ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2020 M. BALANDŽIO 8 D. ĮSAKYMO NR. A-477 „DĖL DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2021 m. gegužės 4 d. Nr. A-699
Šiauliai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas):
1.K eičiu Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisykles, patvirtintas Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. balandžio 8 d. įsakymo Nr. A-477 „Dėl Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ 1 punktu ir išdėstau jas nauja redakcija (pridedama).
2. Į p a r e i g o j u Šiaulių miesto savivaldybės administracijos Bendrųjų reikalų skyrių supažindinti su šiuo įsakymu visų Šiaulių miesto savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių ir į padalinius neįeinančius valstybės tarnautojus ir darbuotojus, per dokumentų valdymo sistemą DVS „Avilys“.
PATVIRTINTA
Šiaulių miesto savivaldybės administracijos
direktoriaus 2020 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. A-477
(Šiaulių miesto savivaldybės administracijos
direktoriaus 2021 m. gegužės 4 d. įsakymo Nr. A-699 redakcija)
DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja duomenų subjektų teisių, įtvirtintų 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (toliau – Reglamentas), įgyvendinimo tvarką Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje (toliau – Administracija).
2. Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Reglamente ir kituose Lietuvos Respublikos teisės aktuose.
3. Duomenų subjektai turi šias teises, įtvirtintas Reglamente:
II SKYRIUS
TEISĖ ŽINOTI (BŪTI INFORMUOTAM) APIE SAVO ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
4. Asmens duomenys Administracijoje tvarkomi teisėtai ir tik esant teisėtam duomenų tvarkymo pagrindui ir vadovaujantis pagrindiniais duomenų tvarkymo principais.
5. Informacija apie Administracijoje atliekamą duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymą, nurodyta Reglamento 13 ir 14 straipsniuose, pateikiama:
5.1. pateikiant informaciją Administracijoje esančiuose informaciniuose stenduose, Šiaulių miesto savivaldybės interneto svetainės skiltyje „Asmens duomenų apsauga“, Administracijos leidžiamuose informaciniuose leidiniuose, skrajutėse, spaudoje, elektroniniu paštu, asmeniškai ir pan.;
5.2. bendravimo su duomenų subjektu metu tokiu būdu, kokiu duomenų subjektas kreipiasi į Administraciją;
5.3. vykdant vaizdo stebėjimą, duomenų subjektai prieš patenkant į patalpas ar teritoriją, kurioje vykdomas vaizdo stebėjimas, informuojami apie vykdomą vaizdo stebėjimą informacinėse lentelėse, nurodant, kad yra vykdomas vaizdo stebėjimas, duomenų valdytojo juridinio asmens pavadinimą, kontaktinius duomenis, vaizdo stebėjimo tikslą ir informaciją, kur galima rasti platesnę informaciją apie vykdomą vaizdo stebėjimą;
5.4. duomenų subjektų informavimas, kad Administracijoje teikiamos žodinės konsultacijos telefonu bus įrašomos;
6. Kai asmens duomenys renkami iš duomenų subjektų, įgyvendinant duomenų subjektų teisę būti informuotiems apie duomenų tvarkymą, duomenų subjektui turi būti pateikiama visa Reglamento 13 straipsnyje nurodyta informacija, išskyrus atvejus, kai duomenų subjektas šią informaciją jau turi. Informacija teikiama pagal Taisyklių 1 priede pateiktą formą.
7. Kai asmens duomenys renkami ne iš duomenų subjekto, duomenų subjektui turi būti pateikiama visa Reglamento 14 straipsnyje nurodyta informacija, laikantis Taisyklių 8.1. – 8.3. papunkčiuose nustatytų terminų. Informacija teikiama pagal Taisyklių 1 priede pateiktą formą.
8. Kai duomenų subjekto duomenys renkami ne tiesiogiai iš duomenų subjekto, apie šio duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymą informuojama:
8.1. per pagrįstą laikotarpį nuo asmens duomenų gavimo, bet ne vėliau kaip per vieną mėnesį, atsižvelgiant į konkrečias asmens duomenų tvarkymo aplinkybes;
8.2. jeigu asmens duomenys bus naudojami ryšiams su duomenų subjektu palaikyti – ne vėliau kaip pirmą kartą susisiekiant su tuo duomenų subjektu; arba
9. Tuo atveju, jeigu duomenys renkami ne iš duomenų subjekto, informacija apie tokių duomenų tvarkymą ir nuorodos į teisės aktus, reglamentuojančius tokių duomenų tvarkymą, gali būti pateikiamos Šiaulių miesto savivaldybės interneto svetainėje (www.siauliai.lt).
10. Administracija turi teisę atsisakyti įgyvendinti duomenų subjekto teisę būti informuotam apie duomenų tvarkymą, jeigu:
10.1. duomenų subjektas buvo supažindintas su šia informacija anksčiau arba ją turi iš kitų asmenų, tačiau tiek ir tik tiek, kiek šios informacijos duomenų subjektas jau turi;
10.3. asmens duomenų gavimas ar atskleidimas aiškiai nustatytas Europos Sąjungos teisės aktuose arba Lietuvos Respublikos teisės aktuose, kuriuose nustatytos tinkamos teisėtų duomenų subjektų interesų apsaugos priemonės;
III SKYRIUS
TEISĖ SUSIPAŽINTI SU SAVO ASMENS DUOMENIMIS
12. Duomenų subjektas, įgyvendindamas teisę susipažinti su Administracijos tvarkomais savo asmens duomenimis, turi teisę gauti informaciją:
12.4. kokiems duomenų gavėjams ar jų kategorijoms teikiami ir buvo teikti jo asmens duomenys (jei tai yra įmanoma);
13. Administracijos atsakyme duomenų subjektui, be Taisyklių 12 punkte nurodytos informacijos, privalo būti pateikta informacija apie duomenų subjekto teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, taip pat duomenų subjekto teisę prašyti ištaisyti arba ištrinti asmens duomenis, apriboti savo asmens duomenų tvarkymą arba nesutikti su asmens duomenų tvarkymu (kai šios teisės yra taikomos).
14. Duomenų subjektui paprašius, Administracija turi pateikti konkrečių asmens duomenų kopiją. Konkretūs dokumentai, kuriuose yra prašymą pateikusio asmens duomenys, duomenų subjektams gali būti teikiami, jeigu Administracijai taip yra patogiau įgyvendinti duomenų subjekto prašymą. Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta tvarkomų asmens duomenų kopija kita forma, nei Administracija pateikia, tačiau už tai gali būti imamas mokestis, apskaičiuotas pagal administracines išlaidas.
15. Kai Administracijai pateikiamas prašymas susipažinti su savo vaizdo ar telefoninio pokalbio garso įrašo duomenimis, duomenų subjektas turi teisę:
16. Pateikiamas prašymas susipažinti su vaizdo ar garso įrašo duomenimis turi būti įskaitomas, asmens pasirašytas, prašyme turi būti nurodyta asmens vardas, pavardė, duomenys ryšiui palaikyti, apytikslis vaizdo ar garso įrašymo laikotarpis, telefono numeris, kuriuo buvo skambinta (kai taikoma), ir informacija, kurią iš Taisyklių 15.1–15.2 papunkčiuose nurodytų teisių jis pageidauja įgyvendinti.
17. Jeigu, renkant informaciją, reikalingą atsakymui parengti, nustatoma, kad:
17.1. Administracija tvarko didelį informacijos, susijusios su duomenų subjektu, kiekį ir nėra galimybės visos informacijos duomenų subjektui pateikti, Administracija turi teisę paprašyti duomenų subjekto sukonkretinti pateiktą prašymą;
18. Jeigu asmens duomenų surasti ar pateikti duomenų subjektui iš karto nepavyksta ar negalima saugant trečiųjų šalių teises, ar prieš pateikiant duomenis juos būtina techniškai apdoroti (iškirpti ir pan.), prašymo įgyvendinimas gali būti pratęsiamas, bet ne ilgiau nei vieną mėnesį nuo prašymo pateikimo dienos. Jeigu per nustatytą terminą prašymo įgyvendinti nepavyksta, prašymo įgyvendinimo terminas gali būti pratęstas dar dviem mėnesiams duomenų subjektui nurodant vėlavimo priežastis.
IV SKYRIUS
TEISĖ REIKALAUTI IŠTAISYTI ASMENS DUOMENIS
19. Duomenų subjektas nustatęs, kad Administracijoje yra tvarkomi netikslūs ar neišsamūs jo asmens duomenys, turi teisę kreiptis su prašymu, kad Administracija ištaisytų tvarkomus netikslius asmens duomenis arba papildytų neišsamius asmens duomenis. Administracija, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, patikrina asmens duomenis ir ištaiso neteisingus, netikslius ar papildo neišsamius tvarkomus asmens duomenis ir (ar) sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą, kol bus ištaisyti neteisingi, netikslūs ir papildyti neišsamūs asmens duomenys ar asmens duomenys bus sunaikinti.
20. Siekdama įsitikinti, kad tvarkomi duomenų subjekto asmens duomenys yra netikslūs ar neišsamūs, Administracija gali duomenų subjekto paprašyti pateikti tai patvirtinančius dokumentus.
21. Administracija, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, nuo neišsamių ar netikslių duomenų ištaisymo, informuoja duomenų subjektą apie jo prašymu atliktą asmens duomenų ištaisymą, sunaikinimą ar asmens duomenų tvarkymo veiksmų sustabdymą. Administracija taip pat nedelsdama turi informuoti duomenų gavėjus apie duomenų subjekto prašymu ištaisytus ar sunaikintus asmens duomenis, sustabdytus asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus atvejus, kai pateikti tokią informaciją būtų neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, duomenų laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta informacija apie tokius duomenų gavėjus.
V SKYRIUS
TEISĖ REIKALAUTI IŠTRINTI ASMENS DUOMENIS („TEISĖS BŪTI PAMIRŠTAM“)
22. Duomenų subjektai turi teisę reikalauti ištrinti („teisė būti pamirštam“) savo asmens duomenis, išskyrus saugojimą, kai duomenys tvarkomi nesilaikant teisės aktų reikalavimų. Ši teisė nėra absoliuti ir galioja tik esant vienam iš šių pagrindų:
22.1. asmens duomenys nebereikalingi, kad būtų pasiekti tikslai, dėl kurių šie duomenys buvo surinkti ar kitaip tvarkomi;
22.2. atšauktas duomenų subjekto sutikimas, kuriuo vadovaujantis buvo grindžiamas duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas, ir nėra jokio kito teisinio pagrindo tvarkyti duomenų subjekto asmens duomenis;
22.4. asmens duomenų subjektas nesutinka su savo asmens duomenų tvarkymu pagal Reglamento 21 straipsnio 1 dalį ir nėra viršesnių teisėtų priežasčių tvarkyti asmens duomenis;
23. Duomenų subjekto prašyme turi būti išsamiai argumentuota, dėl kokių priežasčių yra prašoma ištrinti jo asmens duomenis (prašyme turi būti nurodytas vienas iš Taisyklių 22.1- 22.5 papunkčiuose nurodytų pagrindų).
24. Teisės reikalauti ištrinti asmens duomenis („teisė būti pamirštam“) Administracija neįgyvendina, kai asmens duomenų tvarkymas yra grindžiamas:
25. Administracija gavusi duomenų subjekto prašymą privalo, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo dienos, atlikti prašymo įvertinimą, siekdama nustatyti, ar duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas.
26. Jeigu yra nustatoma, kad duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas, Administracija privalo:
26.1. nedelsdama, bet ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo dienos ištrinti visus su duomenų subjektu susijusius asmens duomenis;
26.2. jeigu nėra galimybių nedelsiant ištrinti duomenų subjekto asmens duomenų, sustabdyti duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymo veiksmus;
26.3. ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo asmens duomenų ištrynimo informuoti:
26.3.2. duomenų gavėjus apie duomenų subjekto prašymu ištrintus asmens duomenis, jeigu duomenų subjekto asmens duomenys buvo teikiami duomenų gavėjams. Informuoti duomenų gavėjų nereikia, kai pateikti tokią informaciją neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, asmens duomenų saugojimo laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta informacija apie tokius duomenų gavėjus.
VI SKYRIUS
TEISĖ APRIBOTI SAVO ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
27. Duomenų subjektas turi teisę kreiptis į Administraciją su prašymu apriboti savo asmens duomenų tvarkymą, jeigu yra vienas iš šių pagrindų:
27.1. kai duomenų subjektas užginčija Administracijos tvarkomų jo asmens duomenų tikslumą. Tokiu atveju duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas gali būti apribotas tokiam laikotarpiui, per kurį duomenų valdytojas patikrina asmens duomenų tikslumą;
27.2. kai yra nustatyta, kad duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas buvo neteisėtas ir duomenų subjektas nesutinka, kad asmens duomenys būtų ištrinti, ir vietoje to prašo apriboti jų tvarkymą;
27.3. jeigu yra pasiektas asmens duomenų tvarkymo tikslas ir Administracijai, kaip duomenų valdytojui, nebereikia šiam tikslui pasiekti surinktų duomenų subjekto asmens duomenų, tačiau jų reikia duomenų subjektui, siekiančiam pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus;
27.4. kai duomenų subjektas pateikė prašymą Administracijai, kuriame išreiškė nesutikimą, kad Administracija tvarkytų jo asmens duomenis. Tokiu atveju duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas gali būti apribotas tokiam laikotarpiui, per kurį duomenų valdytojas patikrina, ar šis duomenų subjekto prašymas pagrįstas;
27.5. kai duomenų subjektas pateikia prašymą ištrinti jo Administracijoje tvarkomus asmens duomenis ir nustatoma, kad prašymas yra pagrįstas, tačiau nėra techninių galimybių duomenų subjekto asmens duomenis ištrinti nedelsiant. Tokiu atveju duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas gali būti apribotas iki tol, kol duomenų subjekto asmens duomenys bus ištrinti.
28. Administracija, gavusi duomenų subjekto prašymą, privalo nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo dienos, atlikti prašymo įvertinimą, siekdama nustatyti, ar duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas.
29. Jeigu yra nustatoma, kad duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas, Administracija privalo:
29.2. nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo sprendimo dėl asmens duomenų tvarkymo apribojimo priėmimo, informuoti duomenų subjektą apie jo asmens duomenų tvarkymo apribojimą. Jeigu yra galimybė, nurodyti preliminarų laikotarpį, kurio metu bus apribotas duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas;
29.3. ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo sprendimo dėl asmens duomenų tvarkymo apribojimo priėmimo informuoti duomenų gavėjus apie priimtą sprendimą, jeigu duomenų subjekto asmens duomenys buvo teikiami duomenų gavėjams. Informuoti duomenų gavėjų nereikia, kai pateikti tokią informaciją neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, asmens duomenų saugojimo laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta informacija apie tokius duomenų gavėjus.
VII SKYRIUS
TEISĖ NESUTIKTI SU SAVO ASMENS DUOMENŲ TVARKYMU
31. Kai duomenų subjekto asmens duomenys tvarkomi siekiant įgyvendinti Administracijai pavestą užduotį, vykdomą viešojo intereso labui, arba vykdant Administracijai pavestas viešosios valdžios funkcijas arba teisėtus Administracijos ar trečiųjų šalių interesus (pavyzdžiui, teikiant duomenis trečiosioms šalims, skelbiant duomenis viešai ir pan.), Administracija duomenų subjektui turi sudaryti galimybę dėl su juo konkrečiu atveju susijusių priežasčių bet kuriuo metu nesutikti su duomenų tvarkymu ir pateikti nesutikimo priežastis.
32. Administracija, siekdama įgyvendinti duomenų subjekto teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, prieš pradėdama tvarkyti jo asmens duomenis, turi kreiptis į duomenų subjektą raštu ir nustatyti terminą, per kurį duomenų subjektas gali įgyvendinti savo teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys. Apie duomenų subjekto teisę nesutikti su asmens duomenų tvarkymu Administracija gali informuoti ir kitais būdais, pavyzdžiui, pateikdama informaciją žodžiu, interneto svetainėje, skelbimų lentoje ir pan. Administracijos darbuotojas, išsiuntęs pranešimą apie duomenų subjekto teisę nesutikti su domenų tvarkymu ar kitaip informavęs duomenų subjektą, privalo saugoti tai patvirtinančius dokumentus.
33. Duomenų subjektas, nesutikdamas, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, turi pateikti laisvos formos rašytinį pranešimą apie nesutikimą dėl asmens duomenų tvarkymo, išskyrus, kai asmuo apie teisę nesutikti su duomenų tvarkymu informuojamas žodžiu ar kitomis priemonėmis.
34. Jeigu yra gaunamas duomenų subjekto nesutikimas ir jis yra teisiškai pagrįstas, t. y. duomenų subjekto nurodytos priežastys yra viršesnės už Administracijos ar trečiųjų šalių interesą duomenis tvarkyti, Administracija, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, nutraukia asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus teisės aktų nustatytus atvejus, ir informuoja duomenų gavėjus, kai tai įmanoma.
35. Jeigu duomenų subjekto prašymas yra nepagrįstas, Administracija raštu duomenų subjektui nurodo priežastis, kodėl duomenų subjekto asmens duomenys turi būti ir toliau tvarkomi dėl pagrįstų ir teisėtų priežasčių, kurios yra viršesnės už duomenų subjekto interesus, teises ir laisves, arba jeigu asmens duomenys yra reikalingi pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus. Atsakyme taip pat nurodoma teisė duomenų subjektui pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai.
36. Jeigu duomenų subjektas iki Administracijos nustatyto termino nepateikia rašytinio ar kitokios formos pranešimo apie nesutikimą dėl asmens duomenų tvarkymo, iš kurio yra aiški duomenų subjekto valia, laikoma, kad duomenų subjektas neišreiškė nesutikimo, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, todėl asmens duomenys gali būti tvarkomi.
VIII SKYRIUS
TEISĖ Į ASMENS DUOMENŲ PERKELIAMUMĄ
37. Duomenų subjektas turi teisę kreiptis į Administraciją su prašymu gauti su juo susijusius asmens duomenis bei turi teisę prašyti persiųsti Administracijos tvarkomus duomenų subjekto asmens duomenis kitam duomenų valdytojui, jeigu yra šios sąlygos:
37.1. duomenų tvarkymas atliekamas duomenų subjekto sutikimu arba duomenų tvarkymas vykdomas remiantis sutartimi tarp Administracijos ir duomenų subjekto;
37.3. duomenų subjektas asmens duomenis, kuriuos ketina persiųsti kitam duomenų valdytojui, pateikė Administracijai pats arba per atstovą;
38. Duomenų subjektas teisės į duomenų perkeliamumą neturi tų asmens duomenų atžvilgiu, kurie tvarkomi neautomatiniu būdu susistemintose rinkmenose, pavyzdžiui, popierinėse bylose.
39. Tam, kad būtų įgyvendintas duomenų subjekto prašymas, turi būti įgyvendintos visos Taisyklių 37 punkte nurodytos sąlygos.
40. Administracija gavusi duomenų subjekto prašymą privalo, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo dienos, atlikti prašymo įvertinimą, siekdama nustatyti, ar duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas.
41. Jei duomenų subjekto prašymas yra pagrįstas, asmens duomenys, remiantis prašymu, gali būti pateikiami:
42. Jeigu duomenų subjekto prašymas dėl asmens duomenų perkeliamumo įgyvendinamas, duomenų subjekto asmens duomenis perkeliant kitam duomenų valdytojui, Administracija nevertina, ar duomenų valdytojas, kuriam bus perkelti duomenų subjekto asmens duomenys, turi teisinį pagrindą gauti duomenų subjekto asmens duomenis ir ar šis duomenų valdytojas užtikrins tinkamas asmens duomenų saugumo priemones. Administracija neprisiima atsakomybės už perkeltų asmens duomenų tolimesnį tvarkymą, kurį atliks kitas duomenų valdytojas.
43. Duomenų subjekto teisė į duomenų perkeliamumą nebus taikoma tais atvejais, kai asmens duomenų tvarkymas yra būtinas Administracijai siekiant laikytis jai nustatytos teisinės prievolės arba siekiant atlikti užduotį, vykdomą dėl viešojo intereso, arba vykdant Administracijai pavestas viešosios valdžios funkcijas.
IX SKYRIUS
TEISĖ REIKALAUTI, KAD NEBŪTŲ TAIKOMAS TIK AUTOMATIZUOTU DUOMENŲ TVARKYMU, ĮSKAITANT PROFILIAVIMĄ, GRINDŽIAMAS SPRENDIMAS
45. Duomenų subjektas, pateikęs laisvos formos prašymą, turi teisę reikalauti, kad jo atžvilgiu Administracijoje nebūtų taikomas tik automatizuotu duomenų tvarkymu grindžiamas sprendimas ir toks sprendimas būtų peržiūrėtas. Prašyme turi būti nurodyta, su kokių automatizuotų sprendimų priėmimu asmuo nesutinka.
46. Duomenų subjektui kreipųsis dėl automatizuotu duomenų tvarkymu grindžiamo sprendimo peržiūros, Administracijos darbuotojas, turintis atitinkamus įgaliojimus ir gebėjimus pakeisti sprendimą, turi atlikti išsamų visų svarbių duomenų, įskaitant ir duomenų subjekto pateiktos informacijos, vertinimą.
X SKYRIUS
PRAŠYMO ĮGYVENDINTI DUOMENŲ SUBJEKTO TEISES PATEIKIMAS
47. Duomenų subjektas Taisyklių 3 punkte nurodytas teises įgyvendina savarankiškai arba per atstovus ir tik nustačius jo tapatybę. To nepadarius, duomenų subjekto teisės nėra įgyvendinamos. Ši nuostata netaikoma, jeigu duomenų subjektas kreipiasi dėl informavimo apie asmens duomenų tvarkymą pagal Reglamento 13 ir 14 straipsnius.
48. Kreipdamasis dėl duomenų subjekto teisių įgyvendinimo duomenų subjektas turi Administracijai pateikti Taisyklių 2 priede nurodytos formos rašytinį prašymą (toliau – prašymas) asmeniškai, paštu, siunčiant adresu Vasario 16-osios g. 62, LT-76295 Šiauliai, ar elektroninėmis priemonėmis, elektroniniu paštu info@siauliai.lt.
49. Visi raštu, įskaitant elektroninę formą, Administracijai pateikti prašymai turi būti įskaitomi, asmens pasirašyti, jame turi būti nurodyta duomenų subjekto vardas, pavardė, gyvenamoji vieta, duomenys ryšiui palaikyti ir informacija apie tai, kokią iš Taisyklėse nurodytų teisių ir kokia apimtimi duomenų subjektas pageidauja įgyvendinti.
50. Pateikdamas prašymą, duomenų subjektas privalo patvirtinti savo tapatybę:
50.1. pateikdamas prašymą Administracijoje darbuotojui, registruojančiam prašymą, turi pateikti asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą;
51. Kai duomenų subjektas savo teises Administracijoje įgyvendina per atstovą, tai asmens atstovas, savo prašyme turi nurodyti savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, duomenis ryšiui palaikyti, taip pat atstovaujamo asmens vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, informaciją, kurią iš Taisyklių 3.1–3.8 papunkčiuose nurodytų duomenų subjekto teisių ir kokia apimtimi pageidaujama įgyvendinti, ir pateikti atstovavimą patvirtinantį dokumentą. Kai atstovo prašymas teikiamas elektroninėmis priemonėmis, prašymas turi būti pasirašytas elektroniniu parašu. Teikdamas prašymą paštu ar per pasiuntinį, atstovas turi pridėti asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopiją, patvirtintą notaro, taip pat atstovavimą patvirtinančio dokumento kopiją. patvirtintą notaro.
52. Esant abejonių dėl duomenų subjekto tapatybės, Administracija turi teisę paprašyti papildomos informacijos, reikalingos ja įsitikinti. Tokiu atveju prašymo nagrinėjimo terminas pratęsiamas tokiam laikotarpiui, per kurį duomenų subjektas ar jo atstovas pateikia papildomą informaciją ar dokumentus.
53. Prašymai, kurie yra pateikti ne pagal Taisyklių 2 priedo nustatytą formą, neužpildyti, neįskaitomi, nepasirašyti ar neatitinkantys kitų Taisyklių reikalavimų, gali būti nenagrinėjami, o prašymą pateikęs asmuo ne vėliau kaip per 5 darbo dienas informuojamas apie atsisakymą nagrinėti pateiktą prašymą ir jam pasiūloma patikslinti pateiktą prašymą arba pateikti nustatytos formos. Duomenų valdytojas turi teisę priimti nagrinėti ir kitokios nei Taisyklių 2 priede nustatytos formos, jeigu jis yra pakankamai aiškus, pagrįstas ir konkretus, kad būtų galima įgyvendinti duomenų subjekto teises. Atsisakydama imtis veiksmų pagal prašymą ir pasiūlydama patikslinti pateiktą prašymą, Administracija taip pat privalo raštu nurodyti atsisakymo motyvus ir informuoti duomenų subjektą apie duomenų subjekto teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. Administracija, priėmusi prašymą nagrinėti, tačiau nagrinėjant prašymą kilus neaiškumų dėl prašymo apimties, turinio, prašomų įgyvendinti teisių apimties ir pan., taip pat turi teisę kreiptis į duomenų subjektą su prašymu sukonkretinti prašymą, pateikti papildomas aplinkybes ir kitą informaciją duomenų teisėms įgyvendinti.
54. Jeigu prašymo nagrinėjimo metu nustatoma, jog duomenų subjekto teisės yra apribotos Reglamento 23 straipsnio 1 dalyje numatytais pagrindais, duomenų subjektas apie tai turi būti informuojamas. Prašymus įgyvendinti duomenų subjekto teises įgyvendina Administracijos padalinys, atsakingas už asmens duomenų, su kuriais yra susijęs gautas prašymas, tvarkymą. Jeigu asmens duomenis, su kuriais yra susijęs prašymas, tvarko keli Administracijos padaliniai, prašymą nagrinėja tas padalinys, kuris asmens duomenų tvarko daugiausia, arba atsižvelgiant į prašymuose nurodytas aplinkybes ir prašomų pateikti duomenų kategorijas. Prašymus nagrinėti gali ir Administracijos padaliniai kartu, jeigu tokiu būdu Administracijai yra paprasčiau įgyvendinti duomenų subjekto teises.
55. Visi veiksmai pagal duomenų subjekto prašymus įgyvendinti duomenų subjekto teises atliekami ir informacija teikiama nemokamai, išskyrus kai duomenų subjekto teisių įgyvendinimas, remiantis Reglamento 12 straipsnio 5 dalimi, yra akivaizdžiai nepagrįstas arba neproporcingas visų pirma dėl jų pasikartojančio turinio ar dėl kitų svarbių priežasčių.
56. Visais klausimais, susijusiais su duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymu ir naudojimusi savo teisėmis, duomenų subjektas turi teisę kreiptis į Administracijos duomenų apsaugos pareigūną tel. 8 41 596 229, el. paštas duomenuapsauga@siauliai.lt. Siekiant užtikrinti Reglamento 38 straipsnio 5 dalyje įtvirtintą konfidencialumą, kreipiantis į duomenų apsaugos pareigūną paštu, ant voko užrašoma, kad korespondencija skirta duomenų apsaugos pareigūnui.
XI SKYRIUS
PRAŠYMO ĮGYVENDINTI DUOMENŲ SUBJEKTO TEISES NAGRINĖJIMAS
57. Administracija, įgyvendindama duomenų subjekto teises, privalo:
57.1. sudaryti sąlygas duomenų subjektui įgyvendinti šių Taisyklių 3.1–3.8 papunkčiuose nurodytas duomenų subjekto teises, išskyrus teisės aktų nustatytus atvejus, kai reikia užtikrinti valstybės saugumą ar gynybą, viešąją tvarką, nusikalstamų veikų prevenciją, tyrimą, nustatymą ar baudžiamąjį persekiojimą, svarbius valstybės ekonominius ar finansinius interesus, tarnybinės ar profesinės etikos pažeidimų prevenciją, tyrimą ir nustatymą, duomenų subjekto ar kitų asmenų teisių ir laisvių apsaugą;
57.2. Administracija privalo užtikrinti, kad visa reikalinga informacija duomenų subjektui būtų pateikiama aiškiai ir suprantamai, valstybine kalba;
57.3. duomenų subjektai dėl šių Taisyklių 3.1–3.8 papunkčiuose nurodytų teisių įgyvendinimo kreipiasi raštu į Administracijos direktorių ir pateikia atitinkamą šių Taisyklių 3 priedo nustatytos formos prašymą (toliau – prašymas) bei patvirtina asmens tapatybę šių Taisyklių nustatyta tvarka;
57.4. duomenų subjektui atsakymas privalo būti pateiktas ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo Administracijoje dienos. Šis terminas gali būti pratęstas dar dviem mėnesiams, atsižvelgiant į prašymo sudėtingumą ir nagrinėjamų prašymų skaičių. Administracija privalo per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo dienos informuoti duomenų subjektą apie prašymo nagrinėjimo termino pratęsimą, pateikti termino pratęsimo priežastis ir informuoti apie galimybę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. Jeigu prašymo nagrinėjimo metu pareiškėjas prašymą patikslina (papildo) arba suformuluoja iš esmės naują prašymą, nagrinėjimo terminas skaičiuojamas nuo patikslinto (papildyto) prašymo gavimo dienos. Jeigu termino pabaiga skaičiuojama ne darbo diena, tuomet termino pabaiga laikoma kita darbo diena.
58. Administracija turi teisę atsisakyti pateikti duomenų subjektui jo prašomą informaciją, jeigu duomenų subjekto prašymas yra akivaizdžiai nepagrįstas arba neproporcingas visų pirma dėl jų pasikartojančio turinio. Jei duomenis teikti duomenų subjektui atsisakoma, ne vėliau kaip per 10 darbo dienų jam turi būti pateiktas motyvuotas ir pagrįstas atsakymas dėl jo prašymo nevykdymo.
59. Administracija duomenis duomenų subjektui teikia neatlygintinai, išskyrus už bet kurias kitas duomenų subjekto prašomas duomenų kopijas ir kitus teisės aktų nustatytas atvejus, atsižvelgiant į patiriamas prašymo įgyvendinimo administracines išlaidas.
60. Duomenų subjektų prašymas pateiktas Administracijai yra užregistruojamas dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“. Jei kurių nors duomenų subjekto teisių įgyvendinimo aspektų nereglamentuoja Taisyklės ir kiti asmens duomenų apsaugos teisės aktai, taikomos Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“.
61. Administracijos veiksmus ar neveikimą įgyvendinant duomenų subjekto teises duomenų subjektas turi teisę skųsti pats arba duomenų subjekto atstovas, taip pat jo įgaliota ne pelno įstaiga, organizacija ar asociacija, atitinkanti Reglamento 80 straipsnio reikalavimus, Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, A. Juozapavičius g. 6, Vilnius, el. paštas ada@ada.lt, interneto svetainė www.vdai.lrv.lt, taip pat teismams Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
XII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
63. Administracijos darbuotojai su Taisyklėmis bei jų pakeitimais yra supažindinami Administracijos dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ ir taip įsipareigoja laikytis šiose Taisyklėse nustatytų reikalavimų.
64. Administracija, įgyvendindama duomenų subjekto teises, privalo užtikrinti, kad nebūtų pažeista kitų asmenų teisė į privataus gyvenimo neliečiamumą.
65. Taisyklės peržiūrimos ir, poreikiui esant, atnaujinamos pasikeitus asmens duomenų apsaugą reglamentuojantiems teisės aktams ar jų įgyvendinimo praktikai, taip pat pasikeitus Administracijos atliekamam asmens duomenų tvarkymui, bet ne rečiau kaip kartą per vienerius metus. Kaip laikomasi šių Taisyklių nuostatų, stebi ir atnaujinimą pagal poreikį inicijuoja Administracijoje už asmens duomenų apsaugą atsakingas asmuo.
Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo
Šiaulių miesto savivaldybės
administracijoje taisyklių
1 priedas
(Informacijos apie asmens duomenų tvarkymą forma)
INFORMAVIMAS APIE ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
Šiuo pranešimu informuojame Jus, kad vadovaudamiesi 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas) 13 straipsniu ir 14 straipsniu, teikiame Jums informaciją, susijusią su Jūsų duomenų tvarkymu:
1. Šiaulių miesto savivaldybės administracija (toliau – Administracija), juridinio asmens kodas 188771865, buveinės adresas Vasario 16-osios g. 62, Šiauliai, tel. (8 41) 509 490, el. pašto adresas info@siauliai.lt, tvarkydama asmens duomenis veikia kaip duomenų valdytojas. Administracija Jūsų asmens duomenis (nurodyti asmens duomenų kategorijas)[1], tvarkys šiais tikslais: _______________________________________________________________________________.[2]
2. Asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas: __________________________________[3].
3. Jūsų asmens duomenys gali būti perduoti:
3.1. teismui, teisėsaugos įstaigoms ar valstybės institucijoms tiek, kiek tokį teikimą nustato teisės aktų reikalavimai (pvz.: antstoliams, teismams ir kt.);
3.2. kitiems fiziniams / juridiniams asmenims jūsų sutikimu, jei toks sutikimas gaunamas dėl konkretaus atvejo;
3.4. teisės aktų nustatytais atvejais Administracija teikia asmens duomenis valstybės registrams ir informacinėms sistemoms, Administracijos veiklos patikrinimus atliekančioms valstybės institucijoms, kitoms valstybės institucijoms ir kitiems tretiesiems asmenims, kuriems teikti asmens duomenis Administraciją įpareigoja įstatymai ar kiti teisės aktai.
3.5. duomenų tvarkytojams, kurie atlieka tam tikrus darbus ir teikia paslaugas (informacinių technologijų įmonės, kurios duomenis tvarko, kad užtikrintų informacinių sistemų kūrimą, tobulinimą ir palaikymą; įmonės, kurios teikia apsaugos ir kitas paslaugas, įskaitant teisės, finansų, mokesčių, verslo valdymo ir pan.);
3.6. kita: ____________________________________[4].
4. Informuojame, kad Jūsų asmens duomenys bus saugomi ____________ laikotarpį[5]. Šis terminas gali būti pratęstas, jei asmens duomenys yra naudojami arba gali būti naudojami kaip įrodymai ar informacijos šaltinis ikiteisminiame ar kitokiame tyrime, įskaitant ir Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos vykdomame tyrime, civilinėje, administracinėje ar baudžiamojoje byloje ar kitais įstatymų nustatytais atvejais. Tokiu atveju asmens duomenys gali būti saugomi tiek, kiek reikalinga šiems duomenų tvarkymo tikslams, ir sunaikinami nedelsiant, kai tampa nebereikalingi.
5. Informuojame, kad turite šias duomenų subjekto teises: teisę susipažinti su savo duomenimis ir kaip jie yra tvarkomi; teisę reikalauti ištaisyti arba, atsižvelgiant į asmens duomenų tvarkymo tikslus, papildyti asmens neišsamius duomenis; teisę prašyti savo duomenis sunaikinti arba sustabdyti savo duomenų tvarkymo veiksmus (išskyrus saugojimą); teisę prašyti, kad asmens duomenų tvarkymas būtų apribotas; teisę į duomenų perkėlimą. Prašymai dėl duomenų subjekto teisių įgyvendinimo turi būti pateikti raštu (įskaitant ir elektroniniu formatu) ir tik nustačius mano tapatybę, taip pat kiekvienu konkrečiu atveju įvertinus prašymo pagrįstumą.
6. Jūs taip pat turite teisę bet kada atšaukti sutikimą tvarkyti Jūsų duomenis. Sutikimo atšaukimas nedaro poveikio sutikimu pagrįsto asmens duomenų tvarkymo, atlikto iki sutikimo atšaukimo, teisėtumui.[6]
7. Visais klausimais, susijusiais su asmens duomenų tvarkymu, asmens duomenų apsaugos užtikrinimu ar asmens duomenų saugumo pažeidimais, galite kreiptis į Administracijos duomenų apsaugos pareigūną tel. 8 41 596 229 arba el. p. duomenuapsauga@siauliai.lt.
8. Informuojame, kad Administracija asmens duomenis tvarkys teisėtai, sąžiningai ir skaidriai, laikydamasi teisės aktų nustatytų reikalavimų ir tik nustatytais tikslais, taip pat užtikrins duomenų saugumą, įgyvendindama tinkamas technines ir organizacines priemones duomenims apsaugoti nuo neteisėto sunaikinimo ar (ir) atsitiktinio pakeitimo, atskleidimo ir nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo.
9. Informuojame, kad Jūsų asmens duomenys nebus naudojami automatizuotų sprendimų priėmimui Jūsų atžvilgiu, įskaitant profiliavimą. Taip pat informuojame, kad Jūsų asmens duomenis tvarkome tik Europos Sąjungos teritorijoje. Administracija šiuo metu neturi ketinimo perduoti ir neperduoda Jūsų asmens duomenų tvarkytojams ar gavėjams į trečiąsias valstybes.
Detalesnę informaciją apie asmens duomenų tvarkymą Administracijoje galima rasti interneto svetainėje www.siauliai.lt skiltyje „Asmens duomenų apsauga“.
10. Informuojame, kad Jūs turite teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (A. Juozapavičiaus g. 6, 09310 Vilnius, tel. (8 5) 271 2804, 279 1445, el. p. ada@ada.lt), jeigu manote, kad Administracija neteisėtai tvarko Jūsų asmens duomenis arba neįgyvendina Jūsų teisių.
––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––
(parašas) (vardas, pavardė)
Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo
Šiaulių miesto savivaldybės
administracijoje taisyklių
2 priedas
(Prašymo įgyvendinti duomenų subjekto teisę (-es) rekomenduojama forma)
__________________________________________________
(duomenų subjekto vardas, pavardė)
______________________________________________________________________________
(adresas ir (ar) kiti kontaktiniai duomenys (telefono ryšio numeris ar el. pašto adresas, kiti duomenys, leidžiantys identifikuoti duomenų subjektą (nurodoma pareiškėjui pageidaujant)
______________________________________________________________________________
(atstovas ir atstovavimo pagrindas, jeigu prašymą pateikia duomenų subjekto atstovas)[7]
Šiaulių miesto savivaldybės administracijai
PRAŠYMAS
DĖL DUOMENŲ SUBJEKTO TEISĖS (-IŲ) ĮGYVENDINIMO
____________
(data)
_______
(vieta)
1. Prašau įgyvendinti šią (šias) duomenų subjekto teisę (-es) (pažymėkite tinkamą (-us) langelį (-ius)):
□ Teisę gauti informaciją apie duomenų tvarkymą
□ Teisę susipažinti su duomenimis
□ Teisę reikalauti ištaisyti duomenis
□ Teisę reikalauti ištrinti duomenis („teisė būti pamirštam“)
□ Teisę apriboti duomenų tvarkymą
□ Teisę į duomenų perkeliamumą
□ Teisę nesutikti su duomenų tvarkymu
□ Teisę reikalauti, kad nebūtų taikomas tik automatizuotu duomenų tvarkymu, įskaitant profiliavimą, grindžiamas sprendimas
2. Nurodoma, ko konkrečiai prašoma, ir pateikiama kiek įmanoma daugiau informacijos, kuri leistų tinkamai įgyvendinti Jūsų teisę (-es) (pavyzdžiui, jeigu norite gauti asmens duomenų kopiją, nurodykite, kokių konkrečiai duomenų ((pavyzdžiui, 201x m. x mėn. x d. prašymo ar skundo kopiją, 201x m. x mėn. x d. elektroninio pašto laiško kopiją) kopiją pageidaujate gauti; jeigu norite ištaisyti duomenis, nurodykite, kokie konkrečiai Jūsų asmens duomenys yra netikslūs; jeigu nesutinkate, kad būtų tvarkomi Jūsų asmens duomenys, tuomet nurodykite argumentus, kuriais grindžiate savo nesutikimą, nurodykite dėl kokio konkrečiai duomenų tvarkymo nesutinkate, jeigu kreipiatės dėl teisės į duomenų perkeliamumą įgyvendinimo, prašome nurodyti, dėl kokių duomenų šią teisę pageidaujate įgyvendinti, ar pageidaujate juos perkelti į savo įrenginį ar kitam duomenų valdytojui, jeigu pastarajam, tada konkrečiai įvardykite):
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________.
Atsakymą pagal prašymą pageidauju gauti (pažymėkite tinkamą langelį):
□ elektroniniu paštu, adresu_______________________________________________
□ registruotu paštu, adresu________________________________________________
□ paprastu paštu, adresu________________________________________________
□ asmeniškai atsiimant Vasario 16-osios g. 62, Šiauliai.
PRIDEDAMA[8]:
4. ____________________________________________________________________.
Patvirtinu, kad pirmiau nurodyti yra visi asmens duomenys, kuriuos prašau pateikti. Pasirašydamas (-a) šį prašymą, patvirtinu, kad man yra žinoma, jog už nepagrįstus, neproporcingus bei pasikartojančius prašymus Administracija turi teisę: 1. imti pagrįstą mokestį, susijusį su prašymo nagrinėjimu; 2. atsisakyti imtis veiksmų pagal prašymą.
Esu supažindintas (-a), kad detalesnę informaciją apie mano asmens duomenų tvarkymą galiu rasti Šiaulių miesto savivaldybės interneto svetainėje www.siauliai.lt, skiltyje „Asmens duomenų apsauga“.
_______________ ________ _________________________
(parašas) (data) (vardas, pavardė)
□ Asmuo pateikė tapatybę patvirtinantį dokumentą ir (ar) atstovavimą liudijantį dokumentą (pildoma, kai prašymas pateikiamas tiesiogiai Vasario 16-osios g. 62, Šiauliai).
____________________________________________________________________
(Administracijos darbuotojo vardas, pavardė, parašas)