Suvestinė redakcija nuo 2023-11-14
Įsakymas paskelbtas: TAR 2020-04-08, i. k. 2020-07280
ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2020 m. balandžio 8 d. Nr. A-477
Šiauliai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos direktoriaus 2018 m. liepos 9 d. įsakymu Nr. T-63(1.12.E) „Dėl duomenų subjekto teisių įgyvendinimo pavyzdinių taisyklių patvirtinimo“:
1.Tvirtinu Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisykles (pridedama).
2. Į p a r e i g o j u Šiaulių miesto savivaldybės administracijos Bendrųjų reikalų skyrių supažindinti su šiuo įsakymu visų Šiaulių miesto savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių ir į padalinius neįeinančius valstybės tarnautojus ir darbuotojus, per dokumentų valdymo sistemą DVS „Avilys“.
PATVIRTINTA
Šiaulių miesto savivaldybės administracijos
direktoriaus 2020 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. A-477
(Šiaulių miesto savivaldybės administracijos
direktoriaus 2023 m. lapkričio 13 d. įsakymo Nr. A-1092 redakcija)
DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja duomenų subjektų teisių, įtvirtintų 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (toliau – Reglamentas), įgyvendinimo tvarką Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje (toliau – Administracija).
3. Duomenų subjektai turi šias teises, įtvirtintas Reglamente:
II SKYRIUS
TEISĖ ŽINOTI (BŪTI INFORMUOTAM) APIE SAVO ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
4. Administracija informuoja duomenų subjektus apie asmens duomenų tvarkymą užtikrindama sąžiningumo ir skaidrumo principų įgyvendinimą.
5. Informaciją apie Administracijoje atliekamą duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymą, nurodytą Reglamento 13 ir 14 straipsniuose, pateikiant:
5.1. informaciją Administracijoje esančiuose informaciniuose stenduose, Šiaulių miesto savivaldybės interneto svetainės www.siauliai.lt skiltyje „Asmens duomenų apsauga“, Administracijos leidžiamuose informaciniuose leidiniuose, skrajutėse, spaudoje, elektroniniu paštu, asmeniškai ir pan.;
5.2. bendravimo su duomenų subjektu metu tokiu būdu, kokiu duomenų subjektas kreipiasi į Administraciją;
5.3. vykdant vaizdo stebėjimą, duomenų subjektai prieš patenkant į patalpas ar teritoriją, kurioje vykdomas vaizdo stebėjimas, informuojami apie vykdomą vaizdo stebėjimą informacinėse lentelėse, nurodant, kad yra vykdomas vaizdo stebėjimas, duomenų valdytojo juridinio asmens pavadinimą, kontaktinius duomenis, vaizdo stebėjimo tikslą ir informaciją, kur galima rasti platesnę informaciją apie vykdomą vaizdo stebėjimą;
5.4. duomenų subjektų informavimas, kad Administracijoje teikiamos žodinės konsultacijos telefonu bus įrašomos;
6. Kai asmens duomenys renkami iš duomenų subjektų, įgyvendinant duomenų subjektų teisę būti informuotiems apie duomenų tvarkymą, duomenų subjektui turi būti pateikiama visa Reglamento 13 straipsnyje nurodyta informacija. Informaciją rekomenduojama teikti pagal Taisyklių 1 priede pateiktą formą.
7. Kai asmens duomenys renkami ne iš duomenų subjekto, duomenų subjektui turi būti pateikiama visa Reglamento 14 straipsnyje nurodyta informacija, laikantis Taisyklių 8.1. – 8.3. papunkčiuose nustatytų terminų. Informaciją rekomenduojama teikti pagal Taisyklių 1 priede pateiktą formą.
8. Kai duomenų subjekto duomenys renkami ne tiesiogiai iš duomenų subjekto, apie šio duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymą informuojama:
8.1. per pagrįstą laikotarpį nuo asmens duomenų gavimo, bet ne vėliau kaip per vieną mėnesį, atsižvelgiant į konkrečias asmens duomenų tvarkymo aplinkybes;
8.2. jeigu asmens duomenys bus naudojami ryšiams su duomenų subjektu palaikyti – ne vėliau kaip pirmą kartą susisiekiant su tuo duomenų subjektu; arba
9. Administracija turi teisę atsisakyti įgyvendinti duomenų subjekto teisę būti informuotam apie duomenų tvarkymą, jeigu:
9.3. asmens duomenų gavimas ar atskleidimas aiškiai nustatytas Europos Sąjungos teisės aktuose arba Lietuvos Respublikos teisės aktuose, kuriuose nustatytos tinkamos teisėtų duomenų subjektų interesų apsaugos priemonės;
III SKYRIUS
TEISĖ SUSIPAŽINTI SU SAVO ASMENS DUOMENIMIS
11. Duomenų subjektas, įgyvendindamas teisę susipažinti su Administracijos tvarkomais savo asmens duomenimis, turi teisę gauti informaciją:
11.4. kai įmanoma, numatomą asmens duomenų saugojimo laikotarpį arba kriterijus, pagal kuriuos nustatomas asmens duomenų saugojimo laikotarpis;
11.5. kai asmens duomenys renkami ne iš duomenų subjekto, visa turima informacija apie jų šaltinius;
11.6. gauti informaciją apie tai, kad esama automatizuoto sprendimų priėmimo, įskaitant profiliavimą, ir informaciją apie loginį jo pagrindimą, taip pat tokio duomenų tvarkymo reikšmę ir numatomas pasekmes duomenų subjektui;
12. Administracijos atsakyme duomenų subjektui, be Taisyklių 11 punkte nurodytos informacijos, privalo būti pateikta informacija apie duomenų subjekto teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, taip pat duomenų subjekto teisę prašyti ištaisyti arba ištrinti asmens duomenis, apriboti savo asmens duomenų tvarkymą arba nesutikti su asmens duomenų tvarkymu (kai šios teisės yra taikomos).
13. Duomenų subjektui paprašius, Administracija turi pateikti konkrečių asmens duomenų kopiją. Konkretūs dokumentai, kuriuose yra prašymą pateikusio asmens duomenys, duomenų subjektams gali būti teikiami, jeigu Administracijai taip yra patogiau įgyvendinti duomenų subjekto prašymą. Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta tvarkomų asmens duomenų kopija kita forma, nei Administracija pateikia, tačiau už tai gali būti imamas mokestis, apskaičiuotas pagal administracines išlaidas.
14. Kai Administracijai pateikiamas prašymas susipažinti su savo vaizdo ar telefoninio pokalbio garso įrašo duomenimis, duomenų subjektas turi teisę:
15. Pateikiamas prašymas susipažinti su vaizdo ar garso įrašo duomenimis turi būti įskaitomas, asmens pasirašytas, prašyme turi būti nurodyta asmens vardas, pavardė, duomenys ryšiui palaikyti, apytikslis vaizdo ar garso įrašymo laikotarpis, telefono numeris, kuriuo buvo skambinta (kai taikoma), ir informacija, kurią iš Taisyklių 14.1–14.2 papunkčiuose nurodytų teisių jis pageidauja įgyvendinti.
16. Jeigu, renkant informaciją, reikalingą atsakymui parengti, nustatoma, kad:
16.1. Administracija tvarko didelį informacijos, susijusios su duomenų subjektu, kiekį ir nėra galimybės visos informacijos duomenų subjektui pateikti, Administracija turi teisę paprašyti duomenų subjekto sukonkretinti pateiktą prašymą;
IV SKYRIUS
TEISĖ REIKALAUTI IŠTAISYTI ASMENS DUOMENIS
17. Duomenų subjektas nustatęs, kad Administracijoje yra tvarkomi netikslūs ar neišsamūs jo asmens duomenys, turi teisę kreiptis su prašymu, kad Administracija ištaisytų tvarkomus netikslius asmens duomenis arba papildytų neišsamius asmens duomenis. Administracija, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, patikrina asmens duomenis ir ištaiso neteisingus, netikslius ar papildo neišsamius tvarkomus asmens duomenis ir (ar) sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą, kol bus ištaisyti neteisingi, netikslūs ir papildyti neišsamūs asmens duomenys ar asmens duomenys bus sunaikinti.
