Pasvalio rajono savivaldybės administracijos
direktorius
Įsakymas
Dėl pasvalio rajono savivaldybės administracijos naudojimosi internetu ir elektroniniu paštu taisyklių patvirtinimo
2017 m. rugsėjo 7 d. Nr. DV-610
Pasvalys
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, atsižvelgdamas į Pasvalio rajono savivaldybės administracijos darbo reglamentą, patvirtintą Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2007 m. sausio 2 d. įsakymu Nr. DV-9 „Dėl Pasvalio rajono savivaldybės administracijos darbo tvarkos reglamento ir vidaus tvarkos taisyklių patvirtinimo“ (Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2017 m. vasario 28 d. įsakymo Nr. DV-163 redakcija) (su visais aktualiais pakeitimais),
tvirtinu Pasvalio rajono savivaldybės administracijos naudojimosi internetu ir elektroniniu paštu taisykles (pridedama).
Įsakymas per vieną mėnesį gali būti skundžiamas Panevėžio apygardos administraciniam teismui Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.
PATVIRTINTA
Pasvalio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus
2017 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. DV-610
Pasvalio rajono savivaldybės administracijos NAUDOJIMOsi INTERNETU IR ELEKTRONINIU PAŠTU TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Pasvalio rajono savivaldybės administracijos naudojimosi internetu ir elektroniniu paštu taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato Pasvalio rajono savivaldybės administracijos (toliau – Administracija), kaip darbdavio, ir Administracijos valstybės tarnautojų/darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau kartu – darbuotojai) teises ir pareigas naudojantis internetu ir elektroniniu paštu (toliau – el. paštas).
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, Administracijos darbo reglamentu, atsižvelgiant į Europos Parlamento ir Tarybos patariamosios darbo grupės 2002 m. gegužės 29 d. darbinio dokumento 5401/01/EN/GalutinisWP55 dėl elektroninių komunikacijų sekimo ir stebėjimo darbo vietoje rekomendacijas. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka nurodytuose teisės aktuose vartojamas sąvokas.
3. Internetas ir el. paštas skirtas darbuotojams naudotis tarnybos/darbo Administracijoje tikslu. Asmeniniais tikslais internetu ir el. paštu darbuotojai gali naudotis tiek, kiek netrukdo darbuotojui atlikti pareigas Administracijoje ir neprieštarauja Administracijos darbuotojų etiško elgesio normoms. Draudžiama asmeniniu el. paštu naudotis tarnybos/darbo reikmėms.
4. Darbuotojas elektroninėje erdvėje naudodamasis jam Administracijos suteiktu el. paštu atstovauja Administracijai, todėl juo naudotis turi atsakingai. Internetas ir el. paštas yra atviros sistemos – informacija jose nekoduojama ir perduodamos informacijos slaptumas neužtikrinamas, todėl atsakomybė už siunčiamos arba perduodamos informacijos turinį ir informacijos saugumo užtikrinimą tenka darbuotojui, siunčiančiam informaciją.
5. Administracija, siekdama apsaugoti savo esminius interesus, turi teisę tvarkyti visus darbuotojų elektroninės komunikacijos visomis Administracijos suteiktomis priemonėmis esamuoju laiku arba išsaugotus duomenis – darbuotojo naršymą internete, el. pašto, įskaitant pranešimus, turinį.
6. Darbuotojų elektroninės komunikacijos duomenų tvarkymu siekiama:
6.4. užtikrinti, kad internetas ir el. paštas būtų naudojamas tarnybos/darbo Administracijoje tikslu, o naudojimas asmeniniais tikslais netrukdytų darbuotojui atlikti pareigas ir neprieštarautų Administracijos darbuotojų etiško elgesio normoms;
6.5. apsaugoti Administracijos informacines sistemas (toliau – Administracijos IS) nuo įsilaužimų ir virusų, o kompiuterių tinklą – nuo didelių apkrovų;
II SKYRIUS
INTERNETO IR el. pašto NAUDotojų įregistravimas ir išregistravimas
8. Administracijos el. pašto naudotojų vardai sudaromi susiejant juos su darbuotojo vardu ir pavarde.
9. Administracijos Bendrasis skyrius, gavęs Administracijos struktūrinio padalinio/struktūrinio teritorinio padalinio vadovo ar jo pareigas vykdančio asmens prašymą, registruoja el. pašto naudotojus ir sukuria el. pašto naudotojų dėžutes Administracijos el. pašto serverio ištekliuose.
10. Administracijos Bendrasis skyrius, atsižvelgdamas į struktūrinio padalinio/struktūrinio teritorinio padalinio vadovo ar jo pareigas vykdančio asmens motyvuotą prašymą, sukuria netipinius (bendrojo naudojimo) el. pašto adresus. Juos rekomenduojama sudaryti laikantis šių nuostatų: pasirinkti vieną žodį arba žodžius jungti brūkšneliu, naudoti struktūrinio padalinio/struktūrinio teritorinio padalinio pavadinimo santrumpas, jeigu bendras pašto adresas kuriamas struktūriniam padaliniui/struktūriniam teritoriniam padaliniui.
11. Siekiant užtikrinti darbuotojo, kurio tarnyba/darbo sutartis su Administracija pasibaigia, funkcijų tęstinumą, darbuotojas (el. pašto naudotojas) pateikia Administracijos Bendrajam skyriui su savo tiesioginiu vadovu suderintą rašytinį prašymą palikti veikiančią jo el. pašto dėžutę, persiunčiant laiškus prašyme nurodyto kito darbuotojo el. pašto adresu. Remdamasis šiuo prašymu, Administracijos Bendrasis skyrius persiunčia laiškus kito darbuotojo el. pašto adresu, o darbuotoją iš el. pašto naudotojų sąrašo išbraukia pasibaigus prašyme nurodytam laikotarpiui. Darbuotojo prašyme turi būti nurodytas kitas darbuotojas (el. pašto naudotojas) ir laikotarpis „nuo–iki“, kuriuo elektroniniai laiškai turi būti siunčiami nurodytam el. pašto naudotojui.
III SKYRIUS
REIKALAVIMAI INTERNETO IR el. pašto NAUDotojAMS
13. Administracijos darbuotojams draudžiama:
13.1. naudotis Administracijos internetu ir el. paštu sukčiavimo, priekabiavimo (įskaitant žinučių ar paveikslėlių, galimų vertinti kaip užgaulius, diskriminuojančius, rasistinius, smurtinius arba įžeidinėjančius, siuntinėjimą), asmeninės reklamos ir finansinės naudos tikslais;
13.7. savavališkai keisti interneto naršyklės ir el. pašto programinės įrangos parametrus, susijusius su apsauga, arba prisijungiant apeiti bet kurį iš įdiegtų saugumo mechanizmų;
13.10. naudojantis internetu arba el. paštu parsisiųsti arba platinti programinę įrangą arba kitą informaciją, kurios diegimas, naudojimas arba platinimas prieštarautų Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymo, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimams arba Administracijos teisės aktų nuostatoms;
13.11. apsimesti svetimais arba neegzistuojančiais el. pašto naudotojais perduodant duomenis arba kitą informaciją;
13.13. siųsti el. paštu arba platinti internetu valstybės ir tarnybos paslaptį sudarančią informaciją;
14. Administracijos el. pašto naudotojas turi nuolat peržiūrėti savo informaciją el. pašto dėžutėje, pašalinti iš sistemos pasenusius ir nebeaktualius laiškus. Nepašalinęs nebeaktualių laiškų ir neatlaisvinęs vietos el. pašto dėžutėje, naudotojas negalės siųsti ir (arba) gauti elektroninių laiškų. Naudotojas turi pašalinti nereikalingus elektroninius laiškus, o reikalingą informaciją įrašyti į savo darbo vietos kompiuterį.
15. Darbuotojui, kuris naudojasi el. paštu, rekomenduojama:
15.2. suprantamai ir etiškai suformuluoti laiško tekstą, laiške nurodyti siuntėjo duomenis pagal bendrą formą: Administracijos pavadinimas, struktūrinio padalinio/struktūrinio teritorinio padalinio pavadinimas, pareigos, vardas ir pavardė, telefonas;
15.3. prieš išvykstant atostogauti arba į tarnybinę komandiruotę, aktyvuoti automatinio atsakymo siuntimo nustatymą;
15.4. visada atidžiai užrašyti ir patikrinti el. pašto adresą, kad apsirikus informacija nebūtų nusiųsta kitam (netinkamam) adresatui;
15.5. visada atidžiai peržiūrėti atsiųstų rinkmenų pavadinimus ir, jeigu atsiųsta informacija kelia įtarimų, nežinoma, nesuprantama, nepažįstamas ją atsiuntęs asmuo arba įtariama, kad gali būti atsiųstas virusas, nepaleisti programų, neatidarinėti rinkmenų, o nedelsiant kreiptis į darbuotojo kompiuterinę darbo vietą aptarnaujantį Administracijos Bendrojo skyriaus darbuotoją;
15.6. įsitikinti, ar tinkamas el. paštu gautos informacijos siuntėjas (žinoma tapatybė), ar tai jis siuntė konkrečią informaciją, jeigu abejojama el. paštu gauta informacija ir jos siuntėju. Pasitikrinti rekomenduojama alternatyviomis priemonėmis (pvz., faksu, telefonu);
IV SKYRIUS
INTERNETO IR EL. PAŠTO PERŽIŪRA
16. Darbuotojų naudojamo interneto ir el. pašto peržiūra gali būti vykdoma siekiant apginti Administracijos ir jos darbuotojų teisėtus interesus. Peržiūra gali būti vykdoma šiais atvejais:
16.1. kai darbuotojo daugiau nei 3 darbo dienas dėl nežinomos priežasties nėra darbe arba pasibaigia darbuotojo tarnyba/darbo sutartis su Administracija, o būtina užtikrinti Administracijos veiklos tęstinumą;
16.2. kai reikia patikrinti informaciją, gautą Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėse nustatyta tvarka, apie galimai neteisėtus darbuotojo veiksmus, kurių patvirtinimą ar paneigimą galima įrodyti peržiūrint darbuotojo siųstų arba gautų elektroninių laiškų ir jų priedų turinį ar interneto jungimosi laiką, trukmę ir kt. (toliau – interneto srauto duomenys) ir el. paštu siųstų ir gautų laiškų adresus, datą, laiką ir kt. (toliau – el. pašto srauto duomenys);
16.3. kai Administracija yra atsakinga už darbuotojų atliktų veiksmų padarinius ir reikia ginti Administracijos interesus siekiant gauti patvirtinimą ar paneigimą dėl galimai neteisėtų darbuotojų veiksmų;
16.4. kai darbuotojas internetą ar el. paštą galimai naudoja ne tarnybos/darbo Administracijoje tikslais ir tai trukdo jam atlikti pareigas Administracijoje;
16.6. siekiant patikrinti, kaip darbuotojai laikosi Administracijos teisės aktuose nustatytų reikalavimų užtikrinant neskelbtinos informacijos ir asmens duomenų apsaugą, apsaugant Administraciją nuo šios informacijos neteisėto atskleidimo;
17. Interneto ir el. pašto peržiūros atlikimas:
17.1. Taisyklių 16.1 papunktyje nustatytu tikslu struktūrinio padalinio/struktūrinio teritorinio padalinio vadovas ar jo pareigas vykdantis asmuo turi teisę peržiūrėti el. paštu siųstų ir gautų laiškų ir jų priedų turinį.
Administracijos direktoriui pateikiamas prašymas, kuriame nurodomi prašomo konkretaus gauto (siųsto) elektroninio laiško duomenys (data, adresas ir kt.) arba nurodomas visų prašomų gautų (siųstų) elektroninių laiškų laikotarpį.
17.2. Taisyklių 16.2 papunktyje nustatytu tikslu darbuotojas, kuriam pavesta išnagrinėti asmens prašymą, skundą arba pranešimą dėl galimai neteisėtų darbuotojo veiksmų Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėse nustatyta tvarka, apie galimai neteisėtus darbuotojo veiksmus, kurių patvirtinimą arba paneigimą galima įrodyti peržiūrint darbuotojo siųstų arba gautų elektroninių laiškų ir jų priedų turinį ar interneto ir el. pašto srauto duomenis, turi teisę peržiūrėti prašyme, skunde ar pranešime nurodyto darbuotojo el. paštu siųstų ir gautų elektroninių laiškų ir jų priedų turinį, analizuoti darbuotojo interneto ir el. pašto srauto duomenis, siekiant gauti patvirtinimą arba paneigimą dėl prašyme, skunde ar pranešime nurodytų galimai neteisėtų darbuotojo veiksmų tik tokia apimtimi ir tik tuos duomenis, kurie susiję su prašyme, skunde ar pranešime nurodytomis aplinkybėmis.
Administracijos direktoriui pateikiamas prašymas, kuriame nurodomi prašomi pateikti iš interneto arba el. pašto informacijos srauto konkretūs duomenys ar (ir) elektroninių laiškų ir jų priedų turinys.
17.3. Taisyklių 16.3–16.6 papunkčiuose nustatytais tikslais atsakingi darbuotojai turi teisę peržiūrėti darbuotojų el. paštu siųstų ir gautų elektroninių laiškų ir jų priedų turinį, analizuoti darbuotojo interneto ir el. pašto duomenis.
Administracijos direktoriui pateikiamas prašymas, kuriame nurodomi prašomi pateikti konkretūs interneto arba el. pašto duomenys ar (ir) elektroninių laiškų ir jų priedų turinys.
17.4. Taisyklių 16.7 papunktyje nustatytu tikslu Administracijos el. pašto administratoriai ir atsakingi už kibernetinį saugumą darbuotojai:
17.4.1. turi teisę tikrinti ir analizuoti interneto ir el. pašto duomenų srautus, gautų elektroninių laiškų ir jų priedų turinį tam, kad galėtų garantuoti Administracijos IS apsaugą arba atlikti Administracijos IS ir informacinių technologijų infrastruktūros apsaugos incidentų analizę;
17.4.2. stebi Administracijos kompiuterių tinklo sąsajų su internetu apkrovą ir apriboja Administracijos IS saugumui pavojų keliančius informacijos srautus;
17.4.3. siekiant užtikrinti Administracijos IS ir informacijos apsaugą nuo virusų, kitos kenkimo programinės įrangos, ribojamos informacijos arba brukalo patekimo, naudoja programinę įrangą, kuri atrenka įtartinus gautus elektroninius laiškus ir juos izoliuoja, atlikę detalesnę izoliuotų gautų elektroninių laiškų analizę, gautus saugius elektroninius laiškus perduoda naudotojams, o nesaugius, nepageidaujamus laiškus arba brukalą pašalina.
18. Administracijos direktorius, gavęs darbuotojų, nurodytų Taisyklių 17.1–17.3 papunkčiuose, (toliau – įgalioti darbuotojai) motyvuotą prašymą (raštu), priima sprendimą leisti arba neleisti susipažinti su darbuotojų elektroninių laiškų ar jų priedų turiniu, analizuoti interneto ar el. pašto duomenų srautus po to, kai įvertina gautą rašytinį prašymą ir siekiamų tikslų, nurodytų Taisyklių 16.1–16.6 papunkčiuose, pagrįstumą ir objektyvių duomenų pakankamumą. Sprendimą Administracijos direktorius priima per 2 darbo dienas nuo prašymo gavimo dienos. Neatidėliotinais atvejais, kai reikia nedelsiant apsaugoti informaciją ar duomenis nuo sunaikinimo arba gauti duomenų apie daromus neteisėtus veiksmus, motyvuotas sprendimas priimamas per 2 val. Administracijos direktorius apie priimtą sprendimą informuoja įgaliotą darbuotoją.
19. Atsižvelgdamas į gautame prašyme nurodytas aplinkybes, Administracijos direktorius sprendime nurodo, su kiek duomenų leidžiama susipažinti, tikrinimo laikotarpį, el. pašto arba interneto adresus ir kitus svarbius patikrinimo apimčiai nustatyti duomenis, arba priima sprendimą neleisti susipažinti su prašomais duomenimis ir nurodo motyvus. Administracijos direktorius, nurodydamas peržiūrimų duomenų apimtį, atsižvelgia į būtinumą pasiekti tikslus, nurodytus Taisyklių 16.1–16.6 papunkčiuose. Sprendimą neleisti susipažinti su prašomais duomenimis Administracijos direktorius priima, kai prašyme nenurodytas konkretus darbuotojas arba identifikuojantys darbuotoją duomenys, pvz., nėra el. pašto adreso, įvardijama neteisėta veika tik numanoma, t. y. pagrįsta spėjimais ar gandais.
20. Priėmęs sprendimą leisti susipažinti su darbuotojų elektroninių laiškų ar jų priedų turiniu, analizuoti interneto ar el. pašto duomenų srautus, Administracijos direktorius paveda darbuotojui, atsakingam už informacijos apsaugą, surinkti ir pateikti įgaliotam darbuotojui prašomus konkrečius interneto ar el. pašto duomenis ar (ir) elektroninius laiškus ir jų priedus. Administracijos darbuotojas, atsakingas už informacijos apsaugą, surenka ir pateikia prašomus duomenis tokia apimtimi ir tik tuos duomenis, kurie nurodyti Administracijos direktoriaus sprendime. Administracijos darbuotojas, atsakingas už informacijos apsaugą, surenka ir pateikia duomenų tik tiek, kiek nurodyta Administracijos direktoriaus sprendime, ir baigęs vykdyti užduotį nereikalingą informaciją / duomenis sunaikina.
21. Įgalioti darbuotojai apie atliktą el. pašto srauto duomenų analizę ir turinio peržiūrą informuoja tikrintą darbuotoją, jam pateikia išvadų išrašą, nurodo peržiūros mastą, išvadas ar (ir) rekomendacijas.
22. Įgalioti darbuotojai, atlikdami darbuotojų naudojamo interneto ar el. pašto peržiūrą, turi teisę gauti darbuotojų paaiškinimus. Įgalioti darbuotojai, peržiūrėję pateiktus interneto arba el. pašto duomenis, nereikalingus arba asmeninius darbuotojo elektroninius laiškus sunaikina, o reikalingus duomenis naudoja funkcijų tęstinumui (vykdymui) arba tyrimui užtikrinti.
23. Įgalioti darbuotojai privalo saugoti neskelbtiną informaciją ir asmens duomenis, su kuriais susipažino atlikdami darbuotojų interneto arba el. pašto peržiūrą, ir neatskleisti jų Taisyklėse nenurodytais tikslais.
24. Darbuotojų interneto ir el. pašto duomenų srautai, susirašinėjimo turinys, įskaitant pridedamus elektroninio laiško dokumentus, kopijuojami ir saugomi ne mažiau kaip 6 mėnesius nuo laiškų gavimo (siuntimo) arba prisijungimo prie interneto svetainių fiksuoto Administracijos IS įvykio momento. Už nurodytos informacijos išsaugojimą atsakingas Administracijos Bendrasis skyrius.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS