LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ
2023 m. balandžio 27 d. Nr. 1K-158
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 19 straipsniu, 97 straipsnio 3 dalimi ir Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo, patvirtinto Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“, 17 ir 18 punktais:
1. T v i r t i n u pridedamus:
1.1. Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašą;
2. S u d a r a u Finansų ministerijos numatomų viešųjų pirkimų atrankos komisiją (toliau –Atrankos komisija):
ministerijos kancleris (Atrankos komisijos pirmininkas);
Veiklos valdymo departamento direktorius (Atrankos komisijos pirmininko pavaduotojas);
Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiasis specialistas, atsakingas už viešųjų pirkimų suvestinės parengimą;
Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas;
Teisės departamento Teisės taikymo skyriaus vedėjas;
Veiklos valdymo departamento Veiklos aprūpinimo ir saugos skyriaus vedėjas;
Informacinių technologijų departamento direktorius;
Investicijų departamento vyresnysis patarėjas, atsakingas už Europos Sąjungos sanglaudos politikos fondų ir kitos tarptautinės finansinės paramos administravimą ir valdymą.
3. P a v e d u:
4. S k i r i u:
4.1. viešųjų pirkimų organizatoriais:
Ievą Aidietę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę;
Jurgitą Dambrauskienę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę;
Liną Plieniūtę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę;
Editą Stankevičienę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę;
4.2. už viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių ir jų pakeitimų paskelbimą atsakingais asmenimis:
Ievą Aidietę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę;
Jurgitą Dambrauskienę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę;
Šarūną Leišį – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vedėją;
Liną Plieniūtę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę;
Editą Stankevičienę – Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausiąją specialistę.
5. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Lietuvos Respublikos finansų ministro 2017 m. gruodžio 28 d. įsakymą Nr. 1K-466 „Dėl Finansų ministerijos viešųjų pirkimų“ su visais pakeitimais ir papildymais.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos finansų ministro
2023 m. balandžio 27 d. įsakymu Nr. 1K-158
LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO ir VIDAUS KONTROLĖS TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos apraše (toliau – Aprašas) reglamentuojama Lietuvos Respublikos finansų ministerijos vykdomų viešųjų pirkimų (toliau – pirkimai) organizavimo tvarka, apimanti pirkimų planavimą, inicijavimą ir vykdymą bei viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių (toliau – pirkimo sutartis) sudarymą, vykdymą bei viešinimą, taip pat pirkimų vidaus kontrolės tvarka ir atsakingi asmenys.
2. Aprašu siekiama užtikrinti, kad vykdant pirkimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų ir prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti skirtos lėšos būtų naudojamos racionaliai, vykdant pirkimo sutartis būtų laikomasi aplinkos apsaugos, socialinės ir darbo teisės įpareigojimų, nustatytų Europos Sąjungos ir nacionalinėje teisėje, kolektyvinėse sutartyse, tarptautinėse konvencijose. Pirkimų procese dalyvaujantys asmenys turi laikytis konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų, kaip numatyta Aprašo 7 punkte, siekti strateginių ir kitų Finansų ministerijos veiklos planų įgyvendinimo ir užtikrinti sutartinių įsipareigojimų tretiesiems asmenims vykdymą.
3. Aprašu turi vadovautis Finansų ministerijos numatomų viešųjų pirkimų atrankos komisija, viešojo pirkimo iniciatoriai (toliau – pirkimo iniciatorius), viešųjų pirkimų komisijos, kurios sudaromos finansų ministro įsakymu vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo (toliau – VPĮ) 19 straipsniu (toliau – pirkimo komisija), viešųjų pirkimų organizatoriai, Finansų ministerijos administracijos padaliniai, visi Finansų ministerijos valstybės tarnautojai ir pagal darbo sutartis dirbantys darbuotojai (toliau kartu – Finansų ministerijos darbuotojai), pagal savo kompetenciją dalyvaujantys pirkimų procese.
4. Atlikdama pirkimus Finansų ministerija vadovaujasi Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu, VPĮ, Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, patvirtintu Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – MVP tvarkos aprašas), Aprašu, Finansų ministerijos vidaus teisės aktais ir kitais teisės aktais, kiek tai susiję su vykdomais pirkimais.
5. Apraše vartojamos sąvokos:
5.1. Finansų ministerijos numatomų viešųjų pirkimų atrankos komisija (toliau – Atrankos komisija) – finansų ministro sudaryta komisija, kuri priima sprendimus dėl Finansų ministerijos administracijos padalinių išreikšto poreikio įsigyti prekes, paslaugas ar darbus bei viešųjų pirkimų plano patvirtinimo ir (arba) pakeitimo.
5.2. Rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, prekių tiekėjus, jų tiekiamas prekes, paslaugų teikėjus, jų teikiamas paslaugas, rangovus, jų atliekamus darbus ir kainas rinkimas, analizė ir surinktos informacijos apibendrinimas, skirtas tinkamai pasirengti viešajam pirkimui ir sprendimams, susijusiems su viešaisiais pirkimais, priimti.
5.3. Už viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių ir jų pakeitimų paskelbimą atsakingas asmuo (toliau – už pirkimo sutarčių paskelbimą atsakingas asmuo) – finansų ministro paskirtas Finansų ministerijos valstybės tarnautojas ar pagal darbo sutartį dirbantis darbuotojas, atsakingas už viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių ir jų pakeitimų viešinimą.
5.4. Už viešojo pirkimo–pardavimo sutarties vykdymą atsakingas asmuo (toliau – už pirkimo sutarties vykdymą atsakingas asmuo) – viešojo pirkimo–pardavimo sutartyje nurodytas kontaktinis asmuo, atsakingas už konkrečioje viešojo pirkimo–pardavimo sutartyje numatytų įsipareigojimų vykdymą.
5.5. Viešojo pirkimo paraiška (toliau – pirkimo paraiška) – viešojo pirkimo iniciatoriaus Finansų ministerijos naudojamos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis teikiamas ūkinės operacijos, kuria siekiama įsigyti prekių, paslaugų ar darbų, inicijavimo dokumentas, kuriame nurodomos pageidaujamos pirkimo objekto – prekių, paslaugų ar darbų – savybės, apimtis, kiekis ir pateikiama to viešojo pirkimo objekto techninė specifikacija ir kita su viešuoju pirkimu susijusi informacija.
5.6. Viešųjų pirkimų organizatorius (toliau – pirkimo organizatorius) – finansų ministro paskirtas Finansų ministerijos valstybės tarnautojas ar pagal darbo sutartį dirbantis darbuotojas, kuris organizuoja ir atlieka mažos vertės viešuosius pirkimus, kai tokiems viešiesiems pirkimams atlikti nesudaroma viešojo pirkimo komisija.
5.7. Viešųjų pirkimų planas (toliau – pirkimų planas) – einamaisiais kalendoriniais metais Finansų ministerijos planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų viešųjų pirkimų sąrašas.
5.8. Viešųjų pirkimų vidaus kontrolė – Finansų ministerijos vidaus kontrolės sistemos dalis, kuria siekiama nustatyti galimas klaidas ar pažeidimus visuose viešųjų pirkimų proceso etapuose, užkirsti jiems kelią ateityje ir užtikrinti su tuo susijusių rizikos veiksnių valdymą ir tinkamą Finansų ministerijos viešųjų pirkimų atlikimą.
6. Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos VPĮ, MVP tvarkos apraše ir kituose pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose.
7. Prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, Atrankos komisijos nariai, pirkimo iniciatorius, pirkimo organizatorius, pirkimo komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai ir kiti Finansų ministerijos darbuotojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jų rezultatams, turi pasirašyti konfidencialumo pasižadėjimą, kurio forma pateikiama Aprašo 1 priede, Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatymo nustatyta tvarka deklaravę privačius interesus, o asmenys, kuriems neprivaloma deklaruoti privačių interesų, – pasirašę nešališkumo deklaraciją, kurios forma patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 23 d. įsakymu Nr. 1S-93 „Dėl Nešališkumo deklaracijos tipinės formos patvirtinimo“. Pirkimo iniciatorius, pirkimo organizatorius, pirkimo komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai ir kiti Finansų ministerijos darbuotojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jų rezultatams, nešališkumo deklaracijas ir konfidencialumo pasižadėjimus turi atnaujinti (pasirašyti naujus) ne rečiau kaip vieną kartą per metus ir parengti arba atnaujinti privačių interesų deklaracijas Viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme nustatyta tvarka.
II SKYRIUS
PIRKIMŲ VIDAUS KONTROLĖS PROCESE DALYVAUJANTYS ASMENYS IR FINANSŲ MINISTERIJOS ADMINISTRACIJOS PADALINIAI, JŲ FUNKCIJOS, ATSAKOMYBĖ IR ATSKAITOMYBĖ
8. Pirkimų vidaus kontrolės procese dalyvaujantys Finansų ministerijos darbuotojai ir Finansų ministerijos administracijos padaliniai, kurių funkcijos ir atsakomybė nustatytos Apraše:
8.2. Finansų ministerijos Veiklos valdymo departamento (toliau – Veiklos valdymo departamentas) Viešųjų pirkimų skyrius (toliau – Viešųjų pirkimų skyrius), kuris atskaitingas Veiklos valdymo departamento direktoriui, užtikrina, kad pirkimų iniciatoriai, pirkimų organizatoriai, pirkimo komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai ir kiti Finansų ministerijos darbuotojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jų rezultatams, prieš pradėdami darbą, pasirašytų nešališkumo deklaraciją, konfidencialumo pasižadėjimą ir pateiktų privačių interesų deklaraciją, kaip nustatyta Aprašo 7 punkte;
8.3. Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas, kuris atskaitingas Veiklos valdymo departamento direktoriui, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos finansų ministerijos vidaus kontrolės politikos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos finansų ministro 2022 m. gruodžio 7 d. įsakymu Nr. 1K-405 „Dėl Lietuvos Respublikos finansų ministerijos vidaus kontrolės politikos nustatymo“, nuostatomis, analizuoja informaciją apie Finansų ministerijos vykdomus pirkimus ir atlieka galimų rizikos veiksnių vertinimą, vykdo prevencinę pirkimų kontrolę, kad būtų išvengta galimų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų ir Finansų ministerijos vidaus dokumentų, susijusių su pirkimais, pažeidimų;
8.5. pirkimo iniciatorius, kuris atskaitingas pirkimą inicijuojančio Finansų ministerijos administracijos padalinio vadovui;
8.7. už pirkimo sutarčių paskelbimą atsakingas asmuo, kurio atskaitomybė nurodyta jo pareigybės aprašyme;
8.8. už pirkimo sutarties vykdymą atsakingas asmuo, kuris atskaitingas už pirkimo sutarties vykdymą atsakingo Finansų ministerijos administracijos padalinio vadovui;
III SKYRIUS
PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS PROCEDŪROS PAGAL ETAPUS
PIRMASIS SKIRSNIS
PIRKIMŲ PLANAVIMAS
9. Finansų ministerijos administracijos padaliniai iki kiekvienų kalendorinių metų gruodžio 20 dienos teikia Veiklos valdymo departamentui raštą dėl planuojamų pirkimų, kuriame nurodo poreikį įsigyti prekių, paslaugų ar darbų ateinančiais kalendoriniais metais (toliau – raštas dėl planuojamų pirkimų).
10. Finansų ministerijos administracijos padaliniai, prieš teikdami raštą dėl planuojamų pirkimų, privalo:
10.1. peržiūrėti galiojančias pirkimo sutartis, įvertinti galimybę ir tikslingumą pratęsti pasirašytų pirkimo sutarčių galiojimą (jei tokia galimybė numatyta pirkimo sutartyje), užtikrindami nepertraukiamą Finansų ministerijos funkcijoms atlikti būtinų prekių tiekimą, paslaugų teikimą ar darbų atlikimą;
11. Kartu su raštu dėl planuojamų pirkimų turi būti nurodyta:
11.5. ketinamos sudaryti pirkimo sutarties terminas, į kurį turi būti įskaičiuoti visi galimi pirkimo sutarties atnaujinimai ir pratęsimai;
11.6. pirkimo vykdytoja – Finansų ministerija, centrinė perkančioji organizacija (toliau – CPO) ar kita perkančioji organizacija;
11.8. planuojamos (turimos) pirkimo lėšos, nurodant finansavimo šaltinį (lėšų suma turi būti suderinta su Veiklos valdymo departamento Organizacijos vystymo skyriumi);
12. Viešųjų pirkimų skyrius:
12.1. išnagrinėja ir įvertina Finansų ministerijos administracijos padalinių raštuose dėl planuojamų pirkimų nurodytos informacijos pagrįstumą ir apskaičiuoja visų ateinančiais kalendoriniais metais numatomų pirkimų vertes pagal BVPŽ kodus bei parenka tinkamą pirkimo būdą;
12.2. parengia pirkimų plano projektą ir iki kiekvienų metų sausio 20 dienos teikia jį svarstyti Atrankos komisijai;
13. Esant poreikiui einamaisiais kalendoriniais metais pakeisti patvirtintą pirkimų planą, Finansų ministerijos administracijos padaliniai teikia Veiklos valdymo departamentui raštą dėl pirkimų plano pakeitimo:
13.1. kai norima įsigyti prekių, paslaugų ar darbų, kurių nėra pirkimų plane, raštas teikiamas ne vėliau kaip iki kiekvieno ketvirčio paskutinio mėnesio pradžios;
14. Aprašo 13.1 papunktyje nurodytu atveju rašte turi būti pateikta Aprašo 11 punkte nurodyta informacija.
15. Aprašo 13.2 papunktyje nurodytu atveju rašte dėl pirkimų plano pakeitimo turi būti:
16. Viešųjų pirkimų skyrius:
16.1. išnagrinėja ir įvertina Finansų ministerijos administracijos padalinių raštuose dėl pirkimų plano pakeitimo nurodytos informacijos pagrįstumą;
16.2. perskaičiuoja patvirtintame pirkimų plane numatomų pirkimų vertes pagal BVPŽ kodus ir parenka tinkamą pirkimo būdą;
