Suvestinė redakcija nuo 2018-02-24 iki 2021-06-15
Įsakymas paskelbtas: TAR 2015-06-19, i. k. 2015-09813
Nauja redakcija nuo 2018-02-24:
Nr. 5V-17, 2018-02-23, paskelbta TAR 2018-02-23, i. k. 2018-02910
INFORMATIKOS IR RYŠIŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL asmens duomenų tvarkymo, saugojimo ir ŠIŲ DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO INFORMATIKOS IR RYŠIŲ DEPARTAMENTE PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2015 m. birželio 19d. Nr. 5V-31
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 30 straipsnio 1 dalimi, Lietuvos Respublikos darbo kodekso 27 straipsnio 7 dalimi,
tvirtinu Asmens duomenų tvarkymo, saugojimo ir šių duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Informatikos ir ryšių departamente prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Informatikos ir ryšių departamento prie
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų
ministerijos direktoriaus
2015 m. birželio 19 d. įsakymu Nr. 5V-31
(Informatikos ir ryšių departamento prie
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų
ministerijos direktoriaus
2018 m. vasario 23 d. įsakymo Nr. 5V-17
redakcija)
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO, SAUGOJIMO IR ŠIŲ DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO INFORMATIKOS IR RYŠIŲ DEPARTAMENTE
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS
TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Asmens duomenų tvarkymo, saugojimo ir šių duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Informatikos ir ryšių departamente prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos tvarkos apraše (toliau – Aprašas) nustatoma asmens duomenų tvarkymo apimtis ir tikslas, asmens duomenų saugojimo priemonės, duomenų subjektų teisės, prašymo dėl duomenų subjektų teisės (-ių) ir jos (-ų) įgyvendinimo pateikimo ir nagrinėjimo Informatikos ir ryšių departamente prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos (toliau – Departamentas) tvarka.
2. Aprašas taikomas įgyvendinant duomenų subjektų – asmenų, kurių asmens duomenis tvarko Departamentas, teises.
3. Šis Aprašas netaikomas įgyvendinant duomenų subjektų – asmenų, kurių duomenis Departamentas tvarko atlikdamas registrų ir informacinių sistemų valdytojo ir tvarkytojo funkcijas, teises.
4. Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme (toliau – Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas) ir kituose teisės aktuose, reguliuojančiuose asmens duomenų apsaugą. Kiek nereguliuoja Aprašas, duomenų subjektų prašymai, susiję su duomenų subjektų teisių įgyvendinimu, nagrinėjami Informatikos ir ryšių departamento prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos direktoriaus 2007 m. gruodžio 28 d. įsakymo Nr. 5V-105 „Dėl asmenų aptarnavimo Informatikos ir ryšių departamente prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos taikant „vieno langelio“ principą“ ir Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
II SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMAS IR SAUGOJIMAS
5. Duomenų subjektų asmens duomenis tvarko duomenų valdytojas – Departamentas, juridinio asmens kodas 188774822, buveinės adresas Šventaragio g. 2, LT-01510 Vilnius.
6. Asmens duomenys Departamente tvarkomi neautomatiniu būdu susistemintose rinkmenose ir (arba) automatiniu būdu.
7. Departamente tvarkomi šių duomenų subjektų (išskyrus tuos, kurių asmens duomenys tvarkomi Departamento valdomuose ir tvarkomuose registruose ir informacinėse sistemose) grupių asmens duomenys šiais asmens duomenų tvarkymo tikslais:
7.1. asmenų, pateikusių Departamentui skundą, prašymą ar pranešimą, asmens duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono ryšio ir (ar) telefakso numeris, elektroninio pašto adresas, parašas, skundo, prašymo ar pranešimo data ir numeris (registravimo Departamente data ir numeris), skunde, prašyme ar pranešime nurodyta informacija (įskaitant ir ypatingus asmens duomenis), skundo, prašymo ar pranešimo nagrinėjimo rezultatas, Departamento atsakymo data ir numeris, skundo, prašymo ar pranešimo nagrinėjimo metu gauta informacija) tvarkomi skundų, prašymų ar pranešimų nagrinėjimo, vidaus administravimo (raštvedybos tvarkymo) tikslais;
7.2. Departamento esamų ir buvusių valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, asmens duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, asmens socialinio draudimo numeris, pilietybė, adresas, telefono ryšio numeris, elektroninio pašto adresas, gyvenimo ir veiklos aprašymas, šeiminė padėtis, pareigos, duomenys apie priėmimą (perkėlimą) į pareigas, atleidimą iš pareigų, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, duomenys apie mokymą, duomenys apie atostogas, duomenys apie darbo užmokestį, išeitines išmokas, kompensacijas, pašalpas, informacija apie dirbtą darbo laiką, informacija apie skatinimus ir nuobaudas, informacija apie atliktus darbus ir užduotis, duomenys apie valstybės tarnautojo tarnybinės veiklos vertinimą, viešų ir privačių interesų deklaravimo duomenys, Lietuvos Respublikos piliečio paso arba asmens tapatybės kortelės numeris, išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, ypatingi asmens duomenys, susiję su sveikata, teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti Departamentą įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai) tvarkomi vidaus administravimo (personalo valdymo, raštvedybos tvarkymo, materialinių ir finansinių išteklių naudojimo) tikslu;
7.3. pretendentų į Departamento valstybės tarnautojo ir darbuotojo, dirbančio pagal darbo sutartį, pareigas asmens duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, pilietybė, adresas, telefono ryšio numeris, elektroninio pašto adresas, pareigos, į kurias pretenduojama, gyvenimo ir veiklos aprašymas, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, ypatingi asmens duomenys, susiję su teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, pokalbio su pretendentu į valstybės tarnautojo pareigas skaitmeninis garso įrašas, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti Departamentą įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai) tvarkomi vidaus administravimo (personalo valdymo, raštvedybos tvarkymo) tikslu.
8. Asmens duomenys tretiesiems asmenims teikiami tik įstatymų nustatytais atvejais ir tvarka:
8.1. asmenų, pateikusių Departamentui skundą, prašymą ar pranešimą, asmens duomenys skundo, prašymo ar pranešimo nagrinėjimo tikslu – juridiniams ir fiziniams asmenims (įskaitant ir kitų Europos Sąjungos valstybių narių ir Europos ekonominės erdvės valstybių kompetentingas institucijas);
8.2. asmenų, pateikusių Departamentui skundą, prašymą ar pranešimą, ir duomenų valdytojų (fizinių asmenų) asmens duomenys ginčo dėl Departamento priimto sprendimo teisėtumo nagrinėjimo tikslu – teismams;
8.3. pretendentų į Departamento valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartį, asmens duomenys valstybės tarnybos valdymo tikslu – Valstybės tarnybos departamentui;
8.4. Departamento valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, asmens duomenys: socialinio draudimo mokesčio administravimo tikslu – Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybai prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos, mokesčių administravimo tikslu – Valstybinei mokesčių inspekcijai prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos, valstybės tarnybos valdymo tikslu – Valstybės tarnybos departamentui;
9. Departamento valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartį, kuriems yra suteikta teisė tvarkyti asmens duomenis, laikosi konfidencialumo principo ir laiko paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino atlikdami savo funkcijas.
10. Departamentas, saugodamas asmens duomenis, įgyvendina ir užtikrina tinkamas organizacines ir technines priemones, skirtas asmens duomenims nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, pakeitimo, atskleidimo, taip pat nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo apsaugoti.
11. Departamento valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartį, kurie automatiniu būdu tvarko asmens duomenis, turi naudoti periodiškai keičiamus slaptažodžius.
12. Departamente dokumentai, kuriuose yra asmens duomenys, valdomi dokumentų valdymo sistemoje vadovaujantis Vidaus reikalų ministerijos ir įstaigų prie Vidaus reikalų ministerijos dokumentų valdymo sistemos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2015 m. rugsėjo 28 d. įsakymu Nr. 1V-759 „Dėl Vidaus reikalų ministerijos ir įstaigų prie Vidaus reikalų ministerijos dokumentų valdymo sistemos aprašo patvirtinimo“.
Dokumentai, kuriuose yra asmens duomenys, tvarkomi, apskaitomi ir saugojami vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“, Vidaus reikalų ministerijos dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2015 m. liepos 17 d. įsakymu Nr. 1V-557 „Dėl Vidaus reikalų ministerijos dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“, reikalavimais.
III SKYRIUS
DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISĖS
13. Duomenų subjektas turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir jų tvarkymu. Duomenų subjektas turi teisę gauti informaciją, iš kokių šaltinių ir kokie jo asmens duomenys surinkti, kokiu tikslu jie tvarkomi, kokiems duomenų gavėjams teikiami ir buvo teikti per pastaruosius vienus metus.
14. Informacija duomenų subjektams apie jų asmens duomenų tvarkymą pateikiama bendravimo su duomenų subjektu metu tokiu būdu, kokiu duomenų subjektas kreipiasi į Departamentą, išskyrus atvejus, kai duomenų subjektas tokią informaciją jau turi arba kai įstatymuose ir kituose teisės aktuose apibrėžiama tokių duomenų rinkimo bei teikimo tvarka ir duomenų gavėjai.
15. Įgyvendinant duomenų subjekto teisę susipažinti su savo duomenimis, neturi būti pažeistos trečiųjų asmenų teisės į privatų gyvenimą.
17. Duomenų subjektas turi teisę reikalauti ištaisyti, sunaikinti savo asmens duomenis arba sustabdyti, išskyrus saugojimą, savo asmens duomenų tvarkymo veiksmus, kai duomenys tvarkomi nesilaikant Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo ir kitų įstatymų nuostatų:
17.1. jeigu duomenų subjektas, susipažinęs su savo asmens duomenimis, nustato, kad jo asmens duomenys yra neteisingi, neišsamūs ar netikslūs, ir kreipiasi į Departamentą, Departamentas nedelsdamas, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, patikrina asmens duomenis ir ištaiso neteisingus, neišsamius, netikslius asmens duomenis ir (arba) sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą;
17.2. jeigu duomenų subjektas, susipažinęs su savo asmens duomenimis, nustato, kad jo asmens duomenys yra tvarkomi neteisėtai, nesąžiningai, ir kreipiasi į Departamentą, Departamentas nedelsdamas, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, patikrina asmens duomenų tvarkymo teisėtumą, sąžiningumą ir nedelsdamas sunaikina neteisėtai ir nesąžiningai sukauptus asmens duomenis ar sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą.
18. Departamentas, duomenų subjekto prašymu sustabdęs jo asmens duomenų tvarkymo veiksmus, asmens duomenis, kurių tvarkymo veiksmai sustabdyti, saugo tol, kol jie bus ištaisyti ar sunaikinti (duomenų subjekto prašymu arba pasibaigus duomenų saugojimo terminui). Kiti tvarkymo veiksmai su tokiais asmens duomenimis gali būti atliekami tik:
19. Departamentas nedelsdamas, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, praneša duomenų subjektui apie jo prašymu atliktą ar neatliktą asmens duomenų ištaisymą, sunaikinimą ar asmens duomenų tvarkymo veiksmų sustabdymą.
20. Asmens duomenys taisomi ir naikinami arba jų tvarkymo veiksmai sustabdomi pagal duomenų subjekto tapatybę ir jo asmens duomenis patvirtinančius dokumentus, gavus duomenų subjekto prašymą.
21. Departamentas, suabejojęs duomenų subjekto pateiktų asmens duomenų teisingumu, sustabdo tokių duomenų tvarkymo veiksmus, duomenis patikrina ir patikslina. Tokie asmens duomenys naudojami tik jų teisingumui patikrinti.
22. Departamentas nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, informuoja duomenų gavėjus apie duomenų subjekto prašymu ištaisytus ar sunaikintus asmens duomenis, sustabdytus asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus atvejus, kai pateikti tokią informaciją būtų neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, duomenų laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Departamentas praneša Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai apie duomenų subjekto prašymu ištaisytus ar sunaikintus asmens duomenis, sustabdytus asmens duomenų tvarkymo veiksmus, jei apie tai pranešti duomenų gavėjams yra neįmanoma arba pernelyg sunku.
23. Duomenų subjektas turi teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, kai šie asmens duomenys Departamente yra tvarkomi Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 5 straipsnio 1 dalies 5 ir 6 punktuose nustatytais atvejais:
23.1. Departamentas duomenų subjekto teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, įgyvendina, jeigu duomenų subjekto nesutikimas yra teisiškai pagrįstas. Tokiu atveju Departamentas nedelsdamas neatlygintinai nutraukia asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus įstatymuose nustatytus atvejus, ir apie tai informuoja duomenų gavėjus;
IV SKYRIUS
PRAŠYMO DĖL DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO PATEIKIMAS
24. Duomenų subjektai, siekdami įgyvendinti savo teises, Departamentui turi pateikti rašytinį prašymą (toliau – prašymas) asmeniškai, paštu ar per pasiuntinį, ar elektroninių ryšių priemonėmis.