18. Siekdama įsitikinti, kad tvarkomi duomenų subjekto asmens duomenys yra netikslūs ar neišsamūs, Administracija gali duomenų subjekto paprašyti pateikti tai patvirtinančius dokumentus.
19. Administracija, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, nuo neišsamių ar netikslių duomenų ištaisymo, informuoja duomenų subjektą apie jo prašymu atliktą asmens duomenų ištaisymą, sunaikinimą ar asmens duomenų tvarkymo veiksmų sustabdymą. Administracija taip pat nedelsdama turi informuoti duomenų gavėjus apie duomenų subjekto prašymu ištaisytus ar sunaikintus asmens duomenis, sustabdytus asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus atvejus, kai pateikti tokią informaciją būtų neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, duomenų laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta informacija apie tokius duomenų gavėjus.
V SKYRIUS
TEISĖ REIKALAUTI IŠTRINTI ASMENS DUOMENIS („TEISĖS BŪTI PAMIRŠTAM“)
20. Duomenų subjektai turi teisę reikalauti ištrinti („teisė būti pamirštam“) savo asmens duomenis, išskyrus saugojimą, kai duomenys tvarkomi nesilaikant teisės aktų reikalavimų. Ši teisė nėra absoliuti ir galioja tik esant vienam iš šių pagrindų:
20.1. asmens duomenys nebereikalingi, kad būtų pasiekti tikslai, dėl kurių šie duomenys buvo surinkti ar kitaip tvarkomi;
20.2. atšauktas duomenų subjekto sutikimas, kuriuo vadovaujantis buvo grindžiamas duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas, ir nėra jokio kito teisinio pagrindo tvarkyti duomenų subjekto asmens duomenis;
20.4. asmens duomenų subjektas nesutinka su savo asmens duomenų tvarkymu pagal Reglamento 21 straipsnio 1 dalį ir nėra viršesnių teisėtų priežasčių tvarkyti asmens duomenis;
21. Duomenų subjekto prašyme turi būti išsamiai argumentuota, dėl kokių priežasčių yra prašoma ištrinti jo asmens duomenis (prašyme turi būti nurodytas vienas iš Taisyklių 20.1- 20.5 papunkčiuose nurodytų pagrindų).
22. Teisės reikalauti ištrinti asmens duomenis („teisė būti pamirštam“) Administracija neįgyvendina, kai asmens duomenų tvarkymas yra grindžiamas:
23. Administracija gavusi duomenų subjekto prašymą privalo, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo dienos, atlikti prašymo įvertinimą, siekdama nustatyti, ar duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas.
24. Jeigu yra nustatoma, kad duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas, Administracija privalo:
24.1. nedelsdama, bet ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo dienos ištrinti visus su duomenų subjektu susijusius asmens duomenis;
24.2. jeigu nėra galimybių nedelsiant ištrinti duomenų subjekto asmens duomenų, sustabdyti duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymo veiksmus;
24.3. ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo asmens duomenų ištrynimo informuoti:
24.3.2. duomenų gavėjus apie duomenų subjekto prašymu ištrintus asmens duomenis, jeigu duomenų subjekto asmens duomenys buvo teikiami duomenų gavėjams. Informuoti duomenų gavėjų nereikia, kai pateikti tokią informaciją neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, asmens duomenų saugojimo laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta informacija apie tokius duomenų gavėjus.
VI SKYRIUS
TEISĖ APRIBOTI SAVO ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
25. Duomenų subjektas turi teisę kreiptis į Administraciją su prašymu apriboti savo asmens duomenų tvarkymą, jeigu yra vienas iš šių pagrindų:
25.1. kai duomenų subjektas užginčija Administracijos tvarkomų jo asmens duomenų tikslumą. Tokiu atveju duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas gali būti apribotas tokiam laikotarpiui, per kurį duomenų valdytojas patikrina asmens duomenų tikslumą;
25.2. kai yra nustatyta, kad duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas buvo neteisėtas ir duomenų subjektas nesutinka, kad asmens duomenys būtų ištrinti, ir vietoje to prašo apriboti jų tvarkymą;
25.3. jeigu yra pasiektas asmens duomenų tvarkymo tikslas ir Administracijai, kaip duomenų valdytojui, nebereikia šiam tikslui pasiekti surinktų duomenų subjekto asmens duomenų, tačiau jų reikia duomenų subjektui, siekiančiam pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus;
25.4. kai duomenų subjektas pateikė prašymą Administracijai, kuriame išreiškė nesutikimą, kad Administracija tvarkytų jo asmens duomenis. Tokiu atveju duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas gali būti apribotas tokiam laikotarpiui, per kurį duomenų valdytojas patikrina, ar šis duomenų subjekto prašymas pagrįstas;
25.5. kai duomenų subjektas pateikia prašymą ištrinti jo Administracijoje tvarkomus asmens duomenis ir nustatoma, kad prašymas yra pagrįstas, tačiau nėra techninių galimybių duomenų subjekto asmens duomenis ištrinti nedelsiant. Tokiu atveju duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas gali būti apribotas iki tol, kol duomenų subjekto asmens duomenys bus ištrinti.
26. Administracija, gavusi duomenų subjekto prašymą, privalo nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo dienos, atlikti prašymo įvertinimą, siekdama nustatyti, ar duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas.
27. Jeigu yra nustatoma, kad duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas, Administracija privalo:
27.2. nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo sprendimo dėl asmens duomenų tvarkymo apribojimo priėmimo, informuoti duomenų subjektą apie jo asmens duomenų tvarkymo apribojimą. Jeigu yra galimybė, nurodyti preliminarų laikotarpį, kurio metu bus apribotas duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymas;
27.3. ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo sprendimo dėl asmens duomenų tvarkymo apribojimo priėmimo informuoti duomenų gavėjus apie priimtą sprendimą, jeigu duomenų subjekto asmens duomenys buvo teikiami duomenų gavėjams. Informuoti duomenų gavėjų nereikia, kai pateikti tokią informaciją neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, asmens duomenų saugojimo laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Duomenų subjektas turi teisę prašyti, kad jam būtų pateikta informacija apie tokius duomenų gavėjus.
VII SKYRIUS
TEISĖ NESUTIKTI SU SAVO ASMENS DUOMENŲ TVARKYMU
29. Kai duomenų subjekto asmens duomenys tvarkomi siekiant įgyvendinti Administracijai pavestą užduotį, vykdomą viešojo intereso labui, arba vykdant Administracijai pavestas viešosios valdžios funkcijas arba teisėtus Administracijos ar trečiųjų šalių interesus (pavyzdžiui, teikiant duomenis trečiosioms šalims, skelbiant duomenis viešai ir pan.), Administracija duomenų subjektui turi sudaryti galimybę dėl su juo konkrečiu atveju susijusių priežasčių bet kuriuo metu nesutikti su duomenų tvarkymu ir pateikti nesutikimo priežastis.
30. Kai duomenų subjekto asmens duomenys tvarkomi tiesioginės rinkodaros tikslais, duomenų subjektas bet kuriuo metu turi teisę nesutikti, kad su juo susiję asmens duomenys būtų tvarkomi tiesioginės rinkodaros tikslais, įskaitant profiliavimą, kiek jis susijęs su tokia tiesiogine rinkodara.
31. Administracija, siekdama įgyvendinti duomenų subjekto teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, prieš pradėdama tvarkyti jo asmens duomenis, turi kreiptis į duomenų subjektą raštu ir nustatyti terminą, per kurį duomenų subjektas gali įgyvendinti savo teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys. Apie duomenų subjekto teisę nesutikti su asmens duomenų tvarkymu Administracija gali informuoti ir kitais būdais, pavyzdžiui, pateikdama informaciją žodžiu, interneto svetainėje, skelbimų lentoje ir pan. Administracijos darbuotojas, išsiuntęs pranešimą apie duomenų subjekto teisę nesutikti su domenų tvarkymu ar kitaip informavęs duomenų subjektą, privalo saugoti tai patvirtinančius dokumentus.
32. Duomenų subjektas, nesutikdamas, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, turi pateikti laisvos formos rašytinį pranešimą apie nesutikimą dėl asmens duomenų tvarkymo, išskyrus, kai asmuo apie teisę nesutikti su duomenų tvarkymu informuojamas žodžiu ar kitomis priemonėmis.
33. Jeigu yra gaunamas duomenų subjekto nesutikimas ir jis yra teisiškai pagrįstas, t. y. duomenų subjekto nurodytos priežastys yra viršesnės už Administracijos ar trečiųjų šalių interesą duomenis tvarkyti, Administracija, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, nutraukia asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus teisės aktų nustatytus atvejus, ir informuoja duomenų gavėjus, kai tai įmanoma.
34. Jeigu duomenų subjekto prašymas yra nepagrįstas, Administracija raštu duomenų subjektui nurodo priežastis, kodėl duomenų subjekto asmens duomenys turi būti ir toliau tvarkomi dėl pagrįstų ir teisėtų priežasčių, kurios yra viršesnės už duomenų subjekto interesus, teises ir laisves, arba jeigu asmens duomenys yra reikalingi pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus. Atsakyme taip pat nurodoma teisė duomenų subjektui pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai.
35. Jeigu duomenų subjektas iki Administracijos nustatyto termino nepateikia rašytinio ar kitokios formos pranešimo apie nesutikimą dėl asmens duomenų tvarkymo, iš kurio yra aiški duomenų subjekto valia, laikoma, kad duomenų subjektas neišreiškė nesutikimo, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, todėl asmens duomenys gali būti tvarkomi.
VIII SKYRIUS
TEISĖ Į ASMENS DUOMENŲ PERKELIAMUMĄ
36. Duomenų subjektas turi teisę kreiptis į Administraciją su prašymu gauti su juo susijusius asmens duomenis bei turi teisę prašyti persiųsti Administracijos tvarkomus duomenų subjekto asmens duomenis kitam duomenų valdytojui, jeigu yra šios sąlygos:
36.1. duomenų tvarkymas atliekamas duomenų subjekto sutikimu arba duomenų tvarkymas vykdomas remiantis sutartimi tarp Administracijos ir duomenų subjekto;
36.3. duomenų subjektas asmens duomenis, kuriuos ketina persiųsti kitam duomenų valdytojui, pateikė Administracijai pats arba per atstovą;
37. Duomenų subjektas teisės į duomenų perkeliamumą neturi tų asmens duomenų atžvilgiu, kurie tvarkomi neautomatiniu būdu susistemintose rinkmenose, pavyzdžiui, popierinėse bylose.
38. Tam, kad būtų įgyvendintas duomenų subjekto prašymas, turi būti įgyvendintos visos Taisyklių 36 punkte nurodytos sąlygos.
39. Administracija gavusi duomenų subjekto prašymą privalo, nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo dienos, atlikti prašymo įvertinimą, siekdama nustatyti, ar duomenų subjekto pateiktas prašymas yra pagrįstas.
40. Jei duomenų subjekto prašymas yra pagrįstas, asmens duomenys, remiantis prašymu, gali būti pateikiami:
41. Jeigu duomenų subjekto prašymas dėl asmens duomenų perkeliamumo įgyvendinamas, duomenų subjekto asmens duomenis perkeliant kitam duomenų valdytojui, Administracija nevertina, ar duomenų valdytojas, kuriam bus perkelti duomenų subjekto asmens duomenys, turi teisinį pagrindą gauti duomenų subjekto asmens duomenis ir ar šis duomenų valdytojas užtikrins tinkamas asmens duomenų saugumo priemones. Administracija neprisiima atsakomybės už perkeltų asmens duomenų tolimesnį tvarkymą, kurį atliks kitas duomenų valdytojas.
IX SKYRIUS
TEISĖ REIKALAUTI, KAD NEBŪTŲ TAIKOMAS TIK AUTOMATIZUOTU DUOMENŲ TVARKYMU, ĮSKAITANT PROFILIAVIMĄ, GRINDŽIAMAS SPRENDIMAS
43. Duomenų subjektas turi teisę reikalauti, kad jo atžvilgiu Administracijoje nebūtų taikomas tik automatizuotu duomenų tvarkymu grindžiamas sprendimas ir toks sprendimas būtų peržiūrėtas. Prašyme turi būti nurodyta, su kokių automatizuotų sprendimų priėmimu asmuo nesutinka.
44. Duomenų subjektui kreipųsis dėl automatizuotu duomenų tvarkymu grindžiamo sprendimo peržiūros, Administracijos struktūrinio padalinio ir į padalinį neįeinantis valstybės tarnautojas ir darbuotojas (toliau - Administracijos darbuotojas), turintis atitinkamus įgaliojimus ir gebėjimus pakeisti sprendimą, turi atlikti išsamų visų svarbių duomenų, įskaitant ir duomenų subjekto pateiktos informacijos, vertinimą.
X SKYRIUS
PRAŠYMO ĮGYVENDINTI DUOMENŲ SUBJEKTO TEISES PATEIKIMAS
45. Duomenų subjektas Taisyklių 3 punkte nurodytas teises įgyvendina savarankiškai arba per atstovus ir tik nustačius jo tapatybę. To nepadarius, duomenų subjekto teisės nėra įgyvendinamos. Ši nuostata netaikoma, jeigu duomenų subjektas kreipiasi dėl informavimo apie asmens duomenų tvarkymą pagal Reglamento 13 ir 14 straipsnius.
46. Kreiptis dėl duomenų subjekto teisių įgyvendinimo duomenų subjektas turi teisę žodžiu arba raštu, pateikiant prašymą asmeniškai, paštu ar elektroninėmis priemonėmis.
47. Kreipdamasis raštu dėl duomenų subjekto teisių įgyvendinimo, duomenų subjektui rekomenduojama pateikti Taisyklių 2 priede nurodytos formos rašytinį prašymą (toliau – prašymas.)
48. Visi raštu, įskaitant elektroninę formą, Administracijai pateikti prašymai turi būti įskaitomi, asmens pasirašyti, jame turi būti nurodyta duomenų subjekto vardas, pavardė, gimimo data, gyvenamoji vieta, duomenys ryšiui palaikyti ir informacija apie tai, kokią iš Taisyklėse nurodytų teisių ir kokia apimtimi duomenų subjektas pageidauja įgyvendinti, bei kokiu būdu duomenų subjektas pageidauja gauti atsakymą.
49. Duomenų subjektui dėl Taisyklių 3 punkte nurodytų duomenų subjektų teisių įgyvendinimo kreipiantis žodžiu, atsižvelgiant į jo prašymo apimtį, pobūdį, duomenų subjekto teisę, kurią pageidauja įgyvendinti, ir kitas aplinkybes, jo prašymas gali būti įgyvendintas ir informacija jam suteikta žodžiu (prieš tai tinkamai nustačius duomenų subjekto asmens tapatybę) arba duomenų subjektas turi būti informuojamas apie būtinybę pateikti rašytinį prašymą.
50. Pateikdamas prašymą, duomenų subjektas privalo patvirtinti savo tapatybę:
50.1. pateikdamas prašymą asmeniškai Administracijos darbuotojui, registruojančiam prašymą, turi pateikti asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą;
51. Kai duomenų subjektas savo teises Administracijoje įgyvendina per atstovą, tai asmens atstovas, savo prašyme turi nurodyti savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, duomenis ryšiui palaikyti, taip pat atstovaujamo asmens vardą, pavardę, gimimo datą, gyvenamąją vietą, informaciją, kurią iš Taisyklių 3.1–3.8 papunkčiuose nurodytų duomenų subjekto teisių ir kokia apimtimi pageidaujama įgyvendinti, bei kokiu būdu duomenų subjektas pageidauja gauti atsakymą ir pateikti atstovavimą patvirtinantį dokumentą.
52. Esant abejonių dėl duomenų subjekto tapatybės, Administracija turi teisę paprašyti papildomos informacijos, reikalingos ja įsitikinti. Tokiu atveju prašymo nagrinėjimo terminas pratęsiamas tokiam laikotarpiui, per kurį duomenų subjektas ar jo atstovas pateikia papildomą informaciją ar dokumentus.
53. Administracijoje gavus prašymą, kuris yra neįskaitomas, nepasirašytas ar neatitinkantis kitų Taisyklių reikalavimų, prašymą pateikęs asmuo ne vėliau kaip per 5 darbo dienas informuojamas apie nustatytus prašymo trūkumus ir jam pasiūloma patikslinti prašymą bei nurodoma, kad to nepadarius duomenų subjekto teisės nebus įgyvendinamos. Atsisakydama imtis veiksmų pagal prašymą ir pasiūlydama patikslinti pateiktą prašymą, Administracija taip pat privalo raštu nurodyti atsisakymo motyvus ir informuoti duomenų subjektą apie duomenų subjekto teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. Administracija, priėmusi prašymą nagrinėti, tačiau nagrinėjant prašymą kilus neaiškumų dėl prašymo apimties, turinio, prašomų įgyvendinti teisių apimties ir pan., taip pat turi teisę kreiptis į duomenų subjektą su prašymu sukonkretinti prašymą, pateikti papildomas aplinkybes ir kitą informaciją duomenų teisėms įgyvendinti.
54. Jeigu prašymo nagrinėjimo metu nustatoma, jog duomenų subjekto teisės yra apribotos Reglamento 23 straipsnio 1 dalyje numatytais pagrindais, duomenų subjektas apie tai turi būti informuojamas.
55. Prašymus įgyvendinti duomenų subjekto teises įgyvendina Administracijos struktūrinis padalinys, atsakingas už asmens duomenų, su kuriais yra susijęs gautas prašymas, tvarkymą. Jeigu asmens duomenis, su kuriais yra susijęs prašymas, tvarko keli Administracijos struktūriniai padaliniai, prašymą nagrinėja tas padalinys, kuris asmens duomenų tvarko daugiausia, arba atsižvelgiant į prašymuose nurodytas aplinkybes ir prašomų pateikti duomenų kategorijas. Prašymus nagrinėti gali ir Administracijos struktūriniai padaliniai kartu, jeigu tokiu būdu Administracijai yra paprasčiau įgyvendinti duomenų subjekto teises.
56. Visi veiksmai pagal duomenų subjekto prašymus įgyvendinti duomenų subjekto teises atliekami ir informacija teikiama nemokamai, išskyrus kai duomenų subjekto teisių įgyvendinimas, remiantis Reglamento 12 straipsnio 5 dalimi, yra akivaizdžiai nepagrįstas arba neproporcingas visų pirma dėl jų pasikartojančio turinio ar dėl kitų svarbių priežasčių.
57. Visais klausimais, susijusiais su duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymu ir naudojimusi savo teisėmis, duomenų subjektas turi teisę kreiptis į Administracijos duomenų apsaugos pareigūną (el. paštas duomenuapsauga@siauliai.lt). Siekiant užtikrinti Reglamento 38 straipsnio 5 dalyje įtvirtintą konfidencialumą, kreipiantis į Administracijos duomenų apsaugos pareigūną paštu, ant voko užrašoma, kad korespondencija skirta duomenų apsaugos pareigūnui.
XI SKYRIUS
PRAŠYMO ĮGYVENDINTI DUOMENŲ SUBJEKTO TEISES NAGRINĖJIMAS
58. Administracija, įgyvendindama duomenų subjekto teises, privalo:
58.1. sudaryti sąlygas duomenų subjektui įgyvendinti šių Taisyklių 3.1–3.8 papunkčiuose nurodytas duomenų subjekto teises, išskyrus teisės aktų nustatytus atvejus, kai reikia užtikrinti valstybės saugumą ar gynybą, viešąją tvarką, nusikalstamų veikų prevenciją, tyrimą, nustatymą ar baudžiamąjį persekiojimą, svarbius valstybės ekonominius ar finansinius interesus, tarnybinės ar profesinės etikos pažeidimų prevenciją, tyrimą ir nustatymą, duomenų subjekto ar kitų asmenų teisių ir laisvių apsaugą;
58.2. Administracija privalo užtikrinti, kad visa reikalinga informacija duomenų subjektui būtų pateikiama aiškiai ir suprantamai, valstybine kalba;
58.3. duomenų subjektui atsakymas privalo būti pateiktas ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo Administracijoje dienos. Šis terminas gali būti pratęstas dar dviem mėnesiams, atsižvelgiant į prašymo sudėtingumą ir nagrinėjamų prašymų skaičių. Administracija privalo per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo dienos informuoti duomenų subjektą apie prašymo nagrinėjimo termino pratęsimą, pateikti termino pratęsimo priežastis ir informuoti apie galimybę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. Jeigu prašymo nagrinėjimo metu pareiškėjas prašymą patikslina (papildo) arba suformuluoja iš esmės naują prašymą, nagrinėjimo terminas skaičiuojamas nuo patikslinto (papildyto) prašymo gavimo dienos. Jeigu termino pabaiga skaičiuojama ne darbo diena, tuomet termino pabaiga laikoma kita darbo diena.
59. Administracija turi teisę atsisakyti pateikti duomenų subjektui jo prašomą informaciją, jeigu duomenų subjekto prašymas yra akivaizdžiai nepagrįstas arba neproporcingas visų pirma dėl jų pasikartojančio turinio. Jei duomenis teikti duomenų subjektui atsisakoma, ne vėliau kaip per 10 darbo dienų jam turi būti pateiktas motyvuotas ir pagrįstas atsakymas dėl jo prašymo nevykdymo.
60. Administracija duomenis duomenų subjektui teikia neatlygintinai, išskyrus už bet kurias kitas duomenų subjekto prašomas duomenų kopijas ir kitus teisės aktų nustatytas atvejus, atsižvelgiant į patiriamas prašymo įgyvendinimo administracines išlaidas.
61. Duomenų subjektų prašymas pateiktas Administracijai yra užregistruojamas dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“. Jei kurių nors duomenų subjekto teisių įgyvendinimo aspektų nereglamentuoja Taisyklės ir kiti asmens duomenų apsaugos teisės aktai, taikomos Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“.
62. Administracijos veiksmus ar neveikimą įgyvendinant duomenų subjekto teises duomenų subjektas turi teisę skųsti pats arba duomenų subjekto atstovas, taip pat jo įgaliota ne pelno įstaiga, organizacija ar asociacija, atitinkanti Reglamento 80 straipsnio reikalavimus, Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, A. Juozapavičius g. 6, Vilnius, el. paštas ada@ada.lt, interneto svetainė www.vdai.lrv.lt, taip pat teismams Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
XII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
64. Administracijos darbuotojai su Taisyklėmis bei jų pakeitimais yra supažindinami pasirašytinai, gavę užduotį susipažinti DVS pažangiuoju (nekvalifikuotu) elektroniniu parašu, kuris prilyginamas rašytiniam parašui ir taip įsipareigoja laikytis šiose Taisyklėse nustatytų reikalavimų.
65. Administracija, įgyvendindama duomenų subjekto teises, privalo užtikrinti, kad nebūtų pažeista kitų asmenų teisė į privataus gyvenimo neliečiamumą.
66. Taisyklės peržiūrimos ir, poreikiui esant, atnaujinamos pasikeitus asmens duomenų apsaugą reglamentuojantiems teisės aktams ar jų įgyvendinimo praktikai, taip pat pasikeitus Administracijos atliekamam asmens duomenų tvarkymui, bet ne rečiau kaip kartą per vienerius metus. Kaip laikomasi šių Taisyklių nuostatų, stebi ir atnaujinimą pagal poreikį inicijuoja Administracijos duomenų apsaugos pareigūnas.
Priedo pakeitimai:
Nr. A-699, 2021-05-04, paskelbta TAR 2021-05-04, i. k. 2021-09640
Nr. A-1092, 2023-11-13, paskelbta TAR 2023-11-13, i. k. 2023-21885
Priedų pakeitimai:
1 priedas
2 priedas
Pakeitimai:
1.
Šiaulių miesto savivaldybės administracija, Įsakymas
Nr. A-699, 2021-05-04, paskelbta TAR 2021-05-04, i. k. 2021-09640
Dėl Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. balandžio 8 d. įsakymo Nr. A-477 „Dėl Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo
2.
Šiaulių miesto savivaldybės administracija, Įsakymas
Nr. A-1092, 2023-11-13, paskelbta TAR 2023-11-13, i. k. 2023-21885
Dėl Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. balandžio 8 d. įsakymo Nr. A-477 „Dėl Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo