UTENOS APYLINKĖS TEISMO
PIRMININKAS
Į S A K Y M A S
DĖL SU TEISMO PROCESO BYLOMIS SUSIJUSIŲ ELEKTRONINIŲ DUOMENŲ TVARKYMO, ĮTRAUKIMO Į APSKAITĄ IR SAUGOJIMO NAUDOJANT INFORMACINES IR ELEKTRONINIŲ RYŠIŲ TECHNOLOGIJAS UTENOS APYLINKĖS TEISME TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2018 m. kovo 1 d. Nr. V-43
Utena
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos Teismų įstatymo 103 straipsniu, Teisėjų tarybos 2014 m. vasario 14 d. Nr. 13P-21-(7.1.2) nutarimu patvirtintu Su teismo proceso bylomis susijusių elektroninių duomenų teismuose tvarkymo, įtraukimo į apskaitą ir saugojimo naudojant informacines ir elektroninių ryšių technologijas tvarkos aprašu:
1. T v i r t i n u Su teismo proceso bylomis susijusių elektroninių duomenų tvarkymo, įtraukimo į apskaitą ir saugojimo naudojant informacines ir elektroninių ryšių technologijas Utenos apylinkės teisme tvarkos aprašą (toliau – Aprašas) (pridedama).
2. Į p a r e i g o j u:
PATVIRTINTA
Utenos apylinkės teismo pirmininko
2018 m. kovo 1 d. įsakymu Nr. V-43
SU TEISMO PROCESO BYLOMIS SUSIJUSIŲ ELEKTRONINIŲ DUOMENŲ TVARKYMO, ĮTRAUKIMO Į APSKAITĄ IR SAUGOJIMO NAUDOJANT INFORMACINES IR ELEKTRONINIŲ RYŠIŲ TECHNOLOGIJAS UTENOS APYLINKĖS TEISME TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Su teismo proceso bylomis susijusių elektroninių duomenų tvarkymo, įtraukimo į apskaitą ir saugojimo naudojant informacines ir elektroninių ryšių technologijas Utenos apylinkės teisme (toliau – Teismas) tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų tvarkymo organizavimą, Lietuvos teismų informacinės sistemos viešųjų elektroninių paslaugų posistemio paskyrų sukūrimą, prisijungimo duomenų išdavimą, elektroninių dokumentų ir elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų rengimą, registravimą ir tvarkymą, elektroninių teismo proceso bylų sudarymą, registravimą, apskaitą, saugojimą, perdavimą į valstybės archyvą civilinėse ir administracinių nusižengimų bylose.
2. Su teismo proceso bylomis susijusių elektroninių duomenų tvarkymo, įtraukimo į apskaitą ir saugojimo naudojant informacines ir elektroninių ryšių technologijas tikslas – laikantis įstatymuose nustatytų reikalavimų ir užtikrinant įstatymuose nustatytas byloje dalyvaujančių asmenų teises laiku ir kokybiškai parengti bei tvarkyti elektroninius dokumentus, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmenines kopijas, elektroninius duomenis taip, kad būtų užtikrintas Teismo veiklos duomenų kaupimas, greitas visų turimų elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų pateikimas ir priėjimas prie jų, išskyrus atvejus, kai tokį pateikimą ir priėjimą riboja teisės aktai.
3. Šis Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teismų įstatymu, Lietuvos Respublikos teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) raštvedybos ir archyvų tvarkymo taisyklėmis, patvirtintomis Teismų tarybos 2004 m. spalio 8 d. nutarimu Nr. 280 „Dėl Lietuvos Respublikos teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) raštvedybos ir archyvų tvarkymo taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) procesinių dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Teisėjų tarybos 2010 m. vasario 26 d. nutarimu Nr. 13P-19-(7.1.2) „Dėl Lietuvos Respublikos teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) procesinių dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ , Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos teismų informacinės sistemos nuostatais, patvirtintais Nacionalinės teismų administracijos direktoriaus 2011 m. lapkričio 28 d. įsakymu Nr. 6P-112-(1.1) „Dėl Lietuvos teismų informacinės sistemos nuostatų patvirtinimo“, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“, Bylų paskirstymo teisėjams ir teisėjų kolegijų sudarymo taisyklių aprašu, patvirtintu Teisėjų tarybos 2011 m. kovo 25 d. nutarimu Nr. 13P-29-(7.1.2) „Dėl Bylų paskirstymo teisėjams ir teisėjų kolegijų sudarymo taisyklių aprašo patvirtinimo“, Procesinių dokumentų pateikimo teismui ir jų įteikimo asmenims elektroninių ryšių priemonėmis tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2012 m. gruodžio 13 d. įsakymu Nr. 1R-332 „Dėl Procesinių dokumentų pateikimo teismui ir jų įteikimo asmenims elektroninių ryšių priemonėmis tvarkos aprašo patvirtinimo“, ADOC-V1.0 specifikacija, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-v1.0 patvirtinimo“, Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“.
4. Elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų tvarkymo metu kaupiami elektroninių dokumentų ir elektroninių teismo proceso bylų privalomieji metaduomenys, nurodyti šio Aprašo 1 priede, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
5. Apraše vartojamos sąvokos:
Bylos iškėlimą teisme inicijuojantis dokumentas – ieškinys, skundas, pareiškimas, prašymas ar kitas procesinis dokumentas, kurio pagrindu inicijuojama byla Teisme.
Bylas paskirstantis asmuo – Teismo pirmininko įgaliotas (-i) asmuo (-ys), kurie, naudodamiesi Lietuvos teismų informacinės sistemos (toliau – LITEKO) bylų skirstymo moduliu, nustatyta tvarka paskirsto bylas teisėjams ar teisėjų kolegijoms.
Elektroninė teismo proceso byla − su teismo proceso byla susijusių Teismo, proceso dalyvių elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų rinkmena.
Elektroniniai duomenys – informacinių technologijų priemonėmis sukurta informacija, susijusi su elektronine teismo proceso byla.
Popierinė teismo proceso byla – su teismo proceso byla susijusių Teismo ir dalyvaujančių byloje asmenų popierinių dokumentų, dokumentų popierinių kopijų ir nuorašų rinkmena.
Administravimo teisės suteikimas – teisės administruoti juridinio asmens paskyrą suteikimas paslaugų gavėjo administratoriui.
Kitos sąvokos vartojamos ir suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatyme, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse.
II SKYRIUS
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ, ELEKTRONINIU PARAŠU PATVIRTINTŲ POPIERINIŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIŲ KOPIJŲ IR ELEKTRONINIŲ DUOMENŲ TVARKYMO ORGANIZAVIMAS
6. Už Teismo elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų tvarkymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas Teismo pirmininkas.
7. Įgyvendindamas šiame Apraše ir kituose norminiuose teisės aktuose nustatytus reikalavimus, Teismo pirmininkas:
7.1. nustato organizacines priemones, užtikrinančias su teismo proceso bylomis susijusių elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų autentiškumą, patikimumą ir tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką, taip pat atitinkamą apsaugą tų elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų, prie kurių priėjimą riboja teisės aktai;
7.2. paskiria Teismo darbuotojus, atsakingus už prašymų dėl paskyrų LITEKO viešųjų elektroninių paslaugų posistemyje (toliau – VEP posistemis) sukūrimo vykdymą, asmenį identifikuojančių prisijungimo duomenų išdavimą ir administravimo teisės suteikimą;
7.3. paskiria Teismo darbuotojus, atsakingus už elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų rengimą, tvarkymą, apskaitą, naikinimą, siuntimą ir gavimą;
III SKYRIUS
LITEKO VEP POSISTEMIO PASKYROS SUKŪRIMAS, PRISIJUNGIMO DUOMENŲ IŠDAVIMAS IR ADMINISTRAVIMO TEISĖS SUTEIKIMAS
8. Paskyrų VEP posistemyje sukūrimo būdus ir sąlygas nustato Lietuvos Respublikos teismų viešųjų elektroninių paslaugų teikimo taisyklės, patvirtintos Nacionalinės teismų administracijos direktoriaus 2015 m. rugsėjo 17 d. įsakymu Nr. 6P-141-(1.1) „Dėl Lietuvos Respublikos teismų viešųjų elektroninių paslaugų teikimo taisyklių patvirtinimo“.
9. Teismui gavus prašymą dėl fizinio asmens paskyros VEP posistemyje sukūrimo ir asmenį identifikuojančių prisijungimo duomenų suteikimo bei kitus Teismų viešųjų elektroninių paslaugų teikimo taisyklėse nurodytus dokumentus ar įstatymų nustatyta tvarka patvirtintas jų kopijas ir Teismo pirmininkui/teismo pirmininko pavaduotojui ar bylą nagrinėjančiam teisėjui nustačius, kad yra visos Teismų viešųjų elektroninių paslaugų teikimo taisyklėse nurodytos sąlygos, fizinio asmens paskyra VEP posistemyje sukuriama ir prisijungimo prie jos duomenys sukuriami per tris darbo dienas nuo visų sprendimui priimti būtinų dokumentų teisme gavimo.
