Suvestinė redakcija nuo 2016-05-31 iki 2022-04-27
Įsakymas paskelbtas: Žin. 2007, Nr. 100-4087, i. k. 1072270ISAK001R-360
Nauja redakcija nuo 2013-01-01:
Nr. 1R-255, 2012-10-15, Žin. 2012, Nr. 120-6053 (2012-10-17), i. k. 1122270ISAK001R-255
LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL NOTARO PROFESINĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ TVARKYMO, SAUGOJIMO IR PERDAVIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2007 m. rugsėjo 17 d. Nr. 1R-360
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos notariato įstatymo 151 straipsniu,
Preambulės pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
t v i r t i n u Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisykles (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2007 m. rugsėjo 17 d. įsakymu Nr. 1R-360
(Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2012 m. spalio 15 d. įsakymo Nr. 1R-255
redakcija)
NOTARO PROFESINĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ TVARKYMO, SAUGOJIMO IR PERDAVIMO TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
Pakeistas skyriaus pavadinimas:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
1. Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklės (toliau – taisyklės) nustato notaro profesinės veiklos metu sudarytų ir gautų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimus. Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal šių taisyklių ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės), reikalavimus.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos notariato įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, kitais teisės aktais.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
3. Už notaro dokumentų tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir perdavimą atsako notaras.
Pasibaigus notaro įgaliojimams arba sustabdžius notaro įgaliojimus, už jo veiklos metu sudarytų dokumentų saugojimą ir naudojimą atsako Lietuvos notarų rūmai.
4. Notaro dokumentų tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir perdavimo toliau saugoti kontrolę vykdo Lietuvos notarų rūmai.
41. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatyme, Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse vartojamas sąvokas.
Papildyta punktu:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
II SKYRIUS
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS
Pakeistas skyriaus pavadinimas:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Dokumentų registravimas
5. Notaro parengti ir gauti su jo veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas notaro dokumentų apskaitos sistemoje, užtikrinta jų paieška ir priėjimo prie dokumentų galimybės.
6. Notaro dokumentai registruojami vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytais bendraisiais dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos, taip pat šių taisyklių reikalavimais.
7. Notaro dokumentai registruojami dokumentų registruose. Už dokumentų registravimą registruose atsakingas notaras. Dokumentų registrai nustatomi notaro dokumentacijos plane pagal Lietuvos notarų rūmų parengtą Notaro veiklos dokumentų registrų sąrašą, kuriame turi būti nurodytas kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys, registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis).
Dokumentų registruose registruojami notaro vienų kalendorinių metų dokumentai, jeigu kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Notaro sudaryti dokumentai registruojami tą dieną, kai jie pasirašomi ar patvirtinami. Notaro gauti dokumentai registruojami jų gavimo dieną.
71. Elektroniniai dokumentai gali būti registruojami bendruose ar jungtiniuose registruose kartu su popieriniais dokumentais, nurodant, kad dokumentas yra elektroninis. Notaras gali nustatyti ir atskirus elektroninių dokumentų registrus. Jei sudaromas atskiras elektroninių dokumentų registras, jo identifikavimo žymuo gali būti papildytas raide E.
Registruojant elektroninį dokumentą, jam suteikiamas registracijos numeris, kurį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Šie registravimo duomenys turi būti unikalūs.
Papildyta punktu:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
8. Notaro įsakymai registruojami taip:
8.1. Įsakymai personalo, veiklos organizavimo ir atostogų klausimais registruojami Įsakymų personalo, veiklos organizavimo ir atostogų klausimais registre (1 priedas), kurio identifikavimo žymuo – PV.
8.2. Įsakymų registre įrašomi šie duomenys: įsakymo registracijos numeris ir registravimo data, įsakymo pavadinimas (antraštė).
9. Kiti notaro dokumentai (aktai, pažymos ir kt.), notaro siunčiami ir gauti dokumentai registruojami taip:
9.1. Aktai, pažymos ir kiti notaro dokumentai, išskyrus siunčiamus ir gautus dokumentus, registruojami Bendrame dokumentų registre (2 priedas), kurio identifikavimo žymuo – B, jeigu kiti teisės aktai nenustato kitaip. Bendrame dokumentų registre įrašomi šie duomenys: registruojamo dokumento registracijos data ir numeris, pavadinimas (antraštė).
9.2. Notaro siunčiami dokumentai registruojami Siunčiamų dokumentų registre (3 priedas), kurio identifikavimo žymuo – S. Registre įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris ir registravimo data, adresatas, pavadinimas (antraštė).
9.3. Notaro gauti dokumentai registruojami Gautų dokumentų registre (4 priedas), kurio identifikavimo žymuo – G. Registre įrašomi šie duomenys: dokumento gavimo data ir registracijos numeris, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, dokumento pavadinimas (antraštė).
9.4. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautos dokumentų kopijos ar dokumentų skaitmeninės kopijos išspausdinamos ir registruojamos pagal šių taisyklių 9.3 papunktyje nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas šio dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
9.41. Elektroninių ryšių priemonėmis gautas elektroninis dokumentas registruojamas, jei atitinka Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis. Jei šių reikalavimų neatitinkantis dokumentas gaunamas iš užsienio korespondentų, sprendimą dėl jo įtraukimo į apskaitą ir tolesnio valdymo priima notaras. Gavus neatpažįstamo formato elektroninį dokumentą ar elektroninį dokumentą, kurio neįmanoma atidaryti ir apdoroti, apie tai informuojamas siuntėjas.
