PATVIRTINTA

Užimtumo tarnybos prie

Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir

darbo ministerijos direktoriaus

2022 m. rugpjūčio 11 d. įsakymu Nr. V-248

UŽIMTUMO TARNYBOS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS EUROPOS SĄJUNGOS STRUKTŪRINIŲ FONDŲ LĖŠOMIS FINANSUOJAMŲ PROJEKTŲ, KURIŲ VEIKLOS SUSIJUSIOS SU PASLAUGOMIS DARBO IEŠKANTIEMS ASMENIMS, ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų Projektų, kurių veiklos susijusios su paslaugomis darbo ieškantiems asmenims įgyvendinimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba arba Projekto vykdytojas) veiksmus ir atsakomybes, įgyvendinant Europos Sąjungos (toliau – ES) struktūrinių fondų lėšomis finansuojamus Projektus, susijusius su paslaugomis Užimtumo tarnyboje registruotiems darbo ieškantiems asmenims (toliau - Projektai).

2. Įgyvendinant Projektus, laikomasi šių principų:

2.1. bendravimo ir bendradarbiavimo – Užimtumo tarnybos darbuotojai, planuodami ir įgyvendindami Projektus, bendrauja ir bendradarbiauja su Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija (toliau – SADM), agentūra ir kitomis institucijomis bei kitais esamais ir galimais Projektų partneriais;

2.2. atsakomybės ir skaidrumo – rengiant Projektų paraiškas ir įgyvendinant Projektus, Užimtumo tarnybos ir Projektų partnerių darbuotojai yra atsakingi už jiems priskirtas užduotis ir skaidrų bei sąžiningą jų įvykdymą;

2.3. profesionalumo ir efektyvumo – Projektams rengti ir juos įgyvendinti pasitelkiami tinkamos kompetencijos ir veiksmingumo siekiantys Užimtumo tarnybos darbuotojai;

2.4. Projekto vykdytojas laikosi darnaus vystymosi, moterų ir vyrų lygybės ir nediskriminavimo principų.

3. Apraše vartojamos sąvokos:

3.1. Darbuotojai – Užimtumo tarnybos ir/ar Projekto partnerių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis;

3.2. Projektas – ES struktūrinių fondų lėšomis finansuojami projektai, kuriais siekiama iš anksto nustatyto tikslo, turintys ribotą laiko tarpą, naudojantys griežtai apribotą biudžetą, kurių veiklos susijusios su tiesioginėmis paslaugomis darbo ieškantiems asmenims;

3.3. Projekto partneriai – subjektai, nurodyti iš ES struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo Projekto sutartyje (toliau – Projekto sutartis);

3.4. Projekto administravimo grupė - Užimtumo tarnybos darbuotojai, dalyvaujantys Projekto administravime nuo Projekto veiklų pradžios iki galutinio mokėjimo prašymo patvirtinimo dienos, dirbantys pagal darbo sutartis, atliekantys Projekto administravimo funkcijas pagal pareigybės aprašymą arba Užimtumo tarnybos darbuotojai, kuriems priskirta vykdyti papildomas funkcijas pagal direktoriaus įsakymą;

3.5. Rodiklis – iš anksto nustatyti kiekybiniai ir kokybiniai Projektų rodikliai, naudojami Projektų efektyvumo ir tikslų pasiekimo įvertinimui;

3.6. Mokėjimo prašymas - Projekto vykdytojo užpildytas ir įgyvendinančiajai institucijai pateiktas finansų ministro patvirtintos formos prašymas išmokėti Projekto sutartyje numatytą avansą ar jo dalį arba apmokėti ir (ar) kompensuoti Projekto išlaidas ir (ar) atsiskaityti už Projekto veiklas;

3.7. Agentūra - institucija, atsakinga už ES lėšomis finansuojamų Projektų atranką, jų įgyvendinimo priežiūrą, informacijos teikimą apie Projektų rengimo bei įgyvendinimo reikalavimus;

3.8. Departamentas – Užimtumo tarnybos klientų aptarnavimo departamentas;

3.9. Priemonės – užimtumo rėmimo priemonės, kitos ekonominės ir socialinės priemonės, taikomos Užimtumo tarnybos klientams, siekiant didinti darbo ieškančių asmenų užimtumą, mažinti nedarbą, švelninti jo pasekmes, finansuojamos iš ES lėšų;

3.10. Veikla – Užimtumo tarnybos išlaikymas ir plėtra, įgyvendinama ES struktūrinių fondų lėšomis;

3.11. Valdymo komitetas – Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu sudaryta Užimtumo tarnybos darbuotojų grupė, kuri atlieka Projektų eigos vertinimą ir kitas jos darbo reglamente numatytas funkcijas;

3.12. Užimtumo tarnybos struktūrinis padalinys – klientų aptarnavimo departamentas, klientų aptarnavimo skyrius ar kitas Užimtumo tarnybos skyrius;

3.13. Duomenų mainų svetainė (DMS) - tai ribotos prieigos interneto svetainė, skirta Projektų duomenų peržiūrai ir jų elektroniniams mainams tarp pareiškėjų ar Projektų vykdytojų, partnerių ar su Projekto įgyvendinimu susijusių subjektų;

3.14. DocLogix – Užimtumo tarnybos dokumentų valdymo sistema;

3.15. edBirža - Užimtumo tarnybos valdoma informacinė sistema;

3.16. FVAIS - Viešojo sektoriaus finansinės apskaitos bendrasis posistemis;

3.17. Paslaugos – darbo rinkos paslaugos ir aktyvios darbo rinkos politikos priemonės;

3.18. Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamas taip, kaip jos apibrėžtos Aprašo II skyriuje nurodytuose teisės aktuose.

II SKYRIUS

TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMĄ

4. Lietuvos Respublikos užimtumo įstatymas.

5. Lietuvos Respublikos finansinės apskaitos įstatymas.

6. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas.

7. Lietuvos Respublikos neformaliojo suaugusiųjų švietimo įstatymas.

8. Lietuvos Respublikos neįgaliųjų socialinės integracijos įstatymas.

9. Lietuvos Respublikos profesinio mokymo įstatymas.

10. Lietuvos Respublikos socialinių įmonių įstatymas.

11. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. birželio 4 d. nutarimas Nr. 528 „Dėl atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programą ir rengiantis įgyvendinti 2021 – 2027 metų Europos Sąjungos fondų investicijų programą“.

12. Užimtumo didinimo 2014–2020 metų programa, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. rugsėjo 25 d. nutarimu Nr. 878 „Dėl Užimtumo didinimo 2014–2020 metų programos patvirtinimo“ (toliau – Užimtumo didinimo programa).

13. Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 „Dėl Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“, (toliau – Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės).

14. 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr.1K-499 „Dėl 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašo patvirtinimo“ (toliau – Rodiklių skaičiavimo aprašas).

15. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos apskaitos vadovas, pavirtintas Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2010 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-692 „Dėl Apskaitos vadovo patvirtinimo“, (toliau – Apskaitos vadovas).

16. Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties ES struktūrinių fondų reikalavimams, patvirtintos Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos, Ekonomikos augimo veiksmų programos, Sanglaudos skatinimo veiksmų programos ir 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos valdymo komitetų 2014 m. liepos 4 d. protokolu Nr. 34 (toliau – Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties).

17. Dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. spalio 1 d. įsakymu Nr. V-471 „Dėl dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkos aprašas).

18. Veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. gruodžio 7 d. įsakymu Nr. V-602 „Dėl Veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Priemonių stebėsenos aprašas).

19. 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programa ir kiti teisės aktai, reglamentuojantys Projektų administravimą, aktyvios darbo rinkos politikos priemonių (toliau – ADRPP) ir profesinės reabilitacijos įgyvendinimą.

20. 2021-2027 m. ES fondų investicijų programa ir kiti teisės aktai, reglamentuojantys Projektų administravimą, aktyvios darbo rinkos politikos priemonių ir profesinės reabilitacijos įgyvendinimą.

21. Vertinimo pagal rizikos kriterijus metodika, patvirtinta Užimtumo tarnybos direktoriaus 2021 m. gruodžio 3 d. įsakymu Nr. V-486 „Dėl vertinimo pagal rizikos kriterijus metodikos patvirtinimo“.

22. Stebėsenos rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 31 d. įsakymu Nr. 1K-341 „Dėl Stebėsenos rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklės).

23. Užimtumo tarnybos direktoriaus 2021 m. balandžio 8 d. įsakymas Nr. V-145 „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vidaus kontrolės politikos patvirtinimo“ (toliau – Vidaus kontrolės politikos aprašas).

24. Užimtumo tarnybos direktoriaus 2020 m. kovo 24 d. įsakymas Nr. V-95A „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Finansų kontrolės taisyklės).

III SKYRIUS

PROJEKTŲ VALDYMAS

25. Projektų valdymas apima veiklų įgyvendinimą, administravimą, koordinavimą ir kontrolę.

26. Projektų valdymo pagrindinis tikslas – tinkamai ir laiku įgyvendinti Projekto sutartyje numatytus tikslus, užtikrinant efektyvų lėšų panaudojimą ir numatytų rodiklių pasiekimą.

27. Projektų valdyme dalyvauja Projektų valdymo skyrius, kiti Užimtumo tarnybos struktūriniai padaliniai, Projekto administravimo grupė, Projekto partneriai.

28. Projektų valdymo skyrius, Projekto administravimo grupė, Planavimo ir monitoringo skyrius, Departamentai ir Klientų aptarnavimo skyriai pagal savo kompetenciją užtikrina ir/ar kontroliuoja visų Projekto rodiklių stebėsenos vykdymą ir jų pasiekimą.

29. Projektų valdymo skyrius:

29.1. dalyvauja rengiant Priemonių Projektinius pasiūlymus ir paraiškas;

29.2. koordinuoja ir kontroliuoja Projektų administravimo grupių veiklų įgyvendinimą;

29.3. stebi Projektų įgyvendinimo Rodiklius;

29.4. tikrina informaciją apie Priemonių dalyvių išlaidas po Projekto pabaigos su stebėsenos duomenimis bei susistemintus duomenis teikia tikrinančioms institucijoms;

29.5. Inicijuoja Projektų pakeitimus, jei kyla rizika numatytų rodiklių pasiekimui ar efektyviam lėšų panaudojimui;

29.6. Teikia metodinę pagalbą Projektų administravimo grupėms.

30. Projekto administravimo grupė:

30.1. rengia mokėjimo prašymus ir teikia juos Agentūrai bei atsako už teikiamos informacijos teisingumą;

30.2. rengia informaciją mokėjimo prašymui apie Priemonių dalyvius, pildo suvestines ir teikia jas Agentūrai;

30.3. atlieka nuolatinę Projekto lėšų panaudojimo ir dalyvių stebėseną;

30.4. vykdo Projekto gautų, grąžintinų, perskirstytų finansavimo sumų registravimą bei mokėjimus ir jų kontrolę;

30.5. Registruoja FVAIS Projekto viešinimo ūkinių operacijų duomenis, kurios yra finansuojamos iš Projekto tiesioginių lėšų bei vykdo mokėjimus ir jų kontrolę;

30.6. perskirsto Projekto pinigines lėšas tarp Užimtumo tarnybos Projekto banko sąskaitų.

30.7. registruoja FVAIS Projekto partneriams pervesto finansavimo, Pažymų dėl finansavimo sumų duomenis bei vykdo mokėjimus ir jų kontrolę;

30.8. atlieka Projekto galutinį ūkinių operacijų registravimą FVAIS;

30.9. nustato, ar vykdomos operacijos yra pagrįstos dokumentais, ar dokumentai, susiję su operacijų atlikimu yra tinkamai parengti ir patvirtinti, ar joms atlikti pakaks lėšų likučio;

30.10. kas ketvirtį už praėjusi ketvirtį iki einamojo ketvirčio pirmo mėnesio 20 d. Projekto valdymo skyriui elektroniniu paštu teikia ataskaitas susijusias su Projekto įgyvendinimu;

30.11. po galutinio mokėjimo prašymo patvirtinimo pateikia Projektų valdymo skyriui Projekto užbaigimo ataskaitą (Aprašo 1 priedas).

31. Departamentai:

31.1. užtikrina savalaikį Projekte numatytų Priemonių įgyvendinimą pagal patvirtintą sąmatą;

31.2. vykdo Priemonių įgyvendinimo stebėseną Priemonių stebėsenos apraše nustatyta tvarka;

31.3. vykdo finansų kontrolę, kurios metu nustato ar Priemonėms finansuoti pakanka skirtų asignavimų;

31.4. užtikrina išmokėtų lėšų, kai pažeidžiami sutartiniai įsipareigojimai ar Agentūra pripažįsta netinkamas finansuoti lėšas, susigrąžinimą bei išieškojimą ir grąžinimą į Projekto atsiskaitomąją sąskaitą, remiantis Finansų kontrolės taisyklėse nustatyta tvarka.

31.5. Nedelsiant informuoja Projektų valdymo skyrių apie rodiklių pasiekimo ir lėšų panaudojimo efektyvumo rizikas;

31.6. Ne rečiau nei kas mėnesį aptaria Projektų pažangą su Klientų aptarnavimo skyriais ir imasi veiksmų rezultatams pasiekti.

32. Klientų aptarnavimo skyriai:

32.1. užtikrina Projekto dalyvių identifikavimą, atrinkimą bei įtraukimą į Projekto veiklas pagal Projekto sutartyje nurodytą tikslinę grupę;

32.2. užtikrina savalaikį ir tinkamą informacijos suvedimą į edBiržą apie į Projekto veiklas nusiųstus, įsidarbinusius arba nutraukusius dalyvavimą Projekto dalyvius bei dokumentų įkėlimą į Doclogix.

33. Planavimo ir monitoringo skyrius:

33.1. užtikrina Veiklos, Priemonių planavimo ir stebėsenos proceso organizavimą;

33.2. kiekvieną mėnesį iki einamojo mėnesio 14 d., vidiniame Užimtumo tarnybos portale patalpina informaciją apie į Priemones nusiųstus asmenis bei panaudotas lėšas;

33.3. užtikrina Projektų sąmatų parengimą, koregavimą ir tvirtinimą iki einamųjų metų sausio 30 d. bei paskirstymą pagal Departamentus bei Klientų aptarnavimo skyrius.

IV SKYRIUS

PROJEKTŲ PLANAVIMAS

34. Planavimo ir monitoringo skyrius, įvertinęs susidariusią/prognozuojamą padėtį šalies darbo rinkoje (bedarbių skaičių pagal papildomai remiamus asmenis, darbdavių poreikius ir kt.) ir, atsižvelgdamas į Užimtumo didinimo programos tikslus ir uždavinius, teikia Užimtumo tarnybos direktoriui pasiūlymą dėl Projekto poreikio, kurio veiklos susijusios su tiesioginėmis paslaugomis darbo ieškantiems asmenims.

35. Užimtumo tarnybos direktoriui pritarus, Planavimo ir monitoringo skyrius inicijuoja pasiūlymą SADM dėl Projekto poreikio.

36. Gavus SADM pritarimą dėl naujo Projekto rengimo, Planavimo ir monitoringo skyrius kartu su Projektų valdymo skyriumi, dalyvaujant kitiems Užimtumo tarnybos struktūriniams padaliniams pagal kompetenciją, rengia bei SADM teikia projektinį pasiūlymą ir, esant poreikiui, jį pristato SADM.

37. Užimtumo tarnybai gavus SADM pritarimą ir iš Agentūros kvietimą teikti paraišką finansuoti Projektą, Planavimo ir monitoringo skyrius per kvietime nurodytą terminą rengia Projekto paraišką ir teikia ją Agentūrai.

38. Agentūrai patvirtinus paraišką, Planavimo ir monitoringo skyrius koordinuoja sutarties pasirašymą. Pasirašius Projekto sutartį, jos įgyvendinimas, koordinavimas ir kontrolė perduodamas Projektų valdymo skyriui.

V SKYRIUS

PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

LĖŠŲ IR VEIKLŲ RODIKLIŲ PASKIRSTYMAS, TVIRTINIMAS IR KEITIMAS

39. Projektas įgyvendinamas pagal Projekto sutartyje, Apraše, Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties, Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir kituose su Projektų įgyvendinimu susijusiuose teisės aktuose nustatytus reikalavimus.

40. Projekto dalyviai į Projekto veiklas atrenkami vadovaujantis Projekto sutartyje nurodytais atitikties kriterijais.

41. Projekto veiklų rodikliai skaičiuojami vadovaujantis stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašais, kurie rengiami pagal Rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklėse nustatytą tvarką, formą ir jos pildymo instrukciją ir skelbiami svetainėje www.esinvesticijos.lt.

42. Pasirašius Projekto sutartį, Planavimo ir monitoringo skyrius, per 10 darbo dienų parengia Projekto lėšų ir dalyvių paskirstymą pagal Departamentus ir teikia jį tvirtinti Užimtumo tarnybos direktoriui.

43. Direktoriaus įsakymu patvirtinta metinė sąmata kas ketvirtį yra peržiūrima ir esant poreikiui tikslinama.

ANTRASIS SKIRSNIS

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS

44. Pasirašius Projekto sutartį per 14 darbo dienų (jei Projekto sutartyje nenustatyta kitaip) Projekto administravimo grupė (jos nesant - Projektų valdymo skyrius) parengia Projekto viešųjų pirkimų planą ir suderinusi su Projekto valdymo ir Viešųjų pirkimų skyriais teikia jį Agentūrai per DMS.

45. Projekto administravimo grupė (jos nesant - Projektų valdymo skyrius) rengia informaciją apie planuojamus organizuoti pirkimus Projekto įgyvendinimo laikotarpiu ir ją teikia Viešųjų pirkimų skyriui, kuris, esant poreikiui, tikslina einamųjų metų Užimtumo tarnybos reikmėms reikalingų darbų, prekių ir paslaugų viešųjų pirkimų planą (toliau – Pirkimų planas).

46. Projekto administravimo grupė (jos nesant - Projektų valdymo skyrius) rengia bei suderina su Projektų valdymo ir Viešųjų pirkimų skyriais planuojamo vykdyti pirkimo techninę specifikaciją pagal Viešųjų pirkimų organizavimo taisyklėse nustatytus reikalavimus, kuri yra pirkimo paraiškos priedas.

47. Užimtumo tarnybos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui patvirtinus Projekto pirkimo paraišką, pirkimo procedūras vykdo Nuolatinė viešųjų pirkimų komisija arba pirkimų organizatorius.

48. Ne vėliau kaip per 14 dienų nuo tos dienos, kai Agentūra patvirtina pirkimų planą arba kai Užimtumo tarnyba sudaro pirkimo sutartį, jei pirkimo sutartis sudaroma po pirkimų plano patvirtinimo, suvedama ir per DMS pateikiama informaciją apie sudarytas pirkimo sutartis.

49. Projekto lėšomis negali būti kompensuojamos Užimtumo tarnybos iš Projekto partnerių įsigytų prekių ir paslaugų išlaidos.

50. Projekto vykdytojas įsipareigoja laikytis Agentūros patvirtintuose dokumentuose nustatytų pirkimų priežiūros reikalavimų, kurie skelbiami Agentūros interneto svetainėje.

TREČIASIS SKIRSNIS

MOKĖJIMO PRAŠYMŲ RENGIMAS IR TEIKIMAS

51. Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia tarpinį ir galutinį mokėjimo prašymus per DMS, taip pat gali pateikti avanso mokėjimo prašymą, jei tai numatyta Projekto sutartyje.

52. Mokėjimo prašymus pasirašo Projektų valdymo skyriaus vedėjas pagal Dokumentų tvarkos aprašą arba kitas Užimtumo tarnybos direktoriaus įgaliotas asmuo.

53. Prieš teikiant mokėjimo prašymą per DMS, jis turi būtų suderintas su Projektų valdymo skyriumi, Priemonių apskaitos skyriumi, kancleriu ir direktoriaus pavaduotoju, atsakingu už pagrindinių veiklos procesų valdymą, (toliau – direktoriaus pavaduotojas) DocLogix.

54. Mokėjimo prašymus Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos iki Projekto finansavimo pabaigos pagal patvirtintą mokėjimų prašymų teikimo grafiką.

55. Avanso mokėjimo prašymas gali būti teikiamas pasirašius Projekto sutartį ir (arba) viso Projekto įgyvendinimo metu, kai reikia apyvartinių lėšų Projektui įgyvendinti, neviršijant nustatytos maksimalios Avanso sumos.

56. Pirmąjį mokėjimo prašymą kartu su jame nurodyta informacija apie mokėjimo prašymų teikimo grafiką Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip po 14 dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos.

57. Tarpinius mokėjimo prašymus Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip po 90 dienų nuo ankstesnio tarpinio mokėjimo prašymo pateikimo dienos, jei Agentūra, atsižvelgdama į Projekto specifiką ir Projekto vykdytojo pinigų srautų poreikį, Projekto sutartyje arba mokėjimo prašymų teikimo grafike nenustato kitaip.

58. Galutinis mokėjimo prašymas teikiamas iki Projekto sutartyje nustatyto termino, kuris negali būti trumpesnis kaip 30 dienų nuo Projekto veiklų įgyvendinimo pabaigos.

59. Mokėjimo prašymuose Projekto administravimo grupė teikia mokėjimo prašymų teikimo grafiką artimiausiems 6 Projekto įgyvendinimo mėnesiams (nurodomos planuojamų mokėjimo prašymų datos ir sumos). Informacija turi būti atnaujinama su kiekvienu tarpiniu mokėjimo prašymu. Mokėjimo prašymo grafikas planuojamas atsižvelgiant į Užimtumo tarnybos direktoriaus patvirtintą metinę sąmatą.

60. Su galutiniu mokėjimo prašymu turi būti pateiktas raštas su informacija apie Užimtumo tarnybos Projekto sąskaitose sukauptas palūkanas arba informacija apie tai, kad palūkanos skaičiuojamos nebuvo.

61. Kartu su kiekvienu mokėjimo prašymu Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia duomenis apie Projekte pradėjusius dalyvauti dalyvius, užpildytus pagal Projekto dalyvių apklausos anketų suvestinės patvirtintą formą ir informaciją apie Projekto dalyvius, baigusius dalyvauti Projekte, užpildytą pagal informacijos apie Projekto dalyvius, baigusius dalyvauti Projekte, įvedimo formą. Visas formas tvirtina Agentūra.

62. Ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų (jei Projekto sutartyje nenumatyta kitaip) pasibaigus kalendoriniams metams Projektų valdymo skyrius rengia ir teikia Agentūrai visų, per praėjusius 5 metus nuo galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo, įgyvendintų Projektų ataskaitas po Projekto finansavimo pabaigos, kurių forma nustatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 8 priede.

63. Šio Aprašo 53-62 punktuose nurodoma bendra Mokėjimo prašymų teikimo tvarka taikoma, jeigu Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės nenumato kitaip.

KETVIRTASIS SKIRSNIS

PROJEKTO VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO IR LĖŠŲ PANAUDOJIMO STEBĖSENA

64. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną vykdo Projekto administravimo grupė, Planavimo ir monitoringo skyrius ir Departamentai.

65. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną sudaro:

65.1. Projekto administravimo grupės analizė apie nuo projekto pradžios Projekto veiklų įgyvendinimą, pasiektus rodiklius ir lėšų panaudojimą;

65.2. Departamentų, atliekama priemonių įgyvendinimo stebėsena kaip tai numatyta Priemonių stebėsenos apraše;

65.3. Planavimo ir monitoringo skyriaus informacija apie panaudotas lėšas ir į Priemones įtrauktus asmenis, pagal Užimtumo tarnybos direktoriaus patvirtintą metinę sąmatą.

66. Projektų administravimo grupė, vykdant Projektų įgyvendinimo stebėseną vadovaujasi trimis kriterijais:

66.1. Projektų dalyvių atitiktis tikslinei grupei - kiekvienas Projekte dalyvaujantis asmuo turi atitikti Projekto sutartyje įvardintą tikslinę grupę;

66.2. Projekto dalyvių rodiklių pasiekimas – iki Projekto įgyvendinimo pabaigos, turi būti pasiekti visi Projekto sutartyje nustatyti rodikliai;

66.3. efektyvus Projekto lėšų panaudojimas – iki Projekto veiklų įgyvendinimo ir finansavimo pabaigos, turi būti tikslingai panaudotos visos lėšos Projekto veiklų įgyvendinimui.

VI SKYRIUS

PROJEKTO ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ

PIRMASIS SKIRSNIS

VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ

67. Siekiant užtikrinti sėkmingą Projektų įgyvendinimą, vykdoma Projektų veiklų įgyvendinimo kontrolė, kurią atlieka Projektų valdymo skyrius, Projekto administravimo grupė, Planavimo ir monitoringo skyrius.

68. Projekto įgyvendinimo kontrolę sudaro:

68.1. nustatytų veiklų rodiklių įgyvendinimo kontrolė, kurią nuolat vykdo Projekto administravimo grupė;

68.2. finansų naudojimo kontrolė, kurią nuolat vykdo Projekto administravimo grupė, Projektų valdymo skyrius, Planavimo ir monitoringo skyrius.

ANTRASIS SKIRSNIS

PATIKRINIMŲ VYKDYMAS

69. Projektų patikrinimus Departamente ir klientų aptarnavimo skyriuose vykdo Priemonių ir paslaugų priežiūros skyriaus darbuotojai. Pagal savo pobūdį patikrinimai Departamentuose ir klientų aptarnavimo skyriuose skirstomi į:

69.1. planinius;

69.2. neplaninius.

70. Projektų patikrinimų planą per 60 kalendorinių dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos parengia ir patvirtina Priemonių ir paslaugų priežiūros skyrius.

71. Metinis įgyvendinamų Projektų patikrinimų planas parengiamas ir tvirtinamas kasmet iki einamųjų metų sausio 10 dienos.

72. Apie planuojamą patikrinimą, nurodant konkretų jo atlikimo terminą, apimtį bei prašomus pateikti dokumentus, Departamentas ir klientų aptarnavimo skyriai informuojami elektroniniu paštu ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki patikrinimo.

73. Neplaniniai patikrinimai gali būti atliekami nustačius, kad Departamentuose ir/ar klientų aptarnavimo skyriuose teikiama informacija yra netiksli, neišsami, netinkamai vykdomos Projekto veiklos arba gavus Projekto dalyvio, kito subjekto pranešimą raštu/elektroniniu paštu apie galimai netinkamai vykdomas Projekto veiklas.

74. Planinio patikrinimo metu yra pildomas patikrinimo atlikimo aktas (Aprašo 2 priedas).

75. Neplaninio patikrinimo metu pildomas neplaninio patikrinimo atlikimo aktas (Aprašo 3 priedas).

76. Patikrinimų rezultatai pateikiami Departamentui, klientų aptarnavimo skyriams, Projektų valdymo skyriui.

77. Patikrinimų metu nustatyti neatitikimai turi būti ištaisyti per patikrinimo atlikimo lape nurodytą laiką.

78. Nustatyti neatitikimai registruojami Neatitikčių Registre.

VII SKYRIUS

PROJEKTŲ FINANSŲ VALDYMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

FINANSŲ VALDYMO PROCEDŪROS

79. Projekto finansų valdymą užtikrina Priemonių apskaitos skyrius, Veiklos apskaitos skyrius, Projektų valdymo skyrius, Projekto administravimo grupė.

80. Priemonių apskaitos skyrius užtikrina:

80.1. atsiskaitomosios sąskaitos atidarymą arba laisvos turimos atsiskaitomosios sąskaitos priskyrimą Projekto lėšoms gauti ir reikiamos informacijos pateikimą Projektų valdymo skyriui/Projekto administravimo grupei;

80.2. FVAIS pritaikymą Projekto Priemonių lėšų apskaitai tvarkyti bei atskirą Projekto Priemonių buhalterinės apskaitos vykdymą;

80.3. Projekto lėšų mokėjimus, vykdant Projekto Priemonių sutartinius įsipareigojimus;

80.4. Agentūros pripažintų netinkamų deklaruoti ir kompensuoti Priemonių išlaidų teisingą registravimą FVAIS.

81. Veiklos apskaitos skyrius užtikrina Projekto netiesioginių lėšų mokėjimus, vykdant Projekto Veiklos sutartinius įsipareigojimus.

82. Projektų administravimo grupė:

82.1. ruošia įsakymus dėl lėšų pervedimo Projekto partneriams ir lėšų pervedimo Projekto partneriams mokėjimo pavedimus, juos patvirtina banke bei registruoja FVAIS. Šiuos mokėjimo pavedimus banke tvirtina ir Priemonių apskaitos skyriaus vedėjas;

82.2. atsižvelgdamas į numatomą Priemonių lėšų naudojimą ir esamus lėšų likučius Projekto sąskaitose, Projekto administravimo grupės finansininkas perveda lėšas į Projekto sąskaitas, ruošia mokėjimo pavedimus bei patvirtina banke, registruoja juos FVAIS. Šiuos mokėjimo pavedimus banke tvirtina ir Priemonių apskaitos skyriaus vedėjas;

82.3. Projekto administravimo grupės finansininkas atsako už tai, kad Projekto išlaidos atitiktų bendruosius ir specialiuosius reikalavimus, kurie numatyti Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse, Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties.

83. Jei patirtos išlaidos nenumatytos Projekto biudžete ar patirtos ne Projekto veiklų vykdymo metu, nepagrįstos privalomais dokumentais, patirtos ne Projekto dalyviams finansuoti, kaip tai numatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų, jos laikomos netinkamomis deklaruoti.

84. Išlaidos, kurioms nepateikti jas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, pateikti netinkami ar neteisingi išlaidas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, arba ta išlaidų dalis, kuri viršija Projekto biudžete numatytas išlaidų ribas, negali būti deklaruojamos ir kompensuojamos ES struktūrinių fondų lėšomis. Šias išlaidas Užimtumo tarnyba ar Projekto partneriai privalo išieškoti iš netinkamus ar neteisingus išlaidas pagrindžiančius dokumentus pateikusių asmenų ar asmenų, kurie nepateikė išlaidas pateisinančių ar įrodančių dokumentų, teisės aktų nustatyta tvarka arba Projekto vykdytojas jas padengia savo lėšomis.

85. Netiesioginės Projekto išlaidos apmokamos taip, kaip nustatyta Projekto sutartyje.

ANTRASIS SKIRSNIS

BUHALTERINĖS APSKAITOS TVARKYMAS

86. Projekto lėšų apskaita turi būti vykdoma skaidriai, sąžiningai ir teisingai, atsižvelgiant į Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties nustatytus išlaidų reikalavimus bei vadovaujantis Apskaitos vadovu.

87. Projektų buhalterinė apskaita yra Užimtumo tarnybos bendros buhalterinės apskaitos sudėtinė dalis.

88. Projektų Priemonių buhalterinę apskaitą vykdo Priemonių apskaitos skyrius, Projektų Veiklos buhalterinę apskaitą vykdo Veiklos apskaitos skyrius, Projektų gauto, grąžintino finansavimo ir lėšų pervedimo Projektų partneriams bei paskirstymo į Užimtumo tarnybos Projektų sąskaitas apskaitą vykdo Projekto administravimo grupės finansininkas.

89. Su Projektu susiję ūkiniai įvykiai ir ūkinės operacijos yra Užimtumo tarnybos bendros buhalterinės apskaitos sudėtinė dalis. Su Projektu susijusių buhalterinių operacijų įrašų atskyrimui nuo kitų operacijų yra naudojamas Projektų kodavimas.

90. Projekto buhalterinė apskaita tvarkoma ir finansinių ataskaitų rinkiniai rengiami per FVAIS.

91. Priemonių apskaitos skyrius rengia Projektų Priemonių suvestines ataskaitas Užimtumo tarnybos tarpinių ir metinių finansinių ataskaitų rinkinių bei tarpinių ir metinių biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinių parengimui ir teikia Veiklos apskaitos skyriui.

92. Veiklos apskaitos skyrius rengia Užimtumo tarnybos tarpinius ir metinius finansinių ataskaitų rinkinius bei tarpinius ir metinius biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinius.

93. Projektų administravimo grupės finansininkai pagal turimą informaciją rengia Užimtumo tarnybos Projektų finansavimo sumų pažymas, kurias teikia Veiklos ir Priemonių apskaitos skyriams.

94. Projektų pagrindinių banko sąskaitų likučių kontrolę vykdo Projektų administracinės grupės finansininkai.

95. Kontrolės tikslais FVAIS mėnesiui pasibaigus iki sekančio mėnesio 15 dienos yra uždaromas praėjęs finansinis periodas.

TREČIASIS SKIRSNIS

IŠMOKĖTŲ LĖŠŲ SUSIGRĄŽINIMAS IR REGISTRAVIMAS APSKAITOJE

96. Departamentas užtikrina, kad visa informacija apie sutartinių įsipareigojimų pažeidimus arba nevykdymą būtų suvesta į edBiržą.

97. FVAIS gautinos grąžintinos finansavimo sumos registruojamos, turint sutartinių įsipareigojimų nevykdymo atvejus pagrindžiančius dokumentus.

98. Jeigu netinkamų išlaidų susigrąžinimui sudaromas grafikas yra ilgesnis nei 6 mėnesiai, suderinus su Planavimo ir monitoringo skyriumi, netinkamos Projektui lėšos gali būti padengtos iš Valstybės biudžeto arba kitų finansavimo šaltinių. Jeigu Projekto įgyvendinimas eina į pabaigą (mažiau nei 6 mėnesiai), terminas gali būti trumpesnis.

VIII SKYRIUS

PROJEKTŲ RIZIKŲ VALDYMAS

99. Įgyvendinant Projektus išskiriamos šios pagrindinės rizikos (toliau - Rizikos):

99.1. nepakankamas Projekto partnerių įsitraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimą;

99.2. stebėsenos rodiklių dėl tikslinės grupės atstovų, kurie po dalyvavimo Projekto veiklose pradėjo dirbti, įskaitant savarankišką darbą, ar mokytis, reikšmės ne pasiekimas;

99.3. nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas;

99.4. nepakankami žmogiškieji resursai Projekto veikloms įgyvendinti;

99.5. netikslus Projekto biudžeto suplanavimas;

99.6. dvigubo finansavimo rizika.

100. Rizikų sumažinimo/panaikinimo būdai:

100.1. nepakankamas Projekto partnerių įsitraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimą:

100.1.1. paslaugas Projekto tikslinei grupei teikiančių institucijų įtraukimas į Projekto veiklų planavimo procesą, siekiant identifikuoti paslaugų poreikį tam, kad būtų galima pasiūlyti reikiamą paslaugų paketą, atsižvelgiant į individualius asmens poreikius;

100.1.2. įvairių komunikavimo ir informacijos sklaidos apie numatomas vykdyti Projekto veiklas Priemonių taikymas, atsižvelgiant į tikslinės grupės specifiką (pvz., plakatai, lankstinukai, informacijos sklaida socialiniuose tinkluose, interneto svetainėse ir kt., taip pat informacijos sklaida per su tikslinės grupės atstovais dirbančius asmenis, įstaigas);

100.1.3. atsakingo darbuotojo nuolatinis bendravimas su potencialiais Projekto dalyviais, taip skatinant jų atvykimą bei įsitraukimą į Projekto veiklas.

100.2. stebėsenos rodiklių dėl tikslinės grupės atstovų, kurie po dalyvavimo Projekto veiklose pradėjo dirbti, įskaitant savarankišką darbą ar mokytis, reikšmės ne pasiekimas:

100.2.1. dokumentų, įrodančių, kad Projekto tikslinės grupės atstovai, dalyvavę Projekto veiklose, pradėjo dirbti, įskaitant savarankišką darbą ar mokytis, kaupimas viso Projekto metu bei po Projekto įgyvendinimo;

100.2.2. vykdoma nuolatinė Projekto veiklų įgyvendinimo stebėsena (t. y. ar planuotos veiklos įgyvendinamos reikiamu intensyvumu bei planuoti tarpiniai rodikliai yra pasiekti). Nustačius, kad Projekto veiklos vyksta lėčiau nei planuota arba nepasiekiami tarpiniai rodikliai, identifikuojamos nevykdymo priežastis ir galimi sprendimo būdai, kurie yra pristatomi Valdymo komiteto posėdžio metu;

100.2.3. nepasiekti nustatytų rezultatų ar/ir produkto rodiklių bei nepanaudoti Projekto veiklų įgyvendinimui skirtų lėšų rizikų sumažinimui rekomenduojama į Projektą įtraukti naujus partnerius, Projekto dalyvius, pratęsti Projekto įgyvendinimo laikotarpį.

100.3. nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas:

100.3.1. aiški darbuotojų atrankos procedūra, aiškiai aprašytos pareiškėjo ir (ar) partnerio darbuotojų funkcijos, įgyvendinant Projektų veiklas, būtinos kompetencijos, kvalifikacija bei patirtis;

100.3.2. esant nepakankamai Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencijai ir srities žinių trūkumui, gali būti numatomas paslaugų (pvz., mokymų paslaugų tikslinei grupei) įsigijimas;

100.3.3. neatitikimams, susijusiems su Projekto įgyvendinimo komandos gebėjimų trūkumu, pasikartojus kelis kartus, gali būti keičiamas Projektą įgyvendinantys darbuotojai.

100.4. nepakankami žmogiškieji resursai Projekto veikloms įgyvendinti:

100.4.1. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų galimybių dalyvauti numatytose Projekto veiklose įvertinimas paraiškos rengimo metu;

100.4.2. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų įtraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimo grafiko rengimą bei tikslinimą Projekto įgyvendinimo metu, siekiant įvertinti galimą žmogiškųjų resursų trūkumą;

100.4.3. esant nepakankamiems Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio žmogiškiesiems resursams Projekto veikloms įgyvendinti, gali būti numatomas paslaugų (pvz., mokymų paslaugų tikslinei grupei) įsigijimas.

100.5. netikslus Projekto biudžeto suplanavimas:

100.5.1. detalus visų būtinų išlaidų planavimas paraiškos rengimo metu (pvz., transporto, maitinimo, mokymų paslaugų įtraukimas į Projekto biudžetą ir kt.), atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintos minimalios mėnesinės algos, profesinio mokymo priemonės įkainių padidėjimą ir kt.;

100.5.2. asmenų, turinčių patirties organizuojant numatytas veiklas Projekte įtraukimas į darbo grupę paraiškos rengimo metu. Remiantis praktika, svarbu realistiškai įvertinti veikloms suorganizuoti reikalingą laiką, resursus, nesuplanuoti per daug intensyvių veiklų;

100.5.3. dvigubo finansavimo rizika - siekiant išvengti išlaidų dvigubo finansavimo prieš nukreipiant ir dalyvaujant veiklose, privaloma tikrinti duomenis edBiržoje, ar dalyvis nedalyvauja kitų Projektų veiklose.

101. Kitos su Projektų įgyvendinimu susijusios rizikos valdomos ir vertinamos Vidaus kontrolės politikos apraše nustatyta tvarka.

IX SKYRIUS

INFORMAVIMAS APIE PROJEKTĄ

102. Informavimas apie Projektą – informacinė veikla, padedanti pristatyti visuomenei įgyvendinamą Projektą, jo tikslus, eigą, rezultatus, Projekto naudą bei Projekto finansavimą, panaudojant viešinimo Priemones ir šaltinius.

103. Apie įgyvendinamą ar įgyvendintą Projektą, jo eigą, rezultatus ir naudą tikslines grupes informuojant įvairiose žiniasklaidos priemonėse, turi būti nurodoma, kad Projektas bendrai finansuojamas iš ES struktūrinio fondo lėšų.

104. Vykdant Projekto veiklas, Projekto administravimo grupė turi užtikrinti, kad:

104.1. interneto svetainėje būtų paskelbta informacija apie įgyvendinamą Projektą, apibūdinant jo tikslus, rezultatus ir informuoti apie finansavimą iš atitinkamo ES struktūrinio fondo lėšų;

104.2. Projekto įgyvendinimo pradžioje būtų pakabinti plakatai (ne mažesnius kaip A3 formato), kuriuose turi būti pateikta informacija apie įgyvendinamą Projektą ir finansavimą iš atitinkamo ES struktūrinio fondo lėšų. Plakatai turi būti pakabinti visuomenei gerai matomoje vietoje (pavyzdžiui, prie įėjimo į pastatą).

105. Vykdant Projekto veiklas, Užimtumo tarnybos struktūriniai padaliniai turi užtikrinti, kad:

105.1. kai įgyvendinamas iš ES struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamas Projektas ir, kai organizuojami mokymai ar vykdomos kitos panašios iš ES struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo Projekto veiklos, užtikrinti, kad Projektą įgyvendinantiems asmenims, Projekto tikslinėms grupėms, Projekto rezultatais besinaudojantiems asmenims būtų pranešta apie Projekto finansavimą iš tam tikro ES struktūrinio fondo ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų;

105.2. dokumentuose, skirtuose visuomenei ar Projekto dalyviams informuoti, įskaitant dalyvavimo renginiuose patvirtinimo dokumentus ar kitus pažymėjimus, turi būti naudojamas ES struktūrinių fondų ženklas ir informuojama apie finansavimą iš tam tikro ES struktūrinio fondo lėšų.

106. Gali būti vykdomos ir kitos informavimo apie Projekto veiklas priemonės (įskaitant Priemones, kuriomis būtų padidintas ES struktūrinių fondų matomumas), jei tai nustatyta Projektų finansavimo sąlygų apraše ar Projekto sutartyje.

107. Projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie Projektą Priemonėse turi būti naudojamas ES 2014–2020 metų struktūrinių fondų ženklas, atitinkantis reglamento (ES) Nr. 821/2014 II skyriuje nustatytas technines charakteristikas, kurio pavyzdys skelbiamas svetainėje www.esinvesticijos.lt, ir pateikiama nuoroda į ES struktūrinį fondą, kurio lėšomis bendrai finansuojamas Projektas. Tais atvejais, kai informavimo apie Projektą Priemonė susijusi su Projektu ar keliais Projektais, kurie bendrai finansuojami iš daugiau kaip vieno ES struktūrinio fondo lėšų, nuorodą į ES struktūrinį fondą galima pakeisti nuoroda į ES ir investicinius fondus.

X SKYRIUS

DOKUMENTŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS IR PRIEINAMUMAS

108. Projekto dokumentai saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, patvirtintu Dokumentacijos planu, Dokumentų tvarkos aprašu, Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėmis.

109. Su Projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų saugojimo terminas yra nurodytas Projekto sutarties 1 priede.

110. Publikacijos ir kita informacinė medžiaga apie Projekto įgyvendinimą privalo būti atspausdinta ir saugoma kartu su Projekto dokumentais. Straipsnis privalo būti saugomas ir yra įrašomas į duomenų laikmenas.

111. Vaizdo klipai privalo būti išsaugomi ir įrašomi į duomenų laikmenas.

112. Baigiantis Projektui, ne vėliau kaip iki galutinio mokėjimo prašymo patvirtinimo dienos Projekto administravimo grupė perduoda visus dokumentus Užimtumo tarnybos Dokumentų valdymo skyriui (toliau – Dokumentų valdymo skyrius). Perduodant dokumentus pasirašomas dokumentų perdavimo-priėmimo aktas.

113. Projekto įgyvendinimo metu dokumentų prieinamumą užtikrina Projekto administravimo grupės ir Departamentų darbuotojai.

114. Visi Projekto dokumentai turi būti siejami tarpusavyje ir saugojami jiems skirtose bylose pagal patvirtintą Dokumentacijos planą.

115. ADRPP, profesinės reabilitacijos ir kiti su Projektų įgyvendinimu susiję dokumentai registruojami, keliami ir saugomi Projektui skirtose bylose.

116. Registruojami Projekto dokumentai DocLogix turi būti įvardijami, nurodant registruojamo dokumento esamą pavadinimą ir šalia nurodant Projekto dalyvio vardą ir pavardę. Jeigu į DocLogix yra įkeliami keli su tuo pačiu Projekto dalyviu susiję dokumentai, jie turi būti susiejami tarpusavyje.

117. Projekto dalyvio apklausos anketa DocLogix įkeliama su dalyvio parašu ir Projekto dalyvio apklausos anketos registraciniu numeriu. Projekto dalyvio apklausos anketos paskutinė dalis „Pranešimas dėl asmens duomenų tvarkymo“ DocLogix neregistruojama.

118. Projekto dalyvių apklausos anketos kiekvienam Projekto dalyviui DocLogix registruojamos atskirai ir saugomos KAD Projektui skirtoje byloje.

119. Projekto dalyvių apklausos popierinės anketos į edBiržą nėra keliamos.

120. Projekto administravimo grupė kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytus dokumentus ir skaitmeninius dokumentus (atsiųstus el. paštu skenuotus arba fotografuotus) DocLogix kelia į bylas su žymenimis “E” arba “Mr”. Į bylas be raidinio žymens registruojami tik popieriniai dokumentai (popieriniai dokumentai skenuojami, registruojami DocLogix, popierinis originalas įsegamas į atitinkamą bylą pagal patvirtintą Dokumentacijos planą).

121. Pasibaigus Projektui, Projektų dokumentų prieinamumą ir išsaugojimą Projekto sutarties 1 priede nustatytą terminą, užtikrina Dokumentų valdymo skyrius.

XI SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

122. Visais Projektų vykdymo etapais, nurodytais šiame Apraše, tvarkant asmens duomenis Apraše numatytais tikslais, įskaitant jų archyvavimą dėl viešojo intereso, naudojimą mokslinio ar istorinio tyrimo tikslais ar statistiniais tikslais, taikomas 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas.

123. Šis Aprašas gali būti keičiamas Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu.

___________________