ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2009-02-27 ĮSAKYMO NR. DV-148 „DĖL ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLIŲ TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2021 m. gruodžio 20 d. Nr. DV-1397
Alytus
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir audito įstatymo 4 straipsnio 2 dalimi, Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje “, 8 ir 9 punktais,
p a k e i č i u Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisykles, patvirtintas Alytaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2009 m. vasario 27 d. įsakymo Nr. DV-148 „Dėl Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklių tvirtinimo“ 1 punktu, ir jas išdėstau nauja redakcija (pridedama).
Šis įsakymas gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka ir pagrindais.
PATVIRTINTA
Alytaus miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2009 m. vasario 27 d.
įsakymu Nr. DV-148
(Alytaus miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2021 m. gruodžio 20 d.
įsakymo Nr. DV-1397
redakcija)
ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklės (toliau – taisyklės) reglamentuoja finansų kontrolės sistemos organizavimą Alytaus miesto savivaldybės administracijoje (toliau – savivaldybės administracija), valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), atliekančių finansų kontrolę, pareigas ir atsakomybę.
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu ir Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 patvirtinto Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo 8 ir 9 punktais, atsižvelgiant į savivaldybės administracijos organizacinę struktūrą, strateginius tikslus, veiklos pobūdį ir ypatumus, veiklos riziką, apskaitos ir informacinę sistemą, turto apsaugos būklę ir kt.
4. Siekdami užtikrinti patikimą savivaldybės administracijos finansų valdymą ir apskaitą, tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, finansų kontrolės sistemos efektyvumą, visi savivaldybės administracijos darbuotojai privalo laikytis šių taisyklių.
II SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS TIKSLAI IR VEIKSMINGUMO KRITERIJAI
6. Finansų kontrolė – tai vidaus kontrolės sistemos dalis, kuria siekiama užtikrinti ūkinės veiklos teisėtumą ir patikimo finansų valdymo principų – ekonomiškumo, efektyvumo, rezultatyvumo bei skaidrumo – laikymąsi savivaldybės administracijoje.
7. Finansų kontrolės, kaip vidaus kontrolės sistemos dalies, pagrindiniai tikslai yra užtikrinti, kad:
7.1. savivaldybės, valstybės biudžeto asignavimai, Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų finansiniai ištekliai būtų naudojami efektyviai, ekonomiškai, rezultatyviai, skaidriai, tikslingai ir patikimai;
7.2. savivaldybės turto ir valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto valdymas, naudojimas bei disponavimas juo būtų vykdomas teisės aktų nustatyta tvarka, turtas būtų apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo ir kitos veikos;
7.3. būtų laiku gaunama finansinė informacija, sudaromi tikslūs biudžeto vykdymo ir finansinių ataskaitų rinkiniai, konsoliduotasis savivaldybės finansinių ataskaitų rinkinys;
III SKYRIUS
PAGRINDINIAI FINANSŲ KONTROLĖS REIKALAVIMAI
9. Darbuotojų, atliekančių finansų kontrolės procedūras, pagrindinės pareigos, finansų kontrolės atsakomybė turi būti aprašomos jų pareigybių aprašymuose ir (arba) šiose taisyklėse.
10. Finansų kontrolės procedūros turi būti atliekamos ir tvirtinamos tik darbuotojų, veikiančių pagal jiems nustatytą kompetenciją, parašais VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis arba kvalifikuotu elektroniniu parašu.
12. Turi būti užtikrintas tinkamas pareigų atskyrimas, t. y. vienas darbuotojas negali tuo pačiu metu būti atsakingas už ūkinės operacijos arba sprendimo dėl savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo arba įsipareigojimų tretiesiems asmenims tvirtinimą, vykdymą ir apskaitą.
13. Turi būti nustatyti administracijos rizikos veiksniai, t. y. aplinkybės, galinčios daryti neigiamą poveikį institucijos veiklai, rizikos veiksnių valdymas (kontrolės procedūros rizikos veiksniams ir rizikai sumažinti) ir toleruojama rizika. Toleruojama rizika – tai rizika, kurią valdyti nėra poreikio ar galimybės. Paprastai toleruojama rizika yra maža rizika arba rizika, kurios valdymo sąnaudos nėra adekvačios pačiai rizikai.
14. Turi būti tinkamas informacijos perdavimas ir kaupimas, kuris yra vienas svarbiausių administracijos veiklos ir kontrolės užtikrinimo prielaidų. Administracijos direktoriaus gebėjimui priimti reikiamus sprendimus turi įtakos informacijos kokybė. Informacija turi būti aiški, suprantama, patikima, naudinga ir perduodama laiku. Administracijos direktorius turi nustatyti, kokia informacija reikalinga ir kokiu būdu ar periodiškumu pateikiama atitinkamiems sprendimams priimti.
IV SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS RŪŠYS
17. Atliekant kontrolę laikomasi tokio nuoseklumo:
17.1. Išankstinė (įspėjamoji) finansų kontrolė – kontrolė, atliekama priimant arba atmetant sprendimus, susijusius su finansinių išteklių panaudojimu, įsipareigojimais tretiesiems asmenims, valstybės ir savivaldybės turto panaudojimu. Administracijos direktorius sprendimus priima tik tada, kai juos patvirtina atsakingas už išankstinę kontrolę darbuotojas. Išankstinės kontrolės metu nustatomas įsipareigojimo arba sandorio tikslingumas, ar lėšos tam tikram tikslui patvirtintos atitinkamos programos sąmatoje, ar jų tam pakanka. Išankstinės kontrolės paskirtis – neleisti neracionaliai naudoti lėšų, materialinių vertybių ir turto, išlaidų poreikį ir galimybes įvertinti atsižvelgus į realias biudžeto surinkimo pajamas, kiek yra pajamų ir kiek galima daryti išlaidų.
17.2. Einamoji (operatyvinė) finansų kontrolė – ūkinių operacijų metu, lėšų naudojimo metu atliekama kontrolė. Jos paskirtis – atskirti ūkinių operacijų tvirtinimo, vykdymo, įtraukimo į apskaitą ir turto saugojimo funkcijas, siekiant užtikrinti, kad tinkamai ir laiku būtų vykdomi savivaldybės institucijų sprendimai dėl finansinių išteklių, savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims, kad lėšos ir materialinės vertybės būtų naudojamos pagal paskirtį, tinkamai saugomos ir įtraukiamos į apskaitą.
17.3. Paskesnioji finansų kontrolė – kontrolė po savivaldybės institucijų sprendimų dėl savivaldybės turto arba valstybės perduoto naudoti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims vykdymo (po ūkinių operacijų atlikimo ir įforminimo), kurios metu tikrinama, kaip yra atlikti veiksmai. Jos paskirtis – patikrinti, ar teisėtai ir pagal paskirtį naudojami finansiniai ištekliai, materialinės ir nematerialinės vertybės, ar nebuvo teisės aktų, vadovų nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimų. Paskesnioji finansų kontrolė numato priemones jos metu nustatytiems trūkumams pašalinti. Paskesniosios finansų kontrolės negali atlikti valstybės tarnautojas arba darbuotojas, atsakingas už išankstinę finansų kontrolę.
V SKYRIUS
IŠANKSTINĖ FINANSŲ KONTROLĖ
18. Vykdydamas išankstinę (įspėjamąją) finansų kontrolę:
18.1. Finansų ir investicijų skyriaus vedėjas užtikrina, kad būtų vertinama savivaldybės finansinė padėtis, vykdoma nuolatinė biudžeto lėšų panaudojimo kontrolė, savivaldybės strateginio veiklos plano įgyvendinimas bei tęstinumas, pasirengimas Europos Sąjungos struktūrinių fondų paramai gauti ir atsako už tai, kad:
18.1.2. paraiškos Valstybės investicijų programos lėšoms gauti Lietuvos Respublikos ministerijoms būtų parengtos tinkamai ir nustatytais terminais;
18.1.4. savivaldybės biudžeto pajamų dalis būtų planuojama pagal Lietuvos Respublikos Seimo patvirtintus savivaldybių biudžetų finansinius rodiklius ir atsižvelgiant į Valstybinės mokesčių inspekcijos prognozuojamas surinkti pajamas, praeito ir einamojo laikotarpio vietinių rinkliavų ir kitų pajamų surinkimą;
18.1.5. parengtas pirminis savivaldybės biudžeto projektas būtų subalansuotas, atitiktų normatyvus ir galiojančius teisės aktus, o papildoma medžiaga informatyvi ir teisinga;
18.1.6. savivaldybės biudžeto lėšos, pervedamos asignavimų valdytojams pagal jų pateiktas paraiškas lėšoms gauti, neviršytų patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų ir būtų atsižvelgta į pajamų plano vykdymą;
18.1.7. savivaldybės konsoliduotųjų finansinių ataskaitų rinkinys būtų parengtas vadovaujantis viešojo sektoriaus apskaitos ir atskaitomybės standartais viešojo sektoriaus apskaitos konsoliduotoje informacinėje sistemoje konsolidavimo kalendoriuje nustatytais terminais;
18.1.8. būtų užtikrintas Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų pritraukimas investiciniams projektams finansuoti;
18.1.10. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.1.11. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.2. Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjas užtikrina įstatymų nustatyta tvarka visų administracijos lėšų apskaitos tvarkymo pagal VSAFAS organizavimą , racionalaus ir taupaus darbo, materialinių ir finansinių išteklių naudojimo kontrolę ir atsako už tai, kad:
18.2.2. vykdomų pirkimų lėšos yra numatytos patvirtintose Strateginio veiklos plano programų priemonėse ir jų pakaks;
18.2.3. lėšos mokėjimams pagal direktoriaus įsakymus, mero potvarkius, tarybos sprendimus yra numatytos programų priemonėse ir jų pakaks;
18.2.4. savivaldybės administracijos darbo užmokesčio fondas planuojamas vadovaujantis galiojančiais teisės aktais;
18.3. Turto valdymo ir verslo skyriaus vedėjas užtikrina valstybės ir savivaldybės politikos turto valdymo ir privatizavimo, smulkaus ir vidutinio verslo plėtros skatinimo srityje įgyvendinimą, savivaldybės nuosavybės ir patikėjimo teise valdomo turto (išskyrus žemę) naudojimą ir disponavimą juo ir atsako už tai, kad:
18.3.1. vidaus teisės aktai, susiję su savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto valdymu, naudojimu bei disponavimu juo, būtų parengti tinkamai ir laiku, dokumentai įforminti teisės aktų nustatyta tvarka;
18.3.2. metinė turto inventorizacija atliekama, vadovaujantis Lietuvos Respublikos nutarimu patvirtintose Inventorizacijos taisyklėse ir vidaus teisės aktuose nustatyta tvarka;
18.3.3. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.3.4. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.4. Miesto ūkio skyriaus vedėjas užtikrina nepertraukiamą miesto infrastruktūros objektų priežiūrą ir administravimą, miesto rekreacinės teritorijos inžinerinį aprūpinimą, dalyvavimą rengiant miesto bendrąjį, detaliuosius planus, kitus perspektyvinio planavimo dokumentus ir atsako už tai, kad:
18.4.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.5. Statybos skyriaus vedėjas užtikrina tinkamą miesto infrastruktūros objektų rekonstrukcijos ir plėtros planavimą ir įgyvendinimą, dalyvavimą rengiant miesto bendrąjį, specialiuosius ir detaliuosius planus, žemės sklypų planus ir kitus perspektyvinio planavimo dokumentus ir atsako už tai, kad:
18.5.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.6. Architektūros, urbanistikos ir žemėtvarkos skyriaus vedėjas užtikrina, kad savivaldybės teritorijos planuojamos ir teritorijų planavimo dokumentai rengiami ir įgyvendinami Lietuvos Respublikos teritorijų planavimo įstatymo ir jo įgyvendinamųjų teisės aktų nustatyta tvarka, vadovaujantis Savivaldybės tarybos patvirtintu bendruoju savivaldybės planu ar atskirų jos dalių bendraisiais planais bei kitais teisės aktais, reglamentuojančiais teritorijų planavimo bei pertvarkymo procesus, taip pat tų dokumentų įgyvendinimą ir atsako už tai, kad:
18.6.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.7. Švietimo ir sporto skyriaus vedėjas užtikrina valstybės ir savivaldybės švietimo, sporto ir sveikos gyvensenos politikos įgyvendinimą savivaldybėje ir atsako už tai, kad:
18.7.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.7.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.8. Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas užtikrina administracijos vykdomų viešųjų pirkimų sistemos funkcionavimą, atitinkantį teisės aktų reikalavimus, ir atsako už tai, kad:
18.8.3. visi pirkimai vykdomi pagal administracijos direktoriaus įsakymu patvirtintą Pirkimų planą, išskyrus tuos atvejus, kai nustatoma, kad pirkimas yra mažos vertės, ir pirkimo iniciatorius nelaukdamas Pirkimų plano pakeitimo gali pradėti vykdyti pirkimo procedūras;
18.9. Informacinių ir ryšių technologijų skyriaus vedėjas užtikrina, kad savivaldybės administracijos veikla būtų vykdoma diegiant pažangias informacines ir telekomunikacines technologijas, būtų sukurta ir plėtojama bendra administracijos informacinė sistema, integruojama su kitomis informacinėmis sistemomis, ir atsako už tai, kad:
18.9.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.10. Civilinės metrikacijos skyriaus vedėjas užtikrinta civilinės būklės aktų registravimą ir gyvenamosios vietos deklaravimą Alytaus mieste, duomenų teikimą Gyventojų registrui ir atsako už tai, kad:
18.10.1. lėšos valstybinėms (perduotoms savivaldybėms) funkcijoms vykdyti naudojamos ir už jas atsiskaitoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos patvirtintomis metodikomis;
18.11. Vidaus administravimo skyriaus vedėjas užtikrina administracinių paslaugų teikimą ir asmenų aptarnavimą, efektyvų savivaldybės dokumentų valdymą ir kontrolę ir atsako už tai, kad:
18.11.1. lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) archyvinių dokumentų tvarkymo funkcijai atlikti planuojamos, naudojamos ir už jas atsiskaitoma vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento patvirtinta metodika;
18.11.2. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.12. Teisės skyriaus vedėjas užtikrina, kad savivaldybės administracija teisinėmis priemonėmis įgyvendintų teisės aktuose įtvirtintus tikslus ir uždavinius, jai suteiktas teises ir įgaliojimus, ir atsako už tai, kad:
18.12.2. lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) pirminės teisinės pagalbos teikimo funkcijai atlikti apskaičiuojamos, naudojamos ir už jas atsiskaitoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos patvirtinta metodika;
18.12.3. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.12.4. visi administracijos rengiami dokumentai, kuriuos vizuoja Teisės skyriaus darbuotojai, neprieštarauja galiojantiems teisės aktams;
18.13. Vidaus ūkio skyriaus vedėjas užtikrina savivaldybės administracijos patalpų ir transporto tinkamą priežiūrą, darbuotojų aprūpinimą darbo priemonėmis, reprezentaciją Lietuvoje ir atsako už tai, kad:
18.13.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.14. Komunikacijos skyriaus vedėjas užtikrina, kad būtų formuojamas teigiamas Alytaus miesto įvaizdis, visuomenės įtraukimas į viešųjų sprendimų priėmimą, kitų miesto įvaizdžio formavimo priemonių inicijavimą ir vykdymą, reprezentaciją užsienyje ir atsako už tai, kad:
18.14.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatų projektai būtų parengti tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.15. Aplinkos apsaugos skyriaus vedėjas užtikrina, kad būtų gerinama miesto aplinkos kokybė, kuriama sveika gyvenamoji aplinka, įgyvendinami miesto darnios plėtros principai ir atsako už tai, kad:
18.15.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.16. Kultūros skyriaus vedėjas užtikrina valstybės ir vietos savivaldos kultūros politikos įgyvendinimą, dalyvavimą formuojant ir įgyvendinant regiono kultūros politiką ir atsako už tai, kad:
18.16.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.16.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.17. Socialinės paramos skyriaus vedėjas užtikrina tinkamą valstybinės ir savivaldybės tarybos formuojamos socialinės politikos įgyvendinimą, socialinės paramos savivaldybės teritorijoje organizavimą ir administravimą, socialinių paslaugų infrastruktūros plėtrą ir atsako už tai, kad:
18.17.1. lėšos valstybinėms (perduotoms savivaldybei) ir valstybinėms funkcijoms vykdyti planuojamos, naudojamos ir atsiskaitoma už jas vadovaujantis Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos patvirtintomis metodikomis ir sutartimis, sudarytomis su Socialinių įstaigų priežiūros ir Neįgaliųjų reikalų departamentais;
18.17.2. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.17.3. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.18. Viešosios tvarkos skyriaus vedėjas užtikrina nusikaltimų ir teisės pažeidimų prevencijos programų rengimą, nustatytos viešosios tvarkos savivaldybės teritorijoje saugojimo organizavimą, savivaldybės tarybos priimtų sprendimų, reglamentuojančių viešąją tvarką, vykdymą ir kontrolę ir atsako už tai, kad:
18.18.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.18.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.19. Vyriausiasis specialistas (kalbos tvarkytojas) užtikrina valstybinės kalbos vartojimo ir taisyklingumo savivaldybės teritorijoje kontrolę, savivaldybės teisės aktų projektų redagavimą ir atsako už tai, kad lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) valstybinės kalbos vartojimo ir taisyklingumo kontrolės funkcijai atlikti yra apskaičiuojamos, naudojamos ir atsiskaitoma už jas vadovaujantis Valstybinės kalbos inspekcijos patvirtinta metodika.
18.20. Vyriausiasis specialistas (savivaldybės gydytojas) užtikrina tinkamą asmens ir visuomenės sveikatos priežiūrą savivaldybėje ir atsako už tai, kad:
18.20.1. savivaldybės gydytojo vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.20.2. vyriausiojo specialisto (savivaldybės gydytojo) vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.21. Vyriausiasis specialistas (jaunimo reikalų koordinatorius) užtikrina tinkamą jaunimo politikos savivaldybės teritorijoje administravimą ir įgyvendinimą ir atsako už tai, kad:
18.21.1. lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) jaunimo teisių apsaugos funkcijai atlikti planuojamos, naudojamos ir už jas atsiskaitoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos nustatyta tvarka;
18.21.2. jaunimo reikalų koordinatoriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.21.3. vyriausiojo specialisto (jaunimo reikalų koordinatoriaus) vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.22. Vyriausiasis specialistas (tarpinstitucinio bendradarbiavimo koordinatorius) užtikrina vaiko minimalios ir vidutinės priežiūros priemonių bei kitų pagalbos priemonių vaiko atstovams koordinuotai teikiamų paslaugų teikimo savivaldybėje koordinavimą.
18.23.Vyriausiasis specialistas (asmens duomenų apsaugos pareigūnas) užtikrina asmens duomenų apsaugą, savivaldybės ir jai pavaldžių įstaigų korupcijos pasireiškimo tikimybės nustatymo analizę ir apibendrinimo teikimą ir atsako už tai, kad:
18.23.1. asmens duomenų apsaugos pareigūno vykdomos Strateginio veiklos plano programų priemonės ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.24. Darbo grupės, sudarytos tam tikram projektui įgyvendinti, vadovas užtikrina projekto įgyvendinimą, vadovaujantis galiojančiais teisės aktais ir atsako už tai, kad:
18.24.2. pirkimai, susiję su projekto įgyvendinimu, yra reikalingi, atitinka projekto veiklos rūšis ir neviršija patvirtintų asignavimų;
18.24.3. lėšos naudojamos tik projekte numatytoms veiklos rūšims, vadovaujantis galiojančiais teisės aktais;
18.25. Strateginio veiklos plano programų koordinatoriai užtikrina koordinuojamos programos tikslų ir jų išdėstymo prioriteto tvarka nustatymą, uždavinių suformulavimą, priemonių numatymą, rezultato ir produkto vertinimo kriterijų suformulavimą, jų reikšmių nustatymą, priemonių į koordinuojamos programos projektą integravimą, visos programos dalių suderinamumą, loginį vientisumą ir atsako už tai, kad:
18.25.1. koordinuojamos programos priemonėms įgyvendinti reikalingos lėšos apskaičiuotos vadovaujantis teisės aktais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.25.2. būtų analizuojami koordinuojamos programos siekiami rezultatai ir lėšų naudojimo efektyvumas;
19. Administracijos darbuotojai, vykdydami išankstinę Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolę, derina ir tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu atitinkamus dokumentus, leidžiančius atlikti ūkinę operaciją, ir atsako už jų atitikimą galiojantiems teisės aktams.
20. Jeigu išankstinę finansų kontrolę vykdantis darbuotojas nustato, kad ūkinė operacija yra neteisėta arba kad jai atlikti nepakaks patvirtintų asignavimų, kad ūkinę operaciją patvirtinantys dokumentai yra netinkamai parengti, grąžina juos rengusiam darbuotojui. Nustatę šiuos faktus, asmenys, vykdantys išankstinę kontrolę, privalo atsisakyti pasirašyti ūkinės operacijos dokumentus ir nurodydami atsisakymo priežastis apie tai raštu pranešti administracijos direktoriui – jis gali atsisakyti tvirtinti ūkinę operaciją arba raštu nurodyti ją atlikti.
21. Asmenys, atlikdami išankstinę finansų kontrolę, turi teisę be atskiro vadovo nurodymo gauti iš savivaldybės administracijos darbuotojų raštiškus ir žodinius paaiškinimus dėl dokumentų ūkinei operacijai atlikti parengimo ir ūkinės operacijos atlikimo bei dokumentų kopijas.
VI SKYRIUS
EINAMOJI FINANSŲ KONTROLĖ
23. Einamoji finansų kontrolė apima:
23.1. ūkinės operacijos atlikimo terminų, kiekių ir kokybės patikrinimą (suteiktų paslaugų, nupirktų prekių kokybės ir sudarytų sutarčių, pateiktų ataskaitų ir kitų susijusių dokumentų atitikties patikrinimas);
24. Vykdydami einamąją (operatyvinę) finansų kontrolę:
24.1. Buhalterinės apskaitos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.1.1. visos ūkinės operacijos būtų įtrauktos į apskaitos registrus tik pagal pateiktus dokumentus, laiku ir tik vieną kartą;
24.1.2. apskaitos registrų likučiai kiekvieną mėnesį būtų sutikrinti su Žurnalo-didžiosios knygos likučiais;
24.1.3. turtas būtų pajamuojamas pagal sąskaitas faktūras, sutartis, perdavimo ir priėmimo, komplektavimo, iškomplektavimo aktus ir pan.;
24.1.4. darbo užmokestis ir su juo susijusios išmokos būtų apskaičiuotos pagal pateiktus dokumentus ir galiojančius teisės aktus;
24.1.5. kiekviena ūkinė operacija būtų priskirta lėšų šaltiniui, Strateginio veiklos plano programos, priemonei, valstybės funkcijai ir ekonominės klasifikacijos išlaidų straipsniui;
24.1.6. kiekvienai ūkinei operacijai būtų surašytas buhalterinis įrašas, priskiriant debeto ir kredito sąskaitas ir sumas;
24.1.7. visos gautos sąskaitos faktūros būtų sutikrintos su sutartimis, perdavimo ir priėmimo aktais (jeigu pagal sutartį tokie privalo būti), tiekėjų apklausos pažymomis (kai nesudaromos rašytinės sutartys). Tikrinamos sumos, rekvizitai, atsiskaitomosios sąskaitos, ar yra nurodyta visa reikiama informacija.;
24.1.8. visos biudžeto vykdymo ataskaitos būtų sutikrintos su biudžeto lėšų naudojimo sutartimis. Tikrinama su patvirtinta programos sąmata, pervestu finansavimu, kasinėmis išlaidomis ir buhalterinių dokumentų, pagrindžiančių lėšų panaudojimą, sąrašu, ar yra nurodyta visa reikiama informacija;
24.1.9. kiekvienas apskaitos dokumentas būtų patvirtintas VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu atsakingų asmenų, vykdančių einamąją kontrolę ir nurodyta visa reikiama informacija;
24.1.10. pagal darbuotojų, atsakingų už sutarčių vykdymą, pateiktą informaciją delspinigiai būtų apskaičiuoti;
24.2. Finansų ir investicijų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.2.1. visos ūkinės operacijos būtų įtrauktos į apskaitos registrus tik pagal pateiktus dokumentus, laiku ir tik vieną kartą;
24.2.2. biudžeto asignavimų valdytojų programų sąmatų projektai gauti nustatytais terminais ir pateikti apskaičiavimai yra pagrįsti;
24.2.4. Strateginio veiklos plano ir biudžeto pakeitimai būtų vykdomi pagal patvirtintus teisės aktus;
24.2.5. asignavimų valdytojų pateikti biudžeto ataskaitų rinkiniai yra sutikrinti su VVIS „Biudžetas VS“ duomenimis;
24.2.6. viešojo sektoriaus subjektų pateikti finansinių ataskaitų rinkiniai yra sutikrinti ir pateiktų finansinių ataskaitų rinkinių duomenys yra įtraukti į konsoliduotųjų finansinių ataskaitų rinkinį;
24.3. Turto valdymo ir verslo skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.3.1. dokumentai (turto perdavimo ir priėmimo aktai, nurašymo aktai, sutartys ir kt.), susiję su turto gavimu, perdavimu, pardavimu, nurašymu ir pan., būtų surašomi ūkinės operacijos metu ir ne vėliau kaip per 5 kalendorines dienas nuo jų surašymo užregistruoti ir perduoti Buhalterinės apskaitos skyriui;
24.3.3. visas savivaldybės turtas naudojamas ekonomiškai, efektyviai, rezultatyviai, skaidriai ir pagal paskirtį bei būtų apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo ir kitos neteisėtos veikos, veikia patikima netinkamo naudoti turto nurašymo sistema;
24.3.4. kontroliuoja, ar panaudos gavėjas naudoja gautą turtą pagal paskirtį, ar verčiasi veikla, dėl kurios buvo perduotas turtas, ar vykdo visas panaudos sutartyse numatytas sąlygas;
24.3.5. turtas pripažįstamas nereikalingu arba netinkamu (negalimu) naudoti tik tada, kai jį atnaujinti ekonomiškai netikslinga, išskyrus, kai jis nereikalingas savivaldybės funkcijoms įgyvendinti ir nelieka kur jį pritaikyti;
24.4. Teisės skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.4.1. darbo laiko apskaitos žiniaraščiai sudaryti nustatytais terminais pagal administracijos direktoriaus įsakymus ir galiojančius teisės aktus;
24.4.3. visi papildomi mokėjimai, susiję su darbo užmokesčiu (priedai, priemokos, viršvalandžiai, darbas poilsio, švenčių dienomis, vienkartinės išmokos) yra įforminti administracijos direktoriaus įsakymais, vadovaujantis patvirtintomis tvarkomis;
24.5. Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.5.2. pirkimų įgaliojimai kitai perkančiai organizacijai suteikiami pagal nustatytus reikalavimus;
24.5.3. metinis Viešųjų pirkimų planas rengiamas, papildomas ir keičiamas pagal nustatytus reikalavimus ir tinkamai vykdomas;
24.6. Informacinių ir ryšių technologijų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.7. Socialinės paramos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad visos pašalpos ir išmokos apskaičiuotos teisingai ir pagal galiojančius teisės aktus.
24.8. Statybos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad statybos rangos sutartyse numatytų objektų statyba ar remonto darbai bei jų priežiūra vyksta sutartyse ir darbų grafikuose numatyta tvarka ir terminais.
24.9. Miesto ūkio skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad miesto infrastruktūros objektų priežiūros ir remonto darbai vyksta pagal sutartyse numatytus vertinimo kriterijus ir kitas sąlygas.
24.10. Darbo grupės, sudarytos tam tikram projektui įgyvendinti, finansininkas tvarko projekto apskaitą pagal galiojančius teisės aktus ir atsako už tai, kad:
24.10.3. su prekių ir paslaugų teikėjais būtų atsiskaitoma pagal finansuojančios institucijos reikalavimus;
25. Vykdydami einamąją finansų kontrolę:
25.1. Pirkimų organizatoriai ir darbuotojai, kurie yra atsakingi už pirkimo sutarčių vykdymą, tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu teikiamas mokėti sąskaitas faktūras ir pastabose parašo „Sąskaita faktūra patikrinta ir tinkama apmokėjimui iš strateginio SVP priemonės“ (nurodo SVP priemonės kodą). Jeigu priemonė finansuojama iš kelių finansavimo šaltinių , nurodo finansavimo šaltinio kodą. Papildomai nurodo: sutarties, pagal kurią pateikta sąskaita faktūra, datą ir numerį arba Tiekėjų apklausos pažymos datą ir numerį ( jeigu rašytinė sutartis nesudaryta), jeigu buvo atlikti remonto darbai, nurodo koks remontas (paprastasis ar esminis pagerinimas) buvo atliktas, ar reikia skaičiuoti delspinigius ir už kiek pradelstų dienų, ir atsako, kad:
25.1.1. prekių, paslaugų ir darbų kiekiai, kainos ir sumos atitinka nurodytas sutartyse arba Tiekėjų apklausos pažymose (kai nėra rašytinių sutarčių);
25.1.4. sutarties pakeitimai (termino pratęsimas, atsiskaitomoji sąskaita, įmonės pavadinimas, kodas ir kt.) įforminti raštišku abiejų šalių susitarimu;
25.2. Priemonių koordinatoriai, tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu sąskaitas faktūras, patikrindami pateiktą informaciją ir, esant poreikiui, ją patikslina. ir atsako už tai, kad visos sąskaitos faktūros būtų pateiktos registracijai per 5 dienas nuo jų išrašymo.
25.3. Darbuotojai, kurie atsakingi už biudžeto lėšų naudojimo sutarčių, sudaromų su subjektais, kurie nėra asignavimų valdytojai, vykdymą, tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu ataskaitas, teikiamas pagal šias sutartis, parašo „Ataskaita patikrinta, išlaidos tinkamos iš SVP priemonės (nurodo SVP priemonės kodą)“. Papildomai nurodo sutarties datą ir numerį ir atsako už tai, kad:
25.3.1. sudaromose sutartyse nurodyti vertinimo kriterijai atitiktų Strateginį veiklos planą, būtų vykdomos paraiškose nurodytos veiklos rūšys ir būtų laikomasi visų sutartyse nurodytų įsipareigojimų;
25.4. Priemonių koordinatoriai, sudarantys biudžeto lėšų naudojimo sutartis su subjektais, kurių vadovai nėra asignavimų valdytojai, užtikrina, kad administracijos direktoriaus įsakymu būtų patvirtintos biudžeto lėšų skyrimo arba lėšų kompensavimo sutarčių, sąmatų ir teikiamų ataskaitų formos.
25.5. Priemonių koordinatoriai, tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu teikiamas ataskaitas pagal biudžeto lėšų naudojimo sutartis, patikrindami pateiktą informaciją, esant poreikiui, ją patikslina ir atsako už tai, kad visos ataskaitos būtų pateiktos registracijai per 5 dienas nuo jų sudarymo.
25.6. Darbuotojai, atsakingi už sutarčių, kuriomis naudojasi keli padaliniai, vykdymą, kontroliuoja bendras sudaromų sutarčių sumas ir atsako už tai, kad jos nebūtų viršytos. Pagal tokias sutartis teikiamas sąskaitas faktūras VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu tvirtina:
25.6.1. darbuotojas, kuris pagal pateiktą sąskaitą faktūrą užsakė prekes ar paslaugas, ir parašo „Užsakymas pateiktas, sąskaita faktūra patikrinta ir tinkama apmokėjimui iš SVP priemonės (nurodo priemonės kodą)“. Papildomai nurodo sutarties datą ir numerį;
25.6.2. už sutartį atsakingas darbuotojas, kuris parašo „Sąskaita faktūra patikrinta, atitinka sutartį“;
25.7. Darbuotojai, kurie vykdo pirkimus ne iš savo skyriaus Strateginio veiklos plano priemonės, teikiamas mokėjimui sąskaitas faktūras tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis, parašo „Sąskaita faktūra patikrinta ir tinkama apmokėjimui iš SVP priemonės (nurodo SVP priemonės kodą)“ ir nurodo sutarties datą ir numerį arba tiekėjų apklausos pažymos datą ir numerį (jeigu rašytinės sutarties nėra). Taip pat tvirtina tos priemonės, iš kurios bus apmokėta sąskaita faktūra, koordinatorius. Jis patikrina pateiktą informaciją ir, esant poreikiui, ją patikslina.
25.8. Jeigu teikiama sąskaita faktūra, kuri buvo apmokėta pagal išankstinę sąskaitą, atsakingas darbuotojas parašo“ Sąskaita faktūra apmokėta pagal išankstinio mokėjimo sąskaitą SF (nurodo jos registracijos numerį) iš SVP priemonės (nurodo SVP priemonės kodą). Ją taip pat tvirtina priemonės koordinatorius, kuris patikrina pateiktą informaciją ir, esant poreikiui, ją patikslina.
25.9. Darbuotojai, teikiantys apmokėjimui kitus dokumentus (paraiškas, pažymas, ataskaitas, sprendimus ir kt.), kai nėra vykdomos viešųjų pirkimų procedūros, VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu, tvirtina šiuos dokumentus, parašo „Dokumentas patikrintas ir tinkamas apmokėjimui iš SVP priemonės“ (nurodo SVP priemonės kodą) ir nurodo dokumento (sutarties, įsakymo, sprendimo ir kt.) datą ir numerį. Taip pat dokumentus tvirtina priemonės koordinatorius, jis patikrina pateiktą informaciją ir, esant poreikiui, ją patikslina.
25.10. Kiti skyrių darbuotojai ir darbuotojai, neįeinantys į skyrių sudėtį, atsako už tai, kad laiku būtų atliekama visų jų pareigybių aprašymuose ir kituose vidaus teisės aktuose nurodytų funkcijų einamoji finansų kontrolė, o skyrių vedėjai, kad vykdomas pavaldžių darbuotojų funkcijų vykdymo patikrinimas.
25.11. Savivaldybės administracijos darbuotojai, vykdantys einamąją finansų kontrolę, atsakingi už įsigyto turto, darbų ir paslaugų pirminių dokumentų tvirtinimą VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu, nustatę neatitikimų ar trūkumų (pateikti netinkami, neteisingai surašyti dokumentai, suteiktos nekokybiškos paslaugos ar parduotos nekokybiškos prekės, pažeisti tiekimo terminai, neatitinka kiekiai ir pan.), turi imtis veiksmų jiems pašalinti. Kai nėra galimybės ištaisyti nustatytų trūkumų ar neatitikimų, minėti darbuotojai privalo raštu VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis pranešti apie tai savivaldybės administracijos direktoriui, pateikdami neatitikimų ar trūkumų atsiradimo paaiškinimą ir pasiūlymus dėl tolesnio ūkinės operacijos atlikimo. Jie privalo užtikrinti, kad visi su ūkinės operacijos atlikimu susiję dokumentai būtų laiku (per 5 kalendorines dienas nuo jų surašymo) pateikiami Buhalterinės apskaitos skyriui.
VII SKYRIUS
PASKESNIOJI FINANSŲ KONTROLĖ
26. Paskesniąją finansų kontrolę vykdo administracijos direktorius ir direktoriaus pavaduotojai pagal jiems priskirtas sritis ir kiti administracijos direktoriaus arba skyrių vedėjų paskirti darbuotojai.
27. Paskesniosios kontrolės funkcijos negali būti pavestos atlikti darbuotojams, kurie atlieka išankstinę finansų kontrolę.
28. Paskesniąją finansų kontrolę vykdantys asmenys atrankos būdu, savo pasirinktais būdais ir metodais (stebėjimo, nuolatinės priežiūros būdu, surinkdami įvairią informaciją, ataskaitas iš asmenų, atliekančių išankstinę ir einamąją finansų kontrolę, ir pan.) didžiausią riziką keliančiose srityse įvertina, ar ūkinės operacijos buvo atliktos teisėtai, ar pagal paskirtį naudojamas valstybės arba savivaldybės turtas, ar nebuvo teisės aktų, vadovų nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimų, analizuoja pažeidimų priežastis ir siūlo priemones ir veiksmus nustatytiems trūkumams pašalinti, pažeidimams ateityje išvengti.
29. Atskirais atvejais administracijos direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos paskesniosios finansų kontrolės vykdymo komisijos.
30. Socialinės paramos skyriaus atsakingi specialistai, vykdydami paskesniąją finansų kontrolę:
31. Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjo pavaduotojai, vykdydami paskesniąją finansų kontrolę:
31.1. parengtus mokėjimo pavedimus sutikrina su mokėjimui pateiktais apskaitos dokumentais, derindami VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis mokėjimo pavedimų sąrašus;
31.2. pasibaigus mėnesiui, mėnesio darbo užmokesčio apskaitos žiniaraščius sutikrina su įsakymais, potvarkiais, darbo sutartimis, įvertindami darbo užmokesčio pasikeitimus, įvykusius per praėjusį mėnesį, derindami VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis;
31.3. nuolat kontroliuoja skyriaus darbuotojų prieigas prie sistemos „Biudžetas VS“ modulių (kad prieigas turėtų tik tie darbuotojai, kuriems jos reikalingos jų darbo funkcijoms atlikti);
31.4. pasibaigus ketvirčiui, kartu su darbuotojais, atsakingais už sutarčių vykdymą, sutikrina subjektų, kurie gauna finansavimą pagal keletą sutarčių iš AMSA, pateiktas ataskaitas, kad nebūtų įtrauktos tos pačios išlaidos, surašydami ir pasirašydami VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis patikrinimo aktą;
31.5. pasibaigus ketvirčiui, sutikrina, ar banko sąskaitų įplaukos, išlaidos ir likučiai atitinka apskaitos registruose įrašytas sumas, surašydami ir pasirašydami VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis patikrinimo aktą;
VIII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
32. Visi šiose taisyklėse išvardyti atsakingi asmenys privalo laiku ir kokybiškai atlikti savo finansų kontrolės pareigas, privalo siekti, kad kontrolė savivaldybėje būtų veiksminga, t. y. patys privalo vykdyti finansų kontrolę savo konkrečios veiklos aplinkoje ir atsakyti už jos nevykdymą teisės aktų nustatyta tvarka.
33. Savivaldybės administracijos darbuotojai, pastebėję šių taisyklių pažeidimus, apie juos privalo informuoti tiesioginį savo vadovą.