ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖs ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2013 m.gegužės 30 d. įsakymo Nr. I-338 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamento patvirtinimo“ pakeitimo
2017 m. kovo 24 d. Nr. I(6.6E)-202
Zarasai
k e i č i u Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamentą, patvirtintą Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2013 m. gegužės 30 d. įsakymu Nr. I-338 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamento patvirtinimo “, ir išdėstau nauja redakcija (pridedama).
PATVIRTINTA
Zarasų rajono savivaldybės administracijos
direktoriaus 2013m. gegužės 30 d. įsakymu Nr. I-338
(Zarasų rajono savivaldybės administracijos
direktoriaus 2017 m. kovo 24 d. įsakymo
Nr. I(6.6E)- 202 redakcija)
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS
DOKUMENTŲ VALDYMO REGLAMENTAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamentas (toliau – reglamentas) nustato bendruosius Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybės) tarybos, jos komitetų ir komisijų, Zarasų rajono savivaldybės mero (toliau – meras) ir rajono Savivaldybės administracijos (toliau – administracija) veiklos dokumentų (toliau – dokumentų) įforminimo, rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, viešinimo, naudojimo bei vidaus užduočių vykdymo kontrolės organizavimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo, formos ir laikmenos.
2. Reglamentas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymo procedūras.
3. Šiame reglamente vartojamos sąvokos:
Archyvas – įstaiga ar jos struktūrinis padalinys arba kita sukauptų dokumentų saugojimo vieta.
Byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys.
Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
Blankas – spausdinta ar kitaip parengta dokumento forma su joje išdėstytais dokumento rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus;
Dokumentas – Savivaldybės tarybos, mero, administracijos ar jos struktūrinio padalinio veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
Dokumentacijos planas –Savivaldybės institucijų, įstaigos veiklos dokumentų sisteminimo metų planas.
Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose.
Dokumentų apyvarta – įstaigos parengtų ar gautų dokumentų judėjimas iki jų priskyrimo bylai.
Dokumento blankas –Savivaldybės institucijos arba įstaigos teisės aktu nustatytos formos blankas, skirtas pildyti ir naudoti kaip dokumentas, išskyrus blanką, kuris užpildytas gali būti teikiamas elektroniniu būdu.
Dokumento data – dokumento registravimo data.
Dokumento įforminimas – tai dokumento sutvarkymas griežtai laikantis nustatytų rekvizitų ir jų išdėstymo tvarkos reikalavimų.
Dokumento išrašas –nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis.
Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas.
Dokumento nuorašas– atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (pvz.: rezoliucijos, vizų, parašų).
Dokumentų konvertavimas – programinės ir (ar) techninės aplinkos ar pateikimo būdo pakeitimas užtikrinant dokumentuose užfiksuotos informacijos išsaugojimą.
Dokumentas pasirašytas per Savivaldybės Elektroninę dokumentų valdymo sistemą @vilys – kiekvieno Savivaldybės dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų valstybės tarnautoją ar darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, laikomi elektroniniu parašu ir turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas Savivaldybės, administracijos rašytiniuose vidaus dokumentuose;
Dokumentacijos planas –Savivaldybės institucijos veiklos dokumentų sisteminimo metų planas.
Dokumento priedas – dokumento atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis.
Dokumentų registras – dokumentų registravimo ir apskaitos dokumentas.
Dokumentų registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą.
Dokumentų rengimas – Savivaldybės oficialių dokumentų įforminimas ir rengimas laikantis teisės norminiuose aktuose atitinkamiems dokumentams nustatytų reikalavimų.
Elektroniniai dokumentai rengiami pagal Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės) bei Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės), reikalavimus.
Dokumentų saugojimas – dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką.
Dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną.
Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymo į apskaitos dokumentus procesas.
Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas.
E. pristatymas – tai elektroninių pranešimų ir dokumentų pristatymo fiziniams ir juridiniams asmenims informacinė sistema (elektroninė siunta turi tokią pat teisinę ir įrodomąją galią kaip ir registruotoji pašto siunta).
Elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susistemintas elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkinys.
Elektroninis dokumentas – bet koks turinys, saugomas elektronine forma, visų pirma tekstas ar garsas, vaizdo arba garso ir vaizdo įrašas, juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.
Elektroninio dokumento išrašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento turinio pateikta reikiama teksto rekvizito dalis ir kiti duomenys.
Elektroninio dokumento nuorašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento pateiktas visas turinys ir kiti duomenys.
Elektroninė dokumentų valdymo sistema @vilys (toliau – EDVS @vilys) – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema – dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti.
Elektroninių dokumentų saugojimo posistemis – Savivaldybės informacinės dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta saugoti elektroninius dokumentus teisės aktų nustatytą laiką.
Elektroninių dokumentų saugykla – techninių ir programinių priemonių visuma elektroniniams dokumentams, jų apskaitos dokumentų duomenims, kitai su jais susijusiai informacijai saugoti.
Elektroninio dokumento specifikacija – dokumentas, kuriame aprašomos elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento formato techninės savybės, charakteristikos ir funkcijos, nustatomi skirtingų programinių priemonių sąveikos užtikrinimo ir kiti reikalavimai.
Elektroninis parašas – duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susiejami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam asmeniui identifikuoti.
Pažangusis elektroninis parašas – elektroninis parašas, atitinkantis nustatytus reikalavimus: 1) turi būti vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu; 2) pagal jį galima nustatyti pasirašančio asmens tapatybę; 3) sukurtas naudojant elektroninio parašo kūrimo duomenis, kuriuos tik pats pasirašantis asmuo gali labai patikimai naudoti; 4) susietas su juo pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks tų duomenų pakeitimas būtų pastebimas.
Kvalifikuotas elektroninis parašas – pažangusis elektroninis parašas, sudarytas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu.
Elektroninis parašas, kuris nėra kvalifikuotas (nekvalifikuoto elektroninio parašo technologija): apsaugo pasirašytus duomenis nuo pakeitimo, o naudojamas sertifikatas gali būti kvalifikuotas arba nekvalifikuotas, parašas gali būti sukurtas ir informacinėmis sistemomis (toliau – IS). Tai: 1) asmens prisijungimo prie IS duomenys; 2) parašas sukurtas naudojant sertifikatą, kuris nėra kvalifikuotas; 3) IS sukurtas parašas, naudojant kvalifikuotą sertifikatą.
Informacijos teikimas – informacijos atskleidimas perduodant ar kitu būdu padarant ją prieinamą pareiškėjams, užtikrinant jiems teisę laisvai susipažinti su dokumentais ir (ar) panaudoti komerciniams arba nekomerciniams tikslams.
Informaciniai įpareigojimai – tai teisės akte asmeniui nustatytas ar teisės akto projekte siūlomas asmeniui nustatyti įpareigojimas pateikti valstybės ar savivaldybių institucijoms ar įstaigoms arba jų įgaliotiems asmenims informaciją apie savo veiklą ar gaminius arba kitą teisės akte nustatytą ar teisės akto projekte siūlomą nustatyti informaciją; tokią informaciją kaupti, saugoti ir pateikti valstybės ar savivaldybių institucijų ar įstaigų arba jų įgalioto asmens atskiru pareikalavimu; pateikti informaciją trečiosioms šalims.
Individualus administracinis aktas – vienkartis teisės taikymo aktas, skirtas konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei.
Konfidenciali informacija – tai tokia informacija, priklausanti įstaigai, kuri turi vertę dėl to, kad jos nežino tretieji asmenys ir negali būti laisvai jiems prieinama (apie perkančiosios organizacijos ir tiekėjų bendravimą, darbuotojų atlyginimus ir darbo sąlygas, taip pat bet kokius kitus duomenis, susijusius su įstaigos vykdoma veikla bei informacija, kurią darbdavys laiko paslaptimi, išskyrus tą informaciją, kuri yra viešai skelbiama. Konfidencialia informacija taip pat laikoma informacija apie trečiuosius asmenis arba susijusi su trečiaisiais asmenimis, kurią asmuo sužinojo atlikdamas savo darbo funkcijas pagal darbo arba paslaugų teikimo sutartį, sudarytą su įstaiga. Tai taip pat tarnybos paslaptį sudaranti informacija, kurios praradimas arba neteisėtas atskleidimas gali turėti ypač sunkių pasekmių institucijų interesams ar sudaryti prielaidas kilti pavojui žmogaus sveikatai.
Konfidencialumas – asmens įpareigojimas informaciją, laikytiną konfidencialia informacija, naudoti tik atliekant darbo funkcijas, užtikrinti, kad ji netaptų žinoma tokios teisės neturintiems asmenims ir neatskleisti jos tretiesiems asmenims, išskyrus teisės aktų nustatytus atvejus, nenaudoti minėtos konfidencialios informacijos asmeniniams arba trečiųjų šalių interesams tenkinti.
Metaduomenys – struktūrizuoti duomenys, aprašantys dokumento sandarą, aplinką bei jo valdymo ypatumus per visą dokumento gyvavimo laiką.
Norminis administracinis aktas – teisės aktas, nustatantis elgesio taisykles, skirtas individualiai neapibrėžtai asmenų grupei.
Oficialus dokumentas – Savivaldybės institucijų ar įgalioto asmens sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į EDVS @vilys apskaitą arba į kitais teisės aktais nustatytas apskaitos informacines sistemas ar registrus.
Oficialusis elektroninis dokumentas – Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka Savivaldybės institucijų ar įgalioto asmens informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas elektroninis dokumentas, pasirašytas elektroniniu parašu ir įtrauktas į EDVS @vilys apskaitą.
Pasirašantis asmuo – veiksnus fizinis asmuo, kuris turi parašo formavimo įrangą ir, veikdamas savo ar kito asmens, kuriam jis atstovauja, vardu, sukuria elektroninį parašą.
Pavedimas – nurodymas vykdytojui atlikti užduotį.
Rekvizitas –dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.
Saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas.
Saugus elektroninis parašas – elektroninis parašas, kuris atitinka visus šiuos reikalavimus: 1) vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu; 2) leidžia identifikuoti pasirašantį asmenį; 3) yra sukurtas priemonėmis, kurias pasirašantis asmuo gali tvarkyti tik savo valia; 4) yra susijęs su pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks šių domenų pakeitimas yra pastebimas.
Savivaldybės administravimo subjektai – Savivaldybės įstaigos, jų valstybės tarnautojai ir pareigūnai, Savivaldybės įmonės, viešosios įstaigos, kurių savininkė ar dalininkė yra Savivaldybė, asociacijos, įgalioti atlikti viešąjį administravimą. Tokius viešojo administravimo įgaliojimus suteikia įstatymų įgaliotos Savivaldybės institucijos savo priimtu teisės aktu;
Savivaldybės institucijos – Savivaldybės taryba, administracijos direktorius (toliau – direktorius).
Savivaldybės administracija (toliau – administracija) yra savivaldybės įstaiga, kurią sudaro struktūriniai padaliniai, į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai ir administracijos filialai – seniūnijos (administracijos struktūriniai teritoriniai padaliniai).
Savivaldybės vadovybė – meras, direktorius (jų nesant – mero pavaduotojas, direktoriaus pavaduotojas).
Skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną.
Susipažinimas su dokumentu EDVS @vilys – EDVS @vilys mygtuko „Susipažinau“ paspaudimas, reiškiantis, kad su dokumento turiniu susipažinta, turi tokią pačią teisinę galią kaip ir popieriniame variante dedama susipažinimo žyma.
Teisės aktai – Savivaldybės leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (sprendimai, potvarkiai, įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai).
Trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai.
Veiklos dokumentai – Savivaldybės institucijos, įstaigos vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.
Vidaus susirašinėjimas – tai – administracijos struktūrinių padalinių (toliau – struktūrinis padalinys) susirašinėjimas tarpusavyje, struktūrinių padalinių susirašinėjimas su Savivaldybės taryba ir jos komitetais bei komisijomis ir su direktoriumi (direktoriaus pavaduotoju).
Viza – valstybės tarnautojo ar darbuotojo įrašas dokumente, pažymintis jo tikrumą ar pritarimą jam.
Dokumentams, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, šis reglamentas taikomas tiek, kiek šių klausimų nereglamentuoja kiti teisės aktai.
Kitos šiame reglamente vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą, vartojamas sąvokas.
4. Reglamentas nustato teisinį pagrindą dokumentams Savivaldybėje efektyviai valdyti, kad būtų:
4.2. dokumentai tvarkomi ir įtraukiami į apskaitą taip, kad būtų užtikrintas priėjimas prie visų įstaigos turimų dokumentų ir tai padėtų įstaigai veikti efektyviai ir skaidriai;
6. Atsižvelgdamas į administracijai nustatytas funkcijas, įgaliojimus ir vidaus administravimo ypatumus, direktorius:
6.1. paskiria už administracijos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę;
6.2. tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems Savivaldybės valstybės tarnautojams ar darbuotojams jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai;
6.3. tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau EAIS) suderintus su Vilniaus regiono valstybės archyvo Utenos filialu (toliau – archyvo Utenos filialas), kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti;
6.4. prireikus sudaro patariamąją Dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti;
6.5. sprendžia klausimus, susijusius su administracijos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimu;
6.7. sprendžia, kokios informacinės technologijos naudojamos įstaigoje elektroniniams dokumentams valdyti, elektroninių dokumentų valdymo sistemai kurti ir palaikyti;
6.8. paskiria už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą, elektroninių dokumentų valdymą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus, nustato jų įgaliojimus ir atsakomybę bei prieigos prie elektroninių dokumentų kontrolės priemones;
6.9. nustato organizacines ir technines priemones, užtikrinančias elektroninių dokumentų autentiškumo, vientisumo, patikimumo ir tinkamumo naudoti visą jų gyvavimo laiką išsaugojimą, elektroninių dokumentų perdavimą toliau saugoti (jei dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka perduodami toliau saugoti) bei atitinkamą apsaugą tų dokumentų, priėjimą prie kurių riboja įstatymai;
6.11. pasirenka ir nustato elektroninių dokumentų pasirašymo, vizavimo ir supažindinimo procedūrų įforminimo technines priemones;
6.12. nustato, kurie trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims Savivaldybės veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas ir pasirašomi pažangiuoju elektroniniu parašu, taip pat ir šių dokumentų pasirašymo organizacines ir technines priemones (darbuotojų prašymai atostogų, komandiruočių, papildomų poilsio dienų suteikimo, skatinimo ir kt.; įsakymai atostogų (išskyrus vaiko priežiūros, tėvystės) komandiruočių, sutrumpinto darbo laiko, turto valdymo klausimais ir kt.; įstaigos rengiami vidaus dokumentai – aktai, protokolai, tarnybiniai pranešimai, ataskaitos ir kt.)
7. Už Savivaldybės veiklos dokumentų valdymo (rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, rengimo saugoti ir vidaus užduočių vykdymo kontrolės) procedūras atsakingas Bendrasis skyrius. Jis:
7.1. koordinuoja dokumentų valdymo reikalavimų įgyvendinimą Savivaldybės institucijose, teikia metodines rekomendacijas Savivaldybės administravimo subjektų atsakingiems už šią sritį darbuotojams;
7.2. atsižvelgdamas į administracijai nustatytas funkcijas, norminių teisės aktų reikalavimus, kontroliuoja, kad tinkamai ir laiku būtų nustatyti ir tvarkomi Savivaldybės veiklos dokumentų registrai, kiti apskaitos dokumentai;
7.3. organizuoja, kad kiekviename struktūriniame padalinyje būtų paskirti už veiklos dokumentų apskaitą, tvarkymą, saugojimą bei atranką naikinti atsakingi asmenys ir nustatyti jų įgaliojimai;
8. Už įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą atsakinga Informacinių technologijų tarnyba. Ji:
8.1. vykdo Savivaldybės EDVS @vilys veikimo stebėseną, nustato jos gedimus ar klaidas ir inicijuoja jų šalinimą;
8.2. priskiria, pakeičia ar panaikina darbuotojams ar darbuotojų grupėms vadovo nustatytas funkcijas ir prieigos teises EDVS @vilys;
8.3. perkelia EDVS @vilys esančią informaciją į modernesnes informacinių technologijų priemones, kad būtų išsaugotas duomenų vientisumas;
8.4. priskiria, pakeičia ar panaikina teisės aktų nustatytus prieigos prie elektroninių dokumentų, elektroninių bylų ar jų tomų apribojimus (visi pakeitimai fiksuojami metaduomenyse);
9. Už dokumentų, susijusių su administracijos veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo bei pavedimų vykdymo kontrolės procedūrų tinkamą atlikimą struktūriniuose padaliniuose atsakingi jų vadovai.
10. Dokumentų valdymas dėl struktūrinių padalinių teritorinio išsidėstymo (Archyvų, Socialinės paramos, Viešosios tvarkos skyriai, seniūnijos) tvarkomas decentralizuotai. Dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, merui, jo pavaduotojui, mero patarėjams, direktoriui, jo pavaduotojui registruoja Bendrojo skyriaus specialistai, dirbantys „vieno langelio” principu (toliau – „vieno langelio“ principu dirbantis specialistas).
11. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti bylų (dokumentų) perdavimo aktu kitam valstybės tarnautojui ar darbuotojui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą ar struktūrinio padalinio vadovui visas turimas bylas (dokumentus), taip pat perduoti elektroninio parašo formavimo įrangą, jei jam tokia buvo suteikta, Informacinių technologijų tarnybos vedėjui.
12. Informacinių technologijų tarnybos vedėjas turi pranešti apie perduoto elektroninio parašo formavimo įrangą valstybės tarnautojo ar darbuotojo, dirbančio pagal darbo sutartį, ir grąžinusio elektroninio parašo įrangą sertifikatą sudariusiai įstaigai, kad sertifikatą pripažintų negaliojančiu.
13. Metų pradžioje kiekviename struktūriniame padalinyje turi būti analizuojama praėjusių metų dokumentų (raštų, teisės aktų bei kitų vidaus dokumentų) apyvarta: nustatomas parengtų, gautų, išsiųstų dokumentų kiekis per kalendorinius metus, vadovybės pavedimų vykdymo terminų, dokumentų rengimo kokybės pažeidimų skaičius.
14. Dokumentų apyvartos struktūriniuose padaliniuose duomenys iki einamųjų metų sausio 20 d. pateikiami Bendrajam skyriui, kuris juos apibendrina ir pateikia direktoriui.
15. Rengiamų bei pasirašomų dokumentų formos turi atitikti Bendrojo skyriaus ir Informacinių technologijų tarnybos parengtus dokumentų formų pavyzdžius.
16. Savivaldybės veiklos dokumentai skirstomi:
16.2. Savivaldybės perimti dokumentai – Savivaldybės iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai;
16.5. Savivaldybės parengti dokumentai: Savivaldybės teisės aktai, jais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, taisyklės, reglamentai, tvarkos ir pan.) ir kiti dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su Savivaldybės veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, įgaliojimai, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, pranešimai, planai, ataskaitos ir kt.). Pagrindinių dokumentų formos patalpintos kompiuterinio serverio kataloge „Blankai“.
II SKYRIUS
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI
PIRMASIS SKIRSNIS
BENDROSIOS NUOSTATOS
17. Savivaldybės parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti, kad būtų įrodytas jų buvimas, oficialumas ir užtikrinta dokumento paieška. Dokumentai registruojami vieną kartą atitinkamuose registruose EDVS @vilys arba kitose Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami pagal direktoriaus patvirtintą administracijos dokumentų registrų sąrašą.
18. Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
19. Savivaldybėje oficialiai gautaisiais ir siunčiamaisiais dokumentais pripažįstami tik tie dokumentai, kurie šio reglamento nustatyta tvarka yra užregistruoti Bendrajame skyriuje arba kituose struktūriniuose padaliniuose, kuriems suteikta dokumentų registratoriaus teisė EDVS @vilys ar kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose ar išskirtinais atvejais registruose popieriniame variante (kai reikalingas apie padarytą registre įrašą susipažinusiojo parašas, ar atskirais teisės aktais yra patvirtinti specialūs registracijos žurnalai, pvz. Notarinių veiksmų atlikimo ir pan.).
20. Savivaldybėje gauti ir siunčiami elektroniniai dokumentai registruojami Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 20–28 punktuose nustatyta tvarka.
21. Dokumentų registratoriaus teises EDVS @vilys suteikia Informacinių technologijų tarnyba. Už dokumentų, registruojamų ne EDVS @vilys, o kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose ar registruose popieriniame variante registravimą atsakingas struktūrinio padalinio vadovas.
22. Dokumentus Savivaldybėje registruoja:
22.1. Bendrasis skyrius – dokumentus, adresuotus Savivaldybės vadovybei (raštus ir asmenų pateiktus prašymus, pasiūlymus, skundus), mero potvarkius, direktoriaus įsakymus veiklos klausimais, o jeigu pavesta, ir Savivaldybės tarybos sprendimų projektus ir sprendimus po jų priėmimo nustatyta tvarka ir terminais, sutartis (išskyrus darbo sutartis. Jas registruoja Juridinis ir personalo skyrius);
22.2. Mero patarėjas (jeigu pavesta administracijai, Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas) – Savivaldybės tarybos sprendimų projektus ir sprendimus po jų priėmimo nustatyta tvarka ir terminais;
22.3. Juridinio ir personalo skyriaus darbuotojai registruoja mero potvarkius ir direktoriaus įsakymus personalo, atostogų ir komandiruočių klausimais, darbo sutartis;
22.4. Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus specialistai registruoja turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus savo padalinio kompetencijos klausimais;
ANTRASIS SKIRSNIS
GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR ĮTRAUKIMAS Į APSKAITĄ
23. Gautas siuntas bei dokumentus paštu, kurjerių paštu, elektroniniu paštu, faksu, e-pristatymo sistema, kitų įstaigų elektroninių dokumentų valdymo sistemomis, taip pat asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus) (toliau – gauti dokumentai) priima specialistai, dirbantys „vieno langelio” principu.
25. Dokumentai, atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas.
26. Bendrajame skyriuje gautos siuntos ir dokumentai, adresuoti Savivaldybės vadovybei bei struktūriniams padaliniams, esant reikalui, paskirstomi ir sudedami į tam skirtus siuntų spintos skyrelius.
27. Gauti dokumentai peržiūrimi. Jei gautas ne visas dokumentas, trūksta priedų, gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų, dokumente nesant parašo rekvizito, ar tekstas neįskaitomas, dokumente nėra datos ir registracijos numerio, apie tai informuojamas siuntėjas.
28. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
29. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiamas asmens dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ar kita), asmens dokumentas, padarius jo kopiją, grąžinamas jį pateikusiam asmeniui, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
30. Gautas elektroninis dokumentas registruojamas, jei atitinka Specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis.
31. Jei elektroninio dokumento specifikacijų neatitinkantis dokumentas gaunamas iš užsienio korespondentų, sprendimą dėl jo įtraukimo į apskaitą ir tolesnio valdymo priima direktorius.
32. Sprendimą dėl elektroniniu paštu gautų dokumentų, ne visiškai atitinkančių šiame reglamente nustatytus registravimo reikalavimus, registravimo EDVS @vilys priima dokumentą registruojančio struktūrinio padalinio, Informacinių technologijų tarnybos vedėjas ar Bendrojo skyriaus už dokumentų valdymą atsakingas valstybės tarnautojas.
33. Duomenys apie gauto elektroninio dokumento registravimą (įstaigos gauto elektroninio dokumento gavimo data, gavimo registracijos numeris, dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas ir kodas) nurodomi metaduomenyse. Įstaigos gauto elektroninio dokumento gavimo data ir gavimo registracijos numeris, jį gavusios įstaigos pavadinimas ir kodas elektroninio dokumento turinyje nenurodomi.
34. Laiškai su slaptumo žymomis, adresuoti Savivaldybei, neatplėšti pateikiami valstybės tarnautojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą, dokumentus registruoti ir toliau tvarkyti.
35. Gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą, neregistruojami.
36. Ant gauto dokumento popieriniame variante (raštas, prašymas, pareiškimas, skundas, kitas dokumentas) dedamas dokumentų gavimo spaudas. Jis dedamas dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe. Spaude įrašoma dokumento registracijos data ir numeris, kurį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo eilės numeris. Pristačius Savivaldybės vadovybei adresuotus skubius gautus dokumentus gavimo spaude su gavimo data užrašomas ir tikslus dokumento pristatymo laikas.
37. Gauti dokumentai (originalai) nuskaitomi (nuskenuojami), tą pačią darbo dieną registruojami EDVS @vilys registruose pagal dokumento rūšį (EDVS @vilys priemonėmis skenuoti dokumentai pateikiami Savivaldybės vadovybei.
38. Kai techninėmis priemonėmis neįmanoma dokumento nuskaityti arba gautas dokumentas yra labai didelės apimties arba įrištas ar įsegtas, EDVS @vilys gali būti įvedamas tik pirmas dokumento lapas pažymint apie tai gauto dokumento pirmame lape arba EDVS @vilys komentare ir nurodant kur įsegamas visas dokumentas.
39. Gautų ir užregistruotų dokumentų originalai pateikiami Bendrojo skyriaus vyriausiajam referentui (įstaigų, įmonių, organizacijų raštai), o asmenų prašymai, pareiškimai, skundai lieka pas specialistus, dirbančius „vieno langelio” principu Administracijos darbuotojų prašymai, pareiškimai, skundai segami į asmens bylas, saugomas Juridiniame ir personalo skyriuje.
40. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautos ilgo saugojimo dokumentų kopijos ar dokumentų skaitmeninės kopijos atspausdinamos ir registruojamos pagal šio reglamento 37 punkte nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas šio dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu.
41. Savivaldybėje bei administracijoje gautų trumpai saugomų dokumentų skaitmeninių kopijų patikimumas, prieinamumas užtikrinamas organizacinėmis ir informacinių technologijų priemonėmis, todėl tokios kopijos nespausdinamos, o į Savivaldybės ir administracijos dokumentų apskaitą šios kopijos įtraukiamos ir tvarkomos EDVS @vilys priemonėmis.
42. Dokumentai, adresuoti Savivaldybės vadovybei ir pateikti Bendrajam skyriui registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, perduodami vadovams kitą darbo dieną iki 10 val.
43. Dokumentai, užregistruoti EDVS @vilys vėliau su Savivaldybės vadovybės rezoliucijomis tiesiogiai perduodami visiems rezoliucijoje nurodytiems vykdytojams, kurie apie tai informuojami elektroniniu paštu.
44. Atžymas apie dokumento vykdymą daro visi rezoliucijoje nurodyti asmenys, jos matomos visiems darbuotojams.
45. Dokumento vykdymo kontrolę EDVS @vilys baigia registratorius tik tada, kai gauna rezoliucijoje pirmuoju įrašyto vykdytojo patvirtinimą, kad dokumente nurodyti pavedimai atlikti.
46. Savivaldybės vadovybė bei struktūrinių padalinių vadovai susipažįsta su gautais dokumentais, ir, jei reikia, EDVS @vilys priemonėmis rašo rezoliucijas ar pavedimus, paskirdami vykdytojus, užduotis, jų įvykdymo terminus bei perduoda juos darbuotojams, kuriems pavedama vykdyti tas užduotis. Esant poreikiui, gauto dokumento originalą galima gauti pas Bendrojo skyriaus specialistus, nurodytus šio reglamento 39 punkte.
47. Bendrajame skyriuje gautų dokumentų EDVS @vilys registrus tvarko specialistas, dirbantis „vieno langelio principu“ kituose struktūriniuose padaliniuose – paskirti atsakingi darbuotojai, kuriems suteikta registratoriaus teisė.
48. Toliau gauti dokumentai tvarkomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šio reglamento nustatyta tvarka.
49. Asmenų prašymų, pasiūlymų, skundų priėmimo ir nagrinėjimo tvarką administracijoje reglamentuoja Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymas, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimas Nr.875 „Dėl asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo Zarasų rajono savivaldybės administracijoje taisyklės, patvirtintos direktoriaus 2015 m. lapkričio 30 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-802 „Dėl asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo Zarasų rajono savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ su pakeitimais, Savivaldybės vadovybės šiais klausimais išleisti ir kiti teisės aktai. Reglamento 225–231 punktuose trumpai apibrėžta asmenų prašymų, pasiūlymų, skundų priėmimo ir apskaitos tvarka.
TREČIASIS SKIRSNIS
GAUTŲ DOKUMENTŲ DĖL ADMINISTRACINIŲ PASLAUGŲ TEIKIMO PER EDVS @VILYS IR OFICIALIAIS ELEKTRONINIAIS PAŠTO ADRESAIS VALDYMO TVARKA
50. Dalis Savivaldybės teikiamų administracinių paslaugų (toliau – paslaugos) gali būti užsakomos per Elektroninius valdžios vartus.
51. Asmenys, norintys gauti paslaugas elektroniniu būdu, turi prisijungti (identifikuoti save) prie Elektroninių valdžios vartų svetainės www.epaslaugos.lt (neįskaitomi atvejai, kai asmenys pateikia prašymus (pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu) Savivaldybės oficialiais elektroniniais pašto adresais).
52. Užsakytos elektroninės paslaugos per EDVS @vilys automatiškai perduodamos paslaugos vadovui, kuris ne vėliau kaip per vieną darbo dieną perduoda gautą prašymą nagrinėti pagal kompetenciją.
54. Pateikti prašymai ir gauto dokumento priedai vykdomi (vizuojami, perduodami nagrinėti, pasirašomi per EDVS @vilys) tik elektroniniu būdu (nėra spausdinami) per EDVS @vilys.
KETVIRTAS SKIRSNIS
SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJA IR IŠSIUNTIMAS
57. Savivaldybės siunčiami dokumentai – tai raštai, pažymos, charakteristikos, įgaliojimai ir kiti dokumentai, parengti naudojant Savivaldybės oficialią dokumento formą ir turintys adresato rekvizitą, kuriuose esama informacija keičiamasi (persiunčiama) su juridiniais ar fiziniais asmenimis.
58. Savivaldybėje rengiami elektroniniai dokumentai siunčiami vadovaujantis Dokumentų projektų perkėlimo į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašymu, patvirtintu direktoriaus 2014 m. spalio 23 d. įsakymu Nr. I-705 „Dėl dokumentų projektų perkėlimo į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, jų derinimo, vizavimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašymo patvirtinimo“. Įstaigoje gali būti naudojama ir E. pristatymas informacinė sistema, kurios teisinė ir įrodomoji galia prilyginta registruotai pašto siuntai.
59. Elektroninių dokumentų turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse nustatytus reikalavimus, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Rašytiniams dokumentams prilygintų elektroninių dokumentų turinys turi būti parengtas taip, kad elektroninį dokumentą pasirašius bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo turinio nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.
60. Ne elektroniniai Savivaldybės siunčiami dokumentai (sutartys, ataskaitos, kiti dokumentai, pasirašyti originaliais Savivaldybės vadovybės parašais popieriniame dokumento variante) gali būti rengiami ir siunčiami pagal teisės aktuose nustatytus reikalavimus įstaigoms, įmonėms, kurios dar negali keistis elektroniniais dokumentais.
61. Rengiant ne elektroninius Savivaldybės siunčiamuosius dokumentus, pasirašyti teikiama tiek egzempliorių, kiek jų bus siunčiama ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Rengėjo nuoroda nerašoma, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis asmuo.
62. Jei Savivaldybės siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jame privalo būti nurodomas dokumento, į kurį atsakoma, data ir numeris.
63. Jei Savivaldybės siunčiamas ne elektroninis dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius.
64. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas Savivaldybėje, administracijoje liekantis egzempliorius, o adresatams gali būti siunčiamos dokumento kopijos ar nuorašai, patvirtinti atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu.
65. Visi Savivaldybės siunčiami dokumentai registruojami tik po to, kai rengėjai pateikia į EDVS @vilys ir jie po atsakingų asmenų derinimų pasirašomi Savivaldybės vadovybės.
66. Visus siunčiamus dokumentus (raštus, pažymas ir kitus dokumentus, įformintus Savivaldybės institucijų, vadovybės oficialioje rašto formoje ir turinčius adresato rekvizitą), pasirašytus Savivaldybės vadovybės, registruoja EDVS @vilys Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas.
67. Rengiant elektroninį dokumentą jo turinyje parašo rekvizitas įforminamas be parašo, o tvirtinimo bei suderinimo žymų dalys – be parašo ir datos.
68. Atsižvelgiant į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus gali būti spausdinami ir išsiunčiami elektroninių dokumentų popieriniai nuorašai bei išrašai.
69. Rengiant elektroninio dokumento nuorašą:
69.1. Savivaldybės vadovybei pasirašius elektroninį dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu, Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas (referentas) atspausdina visą elektroninio dokumento turinį (pagrindinį elektroninį dokumentą ir, jei yra, priedus ir (ar) pridedamus elektroninius dokumentus) (1 priedas –nuorašo forminimas). Šiuo atveju turi būti užtikrinta, kad elektroninio dokumento turinyje bus nurodyta elektroninio dokumento registracijos data ir numeris, o elektroninio dokumento nuorašo pirmajame lape nurodyta specialioji žyma (žodžiai „Elektroninio dokumento nuorašas“ paryškintomis raidėmis);
70. Rengiant elektroninio dokumento išrašą:
70.1. Savivaldybės vadovybei pasirašius elektroninį dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu, Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas (referentas) spausdindamas jo turinyje nurodo šiuos rekvizitus: specialiąją žymą (žodžius „Elektroninio dokumento išrašas“ paryškintomis raidėmis), dokumento sudarytojo pavadinimą, dokumento pavadinimą (antraštę), dokumento datą, registracijos numerį, reikiamą dokumento teksto dalį ir parašo rekvizito dalis (be parašo);
71. Kai kurių rūšių siunčiamus dokumentus, pasirašytus struktūrinių padalinių vadovų, registruoja direktoriaus įsakymu arba struktūrinių padalinių vadovų paskirti darbuotojai EDVS @vilys arba popieriniuose registruose.
72. Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentus (tarnybinius pavedimus, tarnybinius pranešimus, tarnybinius raštus) registruoja dokumentų rengėjai tam skirtuose registruose.
73. Parengtus elektroninių dokumentų nuorašus (išrašus) taip pat pasirašytus ir užregistruotus ne elektroninius Savivaldybės siunčiamų dokumentų originalus Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas perduoda „vieno langelio“ principu dirbantiems specialistams išsiųsti adresatams, o rengėjų vizuotus antruosius egzempliorius susega į bylas pagal dokumentacijos plane nurodytą bylos indeksą.
74. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar nuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus siunčiamas. Tai nurodoma dokumente šalia rengėjo nuorodos ar specialiajai žymai skirtoje viršutinės paraštės vietoje.
75. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.
76. Jei siunčiamas elektroninis dokumentas, EDVS @vilys priemonėmis jis siunčiamas elektroniniu paštu rašte nurodytu gavėjo adresu, o jo išsiuntimo faktą galima patikrinti siunčiamo elektroninio dokumento veiksmų vykdymo istorijoje.
77. Savivaldybės siunčiamos dokumentų pašto siuntos siunčiamos paštu pagal Universaliosios pašto paslaugos teikimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro, nustatytus reikalavimus.
78. Siuntos paženklinamos pašto siuntų ženklintuvu, kiekviena siunta įrašoma į atskirus bendroms ir registruotoms siuntoms skirtus siuntų sąrašus, kurių vienas egzempliorius pateikiamas pašto įstaigai kartu su siuntomis, o kitas pasiliekamas pas „vieno langelio“ principu dirbantį specialistą.
79. Kai kitoms institucijoms, įstaigoms ar įmonėms reikia Savivaldybės teisės aktų ar jais patvirtintų kitų dokumentų, šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su juos lydinčiais raštais.
80. Specialistas, dirbantis „vieno langelio“ principu, priimdamas išsiųsti pašto siuntą, ją patikrina ar dokumentai siunčiami pagal teisės aktų reikalavimus (su lydinčiais raštais, tvarkingi).
81. Užklijuotuose vokuose dokumentai išsiųsti nepriimami (išskyrus įslaptintą ir konfidencialią, susijusią su asmens duomenų apsaugos reikalavimais susijusią informaciją).
82. Duomenų subjektams (fiziniams asmenims) siunčiami ar pateikiami spausdintiniai rašytiniai informacinio pobūdžio pranešimai apie duomenų subjektams (fiziniams asmenims) suteiktas paslaugas, duomenų subjektų (fizinių asmenų) prievoles, sutarčių su duomenų subjektais (fiziniais asmenimis) vykdymą, sąskaitos, darbdavio darbuotojui skirti atsiskaitymo lapeliai, individualūs komercinio pobūdžio pasiūlymai duomenų subjektams (fiziniams asmenims), kurių turinyje yra nurodomi duomenų subjektų (fizinių asmenų) asmens duomenys, įskaitant, tačiau neapsiribojant, duomenis apie asmens vardą ir pavardę, gyvenamąją vietą, sumokėtus ar nesumokėtus mokesčius, mokėtojo kodą ar numerį, atsiskaitomosios knygelės numerį, privalo būti pateikiami uždaru pavidalu, ant kurio gali būti tik pašto paslaugoms būtina informacija, ir tokių pranešimų turinys gali būti matomas tik duomenų subjektui (fiziniam asmeniui), kuriam adresuojamas pranešimas, ar jo sutikimu trečiajam asmeniui, atidarius ar išpakavus pateiktą pranešimą. Šios nuostatos netaikomos, jeigu minėti pranešimai įteikiami asmens duomenų subjektams (fiziniams asmenims) asmeniškai ir konfidencialiai.
83. Įslaptinti ir konfidencialūs siunčiamieji dokumentai registruojami ir išsiunčiami šiai dokumentų kategorijai nustatyta tvarka ir šis reglamentas taikomas tiek, kiek jis neprieštarauja kitais teisės aktais nustatytai dokumentų registravimo tvarkai.
III SKYRIUS
DOKUMENTŲ RENGIMO, DERINIMO IR VIEŠINIMO PROCEDŪROS
PIRMASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ RENGIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI
85. Savivaldybėje rengiami elektroniniai ir rašytiniai dokumentai. Tiek elektroninių, tiek rašytinių dokumentų turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo bei Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse nustatytus reikalavimus, jei kiti teisės aktai bei nenustato kitaip.
86. Savivaldybės dokumentai rengiami EDVS @vilys pagalba, vadovaujantis Dokumentų projektų perkėlimo į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašymo, patvirtinto direktoriaus 2014 m. spalio 23 d. įsakymu Nr. I-705 „Dėl dokumentų projektų perkėlimo į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, jų derinimo, vizavimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašymo patvirtinimo“.
87. Savivaldybės dokumentų rengėjai yra:
89. Ilgai ar nuolat saugomiems rašytiniams dokumentams spausdinti naudojamas popierius, atitinkantis standarte LST EN ISO 9706:2001 „Informacija ir dokumentai. Dokumentinis popierius. Pastovumo reikalavimai (ISO 9706:1994)“ nustatytus reikalavimus.
90. Jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, Savivaldybės dokumentams rengti naudojami šių formatų popieriaus lapai:
90.1. A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm), A5 L (210x148 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm;
91. Savivaldybės dokumentų spausdinimas ir numeravimas:
91.1. dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip (tekstas spausdinama kiekvienoje eilutėje);
91.3. dokumentų teksto pastraipų pirmosios eilutės pradedamos rašyti vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės, tekstas – kiekvienoje eilutėje be tarpų;
91.4. dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antras ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių, pvz.: 1-5 (1 – lapo numeris, 5 – bendras dokumento lapų skaičius).
92. Dokumentai rašomi 12 dydžio „Times New Roman“ šriftu. Prireikus lentelėje, priedų žymoje gali būti naudojamas ir mažesnis dydis.
93. Savivaldybės ir jos institucijų veiklos dokumentuose, priklausomai nuo jų paskirties, gali būti šie rekvizitai:
93.3. Savivaldybės duomenys (juridinio asmens teisinė forma, buveinė, kontaktinė informacija: telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kita reikalinga informacija, registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys, pavadinimas, juridinio asmens kodas);
94. Kiekvienas dokumento rekvizitas išdėstomas nustatytoje vietoje vadovaujantis Dokumentų rengimo taikylėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės) su visais pakeitimais (rekvizitų išdėstymo lentelė 2 priedas) Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo ir po juo esantys kiti rekvizitai.
95. Kai rengiamas ir pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu arba elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas, tačiau turintis teisinę galią (sukurtas EDVS @vilys pagalba ir atpažįstami kiekvieno dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis), identifikuojantys konkretų valstybės tarnautoją ar darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, o po to registruojamas elektroninis dokumentas, rezoliucijos, vizos ir supažindinimo žymos rekvizitai fiksuojami EDVS @vilys pagalba.
96. Teisės aktų nustatytais atvejais, kai darbuotojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, tai gali būti atliekama EDVS @vilys pagalba (išskyrus darbuotojus, kuriems nesuteiktas naudotojo prisijungimo vardas ir slaptažodis prie EDVS @vilys). Jei asmuo per 3 dienas to neatlieka – manoma, kad jis susipažino su dokumentu. EDVS @vilys pagalba darbuotojo susipažinimas su dokumentu prilyginamas rašytiniam.
97. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais patvirtintais dokumentais, ir naudojami popieriniai dokumentų variantai, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai nenustato kitaip.
98. Savivaldybės siunčiamų dokumentų rekvizitai yra šie: Savivaldybės herbas, dokumento sudarytojo pavadinimas, įstaigos duomenys (juridinio asmens teisinė forma, buveinė, kontaktinė informacija: telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kita reikalinga informacija, registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys, pavadinimas, juridinio asmens kodas), adresatas, antraštė, dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, dokumento rengėjo nuoroda.
99. Dokumento sudarytojo pavadinimas užsienio korespondentams siunčiamuose dokumentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba ir išdėstomas po lietuvių kalba parašytu dokumento sudarytojo pavadinimu.
100. Savivaldybės rengiami dokumentai gali būti papildyti šiais rekvizitais: specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, dokumento tvirtinimo žyma (kai tvirtinama mero, direktoriaus parašu), vizomis, dokumento paieškos nuoroda, dokumento rengėjo nuoroda, supažindinimo žyma.
101. Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų dokumentų (nuostatų, taisyklių, reglamentų, pareigybių aprašymų kitų dokumentų) rekvizitai yra: tvirtinimo žyma, dokumento pavadinimas, dokumento tekstas.
102. Tvirtinami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, taip pat gali būti nurodytas dokumento rengėjas.
103. Kai rengiamo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumente herbas nenaudojamas, o sudarytojų pavadinimai (jei reikia − kartu su įstaigos duomenimis) išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu bei atskiriami linija.
104. Savivaldybės teisės aktų (nutarimų, sprendimų, įsakymų, potvarkių) rekvizitai yra šie: Savivaldybės herbas, teisės aktą priimančio subjekto pavadinimas, teisės akto rūšies pavadinimas, teisės akto pavadinimas (antraštė), teisės akto priėmimo data, numeris, vieta teisės akto tekstas, teisės aktą pasirašančio subjekto (pasirašančių subjektų) pareigos, vardas (vardai), pavardė (pavardės), parašas (-ai).
105. Kai yra keli teisės akto sudarytojai, dokumente herbas nenaudojamas, o dokumento sudarytojų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
106. Savivaldybės teisės aktai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, gauto dokumento registracijos žyma, rezoliucija. Taip pat gali būti nurodytas dokumento rengėjas.
108. Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės. Po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide. Punktų pastraipos nenumeruojamos. Punkto papunkčiai žymimi arabiškais skaitmenimis ir numeruojami iš eilės. Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Po punkto ir papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu. Papunkčiai, kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai, pradedami didžiąja raide. Atskirai numeruoti papunkčiai gali būti vadinami punktais. Viso teisės akto punktų numeracija yra ištisinė.
109. Didesnės apimties teisės aktas gali būti skirstomas į skyrius ir (ar) skirsnius, prireikus skyriai ir skirsniai gali būti skirstomi į poskyrius ir poskirsnius. Teisės akto skyriai iš eilės žymimi paryškintais romėniškais skaitmenimis ir žodžiu didžiosiomis paryškintomis raidėmis (pvz., I SKYRIUS) eilutės centre. Skirsniai rašomi žodžiais išreikštais skaitmenimis įvardžiuotine forma didžiosiomis paryškintomis raidėmis (pvz., PIRMASIS SKIRSNIS) eilutės centre. Skyriai, skirsniai, poskyriai ir poskirsniai turi pavadinimus. Poskyriai ir poskirsniai nenumeruojami. Teisės akto skyrių ir skirsnių pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, atskiroje eilutėje centre po struktūrinės dalies numerio. Poskyrių ir poskirsnių pavadinimai rašomi mažosiomis paryškintomis raidėmis eilutės centre.
110. Savivaldybės teisės aktų projektai rengiami laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisės terminijos.
111. Savivaldybės teisės aktai rengiami vadovaujantis Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu bei Dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintoms Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu.
112. Tvirtinamuose dokumentuose parašo rekvizitas nerašomas, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, brėžiamu po tekstu ties jo viduriu.
113. Kitoms institucijoms, įstaigoms ar įmonėms siunčiami Savivaldybės teisės aktų (elektroninių dokumentų) ar jais patvirtintų kitų dokumentų patvirtinti nuorašai, o turintiems galimybę priimti elektroninius dokumentus – elektroniniai dokumentai.
114. Savivaldybės tarybos ar mero parengti ir Lietuvos Respublikos Vyriausybei teikiami teisės aktų projektai turi atitikti Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento reikalavimus.
115. Kai norminius teisės aktų projektus, susijusius su savivaldybių institucijų veikla, projektus rengia ir derina su savivaldybėmis ministerijos ir kitos Lietuvos Respublikos Vyriausybei atskaitingos viešojo administravimo institucijos, laikoma, kad meras ar jo įgaliotas asmuo nustatytu laiku nepareiškęs nuomonės dėl rengėjų prašomos informacijos, teisės akto projektui pritaria.
116. Kai norminius teisės aktų projektus, susijusius su savivaldybių institucijų veikla, projektus rengia ir derina su savivaldybėmis ministerijos ir kitos Lietuvos Respublikos Vyriausybei atskaitingos viešojo administravimo institucijos, meras ar jo įgaliotas asmuo privalo pateikti savo išvadas (jei jas būtina pateikti) dėl joms pateiktų teisės aktų projektų (išskyrus nurodytus šio punkto antrojoje pastraipoje) ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, o kai pateikiami didelės apimties teisės aktų projektai (10 ar daugiau puslapių) ar sudėtingi įstatymų projektai (nustatantys naują teisinį reguliavimą ar iš esmės jį keičiantys), – ne vėliau kaip per 15 darbo dienų, išskyrus atvejus, kai yra nustatytas kitoks išvadų (pastabų) pateikimo terminas.
Dėl Vyriausybės nutarimų projektų, kuriuose teikiamos Vyriausybės išvados dėl Seime svarstomų teisės aktų projektų, išvadas teikiantys subjektai savo išvadas privalo pateikti per 7 darbo dienas, išskyrus atvejus, kai yra nustatytas kitoks išvadų (pastabų) pateikimo terminas.
117. Jeigu išvadas teikiantis subjektas nustatytu laiku nepateikia išvadų, laikoma, kad jis teisės akto projektui pritaria.
118. Teisės aktų projektai su rengimo dokumentais (medžiaga), kuriems reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, vertintojui – administracijos Juridinio ir personalo skyriaus valstybės tarnautojams – pateikiami elektroniniu paštu. Vertinimas turi būti atliktas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo teisės akto projekto pateikimo. Apie atliktą teisės akto projekto antikorupcinį vertinimą rengėjas informuojamas elektroniniu paštu, jam pateikiama teisės akto projekto antikorupcinio vertinimo pažyma.
ANTRASIS SKIRSNIS
SAVIVALDYBĖS TARYBOS SPRENDIMŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASKELBIMAS, TEIKIMAS SVARSTYTI, PRIIMTŲ SPRENDIMŲ ĮFORMINIMAS IR PATEIKIMAS VYKDYTOJAMS
119. Šis reglamentas nustato struktūriniams padaliniams Savivaldybės tarybos sprendimų projektų (toliau – sprendimų projektas) rengimo, derinimo, paskelbimo ir teikimo Savivaldybės tarybai tvarką. Ji parengta vadovaujantis Savivaldybės tarybos veiklos reglamento, patvirtinto Savivaldybės tarybos 2015 m. kovo 17 d. sprendimu Nr. T-16 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės tarybos veikos reglamento patvirtinimo“ nuostatas (su visais pakeitimais).
120. Sprendimų projektai neturi prieštarauti galiojantiems įstatymams ir turi būti parengti laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių, teisės technikos bei parengti taisyklinga lietuvių kalba.
121. Rengiant sprendimo projektą, laikomasi šių reikalavimų:
121.3. tekstas turi būti dėstomas glaustai, logiškai ir aiškiai, be prieštaravimų. Teisės akto straipsnio ar punkto tekstas nekartojamas kituose straipsniuose ar punktuose. Pirmą kartą tekste minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus, kai įstatyme teikiamos nuorodos į Europos Sąjungos teisės aktus, jeigu jie nurodyti įstatymo priede;
121.4. nevartotini bendriniai kitų kalbų žodžiai, išskyrus kai kuriose srityse iš tradicijos vartojamus nelietuviškus žodžius ar jų junginius (dažniausiai lotyniškus). Prireikus kitos kalbos žodis (dažniausiai terminas) gali būti nurodomas skliaustuose greta lietuviškojo;
121.5. svetimžodžiai keičiami lietuviškais atitikmenimis, laikantis Svetimžodžių keitimo lietuviškais atitikmenimis tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. lapkričio 6 d. nutarimu Nr. 1340 „Dėl tarmių ir etninių vietovardžių išsaugojimo 2001–2010 metų programos ir Svetimžodžių keitimo lietuviškais atitikmenimis tvarkos aprašo patvirtinimo“, reikalavimų;
121.7. prireikus tekste galima vartoti termino trumpinį, kuris rašomas po termino skliaustuose neparyškintomis raidėmis;
121.8. teisės normos turi derėti tarpusavyje, žemesnės galios teisės aktai neturi prieštarauti aukštesnės galios teisės aktams;
122. Sprendimo projekto tekste nuorodų į teisės aktus pateikimas, teisinio pagrindo nurodymas preambulėje, priedų forminimas, sprendimo projekto įsigaliojimo nuostatų nurodymas, reikalavimai sprendimo projekto turiniui, sprendimo projektų keitimų ypatumai, forma ir struktūra nustatyti Teisės aktų rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“.
123. Sprendimo projekte virš pavadinimo, dešinėje lapo pusėje mažosiomis paryškintomis raidėmis rašomas žodis „Projektas“. Sprendimo projekte sprendimą pasirašančių subjektų vardas (vardai) ir pavardės nerašomos.
124. Sprendimų, kuriais tvirtinamos sutartys ar susitarimai, projektuose turi būti nurodytas struktūrinis padalinys, atsakingas už sutarties ar susitarimo vykdymą.
125. Sprendimų projektai kartu su jų rengimo dokumentais bei paaiškinamuoju raštu EDVS @ vilys pagalba teikiami derinti tokia eilės tvarka:
125.1. rengusiojo sprendimo projektą struktūrinio padalinio vadovui – dėl sprendimo projekto tikslo, teigiamų ir neigiamų pasekmių;
125.2. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui, jo įgaliotam skyriaus valstybės tarnautojui – dėl neprieštaravimo įstatymams bei atitikimo teisės technikos taisyklėms (netikrina ir nevertina faktinio projekto pagrindimo, projekto tikslingumo, naudingumo, ar tinkamai įvykdytos reikalingos procesinės teisės normos);
126. Sprendimų projektai derinami po pateikimo ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Sudėtingi sprendimų projektai, kuriais tvirtinamos taisyklės, sutartys, ataskaitos, finansinė atskaitomybė, įstatai, nuostatai, programos, reorganizavimo projektai ir kt., gali būti vizuoti po pateikimo per 3 darbo dienas.
129. Jeigu projektą derinantis asmuo parašo pastabą, rengėjas turi ją įvertinti ir, jei sutinka su pastaba, pataisyti tekstą (taip pat pataisoma elektroninė dokumento forma EDVS @vilys), gauti papildomas derinimus, pridėti trūkstamus dokumentus, atlikti kitus veiksmus.
130. Prie sprendimų projektų turi būti pridedama:
130.1. aiškinamasis raštas (3 priedas), kuriame turi būti privalomai nurodoma:
130.1.3. kokie šios srities teisės aktai tebegalioja ir kokius teisės aktus būtina pakeisti ar panaikinti, priėmus teikiamą Savivaldybės tarybos sprendimą;
130.1.5. sprendimo projekto autoriai (rengėjai), iniciatoriai: institucija, asmenys ar piliečių įgalioti atstovai bei priimto teisės akto nauda Savivaldybei;
130.1.7. administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams vertinimas (tik norminio pobūdžio projektams) Vyriausybės nustatyta tvarka:
130.1.7.1. ar projekte numatomi papildomi informaciniai įpareigojimai asmenims ar ūkio subjektams. Nurodyti numatomą jų poveikį.
130.1.7.2. ar projekte numatant papildomus informacinius įpareigojimus vieniems subjektams, jie mažės kitiems. Nurodyti numatomą poveikį.
130.1.8. galimos teigiamos ir neigiamos pasekmės priėmus siūlomą Savivaldybės tarybos sprendimą ir kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti;
130.1.9. būtina išvardyti visus prie sprendimo projekto pridedamus dokumentus (nurodant jų pavadinimą, datą, lapų ir egzempliorių, jeigu yra daugiau negu vienas, skaičių). Aiškinamasis raštas turi būti pasirašytas atitinkamo struktūrinio padalinio vadovo ar valstybės tarnautojo, rengusio sprendimo projektą, nekvalifikuotu elektroniniu parašu.
Sprendimo projekto rengimo dokumentai – sprendimo projekte minimų teisės aktų bei kitų dokumentų arba jų išrašų kopijos, reikiami skaičiavimai, išlaidų sąmatos, Savivaldybės institucijų, struktūrinių padalinių, įmonių, įstaigų, organizacijų, kuriose buvo nagrinėtas sprendimo projektas, atstovų pažymos, komisijų protokolai, pareiškimai, planai ir schemos, pasirašytos rengėjo ir kiti dokumentai (originalai arba įstatymų nustatyta tvarka patvirtintos jų kopijos).
130.2. Savivaldybės tarybos sprendimo projekto, kuriems teisės aktų nustatyta tvarka reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, antikorupcinio vertinimo pažyma, pasirašyta teisės akto projekto vertintojo (administracijos Juridinio ir personalo skyriaus valstybės tarnautojo) bei rengėjo. (Medžiaga vertinimui pateikiama 118 punkte nustatyta tvarka).
131. Jeigu sprendimo projekto svarstymas dėl tam tikrų priežasčių Savivaldybės tarybos posėdžio metu buvo atidėtas iki konkrečios datos, rengėjas, teikdamas pakartotinai kitam posėdžiui tą patį sprendimo projektą, aiškinamajame rašte privalo nurodyti, kodėl buvo atidėtas sprendimo projekto svarstymas, kas sprendimo projekte keista, taisyta, tobulinta.
132. Dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti dokumentai grąžinami rengėjams.
133. Visa rengimo medžiaga turi būti sudėta nuosekliai: sprendimo projektas, jo priedai, aiškinamasis raštas, kiti rengimo dokumentai (planai, komisijų protokolai, prašymai ir kita), kaip nurodyta aiškinamajame rašte.
134. Struktūrinių padalinių vadovai bei kiti sprendimų projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų, pataisytų ar papildytų ir teikiamų Savivaldybės tarybai svarstyti sprendimų projektų derinimą ir jų atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą.
135. Sprendimų projektus su jų rengimo dokumentais projektų rengėjai privalo teikti į EDVS @vilys. (Esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, teikiamas derinti sprendimo projekto su jo rengimo dokumentais popierinis variantas. Visas pastabas rašomos tame pačiame projekto egzemplioriuje, kitoje sprendimo projekto lapo pusėje pagal administracijos direktoriaus 2007 m. rugpjūčio 21 d. įsakymu Nr. I-562 nustatytą formą (4 priedas). Sprendimo projektą derinantys valstybės tarnautojai, nurodyti reglamento 125 punkte, turi uždeda spaudą su derinančio valstybės tarnautojo padalinio pavadinimu, pareigomis, vardu, pavarde, nurodo derinimo datą, pasirašo ir parašyti savo pastabas. Teikiamas derinti sprendimo projekto su jo rengimo dokumentais popieriniam variantui taikomi reglamento 126–130 punktų reikalavimai.
136. Jeigu sprendimų projektus rengia Savivaldybės tarybos nariai, sprendimo projektą su paaiškinamuoju raštu, kita rengimo medžiaga, parengtais vadovaujantis reglamento reikalavimais, teikia registruoti „vieno langelio“ principu dirbančiam specialistui bei elektroninius sprendimo projekto ir paaiškinamojo rašto variantus pateikia mero patarėjui.
137. Sprendimų projektų rengėjai sprendimų projektus pateikia mero patarėjui arba, jeigu pavesta administracijai, Bendrojo skyriaus vyriausiajam referentui, registruoti Savivaldybės tarybos sprendimų projektų registre.
138. Mero patarėjas arba jeigu pavesta administracijai, Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas, užregistruoja sprendimų projektus ir ne vėliau kaip artimiausią darbo dieną po registracijos skelbia rajono Savivaldybės interneto svetainėje skyriuje „Savivaldybės taryba“ skyrelyje „Savivaldybės tarybos sprendimų projektai“.
139. Sprendimų projektų paketas su aiškinamaisiais raštais tokia pat tvarka, kaip ir Savivaldybės tarybos nariams turi būti pateikiamas elektroniniu paštu ir Vyriausybės atstovui Utenos apskrityje.
140. Už Savivaldybės tarybos priimtų sprendimų įforminimą atsako mero patarėjas (ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas), o už protokolo sutvarkymą – posėdžio sekretorius. Jeigu Savivaldybės tarybos posėdyje svarstant sprendimo projektą pateikiama pastabų, papildymų ar pakeitimų, tai pataisymus sprendime įrašo mero patarėjas (ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas), įformindamas priimtus sprendimus.
141. Savivaldybės tarybos posėdyje priimtus sprendimus mero patarėjas (ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas) sutvarkytus ir teisingai įformintus teikia Savivaldybės merui, ar kitam pirmininkavusiam posėdžiui juos pasirašyti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po jų priėmimo bei pasirašytus įregistruoja EDVS @vilys atitinkamame registre. Norminius sprendimus teikia Teisės aktų registrui.
142. Mero patarėjas ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas kopijuotus sprendimus pateikia rengėjams ir vykdytojams ar perduoda „vieno langelio” principu dirbančiam specialistui pagal poreikį juos išsiųsti vykdytojams paštu ne vėliau kaip per darbo savaitę po posėdžio. Esant šalių (mero bei rengėjo) susitarimui, priimtų ir pasirašytų sprendimų skenuotos kopijos gali būti siunčiamos rengėjų (vykdytojų) pateiktais elektroniniais paštais ir traktuojama, kad sprendimų kopijos pateiktos.
143. Mero patarėjas (jeigu pavesta administracijai, Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas), suformavęs papildomą Savivaldybės tarybos posėdžio dokumentų bylos kopiją, pateikia „vieno langelio“ principu dirbančiam specialistui išsiųsti jį Vyriausybės atstovui Utenos apskrityje (jeigu rengiami elektroniniai dokumentai, suformuojama ir siunčiama elektroninė byla).
144. Mero patarėjas Savivaldybės tarybos sprendimų originalus bei visus jų rengimo dokumentus, taip pat Savivaldybės tarybos sprendimais patvirtintas ir šalių pasirašytas sutartis bei susitarimus, atitinkamai suformuotus į bylas, saugo 1 metus, po to perduoda juos Bendrojo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
145. Rengiant elektroninius sprendimų projektus, taikomos analogiškos reglamento ketvirtajame skirsnyje aprašytos procedūros, išskyrus derinimus, kuriems taikomos šio skirsnio nuostatos. Savivaldybės tarybos posėdyje priimtus sprendimus mero patarėjas teikia pasirašyti Savivaldybės merui ar kitam pirmininkavusiam posėdžiui kvalifikuotu elektroniniu parašu.
TREČIASIS SKIRSNIS
MERO POTVARKIŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, PASIRAŠYMAS, PASIRAŠYTŲ TVARKYMAS
146. Mero potvarkių projektai (toliau – potvarkio projektas) rengiami elektroniniai, laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei parengti taisyklinga lietuvių kalba, vadovaujantis šio reglamento III skyriaus pirmame skirsnyje, antro skirsnio 119–121 punktuose nustatytais reikalavimais, ir turi būti įkeliami į EDVS @vilys laikmenas kartu su skenuota projektų rengimo medžiaga.
147. Mero elektroninio potvarkio projekto (toliau – potvarkio projektas) turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti įsakymo projekto formą ir struktūrą: Savivaldybės herbas, teisės aktą priimančio subjekto pavadinimas, teisės akto rūšies pavadinimas, teisės akto pavadinimas (antraštė), teisės akto priėmimo data, numeris, vieta, teisės akto tekstas, teisės aktą pasirašančio subjekto vardas, pavardė), jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
148. Rašytiniams dokumentams prilygintų potvarkių projektų turinys turi būti parengtas taip, kad pasirašius potvarkio projektą bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo turinio nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.
149. Potvarkių projektai kartu su jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba teikiami derinti tokia eilės tvarka:
149.1. veiklos ir personalo klausimais:
149.1.1. rengusio potvarkio projektą struktūrinio padalinio vadovui – dėl potvarkio projekto tikslingumo, teigiamų ir neigiamų pasekmių (jei rengėjas – struktūrinio padalinio darbuotojas);
149.1.2. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui ar jo įgaliotam skyriaus valstybės tarnautojui – dėl neprieštaravimo įstatymams bei dėl atitikimo juridinės technikos taisyklėms;
149.2. atostogų ir komandiruočių klausimais potvarkių projektus rengiantis Juridinis ir personalo skyrius privalo juos derinti su rajono Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vyriausiuoju kalbos tvarkytoju dėl lietuvių kalbos reikalavimų ir skyriaus vedėju dėl atitikimo dokumentų rengimo taisyklėms.
151. Derinančiųjų pastabos turi būti tikslios, aiškios, konkrečios ir įskaitomos. Derindami dokumentų projektus, valstybės tarnautojai patvirtina, kad jie yra susipažinę su derinamais dokumentų projektais, jiems pritaria ir prisiima atsakomybę pagal kompetenciją.
153. Struktūrinių padalinių vadovai bei kiti potvarkių projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų ir teikiamų merui pasirašyti potvarkių projektų derinimą ir jų atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą.
154. Prie potvarkio projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti ir neatitinkantys šios tvarkos reikalavimų dokumentai grąžinami rengėjams.
155. Rengėjas rengdamas potvarkio projektą nurodo kam ir kiek siųsti pasirašytų potvarkių, jų priedų, planų, išrašų ir t. t. (ar potvarkių nuorašų, išrašų).
156. Teikiamo potvarkio projektą EDVS @vilys pagalba meras pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu, jam nesant pasirašo mero pavaduotojas.
157. Jeigu dėl pateikto potvarkio projekto meras turi pastabų, papildymų ar pakeitimų, EDVS @vilys pagalba jas pateikia rengėjui. Rengėjas pakartotinai taiso potvarkio projektą ir derina (rengėjas atsako už netikslumus ir klaidas).
158. Prie teikiamų pasirašyti potvarkių projektų pridedama:
158.1. potvarkio projekto rengimo dokumentai, t. y., projekte minimi teisės aktai, Savivaldybės administracijos dokumentai, išrašų patvirtintos kopijos, prašymai, pažymos ir kita;
158.2. prireikus gali būti pridedamas skenuotas aiškinamasis raštas, paaiškinantis parengto teisės akto projekto tikslą ir uždavinius, šiuo metu galiojančias ir naujas teisinio reguliavimo nuostatas, teigiamas ir galimas neigiamas priimto teisės akto pasekmes, kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti, suderinamumą su Lietuvos Respublikos įstatymais, nurodantis priimtam teisės aktui įgyvendinti reikalingus papildomus (priimti, pakeisti) teisės aktus, biudžeto lėšų poreikį teisės aktui įgyvendinti, teisės akto projekto rengimo metu gautus specialistų vertinimus ir išvadas.
Jei potvarkiu sprendžiami klausimai yra aiškūs, aiškinamasis raštas nepridedamas. Potvarkio projekto rengimo dokumentai – Savivaldybės dokumentai arba jų išrašų kopijos, reikiami skaičiavimai, išlaidų sąmatos ir kiti dokumentai (originalai arba patvirtintos jų kopijos).
159. Rengėjas, merui pasirašius potvarkio projektą, privalo pateikti potvarkio projekto rengimo medžiagą Bendrojo skyriaus referentui prieš užregistruojant potvarkį (jeigu rengiamas ne elektroninis potvarkio projektas).
160. Bendrojo skyriaus referentas mero pasirašytus potvarkius tą pačią, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną, registruoja EDVS @vilys pagal patvirtintą Dokumentų registrų sąrašą ir siunčia elektroninėmis priemonėmis rengėjo potvarkio projekte nurodytiems vykdytojams, rengėjams.
161. Atsižvelgiant į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas gali parengti ir atspausdinti potvarkio (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“.
162. Potvarkio nuorašą (išrašą) pateikia vykdytojams ar perduoda „vieno langelio” principu dirbančiam specialistui jį išsiųsti.
163. Bendrojo skyriaus referentas ne rečiau kaip kartą per mėnesį, suformavęs į bylą mero išleistų potvarkių veiklos klausimais elektroninius dokumentus (arba nuorašus, jei rengiami ne elektroniniai dokumentai) išsiunčia Vyriausybės atstovui Utenos apskrityje arba išsiųsti nuorašus pateikia „vieno langelio“ principu dirbančiam specialistui.
164. Mero potvarkių originalai (jei buvo) bei visi jų rengimo dokumentai, taip pat mero potvarkiais patvirtintos ir šalių pasirašytos sutartys (jeigu rengiami ne elektroniniai dokumentai), po vienerių metų pagal dokumentų tvarkymo reikalavimus suformuojami į bylas, kurios saugomos administracijos archyve Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
DIREKTORIAUS ĮSAKYMŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, PASIRAŠYMAS, PASIRAŠYTŲ TVARKYMAS
166. Direktoriaus įsakymų projektus (toliau – įsakymų projektas) administracijos veiklos klausimais rengia struktūrinių padalinių vadovai jų valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (darbuotojai).
167. Įsakymų projektus personalo, komandiruočių, atostogų klausimais rengia Juridinio ir personalo skyriaus atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.
168. Įsakymų projektai rengiami elektroniniai, laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei parengti taisyklinga lietuvių kalba, vadovaujantis šio reglamento III skyriaus pirmame skirsnyje, antro skirsnio 119–121 punktuose nustatytais reikalavimais, ir turi būti įkeliami į EDVS @vilys laikmenas kartu su skenuota projektų rengimo medžiaga.
169. Elektroninio įsakymo projekto (toliau – įsakymo projektas) turinys įforminamas pagal šio reglamento 147, 148 punktus.
170. Įsakymų projektų rengėjai (toliau – rengėjai) įsakymų projektus (jeigu rengiamas įsakymo pakitimo projektas, EDVS @vilys pagalba keičiamo įsakymo projektą rengėjas susieja su keičiamu įsakymu prieš teikdamas derinti) kartu su skenuotais rengimo dokumentais teikia derinti EDVS @vilys pagalba tokia eilės tvarka:
170.1. projektą rengusio struktūrinio padalinio vadovui – dėl įsakymo projekto tikslo, teigiamų ar neigiamų pasekmių;
170.2. Apskaitos skyriaus vedėjui (vyriausiajam buhalteriui) ar įgaliotam skyriaus valstybės tarnautojui – lėšų poreikio klausimais (jeigu įsakymo turinyje minimos lėšos);
170.3. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui ar įgaliotam skyriaus valstybės tarnautojui – dėl neprieštaravimo teisės aktams ir atitikimo juridinės technikos reikalavimams;
171. Įsakymų projektai derinami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Sudėtingesni įsakymų projektai, kuriais tvirtinamos taisyklės, nuostatai, įstatai, tvarkos ir kt., gali būti derinti per 3 darbo dienas. Derinant įvertinami ne tik įsakymų, bet ir jų priedų projektai.
172. Derindami įsakymų projektus, valstybės tarnautojai patvirtina, kad jie yra susipažinę su vizuojamais įsakymų projektais, jiems pritaria ir prisiima atsakomybę pagal kompetenciją.
173. Derinančiųjų pastabos turi būti tikslios, aiškios, konkrečios ir įskaitomos. Derindami dokumentų projektus, valstybės tarnautojai patvirtina, kad jie yra susipažinę su derinamais dokumentų projektais, jiems pritaria ir prisiima atsakomybę pagal kompetenciją.
175. Struktūrinių padalinių vadovai bei kiti įsakymų projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų ir teikiamų direktoriui pasirašyti įsakymų projektų derinimą ir jų atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą bei administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams vertinimą (tik norminio pobūdžio projektams) Vyriausybės nustatyta tvarka:
175.1. ar projekte numatomi papildomi informaciniai įpareigojimai asmenims ar ūkio subjektams? Nurodyti numatomą jų poveikį.
175.2. ar projekte numatant papildomus informacinius įpareigojimus vieniems subjektams, jie mažės kitiems? Nurodyti numatomą poveikį.
176. Prie įsakymo projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti ir neatitinkantys šios tvarkos reikalavimų dokumentai grąžinami rengėjams.
177. Teikiamo įsakymo projektą EDVS @vilys pagalba direktorius pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu, jam nesant – direktoriaus pavaduotojas.
178. Jeigu dėl pateikto įsakymo projekto direktorius turi pastabų, papildymų ar pakeitimų, EDVS @vilys pagalba jas pateikia rengėjui. Rengėjas pakartotinai taiso įsakymo projektą ir derina (rengėjas atsako už netikslumus ir klaidas).
179. Rengėjas rengdamas įsakymo projektą nurodo kam ir kiek siųsti pasirašytų įsakymų, jų priedų, planų, išrašų ir t. t. (arba nuorašų, išrašų).
180. Prie teikiamų pasirašyti įsakymų projektų pridedama:
180.1. įsakymo projekto rengimo dokumentai, t. y., įsakymo projekte minimi teisės aktai, Savivaldybės administracijos dokumentai, išrašų patvirtintos kopijos, prašymai, pažymos ir kita;
180.2. prireikus – aiškinamasis raštas, kuriame rengėjas nurodo parengto teisės akto projekto tikslą ir uždavinius, šiuo metu galiojančias ir naujas teisinio reguliavimo nuostatas, teigiamas ir galimas neigiamas priimto teisės akto pasekmes, kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti, suderinamumą su Lietuvos Respublikos įstatymais, priimtam teisės aktui įgyvendinti reikalingus papildomus (priimti, pakeisti) teisės aktus, biudžeto lėšų poreikį teisės aktui įgyvendinti, teisės akto projekto rengimo metu gautus specialistų vertinimus ir išvadas, teisės akto projekto autorius (rengėjus), teisės akto projekto iniciatorius: instituciją, asmenis ar piliečių įgaliotus atstovus bei priimto teisės akto naudą.
181. Rengėjas, direktoriui pasirašius įsakymo projektą, privalo pateikti įsakymo projekto rengimo medžiagą Bendrojo skyriaus referentui prieš užregistruojant įsakymą.
182. Bendrojo skyriaus referentas, gavęs iš rengėjo įsakymo projekto rengimo medžiagą, pasirašytus įsakymus tą pačią ar ne vėliau kitą darbo dieną registruoja EDVS @vilys pagal patvirtintą Dokumentų registrų sąrašą ir siunčia elektroninėmis priemonėmis rengėjo potvarkio projekte nurodytiems vykdytojams, rengėjams. Jeigu rengėjas įsakymo projekto rengimo medžiagos nepateikia, Bendrojo skyriaus referentas įsakymo neregistruoja, o apie dokumentų nepateikimą informuoja rengėją. Gautą įsakymo projekto rengimo medžiagą susega į atitinkamą Direktoriaus įsakymų veiklos organizavimo klausimais projektų ir jų lydimųjų dokumentų (įsakymų projektų, pažymų, raštų ir pan.) bylą.
183. Atsižvelgdamas į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus Bendrojo skyriaus referentas gali parengti ir atspausdinti įsakymo (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“. Įsakymo nuorašą (išrašą) pateikia vykdytojams ar perduoda „vieno langelio” principu dirbančiam specialistui jį išsiųsti paštu ar išskirstyti į korespondencijos skyrelius.
184. Bendrojo skyriaus referentas ne rečiau kaip kartą per mėnesį, suformavęs į bylą direktoriaus išleistų įsakymų veiklos klausimais elektroninius dokumentus (arba kopijas, jei rengiami ne elektroniniai dokumentai) išsiunčia Vyriausybės atstovui Utenos apskrityje arba kopijas pateikia „vieno langelio“ principu dirbančiam specialistui išsiųsti jas.
185. Sudaryti ir užregistruoti elektroniniai įsakymai sisteminami į elektronines bylas pagal Savivaldybės dokumentacijos planą. Elektroninių bylų sudarymas ir užbaigtų bylų tvarkymas nustatytas Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse.
186. Direktoriaus įsakymų originalus (jeigu rengiami ne elektroniniai dokumentai) bei visus jų rengimo dokumentus, taip pat direktoriaus įsakymais patvirtintas ir šalių pasirašytas sutartis bei susitarimus ar kitus dokumentus (segamus prie įsakymo) vienerius metus saugo administracijos Bendrojo skyriaus referentas, po to atitinkamai suformuotas bylas perduoda Bendrojo skyriaus archyvarui, kuris rengia bylas saugoti Lietuvos Respublikos teisės aktų ir šio reglamento nustatyta tvarka archyve.
PENKTASIS SKIRSNIS
TEISĖS AKTŲ VIEŠINIMAS IR JO PROCEDŪROS
187. Siekiant sužinoti visuomenės nuomonę apie atitinkamą problemą ir jos sprendimo būdus, geriau įvertinti numatomo teisinio reguliavimo teigiamas ir neigiamas pasekmes, jo įgyvendinimo sąnaudas, užtikrinti reguliavimo skaidrumą ir sudaryti visuomenei galimybę daryti įtaką tam tikro sprendimo turiniui, konsultuojamasi su visuomene skelbiant Savivaldybės tarybos sprendimų projektus internetiniame Savivaldybės tinklalapyje (toliau – internetinis tinklalapis).
188. Savivaldybės išleisti norminiai teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja kitą dieną po oficialaus paskelbimo Teisės aktų registre (toliau – TAR), jeigu pačiame teisės akte nenumatyta vėlesnė įsigaliojimo data. Teisės aktų ir jais patvirtintų teritorijų planavimo dokumentų skelbimo ir įsigaliojimo tvarka nustatyta Lietuvos Respublikos teritorijų planavimo įstatyme. Šie teisės aktai oficialiai skelbiami ir Savivaldybės interneto tinklalapiuose.
189. Savivaldybės priimti individualūs teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja jų pasirašymo dieną, jeigu pačiuose teisės aktuose nenustatyta vėlesnė jų įsigaliojimo data.
190. Teisės aktai, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos ar asmens duomenų, internetiniame tinklalapyje neskelbiami.
191. Pagal administracijos direktoriaus 2011 m. liepos 26 d. įsakymą Nr. I-417 „Dėl rajono Savivaldybės teisės aktų ir projektų skelbimo“ su pakeitimais internetiniame tinklalapyje yra neskelbtini direktoriaus įsakymai (veiklos klausimais), Savivaldybės tarybos sprendimų projektai ir sprendimai kuriuose:
192. Į TAR teisės aktų nustatyta tvarka teikiami norminiai teisės aktai:
193. Administracijos Juridinio ir personalo skyriaus valstybės tarnautojai, vizuodami teisės aktus, privalo daryti atitinkamas nuorodas:
193.1. neskelbtiniems Savivaldybės internetiniame tinklalapyje teisės aktams – „Neskelbti Savivaldybės tinklalapyje“;
194. Remdamasis atitinkamomis nuorodomis Bendrojo skyriaus referentas direktoriaus priimtus skelbtinus įsakymus teikia skelbti internetiniame tinklalapyje, o norminius – teikia į TAR. Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas (arba mero patarėjas) Savivaldybės tarybos sprendimų projektus bei priimtus sprendimus skelbia internetiniame tinklalapyje ir priimtus sprendimus teikia į TAR.
195. Administracijos Informacinių technologijų tarnybos vedėjas užtikrina Savivaldybės teisės aktų (Savivaldybės tarybos sprendimų projektų bei priimtų sprendimų ir direktoriaus įsakymų) skelbimą internetiniame tinklalapyje, o Bendrojo skyriaus vyriausiasis referentas (arba mero patarėjas) – Savivaldybės tarybos sprendimų TAR.
196. Teisės aktų rengėjai yra atsakingi už skelbtinų ir neskelbtinų bei teiktinų TAR teisės aktų atranką Savivaldybės administracijos Juridinio ir personalo skyriaus valstybės tarnautojų, vizuojančių teisės aktus, atostogų, ligos, komandiruočių metu ar kitais atvejais.
ŠEŠTASIS SKIRSNIS
REIKALAVIMAI KITIEMS RENGIAMIEMS DOKUMENTAMS
198. Kiti Savivaldybės institucijų veiklos dokumentai – dokumentai, kuriuose pateikiami su Savivaldybės institucijų veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai – 5 priedas, pažymos, aktai – 6–8 priedai, sutartys – 9–10 priedai, prašymai – 11 priedas, charakteristikos – 12 priedas, gyvenimo aprašymas 13 priedas), įforminami pagal Dokumentų rengimo taisyklių ir šio reglamento reikalavimus.
199. Šiame reglamente išskirti keli iš išvardintų dokumentų todėl, kad kai kuriems dokumentams rengti, įforminti bei tvarkyti yra specifinių reikalavimų, tai: 1) sutartys; 2) asmenų prašymai, pasiūlymai, skundai.
200. Sutartims sudaryti taikomos Lietuvos Respublikos civilinio kodekso normos, reglamentuojančios dvišalius ir daugiašalius sandorius, ir normos, reglamentuojančios bendruosius prievolių teisės klausimus, jeigu sutartinių santykių normos nenustato išimčių iš bendrųjų taisyklių, taip pat Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos koncesijų įstatymo ir kitų teisės aktų normos. Atskirų kategorijų sutarčių specialieji reikalavimai gali būti nustatyti ir kituose Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos koncesijų įstatymo ir kitų teisės aktų normos. Atskirų kategorijų sutarčių specialieji reikalavimai gali būti nustatyti ir kituose Lietuvos Respublikos teisės aktuose, o taip pat užsienio valstybių ar tarptautinės teisės normomis, jei sutartys sudaromos su užsienio valstybių institucijomis ir sutartyje numatoma, kad sutarčiai taikomos tarptautinės teisės ar užsienio valstybės teisės normos.
201. Visų kategorijų sutarčių, susitarimų (toliau – sutartys), sudaromų Savivaldybėje, kurių viena iš šalių Savivaldybė arba administracija, reikalingų Savivaldybės funkcijoms vykdyti, parengimą, pasirašymą, kontrolę (išskyrus darbo sutartis), taip pat kriterijus ir atvejus, kuriems esant reikalingas išankstinis Savivaldybės tarybos pritarimas prieš pasirašant sutartis ar nustatant sutarčių reikalavimus, nustato Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašas (toliau – sutarčių aprašas), patvirtintas Savivaldybės tarybos 2012 m. kovo 2 d. sprendimu T-49 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašo patvirtinimo“.
202. Sutarčių projektus rengia Savivaldybės tarybos komitetai, Savivaldybės tarybos nariai, meras, jo pavaduotojas, direktorius, jo pavaduotojas, administracijos struktūrinio padalinio, su kurio funkcijomis ir kompetencija susijęs sutarties dalykas, valstybės tarnautojas ar valstybės tarnautojas, neįeinantis į struktūrinį padalinį, tam tikslui sukurtos darbo grupės ir komisijos (toliau – rengėjas). Sutarties projektą gali pateikti ir šalis, su kuria bus pasirašoma sutartis, tuo atveju sutarčiai yra taikomi Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių aprašo reikalavimai.
203. Parengtų sutarčių projektai teikiami derinti, pasirašyti, o pasirašytos elektroniniu parašu teikiamos registruoti EDVS @vilys pagalba vadovaujantis Naujai sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo bei galiojančių sutarčių perkėlimo į Elektroninę dokumentų valdymo sistemą @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašymu, patvirtintu direktoriaus 2015 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-849 „Dėl naujai sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo bei galiojančių sutarčių perkėlimo į elektroninę dokumentų valdymo sistemą @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašymo patvirtinimo“.
204. Sutartis rengėjai pateikia užregistruoti specialistui, dirbančiam „vieno langelio“ principu, išskyrus turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus, kuriuos registruoja Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus specialistas.
205. Teikiant sutarčių projektus derinti ir pasirašyti, prie jų turi būti pridedami visi sutarties priedai (skenuoti, jei jie pasirašyti atsakingų asmenų), jei reikalinga – ir dokumentai, pagrindžiantys sutarties sudarymo būtinumą bei pagrindą Kiekviename sutarties priede nurodomas sutarties, prie kurios pridedamas priedas, pavadinimas, sudarymo data bei numeris. Apie kiekvieną prie sutarties pridedamą priedą nurodoma pačioje sutartyje.
206. Sutartis privalomai turi būti teikiama derinti Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių apraše nustatyta tvarka su:
206.1. administracijos Apskaitos skyriaus vedėju (įgaliotu valstybės tarnautoju) (jeigu Savivaldybė yra mokėtoja);
206.2. atsakingais už sutarties parengimą bei vykdymą Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių vedėjais;
206.3. administracijos Juridinio ir personalo skyriaus vedėju ar vyriausiuoju specialistu (dėl sutarties atitikimo Lietuvos Respublikos įstatymams. Derinimas nereikalingas valstybės ar savivaldybių institucijų teisės aktais patvirtintoms pavyzdinėms sutartims). Kai dėl atitinkamų priežasčių pavyzdinės sutartys keičiamos ir sudaromi papildomi susitarimai prie sutarčių, Juridinio ir personalo skyriaus vedėjo ar vyriausiojo specialisto suderinimas reikalingas. Juridiniam ir personalo skyriui sutartys teikiamos derinti ne vėliau nei likus 3 darbo dienoms iki sutarties pasirašymo dienos;
207. Gavęs sutarties projektą, derintojas įvertina dokumento projektą ir rengėjui pateikia išvadą – pritarimą arba pastabas ir pasiūlymus. Derintojas gali pavesti atitinkamos srities savo struktūrinio padalinio specialistui įvertinti dokumento projektą ir pateikti pastabų ir pasiūlymų.
208. Tuo atveju, kai projekto derinimo metu turima pastabų, derintojas surašo jas EDVS @vilys pagalba, o rengėjas:
208.1. jei buvo gauta pastabų ir pasiūlymų ir į jas buvo atsižvelgta, tačiau atlikti patikslinimai pagal kompetenciją aktualūs tik vienam derintojui, siunčia tik tam, kuris pateikė pastabų ir pasiūlymų;
208.2. jei buvo gauta pastabų ir pasiūlymų ir į jas buvo atsižvelgta, rengėjo atlikti dokumento projekto patikslinimai aktualūs visiems derintojams ar iš esmės keičia dokumento projekto nuostatas, siunčia visiems derintojams;
209. Gavęs pakartotinai derinti patikslintą dokumento projektą, derintojas rengėjui pateikia galutinę išvadą – pritarimą arba pastabas ir pasiūlymus.
210. Suderintas sutarties projektas teikiamas pasirašyti EDVS @vilys pagalba asmeniui, kurio parašas turi teisinę galią bei šio asmens pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu perduodamas registruoti specialistui, dirbančiam „vieno langelio“ principu (išskyrus Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyrius registruojamus dokumentus, nurodytus 204 punkte).
211. Specialistas, dirbantis „vieno langelio“ principu, išspausdina sutarties projekto bei jo priedų popierinį variantą iš EDVS @vilys dviem egzemplioriais ir teikia pasirašyti asmeniui, kurio parašas turi teisinę galią.
212. Pasirašius popierinį sutarties variantą, ji registruojama EDVS @vilys atitinkamame dokumentų registre tą pačią dieną. Pasirašyta ir užregistruota sutartis perduodama rengėjui. Rengėjas privalo sutarties egzempliorius išsiųsti su lydraščiu kitai šaliai pasirašyti (sutartys, papildomi susitarimai, jų pakeitimai turi būti užregistruoti. Rengėjas, prieš teikdamas derinti sutartis, papildomus susitarimus, jų pakeitimus privalo EDVS @vilys pagalba susieti).
213. Taisymai ir (ar) braukymai sutartyje neleidžiami, išimtiniais atvejais tai turi būti aptarta (pasirašyta) abiejų sutarties šalių.
214. Viešųjų pirkimų sutarčių atitiktį viešojo pirkimo sąlygoms tikrina ir sudaromų sutarčių projektus derina asmuo, rengęs ar inicijavęs viešąjį pirkimą, ar viešojo pirkimo komisijos pirmininkas, ar pirkimo organizatorius.
215. Pasirašyti sutartį galima tik nustatyta tvarka surinkus visus derinimus. Kai dėl sutarties projekto yra pateiktos derinusių asmenų pastabos, pasirašantis subjektas pats priima sprendimą ar pasirašyti sutartį atsižvelgus į pastabas, ar ne. Pasirašius sutarties popierinį variantą, parašas patvirtinamas atitinkamu antspaudu.
216. Sutartis įgalioti asmenys (šalių atstovai) pasirašo paskutiniame lape ir jų parašai patvirtinami antspaudu, taip pat pasirašomi ir sutarties ar susitarimo priedai.
217. Abi sutartį pasirašančios šalys gauna po 1 sutarties pasirašytą originalą. Bendrajame skyriuje lieka pasirašytos sutarties originalas, o kopiją pasiima sutarties rengėjas. Rengėjas, pagal būtiną poreikį laikinai paėmęs sutarties originalą, po jos įvykdymo grąžina specialistui, dirbančiam „vieno langelio“ principu.
219. Už sutarties tinkamą vykdymą atsakingas sutartyje nurodytas asmuo, jei jis nenurodytas – sutarties rengėjas (sutarties sudarymo organizatorius) bei jo tiesioginis vadovas.
220. Sutartį patvirtinęs ar pasirašęs asmuo gali įpareigoti kontroliuoti sutarties vykdymą kitą struktūrinį padalinį ar į padalinį neįeinantį valstybės tarnautoją ar darbuotoją, dirbantį pagal darbo sutartį.
221. Už sutarčių finansinės dalies vykdymą atsako atitinkamus mokėjimus vykdantis struktūrinis padalinys, tai yra administracijos Finansų ar Apskaitos skyriai.
222. Subjektai, kontroliuojantys sutarčių vykdymą, privalo pranešti asmenims, pasirašiusiems sutartis, apie jų vykdymo nesklandumus ir problemas.
223. Sutarčių vykdymo kontrolė pasibaigia:
224. Bendrajame skyriuje sutarčių ir susitarimų originalai saugomi tol, kol EDVS @vilyje nėra sutarties ar susitarimo rengėjo atžymos apie jų vykdymo baigtį, vėliau jie suformuojami į bylą ir paliekami saugoti pagal Dokumentacijos plane numatytą atitinkamą laikotarpį Bendrojo skyriaus archyve.
225. Struktūriniuose padaliniuose, kurie yra atsakingi už Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais ir direktoriaus įsakymais patvirtintų sutarčių ir susitarimų vykdymą, gali būti saugomos šių sutarčių ir susitarimų kopijos su kartu segamais dokumentais, pagrindžiančiais sutarties vykdymo eigą. Sutarčių kopijos į Bendrojo skyriaus archyvą saugoti neperduodamos.
226. Darbo sutartis registruoja ir saugo Juridinio ir personalo skyriaus įgaliotas specialistas, viešųjų darbų – seniūnijų specialistai, visiškos materialinės atsakomybės sutartis – Bendrojo skyriaus specialistas.
227. Asmenų prašymų, pasiūlymų, skundų priėmimo ir nagrinėjimo tvarką administracijoje reglamentuoja Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymas, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimas Nr.875 „Dėl asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo Zarasų rajono savivaldybės administracijoje taisyklės, patvirtintos direktoriaus 2015 m. lapkričio 30 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-802 „Dėl asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo Zarasų rajono savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ su pakeitimais, Savivaldybės vadovybės šiais klausimais išleisti ir kiti teisės aktai.
228. Pareiškėjo arba jo atstovo elektroninių duomenų pavidalu sudarytas ir elektroniniu būdu pateiktas elektroniniu parašu pasirašytas prašymas ar skundas, pasiūlymas registruojamas, tvarkomas ir įtraukiamas į apskaitą pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisykles. Gavus neatpažįstamo formato elektroninį dokumentą ar elektroninį dokumentą, kurio neįmanoma atidaryti ir apdoroti EDVS @vilys pagalba ar naudojamomis informacinių technologijų priemonėmis, apie tai pranešama pareiškėjui. Specialistas, dirbantis „vieno langelio“ principu, dėl to kreipiasi į pareiškėją, jei iš pateiktos informacijos yra galimybė nustatyti jo kontaktinius duomenis.
229. Reikiami prašymų ir kitų dokumentų formų pavyzdžiai dėl Savivaldybės administracijos teikiamų administracinių paslaugų yra pateikiami Savivaldybės internetiniame tinklalapyje www.zarasai.lt, skyriuje „Paslaugos“ arba konsultuojant juos asmenims pateikia administracijos specialistas, dirbantis „vieno langelio“ principu arba tiesiogiai tas paslaugas teikiantis darbuotojas.
230. Internetinės svetainės lankytojams sudarytos sąlygos pateikti Savivaldybės reguliavimo srities klausimus, gauti į juos atsakymus bei perskaityti atsakymus į kitų asmenų užduotus ir jau atsakytus klausimus, kurie publikuojami Savivaldybės internetinės svetainės skyriuje „Klausimai-atsakymai“. Šį svetainės skyrelį administruoja Informacinių technologijų tarnyba.
231. Klausimai, pateikti elektroniniu būdu, turi būti parašyti valstybine kalba, aiškiai išdėstytos mintys, pasirašyti, nurodant vardą, pavardę, elektroninio pašto adresą.
232. Internetinėje svetainėje gautus klausimus Informacinių technologijų tarnybos darbuotojas registruoja EDVS @vilys, teikia administracijos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui, kuris nukreipia administracijos padalinio darbuotojui arba įstaigai pagal veiklos sritį ir kompetenciją.
233. Ne vėliau kaip per 20 darbo dienų į pateiktus klausimus vykdytojai parengia atsakymus, juos pateikia Informacinių technologijų tarnybai, o ji publikuoja interneto svetainės skyrelyje „Klausimai-atsakymai“ ar informuoja asmenis elektroniniu paštu.
234. Atsakymai į grasinančius, įžeidžiančius bei necenzūrine kalba parašytus klausimus nėra teikiami ir šie klausimai nepublikuojami.
236. Jei pateiktą klausimą nagrinėti nėra Savivaldybės kompetencija, jis privalo būti persiųstas per 5 d. d. tam subjektui, kurio kompetencija yra nagrinėti pateiktą klausimą).
237. Į Savivaldybės tarybą asmuo gali pateikti peticiją (kreipimąsi) raštu arba elektroniniu būdu. Jame gali būti reikalaujama ar siūloma spręsti tokius klausimus:
238. Kreipimasis pateikiamas raštu arba elektroniniu būdu ir jame turi būti nurodyta:
239. Kiekvienas kreipimasis turi būti pareiškėjo pasirašytas. Tais atvejais, kai pareiškėjas dėl fizinių trūkumų pats negali pasirašyti, kreipimąsi už pareiškėją pasirašo kitas asmuo, nurodydamas savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, asmens kodą. Kreipimasis, pateiktas elektroniniu būdu, privalo būti pasirašytas elektroniniu parašu.
240. Prie kreipimosi gali būti pridėti įvairūs dokumentai ar jų kopijos, siūlomo teisės akto projektas ir kita medžiaga.
241. Peticijų komisija, sudaryta Savivaldybės tarybos 2015 m. rugpjūčio 14 d. sprendimu Nr. T-171 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės peticijų komisijos sudarymo“ su pakeitimais, teikia savo išvadas ir pasiūlymus Savivaldybės tarybai dėl peticijoje išdėstytų reikalavimų tenkinimo. Išnagrinėjus peticiją Savivaldybės taryboje, apie priimtus sprendimus komisijos pirmininkas per 10 darbo dienų raštu praneša pareiškėjui ar jo atstovui apie priimtus sprendimus ir apie tai paskelbia Savivaldybės internetiniame tinklalapyje.
IV SKYRIUS
DOKUMENTŲ PASIRAŠYMAS IR ANTSPAUDŲ NAUDOJIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ PASIRAŠYMAS
242. Parašas yra privalomas kiekvieno dokumento rekvizitas. Jis suteikia dokumentui juridinę galią. Parašas reiškia, kad dokumentą pasirašęs atsakingas vadovas, valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, atsako už dokumento teisėtumą ir jo turinį, dokumento atitikimą teisės aktams.
243. Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje.
244. Kai dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.:
L. e. direktoriaus pareigas (parašas) (vardas, pavardė)
245. Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kita), tai nurodoma parašo rekvizite, pvz.:
Savivaldybės mero pavaduotojas,
pavaduojantis Savivaldybės merą (parašas) (vardas, pavardė)
arba
Personalo skyriaus vyriausiasis specialistas,
atliekantis skyriaus vedėjo funkcijas (parašas) (vardas, pavardė)
246. Kai tipografiniu būdu pagamintoje teisės aktu patvirtintoje dokumento formoje įforminamą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė neatitinka formoje įrašytų, po jais rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.:
Viršininkas Vardas Pavardauskas
Viršininko pavaduotojas (parašas) Vardas Pavardaitis
247. Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kai dokumento sudarytojai (kelių įstaigų vadovai) yra keli, pasirašoma ar tvirtinama tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.
248. Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
249. Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančių asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji. Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jie pasirašo po komisijos narių. Komisijos narių ar kitų kviestųjų asmenų pavardės rašomos abėcėlės tvarka.
Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Komisijos sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Nariai
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys
250. Siunčiamo popierinio dokumento pasirašomas siunčiamas egzempliorius, įstaigoje liekantis egzempliorius vizuojamas dokumento rengėjo.
251. Jei siunčiamas dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius.
253. Atsakymą į struktūriniam padaliniui adresuotą raštą pagal kompetenciją gali pasirašyti to padalinio vadovas.
254. Tarnybinius pranešimus, pažymas ir kitus informacinio arba analitinio pobūdžio vidaus dokumentus gali pasirašyti vykdytojas, jeigu tuose dokumentuose nagrinėjami veiklos klausimai priklauso to darbuotojo kompetencijai.
255. Sprendimą dėl mero išrinkimo pasirašo apygardos rinkimų komisijos pirmininkas, pirmininkavęs pirmajam Savivaldybės tarybos posėdžiui.
256. Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus ir Savivaldybės tarybos sprendimus privalo pasirašyti tam posėdžiui pirmininkavęs meras, jo nesant – mero pavaduotojas ar kitas Savivaldybės tarybos narys. Protokolus turi pasirašyti ir Savivaldybės tarybos sekretorius, o jeigu jo nėra – mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas arba direktoriaus (kai yra gautas mero pritarimas) paskirtas valstybės tarnautojas arba darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.
257. Kitus protokolus pasirašo jį surašęs asmuo ir posėdžio (susirinkimo) pirmininkas, o jei jis nėra renkamas,– kolegialaus juridinio asmens organo pirmininkas. Protokolas turi būti surašytas ir pasirašytas per steigimo dokumentuose arba įstatymuose nustatytą terminą, tačiau visais atvejais terminas negali būti ilgesnis nei 30 dienų nuo posėdžio (susirinkimo) dienos.
258. Savivaldybės tarybos sprendimą posėdžio pirmininkas turi pasirašyti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po jo priėmimo.
259. Dokumentai turėtų būti pasirašomi tik mėlynų ar violetinių spalvų rašikliais. Dokumentų skiltis, kuriose reikia pasirašyti, reikėtų išdėstyti tokiose lapo vietose, kuriose būtų patogu pasirašyti (jos neturėtų būti žurnalo susiuvimo vietoje ir pan.).
260. Įstaigos sukurti elektroniniai dokumentai, kai juos turi pasirašyti įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo, turi būti pasirašomi saugiu elektroniniu parašu, sukurtu saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintu galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, jeigu teisės aktai nenumato kitaip.
ANTRASIS SKIRSNIS
ANTSPAUDAS IR JO NAUDOJIMAS
262. Antspaudo paskirtis – patvirtinti dokumento autentiškumą, suteikti dokumentui juridinių galių. Antspaudas – svarbus dokumento garantas, juo tvirtinami visi dokumentai, kuriems neužtenka vien parašo.
263. Jei įstaigos dokumentų formos parengtos pagal teisės aktą, nustatantį reikalavimą dokumentą tvirtinti antspaudu, toks reikalavimas yra teisėtas ir antspaudas turi būti dedamas nuoroda „A.V.“ pažymėtoje vietoje. O dokumentuose likusi nuoroda „A.V.“ suponuotų ne pareigą toje vietoje dėti antspaudą, bet rodytų vietą, kur būtų dedamas antspaudas, jei šalys susitartų dėl jo naudojimo. Antspaudo nebuvimas esant tam tikroms sąlygoms gali sukelti teisines pasekmes dokumentą surašiusiam asmeniui.
264. Antspaudas galimas ant dokumentų, kurie yra įpareigojimas kitam asmeniui, t. y. ant sutikimų, susitarimų, ketinimų, protokolų, sutarčių.
265. Savivaldybės herbinis antspaudas gali būti naudojamas dokumentuose, kurie turi būti specialiai paliudyti:
266. Antspaudų rekvizitai turi atitikti įstatymų, Vyriausybės nutarimų, Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimų, kitų teisės aktų bei lietuvių kalbos rašybos ir skyrybos taisyklių reikalavimus. Savivaldybės institucijos, įstaigos pavadinimas herbiniame antspaude, dokumentų blanke ir iškaboje turi sutapti.
267. Draudžiama naudoti vienodus antspaudus, t.y., tokius, kurių rekvizitai visiškai sutampa, o jei naudojamasi keliais apvaliais antspaudais, jie turi būti sunumeruoti skirtingais skaičiais ar turėti kitų skiriamųjų požymių.
268. Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašo rekvizite, tvirtinimo ir tikrumo žymose turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus, tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.
Pvz.:
Administracijos direktorius (parašas) (vardas ir pavardė)
arba
TVIRTINU
Rajono Savivaldybės
administracijos direktorius
(parašas)
(vardas ir pavardė)
(data)
269. Jei teisės aktų nustatytais atvejais tikrumo žymoje turi būti antspaudas, dokumentų kopijos ir nuorašai, išrašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas. Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumas tvirtinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka.
270. Išsiunčiamų Savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, direktoriaus įsakymų kopijos tvirtinamos administracijos struktūrinio padalinio – Bendrojo skyriaus antspaudu, struktūrinių padalinių įsakymų kopijos –struktūrinio padalinio antspaudu.
271. Herbinių antspaudų naudojimo reikalavimus nustato Lietuvos Respublikos valstybės herbo, kitų herbų ir herbinių ženklų įstatymas ar Savivaldybės tarybos sprendimu patvirtinta Savivaldybės herbinio antspaudo naudojimo tvarka.
272. Seniūnai turi herbinius antspaudus su Vyčiu ir su gyvenamosios vietovės, kurioje yra seniūnijos buveinė, ar Savivaldybės herbu.
273. Bet kokios kitos formos spaudai nėra laikomi antspaudu ir negali būti naudojami oficialiems įstaigos dokumentams patvirtinti, o atlieka tik informacinę funkciją. Informacinio pobūdžio spaudų skaičius įstaigoje nėra ribojamas.
274. Nors teisės aktai nereglamentuoja, kokios spalvos rašalas turi būti naudojamas dedant antspaudą, tačiau antspaudui rekomenduotina naudoti mėlyną ar violetinį rašalą, nes esant juodam rašalui sunku atskirti ar tai originalus dokumentas, ar dokumento kopija.
V SKYRIUS
SAVIVALDYBĖS VADOVŲ PAVEDIMŲ (VIDAUS UŽDUOČIŲ) VYKDYMO KONTROLĖ
276. Direktorius per direktoriaus pavaduotoją, struktūrinių padalinių, Savivaldybės įstaigų vadovus užtikrina, kad valstybės ir kitų institucijų bei įstaigų pavedimai būtų deramai ir laiku įvykdyti. Pavedimų kontrolė turi būti sisteminga.
277. Savivaldybės administracijos įsakymų, mero potvarkių apskaitą tvarko ir pavedimų, adresuotų raštu Savivaldybės vadovybei bei vidaus teisės aktais pateiktų užduočių vykdymo kontrolę vykdo Bendrasis skyrius EDVS @vilys pagalba.
278. Pavedimų vykdymo terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais arba individualiais pavedimų vykdymo terminais, kurių įvykdymo data nurodyta dokumento tekste ar rezoliucijoje.
279. Pavedimo vykdymo terminas skaičiuojamas darbo ar kalendorinėmis dienomis arba iki nurodytos kalendorinės datos, iki kurios pavedimai turi būti įvykdyti. Pavedimo vykdymo terminas gali būti nurodomas dokumento tekste ar rezoliucijoje.
280. Jei pavedimams vykdyti terminai nenustatyti Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais arba individualiais pavedimų vykdymo terminais, pavedimai turi būti įvykdyti per 10 darbo dienų nuo jo užregistravimo Bendrajame skyriuje dienos, skubūs pavedimai – per 5 darbo dienas.
281. Lietuvos Respublikos Seimo komitetų rekomendacijos ir pasiūlymai išnagrinėjami, į Seimo nario arba jų grupės paklausimus (klausimus), Seimo nario kreipimąsi, taip pat jo persiųstus rinkėjų pasiūlymus, pareiškimus ir skundus bei į valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų, organizacijų bei fizinių asmenų raštus atsakoma teisės aktų nustatyta tvarka ir terminais.
282. Pavedimų, adresuotų Savivaldybės vadovybei ar administracijai, vykdymo terminai skaičiuojami tokia tvarka:
282.1. nuo Savivaldybės teisės akto (Savivaldybės tarybos sprendimo, mero potvarkio, direktoriaus įsakymo) įsigaliojimo dienos;
283. Vidaus užduotis vykdyti gali būti pavedama Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, direktoriaus įsakymais bei Savivaldybės vadovybės ar struktūrinių padalinių vadovų rezoliucijomis bei kitais dokumentais (pasitarimų protokolai, tiesioginiai direktoriaus pavedimai ir t. t.).
284. Prireikus atskiriems teisės aktams įgyvendinti, direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos darbo grupės, komisijos.
285. Už kiekvieno struktūriniam padaliniui duoto pavedimo įgyvendinimą atsakingi jų vadovai ar jų atsakingais paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Jie privalo įgyvendinti teisės aktų nuostatas ir kontroliuoti, kaip teisės aktų reikalavimai vykdomi struktūriniame padalinyje bei, prireikus, teikti pasiūlymus dėl atitinkamų teisės aktų pakeitimo ar papildymo, naujų pavedimų skyrimo arba darbų koordinavimo.
286. Pagal užduočių kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:
286.1.1. nekontroliuojamosios užduotys – tai užduotys, kurių vykdymas sprendžiamas vykdytojo nuožiūra, baigiamos EDVS „@vilys“ automatiškai užregistravus atsakymą (siunčiamąjį dokumentą) arba įrašius užduoties įvykdymo rezultatą, kai užduoties vykdymas nereikalauja parengti dokumentą. Jei nekontroliuojama užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai užrašo ant gauto popierinio dokumento paskutinio lapo (virš apatinės paraštės), pasirašo ir nurodo datą bei įveda EDVS „@vilys“ dokumento įvykdymo nuorodą. Šios užduotys vykdomos EDVS „@vilys“ teisės aktuose šiai dokumento rūšiai nustatytu įvykdymo terminu;
286.2. paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurios vykdytoją įpareigoja nustatytu terminu atlikti Savivaldybės vadovybės užduotį ir apie jos įvykdymą informuoti vadovą. Šių užduočių vykdymo kontrolė baigiama EDVS „@vilys“ automatiškai užregistravus parengtą atsakymą (siunčiamąjį dokumentą), kurį pasirašė užduotį suformavęs vadovas (meras, mero pavaduotojas, direktorius ar direktoriaus pavaduotojas) bei susiejus užduotį su parengtu dokumentu ir įrašius užduoties įvykdymo rezultatą arba įrašius užduoties įvykdymo rezultatą, kai vykdant užduotį nerengiamas dokumentas.
287. Savivaldybės vadovybė ypatingos kontrolės tipą gali nustatyti ir kitų dokumentų vykdymo užduotims.
288. Jei dėl svarbių priežasčių negalima laiku įvykdyti pavedimo, nustatytas terminas gali būti pratęstas. Tai atlieka institucija ar Savivaldybės vadovybė, kuri tą terminą nustatė:
288.1. kai nustatytu laiku negali būti įvykdytas Lietuvos Respublikos valdžios institucijų rašytinis pavedimas, Savivaldybės administravimo subjektas, kuriam buvo adresuota, ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki pavedimo įvykdymo termino pabaigos pagal kompetenciją parengia pavedimą davusiai institucijai motyvuotą prašymą pratęsti terminą. Institucija turi teisę nustatyti kitą pavedimo įvykdymo terminą, tačiau, jei su pateiktu motyvuotu prašymu nesutinka, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku;
288.2. kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės vadovybės užduotis, Savivaldybės struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki užduoties įvykdymo termino pabaigos, pateikia rezoliucijos autoriui nustatytos formos pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti šį terminą EDV @vilys pagalba. Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku;
288.3. kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės vadovybės skubi užduotis, Savivaldybės struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 1 darbo dieną iki užduoties įvykdymo termino pabaigos pateikia rezoliucijos autoriui nustatytos formos pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti terminą EDV @vilys pagalba. Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku.
289. Jei vienoje rezoliucijoje nustatytos atskiros užduotys skirtingiems vykdytojams, jiems formuojamos atskiros užduotys.
290. Jei dokumento rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai, atsakingas už jį vykdytojas (jis rezoliucijoje įrašomas pirmasis) privalo organizuoti pavedimo vykdymą. Kiti vykdytojai yra taip pat atsakingi už užduoties įvykdymą nustatytu laiku ir atsakingojo vykdytojo reikalavimu informaciją sprendžiamu klausimu pagal savo kompetenciją pateikia likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki užduoties įvykdymo termino pabaigos. Jei užduoties įvykdymo terminas trumpesnis ir dokumente ar rezoliucijoje nenurodyta kitaip, informacija turi būti pateikiama nedelsiant. Struktūrinis padalinys, rengiantis atsakymą, tarnybiniu raštu gali prašyti kitų struktūrinių padalinių, kuriems nepavesta vykdyti užduotį, kad jie pateiktų nuomonę ar informaciją pagal kompetenciją. Tokio prašymo pateikimas nepratęsia užduoties įvykdymo termino.
Vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo apie tai pažymėti EDVS @vilys. Užduotis laikoma įvykdyta, kai išspręsti visi joje iškelti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės. Jei pavedimas įvykdomas netinkamai, visa medžiaga nustatyta tvarka grąžinama tobulinti, tačiau pavedimo įvykdymo terminas paprastai nepratęsiamas.
291. Struktūrinių padalinių vadovams ir darbuotojams dokumentai vykdyti ar susipažinti Savivaldybės vadovybės pateikiami per EDVS @vilys.
292. Savivaldybės vadovų rezoliucijų pagrindu suformuotos užduoties atsakingas vykdytojas yra atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas. Jis užduotis pavaldiems darbuotojams įveda EDVS @vilys ir kontroliuoja jų vykdymo eigą.
293. Užduotį, suformuotą Savivaldybės tarybos sprendimuose, mero potvarkiuose ar mero pasitarimų metu, EDVS @vilys įveda vyriausiasis referentas (Bendrojo skyriaus darbuotojas).
Mero užduotys po pasitarimų įvedamos ne vėliau kaip kitą darbo dieną po teisės akto ar protokolo pasirašymo.
294. Direktorius įsakymuose ar administracijos pasitarimuose suformuotas savo užduotis (rezoliucijas) įveda į EDVS @vilys ir perduoda vykdytojams.
295. Dokumentų vykdymo eigą kontroliuoja ir informaciją apie tai teikia šie valstybės tarnautojai ir darbuotojai:
295.3. gautų dokumentų užduotis bei juose duotų pavedimų (vadovybės rezoliucijomis) vykdymą –specialistas, dirbantis „vieno langelio” principu;
295.4. asmenų prašymų, pasiūlymų, skundų nagrinėjimo terminus – specialistas, dirbantis „vieno langelio” principu;
296. Likus ne mažiau kaip 2 ar 3 darbo dienoms iki Bendrojo skyriaus kontroliuojamo pavedimo įvykdymo pabaigos, Bendrojo skyriaus darbuotojas, atsakingas už užduočių vykdymo kontrolę, primena vykdytojui, kad artėja pavedimo įvykdymo terminas ir sužino apie pavedimo įvykdymo nustatytu laiku galimybę.
VI SKYRIUS
DOKUMENTŲ TVARKYMAS, APSKAITA IR SAUGOJIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
DOKUMENTACIJOS PLANO RENGIMAS
298. Savivaldybės veiklos dokumentams tvarkyti ir valdyti parengiamas kalendorinių metų dokumentacijos planas.
299. Savivaldybės institucijų dokumentacijos planas rengiamas, derinamas ir tvirtinamas teisės aktų ir šio reglamento nustatyta tvarka.
300. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus 2 mėnesiams iki naujų kalendorinių metų pradžios. Dokumentacijos plane bylos, į kurias bus segami dokumentai, surašomos pagal Savivaldybei nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų (dokumentų) sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar jų darbuotojai.
301. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas.
302. Mero ir administracijos veiklos bendrą dokumentacijos planą sudaro ir administruoja (tvarko ir per metus papildo) ir patvirtinto einamųjų kalendorinių metų dokumentacijos plano įgyvendinimo priežiūrą vykdo Bendrasis skyrius. Papildymų sąrašas derinamas ir tvirtinimas kartu su ateinančių kalendorinių metų dokumentacijos planu.
303. Struktūriniai padaliniai iki einamųjų metų spalio 1 d. privalo pateikti Bendrajam skyriui bylų, kurias ketina sudaryti ateinančiais metais, sąrašą ir informaciją apie tas bylas, kurių į planą nebereikia įtraukti.
304. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal dokumentacijos planą vadovaujantis bendraisiais bylų sudarymo principais:
304.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų, patvirtintų ar gautų per vienus kalendorinius metus Savivaldybės tarybos, jos komitetų, mero, administracijos, struktūrinių padalinių veikloje, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu.
304.2. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšis, temas, sudarytojus, saugojimo terminus, pasirenkant vieną ar kelis požymius:
305. Tvarkomos Savivaldybės veiklos užbaigtos bylos (dokumentai), sudaromi jų apskaitos dokumentai praėjus vieniems metams po jų užbaigimo, vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis. Jie naudojami ir saugomi laikantis Zarasų rajono savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašo reikalavimų.
306. Tie struktūriniai padaliniai, kurių nuolat ir ilgai saugomų bylų susidaro nedaug ir jų apskaitą veda Bendrasis skyrius (Apskaitos, Archyvų, Centralizuotas vidaus audito, Investicijų ir plėtros, Juridinis ir personalo, Viešosios tvarkos skyriai, Informacinių technologijų tarnyba, jaunimo reikalų koordinatorius, Savivaldybės tarybos, mero) paruoštas (pagal taisykles susiūtas) bylas saugoti iki kovo 1 d. perduoda Bendrojo skyriaus archyvarui įrašyti jas į atitinkamų apyrašų tęsinius.
ANTRASIS SKIRSNIS
BYLŲ SUDARYMAS
307. Dokumentai per kalendorinius metus į dokumentacijos plane numatytas bylas dedami laikantis šių reikalavimų:
307.1. dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę;
307.2. bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant popierinių dokumentų bylos segtuvo ar aplanko. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė, paantraštė (jei yra) ir bylos indeksas nurodomi ant aplankų ar dėžučių, kuriose laikomi nurodytieji dokumentai;
307.4. jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas nustatyta tvarka užregistruojamas ir jo įvykdymui „@vilyje“ parašoma rezoliucija ir/ar pavedimas, o vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas dokumento originalas ir anksčiau gautos dokumento kopijos ar dokumento skaitmeninės kopijos pirmas lapas su jį gavusios įstaigos padarytais įrašais (jei jie neperrašomi ant gauto dokumento originalo);
307.5. dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei tai dokumentų rūšiai nenustatyta kita sisteminimo tvarka;
307.7. priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą;
307.8. į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga, struktūriniuose padaliniuose parengti leidiniai, susiję su jų atliekamomis funkcijomis;
307.10. dokumentai, tiesiogiai susiję su konkrečiu darbuotoju per jo darbo įstaigoje laikotarpį, jų kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas.
Jei į bylų apyrašą įrašyta darbuotojo asmens byla yra tęsiama ir papildoma naujais dokumentais, bylų apyrašo pastabų skiltyje įrašoma „Byla tęsiama“, pasirašoma ir nurodoma data.
307.12. dokumentų registrus sudarant EDVS @vilys pagalba, turi būti užtikrintas registro įrašų autentiškumas, patikimumas, nustatytos prieigos prie registrų kontrolės priemonės. Sudarant registrus šiuo būdu, gali būti naudojamos tokios priemonės, kurios leistų identifikuoti dokumentą užregistravusį asmenį ir užtikrintų dokumento registravimo įrodomąją (teisinę) galią.
308. Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų kovo 1 dienos pagal dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus, struktūrinių padalinių atsakingi darbuotojai suvestus bylų sudarymo suvestinius duomenis pateikia Bendrojo skyriaus archyvarui. Pastarasis suvestinius duomenis įrašo dokumentacijos plano ir dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, 8 skiltyje (EAIS).
TREČIASIS SKIRSNIS
UŽBAIGTŲ BYLŲ TVARKYMAS
311. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką.
312. Dokumentai į ilgai ir nuolat saugomas bylas dedami chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei šiai dokumentų kategorijai nenustatyta kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio Savivaldybėje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.
313. Popierinių dokumentų bylų lapai sunumeruojami grafitiniu pieštuku arba numeratoriumi, lapo numeris įrašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe, neliečiant teksto.
314. Byloje esančių dokumentų lapai numeruojami iš eilės. Bylos vidaus apyrašas numeruojamas atskirai, antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas nenumeruojami.
315. Užbaigtų trumpai saugomų dokumentų bylų lapai paprastai nenumeruojami.
Jei tokia byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis kitoms įstaigoms, bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.
316. Ilgai ir nuolat saugomos bylos baigiamos tvarkyti įforminimu: rašomas bylos antraštinis ir baigiamasis įrašai.
317. Užbaigtoms trumpai saugomoms byloms antraštinio lapo galima nerašyti, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo ar aplanko.
318. Jei trumpai saugomai bylai buvo priskirtos dokumentų skaitmeninės kopijos ir jos į įstaigos apskaitą buvo įtrauktos ir tvarkytos informacinių technologijų priemonėmis, taip pat elektroninių dokumentų, vaizdo ir garso dokumentų užbaigtos bylos pasibaigus kalendoriniams metams sutvarkomos ir aprašomos laikantis Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro nustatytų tvarkų.
319. Už sudarytų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai atsako administracijos padalinių darbuotojai, atsakingi už tų bylų (dokumentų) sudarymą. Direktorius paskiria ar įgalioja paskirti administracijos padalinio vadovą už bylų sutvarkymą atsakingus valstybės tarnautojus ar darbuotojus.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
BYLŲ APSKAITOS TVARKYMAS, SAUGOJIMAS
321. Įstaigos užbaigtų bylų apskaitai užtikrinti turi būti nustatyti užbaigtų bylų apskaitos dokumentai bei paskirti už jų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai (toliau – už apskaitą atsakingas darbuotojas).
322. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo, jei kiti teisės aktai nenustato kitokių terminų.
323. Savivaldybės institucijų, administracijos ir jos padalinių (skyrių, tarnybų, seniūnijų) metų dokumentacijos planai ir jų apskaitos dokumentai (apyrašai) rengiami ir teikiami derinti archyvo Utenos filialui kartu su to laikotarpio pažyma apie veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą EAIS pagalba.
324. Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą susideda iš dviejų dalių:
324.1. pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys (funkcijos), administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo.
324.2. antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
325. Užbaigtų bylų ir perimtų saugoti dokumentų apskaitos, dokumentų vertės ekspertizės atlikimo, dokumentų saugojimo tvarkos bei reikalavimai tam nustatyti Lietuvos Respublikos archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ patvirtintose Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės) bei Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse.
PENKTASIS SKIRSNIS
TURIMO DOKUMENTŲ FONDO NAUDOJIMAS
326. Fiziniai ir juridiniai asmenys turi teisę naudotis administracijos ir struktūrinių padalinių dokumentų fondo dokumentais, išskyrus tuos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai. Prie šių dokumentų asmenys turi teisę prieiti tų įstatymų nustatyta tvarka.
327. Asmuo, norintis susipažinti su dokumentais, turi kreiptis į administracijos struktūrinius padalinius, kurie šiuos dokumentus saugo, pateikdamas rašytinį prašymą. Prašyme nurodo, kokią informaciją ar dokumentą pageidauja gauti, savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą (jeigu pareiškėjas yra fizinis asmuo) arba pavadinimą, kodą, buveinės adresą (jeigu pareiškėjas yra juridinis asmuo) ir duomenis ryšiui palaikyti. Jeigu dėl informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, nurodoma atstovo vardas, pavardė, adresas, atstovavimą liudijantis dokumentas bei pareiškėjas, kurio vardu jis kreipiasi. Prašymo pateikimo forma paskelbta interneto svetainėje skyrelyje Paslaugos ir Elektroninių valdžios vartų puslapyje.
328. Asmuo, prašydamas išduoti privačią informaciją apie save, prašyme turi nurodyti savo duomenis. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijantį dokumentą.
329. Žodiniai prašymai telefonu arba pareiškėjui atvykus į Savivaldybę gali būti pateikiami tais atvejais, kai pareiškėjas pageidauja gauti informaciją žodžiu arba susipažinti su dokumentu, neprašydamas to dokumento kopijos, kai informaciją galima pateikti tuoj pat, nepažeidžiant įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytos tvarkos.
330. Asmuo gali susipažinti su dokumentais, prie kurių priėjimas neribojamas, dokumentų saugotojo, t.y., archyvaro ar kito šią funkciją atliekančio darbuotojo kabinete, arba naudodamasis saugotojo užtikrinama teisėta prieiga prie saugomų elektroninių dokumentų elektroninių ryšių priemonėmis.
332. Asmeniui, paėmusiam susipažinti dokumentus, draudžiama:
333. Administracijos struktūriniai padaliniai, remdamiesi saugomų dokumentų informacija, besikreipiančioms įstaigoms ar fiziniams asmenims gali išduoti pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus juridiniams faktams patvirtinti (apie pajamas, darbo stažą, šeimos sudėtį ir pan.), nepažeisdami Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimų.
335. Esant dokumentų poėmiui, ir trumpo saugojimo paimamose bylose dokumentai turi būti susegti (susiūti), sunumeruoti ir įrašytas bylos baigiamasis įrašas. Juridiniams ir fiziniams asmenims teisės aktų nustatyta tvarka išduodant saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) surašomas dokumentų poėmio aktas (8 priedas).
336. Jei administracijos darbuotojas į kurį kreipiamasi, atsisako pateikti asmens nurodytus dokumentus, jis turi raštu paaiškinti atsisakymo priežastis ir galimybę šį atsisakymą apskųsti įstatymų nustatyta tvarka.
337. Priėjimas prie fondo dokumentų, kuriuose yra informacijos apie asmens privatų gyvenimą, taip pat prie susistemintų asmens duomenų rinkmenų ribojamas 30 metų po to asmens mirties, o jei asmens mirties data nenustatyta,– 100 metų nuo to asmens gimimo. Jeigu nenustatyta nei asmens gimimo, nei mirties data, šis priėjimas ribojamas 70 metų nuo dokumentų sudarymo, išskyrus atvejus, kai taikomi teisės aktų nustatyti terminai.
338. Priėjimas prie blogos fizinės būklės dokumentų gali būti ribojamas tol, kol bus pataisyta tokių dokumentų būklė ar pagamintos jų atsarginės kopijos.
339. EAIS esančius duomenis jų valdytojas, tvarkytojai ar jų darbuotojai, siekdami asmeninės naudos ar interesų, neturi naudotis informacija ar ją atskleisti, jei tokia informacija nėra viešai paskelbta ir jiems tapo prieinama ar žinoma vykdant oficialias pareigas.
340. EAIS valdytojas – direktorius ir jo įsakymu paskirti kompiuterinės sistemos vartotojai (tvarkytojai) padaliniuose atsako už šioje sistemoje saugomų asmens duomenų saugą ir pagal kompetenciją privalo įgyvendinti tinkamas organizacines ir technines priemones, apsaugančias asmens duomenis nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, pakeitimo, atskleidimo, taip pat nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo.
341. Savivaldybės administracijos dokumentų fondui priklausančius dokumentus galima laikinai perduoti naudotis teismams ir ikiteisminio tyrimo įstaigoms, surašant dokumentų poėmio protokolą teisės aktų nustatyta tvarka. Už jų fizinę būklę ir jų grąžinimą dokumentų saugotojui teisės norminių aktų nustatytais ar perdavimo dokumente nurodytais terminais teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako juos laikinai perėmę naudotis juridiniai ar fiziniai asmenys.
ŠEŠTASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ SU JUOSE ESANČIOS INFORMACIJOS APRIBOJIMAIS ADMINISTRAVIMAS IR NAUDOJIMAS
343. Dokumentų naudojimo apribojimai gali būti nustatyti (viešo/vidaus naudojimo dokumentas) vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais.
344. Dokumento naudojimo apribojimus nustato:
344.1. gautiems dokumentams – direktoriaus įsakymu įgaliotas Bendrojo skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį (pagal Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimus ir gauto dokumento turinį);
344.2. Savivaldybės teisės aktų projektams – teisės akto rengėjas ir Juridinio ir personalo skyriaus atstovas, vizuojantis teisės aktą;
344.3. Savivaldybės teisės aktams – teisės akto (dokumento) sudarytojas (Savivaldybės taryba, direktorius);
345. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjo įsakymu ar viza, pagal motyvuotus administracijos padalinių vadovų prašymus, gali būti nustatomas peržiūros apribojimas visiems gaunamiesiems tam tikros rūšies dokumentams (pvz., teismo procesiniams dokumentams ar jų dalims, įvaikinimo dokumentams, administracinėms byloms, kitiems dokumentams).
347. Dokumento naudojimo apribojimus EDVS „@vilys“ pažymi: Savivaldybės teisės aktų projektams ir teisės aktams – mero patarėjas ar kitas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, registruojantis ir tvarkantis rajono Savivaldybės tarybos sprendimų projektus, priimtus sprendimus ir Bendrojo skyriaus referentas, registruojantis ir tvarkantis mero potvarkius, direktoriaus įsakymus.
348. Duomenų subjektams (fiziniams asmenims) siunčiami ar pateikiami spausdintiniai rašytiniai informacinio pobūdžio pranešimai apie suteiktas paslaugas, prievoles, sutarčių vykdymą, sąskaitos, darbdavio darbuotojui skirti atsiskaitymo lapeliai, teisės aktai, turintys asmens duomenų, privalo būti pateikiami uždaru pavidalu, ant kurio gali būti tik pašto paslaugoms būtina informacija, ir tokių pranešimų turinys gali būti matomas tik fiziniam asmeniui, kuriam adresuojamas pranešimas, ar jo sutikimu trečiajam asmeniui, atidarius ar išpakavus pateiktą pranešimą. Šios nuostatos netaikomos, jeigu minėti pranešimai įteikiami asmens duomenų subjektams asmeniškai ir konfidencialiai.
349. Direktorius įsakymu paskiria už įslaptintos informacijos apsaugą atsakingą asmenį (toliau – atsakingas asmuo), organizuojantį ir įgyvendinantį rajono Savivaldybės administracijoje įslaptintos informacijos administravimą, apsaugą ir kontrolę, nustato jo kompetenciją ir atsakomybę.
350. Atsakingas asmuo įslaptintos informacijos administravimo srityje:
350.2. atrenka įslaptintą informaciją naikinti, išslaptinti arba pratęsti tokios informacijos įslaptinimo terminą;
350.4. informuoja paslapčių subjektus apie įslaptintos informacijos slaptumo žymų keitimą, išslaptinimą ar įslaptinimo termino pratęsimą;
350.5. paslapčių subjekto vadovo ar jo įgalioto asmens sprendimu supažindina kitų paslapčių subjektų įgaliotus asmenis su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“ ar „Konfidencialiai“;
350.8. užtikrina, kad su įslaptinta informacija susipažintų tik atitinkamus leidimus dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija ar teisę dirbti arba susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, turintys asmenys ir būtų griežtai laikomasi principo „Būtina žinoti“;
351. Direktorius įsakymu paskiria ir asmenis, atsakingus už įslaptintos informacijos apsaugą personalo patikimumo užtikrinimo, informacijos fizinės apsaugos srityje.
352. Įslaptinti dokumentai administruojami Lietuvos Respublikos įstatymų, kitų teisės aktų bei direktoriaus priimtų teisės aktų nustatyta tvarka.
353. Direktorius turi teisę paskirti atsakingą asmenį ar administracijos padalinį ir už duomenų tvarkymo administracijoje apsaugą.
354. Įslaptinti dokumentai rengiami ir įforminami, administruojami Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
355. Įslaptinti ir konfidencialūs siunčiamieji dokumentai registruojami ir išsiunčiami Bendrajame skyriuje šiai dokumentų kategorijai nustatyta tvarka ir šis reglamentas taikomas tiek, kiek jis neprieštarauja kitais teisės aktais nustatytai dokumentų registravimo tvarkai.
356. Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartį, turi laikytis konfidencialumo principo ir laikyti paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino vykdydami savo pareigas.
357. Direktoriaus pavedimu su saugiaisiais dokumentais ir saugiųjų dokumentų blankais susijusius jų rengimo, apskaitos ir naudojimo procesus administruoja Bendrojo skyriaus vedėjas, o už Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų formų parengimą gaminti, apskaitą ir jų naudojimą, atsakingi visų administracijos padalinių vadovai, kuriems pagal savo padalinio veiklos funkcijas atsirastų poreikis atlikti nurodytas procedūras.
358. Rajono Savivaldybės kompiuterinių sistemų saugumo užtikrinimą reglamentuoja direktoriaus įsakymu patvirtinta Duomenų apsaugos rajono savivaldybės informacinėse sistemose tvarka.
359. Duomenų, saugomų personalinio kompiuterio kaupikliuose, saugumu ir atsarginiu kopijavimu rūpinasi pats personalinio kompiuterio vartotojas. Kopijas daro pats kompiuterio vartotojas ir tokios kompiuterinės magnetinės duomenų laikmenos turi būti saugomos seife. Jas užpildęs vartotojas pats atsako už jų saugumą. Šių kompiuterinių magnetinių duomenų laikmenų negalima išnešti iš rajono Savivaldybės administracijos pastato.
360. Svarbius dokumentus, parengtus „Microsoft Office“ programomis, vartotojas turėtų išsaugoti su slaptažodžiais. Vartotojui draudžiama bet kokiu būdu perduoti duomenis asmenims, neturintiems teisės jais naudotis. Vartotojas bet kokiu atveju neturi niekam sakyti savo slaptažodžio. Už veiksmus, atliktus kompiuterinėje sistemoje, naudojantis vartotojo identifikatoriumi ir slaptažodžiu, atsako pats vartotojas.
SEPTINTASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ ATIDAVIMAS SAUGOTI VALSTYBĖS ARCHYVUI
362. Nuolat saugomi veiklos dokumentai administracijos struktūrinių padalinių archyvuose gali būti saugomi iki 20 metų nuo dokumentų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį dokumentai turi būti perduoti saugoti archyvo Utenos filialui.
363. Dokumentai, prie kurių prieinama specialiosios įrangos priemonėmis (vaizdo ir garso dokumentai perduodami per 10 metų nuo jų sukūrimo.
364. Kartu su dokumentais perduodami apyrašai, įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas. Su dokumentais gali būti perduodamos ir turimos jų atsarginės kopijos bei informacijos paieškos priemonės.
365. Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse. Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.
366. Dokumentus perduodantys administracijos struktūrinių padalinių už šią darbo sritį atsakingi darbuotojai turi:
366.2. patikrinti pagal apyrašus numatomų perduoti dokumentų kiekį, būklę, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą, o patikrinimo rezultatus ir išvadas įforminti pažymoje;
366.3. pašalinti nustatytus trūkumus, patikslinti aprašymo ir apskaitos duomenis, jei nustatoma, kad jie netikslūs;
366.4. surašyti nerastų dokumentų aktą, jei atlikus detalią paiešką nustatoma, kad į apyrašus įrašytų apskaitos vienetų nėra;
367. Dokumentų perdavimas archyvo Utenos filialui įforminamas aktu kuris surašomas dviem egzemplioriais (7 priedas).
368. Dokumentų perdavimo aktas tvirtinamas ir registruojamas po to, kai jis pasirašomas įgaliotų perduodančios įstaigos ir archyvo Utenos filialo darbuotojų.
369. Už dokumentų perdavimą archyvo Utenos filialui teisės aktų nustatyta tvarka atsako dokumentus perduodančios įstaigos, t. y., administracijos ar jos struktūrinio padalinio vadovas.
370. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Perdavimo taisyklės) nustatyti savivaldybės ilgai ir nuolat saugomų veiklos elektroninių dokumentų perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimai.
371. Perdavimo taisyklėse nustatyta, kad elektroniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo elektroninių bylų užbaigimo metų ir turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų arba su juo suderintų elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimus. Taisyklėse nustatyta perdavimo paketo struktūra, elektroninių dokumentų perdavimo derinimo, perdavimo ir elektroninių dokumentų priėmimo valstybės archyve procedūros bei veiksmai, taip pat aptarti elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus būdai.
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
372. Zarasų savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamentas parengtas vadovaujantis reglamento tvirtinimo metu galiojančiais Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitais galiojančiais teisės aktais, Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, direktoriaus įsakymais, reglamentuojančiais veiklos dokumentų valdymą, kita metodine literatūra (literatūros sąrašas – 18 priedas).
373. 14–17 prieduose pateikiamos kai kurios specifinių dokumentų rengimo taisyklės (mandagumo raiška atskiruose dokumentuose, telefonų, adresų, elektroninių laiškų rašymo rekomendacijos).
374. Elektroniniams dokumentams taikomos bendros įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytos dokumentų valdymo, priėjimo prie dokumentų ir jų naudojimo nuostatos.