25. Prašymas turi būti įskaitomas, asmens pasirašytas, jame turi būti nurodytas duomenų subjekto vardas, pavardė, gyvenamoji vieta, duomenys ryšiui palaikyti ir informacija apie tai, kokią iš Aprašo 13, 16, 17 ir 23 punktuose nurodytų teisių ir kokia apimtimi duomenų subjektas pageidauja įgyvendinti.
26. Pateikdamas prašymą, duomenų subjektas privalo patvirtinti savo tapatybę:
26.1. pateikdamas prašymą Departamente registruojančiam prašymą valstybės tarnautojui ar darbuotojui, dirbančiam pagal darbo sutartį, turi pateikti galiojantį asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą;
26.2. pateikdamas prašymą paštu, kartu su prašymu turi pateikti galiojančio asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopiją, patvirtintą notaro, ar šio dokumento kopiją, patvirtintą kita teisės aktų nustatyta tvarka;
28. Jei atstovaujamo duomenų subjekto vardu į Departamentą kreipiasi asmens atstovas, jis prašyme turi nurodyti savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, duomenis ryšiui palaikyti, taip pat atstovaujamo asmens vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, informaciją apie tai, kokią iš Aprašo 13, 16, 17 ir 23 punktuose nurodytų duomenų subjekto teisių ir kokia apimtimi pageidaujama įgyvendinti, ir pridėti atstovavimą patvirtinantį dokumentą ar jo kopiją, patvirtintą notaro, ar šio dokumento kopiją, patvirtintą kita teisės aktų nustatyta tvarka. Atstovo pateiktas prašymas turi atitikti Aprašo 24 ir 26 punktuose nustatytus reikalavimus.
V SKYRIUS
PRAŠYMO DĖL DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO NAGRINĖJIMAS
29. Departamentas duomenų subjekto prašymo, kuris pateiktas nesilaikant Aprašo 24–28 punktuose nustatytų reikalavimų, nenagrinėja. Apie atsisakymo nagrinėti prašymą motyvus Departamentas raštu informuoja prašymą pateikusį asmenį.
30. Aprašo reikalavimus atitinkantį prašymą Departamentas išnagrinėja ir įgyvendina duomenų subjekto teises, išskyrus įstatymų nustatytus atvejus, kai reikia užtikrinti:
31. Duomenų subjekto prašymas įgyvendinti jo, kaip duomenų subjekto, teises Departamente išnagrinėjamas ir atsakymas duomenų subjektui pateikiamas ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo duomenų subjekto kreipimosi dienos.
32. Departamentas atsakymą duomenų subjektui pateikia valstybine kalba duomenų subjekto pasirinktu būdu: registruotu paštu, įteikiant asmeniškai atvykus į Departamentą arba elektroninėmis ryšio priemonėmis pateikiant elektroninį dokumentą, pasirašytą saugiu elektroniniu parašu. Departamentas, dėl objektyvių priežasčių negalėdamas pateikti atsakymo duomenų subjektui jo pasirinktu būdu, atsakymą pateikia registruota korespondencijos siunta.
33. Departamentas, atsisakydamas vykdyti duomenų subjekto prašymą įgyvendinti jo, kaip duomenų subjekto, teises, duomenų subjektui pateikia tokio atsisakymo motyvus.
34. Departamento atsisakymas įgyvendinti duomenų subjekto teises gali būti skundžiamas įstatymų nustatyta tvarka.
35. Neatlygintinai duomenų subjekto prašomus duomenis Departamentas teikia duomenų subjektui vieną kartą per kalendorinius metus. Teikiant duomenis atlygintinai, atlyginimo dydis negali viršyti duomenų teikimo sąnaudų.
Pakeitimai:
1.
Informatikos ir ryšių departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos, Įsakymas
Nr. 5V-17, 2018-02-23, paskelbta TAR 2018-02-23, i. k. 2018-02910
Dėl Informatikos ir ryšių departamento prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos 2015 m. birželio 19 d. įsakymo Nr. 5V-31 „Dėl Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Informatikos ir ryšių departamente prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo