NACIONALINIO BENDRŲJŲ FUNKCIJŲ CENTRO DIREKTORIUS
Įsakymas
DĖL SĄSKAITŲ ADMINISTRAVIMO BENDROSIOS INFORMACINĖS SISTEMOS NAUDOJIMO SĄLYGŲ APRAŠO PATVIRTINIMO
2024 m. spalio 21 d. Nr. V-522
Vilnius
Vadovaudamasi Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos nuostatų, patvirtintų Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro direktoriaus 2023 m. birželio 21 d. įsakymu V-223 „Dėl Informacinės sistemos „E. sąskaita“ pertvarkymo ir Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos nuostatų patvirtinimo“, 10 punktu,
t v i r t i n u Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos naudojimo sąlygų aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro
direktoriaus
2024 m. spalio 21 d. įsakymu Nr. V-522
SĄSKAITŲ ADMINISTRAVIMO BENDROSIOS INFORMACINĖS SISTEMOS NAUDOJIMO SĄLYGŲ APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos naudojimo sąlygų apraše (toliau – Aprašas) nustatomi pagrindiniai darbo su Sąskaitų administravimo bendrąja informacine sistema (toliau – SABIS) principai, konsultacijų ir pagalbos dėl SABIS naudojimo teikimo, SABIS tobulinimo ir SABIS naudojimo mokymų organizavimo, SABIS paslaugų gavėjo (toliau – paslaugų gavėjas) paskyros sukūrimo, prisijungimo prie SABIS, paslaugų gavėjo paskyros, paslaugų gavėjo paskyros naudotojų, sutarčių ir sąskaitų administravimo SABIS, SABIS pranešimų teikimo, SABIS duomenų mainų vykdymo PEPPOL tinklu tvarka.
2. Apraše vartojamos sąvokos:
2.1. Paslaugų gavėjo paskyra – Sąskaitų administravimo bendrojoje informacinėje sistemoje sukurta organizacijos paskyra.
2.2. SABIS naudotojas – Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos paslaugų gavėjo atstovas, turintis prieigą prie Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos paslaugų gavėjo paskyros.
3. Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos ir (ar) vartojamos Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos nuostatuose, patvirtintuose Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro direktoriaus 2023 m. birželio 21 d. įsakymu Nr. V-223 „Dėl Informacinės sistemos „E. sąskaita“ pertvarkymo ir Sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos nuostatų patvirtinimo“ (toliau – SABIS nuostatai).
4. Paslaugų gavėjo darbuotojas tampa SABIS naudotoju, kai pirmą kartą prisijungia prie SABIS ir patvirtina, kad susipažino su Aprašu ir Asmens duomenų tvarkymo Sąskaitų administravimo bendrojoje informacinėje sistemoje taisyklėmis (Aprašo 1 priedas), kurie pateikiami prisijungimo prie SABIS lange.
5. SABIS naudotojo pareigos:
5.1. duomenis, esančius SABIS, naudoti elektroninių sąskaitų tvarkymo tikslu Apraše nustatyta tvarka;
5.3. nurodyti galiojantį elektroninio pašto adresą, kuriuo jam bus teikiami pranešimai apie įvykius SABIS, o elektroninio pašto adresui pasikeitus nedelsiant pakeisti šį duomenį SABIS;
5.4. administruoti kitus SABIS naudotojus, kuriems suteikė teisę prisijungti prie savo atstovaujamo paslaugų gavėjo paskyros;
5.5. kontroliuoti, kad administruojami SABIS naudotojai, kurie dėl pasikeitusių aplinkybių (pvz., pasibaigus darbo santykiams, pasikeitus darbo funkcijoms) turi netekti teisės pasiekti SABIS esančių duomenų, netektų šios teisės;
5.6. susilaikyti nuo bet kokių veiksmų, kuriais siekiama pakeisti, sutrikdyti SABIS veikimą ar kitaip jam pakenkti;
5.7. susilaikyti nuo bet kokio neteisėto SABIS esančių duomenų tvarkymo ar atlikti veiksmus, dėl kurių gali būti neteisėtai pakeisti ar sunaikinti SABIS duomenys;
6. Atsakomybė už visus paslaugų gavėjo SABIS atliktus veiksmus pagal Lietuvos Respublikos įstatymus ir kitus teisės aktus tenka paslaugų gavėjui.