Papildyta papunkčiu:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
9.51. Gauto elektroninio dokumento registravimo duomenys (gauto elektroninio dokumento gavimo data, gavimo registracijos numeris, dokumentą gavusio notaro vardas, pavardė) nurodomi metaduomenyse. Gauto elektroninio dokumento gavimo data ir gavimo registracijos numeris, jį gavusio notaro vardas ir pavardė elektroninio dokumento turinyje nenurodomi.
Papildyta papunkčiu:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
10. Dokumentuose registravimo data ir registracijos numeris, gautuose dokumentuose – dokumento gavimo data ir registracijos numeris rašomi pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų rengimo reikalavimus.
11. Dokumentų registruose gali būti ir papildomų su dokumento apyvarta susijusių duomenų: rezoliucijos tekstas, dokumento užduoties vykdytojas, bylos, į kurią įdėtas dokumentas, nuoroda, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamais dokumentais), kiti reikalingi duomenys.
12. Jei reikalinga, notaras veiklos dokumentus registruoja ir kituose registruose, numatytuose Notaro veiklos dokumentų registrų sąraše (pvz., Įteikiamų dokumentų registras, Gautų, pateiktų sąskaitų, išduotų kvitų registras ir pan.).
13. Dokumentai, sudaryti atliekant notarinius veiksmus, ir notariniai veiksmai registruojami taip:
13.1. Oficialieji, oficialiesiems testamentams prilyginami ir asmeniniai testamentai registruojami Testamentų apskaitos abėcėlinėje registravimo knygoje (registre) (5 priedas).
13.2. Pareiškimai dėl palikimo priėmimo registruojami Palikimui priimti prašymų registravimo knygoje (registre) (6 priedas).
13.3. Paveldėjimo bylos registruojamos Paveldėjimo bylų apskaitos abėcėlinėje registravimo knygoje (registre) (7 priedas).
13.5. Prašymų įforminti vekselio ar čekio protestą registravimo registro, užprotestuotų dėl neapmokėjimo ar neakceptavimo vekselių viešo registro, informacijos apie klientų atliktas operacijas pinigais registro tvarkymo, jų pildymo tvarka nustatyta kituose teisės aktuose.
Bylų sudarymas ir tvarkymas
14. Notaro sudaryti ar gauti ir užregistruoti dokumentai turi būti sisteminami (dedami į bylas) pagal notaro dokumentacijos planą (8 priedas). Notaro dokumentacijos planas rengiamas kasmet, likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos, pagal Lietuvos notarų rūmų parengtą Notaro veiklos bylų sąrašą, atsižvelgiant į Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse, taip pat šiose taisyklėse nustatytus reikalavimus.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
141. Notaro gauti, užregistruoti ir atspausdinti elektroninių dokumentų nuorašai ir (ar) išrašai priskiriami bylai pagal notaro dokumentacijos planą.
Papildyta punktu:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
15. Iš notaro dokumentų sudaromos bylos, kurios į dokumentacijos planą įrašomos tokia tvarka:
15.2. Į dokumentacijos planą bylos įrašomos pagal notarui nustatytas veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos notaro pasirinkta tvarka.
Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, kiekvienos srities bylos – kaip papunkčiai.
15.3. Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris.
Įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas (eilės numeris) nekeičiamas. Jeigu kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos indeksas (eilės numeris) į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Kai tokia byla po kelerių metų vėl sudaroma, jai suteikiamas buvęs indeksas (eilės numeris).
15.4. Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminas nurodomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro tvirtinama notaro profesinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodykle (toliau – Rodyklė). Tais atvejais, jei į bylą numatoma dėti skirtingo saugojimo termino dokumentus, bylos saugojimo terminas nurodomas pagal į bylą dedamų dokumentų ilgiausią saugojimo terminą.
16. Bylos sudaromos pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos, taip pat šiuos reikalavimus:
16.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, notaro sudarytų ar gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas paveldėjimo bylas.
16.3. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį.
16.4. Gauti teisės aktai notaro veiklos klausimais dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis, saugojimo terminus ar sudarytojus. Jei tokių dokumentų nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą pagal saugojimo terminus.
16.5. Notaro parengti įsakymai personalo, veiklos organizavimo ir atostogų klausimais dedami į vieną bylą.
17. Bylų antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloje esančių dokumentų rūšį, turinį ir temą:
17.2. Jeigu byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.
17.3. Jeigu byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienu klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“.
17.4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai (temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai, pvz., „Susirašinėjimo su Lietuvos notarų rūmais notarų veiklos klausimais dokumentai“, „Susirašinėjimo su fiziniais (ar juridiniais) asmenimis atsisakymo atlikti notarinį veiksmą klausimais dokumentai“ ir pan.
18. Pagal Lietuvos notarų rūmų parengtą Notaro veiklos bylų sąrašą parengtas notaro dokumentacijos planas su Lietuvos notarų rūmais derinamas ne rečiau kaip kartą per 5 metus.
19. Jeigu per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nenumatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas (9 priedas). Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas iš eilės pagal suderinto dokumentacijos plano atitinkamo punkto papunktį.
Parengtas dokumentacijos plano papildymų sąrašas derinamas su Lietuvos notarų rūmais.
20. Dokumentai į dokumentacijos plane numatytas bylas dedami ir bylos sudaromos pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos, taip pat šiuos reikalavimus:
20.1. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę.
20.3. Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautą dokumento kopiją ar dokumento skaitmeninę kopiją užregistravus ir, jei reikia, parašius rezoliuciją vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas dokumento originalas ir pirmiau gautos kopijos pirmas lapas su jį gavusio notaro padarytais įrašais (jei jie neperrašomi ant gauto dokumento originalo).
20.4. Bylos sudaromos ne daugiau kaip iš 150–200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas.
20.5. Į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius. Dokumentų juodraščiai, grąžintini dokumentai į bylas nededami.
20.9. Priedai ir pridedami dokumentai, neatsižvelgiant į jų datas, dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jeigu priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, iš jų gali būti sudaroma atskira byla (tomas).
20.10. Notaro įsakymų dėl darbuotojų priėmimo į darbą, atleidimo iš jo, pareigų, atlyginimo pakeitimo kopijos, kiti dokumentai, tiesiogiai susiję su konkrečiu darbuotoju, dedami į darbuotojo asmens bylą.
20.11. Dokumentų registrai, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui, dedami į bylas pagal jų saugojimo terminus arba į registre registruotų dokumentų bylas.
20.13. Paveldėjimo dokumentai dedami į atskiras bylas pagal palikėją (kiekvienam palikėjui sudaroma atskira byla):
20.13.1. Papildomai pateikti dokumentai dedami prie pagrindinės paveldėjimo bylos, jei ji saugoma notaro biure.
20.14. Prašymai anuliuoti testamentus dedami į testamentų bylas. Jei testamentai buvo patvirtinti iki 2001 m. liepos 1 d. (iki jų registravimo Testamentų registre) ir saugomi Lietuvos notarų rūmų arba valstybės archyvuose, prašymų apie tokių testamentų anuliavimą vienas egzempliorius išsiunčiamas į atitinkamą archyvą.
20.15. Nekilnojamojo daikto priėmimo ir perdavimo aktai, liudijimai, pakvitavimai apie sutarčių sąlygų įvykdymą, susitarimai panaikinti sutartis ar pakeisti sutarčių sąlygas dedami prie sutarčių. Jei sutartys pasirašytos kito notaro ar ankstesniais metais, – į atskiras bylas chronologine tvarka.
20.16. Prašymai išduoti notaro bylose saugomų dokumentų dublikatus, liudijimus ir pažymas apie notarinius veiksmus, notarinio registro išrašus ir išduotų dokumentų antrieji egzemplioriai (kopijos) dedami chronologine tvarka (išduoto dokumento antrasis egzempliorius (kopija) dedamas po prašymo).
20.17. Dokumentų laikino perdavimo naudotis aktai (10 priedas) ir poėmio protokolai (jeigu tokių yra) dedami į vieną bylą.
Pagal dokumentų laikino perdavimo naudotis aktą ar poėmio protokolą iš bylos išimto dokumento vietoje dedama to dokumento kopija. Grąžintas dokumentas dedamas atgal į bylą, dokumento kopija išimama.
20.18. Elektroninių dokumentų nuorašai ir (ar) išrašai spausdinami ir tvirtinami Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“, nustatyta tvarka ir dedami į bylą pagal patvirtintą notaro dokumentacijos planą.
Papildyta papunkčiu:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
21. Notaro dokumentai tvarkomi praėjus vieniems kalendoriniams metams po bylų užbaigimo:
21.1. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį, įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes ir saugojimo terminus.
21.2. Jei tam tikros dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami dvejų kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių taisyklių 20.4 papunktyje.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
21.3. Ilgai saugomose bylose (bylose, kurias nustatyta saugoti nuo 26 iki 100 metų) ir notarinių veiksmų bylose, kurias nustatyta saugoti nuo 10 iki 25 metų, dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu notaro registruotu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
Jeigu byla sudaryta iš vardinių dokumentų, patikrinamas dokumentų išdėstymas pavardžių abėcėlės tvarka.
21.4. Jeigu byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar dokumentų saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas. Dokumentų nereikalingi egzemplioriai iš bylos išimami.
21.5. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai išspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką. Jei sudaromas atskiras elektroninių dokumentų registras, jis saugomas informacinių technologijų priemonėmis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių taisyklių nustatyta tvarka.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
22. Ilgai saugomų bylų lapai numeruojami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos, taip pat šiuos reikalavimus:
22.1. Bylos lapai numeruojami arabiškais skaitmenimis, kiekvienos bylos (tomo) lapai numeruojami atskirai.
23. Sunumeravus ilgai saugomos bylos lapus, kiekvienos bylos gale įdedamas bylos baigiamojo įrašo lapas (12 priedas), kuriame skaitmenimis ir žodžiais rašomas sunumeruotų bylos lapų skaičius, raidinių ir praleistų lapų numeriai, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t. t.) numeriai ir bylos vidaus apyrašo (jeigu toks yra) lapų skaičius.
24. Bylos antraštiniame lape (13 priedas) bylą sudariusio notaro pavadinimas (notaro biuro pavadinimas, notaro vardas ir pavardė), bylos indeksas, bylos antraštė, bylos chronologinės ribos (data), bylos saugojimo terminas rašomi pagal dokumentacijos planą. Jeigu per kalendorinius metus notaro pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniame lape nurodomas paskutinis pavadinimas.
25. Sutvarkytos ir įformintos ilgai saugomos ir notarinių veiksmų trumpai saugomos bylos, užbaigti bylų apyrašai dedami į aplankus be metalinių laikiklių.
26. Kitos trumpai saugomos bylos nepertvarkomos, dokumentai gali būti paliekami aplankuose su metaliniais laikikliais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
III SKYRIUS
BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS IR PERDAVIMAS
Pakeistas skyriaus pavadinimas:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
28. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos. Pasibaigus nustatytam minimaliam bylos saugojimo terminui, atliekama dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Elektroninių dokumentų vertės ekspertizė atliekama ir sprendimas dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo priimamas vadovaujantis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimais. Elektroniniai dokumentai saugomi Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių taisyklių nustatyta tvarka.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
29. Kiekvieno notaro veiklos metu sudarytų ilgai saugomų ir notarinių veiksmų bylų, kurias nustatyta saugoti 25 metus, bylų apskaita daroma bylų apyrašuose (jų tęsiniuose). Trumpai saugomų notarinių veiksmų bylų, kurias nustatyta saugoti 10 metų, apskaita vedama tokių bylų sąrašuose.
30. Sutvarkytos pagal šių taisyklių 21–26 punktuose nustatytus reikalavimus ilgai saugomos bei notarinių veiksmų bylos, kurias nustatyta saugoti 25 metus, į bylų apyrašus įrašomos ir trumpai saugomų notarinių veiksmų bylų, kurias nustatyta saugoti 10 metų, sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
31. Bylų apyrašai sudaromi pagal bylų saugojimo terminus. Apyrašo pavadinimą sudaro į apyrašą įrašomų bylų apibendrintas pavadinimas, jų saugojimo terminas ir apyrašo numeris.
32. Į bylų apyrašus įrašomos:
32.1. kalendoriniais metais užbaigtos ilgai saugomos bylos ir notarinių veiksmų bylos, kurias nustatyta saugoti 25 metus;
33. Bylos į apyrašus įrašomos pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, taip pat šiuos reikalavimus:
33.1. Bylos įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų kalendorinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką dokumentacijos plane.
33.3. Bylos (jų tomai) įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kiekvienam suteikiamas atskiras apskaitos numeris.
33.4. Į apyrašą įrašoma kiekvieno apskaitos vieneto antraštė, chronologinės ribos (data), lapų skaičius.
Jeigu prie visų į apyrašą įrašytų dokumentų priėjimas yra ribojamas, tai nurodoma bylų apyrašo (jo tęsinio) pirmojo lapo viršutinėje paraštėje.
35. Suderinus bylų apyrašą, bylos apskaitos duomenys (apyrašo ir bylos numeriai) užrašomi kiekvienos į bylų apyrašą įrašytos bylos antraštiniame lape ir ant aplanko.
Jeigu į apyrašą įrašyta byla papildoma reikalingais dokumentais, jie numeruojami eilės tvarka ir nurodomi bylos baigiamajame įraše.
36. Papildomus įrašus bylų baigiamuosiuose įrašuose, taip pat taisymus suderintuose bylų apyrašuose gali atlikti tik notaras ar kitas jo įgaliotas asmuo. Įrašius reikalingą įrašą ar žymą pasirašoma, nurodoma vardas ir pavardė, data.
37. Notaro sudarytos bylos įrašomos į toliau tęsiamus arba naujai sudaromus tokius bylų apyrašus:
37.1. Į Notarinių veiksmų ilgai saugomų (100 m.) bylų apyrašą Nr. 2 (14 priedas) įrašomos notariškai patvirtintų, priimtų saugoti oficialiesiems testamentams prilyginamų testamentų, asmeninių testamentų, liudijimų, aktų dėl asmeninių testamentų priėmimo, prašymų anuliuoti testamentus ir kitos notarinių veiksmų bylos, kurioms nustatytas 100 metų saugojimo terminas.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
37.2. Notariniai registrai įrašomi į Notarinių registrų ilgai saugomų (100 m.) bylų apyrašą Nr. 3 (15 priedas). Registrai įrašomi chronologine tvarka.
37.3. Į Notarinių veiksmų ilgai saugomų (75 m.) bylų apyrašą Nr. 4 (16 priedas) įrašomos sutartys, aktai, liudijimai, susitarimai, hipotekos ir įkeitimo sandoriai, jų pakeitimai, paveldėjimo ir kitos notarinių veiksmų bylos, kurioms nustatytas 75 metų saugojimo terminas.
Paveldėjimo bylos įrašomos abėcėlės tvarka (pagal palikėjo pavardę). Kitos bylos įrašomos pagal bylų išdėstymo tvarką Rodyklėje ar notaro dokumentacijos plane ir chronologiją.
37.4. Notariškai patvirtintų sutarčių, prašymų registruoti Juridinių asmenų registre bylos, kurioms nustatytas 25 metų saugojimo terminas, įrašomos į Notarinių veiksmų bylų, saugomų 25 metus bylų apyrašą Nr. 5 (17 priedas). Bylos įrašomos pagal bylų išdėstymo tvarką notaro dokumentacijos plane ir chronologiją.
38. Notarinių veiksmų bylos, kurioms nustatytas 10 metų saugojimo terminas, įrašomos į Notarinių veiksmų trumpai saugomų (10 m.) bylų sąrašą (19 priedas).
39. Bylos į apyrašus ar sąrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų kalendorinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką Rodyklėje ar dokumentacijos plane.
40. Ilgai saugomų bylų apyrašai, 25 metus saugomų notarinių veiksmų bylų apyrašai, trumpai saugomų notarinių veiksmų bylų sąrašai derinami su Lietuvos notarų rūmais.
41. Atlikus dokumentų vertės ekspertizę ir sudarius bylų apyrašus, jei reikia, dokumentams, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, surašomas dokumentų naikinimo aktas (20 priedas). Į dokumentų naikinimo aktą įrašoma kiekvienos naikinti atrinktos bylos antraštė, nurodomas dokumentų naikinimo būdas, atsakingas už dokumentų sunaikinimą asmuo. Dokumentų naikinimo aktai derinami pagal šių taisyklių 40 punkte nustatytus reikalavimus.
Notaro dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad nebūtų įmanoma atkurti juose esančios informacijos ar jos dalies turinio.
