I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos Respublikos valstybės kontrolės automatiniu būdu įrašomos garso informacijos tvarkymo aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Valstybės kontrolės darbuotojų, atsakingų už asmenų aptarnavimą Valstybės kontrolės bendruoju telefonu (mob. +370 609 73 898) (toliau – asmenų aptarnavimo telefonu), priimamų telefoninių skambučių, balso ir pokalbių asmens duomenų įrašymą automatiniu būdu, tvarkymą ir jų apsaugą pagal teisės aktus, reglamentuojančius asmens duomenų teisinę apsaugą.
2. Aprašas parengtas ir priimamų telefoninių skambučių, balso ir pokalbių asmens duomenų apsauga užtikrinama pagal 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (toliau – Reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymą, Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymą ir kitus asmens duomenų teisinę apsaugą reglamentuojančius teisės aktus.
3. Asmenų, skambinančių asmenų aptarnavimo telefonu, pokalbių (garso) įrašų duomenys tvarkomi siekiant užtikrinti kokybišką asmenų aptarnavimą.
4. Apraše vartojamos sąvokos:
4.1. Balso ir pokalbių duomenys (toliau – pokalbių duomenys) – duomenys, kuriuos skambinantis asmuo ir darbuotojas, atsakingas už asmenų aptarnavimą Valstybės kontrolėje telefonu, pateikia pokalbio metu. Pokalbio metu įrašomi šie duomenys: skambinančio asmens telefono numeris, asmenį aptarnaujančio darbuotojo telefono numeris, pokalbio laikas, trukmė ir pokalbio garso įrašas.
4.2. Duomenų naudotojas – Valstybės kontrolės Komunikacijos departamento darbuotojas, turintis teisę tvarkyti pokalbių duomenis šio Aprašo nustatyta tvarka.
4.3. Duomenų subjektas – asmuo, skambinantis į Valstybės kontrolę asmenų aptarnavimo telefonu ir sutinkantis, kad pokalbis būtų įrašytas.
4.4. Duomenų tvarkytojas – juridinis asmuo, duomenų valdytojo įgaliotas tvarkyti priimamų telefoninių skambučių ir pokalbių duomenis.
4.5. Duomenų valdytojas – Lietuvos Respublikos valstybės kontrolė.
5. Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Reglamente, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme ir kituose teisės aktuose.
6. Duomenų valdytojo ir tvarkytojo pareigos ir atsakomybė nustatomos duomenų valdytojo ir duomenų tvarkytojo sutartyje, kuri sudaroma vadovaujantis Reglamento nuostatomis.
7. Duomenų naudotojo funkcijos:
7.1. gavus duomenų subjekto prašymą perklausyti telefoninių pokalbių, kuriuose dalyvavo, įrašus ir (arba) gauti jų kopiją, susipažįsta su įrašytais ir saugomais pokalbių duomenimis duomenų tvarkytojo savitarnos svetainėje ir (ar) atsisiunčia į savo tarnybinį kompiuterį Valstybės kontrolėje bei pateikia jį duomenų subjektui 13 punkte nurodyta tvarka;
7.2. užtikrina darbo vietos ir kompiuterinės įrangos, kuriose saugomi pokalbių duomenys, saugumą.
II SKYRIUS
POKALBIŲ DUOMENŲ AUTOMATINIU BŪDU ĮRAŠYMAS IR TVARKYMAS
8. Pokalbis įrašomas asmenų aptarnavimo telefonu skambinančio asmens sutikimo, kad pokalbis būtų įrašytas, pagrindu.
9. Duomenų subjektas, kurio pokalbis bus įrašomas, apie asmens duomenų tvarkymą yra informuojamas prieš atliekant pokalbio duomenų įrašymą. Jam pateikiama Reglamento 13 straipsnyje nustatyta pagrindinė informacija apie asmens duomenų tvarkymą (pavyzdžiui, kas yra duomenų valdytojas; kokiu tikslu vykdomas įrašymas; kaip asmuo gali išreikšti sutikimą dėl įrašymo, ir jeigu nesutinka, kokiais būdais gali kreiptis į duomenų valdytoją, ir kur pateikiama išsami informacija apie vykdomą asmens duomenų tvarkymą).
10. Duomenų subjektui nesutikus, kad jo pokalbiai būtų įrašomi, duomenų subjektas nesujungiamas su asmeniu, atsakingu už asmenų, besikreipiančių į Valstybės kontrolę, aptarnavimą ir informuojamas apie galimybę kreiptis į Valstybės kontrolę kitais būdais žodžiu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Valstybės kontrolę), raštu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Valstybės kontrolę, atsiuntus kreipimąsi paštu ar elektroniniu būdu: institucijos elektroninio pašto adresu 1langelis@valstybeskontrole.lt, siunčiant per E. siuntų pristatymo sistemą arba užpildant elektroninę formą Valstybės kontrolės interneto svetainėje).
11. Telefoninius pokalbius įrašo, saugo ir pasibaigus saugojimo terminui (1 (vienam) mėnesiui) sunaikina pagal paslaugų teikimo sutartį duomenų valdytojo pasitelktas duomenų tvarkytojas. Šių įrašų perklausa atliekama jungiantis prie duomenų tvarkytojo savitarnos svetainės.
12. Jeigu pokalbio įrašo duomenys naudojami skundui nagrinėti, kaip įrodymai byloje ar kitais įstatymų nustatytais atvejais, jie gali būti saugomi tiek, kiek reikalinga šiais jų tvarkymo tikslais, ir sunaikinami nedelsiant, kai tampa nebereikalingi.
13. Perklausyti pokalbių duomenis ir teikti juos duomenų subjektams duomenų naudotojas turi teisę 7.1 punkte nurodytais atvejais, suderinęs su Valstybės kontrolės administracijos vadovu.
14. Pokalbių duomenys avarinio praradimo atvejais neatkuriami, nes nėra daromos atsarginės jų kopijos.
III SKYRIUS
DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMAS
15. Asmenų aptarnavimo telefonu skambinantis asmuo turi teisę nesutikti, kad pokalbis būtų įrašytas, ir jo nebetęsti. Asmeniui sutikus, kad pokalbis būtų įrašytas, jis kaip duomenų subjektas turi:
15.1. teisę gauti informaciją apie jo asmens duomenų tvarkymą;
15.2. teisę perklausyti telefoninių pokalbių, kuriuose dalyvavo, įrašus ir gauti jų kopiją;
15.3. teisę susipažinti su tvarkomais jo asmens duomenimis ir gauti jų kopiją;
15.4. teisę reikalauti ištaisyti netikslius ar neteisingus jo asmens duomenis;
15.5. kitas Reglamente nurodytas duomenų subjekto teises, kurios įgyvendinamos valstybės kontrolieriaus 2021 m. liepos 1 d. įsakymo Nr. VE-134 „Dėl Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Valstybės kontrolėje tvarkos aprašo patvirtinimo“ nustatyta tvarka.
