Užimtumo tarnybos
prie Lietuvos respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL užimtumo tarnybos prie LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS VIDAUS KONTROLĖS APRAŠO PATVirtinimo
2020 m. liepos 24 d. Nr. V-284
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 4 straipsniu ir atsižvelgdama į Rekomendacines vidaus kontrolės sukūrimo, veikimo ir tobulinimo, jos vertinimo gaires viešojo sektoriaus subjektams, patvirtintas Bendradarbiavimo komiteto 2014 m. birželio 13 d. protokolu Nr. PT-30:
1. Tvirtinu pridedamą Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vidaus kontrolės aprašą (toliau – Aprašas).
2. Pripažįstu netekusiu galios Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2014 m. gruodžio 12 d. įsakymą Nr. V-760 „Dėl vidaus kontrolės Lietuvos darbo biržoje prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos užtikrinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais.
3. Įpareigoju Kokybės vadybos ir kontrolės skyriaus vedėją iki 2020 m. liepos 30 d.:
3.1. supažindinti su šiuo įsakymu visus Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartį;
4. P a v e d u Finansų, teisės ir pirkimų departamento Teisės skyriui teisės aktų nustatyta tvarka organizuoti šio įsakymo paskelbimą Teisės aktų registre ir Užimtumo tarnybos interneto svetainėje.
PATVIRTINTA
Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus
2020 m. liepos 24 d. įsakymu Nr. V-284
UŽIMTUMO TARNYBOS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS VIDAUS KONTROLĖS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vidaus kontrolės aprašas (toliau – Aprašas) nustato tvarką, kuria vadovaujantis Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) direktorius, departamentų direktoriai (toliau kartu – vadovybė) ir visi Užimtumo tarnybos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, (toliau kartu – darbuotojai) siekia užtikrinti, kad Užimtumo tarnybos vidaus kontrolė (toliau – vidaus kontrolė) būtų tinkamai organizuota, veiksminga ir užtikrintų efektyvią ir veiksmingą Užimtumo tarnybos veiklą.
2. Aprašas parengtas, vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, atsižvelgiant į 2014 m. darbo grupės prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos parengtas Rekomendacines vidaus kontrolės sukūrimo, veikimo ir tobulinimo, jos vertinimo gaires viešojo sektoriaus subjektams bei Užimtumo tarnybos veiklos ypatumus.
3. Vidaus kontrolė – kompleksinis procesas, kurį įgyvendina vadovybė, Užimtumo tarnybos administracijos padalinių vadovai (toliau – administracijos padalinių vadovai) bei darbuotojai ir kuris skirtas nustatyti rizikos veiksnius, taip pat užtikrinti, kad, vadovaujantis Užimtumo tarnybos misija, būtų įgyvendinami šie tikslai:
3.1. Užimtumo tarnybos veikla būtų vykdoma įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka pagal Užimtumo tarnybos strateginį veiklos planą ir kitus planavimo dokumentus, programas bei procedūras;
3.2. Užimtumo tarnybos turtas, informacija, atsiskaitymo įsipareigojimai bei kiti ištekliai būtų saugomi nuo praradimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo, sukčiavimo ir kitų neteisėtų veikų;
3.3. Užimtumo tarnybos veikla būtų vykdoma laikantis patikimo finansų valdymo principo, t. y. skaidriai, ekonomiškai, rezultatyviai ir efektyviai, numatant savalaikes efektyvias priemones galimiems nuostoliams išvengti ar sumažinti;
3.4. Informacija apie Užimtumo tarnybos finansinę ir kitą veiklą būtų teisinga ir pateikiama teisės aktų nustatyta tvarka;
4. Atsakomybė už vidaus kontrolės įgyvendinimą Užimtumo tarnyboje padalijama taip:
4.1. vadovybė – užtikrina efektyvios vidaus kontrolės sistemos sukūrimą, įgyvendinimą ir tobulinimą;
4.2. Užimtumo tarnybos Kokybės vadybos ir kontrolės skyrius – kuria, diegia, prižiūri ir tobulina Užimtumo tarnybos vidaus kontrolės sistemą, atsako už vidaus kontrolės funkcionavimo ir veiksmingumo stebėsenos užtikrinimą ir naujų rizikos rūšių kasdienėje veikloje nustatymą;
4.3. Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu sudarytas Vidaus kontrolės ir rizikos valdymo komitetas, susidedantis iš Užimtumo tarnybos darbuotojų, turinčių kompetenciją vertinti įvairių Užimtumo tarnybos veiklos sričių rizikas, – vykdo rizikos valdymo procesą Užimtumo tarnyboje, rengia rizikos valdymo ir vidaus kontrolės planų projektus, vykdo jų įgyvendinimo stebėseną;
4.4. administracijos padalinių vadovai – atsako už nuolatinės (kasdienės) stebėsenos užtikrinimą ir rizikos valdymą pagal vadovaujamam padaliniui priskirtas funkcijas:
4.4.1. kiekvienais metais, ne vėliau kaip iki einamųjų metų sausio 31 d., parengia metinius administracijos padalinių veiklos planus (1 priedas), pateikia juos tvirtinimui tiesioginiam vadovui, kontroliuoja jų vykdymą ir kas ketvirtį, ne vėliau kaip iki kito ketvirčio pirmo mėnesio 10 darbo dienos, atsiskaito tiesioginiam vadovui už metiniuose veiklos planuose numatytų veiklų įgyvendinimą;
4.4.2. nustato darbuotojams veiklos užduotis, atsižvelgiant į administracijos padaliniui nustatytas užduotis ir tikslus, vykdo jų vykdymo stebėseną bei pažangos rezultatų vertinimą;
II SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI
5. Užimtumo tarnybos vidaus kontrolės sistemą sudaro penki tarpusavyje susiję elementai:
6. Kontrolės aplinka – tai aplinka, kurioje vykdoma Užimtumo tarnybos veikla ir darbuotojai įgyvendina savo pareigas ir kurioje funkcionuoja vidaus kontrolės sistema. Kontrolės aplinkos sudėtinės dalys:
6.1. vadovybės, administracijos padalinių vadovų ir darbuotojų asmeninis ir profesinis sąžiningumas bei moralinės vertybės (vadovybė, administracijos padalinių vadovai ir darbuotojai turi pasižymėti nepriekaištinga reputacija, asmeniniu ir profesiniu sąžiningumu bei moralinėmis vertybėmis, visada laikytis galiojančių elgesio taisyklių);
6.2. kompetencijos siekis (žinių ir įgūdžių lygis, kuris būtinas tvarkingai, etiškai, ekonomiškai, efektyviai ir rezultatyviai veiklai užtikrinti, taip pat geras kiekvieno darbuotojo atsakomybės už vidaus kontrolę supratimas; vadovybė ir administracijos padalinių vadovai turi užtikrinti, kad darbuotojai turėtų tinkamą kvalifikaciją ir nepriekaištingą reputaciją, pakankamai patirties ir reikiamų įgūdžių savo pareigoms atlikti);
6.3. valdymo filosofija ir vadovavimo stilius (vadovybė ir administracijos padalinių vadovai nuolat motyvuoja ir skatina darbuotojus siekti geriausių veiklos rezultatų; užtikrina, kad darbuotojų funkcijos būtų tinkamai paskirstytos ir nesidubliuotų; būtų vengiama interesų konfliktų);
6.4. organizacinė struktūra (administravimo struktūra, kurioje yra nustatytas Užimtumo tarnybos administracijos padalinių pavaldumas, kompetencija, pareigų ir atsakomybės paskirstymas ir atskaitomybė);
7. Rizikos valdymas – tai rizikos veiksnių, susijusių su Užimtumo tarnybos tikslų pasiekimu, nustatymo bei analizės ir atitinkamos reakcijos numatymo procesas.
8. Kontrolės veikla – tai Užimtumo tarnybos vadovybės nustatytos veiklos kryptys ir procedūros, įdiegtos siekiant įgyvendinti Užimtumo tarnybos tikslus ir valdyti riziką. Kontrolės veiklos sudėtinės dalys:
8.1. įgaliojimų, leidimų suteikimas – veikla, užtikrinanti, kad būtų atliekamos tik Užimtumo tarnybos vadovybės patvirtintos procedūros;
8.2. išteklių (taip pat informacijos, dokumentų) prieigos kontrolė – veikla, užtikrinanti, kad prieigos prie turto (taip pat informacijos, dokumentų) teisės būtų suteiktos tik įgaliotiems asmenims, atsakingiems už turto (taip pat informacijos, dokumentų) saugojimą ir (arba) naudojimą;
8.3. funkcijų (leidimo davimo, operacijos atlikimo, užregistravimo ir patikrinimo) atskyrimas – Užimtumo tarnybos administracijos padalinių uždavinių ir funkcijų priskyrimas atitinkamoms pareigybėms, siekiant sumažinti klaidų, apgaulių, kitų neteisėtų veikų riziką;
8.4. veiklos ir rezultatų peržiūra – reguliarus Užimtumo tarnybos administracijos padalinių veiklos atitikties tikslams nustatymas, veiklos teisėtumo, ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo įvertinimas; ataskaitinio laikotarpio veiklos rezultatų palyginimas su planuotais ir (arba) pateiktais praėjusio ataskaitinio laikotarpio finansinėje atskaitomybėje ir veiklos ataskaitose;
8.5. patikrinimai – tai Užimtumo tarnybos administracijos padalinių veiklos procedūrų patikrinimai, kurių metu nustatoma, ar jos atitinka teisės aktų reikalavimus, Užimtumo tarnybos direktoriaus priimtus sprendimus, ar įgyvendinamos priemonės, mažinančios galimų klaidų skaičių, neatitikimų, apgaulių ir kitų neteisėtų veikų mastą (pvz., viešųjų pirkimų procedūrų, dokumentų, įrašų patikrinimai, inventorizacija).
