ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ KOMISIJŲ DARBO REGLAMENTO PATVIRTINIMO
2021 m. spalio 18 d. Nr. A-1678
Šiauliai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 19 straipsniu:
1. T v i r t i n u Šiaulių miesto savivaldybės administracijos viešųjų pirkimų komisijų darbo reglamentą (toliau – Reglamentas) (pridedama).
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Viešųjų pirkimų komisijų, sudarytų Šiaulių miesto savivaldybės administracijos atliekamiems pirkimams vykdyti, darbo reglamentą, patvirtintą Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2008 m. rugsėjo 19 d. įsakymu Nr. A-1247 „Dėl viešųjų pirkimų komisijų, sudarytų Šiaulių miesto savivaldybės administracijos atliekamiems pirkimams vykdyti, darbo reglamento patvirtinimo“ su visais jo pakeitimais.
2. Į p a r e i g o j u Bendrųjų reikalų skyriaus Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyrį supažindinti su šiuo įsakymu Administracijos struktūrinių padalinių ir į padalinius neįeinančius valstybės tarnautojus ir darbuotojus per dokumentų valdymo sistemą DVS „Avilys“.
PATVIRTINTA
Šiaulių miesto savivaldybės administracijos
direktoriaus
2021 m. spalio 18 d. įsakymu Nr. A-1678
ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ KOMISIJŲ DARBO REGLAMENTAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Šiaulių miesto savivaldybės administracijos (toliau – Savivaldybės administracija) viešųjų pirkimų komisijų darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) apibrėžia Savivaldybės administracijos prekių, paslaugų ar darbų viešojo pirkimo komisijos, projekto konkurso vertinimo komisijos (toliau kartu – Komisija) funkcijas, teises, pareigas, darbo organizavimo ir sprendimų priėmimo tvarką, komisijos narių, ekspertų atsakomybę, komisijos atskaitomybę.
2. Šis Reglamentas taikomas ir Komisijoms, vykdančioms mažos vertės neskelbiamus pirkimus ir atliekančioms atnaujinto varžymosi pagal preliminariąją sutartį procedūras.
3. Komisija sudaroma Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu iš ne mažiau kaip 3 fizinių asmenų – Komisijos pirmininko ir bent 2 Komisijos narių (toliau – Komisijos narys, Komisijos nariai). Šie asmenys gali būti ir ne Savivaldybės administracijos darbuotojai. Komisijos pirmininku skiriamas Savivaldybės administracijos direktorius arba jo įgaliotas Savivaldybės administracijos ar bendru pavaldumu susijusios kitos perkančiosios organizacijos darbuotojas. Komisijos pirmininku ir nariais gali būti tik nepriekaištingos reputacijos asmenys, turintys ar ekonominių, ar (ir) techninių, ar (ir) teisinių žinių ir išmanantys viešuosius pirkimus reglamentuojančius teisės aktus. Savivaldybės administracija Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu turi teisę kviesti ekspertus – dalyko žinovus konsultuoti Komisiją klausimu, kuriam reikia specialių žinių, ar vertinimo. Jeigu projekto konkurso dalyviams keliami profesiniai reikalavimai, ne mažiau kaip trečdalis vertinimo komisijos narių turi būti bent tokios pačios arba lygiavertės kvalifikacijos. Projekto konkurso vertinimo komisiją turi sudaryti su projekto dalyviais nesusiję fiziniai asmenys.
4. Savivaldybės administracija gali kviesti Komisijos posėdžiuose, išskyrus projekto konkurso vertinimo komisijos posėdžius, stebėtojo teisėmis dalyvauti valstybės ar savivaldybių institucijų ar įstaigų atstovus, pateikusius atstovaujamo subjekto įgaliojimą (toliau - stebėtojai).
5. Komisija savo veikloje vadovaujasi Europos Sąjungos tiesiogiai taikomais teisės aktais, Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas), kitais, viešuosius pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais ir šiuo Reglamentu.
6. Komisija savo sprendimus priima laikydamasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, konkurencijos ir skaidrumo principų. Priimdama sprendimus Komisija yra savarankiška. Komisija turi teisę atsisakyti vykdyti Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų teisės aktų reikalavimų neatitinkantį pavedimą.
7. Komisija veikia nuo sprendimo ją sudaryti iki visų Komisijai 12 punkte nustatytų užduočių įvykdymo, jei Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakyme dėl Komisijos sudarymo nenurodyta kitaip. Įpareigojimus ir užduotis Komisijai teikia Savivaldybės administracijos direktorius raštu.
9. Komisija yra atskaitinga Savivaldybės administracijos direktoriui. Jam pareikalavus, Komisija privalo teikti savo veiksmų paaiškinimus. Komisijos pirmininkas, nariai, ekspertai ir stebėtojai už savo veiklą atsako Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
10. Iškilus realiam ar menamam Komisijos narių, ekspertų, stebėtojų interesų konfliktui, situacijos sprendžiamos vadovaujantis Vyriausiosios tarnybinės etikos komisijos kartu su Viešųjų pirkimų tarnyba (toliau – Tarnyba) nustatyta nusišalinimo pirkimuose tvarka, pirkimuose kylančių interesų konfliktų nustatymo gairėmis, rekomendacijomis ir kitais teisės aktais.
II. KOMISIJOS FUNKCIJOS
12. Komisija nuo jos sudarymo dienos gauna įgaliojimus, jeigu Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakyme dėl Komisijos sudarymo nenurodyta kitaip, atlikti šias užduotis:
12.1. svarstyti ir tvirtinti pirkimo dokumentų projektus, inicijuoti jų koregavimą ar juos koreguoti;
12.2. rengti pirkimų skelbimus, teikti juos Tarnybai ir skelbti apie pirkimą viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatyta tvarka;
12.3. atliekant pirkimą neskelbiamų derybų būdu arba vykdant supaprastintą pirkimą, apie kurį perkančioji organizacija pagal Viešųjų pirkimų įstatymą ir mažos vertės pirkimų tvarką reglamentuojančius teisės aktus gali neskelbti, išrinkti tiekėjus ir pakviesti juos dalyvauti pirkime;
12.4. nustatyti galutinius paraiškų ir pasiūlymų (projekto konkurso, supaprastinto projekto konkurso atveju – projektų) pateikimo terminus;
12.7. rengti susitikimus su tiekėjais (iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos susitikimai rengiami su kiekvienu tiekėju atskirai);
12.10. tikrinti dalyvių ar kandidatų Europos bendrąjį viešųjų pirkimų dokumentą (toliau - EBVPD), pašalinimo pagrindų nebuvimą, atitiktį kvalifikacijos reikalavimams įrodančius dokumentus, priimti sprendimą dėl kiekvieno paraišką ar pasiūlymą pateikusio dalyvio ar kandidato pašalinimo pagrindų nebuvimą įrodančių ir kvalifikacinių duomenų;
12.11. nustatyti, ar pasiūlymo galiojimo ir pirkimo sutarties įvykdymo užtikrinimas atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus reikalavimus, priimti sprendimą dėl pasiūlymo garanto taikymo (paėmimo) ir nurodyti kurios sąlygos (-ų) tiekėjas neįvykdė;
12.12. atliekant pirkimą riboto konkurso, skelbiamų derybų, neskelbiamų derybų, konkurencinio dialogo ir inovacijų partnerystės būdu atlikti dalyvių ar kandidatų kvalifikacinę atranką;
12.13. vykdant pirkimą skelbiamų ar neskelbiamų derybų, inovacijų partnerystės būdu derėtis su dalyviu dėl pasiūlymų sąlygų, siekiant geriausio rezultato. Vykdant pirkimą konkurencinio dialogo būdu, vesti dialogą su atrinktais dalyviais, siekiant atrinkti vieną ar keletą perkančiosios organizacijos reikalavimus atitinkančių sprendinių;
12.15. nustatyti pasiūlymų eilę, priimti sprendimą dėl laimėjusio pasiūlymo ir tikslų atidėjimo terminą;
12.17. rengti informacinius pranešimus bei pranešimus dėl savanoriško ex ante skaidrumo ir teikti juos Tarnybai;
12.18. nagrinėti tiekėjų pretenzijas, stabdyti pirkimo procedūras, kol bus išnagrinėtos tiekėjų pretenzijos ir priimtas sprendimas;
12.19. išnagrinėjus pretenziją, priimti sprendimą ir apie jį pranešti pretenziją pateikusiam tiekėjui, suinteresuotiems kandidatams ir suinteresuotiems dalyviams, taip pat juos informuoti apie anksčiau praneštų pirkimo procedūros terminų pasikeitimą;
12.20. viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka nutraukti pirkimo procedūras;
III. KOMISIJOS TEISĖS IR PAREIGOS
13. Komisija, vykdydama jai pavestas užduotis, turi teisę:
13.1. parinkti aukštesnį pirkimo būdą, nei nurodytasis Viešųjų pirkimų valdymo sistemoje „Ecocost: Pirkimai“;
13.2. gauti iš Savivaldybės administracijos padalinių informaciją apie reikalingų nupirkti prekių, paslaugų ar darbų techninius, estetinius, funkcinius ir kokybės reikalavimus, prekių kiekį, teiktinų su prekėmis susijusių paslaugų pobūdį, darbų ir paslaugų apimtis, prekių tiekimo, paslaugų teikimo, darbų atlikimo terminus (įskaitant numatomus pratęsimus), eksploatavimo išlaidas, techninių specifikacijų projektus bei kitas pirkimo objektui keliamas sąlygas, tiekėjo kompetencijai keliamų, norint tinkamai įvykdyti pirkimo sutartį būtinų reikalavimų ir juos patvirtinančių dokumentų sąrašus, lėšų, skirtų konkrečių prekių, paslaugų ar darbų pirkimui, sumą, šių pirkimų poreikio pagrindimą ir visą kitą informaciją, reikalingą pirkimams organizuoti ir vykdyti;
13.3. prašyti, kad dalyviai ar kandidatai paaiškintų savo pasiūlymus, patikslintų duomenis apie savo kvalifikaciją;
14. Komisija turi ir kitų teisių, numatytų Viešųjų pirkimų įstatyme ar su viešaisiais pirkimais susijusiuose teisės aktuose.
15. Komisija, vykdydama jai pavestas funkcijas, privalo:
15.1. vykdyti Reglamente nurodytas ir Savivaldybės administracijos direktoriaus nustatytas užduotis;
15.3. neatskleisti visos, su pirkimais susijusios, informacijos tretiesiems asmenims, išskyrus jos pakviestus ekspertus, Viešųjų pirkimų tarnybos atstovus, perkančiosios organizacijos vadovą, jo įgaliotus asmenis, kitus asmenis ir institucijas, turinčius tokią teisę pagal jų veiklą reglamentuojančius Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu įgaliotus Europos Sąjungos ar atskirų valstybių finansinę paramą administruojančius viešuosius juridinius asmenis. Kitus asmenis gali supažindinti tik su tokia informacija, kurią atskleisti leidžia ir įpareigoja Viešųjų pirkimų įstatymas ir kurią galima atskleisti pagal 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), kitų teisės aktų, reglamentuojančius asmens duomenų tvarkymą, reikalavimus bei Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos rekomendacijas;
IV. KOMISIJOS DARBO ORGANIZAVIMAS
16. Komisijos pirmininkas, kiekvienas Komisijos narys, ekspertas, stebėtojas gali dalyvauti Komisijos darbe tik pasirašęs konfidencialumo pasižadėjimą, Tarnybos kartu su Vyriausiąja tarnybinės etikos komisija nustatytos formos nešališkumo deklaraciją ir užpildę privačių interesų deklaraciją, kaip tai numato Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo valstybinėje tarnyboje įstatymas. Komisijos sekretorius iki pirmo posėdžio privalo patikrinti, ar visi komisijos nariai, ekspertai yra įvykdę šiuos reikalavimus ir tai pažymima pirmame Komisijos posėdžio protokole.
17. Sprendimus Komisija priima posėdžiuose. Nuotoliniu būdu vykstančiam posėdžiui turi būti parinktos tokios elektroninių ryšių priemonės, kurios užtikrintų, kad Komisijos narys laiku gautų informaciją ir galėtų išreikšti savo poziciją.
18. Sprendimai įforminami protokolu. Protokole nurodomi Komisijos sprendimo motyvai, pateikiami paaiškinimai, Komisijos narių atskirosios nuomonės, balsavimo rezultatai, įvardijant kiekvieno komisijos nario sprendimą (už, prieš) svarstomu klausimu. Projekto vertinimo komisijos protokole turi būti nurodytas projektų eiliškumas, remiantis kiekvieno projekto pranašumais ir pateiktos pastabos, dėl kurių reikia papildomo paaiškinimo. Protokolą pasirašo visi Komisijos posėdyje dalyvavę Komisijos nariai. Protokolas turi būti surašomas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas įvykus posėdžiui ir įkeliamas į dokumentų valdymo sistemą DVS „Avilys“ pasirašyti. Posėdžio metu gali būti daromas garso įrašas. Garso įrašo darymo tikslas – surašyti tikslų posėdžio protokolą. Parengus Komisijos posėdžio protokolą, garso įrašas sunaikinamas. Posėdžio garso įrašai neviešinami.
19. Komisijos posėdžiai ir priimti sprendimai yra teisėti, kai posėdyje dalyvauja daugiau kaip pusė Komisijos narių, o jeigu Komisija sudaryta iš 3 asmenų – kai posėdyje dalyvauja visi Komisijos nariai.
20. Komisija sprendimus priima paprasta balsų dauguma, atviru vardiniu balsavimu. Jeigu balsai pasiskirsto po lygiai, lemia Komisijos pirmininko balsas.
21. Balsavimo metu Komisijos nariai negali susilaikyti nuo sprendimo priėmimo, o turi aiškiai išreikšti savo poziciją svarstomu klausimu už arba prieš siūlomą sprendimą. Jei Komisijos narys negali priimti sprendimo dėl informacijos ar laiko stokos, jis turėtų prašyti nukelti Komisijos posėdžio datą ir kreiptis dėl papildomos informacijos ir paaiškinimų suteikimo į kitus Komisijos narius ar ekspertus.
25. Pirkimų, kuriuos pagal Viešųjų pirkimų proceso vykdymo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje tvarkos aprašą, patvirtintą Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu (toliau – Aprašas) vykdo Viešųjų pirkimų skyrius, Komisijos sekretoriumi, skiriamas Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojas, kuris techniškai aptarnauja Komisiją ir vykdo funkcijas, nurodytas Apraše).
26. Pirkimų, kuriuos pagal Aprašą vykdo Savivaldybės administracijos padaliniai pagal jų vykdomą atitinkamą(-as) veiklos sritį(-is), Komisijos sekretoriumi skiriamas Savivaldybės administracijos padalinio, kurio kompetencijai priklauso pirkimas, valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį ir vykdantis Komisijos sekretoriaus funkcijas, nurodytas Apraše.
27. Apie rengiamą Komisijos posėdį ne vėliau kaip prieš 2 darbo dienas turi būti informuoti visi šios Komisijos nariai, ekspertai ir stebėtojai. Per tokį pat laiką Komisijos nariai turi gauti būsimo posėdžio darbotvarkės projektą ir jame svarstomų dokumentų projektus. Prireikus skubiai surengti Komisijos posėdį, jos nariai, ekspertai ir stebėtojai gali būti kviečiami posėdžio dieną. Posėdžio darbotvarkės projektas su jame svarstomų dokumentų projektais Komisijos nariams pateikiami posėdyje. Komisijos nariai ir ekspertai – Savivaldybės administracijos darbuotojai, į Komisijos posėdžius kviečiami žodžiu ar žinute elektroniniu paštu, Komisijos nariai, ekspertai ir stebėtojai, kurie yra ne Savivaldybės administracijos darbuotojai, į Komisijos posėdžius kviečiami raštu (pranešimas išsiunčiamas elektroniniu paštu, faksu, paštu ar kt.), išskyrus atvejį, kai prireikia skubiai surengti Komisijos posėdį. Jei Komisijos narys negali dalyvauti posėdyje, tai ne vėliau kaip prieš 1 darbo dieną iki Komisijos posėdžio, turi informuoti Komisijos sekretorių, o, jei reikia, nurodyti ir jį pavaduojantį asmenį.
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
28. Tai, kas nereglamentuota šiame Reglamente, sprendžiama taip, kaip numatyta Viešųjų pirkimų įstatyme ar kituose viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose.
29. Pasikeitus Reglamente nurodytų norminių teisės aktų ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatoms, norminiams teisės aktams ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams netekus galios arba įsigaliojus naujiems norminimas teisės aktams ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams, kurie kitaip reguliuoja ir (ar) rekomenduoja Reglamente aptariamus aspektus, Reglamentu vadovaujamasi tiek, kiek jis neprieštarauja norminiams teisės aktams, kartu atsižvelgiant į pasikeitusį, norminiuose teisės aktuose įtvirtintą teisinį reguliavimą ir (ar) pasikeitusias rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatas.