ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2009-02-27 ĮSAKYMO NR. DV-148 „DĖL ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLIŲ TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2019 m. kovo 28 d. Nr. DV-251
Alytus
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 2 dalimi, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir audito įstatymo 4 straipsnio 2 dalimi ir Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. 1K-123 „Dėl Minimalių finansų kontrolės reikalavimų patvirtinimo“,
p a k e i č i u Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisykles, patvirtintas Alytaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2009 m. vasario 27 d. įsakymu Nr. DV-148 „Dėl Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklių tvirtinimo“, ir jas išdėstau nauja redakcija (pridedama).
Šis įsakymas gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka ir pagrindais.
PATVIRTINTA
Alytaus miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2009 m. vasario 27 d.
įsakymu Nr. DV-148
(Alytaus miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2019 m. kovo 28 d.
įsakymo Nr. DV-251
redakcija)
ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklės (toliau – taisyklės) reglamentuoja finansų kontrolės sistemos organizavimą Alytaus miesto savivaldybės administracijoje (toliau – savivaldybės administracija), valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), atliekančių finansų kontrolę, pareigas ir atsakomybę.
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu ir Lietuvos Respublikos finansų ministro įsakymu patvirtintais Minimaliais finansų kontrolės reikalavimais, atsižvelgiant į savivaldybės administracijos organizacinę struktūrą, strateginius tikslus, veiklos pobūdį ir ypatumus, veiklos riziką, apskaitos ir informacinę sistemą, turto apsaugos būklę ir kt.
4. Siekdami užtikrinti patikimą savivaldybės administracijos finansų valdymą ir apskaitą, tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, finansų kontrolės sistemos efektyvumą, visi savivaldybės administracijos darbuotojai privalo laikytis šių taisyklių.
II SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS TIKSLAI IR VEIKSMINGUMO KRITERIJAI
6. Finansų kontrolė – tai vidaus kontrolės sistemos dalis, kuria siekiama užtikrinti ūkinės veiklos teisėtumą ir patikimo finansų valdymo principų – ekonomiškumo, efektyvumo, rezultatyvumo bei skaidrumo – laikymąsi savivaldybės administracijoje.
7. Finansų kontrolės, kaip vidaus kontrolės sistemos dalies, pagrindiniai tikslai yra užtikrinti, kad:
7.1. savivaldybės, valstybės biudžeto asignavimai, Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų finansiniai ištekliai būtų naudojami efektyviai, ekonomiškai, rezultatyviai, skaidriai, tikslingai ir patikimai;
7.2. savivaldybės turto ir valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto valdymas, naudojimas bei disponavimas juo būtų vykdomas teisės aktų nustatyta tvarka, turtas būtų apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo ir kitų veikų;
7.3. būtų laiku gaunama finansinė informacija, sudaromi tikslūs biudžeto vykdymo ir finansinių ataskaitų rinkiniai, konsoliduotasis savivaldybės finansinių ataskaitų rinkinys;
III SKYRIUS
PAGRINDINIAI FINANSŲ KONTROLĖS REIKALAVIMAI
9. Darbuotojų, atliekančių finansų kontrolės procedūras, pagrindinės pareigos, finansų kontrolės atsakomybė turi būti aprašomos jų pareigybių aprašymuose ir (arba) šiose taisyklėse.
10. Finansų kontrolės procedūros turi būti atliekamos ir tvirtinamos tik darbuotojų, veikiančių pagal jiems nustatytą kompetenciją, parašais.
12. Turi būti užtikrintas tinkamas pareigų atskyrimas, t. y. vienas darbuotojas negali tuo pačiu metu būti atsakingas už ūkinės operacijos arba sprendimo dėl savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo arba įsipareigojimų tretiesiems asmenims tvirtinimą, vykdymą ir apskaitą.
13. Turi būti nustatyti administracijos rizikos veiksniai, t. y. aplinkybės, galinčios daryti neigiamą poveikį institucijos veiklai, rizikos veiksnių valdymas (kontrolės procedūros rizikos veiksniams ir rizikai sumažinti) ir toleruojama rizika. Toleruojama rizika – tai rizika, kurią valdyti nėra poreikio ar galimybės. Paprastai toleruojama rizika yra maža rizika arba rizika, kurios valdymo sąnaudos nėra adekvačios pačiai rizikai.
14. Turi būti tinkamas informacijos perdavimas ir kaupimas, kuris yra vienas svarbiausių administracijos veiklos ir kontrolės užtikrinimo prielaidų. Administracijos direktoriaus gebėjimui priimti reikiamus sprendimus turi įtakos informacijos kokybė. Informacija turi būti aiški, suprantama, patikima, naudinga ir perduodama laiku. Administracijos direktorius turi nustatyti, kokia informacija reikalinga ir kokiu būdu ar periodiškumu pateikiama atitinkamiems sprendimams priimti.
IV SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS RŪŠYS
17. Atliekant kontrolę laikomasi tokio nuoseklumo:
17.1. Išankstinė (įspėjamoji) finansų kontrolė – kontrolė, atliekama priimant arba atmetant sprendimus, susijusius su finansinių išteklių panaudojimu, įsipareigojimais tretiesiems asmenims, valstybės ir savivaldybės turto panaudojimu. Administracijos direktorius sprendimus priima tik tada, kai juos patvirtina atsakingas už išankstinę kontrolę darbuotojas. Išankstinės kontrolės metu nustatomas įsipareigojimo arba sandorio tikslingumas, ar lėšos tam tikram tikslui patvirtintos atitinkamos programos sąmatoje, ar jų tam pakanka. Išankstinės kontrolės paskirtis – neleisti neracionaliai naudoti lėšų, materialinių vertybių ir turto, išlaidų poreikį ir galimybes įvertinti atsižvelgus į realias biudžeto surinkimo pajamas, kiek yra pajamų ir kiek galima daryti išlaidų.
17.2. Einamoji (operatyvinė) finansų kontrolė – atliekama ūkinių operacijų metu lėšų naudojimo metu atliekama kontrolė. Jos paskirtis – atskirti ūkinių operacijų tvirtinimo, vykdymo, įtraukimo į apskaitą ir turto saugojimo funkcijas, siekiant užtikrinti, kad tinkamai ir laiku būtų vykdomi savivaldybės institucijų sprendimai dėl finansinių išteklių, savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims, kad lėšos ir materialinės vertybės būtų naudojamos pagal paskirtį, tinkamai saugomos ir įtraukiamos į apskaitą.
17.3. Paskesnioji finansų kontrolė – kontrolė po savivaldybės institucijų sprendimų dėl savivaldybės turto arba valstybės perduoto naudoti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims vykdymo (po ūkinių operacijų atlikimo ir įforminimo), kurios metu tikrinama, kaip yra atlikti veiksmai. Jos paskirtis – patikrinti, ar teisėtai ir pagal paskirtį naudojami finansiniai ištekliai, materialinės ir nematerialinės vertybės, ar nebuvo teisės aktų, vadovų nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimų. Paskesnioji finansų kontrolė numato priemones jos metu nustatytiems trūkumams pašalinti. Paskesniosios finansų kontrolės negali atlikti valstybės tarnautojas arba darbuotojas, atsakingas už išankstinę finansų kontrolę.
V SKYRIUS
IŠANKSTINĖ FINANSŲ KONTROLĖ
18. Vykdydamas išankstinę (įspėjamąją) finansų kontrolę:
18.1. Finansų ir investicijų skyriaus vedėjas atsako už tai, kad:
18.1.2. paraiškos Valstybės investicijų programos lėšoms gauti Lietuvos Respublikos ministerijoms būtų parengtos tinkamai ir nustatytais terminais;
18.1.4. savivaldybės biudžeto pajamų dalis būtų planuojama pagal Lietuvos Respublikos Seimo patvirtintus savivaldybių biudžetų finansinius rodiklius ir atsižvelgiant į Valstybinės mokesčių inspekcijos prognozuojamas surinkti pajamas, praeito ir einamojo laikotarpio vietinių rinkliavų ir kitų pajamų surinkimą;
18.1.5. parengtas pirminis savivaldybės biudžeto projektas būtų subalansuotas, atitiktų normatyvus ir galiojančius teisės aktus, o papildoma medžiaga informatyvi ir teisinga;
18.1.6. savivaldybės biudžeto lėšos, pervedamos asignavimų valdytojams pagal jų pateiktas paraiškas lėšoms gauti, neviršytų patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų ir būtų atsižvelgta į pajamų plano vykdymą;
18.1.7. savivaldybės konsoliduotųjų finansinių ataskaitų rinkinys būtų parengtas vadovaujantis viešojo sektoriaus apskaitos ir atskaitomybės standartais viešojo sektoriaus apskaitos konsoliduotoje informacinėje sistemoje konsolidavimo kalendoriuje nustatytais terminais;
18.1.8.būtų užtikrintas Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų pritraukimas investiciniams projektams finansuoti;
18.1.10. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.2. Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjas atsako už tai, kad:
18.2.2. vykdomų pirkimų lėšos yra numatytos patvirtintose Strateginio veiklos plano programose ir priemonėse ir jų pakaks;
18.2.3. lėšos mokėjimams pagal direktoriaus įsakymus, mero potvarkius, tarybos sprendimus yra numatytos programose ir priemonėse ir jų pakaks;
18.2.4. savivaldybės administracijos darbo užmokesčio fondas planuojamas vadovaujantis galiojančiais teisės aktais;
18.3. Turto valdymo ir verslo skyriaus vedėjas atsako už tai, kad:
18.3.1. vidaus teisės aktai, susiję su savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto valdymu, naudojimu bei disponavimu juo, būtų parengti tinkamai ir laiku, dokumentai įforminti teisės aktų nustatyta tvarka;
18.3.2. metinė turto inventorizacija atliekama vadovaujantis Lietuvos Respublikos nutarimu patvirtintose Inventorizacijos taisyklėse ir vidaus teisės aktuose nustatyta tvarka;
18.3.3. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.3.4. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.4. Miesto ūkio skyriaus vedėjas užtikrina nepertraukiamą miesto infrastruktūros objektų priežiūrą ir atsako už tai, kad:
18.4.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.4.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.5. Statybos skyriaus vedėjas užtikrina tinkamą miesto infrastruktūros objektų rekonstrukciją ir plėtrą ir atsako už tai, kad:
18.5.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.6. Architektūros, urbanistikos ir žemėtvarkos skyriaus vedėjas užtikrina, kad savivaldybės teritorijos planuojamos ir teritorijų planavimo dokumentai rengiami ir įgyvendinami Lietuvos Respublikos teritorijų planavimo įstatymo ir jo įgyvendinamųjų teisės aktų nustatyta tvarka, vadovaujantis savivaldybės tarybos patvirtintu bendruoju savivaldybės planu ar atskirų jos dalių bendraisiais planais, ir atsako už tai, kad:
18.6.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.7. Švietimo ir sporto skyriaus vedėjas užtikrina valstybės ir savivaldybės švietimo politikos, sporto ir sveikos gyvensenos politikos įgyvendinimą savivaldybėje ir atsako už tai, kad:
18.7.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.7.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.8. Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas užtikrina, kad visi savivaldybės administracijos pirkimai vykdomi vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymu, ir atsako už tai, kad:
18.9. Informacinių ir ryšių technologijų skyriaus vedėjas užtikrina, kad savivaldybės administracijos veikla būtų vykdoma diegiant pažangias informacines ir telekomunikacines technologijas, ir atsako už tai, kad:
18.9.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.10. Civilinės metrikacijos skyriaus vedėjas užtikrinta civilinės būklės aktų registravimą ir gyvenamosios vietos deklaravimą Alytaus mieste ir atsako už tai, kad:
18.10.1. lėšos valstybinėms (perduotoms savivaldybėms) funkcijoms vykdyti naudojamos ir atsiskaitoma už jas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos patvirtintomis metodikomis;
18.11. Vidaus administravimo skyriaus vedėjas užtikrina efektyvų savivaldybės veiklos administravimą, dokumentų valdymą ir kontrolę ir atsako už tai, kad:
18.11.1. lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) archyvinių dokumentų tvarkymo funkcijai atlikti planuojamos, naudojamos ir už jas atsiskaitoma vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento patvirtinta metodika;
18.11.2. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.12. Teisės skyriaus vedėjas užtikrina, kad savivaldybės administracija teisinėmis priemonėmis įgyvendintų teisės aktuose įtvirtintus tikslus ir uždavinius, jai suteiktas teises ir įgaliojimus, ir atsako už tai, kad:
18.12.2. lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) pirminės teisinės pagalbos teikimo funkcijai atlikti apskaičiuojamos, naudojamos ir už jas atsiskaitoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos patvirtinta metodika;
18.12.3. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.12.4. visi administracijos rengiami dokumentai, kuriuos vizuoja Teisės skyriaus darbuotojai, neprieštarauja galiojantiems teisės aktams;
18.13. Vidaus ūkio skyriaus vedėjas atsako už tai, kad:
18.13.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.14. Komunikacijos skyriaus vedėjas formuoja teigiamą Alytaus miesto įvaizdį, užtikrina visuomenės įtraukimą į viešųjų sprendimų priėmimą ir atsako už tai, kad:
18.14.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatų projektai būtų parengti tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.15. Aplinkos apsaugos skyriaus vedėjas užtikrina, kad būtų gerinama miesto aplinkos kokybė, kuriama sveika gyvenamoji aplinka, ir atsako už tai, kad:
18.15.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.15.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.16. Kultūros skyriaus vedėjas įgyvendina tinkamą kultūros politiką savivaldybėje ir atsako už tai, kad:
18.16.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.16.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.17. Socialinės paramos skyriaus vedėjas tinkamai įgyvendina valstybinę ir savivaldybės tarybos formuojamą socialinę politiką ir atsako už tai, kad:
18.17.1. lėšos valstybinėms (perduotoms savivaldybei) ir valstybinėms funkcijoms vykdyti planuojamos, naudojamos ir atsiskaitoma už jas vadovaujantis Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos patvirtintomis metodikomis ir sutartimis, sudarytomis su Socialinių įstaigų priežiūros departamentu;
18.17.2. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.17.3. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.18. Viešosios tvarkos skyriaus vedėjas tinkamai kontroliuoja savivaldybės tarybos priimtų sprendimų, reglamentuojančių viešąją tvarką, vykdymą ir atsako už tai, kad:
18.18.1. skyriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.18.2. skyriaus vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.19. Vyriausiasis specialistas (kalbos tvarkytojas) tinkamai kontroliuoja valstybinės kalbos vartojimą ir taisyklingumą savivaldybės teritorijoje ir atsako už tai, kad lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) valstybinės kalbos vartojimo ir taisyklingumo kontrolės funkcijai atlikti yra apskaičiuojamos, naudojamos ir atsiskaitoma už jas vadovaujantis Valstybinės kalbos inspekcijos patvirtinta metodika.
18.20. Vyriausiasis specialistas (savivaldybės gydytojas) užtikrina tinkamą asmens ir visuomenės sveikatos priežiūrą savivaldybėje ir atsako už tai, kad:
18.20.1. savivaldybės gydytojo vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.20.2. vyriausiojo specialisto (savivaldybės gydytojo) vykdomi pirkimai yra reikalingi, atitinka Strateginio veiklos plano programų tikslus ir uždavinius ir neviršija patvirtintų einamųjų metų savivaldybės biudžeto asignavimų;
18.21. Vyriausiasis specialistas (jaunimo reikalų koordinatorius) įgyvendina tinkamą jaunimo politiką savivaldybėje ir atsako už tai, kad:
18.21.1. lėšos valstybinei (perduotai savivaldybei) jaunimo teisių apsaugos funkcijai atlikti planuojamos, naudojamos ir už jas atsiskaitoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos nustatyta tvarka;
18.21.2. jaunimo reikalų koordinatoriaus vykdomos Strateginio veiklos plano programos (priemonės) ir programų biudžeto išlaidų sąmatos būtų parengtos tinkamai, nustatytais terminais ir pagrindus lėšų poreikį;
18.22. Vyriausiasis specialistas ((tarpinstitucinio bendradarbiavimo koordinatorius) užtikrina teikiamų švietimo pagalbos, socialinių ir sveikatos priežiūros paslaugų vaikams ir jų tėvams (globėjams, rūpintojams) teikimą, mažina socialinę atskirtį, gerina tėvystės įgūdžius ir didina šeimos savarankiškumą, gerina vaikų psichikos ir fizinę sveikatą, plėtoja sveikos gyvensenos įgūdžius, padeda įveikti mokymosi sunkumus, patiriamus dėl negalių ir nepalankių aplinkos veiksnių, mažina nepilnamečių iškritimo iš švietimo sistemos riziką.
18.23. Vyriausiasis specialistas (asmens duomenų apsaugos pareigūnas) skatina administracijos ir savivaldybei pavaldžių įstaigų ir įmonių duomenų apsaugos kultūrą ir padeda įgyvendinti esmines Europos Sąjungos bendrojo duomenų apsaugos reglamento ir Lietuvos Respublikos teisės aktų nuostatas, reglamentuojančias asmens duomenų apsaugą ir antikorupcinį vertinimą.
18.24. Darbo grupės, sudarytos tam tikram projektui įgyvendinti, vadovas atsako už tai, kad:
18.24.2. pirkimai, susiję su projekto įgyvendinimu, yra reikalingi, atitinka projekto veiklos rūšis ir neviršija patvirtintų asignavimų;
18.24.3. lėšos naudojamos tik projekte numatytoms veiklos rūšims, vadovaujantis galiojančiais teisės aktais;
19. Administracijos darbuotojai, vykdydami išankstinę Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolę, pasirašo atitinkamus dokumentus, leidžiančius atlikti ūkinę operaciją, ir atsako už jų atitikimą galiojantiems teisės aktams.
20. Jeigu išankstinę finansų kontrolę vykdantis darbuotojas nustato, kad ūkinė operacija yra neteisėta arba kad jai atlikti nepakaks patvirtintų asignavimų, kad ūkinę operaciją patvirtinantys dokumentai yra netinkamai parengti, grąžina juos rengusiam darbuotojui. Nustatę šiuos faktus, asmenys, vykdantys išankstinę kontrolę, privalo atsisakyti pasirašyti ūkinės operacijos dokumentus ir nurodydami atsisakymo priežastis apie tai raštu pranešti administracijos direktoriui – jis gali atsisakyti tvirtinti ūkinę operaciją arba raštu nurodyti ją atlikti.
21. Asmenys, atlikdami išankstinę finansų kontrolę, turi teisę be atskiro vadovo nurodymo gauti iš savivaldybės administracijos darbuotojų raštiškus ir žodinius paaiškinimus dėl dokumentų ūkinei operacijai atlikti parengimo ir ūkinės operacijos atlikimo bei dokumentų kopijas.
VI SKYRIUS
EINAMOJI FINANSŲ KONTROLĖ
23. Einamoji finansų kontrolė apima:
23.1. ūkinės operacijos atlikimo terminų, kiekių ir kokybės patikrinimą (suteiktų paslaugų, nupirktų prekių kokybės ir sudarytų sutarčių, kitų susijusių dokumentų atitikties patikrinimas);
24. Vykdydami einamąją (operatyvinę) finansų kontrolę:
24.1. Buhalterinės apskaitos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.1.1. visos ūkinės operacijos būtų įtrauktos į apskaitos registrus tik pagal pateiktus dokumentus, laiku ir tik vieną kartą;
24.1.2. apskaitos registrų likučiai kiekvieną mėnesį sutikrinti su Žurnalo-didžiosios knygos likučiais;
24.1.3. turtas pajamuojamas pagal sąskaitas faktūras arba pridedamus prie jų dokumentus (perdavimo–priėmimo, komplektavimo aktus ir pan. dokumentus);
24.1.4. darbo užmokestis ir su juo susijusios išmokos apskaičiuotos pagal pateiktus dokumentus ir galiojančius teisės aktus;
24.1.5. kiekviena ūkinė operacija priskirta lėšų šaltiniui, programai, priemonei, valstybės funkcijai ir ekonominės klasifikacijos išlaidų straipsniui;
24.1.6. kiekvienai ūkinei operacijai surašytas buhalterinis įrašas, priskiriant debeto ir kredito sąskaitas ir sumas;
24.1.8. kiekvienas apskaitos dokumentas pasirašytas atsakingų asmenų, vykdančių einamąją ir išankstinę kontroles;
24.1.9. pagal darbuotojų, atsakingų už sutarčių vykdymą, pateiktą informaciją delspinigiai paskaičiuoti;
24.2. Finansų ir investicijų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.2.1. visos ūkinės operacijos būtų įtrauktos į apskaitos registrus tik pagal pateiktus dokumentus, laiku ir tik vieną kartą;
24.2.2. biudžeto asignavimų valdytojų programų sąmatų projektai gauti nustatytais terminais ir pateikti apskaičiavimai yra pagrįsti;
24.2.5. asignavimų valdytojų pateikti biudžeto ataskaitų rinkiniai yra sutikrinti su VVIS Biudžetas VS duomenimis;
24.2.6. Viešojo sektoriaus subjektų pateikti finansinių ataskaitų rinkiniai yra sutikrinti ir pateiktų finansinių ataskaitų rinkinių duomenys yra įtraukti į konsoliduotųjų finansinių ataskaitų rinkinį;
24.3. Turto valdymo ir verslo skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.3.1. dokumentai (turto perdavimo–priėmimo aktai, nurašymo aktai, sutartys ir kt.), susiję su turto gavimu, perdavimu, pardavimu, nurašymu ir pan., būtų surašomi ūkinės operacijos metu ir ne vėliau kaip per 5 kalendorines dienas nuo jų surašymo užregistruoti ir perduoti Buhalterinės apskaitos skyriui;
24.3.3. visas savivaldybės turtas naudojamas ekonomiškai, efektyviai, rezultatyviai, skaidriai ir pagal paskirtį bei būtų apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo ir kitų neteisėtų veikų, veikia patikima netinkamo naudoti turto nurašymo sistema;
24.3.4. kontroliuoja, ar panaudos gavėjas naudoja gautą turtą pagal paskirtį, ar verčiasi veikla, dėl kurios buvo perduotas turtas, ar vykdo visas panaudos sutartyse numatytas sąlygas;
24.3.5. turtas pripažįstamas nereikalingu arba netinkamu (negalimu) naudoti tik tada, kai jį atnaujinti ekonomiškai netikslinga, išskyrus, kai jis nereikalingas savivaldybės funkcijoms įgyvendinti ir nelieka kur jį pritaikyti;
24.4. Teisės skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.4.1. darbo laiko apskaitos žiniaraščiai sudaryti laiku pagal administracijos direktoriaus įsakymus ir galiojančius teisės aktus;
24.4.3. visi papildomi mokėjimai, susiję su darbo užmokesčiu (priedai, priemokos, viršvalandžiai, darbas poilsio, švenčių dienomis, vienkartinės išmokos) yra įforminti administracijos direktoriaus įsakymais;
24.5.Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.5.2. pirkimų įgaliojimai kitai perkančiai organizacijai suteikiami pagal nustatytus reikalavimus;
24.5.3. metinis viešųjų pirkimų planas parengtas pagal nustatytus reikalavimus ir tinkamai vykdomas;
24.6. Informacinių ir ryšių technologijų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
24.7. Socialinės paramos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad visos pašalpos ir išmokos apskaičiuotos teisingai ir pagal galiojančius teisės aktus.
24.8. Statybos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad statybos rangos sutartyse numatytų objektų statyba ar remonto darbai bei jų priežiūra vyksta sutartyse ir darbų grafikuose numatyta tvarka ir terminais.
24.9. Miesto ūkio skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad miesto infrastruktūros objektų priežiūros ir remonto darbai vyksta pagal sutartyse numatytus vertinimo kriterijus ir kitas sąlygas.
24.10. Darbo grupės, sudarytos tam tikram projektui įgyvendinti, finansininkas tvarko projekto apskaitą pagal galiojančius teisės aktus ir atsako už tai, kad:
24.10.3. su prekių ir paslaugų teikėjais būtų atsiskaitoma pagal finansuojančios institucijos reikalavimus;
25. Vykdydami einamąją finansų kontrolę:
25.1. Skyrių vedėjai ir projektų, kuriems įgyvendinti yra sudarytos darbo grupės, vadovai pasirašo sąskaitas faktūras, nurodydami pareigas, vardą, pavardę, pasirašymo datą ir Strateginio veiklos plano priemonės, iš kurios ji turi būti apmokėta, kodą, mokėjimo pagrindą (sutarties numerį arba pirkimo paraiškos numerį), pateikia per 5 kalendorines dienas nuo jų išrašymo Buhalterinės apskaitos skyriui ir atsako už tai, kad:
25.2. Pirkimų organizatoriai ir darbuotojai, kurie yra atsakingi už pirkimų sutarčių vykdymą, pasirašo teikiamus mokėti dokumentus (darbų priėmimo aktus, perdavimo–priėmimo aktus, atliktų darbų pažymas ir pan. arba sąskaitas faktūras, jeigu kitų dokumentų nėra) ir atsako už tai, kad:
25.3. Darbuotojai, kurie pasirašo remonto darbų aktus, papildomai privalo nurodyti, koks remontas buvo atliktas – paprastasis ar esminis pagerinimas.
25.4. Darbuotojai, atsakingi už sutarčių vykdymą, privalo nurodyti informaciją ar reikia skaičiuoti delspinigius ir už kiek pradelstų dienų..
25.5. Darbuotojai, kurie atsakingi už finansavimo sutarčių, sudaromų su subjektais, kurie nėra asignavimų valdytojai, vykdymą atsako už tai, kad:
25.5.1. administracijos direktoriaus įsakymu būtų patvirtintos lėšų skyrimo sutarčių formos su visais priedais (sąmata, ataskaitomis);
25.5.2. sudaromose sutartyse nurodyti vertinimo kriterijai atitiktų Strateginį veiklos planą, būtų vykdomos paraiškose nurodytos veiklos rūšys ir būtų laikomasi visų sutartyse nurodytų įsipareigojimų;
25.6. Darbuotojai, atsakingi už sutarčių, kuriomis naudojasi keli padaliniai, vykdymą, kontroliuoja bendras sudaromų sutarčių sumas ir atsako už tai, kad jos nebūtų viršytos, atsižvelgiant į sąskaitų faktūrų sumas, kurias pateikė jie patys ir kiti administracijos darbuotojai.
25.7. Darbuotojai, kurie naudojasi sutartimis, už kurių vykdymą yra atsakingi kiti darbuotojai, privalo juos informuoti, pateikdami jiems sąskaitų faktūrų, kurios buvo išrašytos vadovaujantis ta sutartimi, kopijas.
25.8. Kiti skyrių darbuotojai ir darbuotojai, neįeinantys į skyrių sudėtį, atsako už tai, kad laiku būtų atliekama visų jų pareigybių aprašymuose ir kituose vidaus teisės aktuose nurodytų funkcijų einamoji finansų kontrolė.
25.9. Savivaldybės administracijos darbuotojai, vykdantys einamąją finansų kontrolę, atsakingi už įsigyto turto, darbų ir paslaugų pirminių dokumentų pasirašymą, nustatę neatitikimų ar trūkumų (pateikti netinkami, neteisingai surašyti dokumentai, suteiktos nekokybiškos paslaugos ar parduotos nekokybiškos prekės, pažeisti tiekimo terminai, neatitinka kiekiai ir pan.), turi imtis veiksmų jiems pašalinti. Kai nėra galimybės ištaisyti nustatytų trūkumų ar neatitikimų, minėti darbuotojai privalo raštu pranešti apie tai savivaldybės administracijos direktoriui, pateikdami neatitikimų ar trūkumų atsiradimo paaiškinimą ir pasiūlymus dėl tolesnio ūkinės operacijos atlikimo. Jie privalo užtikrinti, kad visi su ūkinės operacijos atlikimu susiję dokumentai būtų laiku (per 5 kalendorines dienas nuo jų surašymo) pateikiami Buhalterinės apskaitos skyriui.
VII SKYRIUS
PASKESNIOJI FINANSŲ KONTROLĖ
26. Paskesniąją finansų kontrolę vykdo administracijos direktorius ir direktoriaus pavaduotojai pagal jiems priskirtas sritis ir kiti administracijos direktoriaus arba skyrių vedėjų paskirti darbuotojai.
27. Paskesniosios kontrolės funkcijos negali būti pavestos atlikti darbuotojams, kurie atlieka išankstinę finansų kontrolę.
28. Paskesniąją finansų kontrolę vykdantys asmenys atrankos būdu, savo pasirinktais būdais ir metodais (stebėjimo, nuolatinės priežiūros būdu, surinkdami įvairią informaciją, ataskaitas iš asmenų, atliekančių išankstinę ir einamąją finansų kontrolę, ir pan.) didžiausią riziką keliančiose srityse įvertina, ar ūkinės operacijos buvo atliktos teisėtai, ar pagal paskirtį naudojamas valstybės arba savivaldybės turtas, ar nebuvo teisės aktų, vadovų nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimų, analizuoja pažeidimų priežastis ir siūlo priemones ir veiksmus nustatytiems trūkumams pašalinti, pažeidimams ateityje išvengti.
VIII SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS VERTINIMAS
30. Siekiant užtikrinti finansų kontrolės kokybę, kiekvienais metais yra įvertinama savivaldybės administracijos finansų kontrolės būklė. Vertinant finansų kontrolės būklę, turi būti nustatyta, ar administracijoje laikomasi nustatytų finansų kontrolės procedūrų, ar jos ekonomiškos, veiksmingos ir funkcionuoja kaip vientisa sistema.
31. Savivaldybės administracijos finansų kontrolės būklė įvertinama taip:
31.1. labai gerai – pagal vidaus audito metodiką vidaus kontrolė vertinama labai gerai, jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, vidaus kontrolės trūkumų nerasta;
31.2. gerai – pagal vidaus audito metodiką vidaus kontrolė vertinama gerai, jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, bet yra keletas nesvarbių vidaus kontrolės trūkumų, neturinčių neigiamos įtakos audituojamojo subjekto veiklos rezultatams;
31.3. patenkinamai – pagal vidaus audito metodiką vidaus kontrolė vertinama patenkinamai, jei visa rizika nustatyta, tačiau dėl netinkamo rizikos valdymo yra vidaus kontrolės trūkumų, kurie gali turėti neigiamą įtaką viešojo juridinio asmens veiklos rezultatams;
32. Savivaldybės administracijos finansų kontrolės būklės ataskaitą parengia Buhalterinės apskaitos skyrius ir iki vasario 1 d. pateikia Finansų ir investicijų skyriui.
33. Viešojo sektoriaus subjektai, kurių sąrašai pateikti ir įtraukti į praėjusių metų konsolidavimo schemą, finansų kontrolės būklės ataskaitas parengia iki einamųjų metų vasario 1 d. ir pateikia Finansų ir investicijų skyriui.
34. Finansų ir investicijų skyrius pateiktas finansų kontrolės būklės ataskaitas apibendrina ir parengia suvestinę finansų kontrolės būklės ataskaitą.
35. Finansų kontrolės būklės ataskaita kiekvienais metais iki balandžio 1 d. pateikiama pritarti savivaldybės tarybai, o iki gegužės 1 d. Lietuvos Respublikos finansų ministerijai.
IX SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
37. Visi šiose taisyklėse išvardyti atsakingi asmenys privalo laiku ir kokybiškai atlikti savo finansų kontrolės pareigas, privalo siekti, kad kontrolė savivaldybėje būtų veiksminga, t. y. patys privalo vykdyti finansų kontrolę savo konkrečios veiklos aplinkoje ir atsakyti už jos nevykdymą teisės aktų nustatyta tvarka.
38. Savivaldybės administracijos darbuotojai, pastebėję šių taisyklių pažeidimus, apie juos privalo informuoti tiesioginį savo vadovą.