ANTRASIS SKIRSNIS
PIRKIMŲ INICIJAVIMAS
18. Pirkimus prekėms, paslaugos ar darbams įsigyti Finansų ministerijoje inicijuoja pirkimo iniciatorius.
19. Pirkimo iniciatoriaus funkcijos:
19.1. atlieka rinkos tyrimą, kurio metu:
19.1.2. įvertina reikalingą prekių, paslaugų, darbų kiekį ar apimtis, atsižvelgdamas į visą pirkimo sutarties trukmę su galimais pratęsimais;
19.1.3. išsiaiškina maksimalią planuojamos sudaryti pirkimo sutarties vertę ir (ar) maksimalius priimtinus įkainius;
19.1.4. išsiaiškina prekių pristatymo, paslaugų suteikimo ar darbų atlikimo terminus, pirkimo sutarties trukmę, kitas reikalingas pirkimo sutarties sąlygas;
19.1.6. įvertina galimybę vykdant pirkimą nustatyti energijos vartojimo efektyvumo ir (ar) aplinkos apsaugos reikalavimus ir (ar) kriterijus;
19.1.7. įvertina galimybę vykdyti socialiai atsakingą pirkimą, įtraukiant socialinės atsakomybės aspektus (pvz., dėl tinkamo darbo užmokesčio, darbo sąlygų, darbuotojų ir žmogaus teisių, sveikatos ir pan.);
19.1.8. įvertina, ar reikiamas prekes, paslaugas ar darbus galima įsigyti iš rezervuotą teisę dalyvauti pirkimuose turinčių tiekėjų, nurodytų VPĮ 23 straipsnio 1 dalyje;
19.2. atsižvelgdamas į rinkos tyrimo rezultatus, parengia perkamų prekių, paslaugų ar darbų techninę specifikaciją;
19.3. įvertina galimybę prekes, paslaugas ir (ar) darbus įsigyti naudojantis CPO elektroniniu katalogu. Jeigu priimamas sprendimas neatlikti pirkimo naudojantis CPO elektroniniu katalogu, pirkimo iniciatorius sprendimo neatlikti pirkimo naudojantis CPO elektroniniu katalogu argumentus nurodo pirkimo paraiškoje;
19.4. teikia pirkimo komisijai ar pirkimo organizatoriui išvadas dėl tiekėjų pretenzijų ir klausimų, susijusių su jo parengta informacija, nurodyta Aprašo 19.2 papunktyje;
19.5. siekdamas inicijuoti pirkimus prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti, Finansų ministerijos naudojamos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis teikia Finansų ministerijos kancleriui tvirtinti pirkimo paraišką, kurioje nurodomas:
19.5.3. finansavimo šaltinis, maksimali pirkimui skiriamų lėšų suma su pridėtinės vertės mokesčiu (toliau – PVM) ir jos nustatymo pagrindimas;
19.5.9. pirkimo sutarties projektas arba pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos (jei tokios sąlygos nustatomos), įskaitant pirkimo alternatyvas ir jų vertinimą;
20. Pirkimo iniciatorius, rengdamas pirkimo objekto techninę specifikaciją, gali prašyti Finansų ministerijos administracijos padalinių nuomonės ar informacijos dėl ketinamų įsigyti prekių, paslaugų ar darbų arba prireikus pasitelkti ekspertų – dalyko žinovų – konsultuoti klausimu, kuriam reikia specialių žinių.
TREČIASIS SKIRSNIS
PIRKIMŲ VYKDYMAS
22. Prekių, paslaugų ar darbų pirkimo procedūros gali būti pradedamos ir vykdomos, kai Finansų ministerijos kancleris patvirtina pirkimo paraišką.
23. Finansų ministerijos pirkimus, išskyrus Aprašo 24 punkte numatytus mažos vertės pirkimus, vykdo pirkimo komisija. Finansų ministras gali sudaryti vieną pirkimo komisiją, kuri gali atlikti kelis tarptautinius, supaprastintus ar mažos vertės pirkimus.
24. Mažos vertės pirkimus, vadovaudamiesi MVP tvarkos aprašu, vykdo pirkimo organizatoriai, kai:
24.1. numatomos sudaryti prekių ar paslaugų pirkimo sutarties vertė neviršija 30 tūkst. eurų be PVM;
25. Kai pirkimą gali atlikti pirkimo organizatorius, Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas paveda konkrečiam pirkimo organizatoriui atlikti pirkimo procedūras.
26. Pirkimo organizatorius, atlikdamas pirkimą:
26.4. nagrinėja ir vertina prekių tiekėjų pašalinimo pagrindų nebuvimą, kvalifikacijos atitiktį ir pateiktus pasiūlymus;
26.6. jei atliekant pirkimo procedūras atsirado aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, arba pirkimo dokumentuose padaryta esminių klaidų, dėl kurių pirkimas tampa netikslingas ar jį įvykdžius būtų įsigytas Finansų ministerijos poreikių neatitinkantis pirkimo objektas, priima sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo;
27. Kiekviena pirkimo organizatoriaus atliekama pirkimo procedūra, be MVP tvarkos aprašo 20 punkte nurodytų dokumentų, taip pat turi būti patvirtinama:
27.1. dokumentu, kuriuo patvirtinamas VPĮ 58 straipsnio 1 dalyje nurodytos informacijos raštu pateikimas tiekėjams;
28. Finansų ministras, neatsižvelgdamas į Aprašo 24 punkte nustatytas sąlygas, turi teisę priimti sprendimą pavesti mažos vertės pirkimą vykdyti pirkimo komisijai.
29. Finansų ministerijos kancleriui patvirtinus pirkimo paraišką:
29.1. Kai pirkimui atlikti sudaroma pirkimo komisija, Viešųjų pirkimų skyrius parengia finansų ministro įsakymo, kuriuo sudaroma pirkimo komisija, projektą. Pirkimo komisijos pirmininku skiriamas pirkimą inicijavusio Finansų ministerijos administracijos padalinio arba su pirkimo objektu susijusio Finansų ministerijos administracijos padalinio atstovas.
29.2. Pirkimo komisijoje turi būti bent vienas asmuo, turintis pirkimų specialisto pažymėjimą. Reikalavimas bent vienam pirkimo komisijos nariui turėti pirkimų specialisto pažymėjimą ir užtikrinti tokio specialisto dalyvavimą posėdyje netaikomas, kai atliekamas mažos vertės pirkimas, sutartis sudaroma preliminariosios sutarties ar dinaminės pirkimo sistemos pagrindu.
30. Pirkimo komisijos protokolai rengiami pagal Aprašo 3 priede pateiktą protokolo formą. Pirkimo komisija, vykdydama pirkimus ne CVP IS priemonėmis, susipažinimo su pasiūlymais procedūros rezultatų įforminimo protokolą rengia pagal pavyzdines protokolų formas, patvirtintas Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 7 d. įsakymu Nr. 1S-85 „Dėl Komisijos susipažinimo su pasiūlymais ar paraiškomis procedūros protokolų privalomųjų rekvizitų aprašo ir komisijos susipažinimo su pasiūlymais ar paraiškomis pavyzdinių protokolų formų patvirtinimo“.
31. Pirkimo komisija arba pirkimo organizatorius, rengiantys pirkimo dokumentus, turi teisę pareikalauti, kad pirkimo iniciatorius patikslintų pirkimo paraiškoje ir (ar) perkamų prekių, paslaugų ar darbų techninėje specifikacijoje nurodytą neišsamią informaciją apie pirkimo objektą. Pirkimo iniciatorius pirkimo paraiškoje ir (ar) pirkimo objekto techninėje specifikacijoje nurodytą neišsamią informaciją turi patikslinti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo reikalavimo patikslinti informaciją gavimo dienos.
32. Pirkimo komisija ar pirkimo organizatorius, atlikę pirkimo procedūras, kartu su pirkimo iniciatoriumi parengia pirkimo sutarties projektą, jeigu jis nebuvo parengtas kaip pirkimo dokumentų sudedamoji dalis, suderina jį su Finansų ministerijos Teisės departamentu ir organizuoja pirkimo sutarties pasirašymą. Jei pirkimo sutarties projektas teikiamas kaip pirkimo dokumentų dalis, pirkimo sutarties projektas turi būti suderintas su Finansų ministerijos Teisės departamentu iki pirkimo dokumentų patvirtinimo dienos.
IV SKYRIUS
PIRKIMO SUTARČIŲ VYKDYMAS
34. Už pirkimo sutarties vykdymą atsakingo asmens Finansų ministerijos administracijos padalinio vadovas:
34.1. užtikrina pirkimo sutarties vykdymą, jeigu nėra už pirkimo sutarties vykdymą atsakingo asmens;
35. Už pirkimo sutarties vykdymą atsakingas asmuo:
35.1. prižiūri Finansų ministerijos sudarytose pirkimo sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą (įskaitant įsipareigojimus, susijusius su energijos vartojimo efektyvumo ir (ar) aplinkos apsaugos reikalavimais ir (ar) reikalavimais, susijusiais su socialinės atsakomybės aspektais, jei tokie įsipareigojimai buvo nustatyti pirkimo sutartyje) ir prekių pristatymo (darbų atlikimo, paslaugų teikimo) terminų bei prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams laikymąsi;
35.2. vizuoja prekių, paslaugų ir (ar) darbų priėmimo–perdavimo aktus, taip patvirtindamas, kad neturi pretenzijų dėl gautų prekių, suteiktų paslaugų ar atliktų darbų, vizuoja gautas PVM sąskaitas faktūras ar kitus teisės aktuose ar pirkimo sutartyje numatytus finansinės apskaitos dokumentus ir perduoda juos pasirašyti už sutarties vykdymą atsakingo asmens Finansų ministerijos administracijos padalinio vadovui;
35.3. užtikrina, kad tiekėjo dokumentai pagal pirkimo sutartį būtų gaunami laiku, t. y. nedelsiant patiekus prekes, suteikus paslaugas ar atlikus darbus, tačiau ne vėliau kaip iki kito mėnesio, einančio po mėnesio, kurį buvo patiektos prekės, suteiktos paslaugos ar atlikti darbai, 10 dienos;
35.4. patikrina, ar pagal pirkimo sutartį gauti visi privalomi finansinės apskaitos dokumentai ir jie atitinka sutartinius įsipareigojimus, taip pat ar yra visi privalomi finansinės apskaitos dokumentų rekvizitai;
35.5. informacinėje sistemoje „E. sąskaita“ nedelsdamas priima sprendimą dėl tiekėjo pateiktų finansinės apskaitos dokumentų ir juos pateikia Veiklos valdymo departamentui išlaidoms apmokėti, nurodydamas Finansų ministerijos strateginio plano priemonę, finansavimo šaltinį, ekonominę ir valstybės funkcijų klasifikacijas, pirkimo sutarties numerį;
35.6. užtikrina, kad finansinės apskaitos dokumentai Veiklos valdymo departamentui būtų pateikiami laiku, t. y. nedelsiant patiekus prekes, suteikus paslaugas ar atlikus darbus, ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo finansinės apskaitos dokumentų pasirašymo (patvirtinimo) arba jų gavimo dienos;
35.7. užtikrina pirkimo sutarties šalių įsipareigojimų vykdymo priežiūrą ir pirkimo sutartyje nustatytų delspinigių, baudų ar nuostolių išsiieškojimo inicijavimą, jei pirkimo sutarties šalis nesilaiko sutartinių įsipareigojimų;
35.8. inicijuoja siūlymus dėl pirkimo sutarčių keitimo, pratęsimo (jei tokia galimybė numatyta), nutraukimo ar pirkimo sutartyje numatytų prievolių įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo tiekėjui;
36. Kai sudaroma žodinė pirkimo sutartis, pirkimo iniciatorius užtikrina, kad nebūtų viršyta pirkimo paraiškoje numatyta prekių, paslaugų ir (ar) darbų vertė ir kiekiai, patikrina, ar įsigytos prekės, paslaugos ar darbai atitinka techninėje specifikacijoje nurodytus reikalavimus, ir vizuoja prekių, paslaugų ir (ar) darbų priėmimo–perdavimo aktus ir PVM sąskaitas faktūras.
V SKYRIUS
INFORMACIJOS TEIKIMAS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ TARNYBAI IR INFORMACIJOS APIE PIRKIMUS VIEŠINIMAS
38. Viešųjų pirkimų skyrius:
38.1. rengia ir Viešųjų pirkimų tarnybai teikia:
38.1.3. skelbimus apie sudarytas pirkimo sutartis (preliminariąsias sutartis) ir pirkimo sutarčių keitimus, kai buvo vykdomas tarptautinis pirkimas;
39. Už pirkimo sutarčių paskelbimą atsakingas asmuo CVP IS skelbia:
39.1. ne vėliau kaip per 15 dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo ar jos pakeitimo dienos, bet ne vėliau kaip iki pirmojo numatyto mokėjimo pagal šias sutartis dienos, raštu sudarytą sutartį, jos pakeitimus ir laimėjusio dalyvio pasiūlymą;
VI SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
40. Visi su pirkimais susiję dokumentai saugomi Viešųjų pirkimų skyriuje. Viešųjų pirkimų dokumentų bylų saugojimui ir tvarkymui taikomos tos pačios saugojimo ir tvarkymo taisyklės, kaip ir kitiems Finansų ministerijoje saugomiems ir tvarkomiems dokumentams, kiek jos neprieštarauja VPĮ ir MVP tvarkos aprašo reikalavimams.
Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo
1 priedas
(Konfidencialumo pasižadėjimo forma)
VIEŠOJO PIRKIMO KOMISIJOS NARYS (-Ė)
________________________________________________________________________________
(vardas ir pavardė)
KONFIDENCIALUMO PASIŽADĖJIMAS
20__ m._____________ d.
Vilnius
1. Būdamas (-a) Viešojo pirkimo komisijos, sudarytos Lietuvos Respublikos finansų ministro 20__ m._____________ d. įsakymu Nr. _______ „Dėl ________________________________“ (toliau – Komisija), nariu (-e) pasižadu:
1.1. saugoti ir tik įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais tikslais ir tvarka naudoti visą su viešuoju pirkimu (toliau – pirkimas) susijusią informaciją, kuri man taps žinoma, atliekant Komisijos nario funkcijas;
1.2. man patikėtus dokumentus saugoti tokiu būdu, kad tretieji asmenys neturėtų galimybės su jais susipažinti ar jais pasinaudoti;
2. Man žinoma, kad su pirkimu susijusią informaciją, kurią pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą ir jo įgyvendinamuosius teisės aktus numatoma teikti pirkimo procedūrose dalyvaujančioms arba nedalyvaujančioms šalims, galėsiu teikti tik įpareigotas (-a) Komisijos, finansų ministro, Finansų ministerijos kanclerio. Konfidencialią informaciją galėsiu atskleisti tik Lietuvos Respublikos įstatymų, reglamentuojančių konfidencialios informacijos atskleidimą, nustatytais atvejais.
3. Man išaiškinta, kad konfidencialią informaciją sudaro:
3.1. informacija, kurios konfidencialumą nurodė prekių tiekėjas, paslaugų teikėjas ar rangovas ir kurios atskleidimas nėra privalomas pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus;
3.2. visa su pirkimu susijusi informacija ir dokumentai, kurių pagal Viešųjų pirkimų įstatymą ir jo įgyvendinamuosius teisės aktus nenumatoma teikti pirkimo procedūrose dalyvaujančioms arba nedalyvaujančioms šalims;
4. Esu įspėtas (-a), kad, pažeidęs (-usi) šį pasižadėjimą, turėsiu atlyginti Finansų ministerijai ir prekių tiekėjui, paslaugų teikėjui ar rangovui padarytus nuostolius.
Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo
2 priedas
(Prekių tiekėjų, paslaugų teikėjų, rangovų apklausos pažymos forma)
___________________________________________________
(dokumento sudarytojas)
PREKIŲ TIEKĖJŲ, PASLAUGŲ TEIKĖJŲ, RANGOVŲ APKLAUSOS PAŽYMA
20__ m.________________ d. Nr. ___________
___________
(sudarymo vieta)
| 1. Viešojo pirkimo (toliau – pirkimas) objekto pavadinimas ir trumpas aprašymas: _______________________________________________________________________________ |
|
||||
| 2. Pagrindinis pirkimo objekto kodas pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną:_________________ |
|
||||
| 3. Pirkimo organizatorius:___________________________________________________________ (vardas ir pavardė) |
|
||||
| 4. Pirkimo būdo pavadinimas:________________________________________________________ |
|
||||
| 5. Pirkimo būdo pasirinkimo priežastys: _______________________________________________ |
|
||||
| 6. Pateikę pasiūlymus arba apklausti prekių tiekėjai, paslaugų teikėjai, rangovai (toliau – tiekėjai): |
|
||||
| Eil. Nr. |
Tiekėjo pavadinimas |
Adresas, telefono numeris, elektroninio pašto adresas |
Siūlymą pateikusio asmens įgalioto atstovo pareigų pavadinimas, vardas, pavardė |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. Tiekėjų siūlymai:
| Eil. Nr. |
Tiekėjo pavadinimas |
Siūlymo data |
Siūlymo duomenys (nurodyti konkrečias charakteristikas) |
||||
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8. Tinkamiausiu pripažintas tiekėjas: __________________________________________________
(pavadinimas ir siūlymo eilės numeris)
9. Jeigu įvertinti mažiau nei 3 tiekėjų siūlymai, to priežastys: _______________________________
|
________________________ (pažymą parengusio asmens pareigų pavadinimas) |
________________ (parašas) |
________________ (vardas ir pavardė) |
Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo
3 priedas
(Protokolo forma)
VIEŠOJO PIRKIMO KOMISIJA
__________________________________________
(nurodyti: pasitarimo, susitikimo ar posėdžio)
PROTOKOLAS
20__ m. __________ d. Nr. ____________
___________
(sudarymo vieta)
Posėdžio pirmininkas (-ė) – (vardas ir pavardė).
Posėdžio sekretorius (-ė) – (vardas ir pavardė).
Dalyvavo: (dalyvių vardai ir pavardės).
DARBOTVARKĖ:
1. ____
2. ____
1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Pranešėjas (-a) (vardas ir pavardė, pranešimo turinys).
Pateikė nuomonę svarstomu klausimu (vardai ir pavardės, trumpas kalbų turinys).
NUTARTA:
1. ____
2. ____
2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
NUTARTA:
1. ___
2. ___
Posėdžio pirmininkas (-ė) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (-ė) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Kiti viešojo pirkimo komisijos nariai:
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos finansų ministro
2023 m. balandžio 27 d. įsakymu Nr. 1K-158
VIEŠOJO PIRKIMO KOMISIJOS
DARBO REGLAMENTAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Viešojo pirkimo komisijos darbo reglamente (toliau – Reglamentas) nustatomos viešojo pirkimo komisijos (toliau – Komisija) funkcijos, teisės, pareigos ir darbo organizavimo tvarka.
2. Komisija savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – VPĮ), Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašu, patvirtintu šiuo įsakymu (toliau – Viešųjų pirkimų organizavimo aprašas), kitais viešųjų pirkimų (toliau – pirkimai) vykdymą reglamentuojančiais teisės aktais ir Reglamentu.
3. Komisija vykdo tik rašytines finansų ministro ir Finansų ministerijos kanclerio užduotis ir įpareigojimus, susijusius su pirkimais. Komisija turi teisę atsisakyti vykdyti VPĮ ir kitiems teisės aktams, reglamentuojantiems pirkimų vykdymą, prieštaraujančias užduotis ir įpareigojimus.
4. Komisija, susirašinėdama su trečiaisiais asmenimis, gali naudoti Lietuvos Respublikos finansų ministerijos rašto blanką.
5. Komisiją techniškai aptarnauja Finansų ministerijos Veiklos valdymo departamento Viešųjų pirkimų skyrius (toliau – Viešųjų pirkimų skyrius).
6. Kiekvienas Komisijos narys (toliau – narys) Komisijos darbe dalyvauja pagal savo dalykinę kompetenciją, nustatytą jo pareigybės aprašyme ir Reglamente.
II SKYRIUS
KOMISIJOS FUNKCIJOS
8. Komisija, vykdydama jai pavestą užduotį, atlieka šias funkcijas:
8.2. rengia, tvirtina pirkimo dokumentus, teikia juos prekių tiekėjams, paslaugų teikėjams ar rangovams (toliau – tiekėjas) ir (ar) skelbia juos viešai;
8.6. nagrinėja ir priima sprendimus dėl tiekėjų pastabų ir pasiūlymų, pateiktų dėl pirkimo techninės specifikacijos projekto, ir iki pirkimo pradžios informuoja tiekėjus apie tokius Komisijos sprendimus;
8.8. tikrina tiekėjų pašalinimo pagrindų nebuvimą ir kvalifikacinius duomenis, priima sprendimą dėl kiekvieno pirkimo paraišką ar pasiūlymą pateikusio tiekėjo pašalinimo pagrindų nebuvimo ir kvalifikacinių duomenų bei praneša savo sprendimą tiekėjui;
8.11. nustato pasiūlymų galiojimo ir viešojo pirkimo-pardavimo sutarčių (toliau – pirkimo sutartis) įvykdymo užtikrinimo reikalavimus;
8.14. rengia ir Lietuvos Respublikos finansų ministerijos darbo reglamente, patvirtintame Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. spalio 15 d. įsakymu Nr. 1K-251 „Dėl Lietuvos Respublikos finansų ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ (toliau – Ministerijos darbo reglamentas), nustatyta dokumentų vizavimo, pasirašymo tvarka teikia vizuoti ir pasirašyti pirkimo sutarties, kaip pirkimo dokumento, ir pirkimo sutarties su pasiūlymą laimėjusiu tiekėju projektus;
8.15. priima sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, jei vykdant pirkimo procedūras atsirado aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, arba pirkimo dokumentuose padaryta esminių klaidų, dėl kurių pirkimas tampa netikslingas ar jį įvykdžius būtų įsigytas Finansų ministerijos poreikių neatitinkantis pirkimo objektas;
III SKYRIUS
KOMISIJOS TEISĖS IR PAREIGOS
9. Komisija, atlikdama jai pavestas funkcijas, turi šias teises:
9.1. gauti iš Finansų ministerijos administracijos padalinių dokumentus, duomenis ir informaciją, reikalingus jai pavestai užduočiai įvykdyti ir funkcijoms atlikti;
9.2. prašyti Finansų ministerijos administracijos padalinių paaiškinti jų pateiktus dokumentus, duomenis ir informaciją;
9.3. kreiptis į kitas institucijas, įstaigas, organizacijas dėl informacijos, reikalingos jai pavestai užduočiai įvykdyti, gavimo;
9.4. kviesti Finansų ministerijos administracijos padalinių atstovus ir kitus asmenis, kurie turi specialių žinių, reikalingų jai pavestai užduočiai įvykdyti ir funkcijoms atlikti;
9.8. kviesti Komisijos posėdžiuose stebėtojo teisėmis dalyvauti valstybės ir savivaldybių institucijų ar įstaigų atstovus (išskyrus politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojus ir valstybės politikus), pateikusius atstovaujamo subjekto įgaliojimą;
10. Komisija privalo:
10.1. užtikrinti, kad atliekant pirkimo procedūras būtų laikomasi visų tiekėjų lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų, nustatytų VPĮ 17 straipsnyje;
IV SKYRIUS
KOMISIJOS DARBO TVARKA
PIRMASIS SKIRSNIS
KOMISIJOS PIRMININKO UŽDAVINYS IR FUNKCIJOS
12. Pirmininkas, įgyvendindamas uždavinį, atlieka šias funkcijas:
12.1. nustato Komisijos darbo formą – posėdis, pasitarimas, susitikimas, ar mišri forma (toliau – posėdis) – ir posėdžio vykdymo būdą – nariai fiziškai susirenka arba keičiasi nuomonėmis naudodami technines priemones;
12.2. siūlo posėdžio datą, laiką, vietą, planuojamus svarstyti klausimus, į posėdį kviečiamus asmenis;
12.3. susipažįsta su narių privačių interesų ir nešališkumo deklaracijomis ir konfidencialumo pasižadėjimais, kurie turi būti pasirašyti Viešųjų pirkimų organizavimo aprašo 7 punkte nustatyta tvarka, ir prireikus Komisiją sudariusiam asmeniui pateikia informaciją apie būtinybę keisti Komisijos sudėtį;
12.7. vizuoja su Komisijos kompetencija susijusius dokumentus Ministerijos darbo reglamente nustatyta dokumentų vizavimo tvarka;
12.8. teikia duomenis, dokumentus ir informaciją Komisijos sekretoriui, kad šis galėtų atlikti jam nustatytas funkcijas;
ANTRASIS SKIRSNIS
KOMISIJOS SEKRETORIAUS FUNKCIJOS
14. Posėdžio sekretoriumi skiriamas Viešųjų pirkimų skyriaus atstovas, kuris yra narys, o jo nesant – kitas narys.
15. Komisijos sekretorius atlieka šias funkcijas:
15.3. posėdžio nariams pateikia dokumentus, duomenis ir informaciją, susijusius su posėdyje svarstomais klausimais, pateikia nariams pasirašyti užpildytas nešališkumo deklaracijos, konfidencialumo pasižadėjimo formas;
15.4. informuoja narius ir į posėdį kviečiamus asmenis, kad jie turi pranešti jam apie negalėjimą dalyvauti posėdyje ir galimybę nuomonę tam tikru klausimu išdėstyti raštu;
15.7. registruoja pasirašytą posėdžio protokolą Ministerijos darbo reglamente nustatyta dokumentų registravimo tvarka;
15.8. saugo Komisijos dokumentus ir perduoda juos toliau saugoti Ministerijos darbo reglamente nustatyta dokumentų saugojimo tvarka;
TREČIASIS SKIRSNIS
POSĖDIS
17. Posėdis vyksta, jeigu jame dalyvauja daugiau kaip pusė narių ir kai bent vienas posėdyje dalyvaujantis narys turi pirkimų specialisto pažymėjimą (išskyrus VPĮ 19 straipsnio 3 dalyje nurodytus atvejus), o jeigu Komisija sudaryta iš 3 asmenų, – kai posėdyje dalyvauja visi nariai.
18. Posėdis, kuriame priimamas Komisijos sprendimas (toliau – sprendimas), privalo būti protokoluojamas, o kitais atvejais protokolas gali būti nerašomas.
19. Posėdyje turi būti:
19.1. patikrinamas dalyvaujančių narių skaičius, ar bent vienas posėdyje dalyvaujantis narys turi pirkimų specialisto pažymėjimą (išskyrus VPĮ 19 straipsnio 3 dalyje nurodytus atvejus);
19.2. aptariama posėdžio darbotvarkė (klausimai, papildomi klausimai, klausimų svarstymo eiliškumas, nuomonei pasakyti skirtas laikas), kuri gali būti tikslinama posėdžio metu;
19.3. sutariama dėl balsavimo būdo (kiekvienu klausimu gali būti balsuojama skirtingu balsavimo būdu);
KETVIRTASIS SKIRSNIS
SPRENDIMAS
21. Sprendimas priimamas balsuojant atviru vardiniu balsavimu. Kiekvienas narys balsuoja už (pritaria aiškiai suformuluotam sprendimui) arba prieš (nepritaria sprendimui).
25. Protokolas turi būti surašytas pagal Viešųjų pirkimų organizavimo aprašo 3 priede pateiktą formą ir pateiktas posėdyje dalyvavusiems nariams ne vėliau kaip per 2 darbo dienas po posėdžio dienos.
26. Nariai gali pateikti pastabas dėl protokolo projekto per 2 darbo dienas nuo jo pateikimo dienos.
28. Jeigu sprendimą tam tikru klausimu reikia pateikti kitiems asmenims, rengiamas protokolo išrašas vadovaujantis Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, o jo tikrumą tvirtina pirmininkas.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS