Suvestinė redakcija nuo 2016-03-31 iki 2017-03-24
Įsakymas paskelbtas: TAR 2017-02-07; TAR 2017-02-07, i. k. 2017-02231
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
Į S A K Y M A S
DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO REGLAMENTO PATVIRTINIMO
2013 m. gegužės 30 d. Nr. I-338
Zarasai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049; 2008, Nr. 113-4290) 29 straipsnio 8 dalies 3 punktu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 10 straipsnio 1 dalimi bei siekdamas užtikrinti vienodą ir tinkamą dokumentų, susijusių su rajono Savivaldybės ir jos institucijų veikla, rengimą, tvarkymą, apskaitą, viešinimą, saugojimą ir naudojimą bei vidaus užduočių vykdymą nustatytais terminais:
2. Į p a r e i g o j u rajono Savivaldybės administracijos padalinių vadovus užtikrinti, kad rengiant ir įforminant, apskaitant ir tvarkant, saugant ir naudojant dokumentus bei kontroliuojant jų vykdymą, būtų vadovaujamasi šio įsakymo 1 punktu patvirtinto reglamento reikalavimais.
3. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2003 m. gegužės 5 d. įsakymą Nr. IV-53 „Dėl dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos laikinosios tvarkos rajono savivaldybėje patvirtinimo”.
PATVIRTINTA
Zarasų rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2012 m. gegužės 30 d.
įsakymu Nr. I-338
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS
DOKUMENTŲ VALDYMO REGLAMENTAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Zarasų rajono savivaldybės veiklos Dokumentų valdymo reglamentas (toliau – reglamentas) nustato bendruosius Zarasų rajono savivaldybės (tarybos, jos komitetų ir komisijų, mero ir rajono Savivaldybės administracijos (toliau – Savivaldybės) veiklos dokumentų (toliau - dokumentų) rengimo, tvarkymo, apskaitos, viešinimo, saugojimo, naudojimo bei vidaus užduočių vykdymo kontrolės organizavimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo, formos ir laikmenos.
2. Reglamentas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymo procedūras. Rengiant ir įforminant, tvarkant, saugant, naudojant dokumentus, susijusius su Savivaldybės veikla, kontroliuojant Savivaldybės vadovybės pavedimus (vidaus užduotis) nustatytais terminais, be Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230), turi būti vadovaujamasi ir šiuo reglamentu.
3. Šiame reglamente vartojamos sąvokos:
Byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys.
Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
Dokumentas - Lietuvos Respublikoje ar užsienio valstybėje įsteigto juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio (toliau – juridinis asmuo) ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
Dokumentų apyvarta - įstaigos parengtų ar gautų dokumentų judėjimas iki jų priskyrimo bylai.
Dokumento data – dokumento registravimo data.
Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis.
Dokumento įforminimas - tai dokumento sutvarkymas griežtai laikantis nustatytų rekvizitų ir jų išdėstymo tvarkos reikalavimų.
Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas.
Dokumento nuorašas - atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (pvz.: rezoliucijos, vizų, parašų.
Dokumentacijos planas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentų sisteminimo metų planas.
Dokumentų registras – dokumentų registravimo ir apskaitos dokumentas.
Dokumentų registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą.
Dokumento rengimas – tai dokumento surašymas pagal nustatytos formos, struktūros, turinio ir kalbos reikalavimus, jo koregavimas, vizavimas ir pasirašymas.
Dokumentų tvarkymas - dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymo į apskaitos dokumentus procesas
Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas.
Elektroninių dokumentų valdymo sistema (toliau - EDVS)– informacinių technologijų pagrindu veikianti įstaigos pagrindu dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti.
Pavedimas – nurodymas vykdytojui atlikti užduotį.
Rekvizitas - dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.
Teisės aktai – Savivaldybės tarybos, mero, administracijos direktoriaus ar administracijos padalinių vadovų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (sprendimai, potvarkiai, įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai).
Vidaus susirašinėjimas – tai Savivaldybės administracijos padalinių susirašinėjimas tarpusavyje, padalinių susirašinėjimas su Savivaldybės taryba ir jos komitetais bei komisijomis ir su Savivaldybės administracijos vadovybe.