7. Prieiga prie SABIS suteikiama vadovaujantis šiais principais:
7.1. vientisumo – duomenis gali tvarkyti (suvesti, redaguoti, šalinti arba papildyti) tik teisę tai daryti turintys paslaugų gavėjai;
7.2. prieinamumo – paslaugų gavėjai savo veiksmais neturi pakeisti, sutrikdyti SABIS veikimo ar kitaip jam pakenkti;
II SKYRIUS
PAGRINDINIAI DARBO SU SABIS ORGANIZAVIMO PRINCIPAI
8. Biudžetinė įstaiga Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras, kaip SABIS valdytojas ir SABIS tvarkytojas (toliau – NBFC):
8.1. Aprašo III skyriuje nustatyta tvarka teikia pagalbą paslaugų gavėjams, konsultuoja paslaugų gavėjus SABIS naudojimo klausimais, kaupia informaciją dėl SABIS tobulinimo poreikio;
8.3. Aprašo V skyriuje nustatyta tvarka išimtiniais atvejais registruoja paslaugų gavėjo paskyros naudotojus ir (ar) jiems suteikia atitinkamus vaidmenis;
8.4. Aprašo IX skyriuje nustatyta tvarka ir atvejais informuoja SABIS naudotojus apie SABIS sutrikimus;
9. Paslaugų gavėjas:
9.1. Aprašo IV skyriuje nustatyta tvarka SABIS susikuria paslaugų gavėjo paskyrą arba išimtiniais atvejais informuoja NBFC apie poreikį sukurti paslaugų gavėjo paskyrą;
9.2. Aprašo V skyriuje nustatyta tvarka administruoja savo paskyrą SABIS ir savo paskyros SABIS naudotojus arba išimtiniais atvejais informuoja NBFC apie poreikį užregistruoti paskyros naudotoją ir (ar) suteikti jam atitinkamą vaidmenį;
9.5. Aprašo IX skyriuje nustatyta tvarka pagal poreikį užsisako informavimo apie SABIS įvykius paslaugą;
10. NBFC neatsako už:
III SKYRIUS
KONSULTACIJŲ IR PAGALBOS DĖL SABIS NAUDOJIMO TEIKIMAS, SABIS TOBULINIMAS IR SABIS NAUDOJIMO MOKYMAI
PIRMASIS SKIRSNIS
KONSULTACIJŲ IR PAGALBOS DĖL SABIS NAUDOJIMO TEIKIMAS
11. SABIS naudotojas, prireikus konsultacijos ar pagalbos dėl SABIS naudojimo, SABIS priežiūros ar norėdamas informuoti dėl SABIS tobulinimo poreikio, kreipiasi elektroniniu paštu sabis@nbfc.lt (toliau – Kreipinys).
12. Kreipinyje turi būti pateikiama problemos ar pranešimo esmė, pagal galimybę pateikiami su incidentu, konsultacija ar SABIS tobulinimo poreikiu susiję pavyzdžiai arba faktinės aplinkybės, pagrįstos Kreipinį teikiančio SABIS naudotojo kompiuterio ekrano vaizdu ar kita informacija.
13. Kreipinys automatiškai registruojamas NBFC pagalbos tarnybos sistemoje. Apie kreipinio būseną SABIS naudotojas informuojamas automatiniu pranešimu elektroniniu paštu.
14. Kai kreipinys užregistruojamas NBFC pagalbos tarnybos sistemoje, SABIS naudotojas gauna automatinį pranešimą, kad Kreipinys užregistruotas ir jam suteikta būsena „Užregistruota“.
15. Įvertinus Kreipinio turinį, Kreipinio būsena pakeičiama į „Sprendžiama“ ir Kreipinys priskiriamas atitinkamai Kreipinių grupei – „SABIS konsultacija (klausimas)“ arba „SABIS priežiūra“ (incidentas):
15.1. Kreipinių grupei „SABIS konsultacija (klausimas)“ priskiriami Kreipiniai, kuriuose pateikiami klausimai, susiję SABIS funkcionalumu ir (ar) naudojimu, informacija dėl SABIS tobulinimo poreikio ir kt.
16. Prireikus paslaugų gavėjo gali būti prašoma patikslinti pateiktą Kreipinį arba pateikti papildomą informaciją. Papildomą informaciją paslaugų gavėjas turi pateikti atsakydamas į gautą NBFC pagalbos tarnybos el. laišką, laiško tema negali būti keičiama. Jeigu paslaugų gavėjas prašomos informacijos nepateikia per 3 darbo dienas, Kreipinio būsena pakeičiama į „Išspręsta“ ir nurodoma, kad Kreipinys laikomas neaktualiu.
17. NBFC pagalbos tarnybai atsakius į Kreipinyje pateiktą klausimą, suteikus prašomą pagalbą ar konsultaciją arba išsprendus Kreipinyje nurodytą problemą, Kreipiniui suteikiama būsena „Išspręsta“.
18. Tais atvejais, kai NBFC pagalbos tarnyba negali atsakyti į paslaugų gavėjo klausimą ar išspręsti problemos, kreipiamasi į trečiąją šalį – SABIS palaikymo ir priežiūros paslaugą teikiančią įmonę (toliau – trečioji šalis). Tokiu atveju paslaugų gavėjas gauna automatinį pranešimą, kad Kreipinys perduotas trečiajai šaliai, ir Kreipinio būsena pakeičiama į „Perduota trečiajai šaliai“.
19. NBFC pagalbos tarnybos sistemoje laikas nuo Kreipinio būsenos „Užregistruota“ iki „Sprendžiama“ suteikimo – ne ilgiau nei 2 darbo valandos.
20. NBFC pagalbos tarnybos sistemoje laikas nuo Kreipinio būsenos „Sprendžiama“ iki „Išspręsta“ suteikimo, jei dėl paklausimo nereikia kreiptis į trečiąją šalį:
20.1. kai Kreipinys priskirtas Kreipinių grupei „SABIS priežiūra (incidentas)“ ir jam suteiktas:
20.1.1. aukštas prioritetas, t. y. paveikti visi ar beveik visi paslaugų gavėjai ir nėra galimybės naudotis dauguma SABIS funkcionalumų, – ne ilgiau nei 4 darbo valandos;
20.1.2. vidutinis prioritetas, t. y. paveikta dauguma paslaugų gavėjų, tačiau pagrindiniai SABIS funkcionalumai veikia, – ne ilgiau nei 2 darbo dienos;
21. Į Kreipinio sprendimo laiką neįskaitomas laikas nuo prašymo paslaugų gavėjo pateikti papildomą informaciją iki papildomos informacijos pateikimo NBFC pagalbos tarnybai.
ANTRASIS SKIRSNIS
SABIS TOBULINIMAS IR SABIS NAUDOJIMO MOKYMAI
23. Kreipiniui, kuriame nurodytas SABIS tobulinimo poreikis, suteikiama būsena „Išspręsta“, o paslaugų gavėjas informuojamas apie numatomą Kreipinyje nurodyto SABIS funkcionalumo patobulinimo terminą arba argumentuotai pateikiama informacija, kodėl Kreipinyje nurodytas SABIS funkcionalumas nebus tobulinamas.
24. SABIS naudojimo mokymų medžiaga viešinama NBFC interneto svetainės skiltyje „SABIS“. Kaskart prieš įdiegiant naują funkcionalumą arba iškart jį įdiegus NBFC interneto svetainėje paskelbiama naudojimosi naujuoju funkcionalumu mokymų medžiaga.
25. Apie įdiegtą naują SABIS funkcionalumą paslaugų gavėjai ne vėliau kaip per 5 dienas informuojami per SABIS.
26. Paslaugų gavėjui Kreipinyje išreiškus pagrįstą pageidavimą surengti naujų SABIS funkcionalumų naudojimo mokymus ir SABIS darbo grupei priėmus sprendimą tenkinti šį poreikį, rengiami atitinkami mokymai.
27. Paslaugų gavėjas gali SABIS funkcionalumus išbandyti virtualiojoje mokymosi aplinkoje (https://sabis-mok.nbfc.lt/), kurioje atliekami veiksmai neturi įtakos paslaugų gavėjo realiosios SABIS aplinkos sąskaitų teikimo ir priėmimo procesui – išbandyti funkcionalumai, sukurti naudotojai, jiems suteikti vaidmenys ir kiti atlikti veiksmai neatsispindės realiojoje SABIS aplinkoje ir bus matomi tik virtualiojoje SABIS mokymosi aplinkoje.
IV SKYRIUS
PASLAUGŲ GAVĖJO PASKYROS SUKŪRIMAS IR PRISIJUNGIMAS PRIE SABIS
28. Prie SABIS jungiamasi atliekant asmens tapatybės nustatymo ir autentiškumo patvirtinimo veiksmus per Elektroninių valdžios vartų portalą (https://sabis.nbfc.lt/).
30. Tiekėjo vadovas:
31. Tiekėjo įgaliotas darbuotojas:
32. Tiekėjo įgaliotam darbuotojui tinkamai atlikus Aprašo 31 punkte nurodytus veiksmus, SABIS administratorius per 1 darbo dieną aktyvuoja tiekėjo paskyrą ir Įgaliojime nurodytam tiekėjo darbuotojui suteikia tiekėjo paskyros administratoriaus vaidmenį.
33. SABIS administratorius, registruodamas SABIS tiekėjo organizaciją, turi teisę nurodyto kontaktinio asmens paprašyti pateikti papildomus dokumentus arba argumentuotai atsisakyti aktyvuoti tiekėjo paskyrą.
35. Sukurtos tiekėjo paskyros administratorius automatiškai SABIS įgyja organizacijos administratoriaus ir tiekėjo specialisto vaidmenis.
36. Pirkėjo paskyrą SABIS gali sukurti pirkėjo vadovas arba pirkėjo vadovo įgaliotas darbuotojas. Jeigu pirkėjo paskyrą kuria pirkėjo vadovas, atliekami Aprašo 30.1 ir 30.2 papunkčiuose nurodyti veiksmai. Jei pirkėjo paskyrą kuria pirkėjo vadovo įgaliotas darbuotojas, atliekami 31.1 ir 31.2 papunkčiuose nurodyti veiksmai.
37. SABIS administratorius, registruodamas SABIS pirkėjo organizaciją, turi teisę nurodyto kontaktinio asmens paprašyti pateikti papildomus dokumentus arba argumentuotai atsisakyti sukurti pirkėjo paskyrą.
