LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO

Suvestinė redakcija nuo 2015-10-27 iki 2016-05-02

Įsakymas paskelbtas: Žin. 2011, Nr. 88-4231, i. k. 111508AISAK000V-119

ĮSAKYMAS

DĖL LICENCIJŲ TEIKTI DOKUMENTŲ TVARKYMO IR (AR) SAUGOJIMO PASLAUGAS TURĖTOJŲ PLANINIŲ IR NEPLANINIŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2011 m. liepos 12 d. Nr. V-119

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975; 2010, Nr. 81-4228) 36⁴ straipsnio 2 dalimi ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 18 straipsnio 13 dalimi,

tvirtinu Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašą (pridedama).

Lietuvos vyriausiasis archyvaras Ramojus Kraujelis

PATVIRTINTA

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2011 m. liepos 12 d. įsakymu Nr. V-119

LICENCIJŲ TEIKTI DOKUMENTŲ TVARKYMO IR (AR) SAUGOJIMO PASLAUGAS TURĖTOJŲ PLANINIŲ IR NEPLANINIŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas turėtojų (toliau – licencijų turėtojai) planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja licencijų turėtojų planinių patikrinimų plano sudarymą, planinių ir neplaninių patikrinimų atlikimo tvarką, informacijos apie atliekamus patikrinimus pateikimo reikalavimus.

2. Licencijų turėtojų veiklos planiniai ir neplaniniai patikrinimai atliekami vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975), Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų licencijų išdavimo ir panaikinimo, dokumentų ir licencijų grąžinimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 9 d. nutarimu Nr. 162 (Žin., 2011, Nr. 18-860), ir šiuo Aprašu.

3. Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir Dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų licencijų išdavimo ir panaikinimo, dokumentų ir licencijų grąžinimo tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 9 d. nutarimu Nr. 162.

II. PATIKRINIMŲ ATLIKIMŲ TVARKA

4. Patikrinimus atlieka Lietuvos vyriausiasis archyvaras, jo įgalioti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbuotojai ar Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu – valstybės archyvai (toliau – tikrintojai).

5. Patikrinimams atlikti gali būti pasitelkiami ekspertai, kiti asmenys, jeigu reikalingos jų specialiosios žinios ar kita pagalba.

6. Atliekami šie patikrinimai:

6.1. Licencijų turėtojų, teikiančių dokumentų tvarkymo paslaugą, ir (ar) jų darbuotojų, kurių darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, profesinės kvalifikacijos patikrinimai;

6.2. Licencijų turėtojų, teikiančių dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo sąlygų patikrinimai.

7. Patikrinimas gali būti atliekamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos, valstybės archyvo ar tikrinamo licencijos turėtojo patalpose.

8. Tikrinamas licencijos turėtojas privalo pateikti tikrintojams visus reikalaujamus duomenis ir dokumentus, išskyrus dokumentus, duomenis ir informaciją, nesusijusius su licencijuojamos paslaugos teikimo sąlygų laikymosi priežiūra.

9. Licencijų turėtojų, teikiančių dokumentų tvarkymo paslaugą, ir (ar) jų darbuotojų, kurių darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, profesinės kvalifikacijos patikrinimai atliekami vertinant jų įgytą kvalifikaciją ir darbo patirtį pagal licencijos turėtojo, teikiančio dokumentų tvarkymo paslaugą, ir (ar) jo pasamdytų darbuotojų anketos, kuri pateikiama tikrintojams paštu arba elektronine forma per Integralią administracinių paslaugų informacinę sistemą, duomenis (1 ir 2 priedai).

Punkto pakeitimai:

Nr. (1.3 E)VE-66, 2015-10-26, paskelbta TAR 2015-10-26, i. k. 2015-16746

10. Licencijų turėtojų, teikiančių dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo sąlygų patikrinimai atliekami nuvykus į vietą, įvertinus dokumentų saugojimo sąlygas ir sudarius Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi patikrinimo aktą (3 priedas). Dokumentų saugojimo sąlygos tikrinamos naudojantis Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi kontroliniu klausimynu (4 priedas).

Punkto pakeitimai:

Nr. V-65, 2012-07-02, Žin., 2012, Nr. 79-4129 (2012-07-05), i. k. 112508AISAK0000V-65

11. Apie patikrinimų rezultatus licencijų turėtojai informuojami raštu arba elektroniniu būdu.

Punkto pakeitimai:

Nr. (1.3 E)VE-66, 2015-10-26, paskelbta TAR 2015-10-26, i. k. 2015-16746

12. Licencijos turėtojas, nesutinkantis su patikrinimo rezultatais arba siekdamas pagrįsti kitas aplinkybes, kurios gali turėti įtakos patikrinimo rezultatams, gali raštu arba elektronine forma per Integralią administracinių paslaugų informacinę sistemą, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo patikrinimo rezultatų gavimo dienos, pateikti pastabas ar paaiškinimus dėl patikrinimo rezultatuose nurodytų duomenų.

Punkto pakeitimai:

Nr. (1.3 E)VE-66, 2015-10-26, paskelbta TAR 2015-10-26, i. k. 2015-16746

13. Licencijų turėtojų planiniai patikrinimai atliekami ne rečiau kaip kartą per penkerius metus arba gavus licencijos turėtojo prašymą atlikti profesinės kvalifikacijos patikrinimą.

14. Licencijų turėtojų neplaniniai patikrinimai gali būti atliekami:

14.1. gavus kito kompetentingo viešojo administravimo subjekto rašytinį motyvuotą prašymą ar pavedimą atlikti licencijos turėtojo veiklos patikrinimą;

14.2. gavus kitos valstybės kompetentingos institucijos prašymą;

14.3. turint informacijos ar kilus pagrįstų įtarimų dėl licencijos turėtojo veikos, kuri gali prieštarauti teisės aktams ar neatitikti teisės aktų reikalavimų;

14.4. siekiant užtikrinti, kad buvo pašalinti licencijos turėtojo veiklos ankstesnio patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai;

14.5. jeigu neplaninio patikrinimo atlikimo pagrindą nustato įstatymas ar Lietuvos Respublikos Vyriausybės priimtas teisės aktas.

15. Licencijos turėtojo veiklos neplaninis patikrinimas pagal gautą anoniminį skundą dėl konkretaus licencijos turėtojo veiksmų ar neveikimo atliekamas tik tuo atveju, kai yra motyvuotas Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimas dėl konkretaus anoniminio skundo patikrinimo.

III. LICENCIJŲ TURĖTOJŲ PLANINIŲ PATIKRINIMŲ PLANO SUDARYMAS

16. Licencijų turėtojų planinių patikrinimų planas sudaromas vieneriems metams ir patvirtinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu ne vėliau kaip iki einamųjų metų sausio 31 d.

17. Patikrinimų planas sudaromas vadovaujantis šiais kriterijais:

17.1. Lietuvos Respublikos įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytų ūkio subjektų veiklų patikrinimų periodiškumo reikalavimai;

17.2. gauti licencijos turėtojų prašymai atlikti veiklos patikrinimą.

18. Patikrinimų plane nurodomi planuojamų tikrinti licencijų turėtojų rekvizitai, patikrinimų datos, numatomos tikrinti veiklos.

19. Patikrinimų planas gali būti keičiamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu, tačiau ne vėliau kaip 10 darbo dienų prieš planuojamą licencijos turėtojo patikrinimą.

20. Licencijos turėtojas apie planinį patikrinimą informuojamas raštu arba elektroniniu būdu prieš 10 darbo dienų.

Punkto pakeitimai:

Nr. (1.3 E)VE-66, 2015-10-26, paskelbta TAR 2015-10-26, i. k. 2015-16746

21. Patvirtintas patikrinimų planas ir jo pakeitimai per 3 darbo dienas skelbiami Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje arba į planą įtraukti licencijų turėtojai ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po patikrinimų plano patvirtinimo ar jo pakeitimo informuojami individualiai.

_________________

Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar)

saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir

neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo

1 priedas

(Licencijos turėtojo – juridinio asmens, teikiančio dokumentų tvarkymo paslaugą, darbuotojo, kurio darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, anketos forma)

___________________________________________________________________________

(licencijos turėtojo, teikiančio dokumentų tvarkymo paslaugą, pavadinimas ir jo darbuotojo, kurio darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, pareigos)

LICENCIJOS TURĖTOJO, TEIKIANČIO DOKUMENTŲ TVARKYMO PASLAUGĄ, DARBUOTOJO, KURIO DARBAS TIESIOGIAI SUSIJĘS SU LICENCIJUOJAMA VEIKLA, ANKETA

________________ Nr. ________

(data)

_____________________

(vieta)

I. DARBUOTOJO PROFESINĖ KVALIFIKACIJA

Eil. Nr.	Profesinę kvalifikaciją patvirtinančio dokumento pavadinimas	Profesinę kvalifikaciją patvirtinantį dokumentą išdavusios įstaigos pavadinimas	Profesinę kvalifikaciją patvirtinančio dokumento išdavimo data
1.
2.
3.
...

II. DARBUOTOJO DARBO PATIRTIS

Eil. Nr.	Įstaigos pavadinimas	Pareigų pavadinimas	Išdirbtas laikotarpis
Eil. Nr.	Įstaigos pavadinimas	Pareigų pavadinimas	nuo	iki
1.
2.
3.
...

Kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų kopijos:

...

______________________ ____________ ____________________

(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)

Paaiškinimas. Prie licencijos turėtojo, teikiančio dokumentų tvarkymo paslaugą, darbuotojo, kurio darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, anketos turi būti pridėtos darbuotojo profesinę kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų kopijos.

_________________

Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar)

saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir

neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo

2 priedas

(Licencijos turėtojo – fizinio asmens, teikiančio dokumentų tvarkymo paslaugą, anketos forma)

___________________________________________________________________________

(licencijos turėtojo, teikiančio dokumentų tvarkymo paslaugą, vardas ir pavardė)

LICENCIJOS TURĖTOJO, TEIKIANČIO DOKUMENTŲ TVARKYMO PASLAUGĄ, ANKETA

________________

(data)

_____________________

(vieta)

I. PROFESINĖ KVALIFIKACIJA

Eil. Nr.	Profesinę kvalifikaciją patvirtinančio dokumento pavadinimas	Profesinę kvalifikaciją patvirtinantį dokumentą išdavusios įstaigos pavadinimas	Profesinę kvalifikaciją patvirtinančio dokumento išdavimo data
1.
2.
3.
...

II. DARBO PATIRTIS

Eil. Nr.	Įstaigos pavadinimas	Pareigų pavadinimas	Išdirbtas laikotarpis
Eil. Nr.	Įstaigos pavadinimas	Pareigų pavadinimas	nuo	iki
1.
2.
3.
...

Kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų kopijos:

____________ ______________________

(parašas) (vardas ir pavardė)

Paaiškinimas. Prie licencijos turėtojo, teikiančio dokumentų tvarkymo paslaugą, anketos turi būti pridėtos profesinę kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų kopijos.

__________________

Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar)

saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir

neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo

3 priedas

(Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi patikrinimo akto forma)

(herbas)

___________________________________________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

LICENCIJUOJAMOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGŲ LAIKYMOSI PATIKRINIMO AKTAS

__________ Nr._______

(data)

_________________

(vieta)

Patikrinimo teisinis pagrindas _________________________________________________

Juridinio asmens pavadinimas arba fizinio asmens vardas ir pavardė_________________

___________________________________________________________________________

Licencijos Nr._______________________________________________________________

Patikrinimo rezultatai

Saugykla (adresas / Nr.) _______

Stelažai ________________________________________________________________

Langai ________________________________________________________________

Apšvietimas ____________________________________________________________

Papildoma gaisro gesinimo priemonė (nešiojamieji gesintuvai) _____________________

Temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai___________________________________

Mikroklimato parametrai___________________________________________________

Dokumentai saugomi _____________________________________________________

(apsauginiai dangalai ir kt.)

Kitos licencijuojamos paslaugos teikimo sąlygos___________________________________

___________________________________________________________________________

Išvados ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Pasiūlymai _________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Patikrinimą atliko

___________________ _______________ ___________________

(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)

___________________ _______________ ___________________

(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)

Atliekant patikrinimą dalyvavo ir akto vieną egzempliorių gavo

_______________________________________________

(juridinio asmens atstovo pareigų pavadinimas, jei licencijos turėtojas juridinis asmuo)

___________________

(parašas)

____________________________

(vardas ir pavardė)

____________________________

(data)

_________________

Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar)

saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir

neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo

4 priedas

Licencijuojamos dokumentų saugojimo

paslaugos teikimo sąlygų laikymosi

_______ patikrinimo akto Nr. ______

priedas

LICENCIJUOJAMOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGŲ LAIKYMOSI KONTROLINIS KLAUSIMYNAS

Juridinio asmens pavadinimas arba fizinio asmens vardas ir pavardė _________________

___________________________________________________________________________

Licencijos Nr. _____________, išdavimo data ____________________________________ .

Eil. Nr.	Klausimas		Taip	Ne	N/N*	Pastabos
BENDRIEJI SAUGYKLŲ ĮRENGIMO REIKALAVIMAI
1.	Ar saugyklos įrengtos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose?		£[]	£[]	£[]
2.	Ar saugyklų aukštis yra ne mažesnis kaip 250 cm?		£[]	£[]	£[]
3.	Ar saugyklose yra įrengti langai?		£[]	£[]	£[]
4.	Ar saugyklose yra užtikrinta dokumentų apsauga nuo tiesioginės dienos šviesos?		£[]	£[]	£[]
5.	Ar saugyklos apsaugotos nuo įsilaužimo?		£[]	£[]	£[]
6.	Ar saugyklose yra dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių?		£[]	£[]	£[]
7.	Ar evakuacijos kryptis ant saugyklos grindų pažymėta liuminescenciniais dažais?		£[]	£[]	£[]
8.	Ar saugykloms apšviesti naudojami liuminescenciniai šviestuvai?		£[]	£[]	£[]
9.	Ar saugykloms apšviesti naudojami kaitriniai šviestuvai?		£[]	£[]	£[]
10.	Ar atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm?		£[]	£[]	£[]
11.	Ar saugyklose yra įrengtos darbo vietos?		£[]	£[]	£[]
12.	Ar saugyklų įrangai panaudotos medžiagos turi neigiamos įtakos saugomiems dokumentams?		£[]	£[]	£[]
13.	Ar stacionarieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių?		£[]	£[]	£[]
14.	Ar mobilieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką?		£[]	£[]	£[]
15.	Ar stelažų viršutinės lentynos yra uždengtos?		£[]	£[]	£[]
16.	Ar atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm?		£[]	£[]	£[]
17.	Ar saugyklose įrengta oro kondicionavimo sistema?		£[]	£[]	£[]
18.	Ar saugyklose yra temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai?		£[]	£[]	£[]
		DOKUMENTŲ SAUGOJIMO REIKALAVIMAI
19.	Ar saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną?		£[]	£[]	£[]	Tikrinimo metu pateikiami dokumentai
20.	Ar dokumentai saugomi apsauginiuose dėkluose?		£[]	£[]	£[]
21.	Ar laikomasi reikalavimo saugyklose dokumentų nelaikyti ant grindų, palangių?		£[]	£[]	£[]
22.	Ar laikomasi reikalavimo saugyklose nelaikyti pašalinių daiktų?		£[]	£[]	£[]

*N/N – netikrinta arba neaktualu.

Kontroliniai klausimai parengti vadovaujantis Dokumentų saugojimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 (Žin., 2012, Nr. 2-64).

Saugyklų mikroklimato parametrai T °C ir H % tikrinimo metu: ________________________

_________________

Papildyta priedu:

Nr. V-65, 2012-07-02, Žin., 2012, Nr. 79-4129 (2012-07-05), i. k. 112508AISAK0000V-65

Pakeitimai:

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Įsakymas

Nr. V-65, 2012-07-02, Žin., 2012, Nr. 79-4129 (2012-07-05), i. k. 112508AISAK0000V-65

Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 12 d. įsakymo Nr. V-119 "Dėl Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo patvirtinimo" pakeitimo

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Įsakymas

Nr. (1.3 E)VE-66, 2015-10-26, paskelbta TAR 2015-10-26, i. k. 2015-16746

Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 12 d. įsakymo Nr. V-119 „Dėl Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo