EUROPOS SOCIALINIO FONDO AGENTŪROS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL EUROPOS SOCIALINIO FONDO PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ (AR PARTNERIŲ), KURIE NĖRA PERKANČIOSIOS ORGANIZACIJOS, PIRKIMŲ DOKUMENTŲ PATEIKIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2015 m. lapkričio 4 d. Nr. V-2015-00143
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. birželio 4 d. nutarimu Nr. 528 patvirtintų Atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant 2014–2020 metų Europos Sąjungos struktūrinių fondų investicijų veiksmų programą, taisyklių 9.3.5 punktu, Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 patvirtintų Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 138 ir 463 punktais:
tvirtinu Europos socialinio fondo projektų vykdytojų (ar partnerių), kurie nėra perkančiosios organizacijos, pirkimų dokumentų pateikimo tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Europos socialinio fondo agentūros direktoriaus
2015 m. lapkričio 4 d. įsakymu
Nr. V-2015-00143
EUROPOS SOCIALINIO FONDO PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ (AR PARTNERIŲ), KURIE NĖRA PERKANČIOSIOS ORGANIZACIJOS, PIRKIMŲ DOKUMENTŲ PATEIKIMO TVARKOS APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Europos socialinio fondo projektų vykdytojų (ar partnerių), kurie nėra perkančiosios organizacijos, pirkimo dokumentų pateikimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Europos socialinio fondo projektų vykdytojų ir partnerių (toliau – Projektų vykdytojas (ar partneris), kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, projekto pirkimų plano derinimo su Europos socialinio fondo agentūra (toliau – Agentūra) tvarką, taip pat pirkimo dokumentų išankstinei ir paskesnei priežiūrai atlikti pateikimo Agentūrai tvarką. Aprašas reglamentuoja tvarką, kai vykdomi pirkimai yra apmokami iš tiesioginių projektų išlaidų ir (ar) netiesioginių projektų išlaidų, kai vadovaujantis Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 patvirtintomis Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėmis (toliau – Taisyklės) netiesioginės išlaidos turi būti pagrįstos išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo ar lygiaverčiais įrodomaisiais dokumentais.
2. Už Taisyklių nuostatų laikymąsi vykdant pirkimus projekte atsakingas Projekto vykdytojas (ar partneris).
3. Projekto vykdytojas (ar partneris) užtikrina, kad vykdant projekto pirkimus būtų laikomasi Taisyklių ir kitų teisės aktų.
4. Apraše vartojamos sąvokos:
4.1. Išankstinė priežiūra – tai Agentūros vykdoma Projektų vykdytojų (ar partnerių) vykdomų pirkimų priežiūra, kai pirkimo dokumentai su Agentūra derinami iki pirkimo pradžios.
4.2. Paskesnė priežiūra – tai Agentūros vykdoma Projektų vykdytojų (ar partnerių) įvykdytų pirkimų priežiūra, kai, pasibaigus pirkimui, Agentūrai pateikiami atliktų pirkimų procedūrų dokumentai, siekiant nustatyti išlaidų atitiktį finansavimo reikalavimams.
4.3. Pirkimo dokumentai – tai skelbiami ar pateikiami tiekėjams dokumentai, apibūdinantys perkamą objektą ir pirkimo sąlygas: kvietimas dalyvauti pirkime, techninė specifikacija, aprašomieji dokumentai, pirkimo sutarties projektas (pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos), kiti dokumentai ir dokumentų paaiškinimai (patikslinimai). Pirkimo dokumentai yra teikiami Agentūrai vykdant išankstinę priežiūrą.
4.4. Pirkimo procedūrų dokumentai – tai dokumentai, tai dokumentai, nurodyti Aprašo 18–19 punktuose.
II. PROJEKTO PIRKIMŲ PLANO DERINIMAS
5. Projekto vykdytojas, pasirašęs Projekto sutartį, privalo pateikti Agentūrai derinti pasirašytą projekto pirkimų planą (toliau – pirkimų planas), užpildydamas jį pagal SFMIS formą ir pateikdamas per DMS. Jeigu pirkimų plano formos per DMS pateikti neįmanoma, ji teikiama Agentūrai raštu. Pirkimų planas teikiamas Agentūrai derinti per 30 dienų po projekto sutarties sudarymo dienos, jeigu projektų finansavimo sąlygų apraše ar Projekto sutartyje nenustatoma kitaip. Agentūra įvertina pirkimų planą ir apie vertinimo rezultatus per DMS informuoja projekto vykdytoją ne vėliau kaip per 14 dienų nuo pirkimų plano pateikimo per DMS dienos. Tuo atveju, kai projektų finansavimo sąlygų apraše nustatytas kitoks terminas Pirkimų planui pateikti, pareiškėjas turi pateikti pildymui skirtą Pirkimų plano formą, kuri patalpinta prie kvietimo teikti paraiškas dokumentų.
6. Įvertinus pirkimų planą, Projekto vykdytojui išsiunčiamas pritarimo arba prašymo patikslinti Pirkimų planą raštas. Apie pirkimų plano vertinimo rezultatus Projekto vykdytojas informuojamas per DMS. Jeigu apie vertinimo rezultatus per DMS informuoti neįmanoma, informuojama Agentūros siunčiamu raštu. Pritarimo atveju prie rašto (kai informavimas vykdomas ne per DMS) Projekto vykdytojui pridedamas pirkimų plano originalas su pažymėtais pirkimais, kuriems bus taikoma išankstinė pirkimų priežiūra. Prašymo patikslinti Pirkimų planą atveju Projekto vykdytojui nurodomos nepritarimo priežastys ir rekomendacijos dėl pirkimų plano koregavimo (patikslinimo ir (ar) papildymo) ir nurodomas ne trumpesnis kaip 7 dienų terminas pakoreguotam pirkimų planui pateikti. Nepatikslinus pirkimų plano, jis gali būti atmetamas.
7. Pirkimų planas negali prieštarauti Projekto sutarčiai. Projekto vykdytojas užtikrina, kad pateikta informacija yra teisinga ir suderinta su pirkimus vykdančiais projekto partneriais.
8. Projekto vykdytojas privalo keisti Pirkimų planą ir derinti pakeitimą su Agentūra, kai:
9. Pirkimų plano pakeitimai derinami iki pirkimo pradžios tokia pačia tvarka kaip ir pirmą kartą derinamas pirkimų planas.
III. IŠANKSTINĖS PRIEŽIŪROS VYKDYMAS
11. Išankstinė priežiūra vykdoma pirkimuose, kuriems pirkimų plano derinimo metu Agentūra nusprendė taikyti išankstinę priežiūrą. Išankstinė pirkimų priežiūra nevykdoma pirkimuose iš vieno tiekėjo arba pirkimuose, kuriuos iki pirkimų pradžios tikrino kitos kontroliuojančios institucijos (tokių pirkimų procedūrų dokumentų patikrinimo išvadų kopijas Projekto vykdytojas privalo pateikti Agentūrai kartu su pirkimų planu arba per 5 darbo dienas nuo išvadų gavimo dienos).
12. Projekto vykdytojas (ar partneris) pirkimų plane pažymėto pirkimo, kuriam taikoma išankstinė priežiūra, pirkimo dokumentus privalo pateikti Agentūrai derinti ne vėliau kaip prieš 30 dienų iki pirkimo pradžios. Minėti dokumentai teikiami Agentūrai per DMS. Jeigu dokumentų per DMS pateikti neįmanoma, jie teikiami Agentūrai raštu. Tuo atveju, kai išankstinė priežiūra atliekama iki paraiškos pateikimo, pareiškėjas išankstinei priežiūrai atrinkto pirkimo dokumentus pateikia Agentūrai raštu (paaiškinimai, esant poreikiui, ir trūkstami dokumentai taip pat teikiami raštu).
13. Agentūra per 30 dienų nuo pirkimo dokumentų gavimo dienos juos įvertina ir informuoja Projekto vykdytoją (ar partnerį) dėl pirkimo dokumentų tinkamumo. Projekto vykdytojas (ar partneris) Agentūrai privalo pateikti pakoreguotus pirkimo dokumentus (išskyrus atvejus, kai Agentūra rašte nurodo neteikti pakoreguotų pirkimo dokumentų). Tuo atveju, kai išankstinė priežiūra atliekama iki paraiškos pateikimo, apie patikros rezultatus ar priimtą sprendimą neatlikti pirkimų dokumentų patikros pareiškėjas informuojamas raštu.
IV. PASKESNĖS PRIEŽIŪROS VYKDYMAS
14. Paskesnė priežiūra vykdoma tikrinant Projekto vykdytojo (ar partnerio) įvykdytus pirkimus. Paskesnė priežiūra nevykdoma pirkimuose, kurių procedūrų dokumentus tikrino kitos kontroliuojančios institucijos, kai patikros apimtis sutampa. Tokių pirkimų procedūrų dokumentų patikrinimo išvadų kopijas Projekto vykdytojas privalo pateikti Agentūrai iki išlaidų deklaravimo dienos arba per 5 darbo dienas nuo išvadų gavimo dienos.
15. Paskesnei priežiūrai atlikti Projekto vykdytojas (ar partneris) iki išlaidų deklaravimo dienos pateikia Agentūrai visų Projekto vykdytojo (ar partnerio) įvykdytų pirkimų procedūrų dokumentus, nurodytus Aprašo 18–19 punktuose.
16. Įvykdytų pirkimo procedūrų dokumentai gali būti pateikiami Agentūrai tiek prieš mokėjimo prašymo pateikimą, tiek kartu su mokėjimo prašymu.
17. Agentūra pirkimo procedūrų dokumentus išnagrinėja ir informuoja Projekto vykdytoją (ar partnerį):
17.1. per 30 dienų nuo gavimo Agentūroje dienos, jeigu pirkimo procedūrų dokumentai pateikiami ne su mokėjimo prašymu;
18. Kai pirkimas vykdomas pateikiant kvietimą dalyvauti pirkime vienam tiekėjui, Projekto vykdytojas (ar partneris) Agentūrai pateikia šiuos dokumentus:
19. Kai pirkimai vykdomi konkurso ar derybų būdu, Projekto vykdytojas (ar partneris) Agentūrai pateikia šiuos dokumentus:
20. Agentūrai pritarus Projekto vykdytojas (ar partneris) gali teikti didelės apimties Aprašo 18.3 ir 19.5 punktuose nurodytų dokumentų originalus pirkimo procedūrų dokumentų tikrinimo laikotarpiui.
21. Jeigu Agentūrai nepakanka Projekto vykdytojo (ar partnerio) pateiktos informacijos įsitikinti, ar įvykdyti pirkimai neprieštarauja Taisyklių nuostatoms, ar perkamos prekės/paslaugos pagal Projekto sutartį ar kitų duomenų, Projekto vykdytojas (ar partneris) per Agentūros nustatytą papildomą terminą privalo patikslinti ir/arba papildyti pateiktą informaciją.
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
22. Visais atvejais Agentūra turi teisę prašyti pateikti pirkimų procedūrų, susijusių su projekto įgyvendinimu, dokumentus, siekdama užtikrinti vykdytų pirkimų atitiktį teisės aktų reikalavimams.
23. Projekto vykdytojo teikiamos dokumentų kopijos turi būti patvirtintos tikrumo žyma, kaip tai nustatyta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 patvirtintose Dokumentų rengimo taisyklėse.
24. Projekto vykdytojas (ar partneris) visus dokumentus Agentūrai privalo pateikti lietuvių kalba. Tuo atveju, kai dokumentai parengti užsienio kalba, Projekto vykdytojas (ar partneris) šiuos dokumentus Agentūrai privalo pateikti išverstus ir patvirtintus Projekto vykdytojo (ar partnerio) įstaigos vadovo (jo įgalioto asmens) arba vertimų biuro.