9. Informacija ir komunikacija:
9.1. Informacija – įvairaus pobūdžio, patikimos, aktualios žinios, kurias galima perduoti, priimti, įsiminti ir panaudoti. Informacijos, susijusios su Užimtumo tarnybos veikla, pateikimas vadovybei, administracijos padalinių vadovams ir darbuotojams turi esminę įtaką Užimtumo tarnybos veiklos vykdymui ir valdymui. Vadovybei ir administracijos padalinių vadovams sprendimams priimti Užimtumo tarnybos administracijos padaliniai turi laiku pranešti aktualią, išsamią, patikimą ir teisingą informaciją apie vidaus ir išorės veiklą, ūkines operacijas, teikiamas ataskaitas ir kitą su Užimtumo tarnyba ir jos veikla susijusią informaciją. Vadovybė turi užtikrinti, kad su informacija apie Užimtumo tarnybą ir jos veiklą galėtų susipažinti darbuotojai;
9.2. Komunikacija – procesas, užtikrinantis nenutrūkstamą informacijos perdavimą Užimtumo tarnyboje tiek vertikaliai, tiek horizontaliai, taip pat tretiesiems asmenims (visuomenei, suinteresuotiems asmenims). Informacija ir komunikacija užtikrina visų vidaus kontrolės elementų funkcionavimą;
9.3. Už informaciją ir komunikaciją atsakinga vadovybė, Užimtumo tarnybos administracijos padalinių vadovai ir darbuotojai;
10. Stebėsena – veikla, kuri skirta užtikrinti, kad Užimtumo tarnyboje vidaus kontrolės priemonės veiktų taip, kaip numatyta ir, kad jos būtų keičiamos pasikeitus veiklos aplinkos sąlygoms. Stebėsenos sudėtinės dalys:
10.1. nuolatinė (kasdienė) stebėsena – reguliari valdymo ir priežiūros veikla bei kiti veiksmai darbuotojams atliekant savo pareigas, apimanti kiekvieną vidaus kontrolės elementą ir veiksmus, nukreiptus prieš vidaus kontrolės sistemų neefektyvumą;
III SKYRIUS
RIZIKOS VALDYMAS
11. Rizika – tikimybė, kad tam tikri vidiniai ar išoriniai veiksniai gali neigiamai paveikti Užimtumo tarnybos veiklos tikslų, uždavinių įgyvendinimą ir tinkamą vidaus kontrolės funkcionavimą.
12. Rizikos valdymo procesas yra nuolatinio pobūdžio. Rizikos valdymo procesą sudaro:
12.1. rizikos nustatymas (tikslas – nustatyti veiksnius (riziką), turinčius įtakos (galinčius turėti įtakos) Užimtumo tarnyboje vykstantiems procesams ir siekiant jų tikslų);
12.2. rizikos analizė ir vertinimas (tikslas – nustatyti, kurios rizikos yra pakankamai svarbios ir reikšmingos, kad vadovybei vertėtų į jas atkreipti dėmesį);
12.3. rizikos mažinimo priemonių parinkimas (tikslas – nustatyti rizikos valdymo priemones, numatyti atsakingus už jų įgyvendinimą darbuotojus, rizikos valdymo priemonių įvykdymo terminus ir patvirtinti rizikos valdymo planą);
12.4. stebėsena ir priežiūra (tikslas – vykdyti rizikos valdymo plano įgyvendinimo ir pasiektų rezultatų priežiūrą, taip pat užtikrinti rizikos vertinimo bei valdymo priemonių taikymo efektyvumą);
13. Užimtumo tarnyboje rizikos valdymo procesą įgyvendina Vidaus kontrolės ir rizikos valdymo komitetas. Už sprendimų dėl reagavimo į riziką priėmimą ir, kokiais kriterijais remiantis parenkamas konkretus reagavimo būdas, bei už toleruojamos rizikos lygio nustatymą atsakinga vadovybė.
14. Rizikos valdymas organizuojamas pagal keturias pagrindines veiklos sritis:
14.1. strateginius tikslus – Užimtumo tarnybos strateginiame veiklos plane ir kituose planavimo dokumentuose užsibrėžti tikslai ir siekiai, rodantys planuojamą pasiekti rezultatą per planavimo dokumento įgyvendinimo laikotarpį;
15. Rizikos tikimybės ir galimo poveikio vertinimą Vidaus kontrolės ir rizikos valdymo komitetas atlieka ne rečiau kaip kartą per metus bei ne vėliau kaip iki einamųjų metų sausio 20 d., vadovaujantis Rizikos tikimybės ir rizikos poveikio vertinimo skalėmis (2 priedas) ir vadovybei pateikia siūlomas rizikos valdymo strategijas (numatant konkrečias priemones), kuriomis siūloma reaguoti į riziką, parengiant Rizikos valdymo plano (3 priedas) projektą:
15.1. įvykio tikimybės pakeitimas – kontrolės priemonių, mažinančių nenumatytų įvykių dažnumą, parinkimas;
15.2. poveikio pakeitimas – kontrolės priemonių, mažinančių nenumatytų įvykių nuostolių apimtį, parinkimas;
15.3. pasidalijimas (perdavimas) – rizikos perdavimas trečiosioms šalims, draudžiant arba perkant tam tikras paslaugas;
15.4. prisiėmimas – sąmoningas veiklos rizikos prisiėmimas, nesiimant jokių veiksmų rizikos tikimybei ar poveikiui mažinti;
16. Pasirenkant reagavimo į rizikas būdą, reikia įvertinti tikimybės ir poveikio rezultatą, taip pat kiekvieno iš būdų ekonominį pagrįstumą, kad likusi rizika būtų pageidaujamo toleruojamos rizikos lygio.
17. Jei po pritaikyto rizikos valdymo būdo likusi rizika viršija toleruojamos rizikos lygį, vadovybė turi iš naujo apsvarstyti rizikos valdymo būdą arba toleruojamos rizikos lygį.
IV SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS VEIKSMINGUMO UŽTIKRINIMAS
20. Vidaus kontrolės veiksmingumas Užimtumo tarnyboje turi būti užtikrinamas nuolat, darbuotojams atliekant savo funkcijas ir įgyvendinant pareigas.
21. Užimtumo tarnybos Kokybės vadybos ir kontrolės skyrius, stebėdamas vidaus kontrolės veiksmingumą Užimtumo tarnyboje ir (ar) siekdamas nustatyti naujas rizikos rūšis kasdieninėje veikloje, vykdo nuolatinę stebėseną ir atlieka atskirus vertinimus (gali būti vertinamos ir peržiūrimos veiklos sritys, procesai ir veiklos, siekiant užtikrinti, kad jos atitiktų galiojančius teisės aktus, veiklos krypčių aprašus, procedūras ar kitus reikalavimus).
22. Vidaus kontrolės veiksmingumo stebėsenai vykdyti ar naujoms rizikoms nustatyti Užimtumo tarnybos Kokybės vadybos ir kontrolės skyrius gali pasirinkti visas teisėtas priemones ir būdus (atliekant nuotolinę stebėseną ir (ar) nuotolinę apklausą; Užimtumo tarnybos valdomoje informacinėje sistemoje esančių įrašų stebėseną; veiklos rodiklių vertinimą; klientų apklausas; klausimynų pildymą; pasitarimų metu gautos informacijos vertinimą ir išvadų bei rekomendacijų rengimą; patikrinimus ir veiklos vertinimus; kitų valstybės institucijų ar įstaigų, turinčių teisę kontroliuoti Užimtumo tarnybos veiklą, pateiktos informacijos vertinimus ar kitais pasirinktais būdais ir priemonėmis, taip pat gali inicijuoti psichologinio klimato tyrimų atlikimą) ir turi teisę:
22.1. gauti iš darbuotojų ar Užimtumo tarnybos administracijos padalinių visą reikiamą informaciją (dokumentus, ataskaitas, paaiškinimus ir kt.), susijusią su vidaus kontrolės veikimu;
22.2. pasitelkti Užimtumo tarnybos administracijos padalinių darbuotojus, taip pat kreiptis į kitas institucijas dėl specialistų ir (ar) nepriklausomų ekspertų pasitelkimo specifinėms veiklos sritims vertinti;
23. Nustačius naują, kasdienėje veikloje nekontroliuotą riziką (-as) atliekami šio Aprašo 15 punkte numatyti veiksmai.
24. Užimtumo tarnybos Kokybės vadybos ir kontrolės skyrius, atlikęs vidaus kontrolės veiksmingumo vertinimą, apibendrintą informaciją (ataskaitos, tarnybinio pranešimo ar kita rašytine forma) pateikia vadovybei bei Užimtumo tarnybos administracijos padaliniui (-iams), su kurio (-ių) veikla buvo susijęs vertinimas ar rizikos nustatymas.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
25. Užimtumo tarnybos vadovybė turi vengti perteklinės kontrolės, kuri yra žalinga ir pavojinga ne mažiau nei kontrolės nebuvimas, ir gali sukurti per didelį biurokratinį aparatą.