LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS

ĮSAKYMAS

DĖL SKAITMENINĖS KILMĖS IR SUSKAITMENINTŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO Į VALSTYBĖS ARCHYVUS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO

2021 m. gruodžio 22 d. Nr. VE-65

Vilnius

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 straipsnio 4 dalimi:

1. T v i r t i n u Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisykles (pridedama).

2. N u s t a t a u, kad:

2.1. Įstaigos valstybės archyvams perduoda oficialiuosius elektroninius dokumentus, kitus skaitmeninės kilmės dokumentus, suskaitmenintus dokumentus šio įsakymo 1 punktu patvirtintų taisyklių nustatyta tvarka.

2.2. Įstaigos, kurios iki 2023 m. sausio 1 d. yra įsigijusios priemones, sudarančias galimybes perdavimo paketus rengti pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“, nustatytus reikalavimus, oficialiuosius elektroninius dokumentus valstybės archyvams gali perduoti ir šių taisyklių nustatyta tvarka.

2.3. Šis įsakymas įsigalioja 2023 m. sausio 1 d.

Lietuvos vyriausioji archyvarė                                                                      Kristina Ramonienė

PATVIRTINTA

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2021 m. gruodžio 22 d.

įsakymu Nr. VE-65

SKAITMENINĖS KILMĖS IR SUSKAITMENINTŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO Į VALSTYBĖS ARCHYVUS TAISYKLĖS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklės (toliau – taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau – įstaigos) suskaitmenintų ar skaitmeninės kilmės dokumentų (toliau visi bendrai – skaitmeniniai dokumentai) perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimus.

2. Šiose taisyklėse vartojama sąvoka perdavimo paketas – vienu metu perduodamų skaitmeninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma.

Kitos šiose taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl  elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“, vartojamas sąvokas.

II SKYRIUS

SKAITMENINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO REIKALAVIMAI

3. Skaitmeniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo bylų ar procesų užbaigimo metų.

4. Perduodami skaitmeniniai dokumentai turi būti sutvarkyti pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus.

5. Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą rengiama ir teikiama valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 72, 74 punktuose nustatyta tvarka, o prarastų skaitmeninių dokumentų aktas, teikiamas valstybės archyvui, rengiamas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 77 punkte nustatyta tvarka.

6. Perduodami skaitmeniniai dokumentai, kurių rinkmenos plėtinys – „adoc“, turi atitikti Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“.

7. Perduodami skaitmeniniai dokumentai ir su jais susijusi informacija turi būti įtraukti į perdavimo paketus. Vienu perdavimo paketu galima perduoti vieno ar kelių bylų apyrašų apskaitos vienetus arba vienos ar kelių subfunkcijų procesų skaitmeninius dokumentus (toliau – apskaitos vienetas).

8. Perdavimo paketą sudaro:

8.1. perdavimo paketo metaduomenys:

8.1.1. perdavimo paketo identifikacinis numeris, kurį suteikia skaitmeninius dokumentus perduodanti įstaiga (perdavimo paketo identifikacinis numeris įstaigoje turi būti unikalus);

8.1.2. perdavimo paketo sudarymo data;

8.1.3. skaitmeninius dokumentus perduodančios ir juos sudariusios įstaigos pavadinimas ir kodas;

8.1.4. skaitmeninius dokumentus perduodančios įstaigos atsakingo asmens vardas, pavardė ir pareigos;

8.1.5. data ar laikotarpis, kuriuo buvo sudaryti perduodami skaitmeniniai dokumentai;

8.1.6. perduodamų apskaitos vienetų sąrašas:

8.1.6.1. kai skaitmeniniai dokumentai sisteminami į bylas, nurodomas apyrašo numeris, apskaitos vieneto numeris apyraše, perdavimo pakete esančios apskaitos vieneto metaduomenų rinkmenos pavadinimas;

8.1.6.2. kai skaitmeniniai dokumentai sisteminami pagal procesus, kaip apyrašo numeris nurodomas proceso indeksas, apskaitos vieneto numeris (suteikiamas procesui perdavimo metu automatiniu būdu iš eilės), perdavimo pakete esančios apskaitos vieneto metaduomenų rinkmenos pavadinimas;

8.2. perduodamų apskaitos vienetų ir juos sudarančių skaitmeninių dokumentų metaduomenys:

8.2.1. apyrašo numeris, apskaitos vieneto numeris apyraše (nurodoma, kai skaitmeniniai dokumentai sisteminami į bylas);

8.2.2. apskaitos vieneto antraštė (pavadinimas);

8.2.3. apskaitos vieneto užbaigimo metų pabaiga;

8.2.4. perduodamų ir perdavimo pakete esančių apskaitos vienetą sudarančių skaitmeninių dokumentų sąrašas, kurį sudaro:

8.2.4.1. skaitmeninio dokumento pavadinimas (antraštė);

8.2.4.2. skaitmeninio dokumento sudarymo ir gavimo (jei dokumentas gautas) registracijos datos ir numeriai;

8.2.4.3. skaitmeninio dokumento rinkmenos pavadinimas. Rekomenduojami rinkmenų formatai pateikiami 1 priede;

8.2.4.4. skaitmeninio dokumento MIME tipo žymuo;

8.2.4.5. skaitmeninio dokumento turinio maišos algoritmas ir maišos kodas;

8.2.4.6. skaitmeninio dokumento atvaizdavimo rinkmenos, paruoštos ilgalaikiam saugojimui vienu iš 2 priede numatytų formatų (toliau – ilgalaikiam saugojimui skirta rinkmena), pavadinimas;

8.2.4.7. ilgalaikiam saugojimui skirtos rinkmenos MIME tipo žymuo;

8.2.4.8. ilgalaikiam saugojimui skirtos rinkmenos turinio maišos algoritmas ir maišos kodas.

8.3. perduodamus apskaitos vienetus sudarantys skaitmeniniai dokumentai ir jų ilgalaikiam saugojimui skirtos rinkmenos – suformuoti kaip atskiros rinkmenos;

8.4. detalus perdavimo paketo struktūros aprašas, pateiktas Elektroninio archyvo informacinės sistemos (toliau – EAIS) programinės sąsajos (angl. k. „application programming interface“, arba sutrumpintai API) dokumente, kurį tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

9. Perdavimo paketai perduodami šiais būdais:

9.1. naudojantis EAIS teikiamomis naudotojo sąsajos priemonėmis;

9.2. naudojantis skaitmeninius dokumentus perduodančios įstaigos eksploatuojama informacine sistema, turinčia sąveiką su EAIS.

10. Skaitmeninius dokumentus į valstybės archyvą perduodančios įstaigos darbuotojai, įgalioti atlikti skaitmeninių dokumentų perdavimą, turi būti užregistruoti kaip EAIS naudotojai. Taip pat turi būti užregistruotos įstaigos naudojamos informacinės sistemos, turinčios sąveiką su EAIS.

11. Skaitmeninių dokumentų perdavimas derinamas per EAIS.

12. Įstaiga su valstybės archyvu turi suderinti perduodamų skaitmeninių dokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą, nurodyti už skaitmeninių dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus, perdavimo paketo identifikacinį numerį.

III SKYRIUS

SKAITMENINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS

13. Skaitmeninius dokumentus į valstybės archyvą perduodanti įstaiga:

13.1. pagal suderintus bylų apyrašų arba procesų duomenis patikrina numatomų perduoti apskaitos vienetų ir jiems priskirtų skaitmeninių dokumentų kiekį, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą;

13.2. įsitikina, kad perduodamus skaitmeninius dokumentus bus galima naudoti (peržiūri perdavimo paketą sudarančių skaitmeninių dokumentų ir jų dalių – turinio, metaduomenų, elektroninių parašų ar spaudų, jei tokie buvo naudoti – duomenis);

13.3. užtikrina, kad perduodami skaitmeniniai dokumentai yra vientisi, autentiški, tinkamai sutvarkyti.

14. Prieš perduodant skaitmeninius dokumentus, būtina parengti EAIS programinės sąsajos dokumente nustatytą struktūrą atitinkantį perdavimo paketą, į perdavimo paketo metaduomenis įrašant jo identifikacinį numerį.

15. Skaitmeninių dokumentų perdavimo paketas turi būti perduodamas su valstybės archyvu suderintu laiku. Jei suderintu laiku skaitmeniniai dokumentai neperduodami arba valstybės archyvas dėl techninių ar organizacinių aplinkybių atsisako juos priimti, pašalinus trūkumus perdavimo paketų perdavimas derinamas pakartotinai.

16. Perdavimo paketui keliami reikalavimai EAIS tikrinami automatiškai, antivirusinės ir kiekybinės patikros metu. Jei randama nustatytų reikalavimų neatitinkančių perdavimo paketų, jų priėmimas nutraukiamas ir įstaiga informuojama apie nustatytus neatitikimus ar trūkumus. Pašalinus nustatytus trūkumus perdavimas derinamas pakartotinai.

17. Įstaigoje skaitmeniniai dokumentai saugomi tol, kol gaunamas valstybės archyvo patvirtinimas, kad skaitmeniniai dokumentai priimti.

IV SKYRIUS

SKAITMENINIŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS

18. Skaitmeninius dokumentus priimantis valstybės archyvas atlieka kokybinę perduodamų skaitmeninių dokumentų patikrą, kad įsitikintų, jog:

18.1. perduodami skaitmeniniai dokumentai yra vientisi, tinkamai sutvarkyti;

18.2. priimami skaitmeniniai dokumentai yra tie, dėl kurių priėmimo buvo susitarta;

18.3. buvo gauti visi perduodami skaitmeniniai dokumentai;

18.4. perduodant skaitmeniniai dokumentai nebuvo sugadinti ir gautų dokumentų rinkmenų turinio maišos kodai atitinka užfiksuotuosius metaduomenyse;

18.5. pateikti reikiami skaitmeninių dokumentų metaduomenys, o ilgalaikiam saugojimui skirtos rinkmenos atitinka 2 priede numatytus formatus.

19. Perduodamų skaitmeninių dokumentų patikra turi būti atlikta per vieną mėnesį nuo jų pateikimo arba kitu su įstaiga suderintu laiku.

20. Jei nustatoma skaitmeninių dokumentų kiekio, apskaitos neatitikimų ar kitų trūkumų ir valstybės archyvas nusprendžia perdavimo paketo nepriimti, įstaigai pateikiama skaitmeninių dokumentų patikros klaidų pažyma, kurioje nurodomi paketo ir skaitmeninių dokumentų patikros rezultatai bei nustatyti trūkumai.

21. Ištaisius nustatytus trūkumus, perdavimas derinamas pakartotinai.

V SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

22. Valstybės archyvui priėmus saugoti skaitmeninius dokumentus, pasirašomas skaitmeninių dokumentų perdavimo aktas (3 priedas). Šis punktas taikomas, kai perduodamos bylos.

23. Jei informacinė sistema ir EAIS turi integracinę sąsają, o skaitmeniniai dokumentai sisteminami pagal procesus, dokumentų perdavimo faktas fiksuojamas informacinėje sistemoje, o EAIS patvirtinamas skaitmeninių dokumentų priėmimas.

_________________

Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų

perdavimo į valstybės archyvus taisyklių

1 priedas

REKOMENDUOJAMŲ SKAITMENINIŲ DOKUMENTŲ RINKMENŲ FORMATŲ MIME TIPO ŽYMŲ SĄRAŠAS

Eil. Nr.	MIME tipo žymuo	Pavadinimas
1.	application/vnd.lt.archyvai.adoc-2008	ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančios rinkmenos
2.	application/vnd.lt.sodra.egas-2009	EGAS-V1.0 specifikaciją atitinkančios rinkmenos
3.	application/vnd.lt.archyvai.mdoc-2010	MDOC-V1.0 specifikaciją atitinkančios rinkmenos
4.	application/vnd.etsi.asic-e+zip	ASiC-E rinkmenos, atitinkančios LST ETSI TS 102 918 V1.3.1:2013 ir LST ETSI TS 103 174 V2.2.1:2013 standartų reikalavimus
5.	application/vnd.etsi.asic-s+zip	ASiC-S rinkmenos, atitinkančios LST ETSI TS 102 918 V1.3.1:2013 ir LST ETSI TS 103 174 V2.2.1:2013 standartų reikalavimus
6.	application/pdf	PDF formato rinkmenos
7.	image/jpeg	JPEG formato rinkmenos
8.	image/tiff	TIFF formato rinkmenos
9.	image/png	PNG formato rinkmenos
10.	image/x-adobe-dng	DNG formato rinkmenos
11.	audio/x-ms-wma	WMA formato rinkmenos
12.	audio/wav	WAV formato rinkmenos
13.	audio/mpeg	MP3 formato rinkmenos
14.	audio/flac	FLAC formato rinkmenos
15.	video/mpeg	MPEG-2 formato rinkmenos
16.	video/mp4	MPEG-4 formato rinkmenos
17.	application/xml	XML formato rinkmenos
18.	application/json	JSON formato rinkmenos

_________________

Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų

perdavimo į valstybės archyvus taisyklių

2 priedas

SKAITMENINIŲ DOKUMENTŲ ATVAIZDAVIMO RINKMENŲ, PARUOŠTŲ ILGALAIKIAM SAUGOJIMUI, FORMATŲ MIME TIPO ŽYMŲ SĄRAŠAS

Eil. Nr.	MIME tipo žymuo	Pavadinimas
1.	application/pdf	PDF/A-1 formato rinkmenos atitinkančios LST ISO 19005-1:2008 standartą
2.	image/jpeg	JPEG formato rinkmenos, atitinkančios LST ISO/IEC 10918-1:2009 standartą
3.	image/tiff	TIFF formato rinkmenos, atitinkančios TIFF 6.0 standarto reikalavimus. Baseline TIFF. Vienas vaizdas per rinkmeną, be plėtinių
4.	image/png	PNG formato rinkmenos, atitinkančios ISO/IEC 15948:2009 standartą
5.	audio/wav	WAVE LPCM formato rinkmenos
6.	audio/flac	FLAC v1.3.0 formato rinkmenos
7.	video/mpeg	MPEG-2 formato rinkmenos, atitinkančios ISO/IEC 13818 standartą

_________________

Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų

perdavimo į valstybės archyvus taisyklių

3 priedas

(Skaitmeninių dokumentų perdavimo akto forma)

SKAITMENINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO AKTAS

____________ Nr. ________

(data)

Vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo _____ straipsniu,

_____________________________________________________________________ perdavė,

(skaitmeninius dokumentus perduodančios įstaigos pavadinimas ir jai atstovaujantis asmuo)

o ___________________________________________________________________       priėmė

(valstybės archyvo pavadinimas ir jam atstovaujantis asmuo)

_______________________________________________________________________  metų

(skaitmeninius dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas, laikotarpis, kurio dokumentai perduodami)

veiklos nuolat saugomus skaitmeninius dokumentus:

Apskaitos vienetai pagal bylų apyrašus:

Apyrašo numeris	Apskaitos vienetų numeriai apyraše	Perduodamų apskaitos vienetų skaičius	Pastabos
1	2	3	4

Iš viso perduota ir valstybės archyve gauta _____________________ apskaitos vienetai (-ų).

(skaitmenimis ir žodžiais)

Skaitmeninius dokumentus perdavė

(įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens pareigų pavadinimas)

(parašas)

(vardas ir pavardė)

Skaitmeninius dokumentus priėmė

(valstybės archyvo vadovo ar jo įgalioto asmens pareigų pavadinimas)

(parašas)

(vardas ir pavardė)