Viza – valstybės tarnautojo ar darbuotojo įrašas dokumente, pažymintis jo tikrumą ar pritarimą jam.
Kitos šiame reglamente vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin. , 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr.57-1982; 2010, Nr. 79-4055), Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą, vartojamas sąvokas.
4. Reglamentas nustato teisinį pagrindą dokumentams Savivaldybėje efektyviai valdyti, kad būtų:
4.2. dokumentai tvarkomi ir įtraukiami į apskaitą taip, kad būtų užtikrintas priėjimas prie visų įstaigos turimų dokumentų ir tai padėtų įstaigai veikti efektyviai ir skaidriai;
5. Už Savivaldybės veiklos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas Savivaldybės administracijos direktorius.
6. Atsižvelgdamas į Savivaldybės administracijai nustatytas funkcijas, įgaliojimus ir vidaus administravimo ypatumus, Savivaldybės administracijos direktorius:
6.1. paskiria už įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę;
6.2. tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems Savivaldybės valstybės tarnautojams ar darbuotojams jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai;
6.3. tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, per Elektroninio archyvo informacinę sistemą suderintus su Utenos apskrities archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti;
6.4. prireikus sudaro patariamąją dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti;
6.5. sprendžia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimu;
6.7. paskiria už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą, elektroninių dokumentų valdymą atsakingą administracijos padalinį ar darbuotojus, nustato jų įgaliojimus ir atsakomybę bei prieigos prie elektroninių dokumentų kontrolės priemones;
6.8. priima sprendimą dėl įstaigos elektroninių dokumentų išsaugojimo veiksmų, nustato elektroninių dokumentų ir elektroninių dokumentų valdymo sistemos saugos priemones. 7. Už Savivaldybės veiklos dokumentų valdymo (rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, rengimo saugoti ir vidaus užduočių vykdymo kontrolės) procedūras atsakingas Bendrasis skyrius. Jis:
7.1. koordinuoja dokumentų valdymo reikalavimų įgyvendinimą Savivaldybės institucijose, teikia metodines rekomendacijas Savivaldybės administruojamų įmonių bei Savivaldybės administravimo subjektų atsakingiems už šią sritį darbuotojams;
7.2. atsižvelgdamas į Savivaldybės administracijai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų reikalavimus, kontroliuoja, kad savalaikiai ir tinkamai būtų nustatyti ir vedami Savivaldybės tarybos, jos komitetų ir komisijų, mero ir administracijos veiklos dokumentų registrai, kiti apskaitos dokumentai;
7.3. organizuoja, kad kiekviename Savivaldybės administracijos padalinyje būtų paskirti už veiklos dokumentų apskaitą, tvarkymą, saugojimą bei atranką naikinti atsakingi asmenys ir nustatyti jų įgaliojimai;
8. Už dokumentų, susijusių su Savivaldybės administracijos veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo bei pavedimų vykdymo kontrolės procedūrų tinkamą atlikimą administracijos padaliniuose atsakingi jų vadovai.
9. Dokumentų valdymas dėl Savivaldybės administracijos padalinių teritorinio išsidėstymo (Archyvų, Socialinės paramos skyrius, seniūnijos) tvarkomas decentralizuotai. Dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, merui, jo pavaduotojui, mero patarėjams, administracijos direktoriui, jo pavaduotojui registruoja Bendrojo skyriaus darbuotojai, dirbantys „vieno langelio” principu.
10. Dokumentai su Savivaldybės mero, jo pavaduotojo, Administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo (toliau - Savivaldybės vadovybė) rezoliucijomis arba šių dokumentų kopijos ir dokumentai, siuntėjo adresuoti tiesiogiai Savivaldybės administracijos padaliniams, perduodami jiems tiesiogiai (įdedami į siuntų spintos skyrelius).
11. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti bylų (dokumentų) perdavimo aktu kitam valstybės tarnautojui ar darbuotojui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą ar padalinio vadovui visas turimas bylas (dokumentus).
12. Metų pradžioje kiekviename rajono Savivaldybės administracijos padalinyje turi būti analizuojama praėjusių metų dokumentų (raštų, teisės aktų bei kitų vidaus dokumentų) apyvarta: nustatomas parengtų, gautų, išsiųstų dokumentų kiekis per kalendorinius metus, vadovybės pavedimų vykdymo terminų, dokumentų rengimo kokybės pažeidimų skaičius.
13. Dokumentų apyvartos Savivaldybės padaliniuose duomenys iki kovo 1 d. pateikiami Bendrajam skyriui, kuris juos apibendrina ir pateikia Savivaldybės administracijos direktoriui.
II. DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI
15. Savivaldybės parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti, kad būtų įrodytas jų buvimas, oficialumas ir užtikrinta dokumento paieška. Dokumentai registruojami vieną kartą atitinkamuose registruose EDVS „@vilys“ arba kitose Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami.
16. Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
17. Savivaldybėje oficialiai gautaisiais ir siunčiamaisiais dokumentais pripažįstami tik tie dokumentai, kurie šio reglamento nustatyta tvarka yra užregistruoti Bendrajame skyriuje arba kituose Savivaldybės administracijos padaliniuose, kuriems suteikta dokumentų registratoriaus teisė EDVS „@vilys“ ar kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose ar išskirtinais atvejais registruose popieriniame variante (kai reikalingas apie padarytą registre įrašą susipažinusiojo parašas, ar atskirais teisės aktais yra patvirtinti specialūs registracijos žurnalai, pvz. Notarinių veiksmų atlikimo ir pan.).
18. Dokumentų registratoriaus teises EDVS „@vilys“ suteikia Informacinių technologijų tarnyba. Už dokumentų, registruojamų ne EDVS „@vilys“, o kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose ar registruose popieriniame variante registravimą atsakingas struktūrinio padalinio vadovas.
19. Dokumentai Savivaldybėje registruojami:
19.1. Savivaldybės administracijos Bendrajame skyriuje – dokumentai, adresuoti Savivaldybės vadovybei (raštai ir asmenų pateikti prašymai, pasiūlymai, skundai), rajono Savivaldybės mero potvarkiai, administracijos direktoriaus įsakymai veiklos klausimais;
19.2. Savivaldybės mero padėjėjas registruoja sprendimų projektus ir sprendimus po jų priėmimo nustatyta tvarka ir terminais;
19.3. Juridinio ir personalo skyriaus darbuotojai registruoja rajono Savivaldybės mero potvarkius ir administracijos direktoriaus įsakymus personalo, atostogų ir komandiruočių klausimais;
20. Gautas siuntas bei dokumentus paštu, kurjerių paštu, elektroniniu paštu, faksu, taip pat asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus) (toliau – gauti dokumentai) priima Bendrojo skyriaus specialistai, dirbantys „vieno langelio” principu.
Kitų įstaigų, esančių Savivaldybės administraciniame pastate, korespondencija nepriimama.
21. Dokumentai atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas.
22. Savivaldybės administracijos Bendrajame skyriuje gautos siuntos ir dokumentai, adresuoti Savivaldybės administracijos padaliniams, paskirstomi ir sudedami į tam skirtus siuntų spintos skyrelius (gautų dokumentų perdavimo schema – 1 priedas).
23. Gauti dokumentai peržiūrimi. Jei gautas ne visas dokumentas, trūksta priedų, gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų, dokumente nesant parašo rekvizito, ar tekstas neįskaitomas, dokumente nėra datos ir registracijos numerio, apie tai informuojamas siuntėjas (gali būti surašomas aktas).
Vokai išsaugomi ir pridedami prie dokumentų tik tais atvejais, kai pašto antspaudas turi reikšmę išsiuntimo arba gavimo datai įrodyti arba kai siuntėjo adresas yra nurodytas tik ant voko.
24. Tokią pat kaip ir parašas rašytiniuose dokumentuose teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu nepasirašyti gauti elektroniniai dokumentai arba gauti įstaigos neatpažįstamais elektroninio parašo formatais pasirašyti elektroniniai dokumentai, laikomi nepasirašytais dokumentais.
25. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiami asmens dokumento originalai (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas), padarius jų kopijas ir patvirtinus grąžinami jį pateikusiam asmeniui, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Taip pat patvirtinamos kitų prie prašymo pridedamų dokumentų kopijos.
26. Laiškai su slaptumo žymomis, adresuoti rajono savivaldybės vadovybei, neatplėšti pateikiami valstybės tarnautojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą, dokumentus registruoti ir toliau tvarkyti.
27. Gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, reklaminiai-komerciniai pasiūlymai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą, neregistruojami.
28. Ant gauto dokumento popieriniame variante (raštas, prašymas, pareiškimas, skundas, kitas dokumentas) dedamas dokumentų gavimo spaudas. Jis dedamas dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe. Spaude įrašoma dokumento registracijos data ir numeris, kurį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo eilės numeris. Pristačius Savivaldybės vadovybei adresuotus skubius gautus dokumentus gavimo spaude su gavimo data užrašomas ir tikslus dokumento pristatymo laikas.
29. Gauti dokumentai (popierinis variantas) nuskaitomi (nuskenuojami) tą pačią darbo dieną registruojami EDVS „@vilys” registruose pagal dokumento rūšį ir šio reglamento nustatyta tvarka pateikiami vadovybei (merui administracijos direktoriui, padalinio vadovui).
30. Kai techninėmis priemonėmis neįmanoma dokumento nuskaityti arba gautas dokumentas yra labai didelės apimties, į EDVS „@vilys” gali būti įvedamas tik pirmas dokumento lapas, arba pagrindinis dokumentas, pažymint apie tai EDVS „@vilys” komentare (pastabose).
31. Dokumentai (popierinis variantas), adresuoti Savivaldybės vadovybei ir pateikti Bendrajam skyriui registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, perduodami vadovams kitą darbo dieną iki 10 val.
32. Dokumentai, užregistruoti ir įtraukti į EDVS „@vilys” vėliau su vadovybės rezoliucijomis tiesiogiai įkeliami visiems rezoliucijoje nurodytiems vykdytojams, apie tai informuojant vykdytojus elektroniniu paštu.
33. Atžymas apie dokumento vykdymą daro visi rezoliucijoje nurodyti asmenys, jos matomos visiems darbuotojams.
34. Dokumento vykdymo kontrolę EDVS „@vilys” baigia registratorius tik tada, kai gauna rezoliucijoje pirmuoju įrašyto vykdytojo patvirtinimą, kad dokumente nurodyti pavedimai atlikti.
35. Sprendimą dėl elektroniniu paštu gautų dokumentų, ne visiškai atitinkančių šiame reglamente nustatytus registravimo reikalavimus, registravimo EDVS „@vilys” priima dokumentą registruojančio padalinio, Informacinių technologijų tarnybos vedėjas ar Bendrojo skyriaus už dokumentų valdymą atsakingas valstybės tarnautojas.
36. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautos dokumentų kopijos ar dokumentų skaitmeninės kopijos atspausdinamos ir registruojamos bendra tvarka. Jei vėliau gaunamas šio dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu.
37. Vadovybė (meras ar jo pavaduotojas, administracijos direktorius ar jo pavaduotojas) bei padalinių vadovai susipažįsta su gautais dokumentais, ir, jei reikia, rašo rezoliucijas ar pavedimus, paskirdami vykdytojus, užduotis, jų įvykdymo terminus. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į dokumentus registruojantį padalinį, rezoliucijos surašomos į dokumentų EDVS „@vilys” ar kitus registrus ir dokumentai perduodami darbuotojams, kuriems pavedama vykdyti užduotis.
38. Savivaldybės administracijos Bendrajame skyriuje gautų dokumentų EDVS „@vilys” registrus tvarko vyresnysis specialistas (registratorius), kituose padaliniuose - paskirti atsakingi darbuotojai, kuriems suteikta registratoriaus teisė.
39. Toliau gauti dokumentai tvarkomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr.V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230 ir šio reglamento nustatyta tvarka.
40. Savivaldybės siunčiami dokumentai – tai raštai, pažymos, charakteristikos, įgaliojimai ir kiti dokumentai, parengti Savivaldybės oficialioje rašto formoje ir turintys adresato rekvizitą, kuriuose esama informacija keičiamasi (persiunčiama) su juridiniais ar fiziniais asmenimis (siunčiamų dokumentų schema – 2 priedas).
41. Savivaldybės siunčiamųjų dokumentų pasirašyti teikiama tiek egzempliorių, kiek jų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Rengėjo nuoroda nerašoma, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis asmuo.
42. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas pasirašyti kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.
43. Jei siunčiamas dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius.
44. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o adresatams gali būti siunčiamos dokumento kopijos ar nuorašai, patvirtinti atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu.
46. Visus siunčiamus dokumentus (raštus, pažymas ir kitus dokumentus, įformintus Savivaldybės oficialioje rašto formoje ir turinčius adresato rekvizitą), pasirašytus Savivaldybės mero ar jo pavaduotojo, administracijos direktoriaus ar jo pavaduotojo, registruoja EDVS „@vilys” Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus darbuotojas (mero sekretorius).
47. Kai kurių rūšių siunčiamus dokumentus, pasirašytus padalinių vadovų, registruoja administracijos direktoriaus įsakymu nustatyti arba padalinių vadovų paskirti darbuotojai EDVS „@vilys” arba popieriniuose registruose.
48. Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentus (tarnybinius pavedimus, tarnybinius pranešimus, tarnybinius raštus) registruoja dokumentų rengėjai tam skirtuose registruose.
49. Užregistruotus Savivaldybės siunčiamų dokumentų originalus mero sekretorius perduoda „vieno langelio“ principu dirbantiems darbuotojams, išsiųsti adresatams, o rengėjų vizuotas siunčiamų dokumentų kopijas ar nuorašus su įrašytu registracijos numeriu patvirtina antspaudu su pareigų pavadinimu „Bendrojo skyriaus sekretorius“ bei susega į bylas pagal dokumentacijos plane nurodytą bylos indeksą.
50. Jei Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos padalinių raštų ar tarnybinės veiklos dokumentų tekste įvardijama, kad siunčiami ir kiti dokumentai, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų ir egzempliorių skaičius. Žodis „PRIDEDAMA“ pradedamas rašyti didžiosiomis raidėmis iš naujos eilutės ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.
51. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar nuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir engėjo vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus siunčiamas. Tai nurodoma specialiajai žymai skirtoje viršutinės paraštės vietoje.
52. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.
53. Savivaldybės siunčiamos dokumentų pašto siuntos siunčiamos paštu pagal Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2005 m. sausio 31 d. įsakymu Nr. 3-38 patvirtintas universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisyklių (Žin., 2005, Nr. 17-555) pašto siuntoms nustatytus reikalavimus.
54. Siuntos paženklinamos pašto siuntų ženklintuvu, atitinkamai pagal siuntos svorį nurodant jų kainą ir įrašant kiekvieną siuntą į atskirus bendroms ir registruotoms siuntoms skirtus siuntų sąrašus, kurių vienas egzempliorius pateikiamas pašto įstaigai kartu su siuntomis, o kitas pasiliekamas pas Bendrojo skyriaus „vieno langelio“ principu dirbantį darbuotoją.
55. Kai kitoms institucijoms, įstaigoms ar įmonėms reikia Savivaldybės teisės aktų ar jais patvirtintų kitų dokumentų, šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su juos lydinčiais raštais.
III. DOKUMENTŲ RENGIMO, VIZAVIMO IR VIEŠINIMO PROCEDŪROS
57. Savivaldybės dokumentams rengti naudojami tokių formatų popieriaus lapai:
57.1. A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A5 L (210 x 148 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm;
58. Savivaldybės dokumentų spausdinimas ir numeravimas:
58.1. dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Atspausdinto dokumento antroje pusėje gali būti įforminamos teisės aktuose nustatytos žymos ar nuorodos;
58.2. dokumentai, kuriems nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse.
58.3. dokumentų teksto pastraipų pirmosios eilutės pradedamos rašyti vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės;
59. Dokumentai rašomi 12 dydžio „Times New Roman“ šriftu. Prireikus lentelėje, priedų žymoje gali būti naudojamas ir mažesnis dydis.
60. Savivaldybės ir jos institucijų veiklos dokumentuose, priklausomai nuo jų paskirties, gali būti šie rekvizitai:
60.3. Savivaldybės duomenys (juridinio asmens teisinė forma, buveinė, kontaktinė informacija: telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kita reikalinga informacija, registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys, pavadinimas, juridinio asmens kodas);
61. Kiekvienas dokumento rekvizitas išdėstomas nustatytoje vietoje (rekvizitų išdėstymo lentelė – 3 priedas) ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo ir po juo esantys kiti rekvizitai.
62. Rezoliucijos, vizos ir supažindinimo žymos rekvizitai dokumente gali būti nedėstomi, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Tokiu atveju, kai pvz., dokumentas registruojamas įstaigos EDVS „@vilys”, turi būti nustatytos tokios organizacinės ir techninės priemonės, kurios leistų identifikuoti pavedimą davusį, dokumentą vizavusį ar su dokumentu susipažinusį asmenį ir užtikrintų šių procedūrų įrodomąją (teisinę) galią.
63. Savivaldybės veiklos dokumentai skirstomi:
63.2. Savivaldybės perimti dokumentai – Savivaldybės iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai;
63.4. Savivaldybės parengti dokumentai: Savivaldybės teisės aktai, jais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, taisyklės, reglamentai, tvarkos ir pan.) ir kiti dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su Savivaldybės veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, įgaliojimai, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, pranešimai, planai, ataskaitos ir kt.). Pagrindinių dokumentų formos patalpintos kompiuterinio serverio kataloge „Blankai“.
64. Savivaldybės teisės aktuose turi būti naudojami tokie rekvizitai: herbas, dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, teisės akto pavadinimas (antraštė), dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, teisės aktą pasirašančiojo pareigos, vardas, pavardė, parašas.
65. Savivaldybės teisės aktai gali būti papildyti šiais rekvizitais: teisės aktai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, gauto dokumento registracijos žyma, rezoliucija. Taip pat gali būti nurodytas dokumento rengėjas.
66. Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų dokumentų (nuostatų, taisyklių, reglamentų, pareigybių aprašymų kitų dokumentų rekvizitai yra: tvirtinimo žyma, dokumento pavadinimas, dokumento tekstas.
67. Tvirtinami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, taip pat gali būti nurodytas dokumento rengėjas.
68. Savivaldybės rengiamų teisės aktų tekstą sudaro punktai, jų pastraipos ir punktų papunkčiai. Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės. Po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide. Punktų pastraipos nenumeruojamos. Punkto papunkčiai žymimi arabiškais skaitmenimis ir numeruojami iš eilės. Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Po punkto ir papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu. Papunkčiai, kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai, pradedami didžiąja raide. Atskirai numeruoti papunkčiai gali būti vadinami punktais. Viso teisės akto punktų numeracija yra ištisinė.
69. Teisės aktai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Tarptautiniai žodžiai vartojami tik tada, kai lietuvių kalboje nėra šių žodžių atitikmenų.
70. Teisės akto tekstas turi būti logiškas, glaustas ir aiškus. Neleistini žodžių sutrumpinimai, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į leidinį, kuriame šis aktas oficialiai paskelbtas. Pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas.
Teisės aktų tekste įstatymų, kitų teisės aktų ir jų paskelbimo šaltinio nuorodos rašomos pagal Lietuvos Respublikos teisingumo ministro patvirtintas Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas.
71. Jei keičiamajame teisės akte keičiama ar buvo pakeista daugiau kaip pusė jo straipsnių, keičiamasis teisės aktas paprastai dėstomas nauja redakcija arba parengiamas naujas teisės aktas.
72. Jei kito teisės akto preambulėje duodama nuoroda į Savivaldybės tarybos sprendimą ar kitos žemesnės institucijos teisės aktą, nurodoma to teisės akto data, numeris (jei jis yra), paskelbimo šaltinis (jei jis yra) prireikus ir punktas, o teisės akto antraštė nerašoma.
73. Tvirtinamuose dokumentuose parašo rekvizitas nerašomas, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, brėžiamu po tekstu ties jo viduriu.
74. Savivaldybės administracijos Bendrajame skyriuje teisės aktai ir kiti dokumentai registruojami tą dieną, kai jie pasirašomi ar patvirtinami.
75. Kitoms institucijoms, įstaigoms ar įmonėms siunčiamos Savivaldybės teisės aktų ar jais patvirtintų kitų dokumentų patvirtintos kopijos.
76. Rajono Savivaldybės mero ar tarybos parengti ir Lietuvos Respublikos Vyriausybei teikiami teisės aktų projektai turi atitikti Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. rugsėjo 30 d. nutarimu Nr.1244 patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės teisėkuros taisyklių (Žin.2009, Nr. 121-5212; 2011, Nr. 8-350) reikalavimus.
77. Esant atvirkštiniam variantui, kai norminius teisės aktų projektus, susijusius su savivaldybių institucijų veikla, projektus rengia ir derina su savivaldybėmis ministerijos ir kitos Lietuvos Respublikos Vyriausybei atskaitingos viešojo administravimo institucijos, laikoma, kad savivaldybės meras ar jo įgaliotas asmuo nustatytu laiku nepareiškęs nuomonės dėl rengėjų prašomos informacijos, kad jis su teisės akto koncepcija sutinka ir savo atstovų į darbo grupę neskiria.
78. Jeigu Savivaldybės meras ar jo įgaliotas asmuo per 7 darbo dienas (tais atvejais, kai pateikiami ilgi ir sudėtingi teisės aktų projektai, - per 10 darbo dienų) raštu nepateikia pastabų dėl jiems derinti pateikto teisės akto projekto, laikoma, kad jie projektui neprieštarauja.
781. Teisės aktų projektai su rengimo dokumentais (medžiaga), kuriems reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, vertintojui – rajono Savivaldybės adminisracijos Juridinio ir personalo skyriaus valstybės tarnautojams – pateikiami elektroniniu paštu. Vertinimas turi būti atliktas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo teisės akto projekto pateikimo. Apie atliktą teisės akto projekto antikorupcinį vertinimą rengėjas informuojamas elektroniniu paštu, jam pateikiama teisės akto projekto antikorupcinio vertinimo pažyma.
Papildyta punktu:
Nr. I(6.6 E)-224, 2016-03-30, paskelbta TAR 2016-03-30, i. k. 2016-06552
Rajono Savivaldybės tarybos sprendimai
79. Šis reglamentas nustato Savivaldybės administracijos padaliniams Savivaldybės tarybos sprendimų projektų rengimo, derinimo, paskelbimo ir teikimo Savivaldybės tarybai tvarką. Ji parengta pagal Zarasų rajono savivaldybės tarybos 2011m. gegužės 26 d. sprendimu Nr. T-45 patvirtinto Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento V-VII skyriaus nuostatas.
80. Savivaldybės tarybos sprendimų projektai neturi prieštarauti galiojantiems įstatymams ir turi būti parengti laikantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymo (Žin., 1995, Nr. 41-991), Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu patvirtintų Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923; 2004, Nr.38-1238; 2007, Nr. 19-729), bei Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr.V-117 patvirtintų Dokumentų rengimo taisyklių (Žin., 2011, Nr. 88-4229) reikalavimų.
81. Tarybos sprendimo turinio reikalavimai:
82. Tarybos sprendimo projekte turi būti nurodyta, kurie anksčiau priimti sprendimai turi būti pakeisti, papildyti ar pripažinti netekusiais galios, priėmus teikiamą sprendimo projektą.
EDVS „@vilys” taip pat nurodomi keičiami teisės aktai ir prisegamas pakeistas tekstas.
83. Tarybos sprendimų, kuriais tvirtinamos sutartys ar susitarimai, projektuose turi būti nurodytas Savivaldybės administracijos padalinys, atsakingas už sutarties ar susitarimo vykdymą.
84. Sprendimo projektas, sprendimu tvirtinami dokumentai ar jų priedai paprastai spausdinami vienoje lapo pusėje. Antroje sprendimo lapo pusėje atspausdinamas sprendimų projektų vizavimo lapas, kuriame surenkamos reikiamų valstybės tarnautojų vizos.
