PATVIRTINTA

Užimtumo tarnybos prie

Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir

darbo ministerijos direktoriaus

2021 m. rugpjūčio 6 d. įsakymu Nr. V-329

UŽIMTUMO TARNYBOS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS ĮGYVENDINAMŲ EUROPOS SĄJUNGOS STRUKTŪRINIŲ IR KITŲ FONDŲ BEI PROGRAMŲ LĖŠOMIS FINANSUOJAMŲ PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įgyvendinamų Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamų Projektų įgyvendinimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba arba Projekto vykdytojas) veiksmus ir atsakomybes, įgyvendinant Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamus Projektus (toliau - Projektai).

2. Įgyvendinant Projektus, laikomasi šių principų:

2.1. bendravimo ir bendradarbiavimo – Užimtumo tarnybos darbuotojai, planuodami ir įgyvendindami Projektus, bendrauja ir bendradarbiauja su Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija (toliau – SADM), Europos socialinio fondo agentūra (toliau – Agentūra) ir kitomis institucijomis bei kitais esamais ir galimais Projekto partneriais;

2.2. atsakomybės ir skaidrumo – rengiant Projektų paraiškas ir įgyvendinant Projektus, Užimtumo tarnybos ir Projektų partnerių darbuotojai yra atsakingi už jiems priskirtas užduotis ir skaidrų bei sąžiningą jų įvykdymą;

2.3. profesionalumo ir efektyvumo – Projektams rengti ir juos įgyvendinti pasitelkiami tinkamos kompetencijos ir veiksmingumo siekiantys Užimtumo tarnybos darbuotojai;

2.4. Projekto vykdytojas laikosi darnaus vystymosi, moterų ir vyrų lygybės ir nediskriminavimo principų.

3. Apraše vartojamos sąvokos:

3.1. Darbuotojai – Užimtumo tarnybos, Projekto partnerių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis;

3.2. Projektas – Užimtumo tarnybos arba kartu su partneriais įgyvendinamas Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamas Projektas;

3.3. Projekto partneriai – subjektai, nurodyti iš Europos Sąjungos (toliau – ES) struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo Projekto sutartyje (toliau – Projekto sutartis);

3.4. Projekto administravimo grupė - Užimtumo tarnybos darbuotojai, dalyvaujantys Projekto įgyvendinime ir valdyme nuo pat proceso pradžios iki pabaigos, dirbantys pagal darbo sutartis, atliekantys Projekto administravimo funkcijas pagal pareigybės aprašymą;

3.5. Mokėjimo prašymas - Projekto vykdytojo užpildytas ir įgyvendinančiajai institucijai pateiktas finansų ministro patvirtintos formos prašymas išmokėti Projekto sutartyje numatytą avansą ar jo dalį arba apmokėti ir (ar) kompensuoti Projekto išlaidas ir (ar) atsiskaityti už Projekto veiklas;

3.6. Įgyvendinančioji institucija - institucija, atsakinga už ES lėšomis finansuojamų Projektų atranką, jų įgyvendinimo priežiūrą. Įgyvendinančioji institucija pareiškėjams ir Projektų vykdytojams teikia informaciją apie Projektų rengimo bei įgyvendinimo reikalavimus;

3.7. Departamentas – Užimtumo tarnybos klientų aptarnavimo departamentas;

3.8. Įdarbinimo konsultantas – klientų aptarnavimo skyriaus darbuotojas, teikiantis darbo rinkos paslaugas bei organizuojantis užimtumo rėmimo priemones darbo ieškantiems asmenims;

3.9. Priemonės – užimtumo rėmimo Priemonės, kitos ekonominės ir socialinės Priemonės, taikomos siekiant didinti darbo ieškančių asmenų užimtumą, mažinti nedarbą, švelninti jo pasekmes, įgyvendinamos valstybės biudžeto, Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų lėšomis;

3.10. Veikla – Užimtumo tarnybos išlaikymas ir plėtra, įgyvendinama valstybės biudžeto, Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų lėšomis;

3.11. Valdymo komitetas – Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu sudaryta Užimtumo tarnybos darbuotojų grupė, kuri atlieka Projektų eigos vertinimą ir kitas jos darbo reglamente numatytas funkcijas;

3.12. Duomenų mainų svetainė (DMS) - tai ribotos prieigos interneto svetainė, skirta Projektų duomenų peržiūrai ir jų elektroniniams mainams tarp pareiškėjų ar Projektų vykdytojų, partnerių ar su Projekto įgyvendinimu susijusių subjektų ir Įgyvendinančiųjų institucijų.

3.13. DocLogix – Užimtumo tarnybos dokumentų valdymo sistema.

3.14. edBirža - Užimtumo tarnybos valdoma informacinė sistema.

3.15. FVAIS - Užimtumo tarnybos naudojamos Finansų valdymo ir apskaitos informacinės sistema.

3.16. Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamas taip, kaip jos apibrėžtos Aprašo II skyriuje nurodytuose teisės aktuose.

II SKYRIUS

TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMĄ

4. Lietuvos Respublikos užimtumo įstatymas.

5. Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas.

6. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas.

7. Lietuvos Respublikos neformaliojo suaugusiųjų švietimo įstatymas.

8. Lietuvos Respublikos neįgaliųjų socialinės integracijos įstatymas.

9. Lietuvos Respublikos profesinio mokymo įstatymas.

10. Lietuvos Respublikos socialinių įmonių įstatymas.

11. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. birželio 4 d. nutarimas Nr. 528 „Dėl atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programą ir rengiantis įgyvendinti 2021 – 2027 metų Europos Sąjungos fondų investicijų programą“.

12. Užimtumo didinimo 2014–2020 metų programa, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. rugsėjo 25 d. nutarimu Nr. 878 „Dėl Užimtumo didinimo 2014–2020 metų programos patvirtinimo“ (toliau – Užimtumo didinimo programa).

13. Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 „Dėl Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“, (toliau – Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės).

14. 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr.1K-499 „Dėl 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašo patvirtinimo“ (toliau – Rodiklių skaičiavimo aprašas).

15. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Apskaitos vadovas, pavirtintas 2019 m. gruodžio 31 d. Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu Nr. V-467 „Dėl Lietuvos darbo biržos prie socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2010 m. gruodžio 30 d. įsakymo Nr. V-692 „Dėl apskaitos vadovo patvirtinimo“ pakeitimo (toliau – Apskaitos vadovas).

16. Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties Europos Sąjungos struktūrinių fondų reikalavimams, patvirtintos Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos, Ekonomikos augimo veiksmų programos, Sanglaudos skatinimo veiksmų programos ir 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos valdymo komitetų 2014 m. liepos 4 d. protokolu Nr. 34 (toliau – Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties).

17. Dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. spalio 1 d. įsakymu Nr. V-471 „Dėl dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.

18. Veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. gruodžio 7 d. įsakymu Nr. V-602 „Dėl veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Priemonių stebėsenos aprašas).

19. 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programa ir kiti teisės aktai, reglamentuojantys Projektų administravimą, aktyvios darbo rinkos politikos priemonių (toliau – ADRPP) ir profesinės reabilitacijos įgyvendinimą.

III SKYRIUS

PROJEKTŲ VALDYMAS

20. Projekto valdymo pagrindinis tikslas – tinkamai ir laiku įgyvendinti Projekto sutartyje numatytus tikslus, užtikrinant efektyvų lėšų panaudojimą ir numatytų rodiklių pasiekimą.

21. Projekto valdyme dalyvauja Valdymo komitetas, Užimtumo tarnybos struktūriniai padaliniai, Projektų valdymo skyrius, Projekto administravimo grupė, Projekto partneriai.

22. Projektų valdymo skyrius, Planavimo ir monitoringo skyrius, Klientų aptarnavimo departamentai (toliau – Departamentai) ir Klientų aptarnavimo skyriai, dalyvaujantys Projektų valdyme, pagal savo kompetenciją užtikrina ir / ar kontroliuoja visų Projekto rodiklių stebėsenos vykdymą ir jų pasiekimą bei atlieka kitas struktūrinių padalinių nuostatuose numatytas Projektų veiklų įgyvendinimui reikalingas funkcijas.

23. Projektų valdymo skyrius:

23.1. dalyvauja rengiant Užimtumo tarnybos Priemonių projektus bei Projektinius pasiūlymus ir paraiškas;

23.2. organizuoja ir koordinuoja Užimtumo tarnybos vykdomų Projektų ir kitų fondų bei finansavimo šaltinių Projektų įgyvendinimą;

23.3. organizuoja ir koordinuoja Projektų veiklą įgyvendinant Jaunimo garantijų iniciatyvos programos tikslus;

23.4. vertina Projektų įgyvendinimo pažangą ir efektyvumą;

23.5. rengia Užimtumo tarnybos įgyvendinimų ir pasibaigusių Projektų dokumentus bei reikalingą informaciją ir teikia kitoms viešojo administravimo institucijoms ir įstaigoms, įmonėms;

23.6. nustato vykdomų Projektų kritines ir kitas reikšmingas įgyvendinimo problemas ir organizuoja jų rizikos valdymo procesus;

23.7. teikia pasiūlymus dėl vykdomų Projektų įgyvendinimo tobulinimo ir jų efektyvumo didinimo;

23.8. kontroliuoja ir užtikrina tinkamą Projektų veiklų įgyvendinimą ir nustatytų rodiklių pasiekimą;

23.9. sutikrina informaciją apie Priemonių dalyvių išlaidas po Projekto pabaigos su stebėsenos duomenimis bei susistemintus duomenis teikia tikrinančioms institucijoms;

23.10. atlieka pasibaigusių Projektų galutinį ūkinių operacijų registravimą apskaitoje.

24. Projekto administravimo grupė:

24.1. užtikrina Projekto sutarties įgyvendinimą, biudžeto vykdymą bei mokėjimo prašymų pateikimą Agentūrai mokėjimo prašymų grafike nustatytais terminais;

24.2. analizuoja Planavimo ir monitoringo skyriaus ir Departamentų pateiktus duomenis apie Priemonių įgyvendinimą ir lėšų panaudojimą, pristato juos Valdymo komitetui, teikia pasiūlymus dėl sėkmingo Projekto įgyvendinimo ir rodiklių pasiekimo;

24.3. koordinuoja bei kontroliuoja Projekto partnerių vykdomų veiklų įgyvendinimo eigą;

24.4. rengia viešųjų pirkimų dokumentaciją, pagal kompetenciją ją derina su Užimtumo tarnybos struktūriniais padaliniais ir Agentūra;

24.5. kontroliuoja Projekto partnerių, Projekto prekių tiekėjų ir/ar paslaugų teikėjų sutartinių įsipareigojimų vykdymą;

24.6. vykdo Projekto viešinimą ir kiekvieną mėnesį apibendrintus praeito ataskaitinio laikotarpio veiklos rezultatus skelbia Užimtumo tarnybos interneto svetainėje iki kito mėnesio 14 d.;

24.7. nedelsiant informuoja Projektų valdymo skyrių apie visas aplinkybes ir priežastis, trukdančias tinkamai vykdyti Projektą. Projektų valdymo skyrius savo kompetencijos ribose sprendžia iškilusias problemas arba, esant poreikiui, informuoja apie jas Valdymo komitetą bei Agentūrą;

24.8. bendradarbiauja su Projekto įgyvendinimą prižiūrinčiais ir kontroliuojančiais asmenimis, laiku teikia jiems prašomą informaciją, prieš tai suderinus ją su Projektų valdymo skyriumi ir sudaro sąlygas patikrinti su Projekto įgyvendinimu susijusius dokumentus;

24.9. nustatytais terminais teikia Agentūrai reikiamą papildomą informaciją, susijusią su Projekto įgyvendinimu;

24.10. konsultuoja Užimtumo tarnybos struktūrinius padalinius Projekto įgyvendinimo klausimais;

24.11. tvarko Projekto buhalterinę apskaitą vadovaujantis Apskaitos vadovu;

24.12. užtikrina tinkamą Projekto lėšų panaudojimą ir deklaravimą pagal patvirtintą Projekto sąmatą;

24.13. užtikrina teisingų duomenų suvedimą į FVAIS pagal visas apskaitos dimensijas;

24.14. kiekvieną dieną vykdo Projekto banko sąskaitų likučio kontrolę;

24.15. kiekvieną ketvirtį užtikrina teisingą Projekto biudžeto vykdymo ir finansinių ataskaitų rinkiniuose duomenų atvaizdavimą.

24.16. vykdo kitas funkcijas, reikalingas sėkmingam Projekto sutarties įgyvendinimui ir Projekto rezultatų pasiekimui;

24.17. kiekvieną paskutinę savaitės darbo dieną Projektų valdymo skyriaus vedėjui teikia informaciją apie atliktas einamosios savaitės užduotis bei planuojamas ateinančios savaitės užduotis;

24.18. paskutinę savo darbo dieną pateikia Projektų valdymo skyriui Projekto užbaigimo ataskaitą (1 priedas).

24.19. jeigu Projektas įgyvendinamas kartu su partneriais užtikrina:

24.19.1. Projekto veiklų schemos parengimą, įvardijant ir aprašant visų veiklų įgyvendinimo seką, procesus, atsakingus asmenis, numatant bendrai pildomas ir teikiamas formas ir išsiunčia ją Projekto partneriams;

24.19.2. vieningos, teisingos, aiškios ir savalaikės informacijos susijusios su Projekto įgyvendinimu pateikimą Projekto partneriams. Gavus partnerių užklausas elektroniniu paštu arba kitais būdais pagal poreikį aptaria administravimo grupės viduje, jeigu atsakymas reikalauja kitų Užimtumo tarnybos skyrių komentaro, kreipiasi į atitinkamus skyrius pagal kompetencijas konsultacijoms (viešųjų pirkimų, teisės ir kt. skyrius). Jeigu problema sudėtingesnė, parengtą atsakymo variantą suderina su Projektų valdymo skyriumi prieš jį išsiunčiant Projekto partneriui;

24.19.3. kitų Projektą įgyvendinančių specialistų įdarbintų klientų aptarnavimo skyriuose arba partnerių organizacijose darbo procesų ir atsakomybių išaiškinimą.

25. Departamentų direktoriai užtikrina:

25.1. Projektų veiklų koordinavimą ir kontroliavimą Departamento klientų aptarnavimo skyriuose;

25.2. Europos Sąjungos, valstybės biudžeto ir kitų šaltinių lėšomis bendrai finansuojamų Priemonių įgyvendinimą bei jų įgyvendinimo stebėseną, ir efektyvumo vertinimą;

25.3. vykdo priemonių įgyvendinimo stebėseną Priemonių stebėsenos apraše nustatyta tvarka;

25.4. finansų kontrolę, kurios metu nustato ar Priemonėms finansuoti pakanka skirtų asignavimų;

25.5. esant lėšų trūkumui Departamento Projekto sąskaitoje Projekto finansuojamoms Priemonėms įgyvendinti, Departamentas elektroniniu paštu kreipiasi į Projekto administravimo grupės finansininką dėl lėšų pervedimo, nurodant trūkstamų lėšų sumą. Atsižvelgdamas į numatomą lėšų panaudojimą finansininkas suformuoja pavedimą ir perveda į Departamento Projekto sąskaitą;

25.6. Projekto dalyvių atranką bei jų įtraukimą į Projekto veiklas pagal Projektų sutartyse nurodytą tikslinę grupę;

25.7. Projekto dalyvių identifikavimą ir priskyrimą Projektui bei numatymą individualiame užimtumo veiklos plane dalyvavimą Europos struktūrinių fondų finansuojamame Projekte, nurodant finansavimo straipsnį;

25.8. informacijos apie į Projekto veiklas nusiųstus ir veiklose dalyvaujančius bei įsidarbinusius arba nutraukusius dalyvavimą Projekto dalyvius suvedimą į edBiržą;

25.9. bendradarbiavimą su Projekto įgyvendinimą prižiūrinčiais ir kontroliuojančiais asmenimis, tinkamų sąlygų su Projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų patikrinimui sudarymą;

25.10. išmokėtų lėšų, pažeidžiant sutartinius įsipareigojimus ar Agentūros pripažintomis netinkamos finansuoti iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų, susigrąžinimą bei išieškojimą ir grąžinimą į Projekto atsiskaitomąją sąskaitą Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.

26. Planavimo ir monitoringo skyrius užtikrina:

26.1. Veiklos, Priemonių planavimo ir stebėsenos proceso organizavimą;

26.2. kiekvieną mėnesį iki einamojo mėnesio 14 d., vidiniame Užimtumo tarnybos portale informacijos patalpinimą apie į Priemones nusiųstus asmenis bei panaudotas lėšas;

26.3. Projektų sąmatų parengimą ir tvirtinimą einamiesiems metams.

IV SKYRIUS

PROJEKTŲ PLANAVIMAS

27. Planavimo ir monitoringo skyrius, įvertinęs susidariusią/prognozuojamą padėtį šalies darbo rinkoje (bedarbių skaičių pagal papildomai remiamus asmenis, darbdavių poreikius ir kt.) ir, atsižvelgdamas į Užimtumo didinimo programos tikslus ir uždavinius, teikia Užimtumo tarnybos direktoriui pasiūlymą dėl Projekto poreikio.

28. Užimtumo tarnybos direktoriui pritarus, Planavimo ir monitoringo skyrius rengia raštą SADM dėl Projekto poreikio.

29. Gavus SADM pritarimą dėl naujo Projekto rengimo, Planavimo ir monitoringo skyrius kartu su Projektų valdymo skyriumi ir dalyvaujant kitų struktūrinių padalinių darbuotojams pagal kompetenciją, rengia bei SADM teikia numatomo Projekto projektinį pasiūlymą ir, esant poreikiui, jį pristato SADM.

30. Užimtumo tarnyba gavus SADM pritarimą ir iš Agentūros kvietimą teikti paraišką finansuoti Projektą, Planavimo ir monitoringo skyrius per rašte nurodytą terminą rengia Projekto paraišką ir teikia ją Agentūrai.

V SKYRIUS

PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS, LĖŠŲ IR VEIKLŲ RODIKLIŲ PASKIRSTYMAS, TVIRTINIMAS IR KEITIMAS

31. Projektas įgyvendinamas pagal Projekto sutartyje, Apraše ir Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse nustatytus reikalavimus.

32. Projekto dalyviai į Projekto veiklas atrenkami vadovaujantis Projekto sutartyje nurodytais atitikties kriterijais.

33. Projekto veiklų rodikliai skaičiuojami vadovaujantis stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašais, kurie rengiami pagal Stebėsenos rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 31 d. įsakymu Nr. 1K-341 „Dėl Stebėsenos rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklių patvirtinimo“, nustatytą tvarką, formą ir jos pildymo instrukciją ir skelbiami svetainėje www.esinvesticijos.lt.

34. Pasirašius Projekto sutartį, Planavimo ir monitoringo skyrius, per 10 darbo dienų parengia Projekto lėšų ir dalyvių paskirstymą pagal Departamentus ir teikia jį tvirtinti Užimtumo tarnybos direktoriui.

35. Direktoriaus įsakymu patvirtinta metinė sąmata kas ketvirtį yra peržiūrima ir esant poreikiui tikslinama.

ANTRASIS SKIRSNIS

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS

36. Pasirašius Projekto sutartį per 10 darbo dienų Projekto administravimo grupė (jos nesant Projektų valdymo skyrius) parengia Projekto viešųjų pirkimų planą ir suderinusi su Projekto valdymo ir Viešųjų pirkimų skyriais teikia jį Agentūrai.

37. Projekto administravimo grupė rengia informaciją apie planuojamus organizuoti pirkimus Projekto įgyvendinimo laikotarpiu ir ją teikia Viešųjų pirkimų skyriui, kuris, esant poreikiui, tikslina einamųjų biudžetinių metų Užimtumo tarnybos reikmėms reikalingų darbų, prekių ir paslaugų viešųjų pirkimų planą (toliau – Pirkimų planas).

38. Projekto administravimo grupė rengia bei suderina su Projekto valdymo skyriumi planuojamo vykdyti pirkimo techninę specifikaciją pagal Viešųjų pirkimų organizavimo taisyklėse nustatytus reikalavimus, kuri yra pirkimo paraiškos priedas.

39. Užimtumo tarnybos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui patvirtinus Projekto pirkimo paraišką, pirkimo procedūras vykdo Nuolatinė viešųjų pirkimų komisija arba pirkimų organizatorius.

40. Projekto Pirkimų planas teikiamas per 30 dienų po Projekto sutarties sudarymo dienos. Projekto vykdytojas Įgyvendinančiajai institucijai per DMS pateikia informaciją apie planuojamus, vykdomus ir baigtus pirkimus.

41. Ne vėliau kaip per 14 dienų nuo tos dienos, kai įgyvendinančioji institucija patvirtina pirkimų planą arba kai Projekto vykdytojas sudaro pirkimo sutartį, jei pirkimo sutartis sudaroma po pirkimų plano patvirtinimo, Projekto vykdytojas suveda ir per DMS pateikia įgyvendinančiajai institucijai informaciją apie sudarytas pirkimo sutartis.

42. Projekto vykdytojas įsipareigoja laikytis įgyvendinančiosios institucijos patvirtintuose dokumentuose nustatytų pirkimų priežiūros reikalavimų, kurie skelbiami Įgyvendinančiosios institucijos interneto svetainėje www.esf.lt;

TREČIASIS SKIRSNIS

MOKĖJIMO PRAŠYMŲ RENGIMAS IR TEIKIMAS

43. Projekto administravimo grupė Įgyvendinančiajai institucijai teikia tarpinį (-ius) ir galutinį mokėjimo prašymus per DMS, taip pat gali teikti avanso mokėjimo prašymą (-us), jei tai numatyta Projekto sutartyje.

44. Mokėjimo prašymus pasirašo Projektų valdymo skyriaus vedėjas pagal Dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašą arba kitas Užimtumo tarnybos direktoriaus įgaliotas asmuo.

45. Prieš teikiant mokėjimo prašymą per DMS, jis turi būtų suderintas su Projektų valdymo skyriumi, Priemonių apskaitos skyriumi, kancleriu ir direktoriaus pavaduotoju, atsakingu už pagrindinių veiklos procesų valdymą, DocLogix.

46. Mokėjimo prašymus Projekto administravimo grupė Įgyvendinančiajai institucijai gali teikti nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos iki Projekto finansavimo pabaigos.

47. Avanso mokėjimo prašymas gali būti teikiamas pasirašius Projekto sutartį ir (arba) viso Projekto įgyvendinimo metu, kai Projekto vykdytojui reikia apyvartinių lėšų Projektui įgyvendinti.

48. Pirmąjį mokėjimo prašymą kartu su jame nurodyta informacija apie mokėjimo prašymų teikimo grafiką Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip po 14 dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos.

49. Tarpinius mokėjimo prašymus Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip po 90 dienų nuo ankstesnio tarpinio mokėjimo prašymo pateikimo dienos, jei Įgyvendinančioji institucija, atsižvelgdama į Projekto specifiką ir Projekto vykdytojo pinigų srautų poreikį, Projekto sutartyje arba mokėjimo prašymų teikimo grafike nenustato kitaip.

50. Galutinis mokėjimo prašymas teikiamas iki Projekto sutartyje nustatyto termino, kuris negali būti trumpesnis kaip 30 dienų nuo Projekto veiklų įgyvendinimo pabaigos.

51. Mokėjimo prašymuose Projekto administravimo grupė teikia mokėjimo prašymų teikimo grafiką artimiausiems 6 Projekto įgyvendinimo mėnesiams (nurodomos planuojamų mokėjimo prašymų datos ir sumos). Projekto vykdytojas turi atnaujinti šią informaciją su kiekvienu tarpiniu mokėjimo prašymu.

52. Su galutiniu mokėjimo prašymu turi būti pateikta informacija apie Užimtumo tarnybos Projekto sąskaitose sukauptas palūkanas arba informacija apie tai, kad palūkanos skaičiuojamos nebuvo.

53. Kartu su kiekvienu mokėjimo prašymu Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia duomenis apie Projekte pradėjusius dalyvauti dalyvius, užpildytus pagal Projekto dalyvių apklausos anketų suvestinės patvirtintą formą ir informaciją apie Projekto dalyvius, baigusius dalyvauti Projekte, užpildytą pagal informacijos apie Projekto dalyvius, baigusius dalyvauti Projekte, įvedimo formą. Visas formas tvirtina Įgyvendinančioji institucija.

54. Ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams Projektų valdymo skyrius rengia ir teikia Agentūrai visų, per praėjusius 5 metus nuo galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo, įgyvendintų Projektų ataskaitas po Projekto finansavimo pabaigos, kurių forma nustatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 8 priede.

55. Projekto lėšomis negali būti kompensuojamos Užimtumo tarnybos iš Projekto partnerių įsigytų paslaugų išlaidos.

56. Šio Aprašo 42-54 punktuose nurodoma bendra Mokėjimo prašymų teikimo tvarka, nebent Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės numato kitaip.

KETVIRTASIS SKIRSNIS

PROJEKTO VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO IR LĖŠŲ PANAUDOJIMO STEBĖSENA

57. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną vykdo Projekto administravimo grupė, Planavimo ir monitoringo skyrius ir Departamentai.

58. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną sudaro:

58.1. Projekto administravimo grupės analizė apie nuo projekto pradžios Projekto veiklų įgyvendinimą, pasiektus rodiklius ir lėšų panaudojimą;

58.2. Departamentų, atliekama priemonių įgyvendinimo stebėsena kaip tai numatyta Priemonių stebėsenos apraše;

58.3. Planavimo ir monitoringo skyriaus informacija apie panaudotas lėšas ir į Priemones įtrauktus asmenis.

59. Projektų administravimo grupė, vykdant Projektų įgyvendinimo stebėseną vadovaujasi trimis kriterijais:

59.1. Projektų dalyvių atitiktis tikslinei grupei - kiekvienas Projekte dalyvaujantis asmuo turi atitikti Projekto sutartyje įvardintą tikslinę grupę;

59.2. Projekto dalyvių rodiklių pasiekimas – iki Projekto įgyvendinimo pabaigos, turi būti pasiekti visi Projekto sutartyje nustatyti rodikliai;

59.3. efektyvus Projektų lėšų panaudojimas – iki Projekto įgyvendinimo pabaigos, turi būti tikslingai panaudotos visos lėšos Projekto veiklų įgyvendinimui.

VI SKYRIUS

PROJEKTO ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ

PIRMASIS SKIRSNIS

VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ

60. Siekiant užtikrinti sėkmingą Projektų įgyvendinimą, vykdoma Projektų veiklų įgyvendinimo priežiūra ir kontrolė, kurią atlieka Projektų valdymo skyrius, Valdymo komitetas, Projekto administravimo grupė, Projekto partneriai, Departamentų direktoriai.

61. Projekto įgyvendinimo kontrolę sudaro:

61.1. nustatytų veiklų rodiklių įgyvendinimo kontrolė;

61.2. finansų naudojimo kontrolė.

62. Projekto finansų naudojimo kontrolę užtikrina ir vykdo, Projekto administravimo grupės vyriausiasis finansininkas ir/ar finansininkas, Projektų valdymo skyriaus vedėjas, Priemonių apskaitos skyriaus vedėjas, Veiklos apskaitos skyriaus vedėjas bei Departamentų direktoriai.

ANTRASIS SKIRSNIS

PATIKRINIMŲ VYKDYMAS

63. Patikrinimus Departamente ir Klientų aptarnavimo skyriuose vykdo Priemonių ir paslaugų priežiūros skyriaus (toliau – PPPS) darbuotojai. Pagal savo pobūdį patikrinimai Departamentuose ir jų skyriuose skirstomi į:

63.1. planinius;

63.2. neplaninius.

64. Planiniai patikrinimai atliekami pagal PPPS ir su direktoriaus pavaduotoju, atsakingu už pagrindinių veiklos procesų valdymą suderintą patikrinimų Departamentuose ir jų skyriuose metinį planą.

65. Metinis patikrinimų planas turi būti parengtas per 60 kalendorinių dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo ir, kasmet iki einamųjų metų sausio 10 dienos, atnaujinamas.

66. Apie planuojamą patikrinimą, nurodant konkretų jo atlikimo terminą, apimtį bei prašomus pateikti dokumentus, Departamentas ir jo skyriai informuojami raštu ir elektroniniu paštu ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki patikrinimo.

67. Neplaniniai patikrinimai gali būti atliekami nustačius, kad Departamentuose ir jų skyriuose teikiama informacija yra netiksli, neišsami ar klaidinanti arba, kad Departamentuose ir jų skyriuose netinkamai vykdomos Projekto veiklos.

68. Planinio/neplaninio patikrinimo Departamentuose ir jų skyriuose metu patikrinimą atliekantys PPPS darbuotojai pildo patikrinimo atlikimo lapą (2 priedas).

69. Neplaniniai patikrinimai Projekto veiklų įgyvendinimo vietoje vykdomi gavus Projekto dalyvio, kito subjekto pranešimą raštu/elektroniniu paštu apie galimai netinkamai vykdomas Projekto veiklas.

70. Patikrinimų rezultatai pateikiami Departamentui ir Klientų aptarnavimo skyriams bei atsakingiems už Projekto įgyvendinimą asmenims.

71. Patikrinimų metu nustatyti neatitikimai ištaisomi per iš anksto suderintą laiką. PPPS darbuotojai patikrina, ar ištaisyti patikrinimo metu nustatyti neatitikimai. Jei neatitikimai neištaisyti, PPPS darbuotojai informuoja PPPS vedėją. Sisteminiai neatitikimai registruojami Neatitikčių Registre.

VII SKYRIUS

PROJEKTŲ FINANSŲ VALDYMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

FINANSŲ VALDYMO PROCEDŪROS

72. Priemonių apskaitos skyrius užtikrina:

72.1. atsiskaitomosios sąskaitos atidarymą arba laisvos turimos atsiskaitomosios sąskaitos priskyrimą Projekto lėšoms gauti ir reikiamos informacijos pateikimą Projektų valdymo skyriui/Projekto administravimo grupei;

72.2. FVAIS pritaikymą Projekto Priemonių lėšų apskaitai tvarkyti bei atskirą Projekto Priemonių buhalterinės apskaitos vykdymą;

72.3. Projekto lėšų mokėjimus, vykdant Projekto Priemonių sutartinius įsipareigojimus;

72.4. Agentūros pripažintų netinkamų deklaruoti ir kompensuoti Priemonių išlaidų teisingą registravimą FVAIS;

73. Veiklos apskaitos skyrius užtikrina;

73.1. FVAIS pritaikymą Projekto Veiklos lėšų apskaitai tvarkyti bei atskirą Projekto Veiklos buhalterinės apskaitos vykdymą;

73.2. Projekto lėšų mokėjimus, vykdant Projekto Veiklos sutartinius įsipareigojimus;

73.3. Agentūros pripažintų netinkamų deklaruoti ir kompensuoti Veiklos išlaidų teisingą registravimą FVAIS.

74. Už Projekto lėšų panaudojimo stebėseną ir vertinimą Departamente atsakingas Departamento direktorius, užtikrinant tinkamą jų panaudojimą.

75. Projekto administravimo grupės finansininkas ruošia įsakymus dėl lėšų pervedimo Projekto partneriams ir lėšų pervedimo Projekto partneriams mokėjimo pavedimus, juos patvirtina banke bei registruoja juos FVAIS. Šiuos mokėjimo pavedimus banke tvirtina ir Priemonių apskaitos skyriaus vedėjas.

76. Atsižvelgdamas į numatomą Priemonių lėšų naudojimą ir esamus lėšų likučius Projekto sąskaitose, Projekto administravimo grupės finansininkas perveda lėšas į Projekto sąskaitas, ruošia mokėjimo pavedimus bei patvirtina banke, registruoja juos FVAIS. Šiuos mokėjimo pavedimus banke tvirtina ir Priemonių apskaitos skyriaus vedėjas.

77. Projekto administravimo grupės finansininkas atsako už tai, kad Projekto išlaidos atitiktų bendruosius ir specialiuosius reikalavimus, kurie numatyti Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse, Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties.

78. Išlaidos laikomos netinkamomis deklaruoti, jeigu jos nenumatytos Projekto biudžete ar patirtos ne Projekto veiklų vykdymo metu, nepagrįstos privalomais dokumentais, patirtos ne Projekto dalyviams finansuoti, kaip tai numatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų.

79. Išlaidos, kurioms nepateikti jas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, pateikti netinkami ar neteisingi išlaidas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, arba ta išlaidų dalis, kuri viršija Projekto biudžete numatytas išlaidų ribas, negali būti deklaruojama ir kompensuojama Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis. Šias išlaidas Projekto vykdytojas ar partneriai privalo išieškoti iš netinkamus ar neteisingus išlaidas pagrindžiančius dokumentus pateikusių asmenų ar asmenų, kurie nepateikė išlaidas pateisinančių ar įrodančių dokumentų, teisės aktų nustatyta tvarka arba Projekto vykdytojas jas padengia savo lėšomis.

80. Netiesioginės Projekto išlaidos apmokamos taip, kaip nustatyta Projekto sutartyje.

ANTRASIS SKIRSNIS

BUHALTERINĖS APSKAITOS TVARKYMAS

81. Projekto lėšų apskaita turi būti vykdoma skaidriai, sąžiningai ir teisingai, atsižvelgiant į Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties nustatytus išlaidų reikalavimus bei vadovaujantis Apskaitos vadovu.

82. Su Projektu susiję ūkiniai įvykiai ir ūkinės operacijos yra Užimtumo tarnybos bendros buhalterinės apskaitos sudėtinė dalis. Su Projektu susijusių buhalterinių operacijų įrašų atskyrimui nuo kitų operacijų yra naudojamas programų kodavimas.

83. Projekto buhalterinė apskaita tvarkoma ir finansinių ataskaitų rinkiniai rengiami per FVAIS, kurią sudaro finansų valdymo ir apskaitos sistema „Labbis 4.0“, personalo ir darbo užmokesčio valdymo bei apskaitos sistema „Bonus 6.0“, analitinė sistema Oracle BI.

84. Priemonių apskaitos skyrius rengia Projektų Priemonių suvestines ataskaitas Užimtumo tarnybos tarpinių ir metinių finansinių ataskaitų rinkinių bei tarpinių ir metinių biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinių parengimui ir teikia Veiklos apskaitos skyriui.

85. Veiklos apskaitos skyrius rengia Užimtumo tarnybos tarpinius ir metinius finansinių ataskaitų rinkinius bei tarpinius ir metinius biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinius.

86. Projektų buhalterinė apskaita yra Užimtumo tarnybos bendros buhalterinės apskaitos sudėtinė dalis.

87. Projektų valdymo skyrius, pagal Projektų administracinių grupių finansininkų pateiktą informaciją, rengia Užimtumo tarnybos Projektų Finansavimo sumų pažymas ir suderinęs su Veiklos apskaitos ir Priemonių apskaitos skyriais, jas teikia SADM ir Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui.

88. Projektų Priemonių buhalterinę apskaitą vykdo Priemonių apskaitos skyrius, Projektų Veiklos buhalterinę apskaitą vykdo Veiklos apskaitos skyrius, Projektų gauto finansavimo ir lėšų pervedimo Projektų partneriams bei paskirstymo į Užimtumo tarnybos Projektų sąskaitas apskaitą vykdo Projektų valdymo skyrius/Projekto administravimo grupė.

89. Projektų banko sąskaitų likučių kontrolę vykdo Projektų administracinės grupės finansininkai.

90. Projektų, kurie turi valstybės biudžeto lėšas biudžeto vykdymo ataskaitų rinkiniai (toliau - BVAR) už ketvirtį turi būti sutikrinami ir sudaromi ketvirčiui pasibaigus per 10 kito mėnesio kalendorinių dienų. BVAR metinis – metams pasibaigus per 15 kalendorinių dienų.

91. Projektų Finansinių ataskaitų rinkiniai (toliau - FAR) už ketvirtį turi būti sutikrinami ir sudaromi ketvirčiui pasibaigus per 15 kito mėnesio darbo dienų. FAR metinis sutikrinimas atliekamas metams pasibaigus per 30 darbo dienų.

92. Kontrolės tikslais, FVAIS mėnesiui pasibaigus iki sekančio mėnesio 10 dienos yra uždaromas praėjęs finansinis periodas.

TREČIASIS SKIRSNIS

IŠMOKĖTŲ LĖŠŲ SUSIGRĄŽINIMAS IR REGISTRAVIMAS APSKAITOJE

93. Departamentas užtikrina, kad visa informacija apie sutartinių įsipareigojimų pažeidimus arba nevykdymą turi būti įvesta į edBiržą.

94. Užimtumo tarnybos apskaitoje grąžintinos sumos registruojamos turint sutartinių įsipareigojimų nevykdymo atvejus pagrindžiančius dokumentus.

95. Jeigu sudaromas netinkamų išlaidų susigrąžinimui grafikas yra ilgesnis nei 6 mėn., suderinus su Planavimo ir monitoringo skyriumi, netinkamos Projektui lėšos gali būti padengtos iš valstybės biudžeto arba kitų finansavimo šaltinių. Jeigu Projekto įgyvendinimas eina į pabaigą, terminas gali būti trumpesnis.

VIII SKYRIUS

PROJEKTŲ RIZIKOS VALDYMAS

96. Įgyvendinant Projektus išskiriamos šios pagrindinės rizikos (toliau - Rizikos):

96.1. nepakankamas Projekto tikslinei grupei Projekto partnerių teikiančių institucijų atstovų įsitraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimą;

96.2. stebėsenos rodiklių dėl tikslinės grupės atstovų, kurie po dalyvavimo Projekto veiklose pradėjo ieškoti darbo, mokytis arba dirbti, reikšmės nepasiekimas;

96.3. nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas;

96.4. nepakankami žmogiškieji resursai Projekto veikloms įgyvendinti;

96.5. netikslus Projekto biudžeto suplanavimas;

96.6. dvigubo finansavimo rizika.

97. Rizikų sumažinimo/panaikinimo būdai:

97.1. nepakankamas Projekto tikslinei grupei teikiančių institucijų atstovų įsitraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimą:

97.1.1. paslaugas Projekto tikslinei grupei teikiančių institucijų įtraukimas į Projekto veiklų planavimo procesą, siekiant identifikuoti paslaugų poreikį tam, kad būtų galima pasiūlyti reikiamą paslaugų paketą, atsižvelgiant į individualius asmens poreikius;

97.1.2. įvairių komunikavimo ir informacijos sklaidos apie numatomas vykdyti Projekto veiklas Priemonių taikymas, atsižvelgiant į tikslinės grupės specifiką (pvz., plakatai, lankstinukai, informacijos sklaida socialiniuose tinkluose, interneto svetainėse ir kt., taip pat informacijos sklaida per su tikslinės grupės atstovais dirbančius asmenis, įstaigas);

97.1.3. atsakingo darbuotojo nuolatinis bendravimas su potencialiais Projekto dalyviais, taip skatinant jų atvykimą bei įsitraukimą į Projekto veiklas.

97.2. stebėsenos rodiklių dėl tikslinės grupės atstovų, kurie po dalyvavimo Projekto veiklose pradėjo ieškoti darbo, mokytis arba dirbti, reikšmės nepasiekimas;

97.2.1. dokumentų, įrodančių, kad Projekto tikslinės grupės atstovai, dalyvavę Projekto veiklose, pradėjo ieškoti darbo, mokytis arba dirbti, kaupimas viso Projekto metu bei po Projekto įgyvendinimo;

97.2.2. nuolatinis individualaus Projekto veiklų plano aptarimas tarp Projekto dalyvių ir įdarbinimo konsultanto, esant poreikiui, jo koregavimas;

97.2.3. vykdoma nuolatinė Projekto veiklų įgyvendinimo stebėsena (t. y. ar planuotos veiklos įgyvendinamos reikiamu intensyvumu bei planuoti tarpiniai rodikliai yra pasiekti). Nustačius, kad Projekto veiklos vyksta lėčiau nei planuota arba nepasiekiami tarpiniai rodikliai, identifikuojamos nevykdymo priežastis ir galimi sprendimo būdai, kurie yra pristatomi Valdymo komiteto posėdžio metu;

97.2.4. nepasiekti nustatytų rezultatų ar/ir produkto rodiklių bei nepanaudoti Projekto veiklų įgyvendinimui skirtų lėšų rizikų sumažinimui rekomenduojama į Projektą įtraukti naujus partnerius, Projekto dalyvius, pratęsti Projekto įgyvendinimo laikotarpį.

97.3. Nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas:

97.3.1. aiški darbuotojų atrankos procedūra, aiškiai aprašytos pareiškėjo ir (ar) partnerio darbuotojų funkcijos, įgyvendinant Projektų veiklas, būtinos kompetencijos, kvalifikacija bei patirtis;

97.3.2. esant nepakankamai Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencijai ir srities žinių trūkumui, gali būti numatomas paslaugų (pvz., mokymų paslaugų tikslinei grupei) įsigijimas;

97.3.3. neatitikimams, susijusiems su Projekto įgyvendinimo komandos gebėjimų trūkumu, pasikartojus kelis kartus, gali būti keičiamas Projektą įgyvendinantys darbuotojai.

97.4. Nepakankami žmogiškieji resursai Projekto veikloms įgyvendinti:

97.4.1. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų galimybių dalyvauti numatytose Projekto veiklose įvertinimas paraiškos rengimo metu;

97.4.2. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų įtraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimo grafiko rengimą bei tikslinimą Projekto įgyvendinimo metu, siekiant įvertinti galimą žmogiškųjų resursų trūkumą;

97.4.3. esant nepakankamiems Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio žmogiškiesiems resursams Projekto veikloms įgyvendinti, gali būti numatomas paslaugų (pvz., mokymų paslaugų tikslinei grupei) įsigijimas.

97.5. Netikslus Projekto biudžeto suplanavimas:

97.5.1. detalus visų būtinų išlaidų planavimas paraiškos rengimo metu (pvz., transporto, maitinimo, mokymų paslaugų įtraukimas į Projekto biudžetą ir kt.), atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintos minimalios mėnesinės algos, profesinio mokymo priemonės įkainių padidėjimą ir kt.;

97.5.2. asmenų, turinčių patirties organizuojant numatytas veiklas Projekte įtraukimas į darbo grupę paraiškos rengimo metu. Remiantis praktika, svarbu realistiškai įvertinti veikloms suorganizuoti reikalingą laiką, resursus, nesuplanuoti per daug intensyvių veiklų.

97.6. Dvigubo finansavimo rizika - siekiant išvengti išlaidų dvigubo finansavimo ir užtikrinti gaunamos informacijos tikslumą rekomenduojama tikrinti duomenis eDbiržoje apie Projektų dalyvių dalyvavimo Projektuose laikotarpius. Laikotarpiai neturi sutapti.

IX SKYRIUS

INFORMAVIMAS APIE PROJEKTĄ

98. Informavimas apie Projektą – informacinė veikla, padedanti pristatyti visuomenei įgyvendinamą Projektą, jo tikslus, eigą, rezultatus, Projekto naudą bei Projekto finansavimą, panaudojant viešinimo Priemones ir šaltinius.

99. Apie įgyvendinamą ar įgyvendintą Projektą, jo eigą, rezultatus ir naudą tikslines grupes informuojant įvairiose žiniasklaidos priemonėse, turi būti nurodoma, kad Projektas bendrai finansuojamas iš Europos Sąjungos struktūrinio (-ių) fondo (-ų) lėšų.

100. Projekto vykdytojas privalo vykdyti Projekto veiklos apimčiai proporcingus informavimo apie Projektą veiksmus:

100.1. interneto svetainėje paskelbti informaciją apie įgyvendinamą Projektą, apibūdinti jo tikslus, rezultatus ir informuoti apie finansavimą iš atitinkamo (-ų) Europos Sąjungos struktūrinio (-ių) fondo (-ų) lėšų;

100.2. Projekto įgyvendinimo pradžioje pakabinti plakatą (-us), (ne mažesnį (-ius) kaip A3 formato), kuriame turi būti pateikta informacija apie įgyvendinamą Projektą ir finansavimą iš atitinkamo (-ų) Europos Sąjungos struktūrinio (-ių) fondo (-ų) lėšų. Plakatas turi būti pakabintas visuomenei gerai matomoje vietoje (pavyzdžiui, prie įėjimo į pastatą).

100.3. kai įgyvendinamas iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamas Projektas ir, kai organizuojami mokymai ar vykdomos kitos panašios iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo Projekto veiklos, užtikrinti, kad Projektą įgyvendinantiems asmenims, Projekto tikslinėms grupėms, Projekto rezultatais besinaudojantiems asmenims būtų pranešta apie Projekto finansavimą iš tam tikro (-ų) Europos Sąjungos struktūrinio (-ių) fondo (-ų) ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų. Dokumentuose, skirtuose visuomenei ar Projekto dalyviams informuoti, įskaitant dalyvavimo renginiuose patvirtinimo dokumentus ar kitus pažymėjimus, turi būti naudojamas Europos Sąjungos 2014–2020 metų struktūrinių fondų ženklas ir informuojama apie finansavimą iš tam tikro (-ų) Europos Sąjungos struktūrinio (-ių) fondo (-ų) lėšų;

100.4. gali vykdyti ir kitas informavimo apie Projektą veiklas (įskaitant Priemones, kuriomis būtų padidintas Europos Sąjungos struktūrinių fondų matomumas), jei tai nustatyta Projektų finansavimo sąlygų apraše ar Projekto sutartyje.

101. Projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie Projektą Priemonėse turi būti naudojamas ES 2014–2020 metų struktūrinių fondų ženklas, atitinkantis reglamento (ES) Nr. 821/2014 II skyriuje nustatytas technines charakteristikas, kurio pavyzdys skelbiamas svetainėje www.esinvesticijos.lt, ir pateikiama nuoroda į .Europos Sąjungos struktūrinį (-ius) fondą (-us), kurio (-ių) lėšomis bendrai finansuojamas Projektas. Tais atvejais, kai informavimo apie Projektą Priemonė susijusi su Projektu ar keliais Projektais, kurie bendrai finansuojami iš daugiau kaip vieno ES struktūrinio fondo lėšų, nuorodą į Europos Sąjungos struktūrinį (-ius) fondą (-us) galima pakeisti nuoroda į Europos struktūrinius ir investicinius fondus.

X SKYRIUS

DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS IR PRIEINAMUMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

BENDRA INFORMACIJA

102. Projekto dokumentai saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėmis.

103. Su Projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų saugojimo terminas nurodytas Projekto sutarties 1 priedo 7.2 papunktyje.

104. Publikacijos ir kita informacinė medžiaga apie Projekto įgyvendinimą privalo būti atspausdinta ir saugoma kartu su Projekto dokumentais. Straipsnis privalo būti saugomas ir yra įrašomas į duomenų laikmenas.

105. Vaizdo klipai privalo būti išsaugomi ir įrašomi į duomenų laikmenas.

106. Baigiantis Projektui, ne vėliau kaip galutinio mokėjimo prašymo patvirtinimo dieną Projekto administravimo grupė perduoda visus dokumentus Užimtumo tarnybos Dokumentų valdymo skyriui (toliau – Dokumentų valdymo skyrius). Perduodant dokumentus pasirašomas dokumentų perdavimo-priėmimo aktas.

ANTRASIS SKIRSNIS

DOKUMENTŲ PRIEINAMUMAS IR SAUGOJIMAS

107. Projekto įgyvendinimo metu dokumentų prieinamumą užtikrina Projekto administravimo grupės ir Departamentų darbuotojai.

108. Visi Projekto dokumentai turi būti siejami tarpusavyje ir saugojami jiems skirtose bylose.

109. Registruojami Projekto dokumentai DocLogix turi būti įvardijami, nurodant registruojamo dokumento esamą pavadinimą ir šalia nurodant Projekto dalyvio vardą ir pavardę. Jeigu į DocLogix yra įkeliami keli su tuo pačiu Projekto dalyviu susiję dokumentai, jie turi būti susiejami tarpusavyje.

110. Projekto dalyvio apklausos anketa DocLogix įkeliama su dalyvio parašu arba su dalyvio patvirtinimu el. paštu apie teisingus duomenis (anketos be parašo su el. paštu patektu dalyvio patvirtinimu gali būti teikiamos tik Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka paskelbus šalyje karantiną), nurodytus anketoje ir Projekto dalyvio apklausos anketos registraciniu numeriu. Projekto dalyvio apklausos anketos paskutinė dalis „Pranešimas dėl asmens duomenų tvarkymo“ DocLogix neregistruojama.

111. Projekto dalyvių apklausos anketos kiekvienam Projekto dalyviui DocLogix registruojamos atskirai.

112. Projekto dalyvių apklausos popierinės anketos į edBiržą nėra keliamos.

113. Projekto administravimo grupė dokumentus į DocLogix į mišrias bylas, pažymėtas „Mr“ registruoja tiek elektroninius dokumentus, tiek gautus skenuotus dokumentus. Į bylas, pažymėtas raide „E“ registruojami tik elektroniniai dokumentai. Į bylas be jokios raidės registruojami tik popieriniai dokumentai (popieriniai dokumentai skenuojami, registruojami į DocLogix, popierinis originalas įsegamas į atitinkamą aplanką).

114. Pasibaigus Projektui, Projekto sutarties 1 priedo 7.2 papunktyje nurodytam terminui, Projektų dokumentų prieinamumą užtikrina Dokumentų valdymo skyrius.

115. ADRPP, profesinės reabilitacijos ir kiti su Projektų įgyvendinimu susiję dokumentai registruojami, keliami ir saugojami Projektui skirtose bylose.

XI SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

116. Visais Projektų vykdymo etapais, nurodytais šiame Apraše, tvarkant asmens duomenis Apraše numatytais tikslais, įskaitant jų archyvavimą dėl viešojo intereso, naudojimą mokslinio ar istorinio tyrimo tikslais ar statistiniais tikslais, taikomas 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas.

117. Šis Aprašas gali būti keičiamas Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu.

___________________