LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 12 d. įsakymo Nr. v-119 „DĖL LICENCIJŲ TEIKTI DOKUMENTŲ TVARKYMO IR (AR) SAUGOJIMO PASLAUGAS TURĖTOJŲ PLANINIŲ IR NEPLANINIŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2016 m. gegužės 2 d. Nr. (1.3E)VE-51
Vilnius
P a k e i č i u Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 12 d. įsakymą Nr. V-119 „Dėl licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ ir jį išdėstau nauja redakcija:
„LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL LICENCIJŲ TEIKTI DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGą TURĖTOJŲ PLANINIŲ IR NEPLANINIŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo 364 straipsnio 2 dalimi ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 15 dalimi,
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. liepos 12 d. įsakymu Nr. V-119
(Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2016 m. gegužės 2 d. įsakymo Nr. (1.3E)VE-51 redakcija)
LICENCIJų TEIKTI DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGą TURĖTOJŲ PLANINIŲ IR NEPLANINIŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą turėtojų (toliau – licencijų turėtojai) planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja licencijų turėtojų planinių patikrinimų plano sudarymą, planinių ir neplaninių patikrinimų atlikimo tvarką, informacijos apie atliekamus patikrinimus pateikimo reikalavimus.
2. Licencijų turėtojų veiklos planiniai ir neplaniniai patikrinimai atliekami vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų licencijų išdavimo ir panaikinimo, dokumentų ir licencijų grąžinimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 9 d. nutarimu Nr. 162, ir šiuo Aprašu.
3. Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir Dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų licencijų išdavimo ir panaikinimo, dokumentų ir licencijų grąžinimo tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 9 d. nutarimu Nr. 162.
II SKYRIUS
PATIKRINIMŲ ATLIKIMŲ TVARKA
4. Patikrinimus atlieka Lietuvos vyriausiasis archyvaras, jo įgalioti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbuotojai ar Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu – valstybės archyvai (toliau – tikrintojai).
5. Patikrinimams atlikti gali būti pasitelkiami ekspertai, kiti asmenys, jeigu reikalingos jų specialiosios žinios ar kita pagalba.
7. Tikrinamas licencijos turėtojas privalo pateikti tikrintojams visus reikalaujamus duomenis ir dokumentus, išskyrus dokumentus, duomenis ir informaciją, nesusijusius su dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi priežiūra. Taip pat privalo pateikti ir juridinio asmens darbuotojo, atsakingo už licencijuojamą dokumentų saugojimo paslaugą, darbo stažą dokumentų saugojimo paslaugos teikimo ir (ar) dokumentų valdymo srityje patvirtinančius dokumentus.
8. Dokumentų saugojimo sąlygų patikrinimai atliekami nuvykus į vietą, įvertinus dokumentų saugojimo sąlygas ir sudarius Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi patikrinimo aktą (1 priedas). Dokumentų saugojimo sąlygos tikrinamos naudojantis Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi kontroliniu klausimynu (2 priedas).
10. Licencijos turėtojas, nesutinkantis su patikrinimo rezultatais arba siekdamas pagrįsti kitas aplinkybes, kurios gali turėti įtakos patikrinimo rezultatams, gali raštu arba elektronine forma per Integralią administracinių paslaugų informacinę sistemą, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo patikrinimo rezultatų gavimo dienos, pateikti pastabas ar paaiškinimus dėl patikrinimo rezultatuose nurodytų duomenų.
11. Licencijų turėtojų planiniai patikrinimai atliekami ne rečiau kaip kartą per penkerius metus arba gavus licencijos turėtojo prašymą atlikti patikrinimą.
12. Licencijų turėtojų neplaniniai patikrinimai gali būti atliekami:
12.1. gavus kito kompetentingo viešojo administravimo subjekto rašytinį motyvuotą prašymą ar pavedimą atlikti licencijos turėtojo veiklos patikrinimą;
12.3. turint informacijos ar kilus pagrįstų įtarimų dėl licencijos turėtojo veikos, kuri gali prieštarauti teisės aktams ar neatitikti teisės aktų reikalavimų;
12.4. siekiant užtikrinti, kad buvo pašalinti licencijos turėtojo veiklos ankstesnio patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai;
iii SKYRIUS
LICENCIJŲ TURĖTOJŲ PLANINIŲ PATIKRINIMŲ PLANO SUDARYMAS
14. Licencijų turėtojų planinių patikrinimų planas sudaromas vieneriems metams ir patvirtinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu ne vėliau kaip iki einamųjų metų sausio 31 d.
15. Patikrinimų planas sudaromas vadovaujantis šiais kriterijais:
15.1. Lietuvos Respublikos įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytų ūkio subjektų veiklų patikrinimų periodiškumo reikalavimai;
16. Patikrinimų plane nurodomi planuojamų tikrinti licencijų turėtojų rekvizitai, patikrinimų datos.
17. Patikrinimų planas gali būti keičiamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu, tačiau ne vėliau kaip 10 darbo dienų prieš planuojamą licencijos turėtojo patikrinimą.
18. Licencijos turėtojas apie planinį patikrinimą informuojamas raštu arba elektroniniu būdu prieš 10 darbo dienų.
Licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo
1 priedas
(Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi patikrinimo akto forma)
___________________________________________________________________________
(dokumento sudarytojo pavadinimas)
LICENCIJUOJAMOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGŲ LAIKYMOSI PATIKRINIMO AKTAS
__________ Nr._______
(data)
_________________
(vieta)
Patikrinimo teisinis pagrindas _________________________________________________
Juridinio asmens pavadinimas arba fizinio asmens vardas ir pavardė_________________
___________________________________________________________________________
Juridinio asmens darbuotojo, atsakingo už licencijuojamą dokumentų saugojimo paslaugą, vardas ir pavardė____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Licencijos Nr._______________________________________________________________
Patikrinimo rezultatai
Saugykla (adresas / Nr.) _______
Stelažai ________________________________________________________________
Langai ________________________________________________________________
Apšvietimas ____________________________________________________________
Papildoma gaisro gesinimo priemonė (nešiojamieji gesintuvai) _____________________
Temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai___________________________________
Mikroklimato parametrai___________________________________________________
Dokumentai saugomi _____________________________________________________
(apsauginiai dangalai ir kt.)
Kitos licencijuojamos paslaugos teikimo sąlygos___________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Išvados ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Pasiūlymai _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Patikrinimą atliko
___________________ _______________ ___________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
___________________ _______________ ___________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Atliekant patikrinimą dalyvavo ir akto vieną egzempliorių gavo
_______________________________________________
(juridinio asmens atstovo pareigų pavadinimas, jei licencijos turėtojas juridinis asmuo)
___________________
(parašas)
____________________________
(vardas ir pavardė)
____________________________
(data)
Licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo
2 priedas
Licencijuojamos dokumentų saugojimo
paslaugos teikimo sąlygų laikymosi
_______ patikrinimo akto Nr. ______
priedas
LICENCIJUOJAMOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGŲ LAIKYMOSI KONTROLINIS KLAUSIMYNAS
Juridinio asmens pavadinimas arba fizinio asmens vardas ir pavardė _____________________
___________________________________________________________________________
Licencijos Nr. _____________, išdavimo data _____________________________________ .
| Eil. Nr. |
Klausimas |
Taip |
Ne |
N/N* |
Pastabos |
||||
|
BENDRIEJI SAUGYKLŲ ĮRENGIMO REIKALAVIMAI |
|||||||||
| 1. |
Ar saugyklos įrengtos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 2. |
Ar saugyklų aukštis yra ne mažesnis kaip 250 cm? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 3. |
Ar saugyklose yra įrengti langai? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 4. |
Ar saugyklose yra užtikrinta dokumentų apsauga nuo tiesioginės dienos šviesos? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 5. |
Ar saugyklos apsaugotos nuo įsilaužimo? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 6. |
Ar saugyklose yra dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 7. |
Ar evakuacijos kryptis ant saugyklos grindų pažymėta liuminescenciniais dažais? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 8. |
Ar saugykloms apšviesti naudojami liuminescenciniai šviestuvai? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 9. |
Ar saugykloms apšviesti naudojami kaitriniai šviestuvai? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 10. |
Ar atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 11. |
Ar saugyklose yra įrengtos darbo vietos? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 12. |
Ar saugyklų įrangai panaudotos medžiagos turi neigiamos įtakos saugomiems dokumentams? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 13. |
Ar stacionarieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 14. |
Ar mobilieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 15. |
Ar stelažų viršutinės lentynos yra uždengtos? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 16. |
Ar atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 17. |
Ar saugyklose įrengta oro kondicionavimo sistema? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 18. |
Ar saugyklose yra temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
|
|
|
DOKUMENTŲ SAUGOJIMO REIKALAVIMAI |
|
|
|
||||
| 19. |
Ar saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną? |
£ |
£ |
£ |
Tikrinimo metu pateikiami dokumentai |
||||
| 20. |
Ar dokumentai saugomi apsauginiuose dėkluose? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 21. |
Ar laikomasi reikalavimo saugyklose dokumentų nelaikyti ant grindų, palangių? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
| 22. |
Ar laikomasi reikalavimo saugyklose nelaikyti pašalinių daiktų? |
£ |
£ |
£ |
|
||||
*N/N – netikrinta arba neaktualu.
Pastaba. Kontroliniai klausimai parengti vadovaujantis Dokumentų saugojimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“.
Saugyklų mikroklimato parametrai T °C ir H % tikrinimo metu: ________________________