10. Sukurti prisijungimo prie šio Aprašo nustatyta tvarka sukurtos fizinio asmens paskyros duomenys išduodami asmeniškai prašymą pateikusiam asmeniui, jam pateikus asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus. Asmeniui per 30 dienų nuo prisijungimo prie paskyros VEP posistemyje duomenų sukūrimo dienos neatvykus jų atsiimti, jie naikinami be atskiro Teismo pirmininko nurodymo.
11. Teismui gavus prašymą dėl juridinio asmens paskyros VEP posistemyje sukūrimo ir administravimo teisės suteikimo arba pranešimą dėl paslaugų gavėjo administratoriaus pakeitimo ir nustačius, kad yra visos Teismų viešųjų elektroninių paslaugų teikimo taisyklėse nurodytos sąlygos, juridinio asmens paskyra VEP posistemyje sukuriama ir (ar) administravimo teisė suteikiama per tris darbo dienas nuo visų sprendimui priimti būtinų dokumentų Teisme gavimo. Asmuo apie sukurtą juridinio asmens paskyrą VEP posistemyje ir nustatytą administravimo teisę informuojamas jo nurodytomis elektroninėmis arba telekomunikacinėmis ryšio priemonėmis.
12. Kai kartu su prašymu dėl juridinio asmens paskyros VEP posistemyje sukūrimo ir administravimo teisės suteikimo arba pranešimu dėl paslaugų gavėjo administratoriaus pakeitimo asmuo prašo suteikti asmenį identifikuojančius prisijungimo duomenis, šie duomenys sukuriami ir išduodami asmeniui šio Aprašo 9 ir 10 punktuose nustatyta tvarka.
13. Asmenų pateikti šio Aprašo 9 ir 11 punktuose nurodyti prašymai ir pranešimai bei kiti Teismų viešųjų elektroninių paslaugų teikimo taisyklėse nurodyti dokumentai ar įstatymų nustatyta tvarka patvirtintos jų kopijos saugomi Teisme teisės aktų nustatyta tvarka.
14. Jeigu proceso dalyvis, kuris neprivalo gauti procesinių dokumentų elektroninių ryšių priemonėmis, neturi paskyros VEP posistemyje, teismo posėdžių sekretorius, siųsdamas proceso dalyviui popierinius su vien elektronine forma tvarkoma teismo proceso byla susijusius dokumentus, lydraštyje pateikia informaciją apie bylos tvarkymo formą ir informuoja apie galimybę tokią paskyrą susikurti bei pateikia nuorodą į internetinę svetainę e.teismas.lt.
15. Jeigu procesiniai dokumentai turi būti pateikti proceso dalyviui, kuris, vadovaujantis civilinio proceso kodeksu, privalo procesinius dokumentus gauti elektroninių ryšių priemonėmis, bet neturi paskyros VEP posistemyje, teismo posėdžių sekretorius registruotu laišku informuoja proceso dalyvį, kad jis privalo aktyvuoti savo VEP posistemio paskyrą ir nustato ne trumpesnį nei 7 kalendorinių dienų terminą nuo pranešimo išsiuntimo dienos paskyrai aktyvuoti. Jei suėjus nustatytam terminui paskyra nėra aktyvuojama, procesiniai dokumentai priverstinai išsiunčiami į LITEKO VEP posistemio paskyrą ir šie procesiniai dokumentai laikomi įteiktais teisės aktų nustatyta tvarka.
IV SKYRIUS
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ IR ELEKTRONINIU PARAŠU PATVIRTINTŲ POPIERINIŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIŲ KOPIJŲ RENGIMAS, REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS
16. Teisme parengti ar gauti elektroniniai dokumentai ir elektroniniu parašu patvirtintos popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos registruojami ir tvarkomi vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse bei šiame Apraše nustatytais reikalavimais.
17. Teismo parengtus elektroninius dokumentus, susijusius su teismo proceso byla, saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašo jų sudarytojas ar sudarytojai, jei kiti norminiai teisės aktai nenustato kitaip.
18. Teismo gauto ar parengto dokumento skaitmeninė kopija patvirtinama dokumentą suskaitmeninusio asmens saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu, kartu automatiškai nurodomas dokumento skaitmeninimo laikas ir dokumentą suskaitmeninęs asmuo.
19. Per VEP posistemį gautas elektroninis dokumentas ar elektroniniu parašu patvirtinta popierinio dokumento skaitmeninė kopija nedelsiant, ne vėliau kaip kitą darbo dieną, Teismo raštinės skyriaus ar jo poskyrio atsakingo darbuotojo užregistruojama LITEKO, prieš tai patikrinus, ar juos pateikęs asmuo nurodė teisingus pateikiamų dokumentų aprašomuosius duomenis. Prireikus šie duomenys patikslinami (pavyzdžiui, ištaisoma klaidingai nurodyta dokumento rūšis).
20. Jeigu teismo proceso byla tvarkoma vien elektronine forma, Teisme gautus popierinius su teismo proceso byla susijusius dokumentus Teismo raštinės skyriaus ar jo poskyrio atsakingas už dokumentų registravimą darbuotojas nedelsiant, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną, registruoja LITEKO. Šiuos dokumentus teismo posėdžių sekretorius, kai byloje nėra įsiteisėjęs procesinis sprendimas, arba Teismo raštinės skyriaus ar jo poskyrio atsakingas už dokumentų registravimą darbuotojas, jei bylos galutinis procesinis sprendimas yra įsiteisėjęs, ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo jų gavimo Teisme kartu su priedais suskaitmenina ir prideda prie elektroninės teismo bylos kortelės, išskyrus šio Aprašo 22 punkte nurodytus atvejus.
21. Jeigu Teismas priima motyvuotą nutartį, kad dėl techninių ar kitų svarbių priežasčių arba kituose teisės aktuose nustatytų reikalavimų Teisme gauti popieriniai dokumentai, susiję su vien elektronine forma tvarkoma teismo proceso byla, nėra suskaitmeninami, tokie dokumentai saugomi tik popierinėje teismo proceso byloje ir apie tai pažymima elektroninės teismo proceso bylos kortelėje.
22. Jei bylą nagrinėjančio teisėjo nurodymu su teismo proceso byla susijusių elektroninių dokumentų nuorašai turi būti saugomi popierinėje teismo proceso byloje, jie spausdinami ir patvirtinami Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų ir Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka.
23. Jeigu su teismo proceso byla susiję elektroniniai dokumentai turi būti įteikiami kaip popieriniai nuorašai (popierinės kopijos), teismo posėdžių sekretorius, kai byla yra teisėjo žinioje arba Teismo raštinės skyriaus ar jo poskyrio atsakingas darbuotojas, kai byloje yra įsiteisėjęs galutinis procesinis sprendimas, išspausdina ir patvirtina juos Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų ir Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka, ir išsiunčia kartu su lydraščiu, kuriame pažymima, kad yra siunčiami elektroninių dokumentų popieriniai nuorašai (popierinės kopijos). Šių dokumentų išsiuntimo laikas pažymimas elektroninės teismo proceso bylos kortelėje.
24. Jeigu su teismo proceso bylomis susiję elektroniniai dokumentai ir (ar) elektroniniu parašu patvirtintos popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos proceso dalyviams turi būti įteikiami elektroniniu būdu, teismo posėdžių sekretorius, kai byla yra teisėjo žinioje arba Teismo raštinės skyriaus ar jo poskyrio atsakingas darbuotojas su teismo proceso bylomis susijusius elektroninius dokumentus ir (ar) elektroniniu parašu patvirtintas popierinių dokumentų skaitmenines kopijas proceso dalyviams siunčia į jų paskyras VEP posistemyje. Administracinių nusižengimų bylose Administracinių nusižengimų registro tvarkytojams procesiniai dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka įteikiami per Administracinių nusižengimų registro ir LITEKO integracinę sąsają.
25. Įsiteisėjus teismo priimtam vykdomajam dokumentui, LITEKO nenuasmeninto elektroninio dokumento (elektroninio teismo procesinio sprendimo versija, iš kurios nepašalinti nevieši duomenys) kortelėje atžymimas elektroninio dokumento įsiteisėjimo faktas. Nenuasmeninto teismo elektroninio dokumento įsiteisėjimo faktas gali būti atžymimas ir kitais atvejais, kai yra proceso dalyvio prašymas ar bylą nagrinėjančio teisėjo iniciatyva.
26. Sąlygas proceso dalyviams susipažinti su elektroninėje teismo proceso byloje saugomais dokumentais Teismo raštinės skyriaus ar jo poskyrio atsakingas darbuotojas sudaro tik išsprendus bylą inicijuojančio dokumento priėmimo klausimą.
27. Proceso dalyviams suteikiama galimybė susipažinti su prašymu dėl laikinųjų apsaugos priemonių taikymo ar prašymu dėl reikalavimo užtikrinimo priemonių taikymo ir kitais su juo susijusiais dokumentais po to, kai teismas išsprendžia šį klausimą, išskyrus atvejus, kai bylą nagrinėjantis teisėjas nusprendžia apie prašymo dėl laikinųjų apsaugos priemonių taikymo nagrinėjimą pranešti kitai proceso šaliai.
28. Siekiant užtikrinti teisės aktuose nustatytų reikalavimų vykdymą, visiems arba tik kai kuriems proceso dalyviams bylą nagrinėjančio teisėjo sprendimu gali būti nesuteikiama prieiga prie visų arba tik kai kurių dokumentų ar dokumento priedų.
29. Teismo posėdžių metu padaryti teismo posėdžių garso įrašai bylose, kurios yra tvarkomos vien elektronine forma, daromi ir saugomi vadovaujantis Teisėjų tarybos ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka ir atsižvelgiant į Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas rekomendacijas.
30. Elektroninėse bylose tiek elektroniniu, tiek popieriniu būdu pateiktų dokumentų priėmimo klausimas turi būti išspręstas elektroninėmis teisėjo rezoliucijomis. Tuo atveju, jeigu elektroninėje byloje yra pateiktas popierinis dokumentas, tais jis Apraše nustatytais terminais turi būti suskaitmenintas ir pridėtas prie elektroninės bylos kortelės, o jo priėmimo klausimas išspręstas elektronine teisėjo rezoliucija, išskyrus atvejus, kai teisėjas nusprendžia esant tikslinga rezoliuciją užrašyti ir ant elektroninio dokumento atspausdinto nuorašo (jo pirmo lapo) ar popieriniu būdu pateikto dokumento. Tokiu atveju teisėjas turi pažymėti, kad tai yra elektroninės rezoliucijos kopija. Tais atvejais, kai dėl LITEKO sutrikimų ar kitų objektyvių priežasčių originali teisėjo rezoliucija yra užrašoma ant popierinio dokumento ar atspausdinto elektroninio dokumento nuorašo, tai atsiradus galimybei į elektroninę bylos kortelę teismo posėdžių sekretorius įkelia suskaitmenintą dokumento versiją su teisėjo rezoliucija ir patvirtina elektroniniu parašu.
V SKYRIUS
ELEKTRONINIŲ TEISMO PROCESO BYLŲ REGISTRAVIMAS
31. Elektroninės teismo proceso bylos registruojamos LITEKO bylų registravimo ir apskaitos posistemyje vadovaujantis Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) raštvedybos ir archyvų tvarkymo taisyklėmis bei šiuo Aprašu.
32. Teismo raštinės skyriaus ar jo poskyrio darbuotojas, atsakingas už dokumentų ir/ar bylų registravimą, registruoja elektronines teismo proceso bylas į LITEKO CBP registrą, numatytą Teismo patvirtintame dokumentacijos plane, taip pat registruoja į LITEKO elektroninius dokumentus, inicijuojančius bylos iškėlimą Teisme, gaunamus per VEP posistemį, esant galimybei tą pačią dieną, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Duomenis apie įvykius, susijusius su teismo proceso bylos procesu, elektroninėje teismo proceso bylos kortelėje bei elektronines teismo proceso bylas registruoja teisėjas arba teisėjo padėjėjas, teismo posėdžių sekretorius, Teismo raštinės skyriaus ar poskyrio darbuotojas pagal darbuotojams, dirbantiems su LITEKO sistema, suteiktus vaidmenis.
VI SKYRIUS
ELEKTRONINIŲ TEISMO PROCESO BYLŲ SUDARYMAS
34. Teismo dokumentacijos planas rengiamas ir elektroninės teismo proceso bylos sudaromos vadovaujantis Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) raštvedybos ir archyvų tvarkymo taisyklių, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės ir Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) procesinių dokumentų saugojimo terminų rodyklės nuostatomis, jeigu šiame Apraše nenustatyta kitaip.
35. Kartu su kitomis Teismo numatytomis sudaryti ar tęsti bylomis į Teismo dokumentacijos planą įtraukiamos visos naujai sudarytos elektroninės teismo proceso bylos. Tokių bylų indeksas, nurodomas teismo dokumentacijos plane, gali būti papildomas bylos formą žyminčiu žymeniu „E“. Už dokumentacijos plano sudarymą atsako Teismo raštinės skyriaus vedėjas.
