LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVŲ KOMPETENCIJOS SRITYJE SUDAROMŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINŲ RODYKLĖS PATVIRTINIMO
2024 m. spalio 29 d. Nr. VE-57
Vilnius
1. T v i r t i n u Valstybės archyvų kompetencijos srityje sudaromų dokumentų saugojimo terminų rodyklę (pridedama).
2. N u s t a t a u, kad:
2.1. Valstybės archyvų kompetencijos srityje sudaromų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje (toliau – Rodyklė) nustatyti dokumentų saugojimo terminai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, kurių saugojimo procesas tęsiasi.
2.2. Valstybės archyvų veiklos dokumentai, sudaryti vykdant vidaus administravimo funkcijas, saugomi Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintoje Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje nustatytą laiką.
2.3. Valstybės archyvas, atsižvelgdamas į savo ir kitų susijusių asmenų prievoles ir interesus, gali pratęsti Rodyklėje nustatytus dokumentų saugojimo terminus.
2.4. Pasibaigus Rodyklėje nustatytiems minimaliems saugojimo terminams, teisės aktų nustatyta tvarka atrenkami naikinti gali būti tik tie dokumentai, kurie jau nėra aktualūs valstybės archyvo veiklos procesams.
3. Į g a l i o j u valstybės archyvus, atsižvelgiant į dokumentuose užfiksuotos informacijos išliekamąją vertę, spręsti, kurie valstybės archyvo konkretūs dokumentai turi būti saugomi nuolat. Valstybės archyvo sudaryti nuolat saugomi dokumentai saugomi juos sudariusiame valstybės archyve.
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2024 m. spalio 29 d. įsakymu Nr. VE-57
VALSTYBĖS ARCHYVŲ KOMPETENCIJOS SRITYJE SUDAROMŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINŲ RODYKLĖ
| Punktas |
Dokumentai |
Saugojimo terminas |
| 1 |
2 |
3 |
| 1. |
DOKUMENTŲ APSKAITOS IR SAUGOJIMO DOKUMENTAI |
|
| 1.1. |
Perimtų dokumentų apskaitos žurnalai |
nuolat |
| 1.2. |
Dokumentų perdavimo sutartys, dokumentų perdavimo aktai ir su jais pateiktos archyvams perduodamų dokumentų patikrinimo pažymos ir kt. |
nuolat |
| 1.3. |
Fondų registras |
nuolat |
| 1.4. |
Fondų lapai |
nuolat |
| 1.5. |
Pasikeitimų fonduose apskaitos žurnalas |
1 m. (nuo pakeitimo) |
| 1.6. |
Fondų, apskaitos vienetų numerių pakeitimo rodyklės |
nuolat |
| 1.7. |
Dokumentų saugykloje paieškos dokumentai (topografinės kortelės ar kt.) |
1 m. (nuo pakeitimo) |
| 1.8. |
Pažymos apie fondus ir jų papildymus |
nuolat |
| 1.9. |
Bylų apyrašai |
nuolat |
| 1.10. |
Bylų apyrašų apskaitos žurnalai (sąrašai) |
10 m. (nuo pakeitimo) |
| 1.11. |
Mikrofilmų apskaitos žurnalai |
nuolat |
| 1.12. |
Mikrofilmuotų dokumentų aprašai |
nuolat |
| 1.13. |
Mikrofilmuotų fondų sąrašai (registrai) |
nuolat |
| 1.14. |
Fondų tvarkymo (pertvarkymo), mikrofilmų, dokumentų (bylų) fizinės būklės ir kiekio patikrinimo, klaidų apskaitos dokumentuose taisymo ir kiti aktai, kurių pagrindu keičiami apskaitos dokumentai ar duomenys |
nuolat |
| 2. |
DOKUMENTŲ IŠSAUGOJIMĄ UŽTIKRINANČIŲ PRIEMONIŲ ĮGYVENDINIMO DOKUMENTAI |
|
| 2.1. |
Užsakymai įrišti, restauruoti, kopijuoti (skaitmeninti) dokumentus (bylas), užsakymų vykdymo lapai |
1 m. (nuo visų dokumentų (bylų) grąžinimo) |
| 2.2. |
Dokumentų (bylų) perdavimo įrišti, restauruoti, kopijuoti (skaitmeninti) ir jų grąžinimo žurnalai |
1 m. (nuo visų dokumentų (bylų) grąžinimo) |
| 2.3. |
Dokumentų (bylų) restauravimo ar (ir) įrišimo pasai |
nuolat |
| 2.4. |
Vaizdo ir (ar) garso dokumentų fizinės būklės patikrinimo, atliktų techninių darbų žurnalai |
nuolat |
| 2.5. |
Dokumentų, prie kurių priėjimas ribojamas dėl jų blogos fizinės būklės, apskaitos žurnalai |
1 m. (nuo paskutinio įrašo žurnale) |
| 2.6. |
Saugyklų mikroklimato parametrų fiksavimo dokumentai |
1 m. |
| 3. |
PRIEIGOS PRIE DOKUMENTŲ UŽTIKRINIMO IR NAUDOJIMO DOKUMENTAI |
|
| 3.1. |
Skaitytojų, archyvo darbuotojų užsakymai dokumentams (byloms) ir mikrofilmams gauti |
1 m. |
| 3.2. |
Mikrofilmų, dokumentų (bylų) išdavimo ir grąžinimo žurnalai |
1 m. (nuo visų mikrofilmų, dokumentų (bylų) grąžinimo) |
| 3.3. |
Prašymai susipažinti su archyve saugomais dokumentais |
1 m. |
| 3.4. |
Skaitytojų prašymai pagaminti dokumentų kopijas |
1 m. |
| 3.5. |
Prašymai išduoti pažymas, kitus dokumentus juridiniams faktams patvirtinti ir jų nagrinėjimo dokumentai |
5 m. |
| 3.6. |
Skaitmenintų fondų, dokumentų (bylų) apskaitos dokumentai (sąrašai ar kt.) |
10 m. (nuo apskaitos dokumentų pakeitimo) |
| 3.7. |
Sutartys dėl Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų komercinio naudojimo sąlygų |
nuolat |
| 3.8. |
Susirašinėjimo su fiziniais ir (ar) juridiniais asmenimis informacijos apie archyve saugomus dokumentus paieškos klausimais dokumentai |
5 m. |
| 3.9. |
Valstybės archyvų teikiamų mokamų paslaugų sutartys |
10 m. (nuo sutarties galiojimo pabaigos) |
| 3.10. |
Dokumentų laikino perdavimo naudotis aktai |
1 m. (nuo visų dokumentų (bylų) grąžinimo) |
| 4. |
DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMO IR NAUDOJIMO REIKALAVIMŲ ĮGYVENDINIMO PRIEŽIŪROS DOKUMENTAI |
|
| 4.1. |
Suderinti dokumentacijos planai, dokumentacijos planų papildymų sąrašai |
3 m. (nuo tais metais sudarytų visų bylų apyrašų, naikinimo aktų, kitų apskaitos dokumentų suderinimo) |
| 4.2. |
Suderinti bylų apyrašų sąrašai |
3 m. (nuo pakeitimo) |
| 4.3. |
Suderinti nuolat saugomų bylų apyrašai (tęsiniai) |
iki šių dokumentų perdavimo archyvui |
| 4.4. |
Pažymos apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą |
iki pažymos apie fondą ar jo papildymą sudarymo |
| 4.5. |
Suderinti dokumentų naikinimo aktai |
10 m. |
| 4.6. |
Vaizdo ir (ar) garso dokumentų techninių duomenų žurnalai |
pagal dokumentų, kurių duomenys įrašyti į žurnalą, saugojimo terminus |
| 4.7. |
Suderintų dokumentų apskaitos žurnalai |
1 m. |
| 4.8. |
Dokumentus archyvui perduodančių įstaigų pateikti nepataisomai sugadintų ar kitaip prarastų nuolat saugomų dokumentų aktai |
nuolat |
| 4.9. |
Dokumentus archyvui perduodančių įstaigų dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo patikrinimo pažymos |
5 m.
|