PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos teisingumo ministro

2017 m. lapkričio 29 d. įsakymu Nr. 1R‑296

(Lietuvos Respublikos teisingumo ministro

2022 m. gegužės 16 d. įsakymo Nr. 1R-197

redakcija)

LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TAISYKLĖS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato viešųjų pirkimų (toliau – pirkimai) poreikių formavimą, pirkimų planavimą, iniciavimą ir pasirengimą jiems, pirkimų vykdymą, viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių (toliau – pirkimo sutartis) sudarymą, vykdymą ir jų rezultatų įvertinimą (toliau kartu – viešųjų pirkimų procesas), taip pat viešųjų pirkimų proceso vidaus kontrolės tvarką Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijoje.

2. Planuodami ir atlikdami pirkimus, vykdydami pirkimo sutartis ir nustatydami pirkimų kontrolės priemones, Teisingumo ministerijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau kartu – darbuotojai), vadovaujasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu
(toliau – VPĮ), Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, patvirtintu Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“
(toliau – Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašas), Taisyklėmis ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais pirkimų sritį.

3. Darbuotojai, dalyvaujantys viešųjų pirkimų procese ar galintys daryti įtaką jo rezultatams, turi užtikrinti, kad vykdant pirkimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų, ir siekti, kad prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti skirtos lėšos būtų naudojamos racionaliai, vykdant pirkimo sutartis būtų laikomasi aplinkos apsaugos, socialinės ir darbo teisės įpareigojimų, nustatytų Europos Sąjungos ir nacionalinėje teisėje, kolektyvinėse sutartyse, tarptautinėse konvencijose. Viešųjų pirkimų procese dalyvaujantys darbuotojai turi laikytis konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų, siekti strateginių ir kitų Teisingumo ministerijos veiklos planų įgyvendinimo ir užtikrinti sutartinių įsipareigojimų vykdymą tretiesiems asmenims.

4. Taisyklėmis privalo vadovautis visi darbuotojai, dalyvaujantys Teisingumo ministerijos viešųjų pirkimų procese.

5. Taisyklėse vartojamos sąvokos:

5.1. Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos administratorius (toliau – CVP IS administratorius) – teisingumo ministro įsakymu paskirtas Turto valdymo ir aprūpinimo skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, ar jį pavaduojantis asmuo, turintis teisę Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje tvarkyti duomenis apie Lietuvos Respublikos teisingumo ministeriją ir jos valstybės tarnautojus ar darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis (pirkimų specialistus, ekspertus ir kt.).

5.2. Patikros lapas – teisingumo ministro įsakymu patvirtintas nustatytos formos dokumentas, pildomas atliekant viešojo pirkimo–pardavimo sutarties keitimo procedūrų patikrinimą ir naudojamas kaip vidaus kontrolės priemonė rizikai, susijusiai su viešųjų pirkimų principų įgyvendinimu ir tikslų siekimu, valdyti.

5.3. Rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, tiekėjus (įskaitant ir rinkoje veikiančius Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo
23 ir 24 straipsniuose nurodytus subjektus), jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas, atliekamus darbus ir kainas rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų rengimas, skirtas sprendimams, susijusiems su viešaisiais pirkimais, priimti.

5.4. Stebėsenos ir kontrolės funkcijas atliekantis asmuo – Korupcijos prevencijos ir vidaus tyrimų skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, viešųjų pirkimų procedūrų vykdymo metu atliekantis nustatytas stebėsenos ir vidaus kontrolės funkcijas.

5.5. Tiekėjų apklausos pažyma – teisingumo ministro įsakymu patvirtintas nustatytos formos dokumentas, pildomas viešųjų pirkimų organizatoriaus vykdant mažos vertės neskelbiamus viešuosius pirkimus, išskyrus nustatytas išimtis, ir pagrindžiantis jo priimtų sprendimų atitiktį Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams.

5.6. Už viešųjų pirkimų planavimą, organizavimą ir viešųjų pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo (toliau – už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo) – Turto valdymo ir aprūpinimo skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, kuris rengia viešųjų pirkimų planą, rengia ir skelbia viešųjų pirkimų suvestinę, rengia su viešaisiais pirkimais susijusius vidaus teisės aktus ir užtikrina jų atitiktį viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams, pildo ir tvarko viešųjų pirkimų registrus, užtikrina nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą laiku, įtraukia tiekėjus į nepatikimų tiekėjų ir melagingą informaciją pateikusių tiekėjų sąrašus, saugo perduotas pasibaigusių viešųjų pirkimų bylas ir organizuoja jų perdavimą į archyvą, kaupia ir rengia statistinę informaciją apie atliekamus viešuosius pirkimus, skelbia viešojo pirkimo–pardavimo sutartis ir jų pakeitimus.

5.7. Už viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių saugojimą atsakingas asmuo (toliau – už pirkimo sutarčių saugojimą atsakingas asmuo) – Veiklos valdymo skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, atsakingas už finansų valdymą, kuris saugo viešojo
pirkimo–pardavimo sutarčių ir jų pakeitimų originalus iki viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių įvykdymo ir organizuoja šių dokumentų perdavimą į archyvą.

5.8. Už viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo
(toliau – už pirkimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo) – viešojo pirkimo iniciatorius ar viešojo pirkimo–pardavimo sutartyje nurodytas atsakingas asmuo, kuris prižiūri (organizuoja) konkrečioje Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos sudarytoje viešojo pirkimo–pardavimo sutartyje numatytų įsipareigojimų vykdymą, prekių pristatymo, paslaugų teikimo, darbų atlikimo terminų laikymąsi, prekių, paslaugų, darbų atitiktį viešojo pirkimo–pardavimo sutartyje numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams, taip pat inicijuoja ir teikia siūlymus dėl viešojo pirkimo–pardavimo sutarties pratęsimo, keitimo, nutraukimo teisinių pasekmių tiekėjui, nevykdančiam arba netinkamai vykdančiam viešojo pirkimo–pardavimo sutartyje nustatytus įsipareigojimus, taikymo.

5.9. Viešojo pirkimo iniciatorius (toliau – pirkimo iniciatorius) – Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, kuris nurodo poreikį viešojo pirkimo būdu įsigyti reikalingų prekių, paslaugų arba darbų ir (ar) parengia jų techninę specifikaciją ir (ar) jos projektą bei užpildo nustatytos formos viešojo pirkimo paraišką.

5.10. Viešojo pirkimo komisija – Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos viešojo pirkimo komisija, sudaryta teisingumo ministro įsakymu, nuolat veikianti pagal patvirtintą Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos viešojo pirkimo komisijos darbo reglamentą.

5.11. Viešojo pirkimo paraiška (toliau – pirkimo paraiška) – teisingumo ministro įsakymu patvirtintas nustatytos formos dokumentas, kuriame viešojo pirkimo iniciatorius nurodo pagrindines viešojo pirkimo sąlygas ir kitą informaciją, pagrindžiančią jo priimtų sprendimų atitiktį Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymui ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams.

5.12. Viešųjų pirkimų organizatorius (toliau – pirkimų organizatorius) – teisingumo ministro įsakymu paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, kuris Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijoje nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka mažos vertės viešuosius pirkimus, kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma viešojo pirkimo komisija, išskyrus viešųjų pirkimų organizatorių, atsakingą už tarnybinių komandiruočių organizavimą.

5.13. Viešųjų pirkimų organizatorius, atsakingas už tarnybinių komandiruočių organizavimą (toliau – pirkimų organizatorius, atsakingas už tarnybinių komandiruočių organizavimą) – teisingumo ministro įsakymu paskirtas Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, atsakingas už paslaugų, susijusių su tarnybinių komandiruočių organizavimu pagal preliminariosiose viešojo pirkimo–pardavimo sutartyse numatytas atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras, vykdymą.

5.14. Viešųjų pirkimų planas (toliau – pirkimų planas) – nustatyta tvarka parengtas ir teisingumo ministro įsakymu patvirtintas dokumentas dėl visų einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir (ar) darbų viešųjų pirkimų.

5.15. Viešųjų pirkimų sąrašas (toliau – pirkimų sąrašas) – elektroniniu paštu už viešųjų pirkimų planavimą, organizavimą ir viešųjų pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui pateiktas viešojo pirkimo iniciatorių numatomų viešųjų pirkimų einamaisiais biudžetiniais metais sąrašas, kuriame nurodomi viešojo pirkimo pavadinimas, planuojama viešojo pirkimo pradžia, vertė, kiekis, viešojo pirkimo objektas, viešojo pirkimo–pardavimo sutarties galiojimas (trukmė).

5.16. Viešųjų pirkimų suvestinė (toliau – pirkimų suvestinė) – Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos parengta ir Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje viešai skelbiama informacija apie visus biudžetiniais metais planuojamus vykdyti Teisingumo ministerijos viešuosius pirkimus, išskyrus mažos vertės viešuosius pirkimus.

6. Atskiriems pirkimams gali būti sudarytos kitos pirkimo komisijos.

7. Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos yra apibrėžtos VPĮ, Mažos vertės pirkimų tvarkos apraše ir kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose pirkimus.

8. Pirkimo paraiškos (1 priedas), komisijos posėdžių protokolai, pirkimo sutartys, patikros lapai (2 priedas), pirkimo iniciatorių, pirkimų organizatorių, viešojo pirkimo komisijos narių, ekspertų, stebėtojų, dalyvaujančių pirkimo procedūrose ar galinčių daryti įtaką jų rezultatams, pasirašytos nešališkumo deklaracijos, kurių forma patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 23 d. įsakymu Nr. 1S-93 „Dėl nešališkumo deklaracijos tipinės formos patvirtinimo“, ir konfidencialumo pasižadėjimai (3 priedas) registruojami dokumentų valdymo sistemos elektroniniuose registruose ir saugomi vadovaujantis teisingumo ministro tvirtinamu dokumentacijos planu.

II SKYRIUS

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PROCESE DALYVAUJANTYS ASMENYS IR JŲ FUNKCIJOS

9. Už VPĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų laikymosi užtikrinimą Teisingumo ministerijoje yra atsakingas ministerijos kancleris.

10. Darbuotojai, dalyvaujantys pirkimų ir vidaus kontrolės procesuose:

10.1. už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo;

10.2. pirkimo iniciatorius;

10.3. pirkimų organizatorius;

10.4. pirkimų organizatorius, atsakingas už tarnybinių komandiruočių organizavimą;

10.5. viešojo pirkimo komisija;

10.6. už pirkimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo;

10.7. už pirkimo sutarčių saugojimą atsakingas asmuo;

10.8. CVP IS administratorius;

10.9. stebėsenos ir kontrolės funkcijas atliekantis asmuo.

11. Viešojo pirkimo komisija vykdo pirkimus (įskaitant tarptautinės vertės, supaprastintus, mažos vertės pirkimus, bet jais neapsiribojant), kai numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų be pridėtinės vertės mokesčio (toliau – PVM) arba didesnė, jeigu teisingumo ministras nenusprendžia kitaip, ir tvirtina pirkimų dokumentus.

12. Atsižvelgiant į pirkimų apimtį ir pobūdį, teisingumo ministro įsakymu gali būti paskirti keli pirkimų organizatoriai ar sudaryta viešojo pirkimo komisija vienam ar keliems pirkimams arba nuolatinė viešojo pirkimo komisija.

13. Viešojo pirkimo komisija veikia Teisingumo ministerijos vardu pagal jai nustatytas užduotis ir suteiktus įgaliojimus. Viešojo pirkimo komisija dirba pagal teisingumo ministro tvirtinamą darbo reglamentą (toliau – Viešojo pirkimo komisijos darbo reglamentas) ir yra atskaitinga teisingumo ministrui, vykdo tik rašytines užduotis ir įpareigojimus. Viešojo pirkimo komisija ir pirkimų organizatorius sprendimus pagal suteiktus įgaliojimus priima savarankiškai.

14. Jeigu viešojo pirkimo (toliau – pirkimo) objektas sudėtingas, o pasiūlymams nagrinėti ir vertinti reikia specialių žinių, teisingumo ministro įsakymu gali būti kviečiama ekspertų konsultuoti reikiamu klausimu ir (ar) nagrinėti tiekėjų pateiktų pasiūlymų. Konsultacijos su ekspertais turi vykti nepažeidžiant tiekėjų konkurencijos, nediskriminavimo ir skaidrumo principų.

15. Pirkimo iniciatorius, pirkimų organizatorius, viešojo pirkimo komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai, prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą. Nešališkumo deklaracijas ir konfidencialumo pasižadėjimus darbuotojai turi atnaujinti (pasirašyti naujus) ne rečiau kaip vieną kartą per metus. Pirkimo iniciatorius, pirkimų organizatorius, viešojo pirkimo komisijos nariai ir viešųjų pirkimų procedūrose dalyvaujantys ekspertai, prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, turi užpildyti arba atnaujinti privačių interesų deklaracijas, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme.

16. Teisingumo ministerija pirkimo procedūroms iki pirkimo sutarties sudarymo atlikti gali įgalioti kitą perkančiąją organizaciją (toliau – įgaliotoji organizacija). Teisingumo ministerija įgaliotajai organizacijai nustato užduotis ir suteikia įgaliojimus toms užduotims vykdyti.

17. Įgaliotajai organizacijai įgaliojimai suteikiami ir vykdomi toliau nurodyta tvarka:

17.1. pirkimo iniciatorius parengia įgaliojimą, kuriame įgaliotajai organizacijai nustatomos užduotys ir suteikiami visi įgaliojimai toms užduotims vykdyti. Įgaliojime privaloma numatyti, kad įgaliotosios organizacijos parengti pirkimo dokumentai, techninė specifikacija ar pirkimo sutarties projektas turi būti suderinti su Teisingumo ministerija;

17.2. už įgaliotajai organizacijai nustatytas užduotis atsako Teisingumo ministerija, o už šių užduočių įvykdymą – įgaliotoji organizacija. Už pirkimo sutarties sudarymą, jos sąlygų įvykdymą atsakinga Teisingumo ministerija (pirkimo iniciatorius pirkimo sutarties projektą suderina Taisyklių 54 punkte nustatyta tvarka).

18. Teisingumo ministerija prekes, paslaugas ir darbus pagal VPĮ 82 straipsnį privalo įsigyti naudodamasi centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO) atlikta pirkimo procedūra, valdoma dinamine pirkimo sistema ar sudaryta preliminariąja pirkimo sutartimi, kai:

18.1. pirkimo sutarties vertė 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų (be PVM) arba didesnė;

18.2. numatomos įsigyti prekės, paslaugos ar darbai atitinka Teisingumo ministerijos poreikius ir Teisingumo ministerija negali prekių, paslaugų ar darbų įsigyti efektyvesniu būdu racionaliai naudodama tam skirtas lėšas.

19. Siūlymą pirkti paslaugas, darbus ar prekes per CPO arba iš jos Teisingumo ministerijos kancleriui gali teikti pirkimo iniciatorius, pirkimų organizatorius arba viešojo pirkimo komisija, tačiau nusprendus pirkimo nevykdyti per CPO ar iš jos, siūlymą teikiantis subjektas privalo motyvuoti savo sprendimą, tai patvirtinantį dokumentą saugoti kartu su kitais pirkimo dokumentais VPĮ 97 straipsnyje nustatyta tvarka.

20. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingo asmens funkcijos ir atsakomybė:

20.1. pagal iš pirkimo iniciatorių gautą informaciją apie pirkimų poreikį rengia ir teikia teisingumo ministrui tvirtinti pirkimų planą (4 priedas) ir jo pakeitimus, skaičiuoja numatomų pirkimų vertes ir parenka pirkimo būdus;

20.2. prireikus einamaisiais biudžetiniais metais tikslina pirkimų planą;

20.3. pagal pirkimų planą rengia pirkimų suvestinę ir ją ne vėliau negu iki einamųjų biudžetinių metų kovo 15 d., o patikslinus pirkimų planą – nedelsdamas skelbia VPĮ 26 straipsnio 1 dalyje nustatyta tvarka CVP IS;

20.4. CVP IS pildo metines pirkimų ataskaitas pagal VPĮ 96 straipsnio 2 dalies 2 punkto ir
3 dalies reikalavimus, teikia jas Viešųjų pirkimų tarnybai;

20.5. rengia Teisingumo ministerijos vidaus teisės aktus, tarp jų ir pirkimų organizavimo taisykles, ir (ar) kitus dokumentus, susijusius su pirkimais, atlieka Teisingumo ministerijos vidaus dokumentų, susijusių su pirkimais, tarp jų ir pirkimų organizavimo taisyklių, atitikties galiojantiems teisės aktams stebėseną ir prireikus rengia jų pakeitimus, teisingumo ministro nustatyta tvarka juos derina ir teikia tvirtinti bei skelbia Teisingumo ministerijos interneto svetainėje;

20.6. atlieka nuolatinę teisės aktų, reglamentuojančių pirkimus, ir jų pakeitimų stebėseną;

20.7. vykdo pirkimo iniciavimo, pirkimo sutarčių galiojimo pabaigos terminų, kitos informacijos, privalomos skelbti VPĮ nustatyta tvarka, paskelbimo priežiūrą;

20.8. užtikrina, kad kiekvienas pirkimo iniciatorius, pirkimų organizatorius, visi naujai sudarytos viešojo pirkimo komisijos nariai ir ekspertai, prieš pradėdami darbą, pasirašytų nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą, šiuos dokumentus registruoja dokumentų valdymo sistemos elektroniniame registre;

20.9. nutraukus pirkimo sutartį dėl esminio pirkimo sutarties pažeidimo, įtraukia tiekėjus į nepatikimų tiekėjų sąrašą;

20.10. įtraukia tiekėjus į melagingą informaciją pateikusių tiekėjų sąrašus, jei pirkimo procedūrų metu tiekėjas nuslėpė ar pateikė melagingą informaciją, kaip nustatyta VPĮ 46 straipsnio 4 dalies 4 punkte (šią informaciją už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui taip pat gali perduoti pirkimų organizatorius arba viešojo pirkimo komisija);

20.11. saugo jam perduotas pasibaigusių pirkimų bylas ir organizuoja pirkimų bylų perdavimą į archyvą;

20.12. kaupia ir pagal poreikį rengia statistinę informaciją apie Teisingumo ministerijos atliktus ir atliekamus pirkimus.

21. Pirkimo iniciatoriaus funkcijos ir atsakomybė:

21.1. atlieka rinkos tyrimą;

21.2. rengia ir iki kiekvienų kalendorinių metų sausio 15 dienos elektroniniu paštu teikia už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui pirkimų sąrašą su numatomomis pirkimų vertėmis;

21.3. kiekvieno pirkimo procedūroms atlikti pildo pirkimo paraišką ir teikia ją tvirtinti ministerijos kancleriui;

21.4. kartu su pirkimo paraiška rengia ir teikia pirkimo objekto techninius reikalavimus ir (ar) techninę specifikaciją, kvalifikacijos reikalavimus (jei tokie siūlomi), neprivalomus tiekėjų pašalinimo pagrindus (jei tokie siūlomi), kokybės vadybos ir (ar) aplinkos apsaugos standartus (jei tokie siūlomi), pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties projektą arba pagrindines pirkimo sutarties sąlygas (jei tokias siūlo) ir pagrindimą dėl pirkimo objekto neskaidymo į dalis (tarptautinių pirkimų atveju ir kai atliekamas statinio statybos darbų ir statinio projektavimo paslaugų pirkimas);

21.5. teikia išvadas dėl gautų pretenzijų, susijusių su jo parengta informacija, nurodyta Taisyklių 21.4 papunktyje;

21.6. prireikus tikslinti pirkimų planą ar įtraukti naujų pirkimų, dėl pirkimų plano pakeitimo elektroniniu paštu informuoja už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingą asmenį.

22. Pirkimų organizatoriaus funkcijos ir atsakomybė:

22.1. vykdo mažos vertės, jei preliminari numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė yra ne didesnė kaip 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų (be PVM), pirkimų procedūras Mažos vertės pirkimų tvarkos apraše nustatytais atvejais ir tvarka;

22.2. vykdo atliekamo pirkimo procedūras naudodamasis dinamine pirkimo sistema;

22.3. vykdo pirkimus naudodamasis CPO atlikta pirkimo procedūra, dinamine pirkimo sistema ar sudaryta preliminariąja pirkimo sutartimi;

22.4. atliekant mažos vertės neskelbiamus pirkimus, pildo tiekėjų apklausos pažymą (5 priedas), suderina ją raštu su Turto valdymo ir aprūpinimo skyriaus vedėju ir užregistruoja įvykdytą mažos vertės pirkimą pirkimų žurnale. Tiekėjų apklausos pažyma gali būti nepildoma, jei pirkimas buvo atliekamas per CPO, apklausiant vieną tiekėją arba jei pirkimą vykdė viešojo pirkimo komisija;

22.5. rengia pirkimo dokumentus (išskyrus pirkimo sutartis, kurias rengia pirkimo iniciatorius) ir, jei reikia, siūlo papildomus kvalifikacijos ir techninės specifikacijos reikalavimus, tiekėjų pašalinimo pagrindus, kokybės vadybos ir (ar) aplinkos apsaugos standartus, pasiūlymų vertinimo kriterijus, pagrindines pirkimo sutarties sąlygas, kurių nenurodė pirkimo iniciatorius;

22.6. pirkimo procedūrų vykdymo metu, atsiradus aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, gali inicijuoti pirkimo procedūrų nutraukimą teikdamas tarnybinį pranešimą ministerijos kancleriui. Ministerijos kanclerio rezoliucija priėmus sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, atlieka su pirkimo nutraukimu susijusius veiksmus;

22.7. per 15 dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios pirkimo sutarties sudarymo arba jos pakeitimo dienos, bet ne vėliau kaip iki pirmojo mokėjimo pirkimo sutartį ir laimėjusį pasiūlymą skelbia CVP IS;

22.8. sudaro savo vykdomų pirkimų dokumentų bylas;

22.9. CVP IS pildo pirkimų procedūrų ataskaitas pagal VPĮ 96 straipsnio 2 dalies 1 punkto ir
3 dalies reikalavimus, teikia jas Viešųjų pirkimų tarnybai.

23. Pirkimų organizatoriaus, atsakingo už tarnybinių komandiruočių organizavimą, funkcijos ir atsakomybė:

23.1. vykdo atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras pagal preliminariosiose pirkimo sutartyse nustatytas sąlygas;

23.2. analizuoja gautus tiekėjų pasiūlymus ir atrenka geriausią pasiūlymą;

23.3. užtikrina kelionių dokumentų gavimą laiku;

23.4. dalyvauja sprendžiant klausimus, kilusius dėl vykdomos kelionės, dėl netinkamų paslaugų teikimo ar paslaugų nesuteikimo ir pan.

24. Viešojo pirkimo komisija dirba pagal Viešojo pirkimo komisijos darbo reglamentą ir be kitų jai nustatytų funkcijų:

24.1. vykdo tarptautinės vertės ir supaprastintus, įskaitant mažos vertės, pirkimus, kurių preliminari numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė 10 000 (dešimt tūkstančių) eurų (be PVM) arba didesnė, rengia ir tvirtina šių pirkimų dokumentus;

24.2. jei reikia, siūlo papildomus kvalifikacijos ir techninės specifikacijos reikalavimus, tiekėjų pašalinimo pagrindus, kokybės vadybos ir (ar) aplinkos apsaugos standartus, pasiūlymų vertinimo kriterijus, pagrindines pirkimo sutarties sąlygas, kurių nenurodė pirkimo iniciatorius, arba siūlo pateiktų reikalavimų pataisymus;

24.3. priima sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, jeigu vykdant pirkimo procedūras atsirado aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti;

24.4. gali atlikti pirkimus pagal kitos perkančiosios organizacijos įgaliojimus;

24.5. sudaro jos vykdomų pirkimų dokumentų bylas;

24.6. pasibaigus pirkimui, pirkimo dokumentų bylas ir pasirašytas pirkimo sutartis perduoda už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui;

24.7. CVP IS pildo pirkimų procedūrų ataskaitas pagal VPĮ 96 straipsnio 2 dalies 1 punkto ir
3 dalies reikalavimus, teikia jas Viešųjų pirkimų tarnybai.

25. Už pirkimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingo asmens funkcijos ir atsakomybė:

25.1. prižiūri (organizuoja priežiūrą) konkrečioje Teisingumo ministerijos sudarytoje pirkimo sutartyje numatytų jos įsipareigojimų vykdymą, prekių pristatymo, paslaugų teikimo ir darbų atlikimo terminų bei prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyje numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams laikymąsi;

25.2. pasirašo prekių, paslaugų ir (ar) darbų priėmimo–perdavimo aktus ir taip patvirtina, kad neturi pretenzijų dėl gautų prekių, suteiktų paslaugų ar atliktų darbų, vizuoja gautas sąskaitas faktūras (PVM sąskaitas faktūras) ar kitus teisės aktuose ar pirkimo sutartyje numatytus apskaitos dokumentus, kuriuos iš elektroninės sistemos „E. sąskaita“ perduoda už finansus atsakingam padaliniui;

25.3. inicijuoja siūlymus dėl pirkimo sutarčių keitimo, nutraukimo ar pirkimo sutartyse numatytų įsipareigojimų įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo tiekėjui;

25.4. prireikus rengia pirkimo sutarčių pratęsimo, keitimo ir nutraukimo projektus;

25.5. prireikus keisti pirkimo sutartį, pildo patikros lapą ir perduoda jį už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui.

26. Už pirkimo sutarčių saugojimą atsakingo asmens funkcijos ir atsakomybė:

26.1. registruoja sudarytas pirkimo sutartis ir jų pakeitimus;

26.2. saugo pasirašytų ir užregistruotų pirkimo sutarčių ir jų pakeitimų originalus iki pirkimo sutarčių įvykdymo ir organizuoja šių dokumentų perdavimą į archyvą;

26.3. pagal kompetenciją atlieka pirkimo sutarčių vykdymo prevencinę kontrolę – stebi, kad pagal pirkimo sutartį nebūtų išmokėta daugiau lėšų, nei numatyta pirkimo sutartyje, kad mokėjimai būtų vykdomi laikantis jiems nustatytų terminų ir kitų pirkimo sutartyje nustatytų sąlygų.

27. CVP IS administratoriaus funkcijos ir atsakomybė:

27.1. atsako už duomenų apie Teisingumo ministeriją aktualumą ir teisingumą, administruoja darbuotojams suteiktas teises;

27.2. sukuria ir registruoja naujus Teisingumo ministerijos CVP IS naudotojus (pvz., viešojo pirkimo komisijos narius ir kt.), kuria naudotojų grupes CVP IS priemonėmis vykdomiems pirkimams, suteikia jiems įgaliojimus ir nustato prieigos prie duomenų ribas;

27.3. darbuotojams nutraukus darbo ar tarnybos santykius ar pasikeitus funkcijoms, panaikina jų prieigą prie CVP IS.

28. Stebėsenos ir kontrolės funkcijas atliekančio asmens funkcijos ir atsakomybės:

28.1. ne rečiau kaip kartą per metus peržiūri pateiktas privačių interesų deklaracijas ir patikrina, ar pirkimo iniciatoriai, pirkimų organizatorius, viešojo pirkimo komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai yra deklaravę privačius interesus, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme;

28.2. vizuoja pirkimų plano, jo pakeitimų projektus;

28.3. stebėtojo teisėmis (be balso teisės) turi teisę dalyvauti pasirinktuose viešojo pirkimo komisijos posėdžiuose;

28.4. nustatęs pirkimų procedūrose ar jose dalyvaujančių asmenų veiksmuose galimus VPĮ ir (ar) su juo susijusių teisės aktų reikalavimų pažeidimus, informuoja raštu viešojo pirkimo komisiją, ministerijos kanclerį;

28.5. teisingumo ministro ar jo įgalioto asmens pavedimu teikia nuomonę dėl konkretaus pirkimo procedūrų teisėtumo ir informaciją apie pirkimų veikloje pastebėtus trūkumus ir riziką;

28.6. turi teisę gauti informaciją apie organizuojamų viešojo pirkimo komisijos posėdžių laiką, prisijungti prie CVP IS, gauti informaciją ir (ar) dokumentus, susijusius su stebėsenos ir vidaus kontrolės funkcijų atlikimu;

28.7. gali taikyti ir kitas pirkimų ir pirkimo sutarčių priežiūros ir vidaus kontrolės priemones.

III SKYRIUS

PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS PROCEDŪROS PAGAL ETAPUS

Prekių, paslaugų ir (ar) darbų poreikio formavimo etapas

29. Teisingumo ministerijos reikmėms reikalingų įsigyti prekių, paslaugų ir (ar) darbų poreikį formuoja pirkimo iniciatoriai, inicijuodami prekių, paslaugų ar darbų, reikalingų administracijos padalinio funkcijoms ir uždaviniams vykdyti, pirkimą.

30. Pirkimo iniciatorius iki kiekvienų metų sausio 15 dienos elektroniniu paštu už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui pateikia pirkimų sąrašą einamiesiems biudžetiniams metams.

31. Pirkimo iniciatorius, prieš teikdamas pirkimų sąrašą, privalo:

31.1. peržiūrėti galiojančias pirkimo sutartis, įvertinti galimybę ir tikslingumą pratęsti pasirašytų pirkimo sutarčių galiojimą (jei tokia galimybė numatyta pirkimo sutartyse) ir taip užtikrinti nepertraukiamą Teisingumo ministerijos funkcijoms atlikti būtinų prekių tiekimą ar paslaugų teikimą;

31.2. atlikti rinkos tyrimą, reikalingą potencialiems tiekėjams ir numatomai pirkimo vertei nustatyti;

31.3. įvertinti galimybę prekes, paslaugas ir darbus įsigyti naudojantis CPO elektroniniu katalogu ir pateikti siūlymą dėl konkretaus sprendimo (prekes, paslaugas ar darbus įsigyti naudojantis CPO elektroniniu katalogu arba prekes, paslaugas ar darbus įsigyti nesinaudojant CPO elektroniniu katalogu). Jei prekes, paslaugas ar darbus siūloma įsigyti nesinaudojant CPO elektroniniu katalogu, turi būti pateikiami ir tokį siūlymą pagrindžiantys argumentai, o priimtą sprendimą patvirtinantis dokumentas saugomas kartu su kitais pirkimo dokumentais VPĮ 97 straipsnyje nustatyta tvarka;

31.4. kai numatoma vykdyti mažos vertės neskelbiamą pirkimą, įvertinti taikytinas pirkimo vykdymo priemones.

32. Pirkimų sąrašas planuojamas vadovaujantis tų metų valstybės biudžeto ir savivaldybių biudžetų finansinių rodiklių projektų rengimo planu, tvirtinamu Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu.

Pirkimų planavimo etapas

33. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo, remdamasis iš pirkimo iniciatorių gautu pirkimų sąrašu, sudaro pirkimų planą ir, suderinęs su pirkimo iniciatoriais, Strateginio planavimo ir stebėsenos grupės vadovu, Veiklos valdymo skyriaus patarėju, atsakingu už finansų valdymą, stebėsenos ir kontrolės funkcijas atliekančiu asmeniu bei ministerijos kancleriu, pateikia jį tvirtinti teisingumo ministrui. Pirkimų planas turi būti parengtas ir patvirtintas iki kiekvienų kalendorinių metų kovo 10 dienos.

34. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo, rengdamas pirkimų planą:

34.1. patikslina, ar prekėms, paslaugoms ir darbams priskirti kodai pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną, patvirtintą 2002 m. lapkričio 5 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ) su visais pakeitimais (toliau – BVPŽ), arba juos priskiria;

34.2. vadovaudamasis VPĮ 5 straipsnio nuostatomis ir Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos, patvirtintos Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 27 d. įsakymu Nr. 1S-94 „Dėl Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos patvirtinimo“, nuostatomis, apskaičiuoja numatomų pirkimų vertes;

34.3. įvertina galimybę pirkimus atlikti iš VPĮ 23 ir 24 straipsniuose nurodytų subjektų;

34.4. įvertina galimybę prekes, paslaugas ar darbus įsigyti naudojantis CPO elektroniniu katalogu;

34.5. įvertina galimybę pirkimą atlikti CVP IS priemonėmis;

34.6. teisingumo ministro patvirtintą pirkimų planą pateikia pirkimo iniciatoriams pagrindinėms pirkimo sąlygoms nustatyti ir pirkimo paraiškoms parengti.

35. Kiekvienais metais už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo ne vėliau kaip iki kovo 15 dienos, o patikslinus einamųjų metų pirkimų planą – nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo patikslinimo dienos, parengia ir CVP IS skelbia pirkimų suvestinę pagal Viešųjų pirkimų tarnybos nustatytus reikalavimus ir tvarką.

36. Prireikus einamaisiais biudžetiniais metais tikslinti pirkimų planą, pirkimo iniciatorius, atlikęs Taisyklių 31 punkte numatytus veiksmus, elektroniniu paštu pateikia už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui informaciją dėl pirkimų plano keitimo.

37. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo, iš pirkimo iniciatorių gavęs informaciją dėl pirkimų plano keitimo, pradeda pirkimų plano keitimo procedūrą ir atlieka visus Taisyklių 34 punkte numatytus veiksmus.

38. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo, suderinęs pirkimų plano pakeitimą Taisyklių 33 punkte nustatyta tvarka, jį teikia tvirtinti teisingumo ministrui.

39. Pirkimų planas ir pirkimų suvestinė gali būti nekeičiami, jeigu dėl nenumatytų aplinkybių kyla poreikis ypač skubiai vykdyti pirkimų suvestinėje nenurodytą pirkimą, kai atliekant konkretų pirkimą keičiasi pirkimų suvestinėje apie šį pirkimą nurodyta informacija arba neskelbiamas pirkimas vykdomas pasibaigus skelbiamo pirkimo procedūroms, nesudarius pirkimo sutarties (šiuo atveju papildoma pirkimų suvestinė, nurodant pastabą dėl pirkimo būdo pasikeitimo).

Pirkimo inicijavimo ir pasirengimo jam etapas

40. Pirkimo iniciatorius, inicijuodamas pirkimo procedūras (išskyrus Taisyklių 42 punkte nurodytus atvejus), pildo pirkimo paraišką, kartu su ja parengia ir pateikia pirkimo objekto techninius reikalavimus ir (ar) techninę specifikaciją, kvalifikacijos reikalavimus (jei tokie siūlomi), neprivalomus tiekėjų pašalinimo pagrindus (jei tokie siūlomi), kokybės vadybos ir (ar) aplinkos apsaugos standartus (jei tokie siūlomi), pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties projektą arba pagrindines pirkimo sutarties sąlygas (jei tokias siūlo) ir pagrindimą dėl pirkimo neskaidymo į dalis (tarptautinių pirkimų atveju). Kai perkamos paslaugos ir tų paslaugų teikėjas yra asmens duomenų tvarkytojas (pvz., perkant informacinės sistemos, interneto svetainės kūrimo, administravimo ir pan., informacijos viešinimo paslaugas), pirkimo paraiška ir asmens duomenų tvarkymo sutarties būtinybė bei jos turinys darbine tvarka turi būti derinami su Teisingumo ministerijos duomenų apsaugos pareigūnu. Pirkimo paraiška teikiama ne vėliau kaip likus 2 savaitėms iki numatomos pirkimo pradžios, išskyrus atvejus, kai dėl nenumatytų aplinkybių kyla poreikis ypač skubiai vykdyti pirkimą.

41. Pirkimo paraiška teikiama toliau nurodytiems asmenims vizuoti ir registruoti elektronine forma dokumentų valdymo sistemoje: pirkimo paraišką, kai pirkimo vertė ne didesnė kaip 500 (penki šimtai) eurų su PVM, vizuoja pirkimo iniciatoriaus tiesioginis vadovas, Veiklos valdymo skyriaus patarėjas, atsakingas už finansų valdymą, ir tvirtina Strateginio planavimo ir stebėsenos grupės vadovas; pirkimo paraišką, kai pirkimo vertė yra 500 (penki šimtai) eurų su PVM arba didesnė, papildomai vizuoja Strateginio planavimo ir stebėsenos grupės vadovas ir tvirtina ministerijos kancleris.

42. Tais atvejais, kai teisingumo ministro įsakymu įgalioti asmenys perka reprezentacinės paskirties prekes, paslaugas ar darbus jų prekybos vietoje ir pirkimo vertė neviršija 100 (šimto) eurų (be PVM), pirkimo paraiška nepildoma, o lėšų naudojimo kontrolę atlieka Veiklos valdymo skyriaus darbuotojas, atsakingas už finansų valdymą.

43. Pirkimo paraišką turintys vizuoti asmenys negali vizuoti pirkimo paraiškos, jei ji užpildyta netinkamai ir (arba) kartu su pirkimo paraiška nėra pateikta visa Taisyklių 21.4 papunktyje nurodyta informacija, arba vizuodami privalo nurodyti, kokios informacijos ir (ar) dokumentų trūksta.

44. Pirkimų dokumentus rengiantys asmenys turi teisę iš darbuotojų gauti visą informaciją, reikalingą pirkimų dokumentams parengti ir pirkimų procedūroms atlikti.

45. Jei pirkimo paraiškoje yra neaiškumų ir netikslumų, viešojo pirkimo komisija ar pirkimų organizatorius turi teisę prašyti pirkimo iniciatorių pirkimo paraišką patikslinti. Patikslinta pirkimo paraiška vizuojama ir registruojama Taisyklių 41 punkte nustatyta tvarka. Pirkimo paraiškos ir jų priedai saugomi kartu su atitinkamo pirkimo dokumentais (bylose).

46. Pirkimo iniciatorius pirkimų organizatoriui arba viešojo pirkimo komisijai teikia išvadas dėl gautų pretenzijų Taisyklių 21.5 papunktyje numatytais atvejais. Prireikus pirkimo iniciatorius gali konsultuotis su asmeniu, atsakingu už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą, kitais darbuotojais, viešojo pirkimo komisija ar pirkimų organizatoriumi. Pirkimo iniciatoriaus veiksmus pagrindžiantys dokumentai turi būti perduoti pirkimo paraiškoje nurodytiems konkretų pirkimą vykdysiantiems asmenims.

Pirkimo vykdymo etapas

47. Viešojo pirkimo komisija, vykdydama pirkimą:

47.1. parenka pirkimo būdą. Jei priimamas sprendimas tarptautinės vertės pirkimą vykdyti neskelbiamų derybų būdu, Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka parengia prašymo dėl sutikimo vykdyti pirkimą neskelbiamų derybų būdu projektą (išskyrus VPĮ 72 straipsnio 1 dalyje nustatytus atvejus, kai toks sutikimas nereikalingas). Prašymą pasirašo viešojo pirkimo komisijos pirmininkas;

47.2. pildo skelbimą apie pirkimą;

47.3. priima sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, jeigu pirkimo procedūrų vykdymo metu atsirado aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti;

47.4. atlieka kitas funkcijas ir procedūras, numatytas Viešojo pirkimo komisijos darbo reglamente.

48. Pirkimų organizatorius, vykdydamas pirkimus:

48.1. parenka pirkimo būdą;

48.2. rengia pirkimo dokumentus (išskyrus pirkimo sutartis, kurias rengia pirkimo iniciatorius);

48.3. atliekant mažos vertės neskelbiamus pirkimus, išskyrus Taisyklių 49 punkte numatytus atvejus, pildo tiekėjų apklausos pažymą, ją suderina su Turto valdymo ir aprūpinimo skyriaus vedėju.

49. Tiekėjų apklausos pažyma gali būti nepildoma įsigyjant prekes, paslaugas ar darbus jų prekybos vietoje, kai numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė yra mažesnė kaip 5 000 (penki tūkstančiai) eurų (be PVM), taip pat jei pirkimas buvo vykdytas per CPO elektroninį katalogą.

50. Įvykęs pirkimas užregistruojamas pirkimų registre, o jį pagrindžiantis dokumentas (prekių, paslaugų ar darbų priėmimo–perdavimo aktas, sąskaita faktūra ar kiti buhalterinės apskaitos dokumentai arba pirkimo sutartis) perduodamas saugoti už pirkimo sutarčių saugojimą atsakingam asmeniui.

51. Pirkimų organizatorius, atsakingas už tarnybinių komandiruočių organizavimą:

51.1. vykdo atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras pagal preliminariosiose pirkimo sutartyse nustatytas sąlygas;

51.2. atrenka geriausią pasiūlymą;

51.3. organizuoja kelionių dokumentų gavimą.

52. Teisingumo ministrui priėmus sprendimą įgalioti kitą perkančiąją organizaciją atlikti pirkimo procedūras iki pirkimo sutarties sudarymo, vadovaujamasi VPĮ nuostatomis.

53. Tiekėjų pretenzijas nagrinėja pirkimų organizatorius arba pirkimą atliekanti viešojo pirkimo komisija. Atskirais atvejais teisingumo ministro įsakymu pretenzijoms nagrinėti gali būti sudaryta atskira komisija. Nagrinėjant pretenziją, gali būti kreipiamasi į pirkimo iniciatorių, kuris privalo pateikti argumentuotą savo išvadą dėl gautos pretenzijos. Pirkimų organizatorius arba viešojo pirkimo komisija prireikus (pakoregavus pirkimo paraiškoje nurodytą informaciją, pirkimo sutarties sąlygas ir pan.) suderina parengto atsakymo dėl pretenzijos projektą su pirkimo iniciatoriumi, jei į pirkimo iniciatorių buvo kreiptasi dėl išvados, kaip tai numatyta Taisyklių 21.5 papunktyje.

Pirkimo sutarties sudarymo etapas

54. Pirkimo sutartis sudaroma raštu, vadovaujantis patvirtintais pirkimo sutarčių formų pavyzdžiais (6, 7 ir 8 priedai), išskyrus atvejus, kai dėl paslaugų specifikos pirkimo sutartys sudaromos pagal paslaugų teikėjų nustatytas formas. Žodžiu pirkimo sutartis gali būti sudaroma tik tada, kai jos vertė yra mažesnė kaip 5 000 (penki tūkstančiai) eurų (be PVM). Pirkimo iniciatoriai, viešojo pirkimo komisijai atlikus pirkimo procedūras, parengia pirkimo sutarties projektą, jeigu jis nebuvo parengtas kaip pirkimo dokumentų sudedamoji dalis, suderina jį su Turto valdymo ir aprūpinimo skyriaus specialistu, o prireikus – ir su Teisinio atstovavimo grupės vadovu ar jo paskirtu asmeniu ir organizuoja pirkimo sutarties pasirašymą. Siekiant mažinti riziką dėl netinkamo asmens duomenų tvarkymo, pirkimo sutarties projektas prireikus derinamas su Teisingumo ministerijos duomenų apsaugos pareigūnu.

55. Pirkimo sutartis pasirašo ministerijos kancleris.

56. Pirkimo sutartys registruojamos dokumentų valdymo sistemoje ir saugomos vadovaujantis teisingumo ministro tvirtinamu dokumentacijos planu.

57. Sudarytos pirkimo sutarties vykdymo kontrolę atlieka už pirkimo sutarties vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo, vadovaudamasis tos pirkimo sutarties nuostatomis.

58. Už Teisingumo ministerijos sudarytų pirkimo sutarčių paskelbimą CVP IS yra atsakingas Turto valdymo ir aprūpinimo skyriaus vyriausiasis specialistas, organizuojantis ir vykdantis mažos vertės pirkimus.

Pirkimo sutarties vykdymo etapas

59. Teisingumo ministerijos ir tiekėjo sutartinių įsipareigojimų vykdymo, prekių pristatymo, paslaugų teikimo ir darbų atlikimo terminų laikymosi koordinavimą (organizavimą), taip pat prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams stebėseną užtikrina už pirkimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo. Pirkimo sutarčių finansinę kontrolę pagal Teisingumo ministerijos vidaus teisės aktuose nustatytą kompetenciją atlieka už pirkimo sutarčių saugojimą atsakingas asmuo.

60. Už pirkimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo, pastebėjęs pirkimo sutarties vykdymo trūkumų ar atsiradus kitų vykdant pirkimo sutartį svarbių aplinkybių, privalo raštu kreiptis į tiekėją su prašymu ištaisyti trūkumus. Tais atvejais, kai yra teisinis pagrindas taikyti tiekėjui pirkimo sutartyje numatytus įsipareigojimų užtikrinimo būdus (delspinigiai, baudos, kt.) ir (arba) inicijuoti pirkimo sutarties nutraukimą joje nustatytais pagrindais, už pirkimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo, suderinęs su pirkimo sutartį vizavusiais asmenimis Taisyklių 54 punkte nustatyta tvarka ir asmeniu, atsakingu už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą, parengia pranešimą tiekėjui, o jį pasirašo ministerijos kancleris.

61. Ministerijos kancleriui priėmus sprendimą nutraukti pirkimo sutartį, už pirkimo sutarties vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo:

61.1. parengia pirkimo sutarties nutraukimo dokumentus;

61.2. ministerijos kancleriui pateikia pasirašyti pirkimo sutarties nutraukimo dokumentus, suderintus su pirkimo sutartį vizavusiais asmenimis Taisyklių 54 punkte nustatyta tvarka ir asmeniu, atsakingu už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą.

62. Visais atvejais, kai vykdant sudarytą pirkimo sutartį prireikia keisti tam tikras pirkimo sutartyje nustatytas sąlygas, tokį pakeitimą inicijuoja už pirkimo sutarties vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo:

62.1. nustatęs, kad numatomų keisti pirkimo sutarties sąlygų keitimo galimybė buvo numatyta pirkimo sutartyje arba atitinka VPĮ 89 straipsnio 1 dalies 1–3 punktuose išvardytus atvejus, parengia pirkimo sutarties pakeitimo projektą;

62.2. suderina pirkimo sutarties pakeitimo projektą su pirkimo sutartį vizavusiais asmenimis Taisyklių 54 punkte nustatyta tvarka ir asmeniu, atsakingu už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą;

62.3. teikia ministerijos kancleriui pasirašyti pirkimo sutarties pakeitimą per dokumentų valdymo sistemą. Jei sutartis pasirašoma raštu, ministerijos kancleriui teikia pasirašyti du pirkimo sutarties pakeitimo egzempliorius.

62.4. perduoda pirkimo sutarties pakeitimą už pirkimo sutarčių saugojimą atsakingam asmeniui registruoti ir saugoti.

63. Už pirkimo sutarties vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo privalo įsitikinti, kad pirkimo objektas, jo techniniai, funkciniai, kiekybiniai, kokybės reikalavimai atitinka pirkimo sutartyje nustatytas sąlygas, nepraleisti įsipareigojimų įvykdymo terminai, kitos pirkimo sutartyje nustatytos sąlygos ir įsipareigojimai yra įvykdyti tinkamai. Už pirkimo sutarties vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo pasirašo priėmimo–perdavimo aktą ar kitą paslaugų suteikimą, prekių pristatymą ar darbų atlikimą pagrindžiantį dokumentą, jei toks numatytas, tik tokiu atveju, jei neturi pretenzijų ar pastabų dėl Teisingumo ministerijai pristatytų prekių, suteiktų paslaugų ar atliktų darbų.

64. Jei už pirkimo sutarties vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo nustato, kad pirkimo objektas, jo techniniai, funkciniai, kiekybiniai, kokybės reikalavimai atitinka pirkimo sutartyje nustatytas sąlygas, tačiau pažeistos kitos joje nustatytos neesminės sąlygos, priėmimo–perdavimo akte nurodo nustatytus trūkumus, jį pasirašo ir ministerijos kancleriui teikia siūlymą dėl pirkimo sutartyje numatytų įsipareigojimų įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo tiekėjui.

65. Nutraukus ar pakeitus pirkimo (preliminariąją) sutartį, už pirkimo sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo per 3 darbo dienas perduoda visą su pirkimo sutarties nutraukimu ar pakeitimu susijusią informaciją už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui.

IV SKYRIUS

MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ, ATLIEKAMŲ NESKELBIAMOS APKLAUSOS BŪDU, YPATUMAI

66. Viešojo pirkimo komisija ar pirkimų organizatorius, atlikdamas mažos vertės pirkimą neskelbiamos apklausos būdu, turi apklausti ne mažiau kaip 3 potencialius tiekėjus, išskyrus Taisyklių
67 punkte nustatytus atvejus. Mažiau nei 3 tiekėjai gali būti apklausiami, kai rinkoje yra mažiau tiekėjų, galinčių patiekti reikalingų prekių, suteikti paslaugų ar atlikti darbų. Tokiu atveju turi būti apklausiami visi rinkoje esantys tiekėjai.

67. Vienas tiekėjas gali būti apklausiamas šiais atvejais:

67.1. perkamos prekės, paslaugos ar darbai, kurių pirkimo sutarties vertė ne didesnė kaip
6 000 (šeši tūkstančiai) eurų (be PVM);

67.2. Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo 21.2.2–21.2.20 papunkčiuose nustatytais atvejais.

68. Atliekant mažos vertės pirkimą neskelbiamos apklausos būdu, tiekėjai apklausiami Mažos vertės pirkimų tvarkos apraše nustatytu būdu. Pirkimo dokumentai rengiami Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo 21.2.2 ir 21.2.4 papunkčiuose nustatytais atvejais. Kitais atvejais pirkimo dokumentai gali būti nerengiami, o jei nusprendžiama juos rengti, jų reikalavimai nustatomi perkančiosios organizacijos nuožiūra.

69. Rengiant pirkimo dokumentus turi būti pateikiama ši informacija:

69.1. pageidaujamos pirkimo objekto savybės ir svarbiausios pirkimo sutarties sąlygos;

69.2. pagal kokį kriterijų bus renkamas ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas. Pasirenkamas vienas iš VPĮ 55 straipsnio 1 dalyje nustatytų pasiūlymo vertinimo kriterijų;

69.3. kokią informaciją turi nurodyti siūlantis savo prekes, paslaugas ar darbus tiekėjas, kokiomis priemonėmis ir iki kada jis turi pateikti pasiūlymą.

70. Apklausiant žodžiu, su tiekėjais bendraujama telefonu, tiesiogiai prekybos vietoje, vertinama internete tiekėjų skelbiama informacija apie prekių, paslaugų ar darbų kainą.

71. Kai apklausiama raštu, nustačius tinkamą terminą pasiūlymams pateikti, kvietimas tiekėjams išsiunčiamas paštu, elektroniniu paštu ar CVP IS priemonėmis. Pasiūlymus raštu gali būti prašoma pateikti elektroniniu paštu ar per CVP IS. Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo 21.2.2¹, 21.2.4 ir 21.2.6 papunkčiuose nurodytais atvejais apklausa turi būti vykdoma CVP IS priemonėmis. Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo 21.2.2 papunktyje nurodytu atveju apklausa turi būti vykdoma raštu perkančiosios organizacijos pasirinktomis priemonėmis. Tame pačiame pirkime dalyvaujantys tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma. Jeigu kvietimas tiekėjams pateikiamas elektroniniu paštu, kartu su kitais pirkimo dokumentais turi būti saugomas elektroninio laiško išrašas, patvirtinantis, kuriems tiekėjams buvo išsiųstas kvietimas. Viešojo pirkimo komisija ar pirkimų organizatorius turi teisę paprašyti tiekėjo patvirtinti, kad kvietimas gautas.

72. Kiekvieną atliktą pirkimą Turto valdymo ir aprūpinimo skyriaus vyriausiasis specialistas registruoja pirkimų žurnale. Žurnale turi būti nurodyti šie rekvizitai: pirkimo pavadinimas, prekių, paslaugų ar darbų BVPŽ kodai, procedūros pradžia, laimėjusio tiekėjo pavadinimas ir jo nustatyta kaina, pirkimo sutarties sudarymo data, numeris, trukmė, vertė (pildoma, kai sudaryta pirkimo sutartis), sąskaitos faktūros data, vertė (pildoma, kai nesudaryta pirkimo sutartis), kita informacija (kad pirkimas vykdytas CVP IS priemonėmis, taip pat nuoroda į Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo nuostatas, kuriomis vadovaujantis dėl pasiūlymo pateikimo kreiptasi į vieną tiekėją).

V SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

73. Už pirkimo sutarčių ir jų pakeitimų originalų bei kitų pirkimo dokumentų saugojimą atsakingi darbuotojai, pasibaigus pirkimo sutartims, organizuoja pirkimo dokumentų bylų ir pirkimo sutarčių perdavimą į archyvą.

74. Visi su pirkimų organizavimu, vykdymu ir vidaus kontrole susiję dokumentai saugomi VPĮ 97 straipsnio 3 ir 4 dalyse nustatyta tvarka.

____________________