Užimtumo TARNYBOS

prie LIETUVOS RESPUBLIKOS socialinės apsaugos ir darbo ministerijos

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

dėl UŽIMTUMO TARNYBOS prie LIETUVOS RESPUBLIKOS Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų Projektų, KURIŲ VEIKLOS SUSIJUSIOS SU PRIEMONIŲ TEIKIMU DARBO IEŠKANTIEMS ASMENIMS, ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠO patvirtinimo

2024 m. gegužės 3 d. Nr. V-86

Vilnius

Siekdama užtikrinti efektyvų Užimtumo tarnyboje prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų projektų, kurių veiklos susijusios su priemonių teikimu darbo ieškantiems asmenims, įgyvendinimą:

1. T v i r t i n u Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų projektų, kurių veiklos susijusios su priemonių teikimu darbo ieškantiems asmenims, įgyvendinimo tvarkos aprašą (toliau – Aprašas) (pridedama).

2. Į p a r e i g o j u Užimtumo tarnybos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, vadovautis šiuo įsakymu patvirtintu Aprašu, įgyvendinant Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamus projektus.

3. P a v e d u:

3.1. Teisės skyriui teisės aktų nustatyta tvarka organizuoti šio įsakymo paskelbimą Teisės aktų registre ir Užimtumo tarnybos interneto svetainėje;

3.2. šio įsakymo vykdymo kontrolę direktoriaus pavaduotojui pagal kompetenciją.

4. P r i p a ž į s t u  netekusiu galios Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2022 m. rugpjūčio 11 d. įsakymą Nr. V-248 „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų projektų, kurių veiklos susijusios su paslaugomis darbo ieškantiems asmenims, įgyvendinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais.

Direktorė Inga Balnanosienė

PATVIRTINTA

Užimtumo tarnybos prie

Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir

darbo ministerijos direktoriaus

2024 m. gegužės 3 d. įsakymu Nr. V-86

UŽIMTUMO TARNYBOS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS EUROPOS SĄJUNGOS STRUKTŪRINIŲ FONDŲ LĖŠOMIS FINANSUOJAMŲ PROJEKTŲ, KURIŲ VEIKLOS SUSIJUSIOS SU PRIEMONIŲ TEIKIMU DARBO IEŠKANTIEMS ASMENIMS, ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1.  Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba arba Projekto vykdytojas) Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų projektų, kurių veiklos susijusios su priemonių teikimu darbo ieškantiems asmenims, įgyvendinimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja veiksmus ir atsakomybes, įgyvendinant Europos Sąjungos (toliau – ES) struktūrinių fondų lėšomis finansuojamus projektus, susijusius su priemonių įgyvendinimu Užimtumo tarnyboje registruotiems darbo ieškantiems asmenims (toliau – Projektai).

2.  Įgyvendinant Projektus, laikomasi šių principų:

2.1.    bendravimo ir bendradarbiavimo – Užimtumo tarnybos darbuotojai, planuodami ir įgyvendindami Projektus, bendrauja ir bendradarbiauja su Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija (toliau – SADM), Centrine projektų valdymo agentūra (toliau – CPVA) ir kitomis institucijomis bei kitais esamais ir galimais Projektų partneriais;

2.2.    atsakomybės ir skaidrumo – rengiant Projektų paraiškas ir įgyvendinant Projektus, Užimtumo tarnybos ir Projektų partnerių darbuotojai yra atsakingi už jiems priskirtas užduotis ir skaidrų bei sąžiningą jų įvykdymą;

2.3.    profesionalumo ir efektyvumo – Projektams rengti ir juos įgyvendinti pasitelkiami tinkamos kompetencijos ir veiksmingumo siekiantys Užimtumo tarnybos darbuotojai;

2.4.    Projekto vykdytojas laikosi darnaus vystymosi, moterų ir vyrų lygybės ir nediskriminavimo principų.

3.  Apraše vartojamos sąvokos:

3.1.    Agentūra – Projektus administruojanti institucija, atsakinga už ES lėšomis finansuojamų Projektų atranką, jų įgyvendinimo priežiūrą, informacijos teikimą apie Projektų rengimo bei įgyvendinimo reikalavimus;

3.2.    Dalyvio ataskaita – Projekto dalyvių pasiektų stebėsenos rodiklių duomenų suvestinė;

3.3.    Darbuotojai – Užimtumo tarnybos ir / ar Projekto partnerių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis;

3.4.    DocLogix – Užimtumo tarnybos dokumentų valdymo sistema;

3.5.    DVS –  Dokumentų valdymo skyrius;

3.6.    EGADP – Investicijų programos ir (ar) Ekonomikos gaivinimo ir atsparumo didinimo priemonės;

3.7.    FABIS – Viešojo sektoriaus finansinės apskaitos bendrasis posistemis;

3.8.    Išlaidų pažyma – Projekto dalyvių deklaruojamų patirtų išlaidų pažyma;

3.9.    KAD  – Užimtumo tarnybos klientų aptarnavimo departamentas;

3.10.  KAS – Užimtumo tarnybos klientų aptarnavimo skyrius;

3.11.  NBFC – Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras;

3.12.  PIMS – Planavimo ir monitoringo skyrius;

3.13.  POS – Užimtumo tarnybos Priemonių organizavimo departamento Priemonių organizavimo skyriai;

3.14.  Priemonės – aktyvios darbo rinkos politikos priemonės (toliau – ADRPP), papildomų socialinių ir užimtumo garantijų atleidžiamiems ir atleistiems Ignalinos AE darbuotojams ir jų šeimos nariams įgyvendinimas, nuolatinę privalomąją pradinę karo tarnybą atlikusių karo prievolininkų darbo užmokesčio subsidijavimas, paslaugos asmenims su negalia, kitos ekonominės ir socialinės priemonės ar paslaugos, taikomos siekiant didinti darbo ieškančių asmenų užimtumą, mažinti nedarbą, švelninti jo pasekmes, įgyvendinamos valstybės biudžeto, ES struktūrinių ir kitų fondų lėšomis;

3.15.  PROD – Užimtumo tarnybos Priemonių organizavimo departamentas;

3.16.  Projekto administravimo grupė – Užimtumo tarnybos darbuotojai, dalyvaujantys Projekto administravime nuo Projekto veiklų pradžios iki galutinės veiklos ataskaitos patvirtinimo dienos, dirbantys pagal darbo sutartis, atliekantys Projekto administravimo funkcijas pagal pareigybės aprašymą arba Užimtumo tarnybos darbuotojai, kuriems priskirta vykdyti papildomas funkcijas pagal Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymą;

3.17.  Projekto partneriai – subjektai, nurodyti iš ES struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo Projekto sutartyje (toliau – Projekto sutartis);

3.18.  PVS – Projektų valdymo skyrius;

3.19.  Rodiklis – iš anksto nustatytas kiekybinis ir / ar kokybinis Projekto rodiklis, naudojamas Projektų efektyvumo ir tikslų pasiekimo įvertinimui;

3.20.  Užimtumo tarnybos IS – Užimtumo tarnybos valdoma informacinė sistema;

3.21.  Valdymo komitetas – Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu sudaryta Užimtumo tarnybos darbuotojų grupė, kuri atlieka Projektų eigos vertinimą ir kitas jos darbo reglamente numatytas funkcijas;

3.22.  Veiklos ataskaita – Projekto vykdytojo užpildytas ir įgyvendinančiajai institucijai pateiktas finansų ministro patvirtintos formos prašymas išmokėti Projekto sutartyje numatytą avansą ar jo dalį arba apmokėti ir (ar) kompensuoti Projekto išlaidas ir (ar) atsiskaityti už Projekto veiklas.

3.23.  Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Aprašo II skyriuje nurodytuose teisės aktuose ir juos įgyvendinančiuose teisės aktuose.

II SKYRIUS

TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMĄ

4.       2021–2027 metų Europos Sąjungos fondų investicijų programos ir Ekonomikos gaivinimo ir atsparumo didinimo plano „Naujos kartos Lietuva“ administravimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2022 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. 1K-237 „Dėl 2021–2027 metų Europos Sąjungos fondų investicijų programos ir Ekonomikos gaivinimo ir atsparumo didinimo plano „Naujos kartos Lietuva“ įgyvendinimo“ (toliau – Administravimo taisyklės).

5.       2021–2030 metų plėtros programos valdytojos Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įtraukios darbo rinkos plėtros programos pažangos priemonės Nr. 09‑001‑02‑03‑02 „Didinti pažeidžiamų asmenų grupių užimtumą“ aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2022 m. gegužės 17 d. įsakymu Nr. A1-350 „Dėl 2021–2030 metų plėtros programos valdytojos Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įtraukios darbo rinkos plėtros programos pažangos priemonės Nr. 09‑001‑02‑03‑02 „Didinti pažeidžiamų asmenų grupių užimtumą“ aprašo patvirtinimo“ (toliau – Pažangos priemonės aprašas).

6.  Projekto dalyvių informacijos administravimo instrukcija, patvirtinta Tarpinstitucinės darbo grupės, sudarytos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2021 m. birželio 11 d. įsakymu Nr. 1K-219 „Dėl tarpinstitucinės darbo grupės sudarymo“, 2023 m. spalio 20 d. posėdžio protokolu Nr. 16.

7.  Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties ES struktūrinių fondų reikalavimams, patvirtintos Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos, Ekonomikos augimo veiksmų programos, Sanglaudos skatinimo veiksmų programos ir 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos valdymo komitetų 2014 m. liepos 4 d. protokolu Nr. 34 (toliau – Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties).

8.  Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos finansų kontrolės taisyklės, patvirtintos Užimtumo tarnybos direktoriaus 2020 m. kovo 24 d. įsakymu Nr. V-95A „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Finansų kontrolės taisyklės).

9.       Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vidaus kontrolės politika, patvirtinta Užimtumo tarnybos direktoriaus 2021 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. V-145 „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vidaus kontrolės politikos patvirtinimo“ (toliau – Vidaus kontrolės politikos aprašas).

10.     Dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. spalio 1 d. įsakymu Nr. V-471 „Dėl dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkos aprašas).

11.     Veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. gruodžio 7 d. įsakymu Nr. V-602 „Dėl Veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Priemonių stebėsenos aprašas).

12.     Lėšų išieškojimo Užimtumo tarnyboje prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2021 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-261 „Dėl lėšų išieškojimo Užimtumo tarnyboje prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos tvarkos aprašo patvirtinimo“.

13.     Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklės, patvirtintos Užimtumo tarnybos direktoriaus 2020 m. liepos 24 d. įsakymu Nr. V-292 „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklės).

14.     Lietuvos Respublikos užimtumo įstatymas, kiti su Priemonių įgyvendinimu susiję teisės aktai.

15.     Visi su projektų įgyvendinimu susiję teisės aktai yra skelbiami Užimtumo tarnybos internetinėje svetainėje, skiltyje Teisinė informacija.

III SKYRIUS

PROJEKTŲ VALDYMAS

16.     Projektų valdymo pagrindinis tikslas – tinkamai ir laiku įgyvendinti Projekto sutartyje numatytus tikslus, užtikrinant efektyvų lėšų panaudojimą ir numatytų rodiklių pasiekimą.

17.     Projektų valdymas apima veiklų įgyvendinimą, administravimą, stebėseną, koordinavimą ir kontrolę.

18.     Projektas įgyvendinamas pagal Projekto sutartyje, Apraše, Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties, Administravimo taisyklėse, Projektų dalyvių informacijos administravimo instrukcijoje ir kituose II skyriuje su Projektų įgyvendinimu susijusiuose teisės aktuose nustatytus reikalavimus.

19.     Projektų valdymas susideda iš penkių etapų:

19.1.  inicijavimas;

19.2.  planavimas, rizikų indentifikavimas ir valdymas;

19.3.  įgyvendinimas;

19.4.  stebėsena ir kontrolė;

19.5.  užbaigimas.

20.     Įgyvendinant Projektus PVS, Projekto administravimo grupė, PIMS, PROD, POS, KAD, KAS pagal savo kompetenciją užtikrina ir / ar kontroliuoja visų Projekto rodiklių vykdymą ir jų pasiekimą, tinkamą lėšų panaudojimą:

20.1.  PVS:

20.1.1. dalyvauja rengiant Priemonių projektinius pasiūlymus ir paraiškas;

20.1.2. koordinuoja ir kontroliuoja Projektų administravimo grupių veiklų įgyvendinimą;

20.1.3. stebi Projektų įgyvendinimo Rodiklius;

20.1.4. tikrina informaciją apie Priemonių dalyvių išlaidas po Projekto pabaigos su stebėsenos duomenimis bei susistemintus duomenis teikia tikrinančioms institucijoms;

20.1.5. inicijuoja Projektų pakeitimus, jei kyla rizika numatytų rodiklių pasiekimui ar efektyviam lėšų panaudojimui;

20.1.6. teikia metodinę pagalbą Projektų administravimo grupėms ir Užimtumo tarnybos darbuotojams;

20.2.    Projekto administravimo grupė:

20.2.1. rengia veiklos ataskaitas ir teikia jas Agentūrai bei atsako už teikiamos informacijos teisingumą;

20.2.2. rengia informaciją veiklos ataskaitai apie Priemonių dalyvius, pildo Dalyvių ataskaitas ir Išlaidų pažymas, sistemina Projekto dalyvių išlaidas pagrindžiančius ir apmokėjimą įrodančius dokumentus, teikia jas Agentūrai;

20.2.3. atlieka nuolatinę Projekto lėšų panaudojimo ir dalyvių nukreipimo į Priemones stebėseną;

20.2.4. kas mėnesį už praėjusį mėnesį iki einamojo mėnesio 17 dienos PVS per Microsoft Teams platformą pateikia užpildytas Projektų ataskaitas, susijusias su Projekto įgyvendinimu;

20.2.5. po galutinio veiklos ataskaitos patvirtinimo pateikia PVS Projekto užbaigimo ataskaitą (Aprašo 1 priedas);

20.3.    KAD:

20.3.1. užtikrina savalaikį Projekte numatytų Priemonių koordinavimą KAS pagal patvirtintą sąmatą, teikia pasiūlymus dėl užduočių perskirstymo tarp ADRPP;

20.3.2. vykdo projekto dalyvių anketų užpildymo stebėseną;

20.3.3. vykdo Priemonių įgyvendinimo stebėseną Priemonių stebėsenos apraše nustatyta tvarka;

20.3.4. nustato, ar Priemonėms finansuoti pakanka skirtų lėšų, ir apie lėšų trūkumą informuoja PIMS;

20.3.5. bendradarbiauja su Projekto administravimo grupe Priemonių įgyvendinimo klausimais;

20.3.6. nedelsiant informuoja PVS ir PIMS apie galimas rodiklių neįvykdymo ir lėšų nepanaudojimo rizikas;

20.3.7. ne rečiau nei kas mėnesį aptaria Projektų įgyvendinimo eigą su KAS ir imasi veiksmų Rodikliams pasiekti;

20.4.    KAS:

20.4.1. užtikrina Projekto dalyvių atrinkimą bei įtraukimą į Projekto veiklas pagal Projekto sutartyje nurodytą tikslinę grupę;

20.4.2. bendradarbiauja su Projekto administravimo grupe Priemonių įgyvendinimo klausimais;

20.4.3. užtikrina savalaikį Projekte numatytų Priemonių įgyvendinimą pagal patvirtintą sąmatą;

20.4.4. užtikrina savalaikį ir tinkamą Projekto dalyvio apklausos anketos, informacijos apie įsidarbinusius arba nutraukusius dalyvius suvedimą į Užimtumo tarnybos IS;

20.5.    PROD:

20.5.1. užtikrina Priemonių sutarčių teisingą suvedimą Užimtumo tarnybos IS;

20.5.2. vykdo stebėseną ir kontrolę dėl tinkamo Projekto finansavimo šaltinio įvedimo Užimtumo tarnybos IS;

20.6.    POS:

20.6.1. sudaro priemonių sutartis su Projektų tikslinės grupės dalyviais;

20.6.2. inicijuoja Projektų finansavimo šaltinio keitimo procesą;

20.6.3. bendradarbiauja su Projekto administravimo grupe Priemonių organizavimo klausimais;

20.6.4. užtikrina išmokėtų lėšų, kai pažeidžiami sutartiniai įsipareigojimai ar Agentūra pripažįsta netinkamas finansuoti lėšas, susigrąžinimą bei išieškojimą ir grąžinimą į Projekto atsiskaitomąją sąskaitą, remiantis Finansų kontrolės taisyklėse, Lėšų išieškojimo Užimtumo tarnyboje prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos tvarkos apraše bei Užimtumo įstatyme ir ji įgyvendinamuosiuose teisės aktuose nustatyta tvarka;

20.6.5. užtikrina savalaikį ir tinkamą informacijos suvedimą į Užimtumo tarnybos IS apie į Priemones nukreiptus Projekto dalyvius bei dokumentų įkėlimą į Doclogix;

20.7.    PIMS:

20.7.1. sudaro, tvirtina, pagal poreikį keičia Projektų Priemonių sąmatas;

20.7.2. kartą per savaitę vykdo Projektų Priemonių įgyvendinimo pagal KAD, KAS ir finansavimo šaltinius stebėseną ir informaciją skelbia Užimtumo tarnybos vidiniame tinkle;

20.7.3. kas mėnesį iki kito mėnesio 14 dienos vykdo lėšų panaudojimo stebėseną;

20.7.4. kas ketvirtį iki kito ketvirčio pirmojo mėnesio 20 dienos atlieka KAD ir KAS nustatytų veiklos rodiklių vykdymo stebėseną.

IV SKYRIUS

PROJEKTŲ INICIJAVIMAS

21.  Užimtumo tarnybai gavus iš Agentūros kvietimą teikti paraišką finansuoti Projektą, PIMS per kvietime nurodytą terminą rengia Projekto paraišką ir teikia ją Agentūrai.

22.  Agentūrai patvirtinus paraišką, PIMS koordinuoja Projekto sutarties pasirašymą.

23.  Pasirašius Projekto sutartį, jos įgyvendinimas, koordinavimas ir kontrolė perduodamas PVS.

V SKYRIUS

PROJEKTŲ PLANAVIMAS, RIZIKŲ IDENTIFIKAVIMAS IR VALDYMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

LĖŠŲ IR RODIKLIŲ PASKIRSTYMAS, TVIRTINIMAS IR KEITIMAS

24.     Projekto veiklų rodikliai skaičiuojami vadovaujantis Pažangos priemonių apraše nurodytomis rodiklių aprašymo kortelėmis.

25.     Projektų rodiklių detalus paskirstymas pagal regionus arba bendrai visai Lietuvai yra nurodytas konkretaus Projekto sutartyje.

26.     Atsiradus poreikiui, PVS gali inicijuoti rodiklių keitimą, kreipdamasis raštu į Projektą administruojančią instituciją ir detaliai pagrįsdamas atsiradusį poreikį.

27.     Pasirašius Projekto sutartį, pagal sutartyje nurodytus įsipareigojimus PIMS per 15 darbo dienų parengia Projekto lėšų ir dalyvių paskirstymą pagal KAD ir teikia jį tvirtinti Užimtumo tarnybos direktoriui.

28.     Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu patvirtinta metinė sąmata kas ketvirtį yra peržiūrima ir, esant poreikiui, tikslinama.

29.     Atsiradus poreikiui keisti Projekto sutartyje nurodytus sutartinius įsipareigojimus, PVS kreipiasi raštu į Agentūrą dėl aplinkybių, kurioms atsiradus reikia keisti lėšų ir dalyvių paskirstymą Projekto sutartyje, gavus leidimą, vykdomas Projekto sutarties keitimas.

ANTRASIS SKIRSNIS

PROJEKTŲ KOMANDOS FORMAVIMAS, PASIRUOŠIMAS ADMINISTRAVIMUI

30.       Rengiant Projekto paraišką arba pasirašius Projekto sutartį, PVS vedėjas inicijuoja pareigybių steigimą darbui Projektų administravimo grupėse pagal terminuotą projektinę darbo sutartį.

31.       Kai yra pasirašoma Projekto sutartis, PVS inicijuoja:

31.1.  naujų Projekto bylų DocLogix sukūrimą;

31.2.  Projekto veiklų klasifikatoriaus, finansavimo šaltinio straipsnio, Projekto dalyvio apklausos anketos šablono Užimtumo tarnybos IS sukūrimą;

31.3.  Projektų Išlaidų pažymų ir Dalyvių ataskaitų suvestinių įdiegimą.

TREČIASIS SKIRSNIS

PROJEKTŲ RIZIKOS IR JŲ VALDYMAS

32.       Įgyvendinant Projektus galimos šios pagrindinės rizikos, dėl kurių Projektai gali nepasiekti galutinių Projekto rezultatų ir neįvykdyti sutartinių įsipareigojimų:

32.1.    nepakankamas Projekto partnerių įsitraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimą;

32.2.    asmenys, nutraukę dalyvavimą Projekto veiklose ar pabaigę veiklas, nepasiekia konkretaus Projektui nustatyto rodiklio;

32.3.    nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas;

32.4.    nepakankami žmogiškieji ištekliai Projekto veikloms įgyvendinti;

32.5.    netikslus Projekto biudžeto suplanavimas;

32.6.    dvigubo finansavimo rizika.

33.       Rizikų sumažinimo / panaikinimo būdai:

33.1.    nepakankamas Projekto partnerių įsitraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimą:

33.1.1. paslaugas Projekto tikslinei grupei teikiančių institucijų įtraukimas į Projekto veiklų planavimo procesą, siekiant identifikuoti paslaugų poreikį tam, kad būtų galima pasiūlyti reikiamą paslaugų paketą, atsižvelgiant į individualius asmens poreikius;

33.1.2. įvairių komunikavimo ir informacijos sklaidos apie numatomas vykdyti Projekto veiklas priemonių taikymas, atsižvelgiant į tikslinės grupės specifiką (pvz., plakatai, lankstinukai, informacijos sklaida socialiniuose tinkluose, interneto svetainėse ir kt., taip pat informacijos sklaida per su tikslinės grupės atstovais dirbančius asmenis, įstaigas);

33.1.3. atsakingo darbuotojo nuolatinis bendravimas su potencialiais Projekto dalyviais, taip skatinant jų atvykimą bei įsitraukimą į Projekto veiklas;

33.2.  Asmenys, nutraukę dalyvavimą Projekto veiklose ar pabaigę veiklas, nepasiekia konkretaus Projektui nustatyto rodiklio:

33.2.1. vykdoma nuolatinė Projekto veiklų įgyvendinimo stebėsena (t. y. ar planuotos veiklos įgyvendinamos reikiamu intensyvumu bei planuoti tarpiniai rodikliai yra pasiekti). Nustačius, kad Projekto veiklos vyksta lėčiau nei planuota arba nepasiekiami tarpiniai rodikliai, identifikuojamos nevykdymo priežastys ir galimi sprendimo būdai, kurie yra pristatomi Valdymo komiteto posėdžio metu;

33.2.2. nepasiekti nustatytų rezultatų ar / ir rodiklių bei nepanaudoti Projekto veiklų įgyvendinimui skirtų lėšų rizikų sumažinimui rekomenduojama į Projektą įtraukti naujus partnerius, Projekto dalyvius, pratęsti Projekto įgyvendinimo laikotarpį;

33.3.    Nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas:

33.3.1. aiški darbuotojų atrankos procedūra, aiškiai aprašytos pareiškėjo ir (ar) partnerio darbuotojų funkcijos, įgyvendinant Projektų veiklas, būtinos kompetencijos, kvalifikacija bei patirtis;

33.3.2. esant nepakankamai Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencijai ir srities žinių trūkumui, gali būti numatomas paslaugų (pvz., mokymų paslaugų tikslinei grupei) įsigijimas;

33.3.3. neatitikimams, susijusiems su Projekto įgyvendinimo komandos gebėjimų trūkumu, pasikartojus kelis kartus, gali būti keičiami Projektą įgyvendinantys darbuotojai;

33.4.    Nepakankami žmogiškieji ištekliai Projekto veikloms įgyvendinti:

33.4.1. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų galimybių dalyvauti numatytose Projekto veiklose įvertinimas paraiškos rengimo metu;

33.4.2. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų įtraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimo grafiko rengimą bei tikslinimą Projekto įgyvendinimo metu, siekiant įvertinti galimą žmogiškųjų išteklių trūkumą;

33.4.3. esant nepakankamiems Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio žmogiškiesiems resursams Projekto veikloms įgyvendinti, gali būti numatomas paslaugų (pvz., mokymų paslaugų tikslinei grupei) įsigijimas;

33.5.    Netikslus Projekto biudžeto suplanavimas:

33.5.1. detalus visų būtinų išlaidų planavimas paraiškos rengimo metu (pvz., transporto, maitinimo, mokymų paslaugų įtraukimas į Projekto biudžetą ir kt.), atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintos minimalios mėnesinės algos, profesinio mokymo priemonės įkainių padidėjimą ir kt.;

33.5.2. asmenų, turinčių patirties organizuojant numatytas veiklas Projekte įtraukimas į darbo grupę paraiškos rengimo metu. Remiantis praktika, svarbu realiai įvertinti veikloms suorganizuoti reikalingą laiką, resursus, nesuplanuoti per daug intensyvių veiklų;

33.6.    Dvigubo finansavimo rizika: siekiant išvengti išlaidų dvigubo finansavimo prieš nukreipiant ir dalyvaujant veiklose, privaloma tikrinti duomenis Užimtumo tarnybos IS ar dalyvis nedalyvauja kitų Projektų veiklose.

34.       Kitos su Projektų įgyvendinimu susijusios rizikos valdomos ir vertinamos Vidaus kontrolės politikos apraše nustatyta tvarka.

VI SKYRIUS

PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS

35.  Pasirašius Projekto sutartį per 10 darbo dienų (jei Projekto sutartyje nenustatyta kitaip) Projekto administravimo grupė (jos nesant – PVS) parengia Projekto viešųjų pirkimų planą ir, suderinusi su PVS ir Viešųjų pirkimų skyriumi, teikia jį Agentūrai su ja suderintu būdu.

36.  Projekto administravimo grupė (jos nesant – PVS) rengia informaciją apie planuojamus organizuoti pirkimus Projekto įgyvendinimo laikotarpiu ir ją teikia Viešųjų pirkimų skyriui, kuris, esant poreikiui, tikslina einamųjų metų Užimtumo tarnybos reikmėms reikalingų darbų, prekių ir paslaugų viešųjų pirkimų planą (toliau – Pirkimų planas).

37.  Pirkimai vykdomi Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklėse nustatyta tvarka.

38.  Ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo tos dienos, kai Agentūra patvirtina pirkimų planą arba kai Užimtumo tarnyba sudaro pirkimo sutartį, jei pirkimo sutartis sudaroma po pirkimų plano patvirtinimo, su Agentūra suderintu būdu pateikiama informacija apie sudarytas pirkimo sutartis.

39.  Projekto lėšomis negali būti kompensuojamos Užimtumo tarnybos iš Projekto partnerių įsigytų prekių ir paslaugų išlaidos.

40.  Projekto vykdytojas įsipareigoja laikytis Agentūros patvirtintuose dokumentuose nustatytų pirkimų priežiūros reikalavimų, kurie skelbiami Agentūros interneto svetainėje.

ATRASIS SKIRSNIS

VEIKLOS ATASKAITŲ RENGIMAS IR TEIKIMAS

41.  Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia tarpines ir galutines veiklos ataskaitas su Agentūra suderintu būdu. Taip pat gali pateikti avanso mokėjimo prašymą, jei tai numatyta Projekto sutartyje.

42.  Veiklos ataskaitas pasirašo PVS vedėjas arba kitas Užimtumo tarnybos direktoriaus įgaliotas asmuo pagal Dokumentų tvarkos aprašą.

43.  Veiklos ataskaitas Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos iki Projekto finansavimo pabaigos pagal suderintą veiklos ataskaitų teikimo grafiką.

44.  Avanso prašymas gali būti teikiamas pasirašius Projekto sutartį ir (arba) viso Projekto įgyvendinimo metu, kai reikia apyvartinių lėšų Projektui įgyvendinti, neviršijant nustatytos maksimalios avanso sumos.

45.  Pirmąją veiklos ataskaitą kartu su jame nurodyta informacija apie veiklos ataskaitų teikimo grafiką Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip po 20 darbo dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos, nebent teisės aktai nustato kitaip.

46.  Tarpines veiklos ataskaitas Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip per 70 darbo dienų nuo ankstesnės veiklos ataskaitos pateikimo dienos, jei Agentūra, atsižvelgdama į Projekto specifiką ir Projekto vykdytojo pinigų srautų poreikį arba, jei Projekto sutartyje arba veiklos ataskaitų teikimo grafike nenustatyta kitaip.

47.  Galutinė veiklos ataskaita teikiama iki Projekto sutartyje nustatyto termino.

48.  Veiklos ataskaitose Projekto administravimo grupė teikia veiklos ataskaitų teikimo grafiką visam projekto įgyvendinimo laikotarpiui (nurodomos planuojamų veiklos ataskaitų teikimo datos ir sumos). Informacija turi būti atnaujinama su kiekviena veiklos ataskaita. Veiklos ataskaitos grafikas planuojamas, atsižvelgiant į Užimtumo tarnybos direktoriaus patvirtintą metinę sąmatą.

49.  Su galutine veiklos ataskaita turi būti pateiktas raštas su informacija apie Užimtumo tarnybos Projekto sąskaitose sukauptas palūkanas arba informacija apie tai, kad palūkanos skaičiuojamos nebuvo.

50.  Kartu su kiekviena veiklos ataskaita Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia duomenis apie Projekte pradėjusius ir baigusius dalyvauti dalyvius bei su tuo susijusias patirtas išlaidas, tai yra pateikiant nustatytos formos Dalyvių ataskaitą bei Priemonių Išlaidų pažymas. Visas formas tvirtina Agentūra.

51.  Ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų (jei Projekto sutartyje nenumatyta kitaip) pasibaigus kalendoriniams metams PVS rengia ir teikia Agentūrai visų, per praėjusius 5 metus nuo galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo, įgyvendintų Projektų ataskaitas po Projekto finansavimo pabaigos.

52.  Šio Aprašo 42 – 52 punktuose nurodoma bendra veiklos ataskaitų teikimo tvarka taikoma, jeigu Administravimo taisyklės nenumato kitaip.

VII SKYRIUS

PROJEKTO ĮGYVENDINIMO STEBĖSENA IR KONTROLĖ

PIRMASIS SKIRSNIS

PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ

53.  Siekiant užtikrinti sėkmingą Projektų įgyvendinimą, vykdoma Projektų veiklų įgyvendinimo stebėsena ir kontrolė, kurią atlieka PVS, Projekto administravimo grupė, PIMS.

54.  Projekto įgyvendinimo kontrolę sudaro:

54.1. Projektui nustatytų veiklų rodiklių įgyvendinimo kontrolė, kurią nuolat vykdo Projekto administravimo grupė ir PVS;

54.2. Projekto lėšų naudojimo kontrolė, kurią nuolat vykdo Projekto administravimo grupė, PVS, PIMS.

54.3. paslaugų ir prekių sutarčių kontrolė, kurią nuolat vykdo Projekto administravimo grupė ir PVS.

ANTRASIS SKIRSNIS

RODIKLIŲ IR LĖŠŲ PANAUDOJIMO STEBĖSENA

55.  Projekto rodiklių ir lėšų panaudojimo stebėseną vykdo PVS, Projekto administravimo grupė, PIMS ir KAD.

56.  Projekto rodiklių įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną sudaro:

56.1.  Projekto administravimo ir PVS grupės analizė apie nuo Projekto pradžios pasiektus rodiklius ir lėšų panaudojimą, vertinant jau sudeklaruotus dalyvius;

56.2.  KAD atliekama Priemonių įgyvendinimo stebėsena kaip tai numatyta Priemonių stebėsenos apraše;

56.3.  PIMS informacija apie panaudotas lėšas ir į Priemones įtrauktus asmenis, pagal Užimtumo tarnybos direktoriaus patvirtintą metinę sąmatą.

57.  Projektų administravimo grupė, vykdydama Projektų įgyvendinimo stebėseną vadovaujasi trimis kriterijais:

57.1.  Projektų dalyvių atitiktis tikslinei grupei: kiekvienas Projekte dalyvaujantis asmuo turi atitikti Projekto sutartyje įvardintą tikslinę grupę;

57.2.  Projekto dalyvių rodiklių pasiekimas: iki Projekto įgyvendinimo pabaigos, turi būti užtikrinta, kad pasiekti visi Projekto sutartyje nustatyti rodikliai;

57.3.  efektyvus Projekto lėšų deklaravimas: iki Projekto veiklų įgyvendinimo ir finansavimo pabaigos, turi būti tikslingai sudeklaruotos visos skirtos lėšos Projekto veiklų įgyvendinimui.

TREČIASIS SKIRSNIS

FINANSŲ VALDYMO PROCEDŪROS

58.  Projekto finansų valdymą užtikrina Priemonių finansų valdymo ir kontrolės skyrius, Veiklos finansų valdymo ir kontrolės skyrius, PVS, Projekto administravimo grupė.

59.  Priemonių finansų valdymo ir kontrolės skyrius užtikrina:

59.1.    atsiskaitomosios sąskaitos atidarymą arba laisvos turimos atsiskaitomosios sąskaitos priskyrimą Projekto lėšoms gauti ir reikiamos informacijos pateikimą PVS / Projekto administravimo grupei;

59.2.    Projekto Priemonių finansų valdymą bei dokumentų ir kitos reikalingos informacijos pagal detaliuosius požymius (dimensijas) mokėjimams ir finansinei apskaitai vykdyti  teikimą NBFC.

60.  Veiklos finansų valdymo ir kontrolės  skyrius užtikrina Projekto veiklos finansų valdymą bei dokumentų ir kitos reikalingos informacijos pagal detaliuosius požymius (dimensijas) mokėjimams ir finansinei apskaitai vykdyti  teikimą NBFC.

61.  Projektų administravimo grupė:

61.1.    vykdo Projekto gauto, grąžintino, Projekto partneriams pervedamo finansavimo finansų valdymą bei dokumentų ir kitos reikalingos informacijos pagal detaliuosius požymius (dimensijas) mokėjimams ir finansinei apskaitai vykdyti  teikimą NBFC;

61.2.    Projekto administravimo grupės finansininkas atsako už tai, kad Projekto išlaidos atitiktų bendruosius ir specialiuosius reikalavimus, kurie numatyti Administravimo taisyklėse, Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties.

62.  Jei patirtos išlaidos nenumatytos Projekto biudžete ar patirtos ne Projekto veiklų vykdymo metu, nepagrįstos privalomais dokumentais, patirtos ne Projekto dalyviams finansuoti, kaip tai numatyta Administravimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų, jos laikomos netinkamomis deklaruoti.

63.  Išlaidos, kurioms nepateikti jas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, pateikti netinkami ar neteisingi išlaidas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, arba ta išlaidų dalis, kuri viršija Projekto biudžete numatytas išlaidų ribas, negali būti deklaruojamos ir kompensuojamos ES struktūrinių fondų lėšomis. Šias išlaidas Užimtumo tarnyba ar Projekto partneriai privalo išieškoti iš netinkamus ar neteisingus išlaidas pagrindžiančius dokumentus pateikusių asmenų ar asmenų, kurie nepateikė išlaidas pateisinančių ar įrodančių dokumentų, teisės aktų nustatyta tvarka arba Projekto vykdytojas jas padengia savo lėšomis.

64.  Netiesioginės Projekto išlaidos apmokamos taip, kaip nustatyta Projekto sutartyje.

KETVIRTASIS SKIRSNIS

FINANSINĖS APSKAITOS TVARKYMAS

65.  Projekto lėšų apskaita turi būti vykdoma skaidriai, sąžiningai ir teisingai, atsižvelgiant į Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties nustatytus išlaidų reikalavimus.

66.  Projektų finansinė apskaita yra Užimtumo tarnybos bendros finansinės apskaitos sudėtinė dalis.

67.  Projektų finansinę apskaitą vykdo NBFC.

68.  Su Projektu susiję ūkiniai įvykiai ir ūkinės operacijos yra Užimtumo tarnybos bendros finansinės apskaitos sudėtinė dalis. Su Projektu susijusių finansinių operacijų įrašų atskyrimui nuo kitų operacijų yra naudojamas Projektų kodavimas.

69.  Projekto finansinė apskaita tvarkoma ir finansinių ataskaitų rinkiniai rengiami per FABIS.

70.  Užimtumo tarnybos finansines ataskaitas rengia NBFC, jų duomenų analizę vykdo Veiklos finansų valdymo ir kontrolės ir Priemonių finansų valdymo ir kontrolės skyriai pagal veiklos sritį.

71.  Užimtumo tarnybos finansinės ataskaitos pasirašomos pagal Dokumentų tvarkos aprašą.

PENKTASIS SKIRSNIS

IŠMOKĖTŲ LĖŠŲ SUSIGRĄŽINIMAS IR REGISTRAVIMAS APSKAITOJE

72.  POS užtikrina, kad visa informacija apie sutartinių įsipareigojimų pažeidimus arba nevykdymą būtų suvesta į Užimtumo tarnybos IS.

73.  FABIS gautos grąžintinos finansavimo sumos registruojamos, turint sutartinių įsipareigojimų nevykdymo atvejus pagrindžiančius dokumentus.

74.  Projekte netinkamomis pripažintos lėšos, suderinus su PIMS, turi būti nedelsiant padengtos iš valstybės biudžeto lėšų. Finansavimo šaltinio keitimą inicijuoja POS.

ŠEŠTASIS SKIRSNIS

PATIKRINIMŲ VYKDYMAS

75.  Projektų patikrinimus POS, KAD ir KAS vykdo Priemonių ir paslaugų priežiūros skyriaus darbuotojai.

76.  Pagal savo pobūdį patikrinimai skirstomi į planinius ir neplaninius.

77.  Apie planuojamą patikrinimą, nurodant konkretų jo atlikimo terminą, apimtį bei prašomus pateikti dokumentus, POS, KAD ir KAS informuojami elektroniniu paštu ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki patikrinimo.

78.  Neplaniniai patikrinimai gali būti atliekami nustačius, kad POS, KAD ir / ar KAS teikiama informacija yra netiksli, neišsami, netinkamai vykdomos Projekto veiklos arba gavus Projekto dalyvio, kito subjekto pranešimą raštu / elektroniniu paštu apie galimai netinkamai vykdomas Projekto veiklas.

79.  Planinio patikrinimo metu yra pildomas patikrinimo atlikimo aktas (Aprašo 2 priedas).  

80.  Neplaninio patikrinimo metu pildomas neplaninio patikrinimo atlikimo aktas (Aprašo 3 priedas).

81.  Patikrinimų rezultatai pateikiami POS, KAD, KAS ir PVS.

82.  Patikrinimų metu nustatyti neatitikimai turi būti ištaisyti per patikrinimo atlikimo akte nurodytą terminą.

83.  Nustatyti  neatitikimai, kurių nėra galimybės ištaisyti, registruojami Užimtumo tarnybos Neatitikčių Registre.

VIII SKYRIUS

INFORMAVIMAS APIE PROJEKTĄ

84.  Informavimas apie Projektą – informacinė veikla, padedanti pristatyti visuomenei įgyvendinamą Projektą, jo tikslus, eigą, rezultatus, Projekto naudą bei Projekto finansavimą, panaudojant viešinimo priemones ir šaltinius.

85.  Įgyvendinant informavimo apie Projektą veiklą ar kitas komunikacijos veiklas, susijusias su ES finansavimu, visuomenei, žiniasklaidai ir kitoms tikslinėms auditorijoms turi būti pranešta apie ES finansavimą taip, kaip nurodyta Europos komisijos leidinyje „ES emblemos naudojimas vykdant 2021–2027 m. ES programas“, Finansų ministerijos leidinyje „ES investicijų stiliaus knyga“ ir CPVA leidinyje „Komunikacijos vadovas projektų vykdytojams“, privalomai panaudojant:

85.1.  ES emblemą;

85.2.  teiginį šalia ES emblemos:

85.2.1. Finansuoja Europos Sąjunga“, kai Projektas 100 procentų finansuojamas 2021–2027 metų ES fondų lėšomis;

85.2.2. „Bendrai finansuoja Europos Sąjunga“, kai Projektas ne 100 procentų finansuojamas 2021–2027 metų ES fondų lėšomis;

85.2.3. „Finansuoja Europos Sąjunga – NextGenerationEU“, kai Projektas finansuojamas EGADP lėšomis arba, kai projektas finansuojamas EGADP lėšomis ir 2021–2027 metų ES fondų lėšomis. Taip pat projekto vykdytojas turi matomai pranešti apie projekto finansavimą pagal planą „Naujos kartos Lietuva“.

86.  Visuomenei ar Projekto dalyviams skirtuose dokumentuose, susijusiuose su Projekto įgyvendinimu, turi būti aiškiai pateikiama informacija apie gautą ES finansavimą, o komunikacijos medžiagoje, susijusioje su ES investicijų viešinimu, aiškiai pateikiama informacija apie ES indėlį ir naudą. Šis reikalavimas taikomas visiems Projektams.

87.  Vykdant Projekto veiklas, Projekto administravimo grupė turi užtikrinti, kad pagrindinėje interneto svetainėje (jeigu tokia yra) ir socialiniuose tinkluose per 20 darbo dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos būtų paskelbiamas trumpas Projekto aprašymas, kuriame pristatomos visos įgyvendinant Projektą suplanuotos veiklos, poveiklės, nurodomi Projekto tikslai bei rezultatai ir informuojama apie gautą ES finansavimą.

88.  Per 20 darbo dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos visuomenei gerai matomoje vietoje (pavyzdžiui, prie pagrindinio įėjimo į pastatą ar organizacijos vestibiulyje) turi būti viešai iškabinamas bent vienas spausdintas ar rodomas elektroninis ne mažesnis nei A3 formato pranešimas (plakatas), kuriame pateikiama informacija apie Projektą ir paskelbiama apie gautą ES finansavimą. 

89.  Kai įgyvendinamas Projektas, kurio bendra vertė viršija 10 000 000 (dešimt milijonų) eurų, turi būti surengtas komunikacinis renginys ar įgyvendinama kita komunikacijos veikla laiku pakviečiant ar įtraukiant Europos komisijos ir vadovaujančiosios institucijos atstovus.

90.  Aprašo 86-90 punktuose nurodoma bendra informavimo apie Projektą tvarka taikoma, jeigu Administravimo taisyklės nenumato kitaip.

91.  Su Projektų įgyvendinimu susijusi informacija skelbiama Užimtumo tarnybos intraneto skiltyje „Veiklos žinynas” ir Užimtumo tarnybos interneto svetainės skiltyje „Naujienos“.

92.  Kai yra pasikeitimai projekto įgyvendinime (lėšos, užduotys, sąmatos, rodikliai ir kt.) pirmiausia Užimtumo tarnybos darbuotojai informuojami elektroniniu paštu, vėliau informacija atnaujinama intranete ir Užimtumo tarnybos interneto svetainėje.

IX SKYRIUS

DOKUMENTŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS IR PRIEINAMUMAS

93.  Projekto dokumentai saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, patvirtintu Dokumentacijos planu, Dokumentų tvarkos aprašu, Administravimo taisyklėmis.

94.  Su Projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų saugojimo terminas yra nurodytas Projekto sutartyje ir patvirtintame Dokumentacijos plane.

95.  Privaloma saugoti šiuos dokumentus:

95.1. Projekto įgyvendinimo planą ir pridedamus dokumentus bei kitus su Projekto atranka susijusius dokumentus;

95.2. Projekto įgyvendinimo sutarties ir visų papildomų susitarimų ar raštų dėl Projekto sutarties pakeitimo originalus;

95.3. išlaidų ir pasiektų stebėsenos rodiklių reikšmių pagrindimo dokumentų originalus, Projekto dalyvių anketas;

95.4. susirašinėjimo su administruojančiąja institucija dokumentų kopijas;

95.5. pirkimų vykdymo dokumentų originalus arba kopijas;

95.6. įgyvendintų informavimo apie Projektą priemonių įrodymo dokumentus.

96.  Baigiantis Projektui, ne vėliau kaip iki galutinės veiklos ataskaitos patvirtinimo dienos Projekto administravimo grupė perduoda visus dokumentus DVS. Perduodant dokumentus pasirašomas dokumentų perdavimo-priėmimo aktas.

97.  Projekto įgyvendinimo metu dokumentų prieinamumą užtikrina Projekto administravimo grupės, KAD ir POS.

98.  Visi Projekto dokumentai turi būti siejami tarpusavyje ir saugomi jiems skirtose bylose pagal patvirtintą Dokumentacijos planą.

99.  Su Projektų įgyvendinimu susiję dokumentai registruojami, keliami ir saugomi DocLogix Projektui skirtose bylose.

100.  Registruojami Projekto dokumentai DocLogix turi būti įvardijami, nurodant registruojamo dokumento esamą pavadinimą ir šalia nurodant Projekto dalyvio vardą ir pavardę. Jeigu į DocLogix yra įkeliami keli su tuo pačiu Projekto dalyviu susiję dokumentai, jie turi būti susiejami tarpusavyje.

101.  Projekto administravimo grupė kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytus dokumentus ir skaitmeninius dokumentus (atsiųstus el. paštu skenuotus arba fotografuotus) DocLogix kelia į bylas su žymenimis “E” arba “Mr”. Į bylas be raidinio žymens registruojami tik popieriniai dokumentai (popieriniai dokumentai skenuojami, registruojami DocLogix, popierinis originalas įsegamas į atitinkamą bylą pagal patvirtintą Dokumentacijos planą).

102.  Pasibaigus Projektui, Projektų dokumentų prieinamumą ir išsaugojimą Projekto sutartyje nustatytu terminu, užtikrina DVS.

103.  Projekto įgyvendinimo metu ir po Projekto finansavimo pabaigos Projekto dokumentų saugojimo laikotarpiu turi būti užtikrintas:

103.1.  su Projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų (įskaitant elektroninius dokumentus, pateiktus informacinių technologijų priemonėmis ar elektroninėse laikmenose) saugumas ir prieinamumas institucijoms, kurioms pavesta atlikti audito funkcijas (vadovaujančiosios institucijos, administruojančiosios institucijos, audito institucijos, kurioms pavesta atlikti audito institucijos funkcijas, ministerijos, Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybos, Specialiųjų tyrimų tarnybos, Konkurencijos tarybos, EK ir Europos Audito Rūmų atstovams ir (ar) jų įgaliotiems asmenims);

103.2.  Aprašo 102.1. papunktyje nurodytoms institucijoms ir įstaigoms suteikta galimybė patikrinti Projekto rezultatus projekto įgyvendinimo ir (ar) administravimo vietoje.

X SKYRIUS

PROJEKTŲ UŽBAIGIMAS

104.     Agentūrai patvirtinus galutinę veiklos ataskaitą, Projekto administravimo grupė pateikia PVS Projekto užbaigimo ataskaitą (Aprašo 1 priedas) per DocLogix.

105.     PVS inicijuoja:

105.1.  Projekto bylų uždarymą, informuodamas apie tai DVS;

105.2.  Užimtumo tarnybos internetinėje svetainėje informacijos apie įvykdytus Projektus perkėlimą į skiltį „Įgyvendinti projektai“;

105.3.  pagal poreikį teikia informaciją Užimtumo tarnybos Teisės skyriui dėl teisės aktų atnaujinimo Užimtumo tarnybos internetinėje svetainėje;

105.4.  Projektų administravimo grupių darbuotojų atleidimą;

105.5.  su IT plėtros skyriaus pagalba pašalina Užimtumo tarnybos IS negaliojančias klasifikatorių reikšmes;

105.6.  užbaigus projektą PVS pateikia informaciją Valdymo komitetui apie projekto  vykdymo eigą. Pagal poreikį organizuojamas posėdis pasiūlymų aptarimui.

XI SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

106.  Visais Projektų vykdymo etapais, nurodytais šiame Apraše, tvarkant asmens duomenis Apraše numatytais tikslais, įskaitant jų archyvavimą dėl viešojo intereso, naudojimą mokslinio ar istorinio tyrimo tikslais ar statistiniais tikslais, taikomas 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas.

107.  Šis Aprašas peržiūrimas kasmet ir gali būti keičiamas Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu.

___________________