42. Priėjimas prie notarinių veiksmų dokumentų ir jų apskaitos dokumentų yra ribojamas. Tai nurodoma bylų apyrašo ar bylų sąrašo pirmojo lapo viršutinėje skiltyje.
43. Pasibaigus notaro įgaliojimams pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, taip pat šių taisyklių reikalavimus sutvarkomi visų metų notaro veiklos ir notarinių veiksmų dokumentai, bylų apyrašai, sąrašai užbaigiami, sudaromi naikinimo aktai. Sudaromas perduodamų bylų aktas. Visi apskaitos dokumentai derinami pagal šių taisyklių 40 punkte nustatytus reikalavimus.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
44. Notaro dokumentai saugomi pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų saugojimo reikalavimus, jeigu kiti teisės aktai nenumato kitaip.
45. Oficialieji, oficialiesiems testamentams prilyginami ir asmeniniai testamentai saugomi Lietuvos Respublikos notariato įstatymo nustatyta tvarka.
46. Notaro dokumentai saugomi notaro biuro patalpose arba pagal dokumentų perdavimo aktą (22 priedas) gali būti perduoti saugoti į Lietuvos notarų rūmų archyvą.
47. Pasibaigus notaro įgaliojimams, sustabdžius notaro įgaliojimus, perkėlus notarą iš vienos savivaldybės į kitą, notaro dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs, kartu su jų apskaitos dokumentais toliau tvarkomi ir saugomi teisės aktų nustatyta tvarka.
SUDERINTA
Lietuvos vyriausiasis archyvaras
Ramojus Kraujelis
2012 m. spalio 9 d.
Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo,
saugojimo ir perdavimo taisyklių
1 priedas
(Įsakymų registro formos pavyzdys)
________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ______________________________
(vardas ir pavardė)
ĮSAKYMŲ PERSONALO, VEIKLOS ORGANIZAVIMO IR ATOSTOGŲ KLAUSIMAIS REGISTRAS PV
| Reg. Nr. |
Data |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Pastabos |
|
|
|
|
|
| __________________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Pastabos:
1. Įsakymų registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei ilgai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.
_________________
Priedo pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo,
saugojimo ir perdavimo taisyklių
2 priedas
(Bendro dokumentų registro formos pavyzdys)
________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) _________________________
(vardas ir pavardė)
BENDRAS DOKUMENTŲ REGISTRAS B
| Reg. Nr. |
Data |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Pastabos |
|
|
|
|
|
| __________________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Pastabos:
1. Bendro dokumentų registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.
_________________
Priedo pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo,
saugojimo ir perdavimo taisyklių
3 priedas
(Siunčiamų dokumentų registro formos pavyzdys)
_________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) _________________________
(vardas ir pavardė)
SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS S
| Reg. Nr. |
Data |
Adresatas |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| __________________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Pastabos:
1. Siunčiamų dokumentų registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.
_________________
Priedo pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo,
saugojimo ir perdavimo taisyklių
4 priedas
(Gautų dokumentų registro formos pavyzdys)
_________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) _________________________
(vardas ir pavardė)
GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS G
| Reg. Nr. |
Dokumento gavimo data |
Dokumento sudarytojo pavadinimas |
Gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
| __________________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Pastabos:
1. Gautų dokumentų registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.
_________________
Priedo pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo,
saugojimo ir perdavimo taisyklių
5 priedas
(Testamentų apskaitos abėcėlinės registravimo knygos (registro) formos pavyzdys)
_________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) _________________________
(vardas ir pavardė)
TESTAMENTŲ APSKAITOS ABĖCĖLINĖ REGISTRAVIMO KNYGA (REGISTRAS)
| Eil. Nr. |
Testamento data |
Testatorius (-iai) |
Testamentiniai įpėdiniai |
Registro Nr. |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
| __________________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Pastabos:
1. Knygos (registro) formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis (pvz., testamento įregistravimo Testamentų registre identifikavimo numeris, žyma apie testamento anuliavimą ir kt.).
2. Jei ilgai saugoma knyga (registras) buvo pildoma informacinių technologijų priemonėmis, ji gali būti pasirašoma laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.
_________________
Priedo pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo,
saugojimo ir perdavimo taisyklių
6 priedas
(Palikimui priimti prašymų registravimo knygos (registro) formos pavyzdys)
_________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) _________________________
(vardas ir pavardė)
PALIKIMUI PRIIMTI PRAŠYMŲ REGISTRAVIMO KNYGA (REGISTRAS)
| Paveldėjimo bylos Nr. |
Pareiškimo apie palikimo priėmimą gavimo data |
Mirusiojo vardas, pavardė |
Mirties data |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
| __________________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Pastabos:
1. Knygos (registro) formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei trumpai saugoma knyga (registras) buvo pildoma informacinių technologijų priemonėmis, ji gali būti pasirašoma laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų.
_________________
Priedo pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo,
saugojimo ir perdavimo taisyklių
7 priedas
(Paveldėjimo bylų apskaitos abėcėlinės registravimo knygos ( registro) formos pavyzdys)
_________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) _________________________
(vardas ir pavardė)
PAVELDĖJIMO BYLŲ APSKAITOS ABĖCĖLINĖ REGISTRAVIMO KNYGA (REGISTRAS)
| Eil. Nr. |
Pareiškimo gavimo data |
Paveldėjimo bylos Nr. |
Mirusiojo vardas, pavardė |
Mirties data |
Pareiškėjo vardas, pavardė |
Paveldėjimo teisės liudijimo, papildomo liudijimo išdavimo data, registro Nr. |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| __________________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Pastabos:
1. Knygos (registro) formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
2. Jei ilgai saugoma knyga (registras) buvo pildoma informacinių technologijų priemonėmis, ji gali būti pasirašoma laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų.
_________________
Priedo pakeitimai:
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
8 priedas
(Dokumentacijos plano formos pavyzdys)
__________________________________________________________________________
(notaro (-ų) biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
_______ METŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS
____________ Nr. _________
(data)
________________________
(sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis ____________________________________
(teisės aktai ir lentelės 4 skiltyje
___________________________________________________________________________
vartojami jų sutrumpinimai)
| Bylos indeksas |
Bylos antraštė |
Bylos saugojimas |
Už bylos sudarymą atsakingo asmens vardas ir pavardė |
Pastabos |
Iš viso per metus užbaigta bylų |
|
| Saugojimo terminas |
Teisės akto ir jo punkto nuoroda |
|||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS |
|
|
|
|
|
| 1.1. |
Įsakymai personalo, veiklos organizavimo, atostogų klausimais ir jų registras |
50 m. |
...... |
...... |
|
|
| 1.2. |
...... |
...... |
...... |
...... |
|
|
| 1.3 |
...... |
...... |
...... |
...... |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. NOTARINIAI VEIKSMAI |
|
|
|
|
|
| 2.1. |
Notariniai registrai |
100 m. |
...... |
...... |
|
|
| 2.2. |
...... |
...... |
...... |
...... |
|
|
| 2.3. |
...... |
...... |
...... |
...... |
|
|
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
Dokumentacijos plano 7 skiltį užpildė
__________________________
(pareigų pavadinimas)
____________________________
(parašas)
__________________________
(vardas ir pavardė)
__________________________
(data)
Pastabos:
1. Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. notaras arba darbuotojas, atsakingas už notaro bylų apskaitą, dokumentacijos plano 7-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių. Jei per kalendorinius metus bylų sudaryta nebuvo, šioje skiltyje rašoma „0“.
2. Pagal Lietuvos notarų rūmų parengtą Notaro veiklos bylų sąrašą notaro dokumentacijos planas su Lietuvos notarų rūmais derinamas ne rečiau kaip kartą per 5 metus.
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
9 priedas
(Dokumentacijos plano papildymų sąrašo formos pavyzdys)
__________________________________________________________________________
(notaro (-ų) biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
_______METŲ DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMŲ SĄRAŠAS
____________ Nr. _________
(data)
________________________
(sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis _______________________________
(teisės aktai ir lentelės 4 skiltyje
___________________________________________________________________________
vartojami jų sutrumpinimai)
| Bylos indeksas |
Bylos antraštė |
Bylos saugojimas |
Už bylos sudarymą atsakingo asmens vardas ir pavardė |
Pastabos |
Iš viso per metus užbaigta bylų |
|
| Saugojimo terminas |
Teisės akto ir jo punkto nuoroda |
|||||
| 1 |
2 |
3 |
|
5 |
6 |
7 |
|
|
3. DOKUMENTŲ VALDYMAS |
|
|
|
|
|
| 3.5. |
Dokumentų naikinimo aktai |
.... |
.... |
.... |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
Dokumentacijos plano papildymų sąrašo 7 skiltį užpildė
__________________________
(pareigų pavadinimas)
____________________________
(parašas)
__________________________
(vardas ir pavardė)
__________________________
(data)
Pastaba. Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. notaras arba darbuotojas, atsakingas už notaro bylų apskaitą, dokumentacijos plano papildymų sąrašo 7-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių. Jei per kalendorinius metus bylų sudaryta nebuvo, šioje skiltyje rašoma „0“.
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
10 priedas
(Dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formos pavyzdys)
__________________________________________________
(notaro (-ų) biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ LAIKINO PERDAVIMO NAUDOTIS AKTAS
____________ Nr. _________
(data)
________________________
(sudarymo vieta)
1. Dokumentų perdavimo pagrindas:
1.1. __________________________________________________________________ .
(teisės akto (-ų), kuriuo (-iais) vadovaujantis perduodami dokumentai, nuorodos)
1.2. __________________________________________________________________ .
(rašytinio kreipimosi dėl dokumentų perdavimo nuoroda)
2. Dokumentus laikinai perima _____________________________________________
___________________________________________________________________________ .
(kodas ir įstaigos, organizacijos pavadinimas, jei asmuo – vardas ir pavardė, adresas, tel., toliau – Gavėjas)
3. Dokumentų perėmimo tikslas ____________________________________________
___________________________________________________________________________ .
4. Laikinai perduodami dokumentai:
| Fondo Nr. * |
Apyrašo Nr. |
Kito apskaitos dokumento pavadinimas |
Bylos Nr. (indeksas) |
Bylos antraštė (dokumento pavadinimas) |
Bylos chronologinės ribos (dokumento data ir Nr.) |
Lapų skaičius |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso laikinai perduodama _______________________________________________ .
(skaitmenimis ir žodžiais) (bylų ir (ar) dokumentų)
5. Dokumentų grąžinimo terminas _____________. Šis dokumentų gražinimo terminas, esant pagrįstiems motyvams, gali būti pratęstas tik perdavusiam asmeniui ir Gavėjui atskirai dėl to raštu susitarus.
6. Laikinai perimti dokumentai, juose esanti informacija arba dokumentų kopijos negali būti perduotos tretiesiems asmenims be dokumentus perdavusio asmens sutikimo, jei įstatymai nenustato kitaip. Gavėjas atsako už perimtų dokumentų saugumą ir fizinę būklę įstatymų, kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
7. Šis aktas surašytas dviem egzemplioriais: vienas – dokumentus perdavusiam asmeniui, kitas – Gavėjui.
Dokumentus perdavė
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
____________
(data)
Dokumentus priėmė
| ____________ (priėmusios įstaigos vadovo ar kito įgalioto asmens pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
____________
(data)
__________________________________________________________________________
Dokumentus grąžino
| ____________ (grąžinusios įstaigos vadovo ar kito įgalioto asmens pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
____________
(data)
Dokumentus priėmė
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
____________
(data)
Pastabos:
1. Aktas nesudaromas, kai ikiteisminio tyrimo įstaigos, darydamos poėmį, dokumentus paima pagal poėmio protokolą. Kai laikinai perduodami naudotis dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose, dokumento sudarytojo rekvizite vietoje notaro vardo ir pavardės, notaro biuro pavadinimo nurodoma – LIETUVOS NOTARŲ RŪMAI.
2.*Fondo numeris nurodomas, kai laikinai perduodami naudotis dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose.
3. Kai laikinai perduodami naudotis dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose, nurodomas dokumentus perduodančio ir grąžintus dokumentus priimančio asmens pareigų pavadinimas.
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
11 priedas
(Bylos vidaus apyrašo forma)
BYLOS VIDAUS APYRAŠAS
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Dokumento registracijos data arba dokumento gavimo data |
Dokumento registracijos numeris |
Bylos lapų numeriai |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Vidaus apyrašo lapų skaičius___________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
| ____________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
____________
(data)
Pastaba. Bylos vidaus apyrašo forma gali būti papildyta reikiamomis skiltimis. Vidaus apyrašą pasirašo jį rengęs darbuotojas.
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
12 priedas
(Bylos baigiamojo įrašo forma)
BYLOS BAIGIAMASIS ĮRAŠAS
Bylos lapų (puslapių) skaičius ______________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
iš jų:
raidiniai _______________________________________________________________
praleisti _______________________________________________________________
su defektais ____________________________________________________________
su įklijomis _____________________________________________________________
vokai su indėliais ________________________________________________________
Kita __________________________________________________________________ .
Bylos vidaus apyrašo lapų skaičius __________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
Pastabos. ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________ .
| ____________ (pareigų pavadinimas) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
____________
(data)
Papildomai sunumeruota:
| Lapo (puslapio) Nr. |
Iš viso byloje lapų (puslapių) (skaitmenimis ir žodžiais) |
Data |
Parašas, vardas ir pavardė |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
13 priedas
(Bylos antraštinio lapo forma)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
VILNIAUS MIESTO 00-OJO NOTARO (-Ų) BIURO
NOTARAS VARDENIS PAVARDENIS
______________
(bylos indeksas)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(bylos antraštė)
| F. Nr. _______ |
|
Pradėta _____________ |
| Ap. Nr. _____ |
|
Baigta ______________ |
| B. Nr. _______ |
|
Data _______________ |
|
|
|
Saugojimo terminas ___ |
Pastabos:
1. Nuoroda „Priėjimas prie dokumentų ribojamas“ rašoma, kai byla sudaryta iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai.
2. Fondo numeris nurodomas, kai notaro dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose.
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
14 priedas
(Bylų apyrašo formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ VEIKSMŲ ILGAI SAUGOMŲ (100 M.)
BYLŲ APYRAŠAS NR. 2
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
| Kiekis |
Matavimo vienetas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
2011 m. |
|
|
|
|
| 1. |
Notariškai patvirtinti testamentai |
2011-01-03 |
139 |
lapai |
|
|
|
|
2011-05-30 |
|
|
|
| 2. |
Notariškai patvirtinti testamentai |
2011-06-01 |
140 |
lapų |
|
|
|
|
2011-12-30 |
|
|
|
| .... |
.... |
.... |
.... |
|
|
Įrašyti__________________ apskaitos vienetai nuo Nr. _______________________ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. _________. Iš viso apyraše __________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai: __________________________________________ .
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
15 priedas
(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ REGISTRŲ ILGAI SAUGOMŲ (100 M.)
BYLŲ APYRAŠAS NR. 3
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
| Kiekis |
Matavimo vienetas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
2011 m. |
|
|
|
|
| 15. |
Notarinis registras |
2011-01-03 |
96 |
lapai |
|
|
|
|
2011-03-23 |
|
|
|
| 16. |
Notarinis registras |
2011-03-24 |
96 |
lapai |
|
|
|
|
2011-06-14 |
|
|
|
| .... |
.... |
.... |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyti__________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. _______________ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso apyraše _____________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai: __________________________________________ .
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
16 priedas
(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ VEIKSMŲ ILGAI SAUGOMŲ (75 M.)
BYLŲ APYRAŠAS NR. 4
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
| Kiekis |
Matavimo vienetas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
2011 m. |
|
|
|
|
| 15. |
Vardenio Pavardenio paveldėjimo byla |
2011-03-03 2011-05-25 |
46 |
lapai |
|
|
|
|
|
|
|
|
| ... |
... |
... |
... |
|
|
Įrašyti__________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. _______________ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso apyraše _____________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai: __________________________________________ .
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
17 priedas
(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ VEIKSMŲ BYLŲ, SAUGOMŲ 25 M.,
APYRAŠAS NR. 5
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Pastabos |
|
| 1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
2011 m. |
|
|
|
| 112. |
Preliminarios sutartys ir dokumentai, kuriais remiantis sutartys patvirtintos |
2011-01-03 |
|
|
| 2011-06-29 |
|
|||
| ... |
... |
... |
|
|
| ... |
... |
... |
|
Įrašyti __________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. ______________ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso apyraše _____________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai: __________________________________________ .
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir
perdavimo taisyklių
18 priedas
(Bylų apyrašo formos pavyzdys)
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
PERSONALO VALDYMO ILGAI SAUGOMŲ
BYLŲ APYRAŠAS NR. 6
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
|
|
|
|
Kiekis |
Matavimo vienetas |
|
|
|
2011 m. |
|
|
|
|
| 1. |
Įsakymai personalo, veiklos organizavimo, atostogų klausimais ir jų registras PV |
2011-01-03 |
6 |
lapai |
|
| 2011-12-22 |
|
||||
| 2. |
Vardo Pavardaičio asmens byla |
2010-05-06 2012-06-15 |
10 |
lapų |
|
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyti __________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. ______________ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso apyraše _____________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai: __________________________________________ .
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
19 priedas
(Bylų sąrašo tęsinio formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ VEIKSMŲ TRUMPAI SAUGOMŲ (10 M.)
BYLŲ SĄRAŠAS
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Pastabos |
|
|
2011 m. |
|
|
| 12. |
Įgaliojimai |
2011-01-03 |
10 m. (pasibaigus įgaliojimo terminui) |
| 2011-05-30 |
|||
| 13. |
Įgaliojimai |
2011-06-01 2011-12-31 |
|
| 14. |
Preliminariosios sutartys, dokumentai, kuriais remiantis sutartys patvirtintos |
2011-01-03 2011-05-30 |
|
Įrašyti __________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. ______________ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso sąraše ______________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai: __________________________________________ .
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
20 priedas
(Dokumentų naikinimo akto forma)
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
____________ Nr. _________
(data)
________________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis __________________________________________________________ ,
(dokumento pavadinimas, registracijos data ir registracijos numeris)
atrinkti naikinti šie dokumentai, kurių saugojimo terminas pasibaigęs:
| Eil. Nr. |
Bylos antraštė |
Bylos indeksas (apskaitos vieneto numeris pagal bylų apyrašą) |
Chronologinės ribos (data) |
Bylų (apskaitos vienetų skaičius) |
Saugojimoterminas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti ______________________________________________ bylos.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Už dokumentų sunaikinimą atsakingas ___________________________________________ .
(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Dokumentai turi būti naikinami _________________________________________________ .
(naikinimo būdas)
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių
21 priedas
(Apyrašo antraštinio lapo forma)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
FONDAS NR. _______________
__________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
__________________________________________________________________________
(apyrašo pavadinimas ir Nr.)
| F. Nr. _______ |
|
Pradėta _____________ |
| Ap. Nr. _____ |
|
Baigta ______________ |
| B. Nr. _______ |
|
Data _______________ |
|
|
|
Saugojimo terminas ___ |
Pastabos:
1. Nuoroda „Priėjimas prie dokumentų ribojamas“, kai ribojamas priėjimas prie visų į apyrašą įrašytų dokumentų.
2. Fondo numeris nurodomas, kai notaro dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose.
_________________
Notaro profesinės veiklos dokumentų
tvarkymo, saugojimo ir perdavimo
taisyklių
22 priedas
(Dokumentų perdavimo akto formos pavyzdys)
__________________________________________________
(notaro (-ų) biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė) ____________________________________
(vardas ir pavardė)
LIETUVOS NOTARŲ RŪMAI
DOKUMENTŲ PERDAVIMO AKTAS
____________ Nr. _________
(data)
________________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis __________________________________________________________ ,
(dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris)
__________________________________________________________________ perdavė, o
(notaro (-ės) vardas ir pavardė)
Lietuvos notarų rūmai, atstovaujami _______________________________________ , priėmė:
(vardas ir pavardė, pareigų pavadinimas)
| Eil. Nr. |
Apyrašo pavadinimas ir numeris ar kito apskaitos dokumento pavadinimas |
Perduodamų apskaitos vienetų numeriai (nuo Nr. ... iki Nr. ...) |
Apskaitos vienetų skaičius |
Pastabos |
| 1. |
Notarinių veiksmų ilgai saugomų (75 m.) bylų apyrašas Nr. 2 |
Nr. 1–Nr. 250 |
250 |
|
| 2. |
2010 m. trumpai saugomų bylų sąrašas |
Nr. 150–Nr. 300 |
151 |
|
Iš viso perduota __________________________________________ apskaitos vienetai.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Perdavė
| Notaras (-ė) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
Priėmė
| (Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė) arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos) |
__________ (parašas) |
_______________ (vardas ir pavardė) |
_________________
Pakeitimai:
1.
Lietuvos Respublikos teisingumo ministerija, Įsakymas
Nr. 1R-112, 2011-04-21, Žin., 2011, Nr. 48-2341 (2011-04-23), i. k. 1112270ISAK001R-112
Dėl teisingumo ministro 2007 m. rugsėjo 17 d. įsakymo Nr. 1R-360 "Dėl Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių patvirtinimo" pakeitimo
2.
Lietuvos Respublikos teisingumo ministerija, Įsakymas
Nr. 1R-255, 2012-10-15, Žin., 2012, Nr. 120-6053 (2012-10-17), i. k. 1122270ISAK001R-255
Dėl teisingumo ministro 2007 m. rugsėjo 17 d. įsakymo Nr. 1R-360 "Dėl Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių patvirtinimo" pakeitimo
3.
Lietuvos Respublikos teisingumo ministerija, Įsakymas
Nr. 1R-174, 2016-05-30, paskelbta TAR 2016-05-30, i. k. 2016-14319
Dėl teisingumo ministro 2007 m. rugsėjo 17 d. įsakymo Nr. 1R-360 „Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo