Suvestinė redakcija nuo 2024-03-23
Įsakymas paskelbtas: TAR 2021-06-21, i. k. 2021-14031
LIETUVOS RESPUBLIKOS KRAŠTO APSAUGOS MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMO KRAŠTO APSAUGOS MINISTERIJOJE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2021 m. birželio 17 d. Nr. V-428
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos krašto apsaugos sistemos organizavimo ir karo tarnybos įstatymo 10 straipsnio 2 dalies 4 ir 5 punktais, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 7 straipsnio 2 dalies 2 punktu ir įgyvendindamas Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“ nuostatas:
1. T v i r t i n u Vidaus kontrolės įgyvendinimo Krašto apsaugos ministerijoje tvarkos aprašą (pridedama).
2. Neteko galios nuo 2024-03-23
Punkto naikinimas:
Nr. V-254, 2024-03-22, paskelbta TAR 2024-03-22, i. k. 2024-05186
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro
2021 m. birželio 17 d. įsakymu Nr. V-428
(Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro
2024 m. kovo 22 d. įsakymo Nr. V-254 redakcija)
VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMO KRAŠTO APSAUGOS MINISTERIJOJE TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Vidaus kontrolės įgyvendinimo krašto apsaugos ministerijoje tvarkos apraše (toliau – Vidaus kontrolės tvarkos aprašas) nustatomi Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijos (toliau – Ministerija) vidaus kontrolės principai, tikslai, elementai, dalyvių funkcijos, rizikos valdymas ir informacijos teikimas apie vidaus kontrolės įgyvendinimą.
2. Vidaus kontrolės tvarkos apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos ir vartojamos Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme (toliau – Įstatymas) ir Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“ (toliau – Aprašas).
II SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS TIKSLAI IR ĮGYVENDINIMAS
3. Vidaus kontrolė – Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro sukurta kontrolės sistema Ministerijos veiklos rizikai valdyti, padedanti siekti Ministerijos veiklos tikslų ir užtikrinti, kad:
3.1. Ministerijos veikla būtų vykdoma laikantis teisės aktų, reglamentuojančių Ministerijos veiklą, reikalavimų;
3.2. Ministerijos turtas ir įsipareigojimai tretiesiems asmenims būtų apsaugoti nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo, naudojimo ir disponavimo jais ar kitų neteisėtų veikų;
3.3. Ministerija, vykdydama veiklą, laikytųsi patikimo finansų valdymo principo, grindžiamo:
3.3.1. ekonomiškumu, kuris suprantamas kaip minimalus išteklių panaudojimas užtikrinant vykdomos veiklos kokybę;
3.3.2. efektyvumu, kuris suprantamas kaip geriausias naudojamų išteklių ir vykdomos veiklos (kiekio, kokybės ir laiko požiūriu) santykis;
4. Vidaus kontrolė Ministerijoje grindžiama rizikos valdymu, atsižvelgiant į Ministerijos veiklos ypatumus, vidaus kontrolės pritaikymą Ministerijai. Pagal Įstatymo ir Aprašo reikalavimus vidaus kontrolė Ministerijoje įgyvendinama laikantis vidaus kontrolės principų, apimant 5 tarpusavyje susijusius vidaus kontrolės elementus, nurodytus Vidaus kontrolės tvarkos aprašo 6 punkte, integruojant ją į Ministerijos veiklą, apimant pagrindinius valdymo procesus (planavimą, atlikimą ir stebėseną), nustatant vidaus kontrolės dalyvių pareigas, nuolat ją tobulinant ir pritaikant prie pokyčių.
III SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS PRINCIPAI
5. Vidaus kontrolė Ministerijoje įgyvendinama laikantis vidaus kontrolės principų, nustatytų Įstatymo 5 straipsnyje:
5.1. tinkamumo – vidaus kontrolė pirmiausia turi būti įgyvendinama tose Ministerijos veiklos srityse, kuriose susiduriama su didžiausia rizika;
5.2. efektyvumo – siekiama vidaus kontrolės procedūras ir priemones nustatyti taip, kad vidaus kontrolės įgyvendinimo sąnaudos neviršytų dėl atliekamų vidaus kontrolės veiksmų gaunamos naudos;
5.5. dinamiškumo – vidaus kontrolė turi būti nuolat tobulinama atsižvelgiant į pasikeitusias Ministerijos veiklos sąlygas;
IV SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI
PIRMASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMAS PAGAL VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTUS
6. Vidaus kontrolė Ministerijoje įgyvendinama apimant šiuos tarpusavyje susijusius vidaus kontrolės elementus, nustatytus Įstatymo 6 straipsnyje:
ANTRASIS SKIRSNIS
KONTROLĖS APLINKA
8. Kontrolės aplinka – vidaus kontrolės (kaip sistemos) pagrindas, užtikrinantis Ministerijos organizacinę struktūrą, Ministerijos veiklos valdymą, personalo valdymą, Ministerijos profesinės karo tarnybos karių, valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau kartu – darbuotojai), profesinio elgesio principus ir taisykles, kompetenciją ir kitus veiksnius, turinčius įtakos vidaus kontrolės įgyvendinimui ir kokybei.
9. Ministerijos veiklos valdymas organizuojamas vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstatymu, veikla vykdoma pagal Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvirtinamus Ministerijos nuostatus, o darbas organizuojamas pagal krašto apsaugos ministro tvirtinamą Ministerijos darbo reglamentą derinant funkcinį ir projektinį valdymo metodus:
9.1. funkcinis valdymo metodas įgyvendinamas per Ministerijos organizacinę struktūrą, kurią tvirtina krašto apsaugos ministras ir kurią sudaro Ministerijos administracijos padaliniai (grupės, departamentai su skyriais ir savarankiški skyriai) ir tam tikrai užduočiai (-ims) atlikti dažniausiai ministro arba jo pavedimu Ministerijos kanclerio sudaryti laikini dariniai (darbo grupės, komisijos, komitetai). Ministerijos administracijos padalinių vadovai gali nustatyti vadovaujamo padalinio darbo procedūras ir (ar) tvirtinti procesus reglamentuojančius dokumentus;
9.2. projektinis valdymo metodas įgyvendinamas vadovaujantis Krašto apsaugos sistemos projektų įgyvendinimo reglamentu, patvirtintu Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2018 m. liepos 3 d. įsakymu Nr. V-620 „Dėl Krašto apsaugos sistemos projektų įgyvendinimo reglamento patvirtinimo“, kuriame nustatoma Ministerijos projektų inicijavimo, planavimo ir stebėsenos vykdymo tvarka.
10. Ministerijos organizacinė struktūra formuojama taip, kad būtų atskirtos Ministerijos veiklos bei kontrolės funkcijos, stengiantis užtikrinti galimų interesų konfliktų, korupcijos apraiškų, tyčinių klaidų bei kitų neteisėtų veikų pasireiškimo tikimybės sumažinimą ir (arba) fiksavimą laiku. Atliekamos funkcijos detalizuojamos Ministerijos administracijos padalinių nuostatuose taip, kad būtų galima matyti, kurioms darbuotojų pareigybėms šias funkcijas priskirta atlikti.
11. Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijos vidaus tvarkos taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2022 m. sausio 17 d. įsakymu Nr. V-41 „Dėl Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijos vidaus tvarkos taisyklių patvirtinimo ir kai kurių krašto apsaugos ministro įsakymų pripažinimo netekusiais galios“ (toliau – Taisyklės) nustato Ministerijos vidaus tvarką, kurios tikslas yra užtikrinti darbuotojų darbo kokybę ir didinti jo efektyvumą, sukurti darbuotojų poreikius atitinkančią darbo aplinką. Siekiant šio tikslo, Taisyklėse nustatoma darbuotojų ir kitų asmenų įleidimo į Ministerijos pastatus tvarka, darbuotojų darbo ir poilsio laikas, bendrieji vidaus tvarkos, darbuotojų elgesio, aprangos ir išvaizdos reikalavimai, pareiginės algos, darbo užmokesčio ir maitinimosi išlaidų piniginės kompensacijos mokėjimo laikas, nuotolinio darbo, darbuotojų adaptacijos, aprūpinimo funkcijoms vykdyti reikalingomis darbo ir kitomis priemonėmis, lygių galimybių ir smurto prevencijos įgyvendinimo tvarka. Taisyklėse aptariamas ir kitas darbuotojams aktualus teisinis reglamentavimas – darbo laiko apskaitos, transporto priemonių statymo prie Ministerijos pastatų, saugos ir sveikatos, kvalifikacijos tobulinimo, laisvalaikio galimybių, materialinių pašalpų skyrimo ir korupcijos prevencijos tvarka.
12. Darbuotojų funkcijos ir pavaldumas nustatomi krašto apsaugos ministro ar jo įgalioto asmens tvirtinamuose pareigybių aprašymuose. Metinės užduotys kiekvienam darbuotojui, jų įgyvendinimo terminai ir rizikos, kurios gali trukdyti pasiekti iškeltas metines užduotis, nustatomi kiekvieno darbuotojo kasmetinio veiklos vertinimo dokumente.
13. Ministerijoje siekiama, kad darbuotojai turėtų pakankamą (tinkamą pareigybei išsilavinimą, patirtį, įgūdžius) kvalifikaciją funkcijoms atlikti, pareigoms vykdyti, metinėms užduotims atlikti, vidaus kontrolei suprasti.
14. Darbuotojų mokymai vykdomi pagal tiesioginių vadovų kasmet formuojamus kvalifikacijos tobulinimo poreikius, atsižvelgiant į darbuotojų atliekamas funkcijas ir Ministerijos Karo tarnybos ir personalo departamentui darbuotojų pateiktus individualaus kvalifikacijos tobulinimo poreikius.
TREČIASIS SKIRSNIS
RIZIKOS VERTINIMAS
16. Ministerijos veiklos rizikos vertinimas – neigiamos įtakos Ministerijos veiklai galinčių turėti aplinkybių nustatymas ir analizė. Rizikos vertinimas apima rizikos veiksnių, įskaitant korupcijos riziką, nustatymą, analizę ir vertinimą.
17. Rizikos valdymas yra neatsiejama Ministerijos veiklos procesų (planavimo) dalis. Rizikos valdymas sutampa su metiniu veiklos planavimo ciklu, siekiant išanalizuoti su Ministerijos veiklos tikslais susijusius rizikos veiksnius ir taikyti reikalingas rizikos valdymo priemones.
18. Ministerijos vykdomų projektų rizika valdoma vadovaujantis Krašto apsaugos sistemos projektų įgyvendinimo reglamentu, patvirtintu Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2018 m. liepos 3 d. įsakymu Nr. V-620 „Dėl Krašto apsaugos sistemos projektų įgyvendinimo reglamento patvirtinimo“.
19. Ministerijos darbuotojas turi:
19.1. operatyviai ir pagrįsdamas turima informacija bei duomenimis savo tiesioginiam vadovui pranešti apie jam žinomą riziką;
20. Rizikos, susijusios su Ministerijos administracijos padalinio veikla, valdymą užtikrina Ministerijos administracijos padalinio vadovas. Ministerijos administracijos padalinio vadovas turi:
20.1. prireikus inicijuoti rizikos, susijusios su vadovaujamo padalinio veikla, vertinimą ir koordinuoti rizikos valdymą;
20.2. užtikrinti, kad būtų išanalizuoti visi su vadovaujamo padalinio veikla susiję rizikos veiksniai;
20.4. užtikrinti rizikos valdymo priemonių, kurios priskirtos Ministerijos administracijos padaliniui, įgyvendinimą ir apie jo rezultatus informuoti Ministerijos veiklos rizikos valdymą organizuojantį ir koordinuojantį administracijos padalinį – Ministerijos Administracijos departamentą (toliau – AD).
21. AD turi:
21.1. Ministerijos metinių veiklos planų rengimo metu inicijuoti, organizuoti ir vykdyti Ministerijos veiklos rizikos vertinimo procesą;
21.2. teikti Ministerijos administracijos padaliniams siūlymus dėl Ministerijos veiklos rizikos vertinimo ir rizikos valdymo priemonių;
22. Rizikos vertinimo metu analizuojami nuolat (kasdien) ir (arba) periodiškai pagal atskiras užduotis atliekami darbai, veiklos procesai, įvykiai ar veiksmai, kurie gali turėti įtakos Ministerijos veiklos tikslų pasiekimui.
23. Rizikos veiksniai, galintys turėti neigiamos įtakos siekiant Ministerijos veiklos tikslų (kai planuojami pasiekti rezultatai ar nustatyti rodikliai nepasiekiami iš esmės ar pasiekiami ne laiku), skirstomi į išorinius (politiniai, ekonominiai, socialiniai-kultūriniai, teisiniai, technologiniai, gamtiniai (gamtos reiškiniai) ir pan.) ir vidinius (žmogiškieji ištekliai, veiklos procesai, informacinės technologijos, infrastruktūra ir pan.).
24. Atliekant rizikos veiksnių analizę įvertinamas rizikos veiksnių reikšmingumas ir pasireiškimo tikimybė bei poveikis Ministerijos veiklai.
25. Rizikos veiksnių poveikio Ministerijos veiklai reikšmingumas vertinamas balais, kaip nurodyta 1 lentelėje.
1 lentelė
| Rizikos veiksnių poveikis Ministerijos veiklai |
|
| Kritinis (aukščiausias) (5 balai) |
Veiksniai, kurie gali neleisti pasiekti Ministerijos veiklos tikslų arba neleisti jų pasiekti laiku ir (arba) lemti reikšmingų (finansinių, turtinių, reputacinių ir pan.) nuostolių tikimybę. |
| Reikšmingas (tikėtinas) (4 balai) |
Veiksniai, kurie gali turėti reikšmingą įtaką siekiant Ministerijos veiklos tikslų (pavyzdžiui, netikėtas kelių svarbias pozicijas užimančių vadovų ar darbuotojų pasitraukimas). |
| Vidutinis (galimas) (3 balai) |
Veiksniai, kurie gali turėti tam tikrą neigiamą įtaką siekiant Ministerijos veiklos tikslų (pavyzdžiui, laikinai sutrikę tam tikri veiklos procesai, funkcijų vykdymas, sumažėjęs darbo efektyvumas). |
| Nežymus (mažai tikėtinas) (2 balai) |
Veiksniai, kurie gali trukdyti pasiekti Ministerijos veiklos tikslus, tačiau reikšmingų padarinių nesukelia (pavyzdžiui, trumpalaikis tam tikrų procesų efektyvumo sumažėjimas). |
| Nereikšmingas (1 balas) |
Veiksniai, kurie yra trumpalaikiai, bet gali trukdyti pasiekti Ministerijos veiklos tikslus nustatytu laiku. |
26. Rizikos veiksnių atsiradimo tikimybė vertinama balais, kaip nurodyta 2 lentelėje.
2 lentelė
| Rizikos veiksnių atsiradimo tikimybė (vertinimas atliekamas remiantis patirtimi, pagrindinių veiklos rodiklių duomenų informacijos analizės rodikliais, taip pat atsižvelgiant į naujų ar numatomų aplinkybių įtaką) |
|
| Labai tikėtina (5 balai) |
Tikimybė, kad įvykis gali įvykti ateinančiais metais, yra labai didelė (70–100 proc. tikimybė). |
| Gana tikėtina (4 balai) |
Tikimybė, kad įvykis gali įvykti ateinančiais metais, yra didelė (40–60 proc. tikimybė). |
| Tikėtina (3 balai) |
Tikimybė, kad įvykis gali įvykti ateinančiais metais, yra vidutinė (20–30 proc. tikimybė). |
| Nelabai tikėtina (2 balai) |
Tikimybė, kad įvykis gali įvykti ateinančiais metais, yra maža (daugiau nei 10 proc. tikimybė). |
| Mažai tikėtina (1 balas) |
Tikimybė, kad įvykis gali įvykti ateinančiais metais, yra itin maža (mažiau nei 10 proc. tikimybė). |
27. Rizikos veiksnių poveikis Ministerijos veiklai vertinamas pagal:
27.1. strateginius tikslus – strateginio lygmens planavimo dokumentuose suplanuoti pasiekti rezultatai per nurodytą laikotarpį (S);
27.2. veiklos tikslus – ne strateginio lygmens planavimo dokumentuose nustatytų priemonių ar veiksmų suplanuoti pasiekti rezultatai per nurodytą laikotarpį (V);
27.3. atskaitomybės tikslus – teikiama informacija apie Ministerijos veiklą ir turimus išteklius (turto ir duomenų) patikima, aktuali, išsami ir teisinga (ATS);
28. Išanalizavę rizikos veiksnius ir nustatę riziką Ministerijos administracijos padalinių vadovai, siekdami parinkti rizikos valdymo priemones, nustato rizikos valdymo būdus:
28.1. rizikos mažinimas – veiksmai, kuriais siekiama sumažinti rizikos pasireiškimo tikimybę ir (ar) poveikį vadovaujamo padalinio veiklai iki toleruojamos rizikos. Prireikus Ministerijos administracijos padalinio vadovas rizikos valdymo priemones įtraukia į padalinio veiklos planą;
28.3. rizikos toleravimas – rizikos prisiėmimas, kai rizikos pasireiškimo tikimybė ir poveikis veiklai neviršija nustatytos toleruojamos rizikos ir nesiimama jokių veiksmų rizikai mažinti;
29. Nustatoma toleruojama rizika, kurios valdyti nėra poreikio ar galimybės (gali būti toleruojama nereikšminga rizika, kurios pasireiškimo tikimybė maža, o priemonių rizikai mažinti sąnaudos yra didelės).
30. Rizikos analizės rezultatai fiksuojami Ministerijos veiklos rizikos veiksnių sąraše rizikos lygio bendro vertinimo mažėjimo tvarka, kaip nurodyta 3 lentelėje.
3 lentelė
| Rizikos veiksnys (priežastis) |
Rizika (pasekmė) |
Tikimybė (1-5) |
Poveikis (1-5) |
Kontrolės priemonės (5–1) |
Rizikos lygis (3×4×5) (1–125) |
Rizikos valdymo būdas |
Rizikos valdymo priemonė |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
KETVIRTASIS SKIRSNIS
KONTROLĖS VEIKLA
32. Kontrolės veiklos funkcijos reglamentuojamos nustatant vidaus kontrolės priemones krašto apsaugos ministro ir Ministerijos kanclerio tvirtinamuose tvarkos aprašuose, Ministerijos administracijos padalinių darbo procedūrų ar procesų aprašymuose ir Ministerijos darbuotojų pareigybių aprašymuose. Ministerijos administracijos padalinių uždaviniai ir funkcijos priskiriami konkrečioms darbuotojų pareigybėms taip, kad tas pats darbuotojas nebūtų atsakingas už konkretų veiksmą ir jo atlikimo kontrolę, t. y. turi būti sumažinta klaidų, apgaulės ir kitų neteisėtų veikų rizika, kad kiekvienam darbuotojui būtų aiškiai nustatytos jo funkcijos ir pareigos, sistemingai prižiūrimas kiekvieno darbuotojo darbas, prireikus periodiškai už jį atsiskaitoma.
33. Siekiama užtikrinti, kad Ministerijos turimais ištekliais naudotųsi įgalioti (paskirti) asmenys ir kad šie ištekliai būtų apsaugoti nuo neteisėtų veikų.
34. Ministerijos finansų kontrolė organizuojama ir įgyvendinama vadovaujantis Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijos finansų kontrolės taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2010 m. rugsėjo 28 d. įsakymu Nr. V-1029 „Dėl Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka ir atsižvelgiant į finansų kontrolę atliekančių darbuotojų pareigų paskirstymą.
35. Ministerijos finansinės apskaitos organizavimo, tvarkymo bei vykdymo funkciją atlieka Centralizuota finansų ir turto tarnyba prie Krašto apsaugos ministerijos, vadovaudamasi Centralizuotos finansų ir turto tarnybos prie Krašto apsaugos ministerijos nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2011 m. gegužės 27 d. įsakymu Nr. V-614 „Dėl Centralizuotos finansų ir turto tarnybos prie krašto apsaugos ministerijos nuostatų patvirtinimo“, pagal Krašto apsaugos sistemos institucijų apskaitos vadovą, patvirtintą Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2010 m. liepos 22 d. įsakymu Nr. V-786 „Dėl Krašto apsaugos sistemos institucijų apskaitos vadovo patvirtinimo“.
36. Turto ir įsipareigojimų inventorizacija Ministerijoje atliekama vadovaujantis Krašto apsaugos sistemos institucijų inventorizacijos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2015 m. spalio 29 d. įsakymu Nr. V-1097 „Dėl Krašto apsaugos sistemos institucijų inventorizacijos taisyklių tvirtinimo“.
37. Viešųjų ir privačių interesų derinimas Ministerijoje užtikrinamas vadovaujantis Viešųjų ir privačių interesų derinimo Krašto apsaugos ministerijoje tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2023 m. birželio 7 d. įsakymu Nr. V-477 „Dėl Viešųjų ir privačių interesų derinimo Krašto apsaugos ministerijoje tvarkos aprašo patvirtinimo“, ir atliekant nuolatinę (prevencinę) deklaruojančių asmenų privačių interesų deklaracijų teikimo ir jų turinio stebėseną.
38. Ministerijoje korupcijos prevencija įgyvendinama pagal krašto apsaugos ministro tvirtinamą krašto apsaugos sistemos atitinkamų metų korupcijos prevencijos veiksmų planą, taip pat vadovaujantis Informacijos apie teisės pažeidimus teikimo ir administravimo krašto apsaugos sistemoje tvarkos aprašu ir Pranešėjų apsaugos įgyvendinimo krašto apsaugos sistemoje tvarkos aprašu, patvirtintais Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2023 m. sausio 2 d. įsakymu Nr. V-2 „Dėl Informacijos apie teisės pažeidimus teikimo ir administravimo krašto apsaugos sistemoje ir Pranešėjų apsaugos įgyvendinimo tvarkos krašto apsaugos sistemoje tvarkos aprašų patvirtinimo“.
39. Asmens duomenys Ministerijoje tvarkomi ir duomenų subjektų teisės įgyvendinamos vadovaujantis Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo krašto apsaugos sistemoje taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2015 m. gruodžio 3 d. įsakymu Nr. V-1253 „Dėl Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo krašto apsaugos sistemoje taisyklių patvirtinimo“, ir Asmens duomenų saugumo pažeidimų valdymo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2019 m. liepos 22 d. įsakymu Nr. V-644 „Dėl Asmens duomenų saugumo pažeidimų valdymo tvarkos aprašo patvirtinimo“, kitais Ministerijos veikloje taikomais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.
40. Krašto apsaugos sistemos ryšių ir informacinių sistemų gyvavimo ciklo fazės, gyvavimo ciklo fazių metu vykdomi procesai ir jų rezultatai nustatyti Krašto apsaugos sistemos ryšių ir informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2015 m. lapkričio 12 d. įsakymu Nr. V-1158 „Dėl Krašto apsaugos sistemos ryšių ir informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo taisyklių patvirtinimo“.
41. Viešieji pirkimai Ministerijoje planuojami, inicijuojami, organizuojami ir vykdomi vadovaujantis Pirkimų organizavimo ir kontrolės krašto apsaugos sistemoje tvarkos aprašu, pavirtintu Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2007 m. liepos 30 d. įsakymu Nr. 768 „Dėl Pirkimų organizavimo, kontrolės ir priežiūros krašto apsaugos sistemoje tvarkos aprašo, Krašto apsaugos sistemoje centralizuotai perkamų prekių, paslaugų ir darbų sąrašo ir Krašto apsaugos sistemoje atliekamų pirkimų kokybės reikalavimų nustatymo ir kokybės užtikrinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.
PENKTASIS SKIRSNIS
INFORMAVIMAS IR KOMUNIKACIJA
43. Informavimas ir komunikacija vidaus kontrolės srityje apima:
43.1. informacijos naudojimą, kai Ministerija gauna, rengia ir naudoja aktualią, išsamią, patikimą ir teisingą informaciją, atitinkančią jai nustatytus reikalavimus ir palaikančią vidaus kontrolės veikimą;
43.2. vidaus komunikaciją – nenutrūkstamą informacijos perdavimą Ministerijoje, apimančią visas Ministerijos veiklos sritis ir organizacinę struktūrą. Tiek krašto apsaugos ministras, tiek darbuotojai turi būti informuoti apie veiklos rezultatus, pokyčius, riziką ir vidaus kontrolės veikimą. Vidaus informacijos vartotojai turi tarpusavyje keistis darbo funkcijoms atlikti būtina informacija.
44. Vidaus komunikacija Ministerijoje vyksta bendraujant žodžiu (susitinkant fiziškai ar naudojantis komunikacijos platformomis, telefonu), raštu (naudojantis elektroniniu paštu, Ministerijos dokumentų valdymo sistema) ir kitomis elektroninių ryšių priemonėmis (Ministerijos intraneto svetaine).
45. Ministerijos interneto svetainės tikslai, uždaviniai ir funkcijos, organizacinė, informacinė ir funkcinė struktūra, duomenų teikimo, naudojimo ir duomenų saugos reikalavimai, informacinės sistemos finansavimo šaltiniai, modernizavimo ir likvidavimo tvarka yra nustatyti Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijos interneto svetainės nuostatuose, patvirtintuose Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2018 m. sausio 4 d. įsakymu Nr. V-10 „Dėl Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijos interneto svetainės nuostatų patvirtinimo“. Minėtuoju įsakymu paskirtas Ministerijos duomenų valdymo įgaliotinis.
46. Ministerijoje gautų dokumentų pateikimo užduočių vykdytojams ir užduočių vykdymo kontrolės tvarka nustatyta Gautų dokumentų skyrimo užduočių vykdytojams ir užduočių vykdymo kontrolės tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro 2013 m. rugpjūčio 21 d. įsakymu Nr. V-742 „Dėl Gautų dokumentų skyrimo užduočių vykdytojams ir užduočių vykdymo kontrolės tvarkos aprašo patvirtinimo“.
47. Krašto apsaugos ministro įsakymai ir Ministerijos kanclerio potvarkiai registruojami Ministerijos dokumentų valdymo sistemoje. Krašto apsaugos ministro įsakymai ir Ministerijos kanclerio potvarkiai, kurie pagal Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymą turi būti skelbiami oficialiai, taip pat registruojami ir paskelbiami Teisės aktų registre.
48. Išorės komunikacija vykdoma per Ministerijos interneto svetainę, interneto svetainę „Atviri Lietuvos finansai“ ir socialinių tinklų paskyras, organizuojant renginius, bendraujant su visuomenės informavimo priemonėmis, verslo bendruomene ir kitomis institucijomis, dalyvaujant ir atstovaujant Ministerijai tarptautinių institucijų veikloje, Europos Sąjungos institucijose ir kituose tarptautiniuose ar valstybės renginiuose.
ŠEŠTASIS SKIRSNIS
STEBĖSENA
51. Nuolatinė vidaus kontrolės stebėsena vyksta kasdien darbuotojams vykdant reguliarią (atitinkamų krašto apsaugos ministrui pavestų valdymo sričių) valdymo ir priežiūros veiklą bei atliekant jiems pavestas funkcijas (vykdant savo pareigas).
52. Nuolatinė vidaus kontrolės stebėsena vyksta:
52.2. analizuojant planavimo dokumentuose nustatytų stebėsenos rodiklių siektinų reikšmių pasiekimą;
52.3. fiksuojant rezultatus, pasiektus įgyvendinant Ministerijos metinius veiklos planus, ir rengiant metinę veiklos ataskaitą;
52.10. atliekant nuolatinę (prevencinę) deklaruojančių asmenų privačių interesų deklaracijų teikimo ir jų turinio stebėseną;
53. Periodinį vidaus kontrolės vertinimą atlieka Ministerijos Centralizuoto vidaus audito departamento darbuotojai ir kiti audito vykdytojai. Periodinio vidaus kontrolės vertinimo apimtį ir dažnumą lemia Ministerijos veiklos rizikos vertinimo ir nuolatinės stebėsenos rezultatai (nustačius tam tikrų veiklos trūkumų).
54. Siekiant užtikrinti veiklos krašto apsaugos ministrui pavestose valdymo srityse kokybę ir efektyvumą, viceministrams, Ministerijos kancleriui ar Ministerijos gynybos politikos direktoriui pavestų veiklos, administravimo ar kuravimo sričių, taip pat krašto apsaugos sistemos institucijoms pavestų uždavinių ir funkcijų (jeigu nustatydamas veiklos ar administravimo sritis krašto apsaugos ministras jų nepaveda viceministrams ir Ministerijos kancleriui) pagrindu Ministerijoje sudaromas krašto apsaugos ministrui pavestų valdymo sričių sąrašas (toliau – sąrašas), kuriame tvarkomi veiklų klasifikacijos, atsakomybės paskirstymo, teisinio reguliavimo, administracinio reglamentavimo, veiklai reikalingos informacijos, veiklos rezultatų ir veiklos kokybę nusakantys duomenys. Sąrašą pagal Ministerijos administracijos padalinių ir kitų krašto apsaugos sistemos institucijų pateiktą informaciją sudaro ir tvarko AD. Sąrašas skelbiamas Ministerijos intraneto svetainėje.
55. Vidaus auditoriai tiria ir vertina vidaus kontrolę Ministerijoje ir teikia krašto apsaugos ministrui, audituojamam padaliniui ir AD rekomendacijas dėl vidaus kontrolės tobulinimo. Vidaus auditoriai, vykdydami pažangos stebėjimą, vertina, kaip įgyvendinamos vidaus auditų ataskaitose pateiktos rekomendacijos.
V SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS DALYVIAI
56. Ministerijos vidaus kontrolės dalyviai yra krašto apsaugos ministras, krašto apsaugos viceministrai, Ministerijos kancleris, Ministerijos gynybos politikos direktorius (toliau kartu – Ministerijos vadovybė), AD, Ministerijos administracijos padaliniai, visi Ministerijos darbuotojai ir Ministerijos vidaus auditoriai.
57. Krašto apsaugos ministras nustato vidaus kontrolės tvarką, kartu su Ministerijos vadovybe užtikrina vidaus kontrolės Ministerijoje sukūrimą, įgyvendinimą ir tobulinimą.
58. AD:
58.1. organizuoja ir koordinuoja Vidaus kontrolės tvarkos aprašo rengimą ir įgyvendinimą Ministerijoje;
58.2. kartu su kitais Ministerijos administracijos padaliniais pagal kompetenciją prižiūri vidaus kontrolės įgyvendinimą Ministerijoje;
58.3. kasmet analizuoja Ministerijos vidaus kontrolę, įvertina vidaus kontrolės atitiktį vidaus kontrolės politikai ir teikia Ministerijos vadovybei pasiūlymus dėl vidaus kontrolės priemonių taikymo;
58.4. rengia informaciją apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Ministerijoje ir krašto apsaugos ministrui pavaldžiuose juridiniuose asmenyse;
59. Ministerijos administracijos padalinių vadovai atsakingi už nuolatinės stebėsenos užtikrinimą, rizikos nustatymą ir rizikos vertinimą pagal savo vadovaujamo padalinio kompetenciją (tikslus ir funkcijas). Ministerijos administracijos padalinių vadovai organizuoja ir kontroliuoja savo padalinio veiklą taip, kad ji neprieštarautų Ministerijos veiklos tikslams.
60. Ministerijos administracijos padalinių vadovai paskiria atsakingus asmenis, kurie, prireikus konsultuodamiesi su AD, užtikrina vienodą Vidaus kontrolės tvarkos aprašo 22–30 punktų nuostatų taikymą Ministerijoje.
61. Visi Ministerijos darbuotojai, atlikdami savo funkcijas, turi siekti veiksmingos vidaus kontrolės ir yra atsakingi už su savo funkcijų atlikimu susijusių galimų rizikos veiksnių pastebėjimą ir tiesioginio vadovo informavimą.
62. Vidaus auditoriai, atlikdami vidaus auditą, vadovaudamiesi vidaus audito metiniu planu, tiria ir vertina rizikos valdymą ir vidaus kontrolę Ministerijoje ir teikia Ministerijos vadovybei vidaus kontrolės tobulinimo rekomendacijas, taip pat konsultuoja Ministerijos vadovybę, Ministerijos administracijos padalinių vadovus vidaus kontrolės klausimais.
VI SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ANALIZĖ IR VERTINIMAS
63. Ministerijos administracijos padalinių pateiktos informacijos pagrindu AD kiekvienais metais atlieka Ministerijos vidaus kontrolės analizę, apimančią visus vidaus kontrolės elementus. Analizės metu įvertinami Ministerijos veiklos trūkumai, pokyčiai, atitiktis nustatytiems reikalavimams (ar vidaus kontrolė Ministerijoje įgyvendinama vadovaujantis Vidaus kontrolės tvarkos aprašu ir ar ji atitinka pasikeitusias veiklos sąlygas), vidaus ir kitų auditų rezultatai ir numatomos Ministerijos vidaus kontrolės tobulinimo priemonės.
64. Ministerijos vidaus kontrolė vertinama:
64.2. gerai – jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, bet yra vidaus kontrolės trūkumų, neturinčių neigiamos įtakos Ministerijos veiklos rezultatams;
64.3. patenkinamai – jei visa rizika yra nustatyta, tačiau dėl netinkamo rizikos valdymo yra vidaus kontrolės trūkumų, kurie gali turėti neigiamos įtakos Ministerijos veiklos rezultatams;
VII SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMAS KITOSE KRAŠTO APSAUGOS MINISTRUI PAVALDŽIOSE INSTITUCIJOSE IR INFORMACIJOS APIE JĄ TEIKIMAS
65. Kitos nei Ministerija krašto apsaugos sistemos institucijos informaciją apie jose Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“, nustatyta tvarka atliktą vidaus kontrolės analizę ir vertinimą pateikia AD iki kiekvienų metų vasario 10 d.
VIII SKYRIUS
INFORMACIJOS APIE VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMĄ TEIKIMAS
67. AD parengia informaciją apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Ministerijoje ir kitų krašto apsaugos sistemos institucijų vidaus kontrolės vertinimą (toliau – informacija), teikia ją susipažinti Ministerijos administracijos padalinių vadovams, Centralizuoto vidaus audito departamento direktoriui ir Ministerijos vadovybei. Informacija iki kiekvienų metų kovo 1 d. pateikiama Lietuvos Respublikos finansų ministerijai.
68. Teikiant informaciją nurodoma: ar nustatyta vidaus kontrolės politika ir ar ji veiksminga; kaip kuriama ir įgyvendinama vidaus kontrolė, kad atitiktų vidaus kontrolės principus ir apimtų visus vidaus kontrolės elementus; ar atliekama vidaus kontrolės analizė, kuri apimtų visus vidaus kontrolės elementus, įvertinami veiklos trūkumai, pokyčiai, atitiktis nustatytiems reikalavimams; ar pašalinti vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą ir vidaus auditą atliekančių darbuotojų bei kitų audito vykdytojų nustatyti vidaus kontrolės trūkumai ir jų atsiradimą lemiantys veiksniai; vidaus kontrolės vertinimas ir kita Lietuvos Respublikos finansų ministerijos prašoma pateikti vidaus kontrolės įgyvendinimą apibūdinanti informacija.
IX SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Pakeitimai:
1.
Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerija, Įsakymas
Nr. V-254, 2024-03-22, paskelbta TAR 2024-03-22, i. k. 2024-05186
Dėl krašto apsaugos ministro 2021 m. birželio 17 d. įsakymo Nr. V-428 „Dėl Vidaus kontrolės įgyvendinimo Krašto apsaugos ministerijoje tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo