LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO ADMINISTRAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVUOSE KONTROLĖS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2019 m. rugsėjo 30 d. Nr. VE-47
Vilnius
t v i r t i n u Nacionalinio dokumentų fondo administravimo valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2019 m. rugsėjo 30 d. įsakymu Nr. VE-47
NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO ADMINISTRAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVUOSE KONTROLĖS TVARKOS
APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Nacionalinio dokumentų fondo administravimo valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato valstybės archyvuose saugomos ir jų administruojamos Nacionalinio dokumentų fondo dalies (toliau – NDF) administravimo kontrolės priemones ir tvarką.
2. NDF administravimo kontrolės priemonėmis siekiama nustatyti, kad valstybės archyvų saugomo NDF administravimas būtų atliekamas nepažeidžiant Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir šio įstatymo įgyvendinamuosiuose teisės aktuose nustatytų dokumentų perėmimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir naudojimo reikalavimų.
II SKYRIUS
NDF ADMINISTRAVIMO KONTROLĖS PRIEMONĖS
3. Numatomos šios NDF administravimo kontrolės priemonės:
4. Patikrinimai, atliekami valstybės archyvuose, gali būti planiniai, numatyti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos (toliau – LVAT) veiklos plane, ir neplaniniai, atliekami vykdant atskirą Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimą arba turint informacijos ar kilus pagrįstų įtarimų dėl valstybės archyvo veiklos, kuri gali prieštarauti teisės aktams ar neatitikti teisės aktų reikalavimų.
5. Planinių patikrinimų metu gali būti tikrinamos šios NDF administravimo veiklos sritys:
5.1. dokumentų priėmimo saugoti, valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir apskaitos ypatumai;
6. Apie numatomą planinį patikrinimą valstybės archyvas ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas informuojamas raštu.
7. Atlikus patikrinimą, per 10 darbo dienų parengiama ir Lietuvos vyriausiajam archyvarui susipažinti pateikiama patikrinimo pažyma. Pažymą gali papildyti šio Aprašo 1–3 prieduose nustatyti vertinimo (kontroliniai) klausimynai. Įvertinus atlikto patikrinimo apimtį, užduoties sudėtingumą ir kitas objektyvias aplinkybes, šis terminas Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimu gali būti pratęstas.
8. Jeigu valstybės archyvas patikrinimo metu raštu pateikė paaiškinimus dėl tikrinamo dalyko, apie tai pažymima patikrinimo pažymoje. Pažymą pasirašo ją parengę darbuotojai.
9. Valstybės archyvui, kuriame buvo atliktas patikrinimas, išsiunčiama patikrinimo pažyma. Patikrinimo pažymoje pateikiamos rekomendacijos dėl nustatytų pažeidimų ar trūkumų pašalinimo ir nurodomas terminas, iki kurio valstybės archyvas turi raštu informuoti LVAT apie pateiktų rekomendacijų įgyvendinimą.
10. Siekiant užtikrinti, kad buvo pašalinti patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai ar kiti trūkumai ir įgyvendintos pateiktos rekomendacijos, Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu gali būti atliktas neplaninis patikrinimas. Apie neplaninio patikrinimo rezultatus valstybės archyvas informuojamas ta pačia tvarka.
11. Valstybės archyvų vykdomos konkrečios funkcijos ar jos dalies analizė atliekama analizuojant valstybės archyvų ataskaitų duomenis, statistinius duomenis ir (ar) LVAT valdomų valstybės informacinių sistemų duomenis. Atliktos analizės rezultatai įforminami išvada, kuri pateikiama susipažinti Lietuvos vyriausiajam archyvarui. Analizės rezultatų pagrindu gali būti teikiami pasiūlymai ar rekomendacijos dėl valstybės archyvų veiklos funkcijų ir (ar) procesų tobulinimo.
12. Valstybės archyve patikrinimus atliekantys LVAT darbuotojai turi teisę susipažinti su dokumentais, susijusiais su patikrinimo dalyku, gauti šių dokumentų kopijas ar nuorašus, taip pat prašyti valstybės archyvo pateikti papildomą informaciją dėl konkrečios valstybės archyvo vykdomos funkcijos ar jos dalies.
13. Valstybės archyvų NDF administravimo veiklos sritis ar kelios sritys gali būti vertinamos ir atliekant apklausas. Apklausas gali atlikti LVAT darbuotojai ar pasirinktas paslaugos teikėjas.
14. Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir valstybės archyvui, dėl kurio NDF administravimo veiklos srities (-čių) buvo atlikta apklausa, pateikiama susipažinti apklausos ataskaita. Šios atskaitos pagrindu gali būti teikiami pasiūlymai ar rekomendacijos dėl valstybės archyvo veiklos tobulinimo.
Nacionalinio dokumentų fondo administravimo
valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo
1 priedas
DOKUMENTŲ PRIĖMIMO SAUGOTI, VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ IR JŲ APSKAITOS TVARKYMO VERTINIMO KLAUSIMYNAS
| Klausimas |
Atsakymas |
Pastabos |
|
| Taip |
Ne |
||
| Dokumentų priėmimas į valstybės archyvus |
|||
| Ar sudaromi archyvui priskirtos įstaigos dokumentų perdavimo aktai atitinka teisės aktuose nustatytus formos ir turinio reikalavimus? |
□ |
□ |
|
| Ar perduodant dokumentus, kuriais papildomas NDF, sudaromos dokumentų perdavimo sutartys ir dokumentų perdavimo aktai atitinka formos ir turinio (jei taikoma) reikalavimus? |
□ |
□ |
|
| Ar perduodant originalias nacionalinio filmo medžiagas LCVA sudaromi perdavimo aktai atitinka formos ir turinio reikalavimus? |
□ |
□ |
|
| Ar originalių nacionalinio filmo medžiagų perėmimas LCVA vykdomas tik gavus Lietuvos kino centro informaciją apie pagamintus nacionalinius filmus? |
□ |
□ |
|
| Ar raštu arba EAIS priemonėmis suderinamas dokumentų (paketų) perėmimo laikas ir perduodamų dokumentų apimtys? |
□ |
□ |
|
| Ar perduodamų elektroninių dokumentų patikra atliekama ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo jų pateikimo? |
□ |
□ |
|
| Ar kartu su perduodamais dokumentais (išskyrus tuos atvejus, kai jie suderinti EAIS priemonėmis) perduodami apskaitos dokumentai? |
□ |
□ |
|
| Ar analoginiai dokumentai perduodami jų formatą atitinkančiose dėžutėse (aplankuose)? |
□ |
□ |
|
| Saugomų dokumentų tvarkymas |
|||
| Ar yra parengta pažyma apie saugomą fondą ar fondo papildymą? |
□ |
□ |
|
| Ar sudaromi dokumentų naikinimo aktai? |
□ |
□ |
|
| Ar sudaromi fondo tvarkymo (pertvarkymo) aktai? |
□ |
□ |
|
| Ar sudaromi prarastų dokumentų aktai? |
□ |
□ |
|
| Ar sudaromi dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo aktai? |
□ |
□ |
|
| Ar sukuriami fondo, apyrašo aprašai ir pateikiami aprobuoti EAIS priemonėmis |
□ |
□ |
|
| Ar atlikus saugomų fondų tvarkymo ir (ar) pertvarkymo darbus, pasikeitus apskaitos duomenims, informacija apie saugomus fondus, apyrašus, apskaitos vienetus, dokumentus atitinkamai koreguojama EAIS? |
□ |
□ |
|
| Ar archyve yra informacija (duomenys ar fondų topografinė rodyklė) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą? |
□ |
□ |
|
| Ar dokumentų išdavimas iš saugyklų archyvo darbuotojų funkcijoms atlikti yra tvarkomas archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis, Integralios administracinių paslaugų sistemos priemonėmis arba Dokumentų išdavimo ir grąžinimo apskaitos žurnale? |
□ |
□ |
|
| Saugomų dokumentų apskaitos tvarkymas |
|||
| Ar pildomas perimtų dokumentų apskaitos žurnalas? |
□ |
□ |
|
| Ar pildomi fondų registrai? |
□ |
□ |
|
| Ar pildomi fondo lapai? |
□ |
□ |
|
| Ar sudaromi bylų apyrašai (jų tęsiniai)? |
□ |
□ |
|
| Ar tinkamai sudarytos fondo bylos? |
□ |
□ |
|
| Ar archyvo vadovo sprendimu saugomų dokumentų apskaitai tvarkyti sudaromi papildomi apskaitos dokumentai? |
□ |
□ |
|
_______________________________
Nacionalinio dokumentų fondo administravimo
valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo
2 priedas
VALSTYBĖS ARCHYVŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO IR SAUGYKLŲ ĮRENGIMO VERTINIMO KLAUSIMYNAS*
| Saugykla |
|
|||
| Klausimas |
Atsakymas |
Pastabos |
||
| Taip |
Ne |
|||
| Ar saugyklos mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną? |
□ |
□ |
|
|
| Ar dokumentai saugomi apsauginiuose dėkluose? |
□ |
□ |
|
|
| Ar saugyklos aukštis yra ne mažesnis kaip 250 cm? |
□ |
□ |
|
|
| Ar saugykla apsaugota nuo tiesioginės dienos šviesos? |
□ |
□ |
|
|
| Ar saugykla apsaugota nuo įsilaužimo? |
□ |
□ |
|
|
| Ar laikomasi reikalavimo, kad saugykloje neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių? |
□ |
□ |
|
|
| Ar ant saugyklos grindų liuminescenciniais dažais pažymėta evakuacijos kryptis? |
□ |
□ |
|
|
| Ar saugyklai apšviesti naudojami tinkamo tipo šviestuvai (liuminescenciniai arba kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus)? |
□ |
□ |
|
|
| Ar atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
□ |
□ |
|
|
| Ar laikomasi reikalavimo, kad saugykloje neturi būti įrengtos darbo vietos? |
□ |
□ |
|
|
| Ar stacionarieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių? |
□ |
□ |
|
|
| Ar mobilieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką? |
□ |
□ |
|
|
| Ar stelažų viršutinės lentynos yra uždengtos? |
□ |
□ |
|
|
| Ar atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
□ |
□ |
|
|
| Ar saugykloje yra temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai? |
□ |
□ |
|
|
| Ar laikomasi reikalavimo saugykloje dokumentų nelaikyti ant grindų, palangių? |
□ |
□ |
|
|
| Ar laikomasi reikalavimo saugykloje nelaikyti pašalinių daiktų? |
□ |
□ |
|
|
Mikroklimato parametrai patikrinimo metu: santykinė drėgmė ___________H %; oro temperatūra _________°C.
* Kiekvienai saugyklai užpildomas atskiras klausimynas.
_______________________________
Nacionalinio dokumentų fondo administravimo
valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo
3 priedas
SKAITYTOJŲ APTARNAVIMO TVARKOS VALSTYBĖS ARCHYVŲ SKAITYKLOSE VERTINIMO KLAUSIMYNAS*
| Skaitykla |
|
|||
| Klausimas |
Atsakymas |
Pastabos |
||
| Taip |
Ne |
|||
| Ar patekimas į valstybės archyvo pastatą, kuriame yra skaitykla, yra pritaikytas judėjimo negalią turintiems asmenims? |
□ |
□ |
|
|
| Ar skaitytojo vieta valstybės archyvo skaitykloje yra pritaikyta neįgaliems asmenims (judėjimo negalią turintiems asmenims, silpnaregiams)? |
□ |
□ |
|
|
| Ar skaitytojai registruojami? |
□ |
□ |
|
|
| Ar registruojami skaitytojų apsilankymai? |
□ |
□ |
|
|
| Ar Dokumentų užsakymo lapas atitinka Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. V-68 (su vėlesniais pakeitimais), nustatytą formos pavyzdį? |
□ |
□ |
|
|
| Ar skaitytojams išduodamos vienkartinės pirštinės? |
□ |
□ |
|
|
| Ar užsakyti dokumentai skaitytojams išduodami ne vėliau kaip per 6 darbo valandas nuo užsakymo registravimo laiko arba skaitytojo ir skaityklos darbuotojo sutartą dieną ir sutartu laiku? |
□ |
□ |
|
|
* Kiekvienai skaityklai pildomas atskiras klausimynas
_______________________________