu vizuojantis asmuo nutaria, kad dokumentas parengtas su trūkumais ir jį reikia taisyti, dokumentas grąžinamas rengėjui, pastabų lauke nurodant aiškią grąžinimo priežastį, prireikus, pateikiant pasiūlymus, kaip pataisyti dokumentą.
69. Elektroninio dokumento nuorašai, išrašai ir konvertuotos kopijos tvirtinamos vadovaujantis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis. Atsižvelgiant į prievoles ir teisėtus interesus, prireikus gali būti spausdinami elektroninių dokumentų popieriniai nuorašai. Nuorašai spausdinami vadovaujantis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“.
70. Kai dokumentą pasirašo ne Inspekcijos direktorius, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis direktorių, atliekantis direktoriaus funkcijas ar kt.), tai nurodoma parašo rekvizite (pvz., Direktoriaus pavaduotojas, pavaduojantis direktorių, ir pan.).
71. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą:
71.1. jei yra daugiau negu keturi adresatai, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ ir kiekvienam adresatui su dokumentu yra išsiunčiamas adresatų sąrašas. Adresatų sąrašas įforminamas kitame lape pagal Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytą tvarką.
72. Kai elektroninių ryšių priemonėmis bus siunčiama tik popierinio dokumento skaitmeninė kopija, dokumente turi būti nuoroda „Originalas nebus siunčiamas“, kuri rašoma pirmojo lapo viršuje dešiniajame kampe, o adresato rekvizite nurodomas siuntimo būdas (pvz., per Lietuvos teismų elektroninių paslaugų portalą, faksu ir kt.), fakso numeris arba elektroninio pašto adresas.
73. Elektroniniai dokumentai siunčiami tik elektroninių ryšių priemonėmis (pvz., per atitinkamam tikslui skirtus portalus ar sistemas (E. pristatymo sistema), nurodytu elektroninio pašto adresu ar pan.).
74. Inspekcijos popierinių siunčiamųjų dokumentų registravimui Registratoriui teikiama tiek dokumento egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir vienas Inspekcijoje liekantis egzempliorius. Siunčiamojo dokumento bylos indeksą kompiuteriu užrašo dokumento rengėjas.
75. Rengėjo nuoroda nerašoma ir dokumentas gali būti nevizuojamas tik tuomet, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis asmuo.
76. Inspekcijos direktorius įsakymu gali įgalioti Inspekcijos valstybės tarnautojus pasirašyti atitinkamus dokumentus.
77. Parengtą siunčiamą dokumentą, kuriam suteiktas laikinas registracijos numeris, rengėjai perduoda Registratoriui tik tada, kuomet dokumento būsena yra „Perduotas pasirašyti“.
78. Jei siunčiamasis dokumentas yra atsakomasis, rengėjas privalo kartu su siunčiamu dokumentu perduoti ir rašto, į kurį yra atsakoma, originalą, jeigu jis užregistruotas popierinėje byloje.
79. Registratorius patikrina, ar DVS įkeltas pateiktas dokumentas, nurodytas teisingas adresatas (-ai), ir ar pavizuota visų asmenų. Dokumentai perduodami Inspekcijos direktoriui ar kitam reikiamus įgaliojimus pasirašyti atitinkamus dokumentus turinčiam asmeniui pasirašymui.
80. Po pasirašymo Inspekcijos parengti dokumentai grąžinami Registratoriui, kuris DVS pažymi, kad Inspekcijos direktorius ar kitas reikiamus įgaliojimus dokumentui pasirašyti turintis asmuo pasirašė. Elektroniniai dokumentai kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomi DVS.
81. Registratoriai neturintiems laiko žymos ilgo ir nuolatinio saugojimo vidaus ir siunčiamiems dokumentams uždeda laiko žymą.
82. Užregistruoti dokumentai išsiunčiami adresatams. Rengėjų vizuoti popierinių siunčiamųjų dokumentų egzemplioriai antspauduojami spaudu „Bendras“ ir grąžinami rengėjui.
IV SKYRIUS
TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ RENGIMAS IR DERINIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ RENGIMAS
84. Rengiant teisės aktų projektus vadovaujamasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstatymu, Lietuvos Respublikos Seimo statutu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamentu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1994 m. rugpjūčio 11 d. nutarimu Nr. 728 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento patvirtinimo“, Dokumentų rengimo taisyklėmis, ir Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis.
85. Jei yra poreikis parengti įstatymo, Vyriausybės nutarimo ar kito teisės akto pakeitimo, papildymo ar jo pripažinimo netekusiu galios projektą, Inspekcijos direktorius paveda parengti pasiūlymą dėl šio teisės akto projekto. Parengtas pasiūlymas dėl teisės akto projekto teikiamas Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijai.
86. Teisės aktų projektus ir (ar) juos lydinčius dokumentus rengia Inspekcijos valstybės tarnautojai, kuriems tai pavesta, arba Inspekcijos direktoriaus sudarytos darbo grupės.
87. Rengiant teisės aktų projektus, perkeliančius ir (ar) įgyvendinančius Europos Sąjungos direktyvas ar kitus teisės aktus, vadovaujantis Europos Sąjungos reikalų koordinavimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. sausio 9 d. nutarimu Nr. 21 „Dėl Europos Sąjungos reikalų koordinavimo“ (toliau – Europos Sąjungos reikalų koordinavimo taisyklės), nustatyta tipine struktūra, kartu parengiamos Europos Sąjungos teisės aktų ir Lietuvos Respublikos nacionalinių teisės aktų ar teisės aktų projektų atitikties lentelės, kurios įvedamos į Lietuvos narystės Europos Sąjungoje informacinę sistemą (toliau – LINESIS). Rengėjas teisės akto projekto atitikties lentelę perduoda Teisės skyriui, kuris ją įveda į LINESIS.
88. Siūlymus dėl darbo grupių teisės akto projektui parengti sudarymo ir jų sudėties rengia skyriaus vadovas pagal skyriaus kompetenciją ir pateikia Inspekcijos direktoriui.
89. Visi parengti teisės aktų projektai, prieš pateikiant juos pasirašyti Inspekcijos direktoriui vizuojami teisės akto projekto rengėjo (darbo grupės vadovo), teisės akto projektą rengusio valstybės tarnautojo tiesioginio vadovo ir Teisės skyriaus vedėjo.
90. Teisės akto projekto rengėjas (darbo grupės ar projektą rengusio padalinio vadovas) atsako už parengtų teisės aktų projektų pateikimą derinti suinteresuotoms institucijoms, visuomenei ir Europos duomenų apsaugos valdybai.
91. Teisės akto projektas ir jį lydintys dokumentai teikiami derinti suinteresuotoms institucijoms ir konsultavimuisi su visuomene per Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos teisės aktų informacinę sistemą (toliau – Teisės aktų informacinė sistema).
92. Teisės akto projektai Europos duomenų apsaugos valdybai teikiami derinti per Europos Komisijos vidaus rinkos informacinę sistemą IMI.
93. Derinti teikiamas Inspekcijos parengtas teisės akto projektas ir jį lydintys dokumentai turi būti vizuoti teisės akto projekto rengėjo (darbo grupės vadovo), teisės akto projektą rengusio valstybės tarnautojo tiesioginio vadovo ir Teisės skyriaus vedėjo.
ANTRASIS SKIRSNIS
VALSTYBĖS INSTITUCIJŲ PATEIKTŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ DERINIMAS
95. Inspekcija Vyriausybės darbo reglamento nustatyta tvarka derina valstybės institucijų parengtus teisės aktų projektus, teikiamus Vyriausybei, išskyrus jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
96. Informacinių sistemų nuostatai derinami Valstybės informacinių sistemų steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. vasario 27 d. nutarimu Nr. 180 „Dėl Valstybės informacinių sistemų steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ nustatyta tvarka.
97. Registrų nuostatai derinami Registrų steigimo, kūrimo, reorganizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2012 m. liepos 18 d. nutarimu Nr. 881 „Dėl Registrų steigimo, kūrimo, reorganizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ nustatyta tvarka.
V SKYRIUS
Europos Sąjungos reikalų koordinavimas
99. Europos Sąjungos teisės aktai, jų projektai, Europos Sąjungos Teisingumo Teismo, Europos Sąjungos Bendrojo Teismo ir Europos laisvosios prekybos asociacijos teismo (toliau – Europos teisminė institucija) svarstomų bylų ar bylų, kurias ketinama inicijuoti, dokumentai, ir sprendimai, kitų institucijų parengtos pozicijos ar kiti dokumentai, gauti LINESIS arba tiesiogiai pateikti Inspekcijai ar jos administracijos padaliniams, įgaliotam Teisės skyriaus valstybės tarnautojui įvertinus jų aktualumą, perduodami registruoti Registratoriui.
100. Už Lietuvos Respublikos pozicijos projekto dėl Europos Sąjungos institucijų teisės aktų projektų ar kitų dokumentų (toliau – pozicijos projektas) parengimą ir pateikimą LINESIS atsako įgaliotas Teisės skyriaus valstybės tarnautojas. Jei Europos Sąjungos institucijų teisės aktų projektas ar kitas dokumentas nepriskirtinas Teisės skyriaus kompetencijai, pozicijos projektą rengia kitas Inspekcijos direktoriaus nurodytas Inspekcijos padalinys pagal kompetenciją.
101. Už pozicijos projekto parengimą atsakingi valstybės tarnautojai parengia pozicijos projektą ir, suderinę su tiesioginiu vadovu, pateikia jį per DVS Inspekcijos direktoriui patvirtinti. Su Inspekcijos direktoriumi suderintą poziciją įgaliotas Teisės skyriaus valstybės tarnautojas pateikia derinti kompetentingoms institucijoms per LINESIS.
102. Už išvados dėl kitos institucijos parengtos pozicijos projekto pateikimą atsako įgaliotas Teisės skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas. Jei Europos Sąjungos institucijų teisės aktų projektas ar kitas dokumentas nepriskirtinas Teisės skyriaus kompetencijai, išvadą dėl kitos institucijos parengtos pozicijos projekto rengia Inspekcijos direktoriaus nurodytas Inspekcijos padalinys pagal kompetenciją. Inspekcijos padalinio, kuris teikia išvadą dėl kitos institucijos pozicijos projekto, valstybės tarnautojas, suderinęs išvadą su tiesioginiu vadovu, pateikia ją per DVS Inspekcijos direktoriui patvirtinti. Išvadą dėl kitos institucijos parengtos pozicijos projekto įgaliotas Teisės skyriaus valstybės tarnautojas pateikia per LINESIS.
103. Už vertinimą, ar tikslinga dalyvauti Europos teisminėse institucijose svarstomose bylose ar bylose, kurias ketinama inicijuoti, Lietuvos Respublikos pozicijų dėl šių bylų rengimą (toliau – pozicija dėl bylos), Europos teisminių institucijų sprendimų įgyvendinimo priemonių reikalingumo vertinimą atsako įgaliotas Teisės skyriaus valstybės tarnautojas. Sprendimas dėl dalyvavimo, pozicija dėl bylos ar atsakymas dėl Europos teisminių institucijų sprendimų įgyvendinimo priemonių reikalingumo pateikiamos per DVS Inspekcijos direktoriui patvirtinti. Įgaliotas Teisės skyriaus valstybės tarnautojas poziciją dėl bylos ar atsakymą dėl įgyvendinimo priemonių reikalingumo pateikia per LINESIS.
VI SKYRIUS
KONSULTACIJŲ TEIKIMAS
104. Inspekcija teikia konsultacijas raštu (pateikus paklausimą elektroniniu paštu ada@ada.lt, per Inspekcijos elektroninių paslaugų sistemą, paštu ar faksu), telefonu ir atvykus į Inspekciją konsultuotis žodžiu.
VII SKYRIUS
INSPEKCIJOS TEIKIAMOS ELEKTRONINĖS ADMINISTRACINĖS PASLAUGOS
106. Elektronines administracines paslaugas Inspekcija teikia vadovaudamasi Viešųjų ir administracinių paslaugų teikimo ir aprašymo rengimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2009 m. gruodžio 1 d. įsakymu Nr. 1V-644 „Dėl Viešųjų ir administracinių paslaugų teikimo aprašymų rengimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, administracinių paslaugų aprašymais..
107. Paslaugų gavėjus dėl prisijungimo prie Elektroninių paslaugų sistemos konsultuoja Inspekcijos Informacinių technologijų skyrius.
108. Už elektroninių paslaugų teikimą atsakingi tie Inspekcijos padaliniai, kuriems šių paslaugų vykdymas priklauso pagal kompetenciją.
VIII SKYRIUS
INSPEKCIJOS VADOVŲ UŽDUOTYS IR JŲ VYKDYMO KONTROLĖ
110. Inspekcijos direktorius, jį pavaduojantis ar kitas Inspekcijos direktoriaus įgaliotas asmuo raštu ant gauto popierinio dokumento užrašo rezoliuciją, kurioje nurodomas vykdytojas, nustatyta vykdytojui užduotis ir (jei reikia) terminas, rezoliucija pasirašoma ir nurodoma rezoliucijos užrašymo data. Registratorius, vadovaudamasis Inspekcijos direktoriaus ar jį pavaduojančio asmens rezoliucija, suformuoja užduotį DVS, įvesdamas rezoliucijos tekstą, vykdytoją (vykdytojus) ir (jei reikia) užduoties įvykdymo terminą (datą). Direktoriaus pavaduotojai ir skyrių vedėjai gautus popierinius dokumentus nukreipia vykdytojams per DVS.
111. Jei dokumentą turi vykdyti keli vykdytojai, pirmajam vykdytojui atiduodamas dokumento originalas, kitiems vykdytojams – perduodama dokumento kopija per DVS, neteikiant rašytinio dokumento kopijos.
112. Elektroninių ryšių priemonėmis gautos skaitmeninės dokumentų kopijos ir elektroniniai dokumentai po užregistravimo DVS automatiškai nukreipiami Inspekcijos direktoriui, kuris suformuoja užduotį ir paskiria vykdytoją.
113. Kai Inspekcijos direktoriaus įsakymu Inspekcijos valstybės tarnautojui ar darbuotojui suformuojama arba pavedama atlikti atitinkama užduotis, šią užduotį ne vėliau kaip kitą darbo dieną po Inspekcijos direktoriaus įsakymo priėmimo dienos DVS suformuoja Administravimo skyriaus valstybės tarnautojas.
114. Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus Inspekcijos dokumento, vykdytojas tai pažymi DVS (pvz., pranešta telefonu, el. paštu ar kita, jei reikia – trumpas turinys), o dokumentas įsegamas į bylą arba atiduodamas asmeniui, atsakingam už bylos tvarkymą.
115. Kiekvienas Inspekcijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas atsako už tinkamą ir laiku atliekamą užduoties vykdymą. Inspekcijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, susidūręs su problemomis tinkamai ir laiku vykdant pavestas užduotis, apie tai nedelsiant informuoja savo tiesioginį vadovą, nurodydamas priežastis, dėl kurių negali tinkamai ir laiku įvykdyti pavestos užduoties. Tiesioginiam vadovui paprašius, valstybės tarnautojas ar darbuotojas privalo raštu informuoti tiesioginį vadovą apie priežastis, kliudančias tinkamai ir laiku atlikti pavestą užduotį.
IX SKYRIUS
DOKUMENTŲ TVARKYMAS, APSKAITA IR SAUGOJIMAS
116. Inspekcijos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas užtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos Lietuvos valstybės naujajam archyvui teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas, kurį tvirtina Inspekcijos direktorius. Į Inspekcijos dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama sudaryti ar tęsti kitais metais. Inspekcijos skyrių vedėjai iki spalio 1 d. privalo pateikti darbuotojui, atsakingam už bylų apskaitą, bylų, kurias ketina sudaryti ateinančiais metais, sąrašą ir informaciją apie tas bylas, kurių į planą nebereikia įtraukti. Kartu būtina pateikti informaciją, kokias bylas skyriuose nuspręsta tvarkyti elektroniniu būdu, su žyma „K“, popieriniu būdu. Inspekcijoje nustatytas prioritetas elektroniniu būdu rengiamiems dokumentams.
117. Įslaptintos bylos į dokumentacijos planą įrašomos vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. rugpjūčio 13 d. nutarimu Nr. 820 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo įgyvendinimo“. Įslaptintų bylų sąrašą pateikia valstybės tarnautojas, atsakingas už įslaptintų dokumentų valdymą.
118. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas.
119. Inspekcijos direktorius tvirtina dokumentus ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su Inspekcijos nuolatinio saugojimo veiklos dokumentus perimančiu Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, Inspekcijos specialiems dokumentų valdymo klausimams nagrinėti sudaro patariamąją Inspekcijos dokumentų ekspertų komisiją, tvirtina jos sudėtį ir nuostatus.
120. Už Inspekcijos skyriuose sudaromų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai tvarkyti atsako Inspekcijos skyrių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atsakingi už tų bylų sudarymą pagal dokumentacijos planą, o jei paskirto valstybės tarnautojo ar darbuotojo nėra, tuomet atitinkamų Inspekcijos skyrių vedėjai.
121. Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų kovo 1 d. pagal dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo suvestiniai duomenys. Darbuotojas, atsakingas už Inspekcijos bylų apskaitą, suvestinius duomenis įrašo dokumentacijos plano ir dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, 8 skiltyje. Šioje skiltyje nurodomas per kalendorius metus užbaigtų bylų skaičius. Informaciją apie sudarytas bylas iki vasario 15 d. valstybės tarnautojui, atsakingam už bylų apskaitą, pateikia Inspekcijos skyrių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atsakingi už tų bylų sudarymą pagal dokumentacijos planą, o jei paskirto valstybės tarnautojo ar darbuotojo nėra, tuomet atitinkamų Inspekcijos skyrių vedėjai.
122. Bylų apskaitos dokumentai su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu derinami per Elektroninio archyvo informacinę sistemą.
123. Praėjus vieneriems metams nuo bylų užbaigimo, už bylų saugojimą ir tvarkymą atsakingi valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atlikę bylose esančių dokumentų vertės ekspertizę ir pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis sutvarkę dokumentus, bylas iki rusėjo 1 d. perduoda valstybės tarnautojui, atsakingam už bylų apskaitą. Bylos teikiamos kartu su bylų (dokumentų) perdavimo aktu. Valstybės tarnautojas, atsakingas už bylų apskaitą, patikrina ar bylos sudarytos tinkamai (susisteminti dokumentai, sunumeruoti lapai, užpildyti bylos antraštinis ir baigiamasis lapai, sudarytas vidaus apyrašas). Netinkamai sutvarkytos ir įformintos bylos grąžinamos ištaisyti trūkumus. Bylų (dokumentų) perdavimo aktas pasirašomas nustačius, kad perduodamų dokumentų sutvarkymo trūkumų nėra, bylų (dokumentų) kiekis atitinka akte nurodytą kiekį.
124. Dokumentų skaitmeninių kopijų bylos tvarkomos praėjus vieneriems metams po jų užbaigimo Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.
125. Jei trumpai saugomos gautos dokumento skaitmeninės kopijos terminą nusprendžiama pratęsti ir saugoti ilgai ar nuolat, kopija turi būti atspausdinama ir tvarkoma bei saugoma nustatytą laiką Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.
126. Perduodant užbaigtas dokumentų skaitmeninių kopijų bylas atsakingam už bylų apskaitą Inspekcijos valstybės tarnautojui, bylų (dokumentų) perdavimo akte nurodomas dokumentų skaitmeninių kopijų kiekis ir matavimo vienetas (pvz., 50 vnt. dokumentų skaitmeninių kopijų).
127. Teisės aktų nustatyta tvarka priėmus sprendimą naikinti dokumentus, ištrinamos ir informacinių technologijų priemonėmis saugomos šių dokumentų skaitmeninės kopijos.
128. Jei reikia, gauta dokumento skaitmeninė kopija gali būti atspausdinama ir patvirtinama Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka.
129. Pasibaigus kalendoriams metams elektroninės bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos, patikrinami kiekvienos bylos, jos tomų ir jiems priskirtų dokumentų saugojimo terminai pagal Inspekcijos dokumentacijos planą. Jei elektroninei bylai yra priskirta dokumentų, kurie neatitinka elektroninės bylos antraštės ir paantraštės (jei yra) ar nurodyto saugojimo termino, jie priskiriami reikiamoms elektroninėms byloms.
130. Ilgai ir nuolat saugomoms byloms nustatomi atskiri elektroninių bylų apyrašai pagal jų saugojimo terminą.
131. Elektroninių dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo elektroninės bylos užbaigimo metų pabaigos. Pasibaigus nustatytam saugojimo terminui, atliekama elektroninių dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio dokumentų (bylų) saugojimo ar naikinimo.
132. Vadovaujantis Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklėmis, elektroniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo elektroninių bylų užbaigimo metų. Dokumentus perdavus ir gavus patvirtinimą, kad perdavimas įvyko sėkmingai, įstaigoje laikytos elektroninės bylos, jų tomai ir jiems priskirti elektroniniai dokumentai sunaikinami, nepaliekant galimybės juos atkurti.
134. Byloms (dokumentams), kurių saugojimo terminas pasibaigęs, atlikus vertės ekspertizę, surašomas dokumentų naikinimo aktas, kurį po suderinimo su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, tvirtina Inspekcijos direktorius. Patvirtinus aktą, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija nebūtų atpažįstama. Valstybės tarnautojas, atsakingas už dokumentų sunaikinimą, turi patvirtinti dokumentų sunaikinimo faktą, pasirašydami dokumentų naikinimo akte.
135. Iš Inspekcijos archyvo išduodami dokumentai registruojami dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnale. Dokumentus iš archyvo išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo. Kiti asmenys į archyvą gali įeiti tik lydimo už dokumentų saugojimą atsakingo asmens.
136. Inspekcijoje saugomų apskaitos vienetų faktinis skaičius, restauruotini ir pažeisti dokumentai nustatomi atliekant dokumentų būklės ir kiekio patikrinimus.
X SKYRIUS
ASMENŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ PRIĖMIMAS IR NAGRINĖJIMAS
138. Asmenų prašymai Inspekcijoje priimami ir nagrinėjami vadovaujantis Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“. Asmenų skundai dėl Inspekcijos valstybės tarnautojų ir darbuotojų veiksmų nagrinėjami Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
139. Asmenų prašymus ir skundus Inspekcijoje priima Administravimo skyriaus valstybės tarnautojai ir darbuotojai.
140. Asmenų skundai dėl Reglamento (ES) 2016/679, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo, Lietuvos Respublikos asmens duomenų, tvarkomų nusikalstamų veikų prevencijos, tyrimo, atskleidimo ar baudžiamojo persekiojimo už jas, bausmių vykdymo arba nacionalinio saugumo ar gynybos tikslais, teisinės apsaugos įstatymo, Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymo pažeidimo nagrinėjami šių teisės aktų ir Inspekcijos nustatyta tvarka.
XI SKYRIUS
UŽSIENIO OFICIALIŲ ASMENŲ IR TARPTAUTINIŲ INSTITUCIJŲ IR ORGANIZACIJŲ ASTOVŲ PRIĖMIMAS, REPREZENTACINIŲ LĖŠŲ NAUDOJIMAS
141. Europos Sąjungos valstybių narių, užsienio valstybių ir tarptautinių institucijų ar organizacijų atstovų bei vertinimo misijų vizitus, atsižvelgdami į atvykstančių asmenų statusą, palaikomus ryšius ir vizito tikslus bei numatomus nagrinėti klausimu, planuoja, organizuoja ir (arba) koordinuoja Inspekcijos direktorius ir (arba) direktoriaus pavaduotojas pagal kompetenciją bei visuomenės informavimo funkcijas vykdantis valstybės tarnautojas. Šiam tikslui gali būti sudaryta darbo grupė arba Inspekcijos direktoriaus žodžiu arba raštu paskiriami atsakingi asmenys. Darbo grupė arba Inspekcijos direktoriaus paskirtas atsakingas asmuo sudaro pasirengimo vizitui planą, kuriame numatomos pasirengimo vizitui priemonės ir parengia vizito programos projektą. Vizito programa turi būti suderinta su svečių delegacijos vadovu.
142. Organizuojant šių atstovų priėmimus, Administravimo skyriaus patarėjas (vyriausiasis finansininkas) sudaro išlaidų sąmatą, kurią pasirašytinai tvirtina Inspekcijos direktorius. Vizitų, o taip pat oficialių delegacijų ir svečių iš užsienio reprezentacinių išlaidų panaudojimo klausimai derinami su Inspekcijos Administravimo skyriaus patarėju (vyriausiuoju finansininku) ir Administravimo skyriaus vedėju bei to paties skyriaus patarėju, vykdančiu viešuosius pirkimus.
143. Paprastai apie numatomus ir įvykusius Inspekcijos direktoriaus, Inspekcijos direktoriaus pavaduotojų susitikimus su užsienio valstybių oficialiais asmenimis, tarptautinių institucijų ir organizacijų atstovais informuojama Užsienio reikalų ministerija teisės aktų nustatyta tvarka.
144. Valstybės biudžeto lėšos, skirtos Inspekcijai reprezentacinėms išlaidoms (užsienio valstybių oficialių asmenų, delegacijų priėmimui, užsienyje arba šalies viduje rengiamų priėmimų išlaidos, darbo susitikimų išlaidos, išlaidos atminimo dovanoms, suvenyrams, nusipelniusiems asmenims sveikinti jubiliejų ir kitų švenčių progomis ir kt.) naudojamos Vyriausybės nustatyta tvarka.
XII SKYRIUS
VISUOMENĖS INFORMAVIMAS IR INFORMACIJOS TEIKIMAS PAGAL VISUOMENĖS PAKLAUSIMUS
145. Informacijos teikimo visuomenei funkcijas atliekantis valstybės tarnautojas kartu su kitais valstybės tarnautojais ar darbuotojais parengia ir teikia informaciją visuomenės informavimo priemonėms bei visuomenei, komentuoja su Inspekcijos kompetencija susijusius klausimus, informuoja apie Inspekcijos direktoriaus, pavaduotojo, skyrių vedėjų, kitų valstybės tarnautojų ar darbuotojų vizitus, susitikimus, pasitarimus, svarbiausius sprendimus, pasirašytus dokumentus bei kitus su Inspekcijos veikla susijusius klausimus, taip pat rengia pranešimus spaudai aktualiais klausimais.
XIII SKYRIUS
INTERNETO SVETAINĖS TVARKYMAS
148. Informaciją Inspekcijos interneto svetainėje skelbiama tik ją suderinus su Inspekcijos direktoriumi arba Inspekcijos direktoriaus pavaduotoju.
XIV SKYRIUS
VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ PRIĖMIMAS
150. Valstybės tarnautojai ir darbuotojai priimami vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymu, Lietuvos Respublikos darbo kodeksu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais darbo santykius.
151. Priimti į darbą valstybės tarnautojai ir darbuotojai supažindinami su šiuo Reglamentu, pareigybės aprašymu, vidaus tvarkos taisyklėmis ir kitais Inspekcijos veiklą reglamentuojančiais teisės aktais ir dokumentais.
152. Inspekcijos Administravimo skyriaus atsakingas valstybės tarnautojas priimtus į darbą valstybės tarnautojus ir darbuotojus instruktuoja darbuotojų saugos ir sveikatos klausimais Lietuvos Respublikos darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymo ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
153. Inspekcijos Skyrių vedėjai supažindina priimtus valstybės tarnautojus ir darbuotojus su teisės aktais, reglamentuojančiais skyriaus veiklą ir su teisės aktais, reglamentuojančiais jų pareigybės aprašymuose nustatytų funkcijų vykdymą.
XV SKYRIUS
VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ MOKYMAS
XVI SKYRIUS
ATOSTOGŲ SUTEIKIMAS VALSTYBĖS TARNAUTOJAMS IR DARBUOTOJAMS
156. Inspekcijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal Lietuvos Respublikos įstatymus visų rūšių atostogos suteikiamos įsakymu (pasirašo Inspekcijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo).
157. Inspekcijos Administravimo skyriaus atsakingas asmuo Inspekcijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams pateikia informaciją apie nepanaudotas atostogas iki einamųjų metų sausio 31 dienos.
158. Inspekcijos padalinių vadovai iki einamųjų metų vasario 15 dienos parengia informaciją apie jų vadovaujamų padalinių valstybės tarnautojų ir darbuotojų planuojamas kasmetines atostogas ir pateikia šia informaciją Inspekcijos Administravimo skyriui.
159. Inspekcijos Administravimo skyrius sudaro kasmetinių atostogų grafiką ir teikia jį tvirtinti Inspekcijos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui. Inspekcijos valstybės tarnautojų ir darbuotojų kasmetinių atostogų grafikas patvirtinamas iki einamųjų metų kovo 1 dienos.
160. Inspekcijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams kasmetinės atostogos suteikiamos atsižvelgiant į patvirtintą kasmetinių atostogų grafiką. Tuo atveju, kai Inspekcijos valstybės tarnautojas ir darbuotojas ketina imti kasmetines atostogas ne pagal Kasmetinių atostogų grafiką, jis pateikia prašymą, suderintą su tiesioginiu vadovu, padalinio vadovas – su Inspekcijos direktoriumi, paprastai ne vėliau kaip prieš 14 kalendorinių dienų iki numatomos kasmetinių atostogų pradžios. Inspekcijos Administravimo skyrius parengia Inspekcijos direktoriaus įsakymo projektą ir teikia Inspekcijos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui pasirašyti. Inspekcijos padalinių vadovai prašymuose dėl atostogų taip pat nurodo, kam siūlo pavesti atlikti padalinio vadovo funkcijas jų atostogų metu.
161. Sprendimas nesuteikti atostogų pagal patvirtintą kasmetinių atostogų grafiką turi būti motyvuojamas. Kasmetinės atostogos gali būti skaidomos dalimis teisės aktų nustatyta tvarka, jei tai netrikdo Inspekcijos ar jos padalinio darbo. Tiesioginis valstybės tarnautojo ar darbuotojo vadovas yra atsakingas, kad einamųjų metų kasmetinės atostogos nebūtų suteikiamos taip, kad tarp dviejų ar daugiau kasmetinių atostogų dalių būtų tik valstybės tarnautojo ar darbuotojo poilsio dienos. Teisę pasirinkti kasmetinių atostogų laiką turi nėščios valstybės tarnautojos ar darbuotojos, valstybės tarnautojai ar darbuotojai, kurių sutuoktinės ar sugyventinės (partnerės) yra nėščios, ir valstybės tarnautojai ir darbuotojai, auginantys vaikus iki 14 metų, kiti teisės aktuose nurodyti asmenys (pateikiami įrodantys dokumentai). Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai turi pasinaudoti savo teise į kasmetines atostogas einamaisiais metais.
XVII SKYRIUS
TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS
162. Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai į tarnybines komandiruotes Lietuvos Respublikos teritorijoje bei užsienio valstybėse vyksta vadovaujantis Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 „Dėl tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“, ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
163. Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai nedelsiant pateikia informaciją apie planuojamas tarnybines komandiruotes Inspekcijos Administravimo skyriui.
165. Komandiruočių į užsienio valstybes ataskaitos parengiamos per 10 darbo dienų nuo sugrįžimo dienos. Dokumentai, gauti ir (ar) svarstyti komandiruotėse, išskyrus finansinius, pridedami prie komandiruočių ataskaitų. Šios ataskaitos yra registruojamos bendrąja tvarka.
XVIII SKYRIUS
VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ APDOVANOJIMAS, SKATINIMAS, PAŠALPŲ SKYRIMAS, DRAUSMINIMAS BEI ATSAKOMYBĖ
167. Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai apdovanojami ir skatinami vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymu ir kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose darbo santykius, nustatyta tvarka. Inspekcijos darbuotojai skatinami vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės ir savivaldybių įstaigų darbuotojų darbo apmokėjimo įstatymo nustatyta tvarka.
168. Inspekcijos valstybės tarnautojams vienkartinės piniginės išmokos (įskaitant pašalpas) gali būti skiriamos Inspekcijos direktoriaus įsakymu, vadovaujantis Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. liepos 19 d. nutarimu Nr. 1167 „Dėl Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.
169. Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai yra asmeniškai atsakingi už jiems perduotą ir patikėtą turtą.
170. Inspekcijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai už tarnybinius arba drausminius nusižengimus gali būti traukiami tarnybinėn arba drausminėn atsakomybėn, o už Inspekcijai padarytą materialinę žalą – materialinėn atsakomybėn Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo, Lietuvos Respublikos darbo kodekso bei kitų teisės aktų, reglamentuojančių darbo santykius, nustatyta tvarka.
XIX SKYRIUS
ATLEIDŽIAMŲ INSPEKCIJOS VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ ATSISKAITYMAS
171. Atleidžiami iš pareigų arba perkeliami į kitas pareigas Inspekcijos valstybės tarnautojai ar darbuotojai skyriaus vedėjui užpildydami darbų perdavimo ir priėmimo aktą privalo perduoti: dokumentus, dokumentų bylas (jam priskirtas pagal dokumentacijos planą) ir informuoja apie nebaigtus vykdyti pavedimus.
172. Informacinę ir norminę medžiagą, knygas, įgytas už Inspekcijos lėšas, antspaudus, raktus, kompiuterinę įrangą ir kitą turtą, už kurį valstybės tarnautojas ar darbuotojas yra atsakingas, turi perduoti Inspekcijos valstybės tarnautojui, atsakingam už materialinių vertybių apskaitą ir saugojimą.
XX SKYRIUS
TRANSPORTO INSPEKCIJOS REIKMĖMS IR TARNYBINIŲ MOBILIŲJŲ ĮRENGINIŲ NAUDOJIMAS
174. Tarnybiniai automobiliai, skirti naudoti tarnybos reikmėms, naudojami Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių įsigijimo, nuomos ir naudojimo biudžetinėse įstaigose“ nustatyta tvarka.
XXI SKYRIUS
ANTSPAUDO IR SPAUDŲ NAUDOJIMAS
176. Inspekcija turi antspaudą su Lietuvos valstybės herbu. Inspekcijos antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako Inspekcijos direktorius. Saugoti Inspekcijos antspaudą direktorius gali įgalioti kitą Inspekcijos valstybės tarnautoją ar darbuotoją. Šiuo atveju už antspaudo naudojimą atsako direktoriaus įgaliotas asmuo.
XXII SKYRIUS
ARCHYVO TVARKYMAS
178. Inspekcijos archyvas, išskyrus įslaptintų dokumentų, tvarkomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
XXIII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS