LIETUVOS RESPUBLIKOS ŠVIETIMO, MOKSLO IR SPORTO MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL ŠVIETIMO, MOKSLO IR SPORTO MINISTRO 2020 M. SAUSIO 9 D. ĮSAKYMO NR. V-16 „DĖL JURIDINIŲ ASMENŲ, KURIE NĖRA PERKANČIOSIOS ORGANIZACIJOS PAGAL LIETUVOS RESPUBLIKOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ĮSTATYMĄ, PIRKIMŲ, ĮGYVENDINANT SPORTO RĖMIMO FONDO LĖŠOMIS FINANSUOJAMUS SPORTO PROJEKTUS, VYKDYMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2021 m. vasario 1 d. Nr. V-167
Vilnius
P a k e i č i u Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų, įgyvendinant Sporto rėmimo fondo lėšomis finansuojamus sporto projektus, vykdymo tvarkos aprašą, patvirtintą Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministro 2020 m. sausio 9 d. įsakymu Nr. V-16 „Dėl Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų, įgyvendinant Sporto rėmimo fondo lėšomis finansuojamus sporto projektus, vykdymo tvarkos aprašo patvirtinimo“, ir jį išdėstau nauja redakcija (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto
ministro 2020 m. sausio 9 d. įsakymu Nr. V-16
(Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto
ministro 2021 m. vasario 1 d. įsakymo Nr. V-167
redakcija)
JURIDINIŲ ASMENŲ, KURIE NĖRA PERKANČIOSIOS ORGANIZACIJOS PAGAL LIETUVOS RESPUBLIKOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ĮSTATYMĄ, PIRKIMŲ, ĮGYVENDINANT SPORTO RĖMIMO FONDO LĖŠOMIS FINANSUOJAMUS SPORTO PROJEKTUS, VYKDYMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų, įgyvendinant Sporto rėmimo fondo lėšomis finansuojamus sporto projektus, vykdymo tvarkos aprašas (toliau – Tvarkos aprašas) nustato reikalavimus juridinio asmens (-ų) (toliau – Projektų vykdytojas) vykdomam pirkimui, kuriuo įgyvendinami sporto projektai, susiję su Lietuvos Respublikos sporto įstatymo 17 straipsnio 1 dalies 1–4 punktuose nurodytomis veiklų sritimis.
2. Tvarkos aprašas netaikomas Projektų vykdytojams, kurie pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą yra perkančiosios organizacijos. Pirkimų priežiūrą atlieka Švietimo mainų paramos fondas (toliau – Atsakinga institucija).
3. Šiame Tvarkos apraše:
3.1. apklausa suprantama kaip pirkimo būdas, kai Projektų vykdytojas apklausia vieną arba keletą pasirinktų tiekėjų (priklausomai nuo pirkimo vertės) dėl prekių pardavimo ir (ar) paslaugų teikimo pagal Projektų vykdytojo nustatytas pirkimo sąlygas;
3.2. pirkimo skelbimas suprantamas kaip viešas Projektų vykdytojo pranešimas apie prekių, paslaugų pirkimo konkursą Projektų vykdytojo interneto svetainėje (arba socialiniame tinkle), nacionaliniame šalies dienraštyje arba savaitraštyje[1] ir išsiunčiant kvietimą raštu dalyvauti konkurse bent 3 tiekėjams. Projektų vykdytojas turi teisę pirkimo skelbimą papildomai publikuoti kituose leidiniuose, kitose interneto svetainėse ir naudoti kitus tiekėjų informavimo būdus;
3.3. prekių pirkimas suprantamas kaip pirkimas (įskaitant pirkimą išsimokėtinai), kurio dalykas yra prekės, jų nuoma arba finansinė nuoma, numatant tas prekes įsigyti arba to nenumatant, taip pat perkamų prekių pristatymo, montavimo, diegimo ir kitos jų parengimo naudoti paslaugos;
3.4. tiekėjas suprantamas kaip fizinis asmuo, privatusis ar viešasis juridinis asmuo, kita organizacija ir jų padalinys arba tokių asmenų grupė, įskaitant laikinas ūkio subjektų asociacijas, kurie rinkoje siūlo tiekti prekes ar teikti paslaugas;
3.5. konkursas suprantamas kaip pirkimo būdas, kai skelbimas dėl prekių pirkimo ir (ar) paslaugų teikimo pagal Projektų vykdytojo nustatytas pirkimo sąlygas publikuojamas viešai ir visi tiekėjai gali teikti pasiūlymą;
3.6. pirkimo pasiūlymas suprantamas kaip visuma tiekėjo raštu pateiktų dokumentų, kuria siūloma tiekti prekes ar teikti paslaugas pagal Projektų vykdytojo nustatytas pirkimo sąlygas, taip pat viešai internete, reklaminėje medžiagoje arba žodžiu tiekėjų pateikiama informacija apie pirkimo objektą;
3.7. paslaugų pirkimas suprantamas kaip pirkimas, kurio dalykas yra paslaugos arba prekės ir paslaugos, jei paslaugų vertė didesnė už prekių vertę;
3.9. pirkimo dokumentai suprantami kaip Projektų vykdytojo rengiami ir skelbiami ar kitomis priemonėmis tiekėjams pateikiami dokumentai, kuriuose apibūdinami pirkimo objektas ir jo pirkimo sąlygos;
3.10. pirkimo sutartis suprantama kaip rašytinė arba žodinė sutartis, pagal kurią Projektų vykdytojas už atlygį iš vieno ar daugiau tiekėjų perima prekes, priima paslaugas;
3.11. pirkimo pradžia apklausos atveju suprantama kaip Projektų vykdytojo kvietimas tiekėjui raštu ar žodžiu pateikti pasiūlymą arba pasinaudojimas viešai (internete, reklaminėje medžiagoje ar kitaip) skelbiama informacija, konkurso atveju – viešas pirkimo paskelbimas;
3.12. neperkančioji organizacija Tvarkos apraše suprantama kaip juridinis asmuo, kuris nėra perkančioji organizacija kaip ji apibrėžta Viešųjų pirkimų įstatymo 2 straipsnio 25 dalyje ir kuriai netaikomos Viešųjų pirkimų įstatymo nuostatos, tačiau kuri įgyvendina arba numato įgyvendinti (kaip Projektų vykdytojas arba projekto partneris) sporto projektus finansuojamus iš Sporto rėmimo fondo lėšų;
3.13. raštu – suprantama kaip bet kokia informacijos išraiška žodžiais arba skaičiais, kurią galima perskaityti, atgaminti ir perduoti, įskaitant ir elektroninėmis priemonėmis perduotą ir saugomą informaciją;
3.14. Bendrasis viešųjų pirkimų žodynas (toliau – BVPŽ), patvirtintas 2002 m. lapkričio 5 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (EB) Nr. 2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ) (OL 2004 m. specialusis leidimas, 6 skyrius, 5 tomas, p. 3) su paskutiniais pakeitimais, padarytais 2009 m. birželio 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 596/2009 dėl kai kurių teisės aktų, kuriems galioja Sutarties 251 straipsnyje nustatyta tvarka, nuostatų, susijusių su reguliavimo procedūra su tikrinimu, suderinimo su Tarybos sprendimu 1999/468/EB (OL 2009 L 188, p. 14).
3.15. To paties tipo paslaugos – paslaugos, kurios priklauso tai pačiai paslaugų grupei pagal BVPŽ skaitmeninio kodo pirmus tris skaitmenis, išskyrus atvejus, kai tenkinama bent viena iš šių sąlygų:
3.15.1. paslaugų teikimo sritis nėra identiška ar panaši;
pavyzdžiui, nors mokymo dirbti kompiuteriu paslaugų (80533100-0) ir pirmosios pagalbos mokymo paslaugų (80562000-1) pirmi trys BVPŽ skaitmeninio kodo skaitmenys sutampa, atsižvelgiant į tai, kad šių paslaugų teikimo sritis yra skirtinga, joms suteikti reikalinga skirtinga lektorių kvalifikacija, kurios mažos įmonės ar lektoriai, besiverčiantys individualia veikla, gali neturėti, šios paslaugos gali būti nelaikomos to paties tipo paslaugomis.
3.15.2. tokių paslaugų įprastai neteikia vienas tiekėjas (atsižvelgiama į tiekėjo specializaciją ir suinteresuotumą atitinkamoje veikloje);
pavyzdžiui, nors medicinos įrangos remonto ir priežiūros paslaugų (50421000-2) ir laikrodžių remonto ir priežiūros paslaugų (50432000-2) pirmi trys BVPŽ skaitmeninio kodo skaitmenys sutampa, akivaizdu, kad įprastai tokių paslaugų neteikia vienas tiekėjas, todėl šios paslaugos gali būti nelaikomos to paties tipo paslaugomis;
3.16. To paties tipo prekės – prekės, kurios priklauso tai pačiai prekių grupei pagal BVPŽ skaitmeninio kodo pirmus tris skaitmenis, išskyrus atvejus, kai tenkinama bent viena iš šių sąlygų:
3.16.1. prekių pirmi penki BVPŽ skaitmeninio kodo skaitmenys skiriasi ir prekės nėra skirtos identiškam ar panašiam naudojimui;
pavyzdžiui, nors žurnalų stovų (30191120-1) ir kredito kortelių (30161000-5) pirmi trys BVPŽ skaitmeninio kodo skaitmenys sutampa, atsižvelgiant į tai, kad šių prekių pirmi penki BVPŽ skaitmeninio kodo skaitmenys skiriasi ir šios prekės nėra skirtos panašiam naudojimui (žurnalų stovas yra skirtas leidiniams laikyti, o kredito kortelės – atsiskaitymui), šios prekės gali būti nelaikomos to paties tipo prekėmis;
3.16.2. tokių prekių savo asortimente įprastai neturi vienas tiekėjas (atsižvelgiama į tiekėjo specializaciją ir suinteresuotumą atitinkamoje veikloje);
pavyzdžiui, nors keleivinių automobilių (34110000-1) ir viešojo transporto paslaugų autobusų (34121100-2) pirmi trys BVPŽ skaitmeninio kodo skaitmenys sutampa, tokias transporto priemones įprastai parduoda skirtingos specializuotos įmonės, todėl šios prekės gali būti nelaikomos to paties tipo prekėmis.
II SKYRIUS
PIRKIMO TIKSLAS IR PRINCIPAI
4. Pirkimo tikslas – vadovaujantis Tvarkos apraše nustatytais reikalavimais sudaryti pirkimo sutartį, leidžiančią įsigyti Projektų vykdytojui reikalingų prekių ir paslaugų, racionaliai naudojant tam skirtas lėšas.
5. Projektų vykdytojas užtikrina, kad atliekant pirkimo procedūras, nustatant laimėtoją ir vykdant pirkimo sutarties reikalavimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo ir skaidrumo principų. Minėti principai yra pažeidžiami Sporto rėmimo fondo lėšas naudojant taip, kaip numato Sporto rėmimo fondo lėšomis finansuojamų sporto projektų finansavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2019 m. sausio 23 d. nutarimu Nr. 85 „Dėl Sporto rėmimo fondo lėšų paskirstymo proporcijų, sporto rėmimo fondo administravimui skirtų lėšų dalies nustatymo ir Sporto rėmimo fondo lėšomis finansuojamų sporto projektų finansavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, 68.16 papunktis.
6. Projektų vykdytojas privalo visiems tiekėjams taikyti vienodus reikalavimus ir kriterijus, suteikti vienodas galimybes ir pateikti vienodą informaciją.
III SKYRIUS
PLANUOJAMO PIRKIMO VERTĖS NUSTATYMAS IR PIRKIMO BŪDAI
8. Pirkimo vertė skaičiuojama įtraukiant visas mokėtinas sumas be pridėtinės vertės mokesčio (toliau – PVM), įskaitant vertes, galinčias atsirasti dėl pirkimo sutarties pasirinkimo (visos prekių ir (ar) paslaugų pozicijos ir kiekiai) ir atnaujinimo (sutarties pratęsimo, kai tokia galimybė numatyta sutartyje) galimybių per kalendorinių metų laikotarpį.
9. Projektų vykdytojai tos pačios rūšies prekių ir (arba) paslaugų pirkimo sutarčių vertės nustatymui turi taikyti BVPŽ. Laikoma, kad prekės ir paslaugos yra tos pačios rūšies, jeigu yra priskirtos tai pačiai grupei pagal BVPŽ skaitmeninio kodo pirmuosius tris skaitmenis (išskyrus atvejus, nurodytus Tvarkos aprašo 3.15 ir 3.16 papunkčiuose, užpildant pirkimų žurnalo atitinkamas dalis).
10. Pirkimo vertė numatoma vieneriems kalendoriniams metams (jei planuojama sudaryti kelių metų sutartis, reikia skaičiuoti visų metų vertės sumą), o pagal vertę nustatomas pirkimo būdas:
10.1. Apklausa žodžiu arba raštu iš vieno tiekėjo, kai numatoma pirkimų vertė per vienerius metus mažesnė nei 1000 (vienas tūkstantis) eurų be PVM;
10.2. Apklausa žodžiu arba raštu iš ne mažiau nei 3 tiekėjų, kai numatoma pirkimų vertė per vienerius metus didesnė arba lygi 3000 (trims tūkstančiams) eurų be PVM, bet mažesnė nei 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų be PVM;
11. Tos pačios rūšies prekių ar paslaugų pirkimui per vienerius kalendorinius metus gali būti taikoma apklausa iš vieno tiekėjo, kai pirkimo vertė mažesnė nei 1000 (vienas tūkstantis) eurų, viršijus 1000 (vieną tūkstantį) eurų sumą - apklausa iš 3 tiekėjų, viršijus 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų - skelbiamas konkursas. Pavyzdžiui: Projektų vykdytojas perka skirtingas prekes ar paslaugas, kurių BVPŽ skaitmeninio kodo pirmieji trys skaičiai yra vienodi (vadinasi jie priskiriami tai pačiai kategorijai). Prekių ar paslaugų kainos: 900 eurų be PVM, 7000 eurų be PVM, 5000 eurų be PVM, 70 eurų be PVM. Prekėms ar paslaugoms, kurių kainos 900 eurų ir 70 eurų be PVM gali būti taikomas pirkimo būdas – apklausa žodžiu iš vieno tiekėjo. Prekei ar paslaugai, kurios vertė 7000 eurų be PVM taikomas pirkimo būdas – apklausa žodžiu arba raštu iš bent 3 tiekėjų (atkreiptinas dėmesys, kad prie šio pirkimo vertės jau turi būti skaičiuojami ir pirkimai atlikti apklausos žodžiu būdu). Prekei ar paslaugai, kurios kaina 5000 eurų be PVM jau turi būti taikomas konkurso būdas, nes prie šios vertės sumuojamos pirkimų atliktų apklausos būdu vertės.
12. Kai per vienerius kalendorinius metus pasiekta maksimali galima pirkimo vertė iš vieno tiekėjo ir maksimali galima pirkimo vertė apklausiant iš 3 tiekėjų (įskaičiuojant ir pirkimo iš vieno tiekėjo vertę), visi kiti pirkimai toje pačioje kategorijoje pagal BVPŽ kodą turi būti atliekami konkurso būdu.
13. Jeigu paslaugos ar prekės iškart perkamos daugiau nei vieneriems metams, pirkimo vertė skaičiuojama visam laikotarpiui.
14. Jei Projekto vykdytojas vykdo kelis sporto projektus, pirkimų vertės sumuojamos bendrai visiems projektams ir pildomas bendras pirkimų žurnalas, pastabose nurodant projekto numerį.
15. Jeigu pirkimas apima daugiau nei vieną prekės ir (ar) paslaugos BVPŽ kodą, pirkimas priskiriamas pagal didžiausios pirkimo vertės BVPŽ kodą. Pavyzdžiui, vienu pirkimu įsigyjama futbolo kamuoliai (37451700-1, vertė 999 Eur be PVM) ir futbolininko bateliai (18824000-1, vertė 2000 Eur be PVM) visas pirkimas turi būti atliktas apklausiant tris tiekėjus.
16. Jei prekių ar paslaugų atlikimu gali būti suinteresuoti skirtingi tiekėjai arba jei pirkimo skaidymas gali užtikrinti racionalesnį lėšų naudojimą, tokiu atveju pirkimą rekomenduojama skaidyti į dalis. Draudžiamas dirbtinis pirkimų skaidymas, dėl kurio būtų išvengta privalomo pirkimo būdo. Pavyzdžiui, paraiškoje numatyta įsigyti sportinės aprangos ir avalynės prekes. Abiejų prekių BVPŽ kodų pirmieji trys skaitmenys vienodi, todėl prekės priskiriamos tai pačiai kategorijai, tačiau atlikus rinkos analizę pastebima, kad racionaliau būtų aprangą pirkti iš vieno tiekėjo, o avalynę – iš kito. Tokiu atveju galimas pirkimo skaidymas.
IV SKYRIUS
PIRKIMO VYKDYMAS
17. Vykdant pirkimus apklausos ir konkurso būdu, Projektų vykdytojas visus pirkimus turi registruoti pirkimų žurnale (Tvarkos aprašo 2 priedas). Jei pirkimo apklausos būdu vertė lygi arba viršija 1 000 (vieną tūkstantį) eurų be PVM, Projektų vykdytojas turi papildomai parengti ir užpildyti pirkimo pažymą (Tvarkos aprašo 1 priedas).
18. Projektų vykdytojas, siekdamas užkirsti kelią pirkimuose kylantiems interesų konfliktams, reikalauja, kad Projektų vykdytojo darbuotojai, pirkimo komisijos (toliau – Komisija) nariai ar ekspertai, stebėtojai, dalyvaujantys pirkimo procedūroje ar galintys daryti įtaką jos rezultatams, pirkimo procedūrose dalyvautų ar su pirkimu susijusius sprendimus priimtų, tik prieš tai pasirašę konfidencialumo pasižadėjimą ir nešališkumo deklaraciją (nešališkumo deklaracijos tipinė forma, patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 23 d. įsakymu Nr. 1S-93 „Dėl Nešališkumo deklaracijos tipinės formos patvirtinimo“), kuri saugoma kartu su kitais projekto dokumentais. Analogiški reikalavimai taikomi ir pirkimų organizatoriui. Konfidencialumo pasižadėjimą ir nešališkumo deklaraciją asmuo pasirašo, kai yra paskiriamas atlikti jam numatytas pareigas.
19. Projektų vykdytojas, vykdydamas pirkimą konkurso būdu arba apklausos raštu būdu, pirkimo dokumentuose nurodo pasiūlymams parengti būtiną informaciją: pirkimo būdą, pasiūlymų teikimo terminą ir reikalavimus, pirkimo objekto apibūdinimą, kvalifikacijos reikalavimus ir jų įrodymo dokumentus (jei kvalifikacijos reikalavimai keliami), informaciją apie pasiūlymų vertinimą, pasirinktinai nurodydama kainos ir kokybės santykio kriterijų arba mažiausios kainos kriterijų, informaciją apie tai, ar pirkimo metu bus deramasi ir kokiais atvejais bus deramasi, informaciją apie derybų sąlygas bei vykdymo tvarką, informaciją apie pagrindines pirkimo sutarties sąlygas (prekių tiekimo, paslaugų suteikimo terminus, kainodaros taisykles, atsiskaitymo terminus, atsiskaitymo tvarką, pirkimo sutarties įvykdymo užtikrinimo reikalavimus (jei keliami), pirkimo sutarties keitimo sąlygas ir kitas sąlygas, užtikrinančia tinkamą sutarties įvykdymą). Projektų vykdytojas, vykdydamas pirkimą konkurso būdu, pirkimo dokumentuose taip pat pateikia informaciją apie pretenzijų pateikimo Projektų vykdytojui tvarką bei terminą, per kurį Projektų vykdytojas turi išnagrinėti pretenziją ir informuoti pretenziją pateikusį tiekėją apie priimtą sprendimą.
20. Pirkimo dokumentuose pateikta informacija turi būti tiksli, aiški, nedviprasmiška, kad pirkimu suinteresuoti tiekėjai galėtų pateikti pasiūlymus, o Projektų vykdytojas nupirkti tas prekes, paslaugas ar darbus, kuriuos numatyta įsigyti iš Sporto rėmimo fondo lėšų.
21. Pirkimo dokumentuose nustatyti reikalavimai negali dirbtinai riboti tiekėjų galimybių dalyvauti pirkime ar sudaryti sąlygas dalyvauti tik konkretiems tiekėjams. Minimalūs tiekėjų kvalifikacijos reikalavimai turi būti proporcingi pirkimo objektui. Pirkimo dokumentuose nustatant kvalifikacinius reikalavimus ir jų įrodymo dokumentus rekomenduojama vadovautis Tiekėjo kvalifikacijos reikalavimų nustatymo metodika, patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1S-105 „Dėl Tiekėjo kvalifikacijos reikalavimų nustatymo metodikos patvirtinimo“.
22. Vykdant pirkimą konkurso ir apklausos raštu būdu, apibūdinant pirkimo objektą negali būti nurodytas konkretus modelis ar šaltinis, konkretus procesas, būdingas konkretaus tiekėjo teikiamoms prekėms ar paslaugoms, ar prekės ženklas, patentas, tipai, konkreti kilmė ar gamyba, dėl kurių tam tikriems subjektams ar tam tikriems produktams būtų sudarytos palankesnės sąlygos arba jie būtų atmesti, išskyrus atvejus, kai pirkimo objekto neįmanoma tiksliai ir suprantamai apibūdinti. Šiuo atveju tiekėjams būtina nurodyti, kad priimtini ir savo savybėmis lygiaverčiai objektai.
23. Ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas išrenkamas pagal šiuos kriterijus:
24. Pirkimas pasibaigia, kai yra bent viena iš šių aplinkybių:
24.1. sudaroma pirkimo sutartis ir pateikiamas sutarties įvykdymo užtikrinimas, jei jo buvo reikalaujama;
24.5. pasibaigia pasiūlymų galiojimo laikas ir pirkimo sutartis nesudaroma dėl priežasčių, kurios priklauso nuo tiekėjų;
V SKYRIUS
PIRKIMAS KONKURSO BŪDU
25. Prekių arba paslaugų pirkimas turi būti vykdomas konkurso būdu (su derybomis arba be jų, kaip numatyta Tvarkos aprašo 3.2 ir 3.5 papunkčiuose), jei numatoma pirkimų vertė lygi ar didesnė nei 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų be PVM.
26. Projektų vykdytojas gali pasirinkti pirkimą vykdyti konkurso būdu ir tais atvejais, kai numatoma pirkimo sutarties vertė be pridėtinės vertės mokesčio yra lygi arba mažesnė nei 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų.
27. Projektų vykdytojas pirkimo procedūroms konkurso būdu atlikti sudaro Komisiją. Komisija sudaroma iš ne mažiau nei 3 fizinių asmenų – Komisijos pirmininko ir bent 2 Komisijos narių. Šie Komisijos nariai gali būti ir ne Komisiją sudarančio Projektų vykdytojo darbuotojai. Komisijos posėdžiai ir priimami sprendimai yra teisėti, kai posėdyje dalyvauja daugiau kaip pusė visų Komisijos narių, o jeigu Komisija sudaryta iš 3 asmenų – kai posėdyje dalyvauja visi Komisijos nariai.
28. Kai pirkimą vykdo Komisija, pirkimo dokumentų (nurodytų Tvarkos aprašo 19–22 punktuose) ruošimas, techninės specifikacijos, vertinimo būdų, tiekėjų pasiūlymų vertinimo rezultatai ir kiti sprendimai fiksuojami Komisijos protokoluose.
29. Pasiūlymų pateikimo terminas turi būti nustatytas toks, kad tiekėjai spėtų susipažinti su pirkimo dokumentais ir parengti pasiūlymus. Vykdant pirkimą konkurso būdu pasiūlymų pateikimo terminas negali būti trumpesnis kaip 5 darbo dienos nuo paskelbimo.
31. Jei paskelbus apie pirkimą keičiama pasiūlymams parengti reikalinga informacija, taip pat kai tiekėjams teikiami pirkimo dokumentų paaiškinimai (patikslinimai) (pavyzdžiui, keičiami ir (arba) tikslinami kvalifikacijos reikalavimai), Projektų vykdytojas paskelbia pakeistus pirkimo dokumentus ir pratęsia pasiūlymų pateikimo terminą ne trumpesniam nei 5 kalendorinių dienų terminui.
32. Kai pirkimas vykdomas konkurso būdu ir numatoma galimybė vykdyti derybas arba nurodoma, kad derybos bus vykdomos, Projektų vykdytojas vykdydamas derybas turi laikytis šių reikalavimų:
32.1. derybomis turi būti siekiama pagerinti pasiūlymus, kad jis galėtų nusipirkti prekes ar paslaugas, kurie visiškai atitinka jo konkrečius poreikius. Derybos gali būti vykdomos dėl visų perkamų prekių ar paslaugų charakteristikų, įskaitant, kainą, kokybę, komercines sąlygas, socialinius, aplinkosaugos ir inovacinius aspektus;
32.2. nesiderama dėl pirkimo dokumentuose nurodytų minimalių reikalavimų, taikomų pirkimo objektui, tiekėjų kvalifikacijai, tiekėjų pasiūlymams, šių pasiūlymų vertinimo kriterijų ir vertinimo tvarkos. Projektų vykdytojas gali nusimatyti ir daugiau aspektų, dėl kurių nesiderama (pvz., nurodyti, kurios sutarties sąlygos negali būti derybų objektas);
32.3. į derybas kviečiami visi pasiūlymus pateikę tiekėjai, atitinkantys Projektų vykdytojo nustatytus minimalius kvalifikacijos ir pasiūlymų pateikimo reikalavimus. Derybų metu tiekėjai neturi būti diskriminuojami jiems pateikiant skirtingą informaciją arba kaip nors kitaip ribojant atskirų tiekėjų galimybes pagerinti savo pasiūlymus;
32.5. tiekėjų galutiniai pasiūlymai vertinami pagal pirkimo dokumentuose nurodytus vertinimo kriterijus. Galutiniais pasiūlymais yra laikomi derybų protokolai (jei derybos vyko surengus tam skirtą susitikimą) arba tiekėjo ir Projektų vykdytojo susirašinėjimas (jei derybos vyko nerengiant tam skirtų susitikimų) ir pirminiai tiekėjų pasiūlymai, kiek jie nebuvo pakeisti derybų metu.
33. Projektų vykdytojas, priėmęs sprendimą atmesti tiekėjo pasiūlymą, raštu informuoja šį tiekėją, o priėmęs sprendimą dėl pirkimo laimėtojo, raštu informuoja visus pasiūlymus pateikusius tiekėjus apie priimtą sprendimą ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo sprendimo priėmimo dienos.
34. Projektų vykdytojas, vykdydamas konkursą, pirkimo dokumentuose turi nurodyti, kad tiekėjas turi teisę raštu pateikti pretenziją Projektų vykdytojui per 5 darbo dienas nuo Projektų vykdytojo pranešimo raštu apie jo priimtą sprendimą gavimo dienos arba per 5 darbo dienas nuo tos dienos, kai tiekėjas sužinojo apie atitinkamus Projektų vykdytojo veiksmus.
35. Projektų vykdytojas privalo nagrinėti tik tas pretenzijas, kurios gautos iki pirkimo sutarties sudarymo. Projektų vykdytojas turi išnagrinėti tiekėjo pretenziją ir apie priimtą motyvuotą sprendimą informuoti pretenziją pateikusį tiekėją ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pretenzijos gavimo dienos.
VI SKYRIUS
PIRKIMAS APKLAUSOS BŪDU
36. Prekių arba paslaugų pirkimas gali būti vykdomas apklausos būdu (su derybomis arba be jų), kai yra bent viena iš šių sąlygų:
36.1. kai pirkimų sutarties vertė be pridėtinės vertės mokesčio yra mažesnė nei 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų;
36.2. paskelbus konkursą nebuvo gauta pasiūlymų arba visi pateikti pasiūlymai neatitiko konkurso pirkimo dokumentų reikalavimų, o pirminės pirkimo sąlygos iš esmės nekeičiamos;
37. Pirkimą apklausos būdu organizuoja ir tiekėjų pasiūlymus vertina Projektų vykdytojo vadovas arba Projektų vykdytojo įgaliotas asmuo (pirkimo organizatorius) arba Projektų vykdytojo paskirta Komisija.
38. Kai pirkimo vertė mažesnė nei 1 000 (vienas tūkstantis) eurų be PVM, gali būti apklausiamas vienas ar daugiau tiekėjų. Kai pirkimo vertė yra lygi arba didesnė nei 1 000 (vienas tūkstantis) eurų, bet neviršija 10 000 (dešimties tūkstančių) eurų be PVM, Projektų vykdytojas privalo apklausti ne mažiau kaip tris potencialius tiekėjus, išskyrus šiuos atvejus:
38.1. paaiškėjus, kad yra mažiau tiekėjų, kurie gali patiekti reikalingas prekes, suteikti paslaugas;
38.2. tiekti prekę, suteikti paslaugas dėl techninių priežasčių gali tik konkretus tiekėjas arba tiekėjas, turintis išimtines teises gaminti (tiekti) šias prekes, teikti šias paslaugas. Projektų vykdytojas Atsakingai institucijai paprašius per jos nustatytą terminą, kuris negali būti trumpesnis kaip 3 darbo dienos, raštu privalo pateikti šiame papunktyje nurodytų aplinkybių pagrindimą;
38.3. kai dėl aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, paaiškėja, kad yra reikalingos papildomos prekės arba paslaugos, kurios nebuvo įrašytos į sudarytą pirkimo sutartį ir kurių techniškai ar ekonomiškai neįmanoma atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, nesukeliant didelių nepatogumų Projektų vykdytojui, arba kai tokios prekės ar paslaugos, nors ir gali būti atskirtos nuo pradinės pirkimo sutarties, yra būtinai reikalingos jai užbaigti. Tokia papildomų prekių ar paslaugų pirkimo sutartis gali būti sudaroma tik su tuo tiekėju, su kuriuo buvo sudaryta pradinė pirkimo sutartis, o visų kitų papildomai sudarytų pirkimo sutarčių kaina neturi viršyti 30 procentų pagrindinės pirkimo sutarties vertės (ir toks padidinimas negali pažeisti pasirinkto pirkimo būdo).
39. Apklausa gali būti atliekama raštu (įskaitant elektroniniu paštu), žodžiu (telefonu, tiesiogiai prekybos vietoje ar pasinaudojant viešai tiekėjų pateikta informacija internete, reklaminėje medžiagoje ir pan. apie siūlomas prekes ir paslaugas). Tame pačiame pirkime dalyvaujantys tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma.
40. Atsižvelgdamas į pirkimo būdą ir sudėtingumą, Projektų vykdytojas privalo nustatyti protingą pasiūlymų pateikimo terminą. Pirkimams, kurių pirkimo vertė viršija 3 000 (tris tūkstančius) eurų, pasiūlymo pateikimo terminas turi būti ne trumpesnis kaip 3 darbo dienos.
41. Vykdant apklausą raštu, ruošiant pirkimo dokumentus taikomi Tvarkos aprašo 18–21 punktų reikalavimai.
VII SKYRIUS
PIRKIMO SUTARTIS
43. Pirkimo sutartis sudaroma su laimėjusį pasiūlymą pateikusiu tiekėju arba, kai kreipiamasi tik į vieną tiekėją, su vienintelį pasiūlymą pateikusiu tiekėju, kurio pasiūlymas atitinka Projektų vykdytojo nustatytus reikalavimus. Sudarant pirkimo sutartį negali būti keičiama laimėjusio tiekėjo pasiūlymo kaina (jei buvo vykdytos derybos Tvarkos aprašo 32 punkte nustatyta tvarka – derybų protokole užfiksuota galutinė derybų kaina) ir pirkimo dokumentuose bei galutiniame pasiūlyme nustatytos pirkimo sąlygos.
44. Pirkimų sutartis sudaroma raštu. Išimtis gali būti taikoma tada, kai pirkimo sutarties vertė yra mažesnė nei 3 000 (trys tūkstančiai) eurų be PVM.
45. Sudaromoje pirkimo sutartyje turi būti nustatomas ne ilgesnis kaip 3 metų nuo sutarties sudarymo prekių tiekimo, paslaugų teikimo, darbų atlikimo laikotarpis, išskyrus pagrįstus atvejus, kai, atsižvelgiant į perkamo objekto ypatybes ir siekiant racionalaus lėšų panaudojimo, būtina šį laikotarpį pailginti.
46. Kai pirkimo sutartis sudaroma raštu, joje turi būti nurodoma:
46.2. mokėjimo tvarka. Mokėjimo laikotarpiai turi atitikti Lietuvos Respublikos mokėjimų, atliekamų pagal komercines sutartis, vėlavimo prevencijos įstatymo 5 straipsnyje nustatytus reikalavimus;
VIII SKYRIUS
PIRKIMO SUTARTIES KEITIMAS
48. Projektų vykdytojas pirkimo sutarties galiojimo laikotarpiu gali keisti pirkimo sutartį, kai pakeitimai neprieštarauja šioms sąlygoms:
48.1. jos pakeičiamos numatant naujas sąlygas, kurios, jeigu būtų nustatytos pirkimo dokumentuose, būtų suteikusios galimybę dalyvauti pirkimo procedūrose kitiems, nei dalyvavo, tiekėjams;
48.2. jos pakeičiamos numatant naujas sąlygas, dėl kurių, jeigu jos būtų nustatytos pirkimo dokumentuose, laimėjusiu pasiūlymu galėtų būti pripažintas kito, nei pasirinktas, tiekėjo pasiūlymas;
IX SKYRIUS
PIRKIMŲ PRIEŽIŪRA
49. Projektų vykdytojo įvykdytų pirkimų dokumentus tikrina Atsakinga institucija, kuri gautus dokumentus turi teisę perduoti Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministerijai (toliau – Ministerija).
50. Iš Projektų vykdytojo gali būti reikalaujama pateikti Atsakingai institucijai, jos nurodytu būdu:
50.3. nacionalinių savaitraščių kopijas ir skelbimo kopiją internete (jei taikoma), kuriuose paskelbtas pirkimas;
X SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
51. Pirkimo pažymoje (Tvarkos aprašo 1 priedas) ir pirkimų žurnale (Tvarkos aprašo 2 priedas) asmens duomenys teikiami ir naudojami vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (OL 2016 L 119, p. 1) ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu.
52. Asmens duomenų tvarkymo tikslas – su Projektų vykdytojų (neperkančiųjų organizacijų) įgyvendinamų sporto projektų pirkimais susijusių gautų duomenų įvertinimas, siekiant nustatyti pirkimo vykdymo aplinkybes (geriausią pirkimo pasiūlymą pateikusio (laimėjusio) tiekėjo pavadinimą ir asmens kodą, pirkime dalyvavusių kitų dalyvių pavadinimus), tinkamai vykdyti pirkimų priežiūrą, priimti sprendimus, susijusius su netinkamai panaudotų lėšų nustatymų ir (ar) jų susigrąžinimu.
53. Atsakinga institucija gautus asmens duomenis saugo 10 metų. Suėjus asmens duomenų saugojimo terminui, asmens duomenys sunaikinami.
55. Tiekėjas, kuris mano, kad Projektų vykdytojas nesilaiko Tvarkos aprašo reikalavimų ir tuo pažeidė ar pažeis jo teisėtus interesus, turi teisę teikti pretenziją Projektų vykdytojui arba ginti pažeistas teises kreipiantis į teismą Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
56. Išlaidos, kurias Projektų vykdytojas patyrė pažeisdamas Tvarkos apraše nustatytus reikalavimus ir tai galėjo turėti įtakos pirkimo rezultatui, Atsakingos institucijos sprendimu pripažįstamos netinkamomis finansuoti projekto išlaidomis, o kai tokios išlaidos jau buvo apmokėtos ir pažeidimo faktas paaiškėjo vėliau, – Atsakingos institucijos vadovo sprendimu išieškomos iš pažeidėjo.