Pasvalio rajono savivaldybės administracijos
direktorius
ĮSAKYMAS
DĖL PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2018 m. rugpjūčio 9 d. Nr. DV-511
Pasvalys
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 3 ir 4 straipsniais ir Minimaliais finansų kontrolės reikalavimais, patvirtintais Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. 1K-123 „Dėl Minimalių finansų kontrolės reikalavimų patvirtinimo“ (su visais aktualiais pakeitimais):
2. Pripažįstu netekusiu galios Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2007 m. birželio 1 d. įsakymą Nr. DV-270 „Dėl Pasvalio rajono savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“.
Įsakymas per vieną mėnesį gali būti skundžiamas Regionų apygardos administraciniam teismui, skundą (prašymą) paduodant bet kuriuose šio teismo rūmuose, Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.
PATVIRTINTA
Pasvalio rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2018 m. rugpjūčio 9 d.
įsakymu Nr. DV-511
PASVALIO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Pasvalio rajono savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklės (toliau – Taisyklės) – vidaus dokumentas, reglamentuojantis finansų kontrolės organizavimą Pasvalio rajono savivaldybės administracijoje (toliau – Savivaldybės administracija) ir valstybės tarnautojų arba darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – specialistai), atliekančių joje finansų kontrolę, pareigas ir atsakomybę.
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu, Minimaliais finansų kontrolės reikalavimais, patvirtintais Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. 1K-123 „Dėl minimalių finansų kontrolės reikalavimų patvirtinimo“ (su visais aktualiais pakeitimais), atsižvelgiant į Savivaldybės administracijos organizacinę struktūrą, strateginius tikslus, veiklos pobūdį ir ypatumus, veiklos riziką, apskaitos ir informacinę sistemą, turto apsaugos būklę ir kitus vidaus kontrolės kriterijus.
3. Siekdami užtikrinti patikimą finansų valdymą bei apskaitą ir tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, visi Savivaldybės administracijos struktūriniai ir teritoriniai padaliniai privalo laikytis šių Taisyklių
II SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS TIKSLAI, VEIKSMINGUMO KRITERIJAI
5. Finansų kontrolė – tai vidaus kontrolės sistemos dalis, kuria siekiama užtikrinti ūkinės veiklos teisėtumą ir patikimo finansų valdymo principų – ekonomiškumo, efektyvumo, rezultatyvumo ir skaidrumo – laikymąsi Savivaldybės administracijoje.
6. Finansų kontrolė turi užtikrinti, kad būtų įgyvendinti šie tikslai:
6.1. efektyviai, ekonomiškai, rezultatyviai, skaidriai ir pagal paskirtį naudojamas valstybės ir Pasvalio rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybė) turtas;
6.2. laiku gaunama finansinė informacija, sudaroma tiksli, patikima finansinė atskaitomybė, programų vykdymo ir kitos ataskaitos;
6.4. turtas apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo ir kitų neteisėtų veikų;
7. Kad finansų kontrolė Savivaldybės administracijoje būtų veiksminga, ji turi atitikti šiuos kriterijus:
III SKYRIUS
REIKALAVIMAI FINANSŲ KONTROLEI
9. Specialistų, atliekančių finansų kontrolės procedūras, pagrindinės pareigos ir atsakomybė finansų kontrolės srityje turi būti aprašomos jų pareigybių aprašymuose.
10. Finansų kontrolės procedūros turi būti atliekamos ir tvirtinamos tik specialistų, veikiančių pagal jiems nustatytą kompetenciją.
12. Turi būti užtikrintas tinkamas pareigų atskyrimas, t. y. vienas specialistas negali tuo pačiu metu būti atsakingas už ūkinės operacijos arba sprendimo dėl valstybės arba Savivaldybės turto panaudojimo arba įsipareigojimų tretiesiems asmenims tvirtinimą, vykdymą ir apskaitą.
13. Priimti sprendimai dėl valstybės arba Savivaldybės turto panaudojimo arba prisiimamų įsipareigojimų ir ūkinės operacijos turi būti dokumentuoti taip, kad juos būtų galima atsekti nuo priėmimo iki vykdymo pabaigos.
14. Finansų kontrolės reikalavimai skirstomi pagal skirtingas sistemas, kurios yra:
14.1. ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių registravimas:
14.1.1. atlikus ūkines operacijas ar įvykus ūkiniam įvykiui turi būti surašomi apskaitos dokumentai;
14.1.2. apskaitos dokumentai turi būti surašomi laiku – už apskaitos dokumentų surašymą laiku ir teisingai, už juose esančių duomenų tikrumą ir ūkinių operacijų teisėtumą atsako apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę specialistai;
14.1.3. apskaitos dokumentai, patvirtinti atsakingų specialistų, turi būti pateikiami apskaitos tvarkytojams;
14.1.4. įrašai apskaitos registruose daromi tik pagal pateiktus apskaitos dokumentus, įvertinant tai, kad biudžetiniai metai prasideda sausio 1 d. ir baigiasi gruodžio 31 d;
14.2. turto apskaita:
14.2.1. visas turto judėjimas (įsigijimas, perdavimas, pardavimas, nurašymas ir kt.), įformintas apskaitos dokumentais, įtraukiamas apskaitoje;
14.2.4. turi būti aiški ir patikima turto išdavimo naudoti ir nebetinkamo naudoti turto nurašymo sistema;
14.2.6. turto naudojimo kontrolę vykdantys specialistai privalo užtikrinti, kad:
14.2.6.1. dokumentai, kurių pagrindu atliekamas turto perdavimas, pardavimas, nurašymas, likvidavimas ir kitos operacijos, susijusios su turto valdymu, būtų parengti vadovaujantis teisės aktais, reglamentuojančiais turto valdymą;
14.3. piniginių lėšų ir mokėjimų apskaita:
14.4. sutartinių įsipareigojimų apskaita:
IV SKYRIUS
IŠANKSTINĖ FINANSŲ KONTROLĖ
15. Išankstinė finansų kontrolė atliekama prieš įgyvendinant finansinius sprendimus, kurie gali būti priimami tik tada, kai juos patvirtina atsakingas už išankstinę kontrolę specialistas.
16. Savivaldybės administracijoje už išankstinę finansų kontrolę yra atsakingi:
16.1. Finansų skyriaus vedėjas – už išankstinę finansų kontrolę, kuri atliekama priimant arba atmetant sprendimus dėl Savivaldybės finansinių išteklių paskirstymo, prieš tvirtinant juos Savivaldybės tarybai, už tinkamą Savivaldybės finansinių išteklių paskirstymą pagal Savivaldybės tarybos patvirtintą biudžetą;
16.2. Strateginio planavimo ir investicijų skyriaus vyriausias specialistas, atsakingas už turto valdymą – už išankstinę kontrolę, priimant arba atmetant sprendimus, susijusius su valstybės ir Savivaldybės turto valdymu, naudojimu bei disponavimu juo ir kontroliuoja, kad dokumentai būtų parengti ir įforminti teisės aktų nustatyta tvarka;
16.3. Apskaitos skyriaus vedėjas – už išankstinę finansų kontrolę, kurios metu nustatoma, ar ūkinės operacijos bus atliekamos neviršijant Savivaldybės administracijai patvirtintų biudžeto asignavimų, ar ūkinės operacijos dokumentai parengti, ar ūkinė operacija yra teisėta;
16.4. Apskaitos skyriaus darbuotojai, tvarkantys struktūrinių padalinių-seniūnijų kaip asignavimų valdytojų apskaitą, už išankstinę finansų kontrolę, kurios metu nustatoma, ar ūkinės operacijos bus atliekamos neviršijant patvirtintų biudžeto asignavimų, ar ūkinės operacijos dokumentai yra tinkamai parengti, ar ūkinė operacija yra teisėta;
16.5. kitų skyrių vedėjai, seniūnijose – atsakingi specialistai už išankstinę finansų kontrolę priimant sprendimus dėl išlaidų įvairioms programoms įgyvendinti pagal pareigybių aprašymuose patvirtintas funkcijas ir uždavinius.
17. Specialistai, nurodyti Taisyklių 16 punkte, vykdydami išankstinę finansų kontrolę, pagal pareigybės aprašymuose priskirtas funkcijas pasirašo arba atsisako pasirašyti atitinkamus dokumentus, leidžiančius atlikti ūkinę – finansinę operaciją.
18. Specialistai, vykdantys išankstinę finansų kontrolę, turi teisę, be atskiro Savivaldybės administracijos direktoriaus nurodymo, gauti iš Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojų ar darbuotojų raštiškus ar žodinius paaiškinimus, dėl dokumentų ūkinei operacijai atlikti parengimo ir ūkinės operacijos atlikimo ir papildomų dokumentų kopijas.
19. Nustačius, kad ūkinė operacija teisėta, dokumentai, susiję su ūkinės operacijos atlikimu parengti tinkamai ir jai atlikti pakaks patvirtintų asignavimų, atsakingi specialistai parašu patvirtina dokumentą dėl ūkinės operacijos atlikimo. Dokumentas teikiamas Savivaldybės administracijos direktoriui, seniūnijoje – seniūnui, kuris priima sprendimą ūkinę operaciją atlikti arba atsisako ją tvirtinti.
20. Tuo atveju, jei ūkinės operacijos išankstinės finansų kontrolės metu atsakingi specialistai nustato, kad ūkinė operacija yra neteisėta, jai atlikti nenumatyti asignavimai, nėra finansavimo šaltinio, nepakanka patvirtintų asignavimų, ūkinę operaciją pagrindžiantys dokumentai yra netinkamai parengti (nesutampa sumos, nepasirašyti, be antspaudų, neteisingi rekvizitai ir kt.), ūkinės operacijos dokumentai nepasirašomi, nurodant atsisakymo priežastis. Tokiu atveju šis dokumentas grąžinamas rengėjams. Nustatęs šiuos faktus, specialistas privalo atsisakyti pasirašyti ūkinės operacijos dokumentus ir, nurodydamas atsisakymo priežastis, apie tai raštu pranešti Savivaldybės administracijos direktoriui, kuris gali atsisakyti tvirtinti ūkinę operaciją arba raštu nurodyti ją atlikti.
V SKYRIUS
EINAMOJI FINANSŲ KONTROLĖ
21. Einamoji finansų kontrolė – kontrolė, atliekama priėmus sprendimus, t. y. lėšų ir materialinių vertybių naudojimo metu, siekiant užtikrinti, kad tinkamai ir laiku būtų vykdomi Savivaldybės institucijų priimti teisės aktai dėl turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims.
22. Einamosios kontrolės metu tikrinama ir įsitikinama, kad priimti sprendimai vykdomi geriausiu būdu. Einamoji finansų kontrolė apima:
22.1. perkamų prekių, teikiamų paslaugų, atliekamų darbų kokybės ir kiekio patikrinimą, transporto panaudojimo atitikties sudarytoms sutartims ir kitiems dokumentams patikrinimą ir kt., vykdomus administracinius patikrinimus (dalyvaujama priimant atliktus darbus, teikiamas paslaugas ir prekes, jas skaičiuojant, atrankos būdu tikrinant prekes ir kt.), atliekamą dokumentinį patikrinimą (gautų prekių, suteiktų paslaugų ir atliktų darbų sulyginimas su sutarties sąlygomis ir kitais dokumentais ir kt.);
23. Už einamąją finansų kontrolę atsako:
24. Taisyklių 23.1–23.3 papunkčiuose nurodyti specialistai, atlikdami ūkinės operacijos einamąją finansų kontrolę, atsako už ūkinės operacijos laiku ir teisingą įrašymą į apskaitos registrus. Šios kontrolės metu turi būti patikrinama, ar operacijos, kurias reikia užregistruoti ir įtraukti į apskaitą, yra patvirtintos įgaliotų darbuotojų, ar jos visos teisingai užregistruotos, t. y. patikrinamas įrašų aritmetinis teisingumas, bendros sumos, sutikrinami apskaitos dokumentai su apskaitos registrų įrašais ir kt. Nurodyti asmenys turi reikalauti, kad būtų pateikti visi su ūkine operacija susiję dokumentai.
25. Už einamąją finansų kontrolę atsakingi specialistai, pasirašydami ūkinės operacijos dokumentus (turto priėmimo ir perdavimo aktus, darbų atlikimo aktus, sąskaitas faktūras ir kt.), parašu patvirtina, kad ūkinė operacija teisėta, atlikta laiku, tinkamai, kad padaryti įrašai aritmetiškai teisingi, ir šiuos dokumentus perduoda Apskaitos skyriui.
26. Specialistai, atsakingi už einamąją finansų kontrolę, nustatę neatitikimus ar trūkumus (pateikti netinkami, neteisingai surašyti dokumentai, suteiktos nekokybiškos paslaugos, parduoti nekokybiški darbai ar prekės, pažeisti tiekimo terminai, neatitinka kiekiai, ištekliai naudojami nesilaikant teisės aktų nustatytos tvarkos ir pan.), turi imtis veiksmų jiems pašalinti. Kai nėra galimybės ištaisyti nustatytų trūkumų ar neatitikties, šie specialistai privalo apie tai raštu informuoti skyriaus vedėją ir kartu pridėti paaiškinimą, kuriame būtų nurodytos priežastys, dėl kurių atsirado neatitiktis ar trūkumai bei pasiūlymus dėl tolesnio ūkinės ar finansinės operacijos atlikimo. Savivaldybės administracijos direktorius, gavęs raštišką paaiškinimą dėl neatitikties ar trūkumų atsiradimo, išanalizuoja esamą būklę ir priima sprendimą dėl ūkinės operacijos vykdymo – stabdo ūkinę operaciją arba, įvertinęs ūkinės operacijos stabdymo padarinius ir kitas aplinkybes, nurodo ją tęsti geriausiu būdu pagal patikimo finansų valdymo principus.
VI SKYRIUS
PASKESNIOJI FINANSŲ KONTROLĖ
27. Paskesnioji finansų kontrolė – kontrolė, įvykdžius priimtus sprendimus ir panaudojus lėšas, kontrolė, kurios metu tikrinami jau atlikti susiję veiksmai, siekiant nustatyti, ar teisėtai ir pagal paskirtį panaudotos lėšos ir turtas, ar nebuvo teisės aktų, vadovo nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimo.
28. Už paskesniąją finansų kontrolę Savivaldybės administracijoje yra atsakingas Administracijos direktorius, jo pavaduotojas (arba kiti Savivaldybės administracijos direktoriaus paskirti asmenys), išskyrus asmenis, atsakingus už išankstinę finansų kontrolę, kurie pagal jų vykdomas funkcijas, stebėjimo (nuolatinės priežiūros būdu):
28.1. tikrina, ar atliekant veiksmus, susijusius su ūkinių operacijų ar ūkinių įvykių vykdymu, nebuvo teisės aktų pažeidimų, analizuoja pažeidimų priežastis;
VII SKYRIUS
MOKĖJIMŲ KONTROLĖ
30. Mokėjimo nurodymus (pavedimus), remdamiesi Savivaldybės administracijos darbuotojų pagal kompetenciją parengtais (gautais) ir pasirašytais dokumentais, atlieka Apskaitos ir Finansų skyriaus specialistai pagal pareigybės aprašymuose nustatytas funkcijas.
31. Mokėjimams pagrįsti pateikiami šie dokumentai:
31.1. sąskaita faktūra arba išankstinio apmokėjimo sąskaita kartu su darbų ar paslaugų priėmimo ir perdavimo aktu;
VIII SKYRIUS
TURTO NAUDOJIMO KONTROLĖ
33. Už valstybės ir Savivaldybės turto teisėtą, saugų ir taupų naudojimą atsako specialistas, paskirtas atsakingu už tą turtą.
34. Už valstybės perduoto Savivaldybei ir savivaldybės ilgalaikio materialiojo ir nematerialiojo turto, perduoto patikėjimo teise valdyti biudžetinėms įstaigoms naudojimo kontrolę atsako Savivaldybės administracijos Strateginio planavimo ir investicijų skyriaus vyriausiasis specialistas, atsakingas už turto valdymą. Už valstybės turto perduoto, Savivaldybei valdyti naudoti ir disponuoti juo patikėjimo teise, turto naudojimą atsako tiesioginis turto naudotojas. Turto patikėtinis atsako už jam perduoto turto naudojimą. Už išnuomoto ar perduoto pagal panaudos sutartis turto naudojimą atsako turto patikėtinis teisės aktų nustatyta tvarka.
35. Suvestines valstybės ir Savivaldybės turto metines ataskaitas rengia Strateginio planavimo ir investicijų skyriaus vyriausiasis specialistas, kurio pareigybės aprašyme nustatyta ši funkcija.
36. Savivaldybės išnuomotas ar perduotas pagal panaudos sutartis turtas apskaitomas Apskaitos skyriuje. Turtas, patikėjimo teise perduotas biudžetinėms įstaigoms, apskaitomas tose įstaigose.
37. Už Savivaldybės administracijos balanse apskaitomos kompiuterinės technikos ir programinės įrangos naudojimo kontrolę atsako Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vyriausiasis specialistas, kurio pareigybės aprašyme numatyta ši funkcija.
38. Visi Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, susiję su turto naudojimu, privalo taupiai, atsargiai ir saugiai elgtis su jiems priskirtu turtu darbo funkcijų vykdymui.
IX SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS SISTEMOS VERTINIMAS
40. Siekdami užtikrinti finansų kontrolės veiksmingumą, Savivaldybės administracijos direktorius ir biudžetinių įstaigų vadovai kasmet įvertina savo vadovaujamų įstaigų finansų kontrolės būklę. Finansų kontrolės būklės nustatytos formos ataskaitos parengiamos vadovaujantis Minimaliais finansų kontrolės reikalavimais ir pateikiamos Finansų skyriui kartu su metine finansine atskaitomybe.
41. Viešieji juridiniai asmenys, pavaldūs Savivaldybei, finansų kontrolės būklės ataskaitas už praėjusius metus pateikia Finansų skyriaus skyriui iki einamųjų metų balandžio 1 d.
42. Finansų skyrius ataskaitas apibendrina ir informaciją pateikia Savivaldybės administracijos direktoriui ir teikia patvirtinti Savivaldybės tarybai.
43. Finansų skyrius patvirtintą finansų kontrolės būklės ataskaitos kopiją iki gegužės 1 d. pateikia Lietuvos Respublikos finansų ministerijai.
X SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
45. Siekdami užtikrinti patikimą Savivaldybės administracijos finansų valdymą ir apskaitą bei tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, visi valstybės tarnautojai bei darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, privalo laikytis Taisyklių.