36. Visi vien elektronine forma tvarkomoje teismo proceso byloje gauti su teismo proceso byla susiję popieriniai dokumentai, išskyrus šiame Apraše ir kituose teisės aktuose numatytas išimtis, yra suskaitmeninami ir jų elektroniniu parašu patvirtintos skaitmeninės kopijos priskiriamos elektroninei teismo proceso bylai, pridedant jas prie elektroninės teismo proceso bylos kortelės, o gauti popieriniai dokumentai laikomi teismo procesui skirtoje popierinėje byloje arba kitoje Teismo dokumentacijos plane numatytoje dokumentų byloje. Teismo proceso bylą tvarkant vien elektronine forma, per VEP posistemį ar Administracinių nusižengimų registro ir LITEKO integracinę sąsają gauti elektroniniai dokumentai ir (ar) elektroniniu parašu patvirtintos popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos nėra spausdinami ir nėra dedami į popierinę teismo proceso bylą kartu su Teismo gautais popieriniais dokumentais, išskyrus atvejus, kai kitaip numato vidiniai teisės aktai arba kitaip nusprendžia bylą nagrinėjantis teisėjas, įformindamas nurodymą rezoliucija.
VII SKYRIUS
ELEKTRONINIŲ TEISMO PROCESO BYLŲ TVARKYMAS, APSKAITA IR SAUGOJIMAS
37. Elektroninės teismo proceso bylos tvarkomos, įrašomos į užbaigtų bylų apskaitos dokumentus, taip pat teismo proceso bylų baigtumas ir momentas, nuo kurio yra skaičiuojamas bylos saugojimo terminas, nustatomas pagal Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) raštvedybos ir archyvų tvarkymo taisykles, Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles ir Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) procesinių dokumentų saugojimo terminų rodyklės nuostatas, jeigu šiame Apraše nenustatyta kitaip.
38. Elektroninės teismo proceso bylos saugomos elektroninių dokumentų saugykloje. Elektroninės teismo proceso bylos perkeliamos iš LITEKO į elektroninių dokumentų saugyklą, nedelsiant po to, kai, praėjus vieniems kalendoriniams metams po teismo proceso bylų užbaigimo, teisėjas, kuris išnagrinėjo bylą, Teismo pirmininkas ar jo pavaduotojas išduoda leidimą perkelti elektronines teismo proceso bylas iš LITEKO į elektroninių dokumentų saugyklą.
39. Leidime perkelti elektroninę teismo proceso bylą iš LITEKO į elektroninių dokumentų saugyklą nurodoma data, iki kurios imtinai elektroninė teismo proceso byla turi būti saugoma elektroninių dokumentų saugykloje.
40. Leidimą perkelti elektroninę teismo proceso bylą iš LITEKO į elektroninių dokumentų saugyklą išduodantis asmuo parengia LITEKO priemonėmis ir pasirašo saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu.
41. Elektroninę teismo proceso bylą iš LITEKO į elektroninių dokumentų saugyklą perkelia Archyvo skyriaus vedėjas.
42. Susipažinimui su išnagrinėtomis ir į elektroninių dokumentų saugyklą perkeltomis bylomis taikoma susipažinimo su Teismo išnagrinėtų bylų medžiaga taisyklių analogija.
43. Pasibaigus elektroninės teismo proceso bylos saugojimo Teisme terminui, elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir elektroninių duomenų vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar naikinimo siūlo Teismo Archyvo skyrius. Atlikus elektroninę teismo proceso bylą sudarančių dokumentų ir (ar) duomenų vertinimą, priimamas sprendimas, kuriame siūloma, kurių elektroninėje teismo proceso byloje esančių dokumentų ir (ar) duomenų, saugomų elektroninių dokumentų saugykloje, saugojimo terminas turėtų būti pratęsiamas, kurie dokumentai ir (ar) duomenys turėtų būti perduodami saugoti į valstybės archyvus ir kurie gali būti atrinkti naikinti. Jei dokumentų ir (ar) duomenų saugojimo terminas turėtų būti pratęsiamas, sprendime nurodoma data, iki kurios imtinai dokumentai ir (ar) duomenys turi būti saugomi.
44. Galutinius sprendimus dėl trumpai ir ilgai saugomų elektroninių teismo proceso bylų tolesnio saugojimo ar naikinimo priima Archyvo skyriaus vedėjas, dėl nuolat saugomų elektroninių teismo proceso bylų – valstybės archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Priimant šiuos sprendimus atsižvelgiama į Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) raštvedybos ir archyvų tvarkymo taisyklių reikalavimus.
45. Elektroniniai dokumentai ir elektroniniu parašu patvirtintos popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos vertinami pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytus dokumentų reikšmingumo kriterijus, o elektroniniai duomenys pagal šiuos kriterijus:
46. Dėl atrinktų naikinti elektroninių dokumentų, elektroniniu parašu patvirtintų popierinių dokumentų skaitmeninių kopijų ir (ar) elektroninių duomenų Archyvo skyriaus vedėjas sudaro dokumentų naikinimo aktą Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) raštvedybos ir archyvų tvarkymo taisyklėse nustatyta tvarka.
VIII SKYRIUS
ELEKTRONINIŲ TEISMO PROCESO BYLŲ PERDAVIMAS Į VALSTYBĖS ARCHYVĄ
47. Teisės aktų nustatyta tvarka elektroninės teismo proceso bylos perduodamos saugoti į atitinkamą valstybės archyvą.
48. Elektroninių teismo proceso bylų perdavimą į valstybės archyvą organizuoja ir atlieka Archyvo skyrius.
49. Teismo pirmininkas ar Archyvo skyriaus vedėjas teikia prašymą valstybės archyvui priimti saugoti elektronines teismo proceso bylas. Prašyme nurodomas teismo pavadinimas, elektroninės teismo proceso bylos perdavimo laikas, apimtis, būdas, už perdavimą atsakingi asmenys. Kartu su prašymu turi būti pateikiama ir ši informacija:
49.2. perduodamų laikmenų, į kurias įrašyti su teismo proceso bylomis susiję elektroniniai dokumentai, elektroniniu parašu patvirtintos popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos ir (ar) elektroniniai duomenys, sąrašas, kuriame nurodoma:
50. Valstybės archyvams perduodami elektroniniai su teismo proceso bylomis susiję duomenys ir dokumentai turi būti įtraukti į apskaitą pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, šio Aprašo reikalavimus, Teismų (išskyrus Lietuvos Aukščiausiąjį Teismą) procesinių dokumentų saugojimo terminų rodyklę.
51. Elektroninių teismo proceso bylų perdavimas valstybės archyvui įforminamas Elektroninių teismo proceso bylų perdavimo valstybės archyvui aktu (2 priedas).
52. Archyvo skyriaus darbuotojai su teismo proceso bylomis susijusius elektroninius dokumentus, atitinkančius Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją, perduoda per Elektroninio archyvo informacinę sistemą Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių nustatyta tvarka.
Su teismo proceso bylomis susijusių
elektroninių duomenų tvarkymo, įtraukimo į
apskaitą ir saugojimo naudojant informacines
ir elektroninių ryšių technologijas Utenos
apylinkės teisme tvarkos aprašo
1 priedas
ELEKTRONINIŲ TEISMO PROCESO BYLŲ IR SU JOMIS SUSIJUSIŲ DOKUMENTŲ PRIVALOMIEJI METADUOMENYS
| I. ELEKTRONINIO DOKUMENTO METADUOMENYS |
| 1.1. Dokumento sudarytojo pavadinimas (pvz., juridinio asmens pavadinimas, valstybės įgalioto asmens vardas ir pavardė) |
| 1.2. Dokumento sudarytojo (juridinio asmens) kodas |
| 1.3. Adresatas (pvz., juridinio asmens pavadinimas, vardas ir pavardė) (jei elektroninis dokumentas yra siunčiamas) |
| 1.4. Dokumento pavadinimas (antraštė) |
| 1.5. Dokumento registracijos data |
| 1.6. Dokumento registracijos numeris |
| 1.7. Dokumentą gavusio teismo pavadinimas |
| 1.8. Dokumentą gavusio teismo kodas |
| 1.9. Dokumento gavimo data |
| 1.10. Dokumento gavimo registracijos numeris |
| 1.11. Teismo proceso bylos, kuriai priskirtas dokumentas, numeris ir teisminio proceso numeris |
| 1.12. Elektroninio dokumento specifikacijos identifikacinis žymuo |
| Elektroninio parašo metaduomenys |
| 1.13. Parašą sudariusio asmens vardas ir pavardė |
| 1.14. Parašą sudariusio asmens pareigos (juridinio asmens atstovo pareigos) |
| 1.15. Parašo sudarymo data |
| 1.16. Parašo paskirtis (pvz., pasirašymas, tvirtinimas, suderinimas, vizavimas) |
| 1.17. Parašo identifikacinis numeris arba nuoroda |
| II. ELEKTRONINĖS TEISMO PROCESO BYLOS METADUOMENYS |
| 2.1. Bylą sudariusio teismo pavadinimas |
| 2.2. Bylos, jos tomo numeris ir teismo proceso numeris |
| 2.3. Bylos, jos tomo antraštė ir paantraštė (jei yra) |
| 2.4. Bylos, jos tomo saugojimo terminas |
| 2.5. Bylos, jos tomo chronologinės ribos arba data |
| 2.6. Bylos tomų skaičius |
| 2.7. Informacija apie elektroninių dokumentų naikinimo aktą |
| III. KITI SU ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ (ELEKTRONINIŲ TEISMO PROCESO BYLŲ) VALDYMU IR NAUDOJIMU SUSIJĘ METADUOMENYS |
| Elektroninio dokumento rengimo procedūrų ir pasirašymo veiksmų metaduomenys |
| 3.1. Dokumentą patvirtinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, tvirtinimo data (jei tvirtinama teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas) |
| 3.2. Dokumentą vizavusio asmens vardas ir pavardė, vizavimo data (jei vizuojama teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas) |
| 3.3. Dokumentą pasirašiusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, pasirašymo data (jei pasirašoma teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas) |
| Elektroninio dokumento tvarkymo metaduomenys |
| 3.4. Su dokumentu susipažinusio asmens vardas ir pavardė, susipažinimo data |
| 3.5. Rezoliuciją skyrusio asmens vardas ir pavardė, rezoliucijos įrašymo data |
| 3.6. Rezoliucijos tekstas: pavedimo vykdytojo vardas ir pavardė ar teismo struktūrinio padalinio pavadinimas, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (jei reikia) |
| 3.7. Informacija apie elektroniniame dokumente ar elektroninėje teismo proceso byloje atliktus pakeitimus (pvz., pakeitimo turinys, pagrindas, data, pakeitimą atlikęs asmuo ir kt.) |
| 3.8. Informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ar elektroninės teismo proceso bylos ir (ar) jų metaduomenų ribojimą |
| 3.9. Informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ar elektroninės teismo proceso bylos ir (ar) jų metaduomenų ribojimo pakeitimus |
| Elektroninio dokumento (bylos) saugojimo metaduomenys |
| 3.10. Informacija apie elektroninio dokumento atsargines kopijas (jų skaičius, formatas, laikmenos, saugojimo vieta ir kita) |
| 3.11. Informacija apie elektroninio dokumento konvertavimą ar atkūrimą iš atsarginių kopijų |
| IV. ELEKTRONINIO DOKUMENTO (ELEKTRONINĖS TEISMO PROCESO BYLOS) TECHNINIAI METADUOMENYS |
| 4.1. Elektroninio dokumento turinio formatai |
| 4.2. Informacija apie elektroninio parašo riziką (pvz., elektroninį parašą patvirtinusio sertifikato galiojimo terminas) |
__________________________
Su teismo proceso bylomis susijusių
elektroninių duomenų tvarkymo, įtraukimo į
apskaitą ir saugojimo naudojant informacines
ir elektroninių ryšių technologijas Utenos
apylinkės teisme tvarkos aprašo
2 priedas
(Elektroninių teismo proceso bylų perdavimo valstybės archyvui akto forma)
ELEKTRONINIŲ TEISMO PROCESO BYLŲ PERDAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVUI AKTAS
____________ Nr. ________
(data)
________________
(sudarymo vieta)
Vadovaudamiesi __________________________________________________________________ ,
(teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris)
_________________________________________________________________________ perdavė,
(elektronines teismo proceso bylas perduodančio teismo pavadinimas)
o__________________________________________________________________________ priėmė
(valstybės archyvo pavadinimas)
____________________________________________________________________________ metų
(teismo pavadinimas)
elektronines teismo proceso bylas.
Dokumentų skaitmeninės kopijos, vaizdo ir (ar) garso dokumentai perduoti
_______________________________________________________________________________ .
(akto data ir registracijos numeris)
Elektroniniai dokumentai perduoti ___________________________________________________ .
(akto data ir registracijos numeris)
Iš viso perduota ir valstybės archyve gauta:
| Elektroninių teismo proceso bylų skaičius |
Dokumentų skaitmeninių kopijų bendra apimtis |
Vaizdo ir (ar) garso dokumentų bendra apimtis |
Elektroninių dokumentų bendra apimtis |
Elektroninių duomenų bendra apimtis |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Aktas sudarytas 2 egzemplioriais, vienas – dokumentus perdavusiam teismui, kitas – juos priėmusiam valstybės archyvui.
Perdavė
| (Teismo atsakingo asmens pareigų pavadinimas) |
|
(parašas) |
|
(vardas ir pavardė) |
Priėmė
| (valstybės archyvo vadovo ar jo įgalioto asmens pareigų pavadinimas) |
|
(parašas) |
|
(vardas ir pavardė) |