PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖS
ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2017 M. GRUODŽIO 15 D. ĮSAKYMO NR. A-1101(4.1E) „DĖL SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOJE „AVILYS“ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO IR ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2017 M. VASARIO 3 D. ĮSAKYMO NR. A-92 1 PUNKTO PRIPAŽINIMO NETEKUSIU GALIOS“ PAKEITIMO
2021 m. lapkričio 26 d. Nr. A-1001
Panevėžys
1. P a k e i č i u Panevėžio miesto savivaldybės dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ tvarkos aprašą, patvirtintą Panevėžio miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2017 m. gruodžio 15 d. įsakymu Nr. A-1101(4.1E) „Dėl Savivaldybės dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ tvarkos aprašo patvirtinimo ir Administracijos direktoriaus 2017 m. vasario 3 d. įsakymo Nr. A-92 1 punkto pripažinimo netekusiu galios“, taip:
1.1. Pakeičiu VI skyriaus 1, 2, 3 skirsnių pavadinimus ir juos išdėstau taip:
1.2. Pakeičiu 8, 9 punktus ir juos išdėstau taip:
1.3. Pakeičiu 53 punktą ir jį išdėstau taip:
„53. Savivaldybės siunčiami dokumentai rengiami, derinami ir registruojami „Avilyje“. Savivaldybės „Avilio“ naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis) identifikuoja konkretų dokumento rengėją ir derinantį asmenį. Rengimo, derinimo ir kitos procedūros, atliktos „Avilyje“, prilyginamos parašo rekvizitui ir turi šių procedūrų teisinę galią.“.
1.4. Pakeičiu 55, 56 punktus ir juos išdėstau taip:
56. Siunčiamą dokumentą, kurį pasirašys Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovai, derina rengėjo padalinio vadovas. Dokumentai finansiniais klausimais ar susiję su kitų padalinių darbuotojų funkcijomis papildomai derinami tų padalinių vadovų ar į padalinius neįeinančių darbuotojų. Reikalui esant, dokumentus derina Panevėžio miesto savivaldybės darbuotojų profesinės sąjungos pirmininkas.“.
1.5. Pakeičiu 58 punktą ir jį išdėstau taip:
1.6. Pakeičiu 60 punktą ir jį išdėstau taip:
„60. Jei gavėjui reikia išsiųsti arba perduoti popierinius dokumentus, „Avilyje“ parengti dokumentai atspausdinami, pasirašomi, registruojami ir išsiunčiami. Šie siunčiamieji dokumentai saugomi „Avilyje“, kur buvo parengti. Dokumentų išsiuntimo ar perdavimo gavėjui faktas fiksuojamas „Avilio“ kortelės pastabų skiltyje.“.
1.7. Pakeičiu 72 punktą ir jį išdėstau taip:
„72. Savivaldybės siunčiami valstybės ir savivaldybių institucijoms ar kitiems juridiniams asmenims dokumentai rengiami „Avilyje“, derinami „Avilio“ priemonėmis, pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu ir siunčiami per E. siuntų pristatymo sistemą, išskyrus tuos atvejus, kai būtina įteikti popierinį dokumento originalą.“.
1.8. Pakeičiu 74, 75 punktus ir juos išdėstau taip:
„74. Parengtą dokumentą, kurį pasirašys Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovai, rengėjas siunčia derinti padalinio vadovui (jeigu reikia – kitų padalinių vadovams ar Savivaldybės administracijos vadovams, Dokumentų valdymo poskyrio vyriausiajam specialistui, atsakingam už valstybinės kalbos vartojimo ir taisyklingumo kontrolę, Savivaldybės darbuotojų profesinės sąjungos pirmininkui).
75. Suderintas dokumentas grąžinamas rengėjui, kuris patikrina, ar yra visi reikalingi derinimai, perduoda pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovams ir registruoti. Rengėjas atsakingas už dokumento formato atitiktį Aprašo 6, 7 punktuose nurodytiems reikalavimams, dokumento derinimo procedūrą.“.
1.9. Pakeičiu 77, 78 punktus ir juos išdėstau taip:
„77. Padalinių vadovų pasirašomi dokumentai, siunčiami per E. siuntų pristatymo sistemą, taip pat rengiami pagal Aprašo 6, 7 punktų reikalavimus, pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu ir siunčiami Dokumentų valdymo poskyriui registruoti ir toliau tvarkyti. Prireikus padalinių siunčiami dokumentai gali būti derinami „Avilyje“ kitų padalinių vadovų.
1.10. Pakeičiu 81.1 papunktį ir jį išdėstau taip:
„81.1. Vidaus susirašinėjimo dokumentai (tarnybiniai pranešimai, prašymai, sutikimai ir pan.), adresuoti Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovams, susirašinėjimo tarp padalinių dokumentai rengiami, derinami ir toliau tvarkomi, naudojant „Avilio“ šablonus, pasirašomi „Avilio“ priemonėmis, registruojami vieną kartą kaip vidaus dokumentai. Vidaus susirašinėjimui nenaudojami blankai.“.
1.11. Pakeičiu 81.3 papunktį ir jį išdėstau taip:
„81.3. Įstaigų vadovų dokumentai (prašymai, veiklos ataskaitos ir kt.), adresuoti Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovams, rengiami, derinami ir toliau tvarkomi, naudojant „Avilio“ šablonus. Pasirašomi „Avilio“ priemonėmis, registruojami Savivaldybės administracijos vidaus dokumentų registruose.“.
1.12. Pakeičiu 83 punktą ir jį išdėstau taip:
1.14. Pakeičiu 86.2 papunktį ir jį išdėstau taip:
1.15. Pakeičiu 87, 88 punktus ir juos išdėstau taip:
„87. Derinamo projekto teksto turinį tvarkyti (taisyti tekstą) turi teisę tik Teisės ir viešosios tvarkos skyriaus ir Dokumentų valdymo poskyrio atsakingi specialistai. Kiti darbuotojai arba derinantys asmenys, derindami projektą, savo pastabas rašo pastabų laukelyje.
88. Jei projektą derinantis asmuo turi pastabų dėl derinamo projekto, tačiau rengėjas su jomis nesutinka ir vis tiek teikia projektą Tarybai, projektą derinantis asmuo turi savo nuomonę išreikšti „Avilio“ lauke „Pastabos“ ir projektą derinti „neigiamai“. Asmuo, projektą suderinęs neigiamai, turi „Avilio“ administratoriui (E. plėtros skyriaus specialistui) el. paštu patvirtinti, kad galimas tolesnis derinimas.“.
1.16. Pakeičiu 90, 91, 92 punktus ir juos išdėstau taip:
„90. Sprendimų projektai Teisės ir viešosios tvarkos skyriui ir Dokumentų valdymo poskyrio vyriausiajam specialistui (kalbos tvarkytojui) turi būti pateikti derinti ne vėliau kaip likus 2 darbo dienoms, o projektai, kuriais tvirtinami nuostatai, taisyklės, tvarkos aprašai, sutartys, programos ir kt. (didelės apimties), ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki paskutinės sprendimų projektų pateikimo Sekretoriatui dienos.
91. Kalbos tvarkytojų ištaisytą tekstą rengėjas įkelia „Avilio“ priemonėmis („Įtraukti dokumento turinio kopiją“) ir siunčia pakartotinai derinti. Jeigu derinimo proceso metu atsiranda taisymų ar pastabų, rengėjas projektą pataiso ar papildo ir derinimo procesą pradeda iš naujo (išskyrus Aprašo 88 punkte numatytus atvejus).
1.17. Pakeičiu 94 punktą ir jį išdėstau taip:
„94. Į Tarybos posėdžio darbotvarkės projektą įrašomi tik tie sprendimų projektai, kurie atitinka Panevėžio miesto savivaldybės tarybos veiklos reglamento ir šio Aprašo reikalavimus. Netinkamai įformintas sprendimo projektas grąžinamas rengėjui. Rengėjas atsako už teikiamo sprendimo projekto turinio teisingumą, jo formato atitiktį dokumentų rengimo reikalavimams, projekto derinimo procedūrą.“.
1.18. Pakeičiu 98 punktą ir jį išdėstau taip:
„98. Savivaldybės mero potvarkiai, administracijos direktoriaus įsakymai rengiami elektroninio dokumento formatu, derinami „Avilyje“, pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu. Savivaldybės mero potvarkius rengia Sekretoriatas, skyrių vedėjai, valstybės tarnautojai. Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus rengia skyrių vedėjai, valstybės tarnautojai ir darbuotojai.“.
1.19. Pakeičiu 100 punktą ir jį išdėstau taip:
1.20. Pakeičiu 100.3 papunktį ir jį išdėstau taip:
1.21. Pakeičiu 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108 punktus ir juos išdėstau taip:
„102. Savivaldybės mero potvarkių ir administracijos direktoriaus įsakymų projektų tekstus gali redaguoti tik Dokumentų valdymo poskyrio atsakingi specialistai. Kiti derinantieji savo siūlomus pataisymus gali įrašyti tik pastabose.
103. Savivaldybės mero potvarkius ir administracijos direktoriaus įsakymus kasmetinių ir tikslinių atostogų klausimais derina Vidaus administravimo skyriaus vedėjas. Savivaldybės mero potvarkius ir administracijos direktoriaus įsakymus personalo, komandiruočių klausimais derina Vidaus administravimo skyriaus vedėjas ir pagal poreikį – Teisės ir viešosios tvarkos skyriaus specialistai.
104. Potvarkiai ir įsakymai derinami ne ilgiau kaip 3 darbo dienas. Potvarkiai ir įsakymai, kuriais tvirtinami nuostatai, taisyklės, tvarkos aprašai ir kt. dokumentai, derinami ne ilgiau kaip 5 darbo dienas.
105. Kalbos tvarkytojų ištaisytą tekstą rengėjas įkelia „Avilio“ priemonėmis („Įtraukti dokumento turinio kopiją“) ir siunčia pakartotinai. Jeigu derinimo procese atsiranda taisymų ar pastabų, rengėjas projekte įrašo pataisymus ar papildymus ir derinimo procesą pradeda iš naujo.
106. Suderintą ir suformuotą pasirašyti potvarkį rengėjas siunčia pasirašyti Savivaldybės merui, įsakymą – administracijos direktoriui.
107. Rengėjas atsako už teikiamo pasirašyti, registruoti ir toliau tvarkyti potvarkio ar įsakymo teisingumą, jo formato atitiktį dokumentų rengimo reikalavimams, projekto derinimo procedūros nuoseklumą.
1.22. Pakeičiu 112 punktą ir jį išdėstau taip:
1.23. Pakeičiu 114, 115, 116, 117, 118, 119 punktus ir juos išdėstau taip:
„114. Savivaldybės darbuotojų parengti, tiesioginio vadovo suderinti ir po derinimo darbuotojo pasirašyti prašymai perduodami Dokumentų valdymo poskyriui registruoti.
115. Prašymai vykti į komandiruotę savo automobiliu turi būti suderinti Ūkio ir eksploatavimo poskyrio vedėjo.
116. Savivaldybės administracijos padalinių vadovų ir darbuotojų, kurių veiklą kuruoja administracijos direktoriaus pavaduotojai, prašymai turi būti suderinti atitinkamo administracijos direktoriaus pavaduotojo pagal kuruojamą sritį.
117. Derinimas nuoseklus, rengėjas, gavęs neigiamai suderintą įsakymą, privalo jį pataisyti pagal pastabas ir teikti pakartotinai.
118. Vidaus susirašinėjimo dokumentai, reikalui esant, turi būti suderinti atitinkamą sritį kuruojančio administracijos direktoriaus pavaduotojo, Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjo ar kt.
119. Dokumentų valdymo poskyris, užregistravęs vidaus dokumentus, perduoda juos Savivaldybės merui, administracijos direktoriui ar atitinkamo padalinio vadovui rezoliucijai įrašyti. Savivaldybės administracijos darbuotojų prašymus, struktūrinių padalinių vedėjų tarnybinius pranešimus personalo organizavimo ir valdymo klausimais (išskyrus dėl priėmimo ir atleidimo) perduoda Vidaus administravimo skyriaus vedėjui įrašyti rezoliuciją, žodžiu suderintą su Savivaldybės administracijos direktoriumi.“.
2. P a v e d u Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių vedėjams su šiuo įsakymu supažindinti pavaldžius darbuotojus.
3. N u s t a t a u, kad šis įsakymas: