LIETUVOS RESPUBLIKOS ŽEMĖS ŪKIO MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL ŽEMĖS ŪKIO MINISTERIJOS SUDARYTŲ VALSTYBĖS REZERVO MATERIALINIŲ IŠTEKLIŲ ATSARGŲ REZERVAVIMO SUTARČIŲ VYKDYMO PRIEŽIŪROS IR VALSTYBĖS REZERVO MATERIALINIŲ IŠTEKLIŲ ATSARGŲ SAUGOJIMO SĄLYGŲ TIKRINIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2024 m. birželio 6 d. Nr. 3D-446
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos valstybės rezervo įstatymo 17 straipsnio 1 dalies 6 punktu, 181 straipsniu ir vykdydamas Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. rugsėjo 15 d. nutarimu
Nr. 1120 „Dėl Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos nuostatų patvirtinimo“, 14.8 papunktį,
t v i r t i n u Žemės ūkio ministerijos sudarytų valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo sutarčių vykdymo priežiūros ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų tikrinimo tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos žemės ūkio
ministro 2024 m. birželio 6 d.
įsakymu Nr. 3D-446
ŽEMĖS ŪKIO MINISTERIJOS SUDARYTŲ VALSTYBĖS REZERVO MATERIALINIŲ IŠTEKLIŲ ATSARGŲ REZERVAVIMO SUTARČIŲ VYKDYMO PRIEŽIŪROS IR VALSTYBĖS REZERVO MATERIALINIŲ IŠTEKLIŲ ATSARGŲ SAUGOJIMO SĄLYGŲ TIKRINIMO TVARKOS APRAŠAS
I Skyrius
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Žemės ūkio ministerijos sudarytų valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo sutarčių vykdymo priežiūros ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų tikrinimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos (toliau – ministerija) su tiekėjais sudarytų valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo sutarčių (toliau – rezervavimo sutartis) vykdymo priežiūros ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų tikrinimų organizavimo, vykdymo ir rezultatų įforminimo tvarką.
2. Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės rezervo įstatymu, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. vasario 22 d. nutarimu Nr. 200 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės rezervo įstatymo įgyvendinimo“.
3. Apraše vartojamos sąvokos:
3.1. Kompetentinga institucija – biudžetinė įstaiga, kurioje Žemės ūkio ministerija įgyvendina savininko teises ir pareigas ir kuriai ši ministerija, vadovaudamasi Valstybės rezervo įstatymo 17 straipsnio 2 dalimi, paveda valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo sutarčių vykdymo priežiūrą ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų patikrinimo vykdymą.
3.2. Neplaninis valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tikrinimas (toliau – neplaninis tikrinimas) – tiekėjo galimybės užtikrinti valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo sutartyje nustatyto kiekio ir rūšies valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tiekimą ir jų pristatymą per rezervavimo sutartyje nustatytą terminą įvertinimas, įskaitant valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų patikrinimą, atliekamas ministerijos ar kompetentingos institucijos iniciatyva, pavedus ministerijos kancleriui ar kompetentingos institucijos vadovui Aprašo 16 punkte nustatytais atvejais.
3.3. Planinis valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tikrinimas (toliau – planinis tikrinimas) – tiekėjo galimybės užtikrinti valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo sutartyje nustatyto kiekio ir rūšies valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tiekimą ir jų pristatymą per rezervavimo sutartyje nustatytą terminą įvertinimas, įskaitant valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų patikrinimą, atliekamas pagal ministerijos kanclerio ar kompetentingos institucijos vadovo įsakymu patvirtintą tiekėjų sudarytomis valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo sutartimis prisiimtų įsipareigojimų metinį patikrinimų planą (toliau – Tikrinimų planas).
3.4. Tiekėjas – fizinis asmuo, privatusis ar viešasis juridinis asmuo, kita organizacija ar jų padalinys arba tokių asmenų grupė, įskaitant laikinas ūkio subjektų asociacijas, su kuriuo Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka sudaryta rezervavimo sutartis.
3.5. Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Valstybės rezervo įstatyme, Viešųjų pirkimų įstatyme, Viešojo administravimo įstatyme, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. vasario 22 d. nutarime Nr. 200 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės rezervo įstatymo įgyvendinimo“.
4. Ministerija, vadovaudamasi Valstybės rezervo įstatymo 17 straipsnio 2 dalimi, turi teisę kreiptis į kitas kompetentingas institucijas, kad jos Valstybės rezervo įstatymo 181 straipsnio ir šio Aprašo nustatyta tvarka atliktų su tiekėjais sudarytų rezervavimo sutarčių vykdymo priežiūros ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų planinius ir neplaninius tikrinimus.
5. Su tiekėjais sudarytų rezervavimo sutarčių vykdymo priežiūros ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų tikrinimai atliekami siekiant įvertinti rezervavimo sutartyje nustatytų įsipareigojimų laikymąsi ir užtikrinti tinkamas valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygas, vadovaujantis minimalios ir proporcingos priežiūros naštos bei nediskriminavimo principais.
6. Tiekėjo galimybės užtikrinti rezervavimo sutartyje nustatyto kiekio ir rūšies valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tiekimą ir jų pristatymą per rezervavimo sutartyje nustatytą terminą ir šių atsargų saugojimo sąlygų tikrinimai atliekami Valstybės rezervo įstatymo 181 straipsnio 1 dalyje nurodytu periodiškumu.
7. Tiekėjas, sudaręs rezervavimo sutartį, turi pareigą sudaryti visas galimybes tikrinimui atlikti ir pateikti su tikrinimu susijusius dokumentus, informaciją ar kitus faktinius duomenis, pagrindžiančius rezervavimo sutartyje nustatytų įsipareigojimų tinkamą vykdymą bei valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tinkamą saugojimą.
II SKYRIUS
TIKRINIMŲ ORGANIZAVIMAS
8. Su tiekėjais sudarytų rezervavimo sutarčių vykdymo priežiūra ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų saugojimo sąlygų tikrinimai atliekami vykdant planinius ir neplaninius tikrinimus.
9. Planiniai tikrinimai atliekami pagal Tikrinimų planą, kuris turi būti parengtas ir patvirtintas ministerijos kanclerio ar kompetentingos institucijos vadovo įsakymu iki einamųjų metų kovo 1 d. Tikrinimų plano keitimas galimas tik tuo atveju, kai yra motyvuotas ministerijos kanclerio ar kompetentingos institucijos vadovo sprendimas.
10. Tiekėjai, įtraukti į Tikrinimų planą, apie patvirtintą Tikrinimų planą ir jo pakeitimus ministerijos ar kompetentingos institucijos raštu, siunčiamu per Nacionalinę elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacinę sistemą (toliau – E. pristatymo sistema) arba elektroniniu paštu, informuojami individualiai ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po Tikrinimų plano patvirtinimo ar jo pakeitimo dienos.
11. Į Tikrinimų planą turi būti įtraukiami visi tiekėjai, su kuriais einamaisiais metais yra sudarytos rezervavimo sutartys. Planinis tikrinimas gali būti atliekamas ne anksčiau, kaip po su tiekėju sudarytoje rezervavimo sutartyje numatytos rezervavimo paslaugos teikimo pradžios. Tuo atveju, jeigu pagal einamaisiais metais su tiekėju sudarytą rezervavimo sutartį šis tiekėjas įsipareigojo rezervavimo paslaugas teikti pasibaigus einamiesiems metams, tuomet šis tiekėjas turi būti įtraukiamas į paskesnių metų Tikrinimų planą.
12. Tikrinimų plane nurodoma planuojamo tikrinimo laikotarpis (nurodant einamųjų metų atitinkamą ketvirtį), ministerijos ar kitos kompetentingos institucijos struktūrinio padalinio, atliekančio planinį tikrinimą, pavadinimas, numatomo tikrinti tiekėjo rekvizitai ir kita tikrinimui reikalinga informacija.
13. Planiniai tikrinimai atliekami Tikrinimų plane nurodytu laikotarpiu. Tiekėjas apie numatomą atlikti planinį tikrinimą informuojamas ministerijos ar kompetentingos institucijos raštu, siunčiamu per E. pristatymo sistemą, arba elektroniniu paštu, užtikrinant, kad tiekėjas būtų informuotas likus ne mažiau kaip 10 darbo dienų iki numatomo planinio tikrinimo pradžios, o jeigu numatoma atlikti dokumentų ir fizinį tikrinimą vietoje kartu, – iki fizinio tikrinimo vietoje pradžios.
Ministerijos ar kompetentingos institucijos rašte turi būti nurodomas numatomo atlikti planinio tikrinimo pagrindas, atlikimo terminas ir dalykas, taip pat ministerijai ar kompetentingai institucijai ne trumpiau kaip per 5 darbo dienas reikalingų pateikti dokumentų sąrašas, numatomo atlikti fizinio tikrinimo vietoje data ir laikas (jeigu numatyta atlikti) ir pridedamas Rezervavimo sutartyje nustatytų įsipareigojimų vykdymo ir valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tinkamo saugojimo klausimynas (1 priedas) (toliau – Klausimynas).
14. Neplaniniai tikrinimai atliekami ministerijos kancleriui ar kompetentingos institucijos vadovui raštu priėmus motyvuotą sprendimą atlikti neplaninį tikrinimą.
15. Neplaninio tikrinimo atveju motyvuotas sprendimas jį atlikti nurodomas ministerijos kanclerio ar kompetentingos institucijos vadovo pavedime dėl neplaninio tikrinimo atlikimo, kuris priimamas per 15 darbo dienų nuo Aprašo 16 punkte nurodytų aplinkybių atsiradimo dienos. Pavedime nurodoma:
15.3. tikrinimui atlikti paskirto (-ų) ministerijos ar kitos kompetentingos institucijos atstovo (-ų) pareigos, vardas (-ai) ir pavardė (-ės);
15.4. tikrinimo rūšis ir atlikimo būdas (dokumentų tikrinimas ar dokumentų ir fizinio tikrinimo vietoje vykdymas);
15.5. tiekėjo (-ų), kurio (-ių) atžvilgiu atliekamas (-i) neplaninis (-iai) tikrinimas (-ai), pavadinimas (-ai) ir sudarytos (-ų) rezervavimo sutarties (-ių) data (-os) ir registracijos numeris (-iai);
16. Neplaninis tikrinimas gali būti atliekamas:
16.1. gavus kito kompetentingo viešojo administravimo subjekto rašytinį motyvuotą prašymą ar pavedimą atlikti tiekėjo tikrinimą ar kitos valstybės kompetentingos institucijos prašymą;
16.2. gavus skundą ar įvertinus turimą informaciją ir kilus įtarimų dėl tiekėjo veiksmų ar neveikimo, dėl kurių gali būti neužtikrinamas rezervavimo sutartyje nustatytų įsipareigojimų vykdymas ar valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tinkamas saugojimas;
17. Tiekėjui apie numatomą vykdyti neplaninį tikrinimą turi būti pranešta ministerijos ar kompetentingos institucijos raštu, siunčiamu per E. pristatymo sistemą, arba elektroniniu paštu, per 3 darbo dienas nuo pavedimo atlikti neplaninį tikrinimą priėmimo dienos, prie rašto pridedant pavedimo kopiją (nuorašą), ir užtikrinant, kad tiekėjas būtų informuotas likus ne mažiau kaip 10 darbo dienų iki numatomo neplaninio tikrinimo pradžios, o jeigu numatoma atlikti dokumentų ir fizinį tikrinimą vietoje kartu, – iki fizinio tikrinimo vietoje pradžios.
Ministerijos ar kompetentingos institucijos rašte turi būti nurodomas ministerijai ar kompetentingai institucijai ne trumpiau kaip per 5 darbo dienas reikalingų pateikti dokumentų sąrašas, numatomo atlikti fizinio tikrinimo vietoje data ir laikas (jeigu numatyta atlikti) ir pridedamas Klausimynas.
18. Tiekėjo motyvuotu prašymu Aprašo 13 punkto antroje pastraipoje ir 17 punkto antroje pastraipoje nurodytas 5 darbo dienų terminas prašomiems dokumentams pateikti ministerijos ar kitos kompetentingos institucijos sprendimu vieną kartą gali būti pratęstas ne daugiau kaip 5 darbo dienoms. Tiekėjas, negalėdamas pateikti ministerijos ar kompetentingos institucijos prašytų pateikti dokumentų, patvirtinančių tiekėjo galimybę užtikrinti rezervavimo sutartyje nustatyto kiekio ir rūšies valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tiekimą ir pristatymą, taip pat šių atsargų tinkamą saugojimą, turi teisę pateikti kitus faktinius duomenis, patvirtinančius minėtas aplinkybes.
19. Jeigu atsiranda poreikis atlikti neplaninį tikrinimą, bet tiekėjas jau yra įtrauktas į Tikrinimų planą ir numatyta atlikti planinį tikrinimą, tokiu atveju atliekamas tik vienas planinis ar neplaninis tikrinimas, priklausomai nuo to, kuris tikrinimas gali būti suorganizuotas ir atliktas per trumpesnį laiką.
III SKYRIUS
TIKRINIMŲ VYKDYMAS IR REZULTATŲ ĮFORMINIMAS
20. Planiniai ir neplaniniai tikrinimai vykdomi atliekant dokumentų tikrinimą arba dokumentų ir fizinį tikrinimą vietoje kartu. Fizinio tikrinimo vykdymas vietoje kartu su dokumentų tikrinimu vykdomas tada, kai iš tiekėjo pateiktos informacijos, dokumentų ar kitų duomenų (arba tiekėjas tokių duomenų pateikti negali) nėra galimybės nustatyti, ar tiekėjas galės įvykdyti sutartinius įsipareigojimus ir (ar) įvertinti valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tinkamą saugojimą, arba esant kitoms aplinkybėms, dėl kurių tikslinga tokį tikrinimą atlikti.
21. Tuo atveju, jeigu gavus iš tiekėjo prašytus pateikti dokumentus, informaciją ir kitus faktinius duomenis nusprendžiama, kad yra tikslinga atlikti ne tik dokumentų tikrinimą, tačiau ir fizinį tikrinimą vietoje, – tiekėjas apie tokį sprendimą informuojamas Aprašo 13 ar 17 punkte, priklausomai nuo to, koks tikrinimas numatomas atlikti, nustatyta tvarka.
22. Fizinis tikrinimas vietoje atliekamas dalyvaujant tiekėjui arba jo atstovui. Jeigu tiekėjas arba jo atstovas tikrinimo metu žodžiu ar raštu pateikia pastabų, duomenų ar dokumentų, tai turi būti pažymima Valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų rezervavimo paslaugos užtikrinimo tikrinimo akte (2 priedas) (toliau – Tikrinimo aktas) ir šios pastabos, duomenys ar dokumentai pridedami prie Tikrinimo akto.
23. Jeigu dokumentų tikrinimo arba fizinio tikrinimo vietoje metu nustatoma, kad tikrinimui atlikti yra reikalinga papildoma informacija ar dokumentai, tikrinimą atliekantys ministerijos ar kompetentingos institucijos atstovai turi teisę prašyti, kad tiekėjas pateiktų papildomą informaciją ar reikiamus dokumentus.
24. Ministerijos ar kompetentingos institucijos atstovai, atliekantys planinį ar neplaninį dokumentų ir fizinį tikrinimą vietoje, šio tikrinimo pradžioje turi prisistatyti tiekėjui arba jo atstovui, nurodyti, kokius dokumentus ir (ar) objektus planuoja tikrinti, pateikti teisės aktų nustatyta tvarka patvirtintą sprendimo atlikti tikrinimą kopiją (Tikrinimų planą arba pavedimą dėl neplaninio tikrinimo atlikimo), pristatyti tikrinimo tikslą ir trukmę.
25. Planinis tikrinimas turi būti atliktas iki Tikrinimų plane nurodyto laikotarpio pabaigos, o neplaninis tikrinimas iki Pavedime nurodyto termino pabaigos.
26. Atlikdami planinį ar neplaninį tikrinimą, ministerijos ar kitos kompetentingos institucijos atstovai turi teisę:
26.2. atliekant fizinį tikrinimą vietoje, įeiti į tikrinamo tiekėjo teritoriją (patalpas) darbo metu, tikrinti dokumentus, apskaitos registrus bei kitus tikrinimui reikalingus informacijos šaltinius, laikydamiesi įstatymų nustatytos tvarkos užfiksuoti faktines aplinkybes naudojantis techninėmis priemonėmis (jeigu yra toks poreikis);
27. Planinio ir neplaninio tikrinimo atveju, gavus tiekėjo pateiktą informaciją, dokumentus ir kitus faktinius duomenis, taip pat atlikus fizinį tikrinimą vietoje (jeigu buvo atliekama), vertinama:
27.2. valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų laikymo, saugojimo ir rezervavimo vieta ir statinių, kuriuose šios atsargos saugomos, atitiktis teisės aktuose nustatytiems saugomų valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų kokybės, saugumo ir panaudojimo galimybių reikalavimams;
27.3. rezervuotų valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų supakavimo, ženklinimo atitiktis teisės aktuose nustatytiems ir rezervavimo sutartyje nurodytiems reikalavimams, taip pat šių atsargų tinkamumas vartoti (galiojimo laikas);
27.4. ar rezervuotos valstybės rezervo materialinių išteklių atsargos yra įtrauktos į finansinę apskaitą ir apskaitytas šių atsargų kiekis atitinka faktiškai rezervuotą jų kiekį;
28. Planinis ir neplaninis tikrinimas užbaigiamas surašant Tikrinimo aktą, kuriame nurodomos tikrinimo metu nustatytos aplinkybės ir kiti reikšmingi faktai, įvardijami nustatyti trūkumai ir (ar) pažeidimai, tikrinimo išvados, įpareigojimai ir (ar) rekomendacijos, terminas trūkumams ir (ar) pažeidimams, jeigu tokie nustatyti, pašalinti bei tikrinimą atlikusių ministerijos ar kompetentingos institucijos atstovų ir kitų tikrinime dalyvavusių (jeigu tokių buvo) asmenų pareigos, vardai, pavardės ir parašai.
29. Tikrinimo metu surašomas Tikrinimo aktas turi būti pildomas aiškiai, įskaitomai ir tvirtinamas juos surašiusių ministerijos ar kompetentingos institucijos atstovų, taip pat tikrinime dalyvavusių (jeigu tokių buvo) asmenų parašais. Tikrinimo metu surašytas Tikrinimo aktas registruojamas pagal žemės ūkio ministro ar kompetentingos institucijos vadovo tvirtinamą dokumentacijos planą ir saugomas nustatyta tvarka.
iV Skyrius
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
31. Už tinkamą planinio ir neplaninio tikrinimo atlikimą ir rezultatų įforminimą atsako tikrinimą atlikę ir dokumentus surašę ministerijos ar kompetentingos institucijos atstovai.
32. Ministerija privalo vienašališkai nutraukti rezervavimo sutartį su tiekėju, kuris per ministerijos ar kompetentingos institucijos nustatytą terminą nepateikia dokumentų ir (arba) faktinių duomenų, patvirtinančių tiekėjo galimybę užtikrinti rezervavimo sutartyje nustatyto kiekio ir rūšies valstybės rezervo materialinių išteklių atsargų tiekimą ir jų pristatymą per rezervavimo sutartyje nustatytą terminą, ir neprašo pratęsti termino reikalingiems dokumentams ar kitiems faktiniams duomenims pateikti arba, pratęsus terminą, nepateikia reikiamų dokumentų ir (arba) faktinių duomenų, arba pateikia dokumentus ir (arba) faktinius duomenis, kurie nepatvirtina tiekėjo galimybės užtikrinti tiekimą ir pristatymą.