V SKYRIUS
PASLAUGŲ GAVĖJO PASKYROS IR JOS NAUDOTOJŲ ADMINISTRAVIMAS, SABIS NAUDOTOJŲ VAIDMENYS
PIRMASIS SKISRNIS
PASLAUGŲ GAVĖJO PASKYROS NAUDOTOJŲ ADMINISTRAVIMAS
40. Paslaugų gavėjo paskyra privalo turėti bent vieną aktyvų naudotoją, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo.
41. Jei paslaugų gavėjo paskyra dėl nenumatytų objektyvių priežasčių neturi aktyvaus naudotojo, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, paslaugų gavėjo vadovas arba paslaugų gavėjo vadovo įgaliotas darbuotojas elektroniniu paštu sabis@nbfc.lt pateikia Aprašo 4 priede nustatytos formos prašymą suteikti paslaugų gavėjo atstovui prieigą prie paslaugų gavėjo paskyros ir organizacijos administratoriaus vaidmenį.
42. SABIS naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, yra atsakingas už savo atstovaujamo paslaugų gavėjo paskyros naudotojų administravimą – turi teisę patvirtinti ar atmesti prašymus suteikti prieigą prie paskyros, registruoti, blokuoti ar aktyvuoti administruojamos paskyros naudotojus, išskyrus save, suteikti ar panaikinti vaidmenis, priskirti paskyros naudotojus prie atitinkamų sutarčių grupių (jei administruojama pirkėjo paskyra), suteikti arba panaikinti teisę peržiūrėti administruojamos paskyros duomenis.
43. Paslaugų gavėjo darbuotojas, neturintis prieigos prie paslaugų gavėjo paskyros, prisijungęs prie SABIS gali pateikti prašymą suteikti prieigą. Nurodytą prašymą patvirtina arba atmeta SABIS naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo. Suteikiant prieigą prie paslaugų gavėjo paskyros, kartu suteikiamas atitinkamas vaidmuo SABIS ir priskiriama atitinkama sutarčių grupė (jei prieiga suteikiama prie pirkėjo paskyros).
44. Jei SABIS naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, atmeta prašymą suteikti prieigą prie paslaugų gavėjo paskyros, prisijungimo prie SABIS lange rodoma prašymo būsena „Atmestas“.
45. SABIS naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, gali sukurti naują SABIS naudotoją – SABIS naudotojo registracijos formoje suveda privalomus nurodyti SABIS naudotojo duomenis: vardą, pavardę, asmens kodą ir elektroninio pašto adresą, priskiria SABIS vaidmenį, sutarčių grupę (jei prieiga suteikiama prie pirkėjo paskyros) ir pakeičia naudotojo būseną į „Aktyvus“.
46. Užregistruoto SABIS naudotojo asmens kodą SABIS naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, gali redaguoti iki pirmo SABIS naudotojo prisijungimo. Kai SABIS naudotojas pirmą kartą prisijungia prie SABIS, redaguoti galima tik tuos duomenis, kurie nenaudojami prie SABIS prisijungti, tokius kaip elektroninio pašto adresas, telefono numeris, priskirta sutarčių grupė (jei prieiga suteikta prie pirkėjo paskyros) ar suteiktas vaidmuo.
ANTRASIS SKIRSNIS
SABIS NAUDOTOJŲ VAIDMENYS
48. SABIS naudotojams suteikiami atitinkami vaidmenys, suteikiantys teisę SABIS atlikti Aprašo 3 priede nustatytus veiksmus.
49. Tiekėjo paskyros naudotojams SABIS gali būti suteikiami organizacijos administratoriaus ir tiekėjo specialisto vaidmenys.
TREČIASIS SKIRSNIS
UNIVERSALIOSIOS DUOMENŲ TEIKIMO SĄSAJOS ADMINISTRAVIMAS
51. SABIS naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, gali tvarkyti paslaugų gavėjo paskyros duomenis ir nustatymus:
52. Universalioji sąskaitų duomenų teikimo sąsaja autentifikacijai naudoja OAuth 2.0 standarto protokolą. Sistema patikrina, ar išorinė sistema nurodė teisingą kliento identifikacinį numerį ir prisijungimo kodą. Po patikrinimo autentifikacijos funkcija sukuria žymą (angl. token), kuri rodoma 5 min. ir grąžinama ją kvietusiai išorinei sistemai.
54. Jei pirkėjas SABIS gautoms sąskaitoms derinti naudoja kitas išorines sistemas (būseną „Patvirtinta“, „Priimta“, „Grąžinta tikslinti“, „Atmesta“, „Apmokėta“ suteikia ne per SABIS), informacija apie sąskaitos būseną universaliosios duomenų teikimo sąsajos aprašyme nustatyta eilės tvarka nedelsiant (bet ne vėliau kaip per 1 darbo dieną nuo būsenos suteikimo išorinėje sistemoje momento) privalo būti pateikta į SABIS per universaliąją duomenų teikimo sąsają. Paslaugų gavėjams, nesilaikantiems šio reikalavimo, gali būti apribota teisė naudotis sąsaja.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
PIRKĖJO PASKYROS ADMINISTRAVIMAS
55. Pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, gali tvarkyti pirkėjo paskyros duomenis ir nustatymus:
55.1. nustatyti, ar sąskaita turi būti pateikiama nurodant dimensijas, ar naudojamas dimensijų klasifikatorius;
55.2. parinkti sąskaitų apdorojimo scenarijų, kuris būtų taikomas visoms pirkėjo sutartims ir žodinėms sąskaitoms, su galimybe pakeisti kiekvienos sutarties sąskaitų apdorojimo scenarijų:
55.2.1. organizacijos scenarijų, taikomą, kai sąskaitą patvirtina, priima, apmoka ir atitinkamą būseną jai suteikia pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo. Šis scenarijus automatiškai taikomas, jei pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo, neparenka sąskaitų apdorojimo scenarijaus;
55.2.2. scenarijų su vienu derinimu, taikomą, kai sąskaitą derina pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas derintojo vaidmuo, patvirtina pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas tvirtintojo vaidmuo, priima pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas priėmėjo vaidmuo, apmoka pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas apmokėtojo vaidmuo;
55.2.3. scenarijų su dviem derinimo žingsniais, taikomą, kai sąskaitą derina du pirkėjo paskyros naudotojai, kuriems suteiktas derintojo vaidmuo, patvirtina pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas tvirtintojo vaidmuo, priima pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas priėmėjo vaidmuo, apmoka pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas apmokėtojo vaidmuo;
55.3. sukurti naujas sutarčių grupes ir priskirti pirkėjo paskyros naudotojus prie atitinkamų sutarčių grupių. Pirkėjo paskyroje automatiškai sukuriamos dvi sutarčių grupės: „Visos sutartys“ ir „Žodinės sąskaitos“. Sukurtos pirkėjo paskyros pirmasis naudotojas automatiškai priskiriamas prie šiame papunktyje nurodytų sutarčių grupių. Kitus pirkėjo paskyros naudotojus, tenkindamas prašymą suteikti prieigą prie pirkėjo paskyros ar registruodamas naują SABIS naudotoją, prie atitinkamų sutarčių grupių priskiria pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas organizacijos administratoriaus vaidmuo;
VI SKYRIUS
SUTARČIŲ ADMINISTRAVIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
SUTARČIŲ KŪRIMAS IR TIKSLINIMAS
57. Pirkėjas užtikrina, kad jo paskyroje sukurtų sutarčių, pagal kurias tiekėjas jam turi teikti sąskaitas, numeriai būtų teisingi ir atitiktų tiekėjo paskyroje sukurtų sutarčių numerius.
59. Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (toliau – CVPIS) paskelbtos pirkėjo sudarytos viešojo pirkimo sutartys automatiškai importuojamos į SABIS:
59.1. Jei iš CVPIS gaunami visi privalomi sutarčių duomenys – sutarties numeris, tiekėjo pavadinimas, kodas ir valstybė, pirkėjo pavadinimas, kodas ir valstybė, sutarties sudarymo data, sutarties vertė (Eur), sutarties galiojimo data, – SABIS sutarčiai automatiškai suteikiama būsena „Sudaryta“.
59.2. Jei iš CVPIS gaunami ne visi SABIS privalomi nurodyti tiekėjo duomenys (pvz., kai tiekėja yra jungtinė tiekėjų grupė ir ne visi tiekėjai, kurie teiks sąskaitas pagal sutartį, yra išvardyti arba kt. atvejai), SABIS sutarčiai automatiškai suteikiama būsena „Rengiama“. Tokiu atveju pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sutarčių administratoriaus vaidmuo, suveda trūkstamus sutarties duomenis ir sutarties būseną pakeičia į „Sudaryta“.
60. Jei CVPIS pakeičiami viešojo pirkimo sutarčių duomenys, pakeisti duomenys į SABIS automatiškai importuojami naktį, todėl CVPIS atlikti pakeitimai SABIS rodomi kitą dieną.
61. Ne viešojo pirkimo būdu pirkėjo sudarytas sutartis SABIS sukuria pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sutarčių administratoriaus vaidmuo. Kuriant SABIS ne viešojo pirkimo būdu sudarytas sutartis, užpildomas SABIS sutarčių duomenų importavimo ruošinys (https://nbfc.lrv.lt/lt/sabis/).
ANTRASIS SKIRSNIS
SUTARTIES PARAMETRAI
63. Pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sutarčių administratoriaus vaidmuo, gali:
63.1. nurodyti, ar tiekėjui turi būti rodomos pagal atitinkamą sutartį teikiamų sąskaitų dimensijos;
64. Jei sutartis yra priskiriama pirkėjo paskyroje sukurtai individualiai sutarčių grupei, sutartis ir pagal ją teikiamos sąskaitos matomi tik tiems SABIS naudotojams, kurie yra priskirti prie individualios sutarčių grupės, ir tiems SABIS naudotojams, kurie yra priskirti prie sutarčių grupės „Visos sutartys“.
65. SABIS sukurtos sutartys automatiškai nėra priskiriamos jokiai sutarčių grupei ir yra matomos visiems pirkėjo paskyros naudotojams, kurie yra priskirti prie sutarčių grupės „Visos sutartys“.
66. SABIS sukurtos žodinės sąskaitos automatiškai priskiriamos sutarčių grupei „Žodinės sutartys“ ir yra matomos visiems pirkėjo paskyros naudotojams, kurie yra priskirti prie sutarčių grupės „Žodinės sutartys“.
VII SKYRIUS
TEIKIAMŲ SĄSKAITŲ ADMINISTRAVIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
SĄSKAITŲ KŪRIMAS IR TEIKIMAS
68. SABIS sąskaitą rengia ir jos gavėjui teikia tiekėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas tiekėjo specialisto vaidmuo:
68.1. Jei rengiama sąskaita pagal sutartį, SABIS turi būti nurodomas sutarties, pagal kurią rengiama sąskaita, numeris.
69. Tiekėjo paskyros naudotojui, kuriam suteiktas tiekėjo specialisto vaidmuo, SABIS nurodžius privalomus sąskaitos duomenis, sąskaitai suteikiama būsena „Sukurta“.
70. Sąskaita SABIS gali būti kuriama anksčiau sukurtos sąskaitos pagrindu, t. y. padaroma sąskaitos, kurios pagrindu bus kuriama nauja sąskaita, kopija. Tokiu būdu kuriant sąskaitą, SABIS privalo būti pakeistas sąskaitos numeris. Išsaugojus pakeistus duomenis, sąskaitai suteikiama būsena „Sukurta“.
71. Kreditinę sąskaitą SABIS galima sukurti tik tokiu atveju, jei sąskaitos, su kuria susijusi kreditinė sąskaita, būsena yra „Priimta“. Kreditinė sąskaita SABIS gali būti kuriama priimtos sąskaitos pagrindu, t. y. nukopijuojant priimtą sąskaitą, kurios pagrindu bus kuriama kreditinė sąskaita. Tokiu būdu kuriant kreditinę sąskaitą, SABIS privalo būti pakeistas sąskaitos numeris. Išsaugojus pakeistus duomenis, kreditinei sąskaitai suteikiama būsena „Sukurta“.
72. Sąskaita, kuriai suteikta būsena „Sukurta“, rodoma tiekėjo sąskaitų sąraše. Jei teikiamos sąskaitos forma užpildyta netinkamai, SABIS informuoja apie nustatytas klaidas ir pateikia nustatytų klaidų sąrašą. Tiekėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas tiekėjo specialisto vaidmuo, ištaisęs klaidas, gali pateikti sąskaitą pirkėjui.
ANTRASIS SKIRSNIS
SĄSKAITŲ TIKSLINIMAS
74. Tiekėjo pateikta sąskaita (sąskaitos duomenys ir pridedami dokumentai) gali būti tikslinama tik pirkėjo iniciatyva.
75. Pirkėjui grąžinant sąskaitą tiekėjui tikslinti, sąskaitai suteikiama būsena „Grąžinta tikslinimui“ ir įrašomas komentaras, kuriame nurodoma grąžinimo tikslinti priežastis.
VIII SKYRIUS
GAUTŲ SĄSKAITŲ ADMINISTRAVIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
SĄSKAITŲ KŪRIMAS
77. Išimtiniais atvejais, kai sąskaita iš tiekėjo gaunama ne per SABIS, pirkėjo paskyros naudotojas gautą sąskaitą gali sukurti SABIS.
78. Skaitmeninant ne per SABIS gautą sąskaitą, atliekami šie veiksmai:
79. Žodinė sąskaita inicijuojama tokia tvarka:
79.1. Gautą sąskaitą SABIS gali sukurti pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas žodinių sąskaitų registratoriaus vaidmuo ir kuriam yra priskirta sutarčių grupė „Žodinės sąskaitos“. Pagal žodinę sutartį sukurtai sąskaitai SABIS automatiškai suteikiamas žodinės sąskaitos požymis.
79.2. Jei sąskaitą kuria paslaugų gavėjas, SABIS turintis tik pirkėjo paskyrą, sąskaitos skiltyje „Bendri duomenys“ automatiškai pateikiami pirkėjo duomenys, o tiekėjo duomenys turi būti nurodomi pagal SABIS kuriamą sąskaitą.
79.3. Jei žodinę sąskaitą kuria paslaugų gavėjas, SABIS turintis ir tiekėjo, ir pirkėjo paskyrą, sąskaitos skiltyje „Bendri duomenys“ nurodomi tiekėjo ir pirkėjo duomenys, o išsaugant sąskaitą patikrinama, kad sąskaitą sukūrusio paslaugų gavėjo duomenys tinkamai būtų nurodyti kaip pirkėjo arba tiekėjo duomenys.
80. Sąskaita pagal sutartį kuriama tokia tvarka:
80.1. Pagal sutartį gautą sąskaitą SABIS gali sukurti pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, arba pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų registratoriaus vaidmuo ir kuriam priskirta sutarčių grupė, kurioje bus kuriama sąskaita.
80.2. Kuriant pagal sutartį gautą sąskaitą, nurodomas sutarties, kurios būsena SABIS „Sudaryta“ ir pagal kurią išrašyta sąskaita, numeris.
81. Pirkėjo paskyros naudotojui, turinčiam teisę SABIS sukurti žodinę sąskaitą ir (ar) pagal sutartį gautą sąskaitą, nurodžius privalomus sąskaitos duomenis, sąskaitai suteikiama būsena „Sukurta“.
82. Žodinė sąskaita ar pagal sutartį gauta sąskaita SABIS gali būti kuriama anksčiau sukurtos sąskaitos pagrindu, t. y. nukopijuojant sąskaitą, kurios pagrindu bus kuriama nauja sąskaita. Padarius sąskaitos kopiją, SABIS turi būti pakeistas sąskaitos numeris. Išsaugojus pakeistus sąskaitos duomenis, sąskaitai suteikiama būsena „Sukurta“.
83. Kreditinė sąskaita gali būti kuriama tik tokiu atveju, jei sąskaitos, su kuria susijusi kreditinė sąskaita, būsena yra „Priimta“. Kreditinė sąskaita SABIS gali būti kuriama priimtos sąskaitos pagrindu, t. y. nukopijuojant priimtą sąskaitą, kurios pagrindu bus kuriama kreditinė sąskaita. Padarius kreditinės sąskaitos kopiją, SABIS privalo būti pakeistas kreditinės sąskaitos numeris. Išsaugojus pakeistus sąskaitos duomenis, kreditinei sąskaitai suteikiama būsena „Sukurta“.
84. Žodinė sąskaita ar pagal sutartį gauta sąskaita, kurios būsena „Sukurta“, matoma pirkėjo sąskaitų sąraše.
ANTRASIS SKIRSNIS
SĄSKAITŲ TIKRINIMAS IR PRIĖMIMAS
86. Jei pirkėjas naudoja individualių sutarčių grupių kūrimo funkcionalumą, gauta sąskaita SABIS automatiškai patenka į sutarčių, kuriai priklauso sutartis, pagal kurią ji pateikta, grupę ir yra matoma pirkėjo paskyros naudotojams, kuriems priskirta atitinkama sutarčių grupė.
87. Gauta žodinė sąskaita SABIS automatiškai patenka į sutarčių grupę „Žodinės sąskaitos“ ir šiai sąskaitai apdoroti taikomas pirkėjo nustatytas scenarijus. Jeigu pirkėjo gautoms žodinėms sąskaitoms apdoroti scenarijus nėra nustatytas, jos apdorojamos automatiškai taikant organizacijos scenarijų.
88. Pirkėjas, gavęs sąskaitą per SABIS, neviršydamas sutarties, pagal kurią pateikta sąskaita, termino, bet ne ilgiau kaip per 10 darbo dienų nuo sąskaitos gavimo privalo sąskaitą patikrinti ir, jei sąskaitos duomenys teisingi, ją priimti arba, jei sąskaitos duomenys neteisingi, grąžinti ją tiekėjui tikslinti, arba atmesti.
89. Tiekėjo paskyroje matoma jo pateiktų sąskaitų būsena ir keičiant sąskaitos būseną įrašyti komentarai.
90. Pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas organizacijos scenarijus, arba derintojo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su vienu derinimu ar scenarijus su dviem derinimo žingsniais, gavęs sąskaitą, nedelsdamas turi pradėti tikrinti ir derinti sąskaitą. Tikrinamai sąskaitai suteikiama būsena „Tikrinama“.
91. Pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas organizacijos scenarijus, arba derintojo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su vienu derinimu ar scenarijus su dviem derinimo žingsniais, turi nurodyti sąskaitos eilučių dimensijas iki sąskaitai suteikiant būseną „Patvirtinta“, jei pirkėjo paskyros nustatymuose nurodyta, kad sąskaita kuriama nurodant dimensijas.
92. Pirkėjo paskyros naudotojui, kuriam suteiktas derintojo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su vienu derinimu, arba dviem pirkėjo paskyros naudotojams, kuriems suteiktas derintojo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su dviem derinimo žingsniais, patikrinus sąskaitos duomenis ir nenustačius trūkumų, sąskaitai suteikiamas suderinimo požymis.
93. Pirkėjo paskyros naudotojui, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas organizacijos scenarijus, arba tvirtintojo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su vienu derinimu ar scenarijus su dviem derinimo žingsniais, nenustačius trūkumų ir patvirtinus sąskaitą, sąskaitai suteikiama būsena „Patvirtinta“.
94. Pirkėjo paskyros naudotojai, dalyvaujantys sąskaitos derinimo ir tvirtinimo procese, pastebėję, kad pateiktoje derinti ar tvirtinti sąskaitoje nurodyti netikslūs ar neteisingi duomenys, grąžina sąskaitą jos duomenims patikrinti ir inicijuoja naują sąskaitos derinimo procesą. Atliekant šiuos veiksmus sąskaitai suteikiama būsena „Grąžinta tikrinimui“.
95. Pirkėjo paskyros naudotojai, dalyvaujantys sąskaitos derinimo, tvirtinimo ir priėmimo procese, pastebėję, kad pateiktoje derinti, tvirtinti ar priimti sąskaitoje nurodyti netikslūs duomenys, grąžina sąskaitą tiekėjui tikslinti ir nurodo grąžinimo priežastį bei terminą, iki kada sąskaitos duomenys turi būti patikslinti. Tokiai sąskaitai suteikiama būseną „Grąžinta tikslinti.
96. Sąskaitos tikslinimo metu sutarties ir sąskaitos numeris negali būti keičiamas. Jei sąskaitoje nurodytas neteisingas sutarties ar sąskaitos numeris arba sąskaita pateikta per klaidą, arba pastebėta kitų netikslumų, kurių neįmanoma ištaisyti tikslinant sąskaitą, pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, jei sąskaitai apdoroti taikomas organizacijoms scenarijus, arba pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas derintojo arba tvirtintojo, arba priėmėjo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su vienu derinimu arba scenarijus su dviem derinimo žingsniais, privalo sąskaitą atmesti ir nurodyti atmetimo priežastį. Atmestai sąskaitai suteikiama būsena „Atmesta“.
97. Kai sąskaita užregistruojama pirkėjo finansinėje apskaitoje, pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas organizacijos scenarijus, arba priėmėjo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su vienu derinimu arba scenarijus su dviem derinimo žingsniais, suteikia sąskaitai būseną „Priimta“.
98. Pirkėjo sąskaitų, importuotų į Valstybės biudžeto, apskaitos ir mokėjimų sistemos (toliau – VBAMS) Viešojo sektoriaus finansinės apskaitos bendrąjį posistemį (toliau – FABIS), tvarkymo taisykles ir pirkėjo finansinę apskaitą centralizuotai tvarkančios įstaigos funkcijas FABIS ir atsakomybę už FABIS atliktus veiksmus reglamentuoja FABIS valdytojas.
99. Pirkėjui apmokėjus jam pateiktą sąskaitą, pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti naudojamas organizacijos scenarijus, arba priėmėjo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti naudojamas scenarijus su vienu derinimu arba scenarijus su dviem derinimo žingsniais, suteikia sąskaitai būseną „Apmokėta“.
IX SKYRIUS
SABIS PRANEŠIMŲ TEIKIMAS
102. SABIS naudotojai SABIS nurodytu elektroninio pašto adresu informuojami apie SABIS savo atstovaujamo paslaugų gavėjo gautus pranešimus, jei tokią paslaugą yra užsisakę, kaip tai nurodyta SABIS naudotojų vadove.
103. SABIS administratoriaus pranešimai apie SABIS sutrikimus ir kita aktuali informacija yra siunčiami visiems SABIS naudotojams.
X SKYRIUS
DUOMENŲ TEIKIMO IR GAVIMO BŪDAI
106. Sąskaitos į SABIS gali būti pateikiamos trimis būdais:
107. Sąskaitos iš SABIS gali būti gaunamos dviem būdais:
XI SKYRIUS
DUOMENŲ MAINAI PEPPOL TINKLU
109. Duomenų mainai PEPPOL tinklu vyksta per PEPPOL registruotus prieigos taškus. Duomenų siuntimas galimas iš bet kokio registruoto prieigos taško, duomenų gavimui naudojamas NBFC valdomas prieigos taškas. NBFC prieigos taškas nenaudojamas duomenims siųsti.
110. SABIS registruoti pirkėjai automatiškai registruojami ir NBFC valdomo prieigos taško SMP duomenų bazėje (Service Metadata Publisher).
XII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
113. Paslaugų gavėjui atlikus SABIS neteisėtus ar pavojingus veiksmus, SABIS duomenų tvarkytojas be perspėjimo gali užblokuoti paslaugų gavėjo prieigą prie SABIS duomenų.
114. Aktuali informacija apie SABIS naudojimą, laikiną funkcinių galimybių nepasiekiamumą skelbiama SABIS naudotojų elektroniniu paštu (jei įmanoma) ir (ar) interneto svetainėse https://sabis.nbfc.lt/ ir https://nbfc.lrv.lt/lt/sabis.