PAGĖGIŲ SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
įsakymas
dėl pagėgių savivaldybės administracijos dokumentų valdymo ir teisės skyriaus nuostatų patvirtinimo
2022 m. gruodžio 1 d. Nr. A1-1003
Pagėgiai
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 2 ir 3 punktais, Pagėgių savivaldybės tarybos 2022 m. spalio 20 d. sprendimu Nr. T-162 „Dėl pavedimo vykdyti centrinės perkančiosios organizacijos funkcijas“:
1.Tvirtinu Pagėgių savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus nuostatus (pridedama).
2. Pripažįstu netekusiu galios Pagėgių savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. vasario 24 d. įsakymą Nr. A1-197 „Dėl Pagėgių savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus nuostatų patvirtinimo“.
4. Skelbiu šį įsakymą Teisės aktų registre ir Pagėgių savivaldybės interneto svetainėje www.pagegiai.lt.
Šis įsakymas gali būti skundžiamas Regionų apygardos administracinio teismo Klaipėdos rūmams (Galinio Pylimo g. 9, 91230 Klaipėda) Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka per 1 (vieną) mėnesį nuo įsakymo paskelbimo ar įteikimo suinteresuotiems asmenims dienos.
PATVIRTINTA
Pagėgių savivaldybės administracijos
direktoriaus 2022 m. gruodžio 1 d.
įsakymo Nr. A1-1003
PAGĖGIŲ SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DOKUMENTŲ VALDYMO IR TEISĖS SKYRIAUS NUOSTATAI
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Pagėgių savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo ir teisės skyriaus (toliau – Skyrius) nuostatai reglamentuoja Skyriaus uždavinius ir funkcijas, teises ir veiklos organizavimą, likvidavimą ir reikalų perdavimo tvarką.
2. Skyrių steigia Pagėgių savivaldybės taryba, tvirtindama Pagėgių savivaldybės administracijos (toliau – Savivaldybės administracija) struktūrą.
3. Skyrius yra Pagėgių savivaldybės administracijos padalinys, tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas Savivaldybės administracijos direktoriui (toliau – Direktorius).
4. Skyriaus paskirtis – dalyvauti formuojant dokumentų valdymo ir personalo politiką, užtikrinti Savivaldybės veiksmų teisėtumą, atstovauti Savivaldybę teismuose bei kitose institucijose, vykdyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimą teisės aktuose numatyta tvarka bei įdiegtų informacinių sistemų administravimas.
5. Skyrius savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, kitais Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Pagėgių savivaldybės (toliau - Savivaldybės) tarybos sprendimais, mero potvarkiais, Administracijos direktoriaus įsakymais ir šiais nuostatais.
6. Skyriaus nuostatus, pareigybių sąrašą, pareigybių aprašymus jų pakeitimus ir papildymus tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius
7. Skyriaus darbuotojai yra karjeros valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau - Darbuotojai).
II. SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS
8. Skyriaus uždaviniai:
8.2. įgyvendinti Valstybės tarnybos įstatymo ir LR darbo kodekso nuostatas bei su juo susijusių teisės aktų vykdymą;
8.5. užtikrinti viešąją tvarką įgyvendinant nusikaltimų prevencijos bei kontrolės programas ir kontroliuoti viešosios tvarkos reglamentuojančių teisės aktų laikymąsi;.
8.6. taikyti pažangias informacines technologijas Savivaldybės valdymo kokybei gerinti ir užtikrinti jų plėtrą;
8.7. užtikrinti Viešųjų pirkimų įstatymo ir viešųjų pirkimų vykdymą reglamentuojančių poįstatyminių aktų nuostatų įgyvendinimą Savivaldybės administracijoje, didinti viešųjų pirkimų procedūrų skaidrumą, operatyvumą siekiant užkirsti kelią galimiems Viešųjų pirkimų įstatymo pažeidimams;
8.8. organizuoti Savivaldybės administracijos viešuosius pirkimus, tobulinti viešųjų pirkimų organizavimo ir vykdymo tvarką, vykdyti su viešaisiais pirkimais susijusių veiksmų koordinavimą, stebėseną, procesų vidaus kontrolę ir tobulinimą;
8.9. operatyviai organizuoti, koordinuoti ir vykdyti Savivaldybės atliekamų skelbiamų ir neskelbiamų viešųjų pirkimų procedūras teisės aktų nustatytais terminais;
9. Įgyvendindamas jam pavestus uždavinius, Skyrius atlieka šias funkcijas:
9.1. kontroliuoja, kad Savivaldybės tarybos, mero (jeigu sekretoriatas nesudarytas), Savivaldybės administracijos dokumentų valdymas būtų vykdomas pagal Dokumentų rengimo taisykles ir kitus dokumentų valdymo reglamentuojančius teisės aktus;
9.2 registruoja gaunamus ir siunčiamus Savivaldybės administracijos dokumentus, įsakymus, Darbuotojų prašymus, asmenų prašymus bei skundus. Įsakymus, kurie yra teisės normų aktai, registruoja Teisės aktų registre (TAR);
9.3. registruoja gaunamus ir siunčiamus dokumentus Savivaldybės tarybos, mero, potvarkius, asmenų prašymus ir skundus. Savivaldybės tarybos sprendimo projektus, Savivaldybės tarybos sprendimus, potvarkius, kurie yra teisės normų aktai, registruoja Teisės aktų registre (TAR) (jeigu sekretoriatas nesudarytas);
9.5. priima, užregistruoja korespondenciją, gaunamą per E. pristatymo sistemą ir savivaldybės el. paštu info@pagegiai.lt ir išsiuntinėja dokumentus adresatams ir vykdytojams (paštu, esant galimybei elektroniniu paštu arba E.-pristatymo priemonėmis);
9.6. organizuoja asmenų priėmimą Savivaldybės mero (jeigu sekretoriatas nesudarytas) ir Direktoriaus, prireikus telefonu ar kita ryšio priemone derina priėmimo vietą ir laiką;
9.7. organizuoja ir planuoja (jeigu sekretoriatas nesudarytas) Savivaldybės tarybos posėdžius, Savivaldybės tarybos komitetų, komisijų posėdžiuos, sudaro jų darbotvarkių projektus, bei protokoluoja juos;
9.9. rengia savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, administracijos direktoriaus įsakymų ir kitų dokumentų projektus skyriaus kompetencijos klausimais;
9.10. protokoluoja Savivaldybės Ekstremalių situacijų komisijos posėdžius ir Savivaldybės administracijos Darbuotojų pasitarimus;
9.11. formuoja, tvarko ir nustatyta tvarka perduoda Savivaldybės administracijos archyvui nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo bylas, rengia Skyriaus dokumentacijos planą, bei dokumentacijos plano papildymą;
9.12. kontroliuoja kaip Pagėgių savivaldybėje vykdomas Valstybinės kalbos įstatymas, Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimai, kiti valstybinės kalbos vartojimą ir jos taisyklingumą reglamentuojantys teisės aktai;
9.14 kontroliuoja ar Savivaldybės teritorijoje esančiose įstaigose, įmonėse gyventojai aptarnaujami lietuvių kalba. Tikrina ar oficialūs Savivaldybės renginiai vyksta valstybine kalba;
9.16. taiso tarybos sprendimus ir Savivaldybės administracijos raštus (Seimui, Vyriausybei, ministerijoms ir pan.);
9.17. kiekvienais metais ruošia Savivaldybės administracijos dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą, dokumentų registrų sąrašo papildymą ir archyvuojamų bylų apyrašus;
9.19 teikia informaciją valstybinių archyvų sistemos įstaigoms apie saugomus dokumentus, pildo nuolatinio, ilgo ir trumpo saugojimo suvestines;
9.20 ruošia dokumentų perdavimą valstybiniam saugojimui, pildo dokumentų perdavimo valstybiniam saugojimui, nurašymui ir sunaikinimui aktus.
9.21. sudarinėja saugomų archyvinių dokumentų sąrašus, analizuoja ir sistemina dokumentus, išduoda pažymas;
9.22. atlieka Pagėgių savivaldybės biudžetinių įstaigų, neperduodančių savo dokumentų valstybės archyvams tolimesniam saugojimui, dokumentacijos planų, apyrašų ir kitų archyvinių dokumentų derinimą;
9.23. priima likviduojamų individualių įmonių, akcinių bendrovių, uždarųjų bendrovių dokumentus į Pagėgių savivaldybės likviduotų įmonių archyvą.
9.24. tvarko Valstybės tarnautojų registrą (VATARAS) ir Valstybės tarnybos valdymo informacinę sistemą (VATIS);
9.25. rengia reikiamus dokumentus dėl Darbuotojų priėmimo, atleidimo, perkėlimo, atostogų, organizuoja konkursus Savivaldybės administracijos Darbuotojų bei Savivaldybei pavaldžių biudžetinių ir viešųjų įstaigų vadovų priėmimą į pareigas ir atleidimą iš jų;
9.27. formuoja administracijos personalo mokymo prioritetus, sudaro Savivaldybės administracijos personalo metinius planus, organizuoja jų įgyvendinimą, atlieka kitas su žmoniškųjų išteklių plėtros organizavimu susijusias funkcijas;
9.29. kartu su kitais savivaldybės administracijos struktūriniais padaliniais atlieka administracijos struktūrinių padalinių funkcijų ir administracijos pareigybių analizę ir pagal savo kompetenciją teikia Direktoriui siūlymus dėl skyriaus darbo organizavimo tobulinimo atsižvelgiant į teisės aktuose Savivaldybės administracijai nustatytus uždavinius;
9.31. pagal kompetenciją kartu su kitais Savivaldybės administracijos padalinių vadovais kontroliuoja darbo tvarkos taisyklių laikymąsi, teikia Direktoriui siūlymus dėl darbo drausmės, darbo sąlygų Savivaldybės administracijoje gerinimo;
9.32. organizuoja biudžetinių įstaigų steigimą, viešųjų įstaigų, savivaldybės įmonių ir kitų savivaldybės juridinių asmenų steigimą;
9.33. atlieka pirminės asmens ir visuomenės sveikatos priežiūrą (įstaigų steigimas, reorganizavimas, likvidavimas), išskyrus visuomenės sveikatos priežiūrą savivaldybės teritorijoje esančiose ikimokyklinio ugdymo, bendrojo ugdymo mokyklose ir profesinio mokymo įstaigose ugdomų mokinių pagal ikimokyklinio, priešmokyklinio, pradinio, pagrindinio ir vidurinio ugdymo programas, visuomenės sveikatos stiprinimą ir visuomenės sveikatos stebėseną;
9.36. dalyvauja rengiant gyventojų apklausas ir kitokias įstatymų numatytas pilietines (gyventojų) iniciatyvas;
9.40. atstovauja Savivaldybės Tarybos, Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos teises ir teisėtus interesus, ikiteisminėse ginčų institucijose, teisėsaugos institucijoje bei jų priimtų sprendimų vykdymo procese, gina jos teisėtus interesus;
9.41. rengia Skyriaus sutarčių projektus, derina kitų skyrių parengtų sutarčių projektus, kreipiasi į teismą dėl sutartinių prievolių nevykdymo arba netinkamo vykdymo;
9.42. derina rengiamų Savivaldybės tarybos sprendimų, Savivaldybės mero potvarkių, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų projektus;
9.43. įgyvendina ir vykdo korupcijos prevenciją bei kontrolę Savivaldybėje, užtikrina veiksmingą korupcijos prevencijos teisinį reguliavimą, formuoja tinkamą korupcijos prevencijos organizavimo, įgyvendinimo, priežiūros mechanizmą, siekia atskleisti korupcijos priežastis ir jas šalinti;
9.46. kaupia, apibendrina ir sistemina Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių teikiamą informaciją apie planuojamus atlikti viešuosius pirkimus ir nustatytais terminas sudaro pirkimų suvestinę pagal pirkimo vertes;
9.48. užtikrina, kad būtų laikomasi Viešųjų pirkimų įstatymo, Vyriausybės nutarimų ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių viešuosius pirkimus, vykdymo;
9.49. rengia Savivaldybės administracijos einamųjų biudžetinių metų pirkimų planą ir, esant poreikiui, einamaisiais biudžetiniais metais jį tikslina; vykdo Savivaldybės administracijos einamųjų biudžetinių metų viešųjų pirkimų plano vykdymo stebėseną;
9.51. organizuoja ir užtikrina prekių, paslaugų ir darbų viešųjų pirkimų verčių nustatymą, tvarko viešųjų pirkimų verčių apskaitą;
9.52. sprendžia su viešųjų pirkimų procedūromis susijusius klausimus, nagrinėja įmonių, įstaigų, kitų juridinių asmenų skundus, pretenzijas, paklausimus viešųjų pirkimų klausimais, užtikrina atsakymą į juos laiku;
9.53. skelbia Centrinės viešųjų pirkimų sistemos priemonėmis viešųjų pirkimų dokumentus, jų paaiškinimus, patikslinimus;
9.56. rengia/dalyvauja rengiant pirkimų sąlygas, pirkimo–pardavimo sutarčių projektus, raštų projektus tiekėjams ir Viešųjų pirkimų tarnybai, užtikrina viešųjų pirkimų dokumentų atitikimą teisės aktų reikalavimams;
9.57. organizuoja Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų projektų viešųjų pirkimų dokumentų ir raštų dėl viešųjų pirkimų projektų rengimą ir derinimą su atsakingomis institucijomis;
9.58. teikia su viešaisiais pirkimais susijusią informaciją viešuosius pirkimus kontroliuojančioms ir priežiūrą vykdančioms institucijoms;
9.59. organizuoja Viešųjų pirkimų komisijų darbą, vykdo komisijos pavedimus, prižiūri komisijos priimtų sprendimų vykdymą;
9.60. atlieka Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS), Centrinės perkančiosios organizacijos CPO.LT elektroninio katalogo (CPO.LT), Centrinės perkančiosios organizacijos informacinės sistemos (CPO IS) administratoriaus funkcijas, atsako už duomenų apie Savivaldybės administraciją aktualumą bei teisingumą ir administruoja Savivaldybės administracijos darbuotojams suteiktas naudojimosi CVP IS, CPO.LT, CPO IS ir kitų viešųjų pirkimų sistemų teises; peržiūri ir prireikus koreguoja CVP IS, CPO.LT, CPO IS ir kitose viešųjų pirkimų sistemose registruotų naudotojų sąrašus ir naudotojų įgaliojimų ribas, sukuria ir registruoja naujus naudotojus, kuria naudotojų grupes vykdomiems pirkimams, suteikia jiems įgaliojimus ir nustato prieigos prie duomenų ribas, darbuotojams nutraukus darbo santykius, panaikina jų prieigą;
9.61. kaupia ir analizuoja informaciją apie administracijos atliktus arba nutrauktus viešuosius pirkimus, apibendrina rezultatus bei padarytas klaidas, jų priežastis ir tobulina pirkimo dokumentus, procedūrų vykdymą atliekant naujų viešųjų pirkimų procedūras, siekiant išvengti klaidų perduoda informaciją administracijos padalinių specialistams, rengiantiems pirkimo dokumentus;
9.63. rengia aprašų, taisyklių ir kitų dokumentų, susijusių su viešųjų pirkimų organizavimu, projektus skyriaus kompetencijos klausimais, organizuoja jų įgyvendinimą;
9.64. konsultuoja Savivaldybės administracijos struktūrinius padalinius, Savivaldybės administracinius filialus – seniūnijas bei Savivaldybei pavaldžias įstaigas viešųjų pirkimų klausimais, pagal kompetenciją teikia pasiūlymus administracijos direktoriui dėl viešųjų pirkimų organizavimo;
9.66. prižiūri, ar Viešojo pirkimo komisijos nariai, asmenys, administracijos vadovo paskirti atlikti supaprastintus pirkimus ir viešųjų pirkimų procedūrose dalyvaujantys ekspertai laiku ir tinkamai pateikė privačių interesų deklaraciją elektroninėmis priemonėmis (jeigu jos dar nebuvo pateiktos);
9.67. derina administracijos, mero vardu sudaromų sutarčių projektus, užtikrindami, kad viešojo pirkimo sąlygos (laimėjęs pasiūlymas) atitiktų sutarties projektą, organizuoja sutarčių, sudarytų viešojo pirkimo būdu, kontrolę nuo sutarties sudarymo iki jos visiško įvykdymo;
9.68. prižiūri Savivaldybės interneto svetainės skyrių „Viešieji pirkimai“ ir nuolat atnaujina informaciją;
9.69. kaupia informaciją apie finansiniais metais atliktus mažos vertės pirkimus ir nustatytais terminais pateikia ataskaitą Viešųjų pirkimų tarnybai;
9.70. viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka pateikia kiekvieno pirkimo procedūrų ataskaitas Viešųjų pirkimų tarnybai (išskyrus mažos vertės pirkimus);
9.71. kontroliuoja ir prižiūri viešosios tvarkos reglamentuojančių teisės aktų laikymosi ir vykdymą;
9.73. analizuoja viešosios tvarkos pažeidimų priežastis, teikia pasiūlymus administracijos direktoriui dėl viešosios tvarkos užtikrinimo;
9.74. koordinuoja kitų Savivaldybės administracinių padalinių specialistų ir seniūnijų seniūnų, kuriems savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymais suteikta teisė surašyti administracinių teisės pažeidimų protokolus, veiklą;
9.79. techniškai aptarnauja savivaldybės tarybos posėdžius, administruoja ir prižiūri posėdžių valdymo sistemą;
III. SKYRIAUS TEISĖS
10. Skyrius, įgyvendindamas jam pavestus uždavinius ir atlikdamas jo kompetencijai priskirtas funkcijas, turi teisę:
10.1. gauti iš Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių, Savivaldybei pavaldžių įstaigų dokumentus ir informaciją, kurių reikia Skyriaus uždaviniams įgyvendinti ir funkcijoms vykdyti;
10.2. dalyvauti Savivaldybės tarybos posėdžiuose, Savivaldybės pasitarimuose bei renginiuose, kuriuose svarstomi su Skyriaus uždaviniais ir funkcijomis susiję klausimai;
IV. SKYRIAUS VEIKLOS ORGANIZAVIMAS
11. Skyriui vadovauja vedėjas, kurį į pareigas skiria ir iš pareigų atleidžia Direktorius Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka. Nesant skyriaus vedėjo, jo funkcijas atlieka pavaduotojas, o jei tokios pareigybės Skyriuje nėra, kitas Direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas. Skyriaus vedėjas tiesiogiai pavaldus Direktoriui.
12. Skyriaus vedėjas:
12.1. organizuoja, planuoja ir kontroliuoja skyriaus darbą, siekdamas užtikrinti skyriui pavestų uždavinių ir funkcijų vykdymą;
12.3. pagal savo kompetenciją užtikrina, kad skyriuje būtų vykdomi Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų reikalavimai;
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
15. Skyrius reorganizuojamas ar likviduojamas Pagėgių savivaldybės tarybos sprendimu Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
16. Atleidžiamas iš pareigų Skyriaus vedėjas perduoda reikalus, dokumentus ir turtą naujam Skyriaus vedėjui ar kitam savivaldybės administracijos direktoriaus įgaliotam asmeniui Administracijos direktoriaus įsakyme nurodyta tvarka. Reikalams, dokumentams ir turtui perduoti Direktoriaus įsakymu gali būti sudaroma komisija.