85. Pagal poreikį ir būtinumą sprendimų projektai kartu su jų rengimo dokumentais teikiami vizuoti tokia eilės tvarka:
85.1. rengusiojo sprendimo projektą padalinio vadovui – dėl sprendimo projekto tikslo, teigiamų ir neigiamų pasekmių;
85.2. Finansų skyriaus vedėjui, jo įgaliotam darbuotojui ar Apskaitos skyriaus vedėjui (vyriausiajam buhalteriui) - dėl lėšų poreikio;
85.4. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui - dėl neprieštaravimo įstatymams bei atitikimo juridinės technikos taisyklėms;
86. Sprendimų projektai vizuojami po pateikimo ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Sudėtingi sprendimų projektai, kuriais tvirtinamos taisyklės, sutartys, ataskaitos, finansinė atskaitomybė, įstatai, nuostatai, programos, reorganizavimo projektai ir kt., gali būti vizuoti po pateikimo ne vėliau kaip per 3 darbo dienas.
88. Visos vizos rašomos tame pačiame projekto egzemplioriuje, kitoje sprendimo projekto lapo pusėje pagal Savivaldybės administracijos direktoriaus 2007 m. rugpjūčio 21 d. įsakymu Nr.I-562 nustatytą formą (4 priedas). Vizuojantieji asmenys turi padaryti atžymą (gali uždėti spaudą) apie vizuojamo asmens padalinio pavadinimą, pareigas, vardą, pavardę, vizavimo datą, pasirašyti ir parašyti savo pastabą (vizą). Vizuotojų pastabos turi būti tikslios, aiškios, konkrečios ir įskaitomos. Detalios pastabos pridedamos atskirame lape prie vizos užrašant „pastabos pridedamos“. Vizuojant projektą elektroniniu būdu, pastabos rašomos ir EDVS „@vilys”.
89. Jeigu projektą vizuojantis asmuo parašo pastabą, rengėjas turi ją įvertinti ir, jei sutinka su pastaba, pataisyti tekstą (taip pat pataisoma elektroninė dokumento forma EDVS „@vilys”), gauti papildomas vizas, pridėti trūkstamus dokumentus, atlikti kitus veiksmus.
90. Prie Tarybos sprendimų projektų turi būti pridedama:
90.1. Aiškinamasis raštas (5 priedas), kuriame turi būti privalomai nurodoma:
90.1.3. kokie šios srities teisės aktai tebegalioja ir kokius teisės aktus būtina pakeisti ar panaikinti, priėmus teikiamą Tarybos sprendimą ;
90.1.4. galimos teigiamos ir neigiamos pasekmės priėmus siūlomą Tarybos sprendimą ir kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti;
90.1.6. teisės akto projekto autoriai (rengėjai), teisės akto projekto iniciatoriai: institucija, asmenys ar piliečių įgalioti atstovai bei priimto teisės akto nauda Zarasų rajono savivaldybei;
90.1.8. būtina išvardyti visus prie sprendimo projekto pridedamus dokumentus (nurodant jų pavadinimą, datą, lapų ir egzempliorių, jeigu yra daugiau negu vienas, skaičių);
90.1.9. aiškinamasis raštas turi būti pasirašytas atitinkamo Administracijos struktūrinio padalinio vadovo ar valstybės tarnautojo, rengusio sprendimo projektą;
90.1.10. rengėjas, nesutinkantis su pastabomis, sprendimo derinimo lape, aiškinamajame rašte privalo motyvuotai nurodyti, kodėl nesutinka atsižvelgti į vizavusių valstybės tarnautojų pastabas bei siūlymus;
90.1.11. jeigu Tarybos sprendimo projekto svarstymas dėl tam tikrų priežasčių Tarybos posėdžio metu buvo atidėtas iki konkrečios datos, rengėjas, teikdamas pakartotinai kitam posėdžiui tą patį projektą, aiškinamajame rašte privalo nurodyti, kodėl buvo atidėtas projekto svarstymas, kas sprendimo projekte keista, taisyta, tobulinta.
90.2. Tarybos sprendimo projekto rengimo dokumentai, t.y., Tarybos sprendimo projekte minimų teisės aktų bei kitų dokumentų arba jų išrašų kopijos, reikiami skaičiavimai, išlaidų sąmatos, Savivaldybės institucijų, administracijos padalinių, įmonių, įstaigų, organizacijų, kuriose buvo nagrinėtas projektas, atstovų pažymos, komisijų protokolai, pareiškimai, planai ir schemos, pasirašytos rengėjo ir kiti dokumentai (originalai arba įstatymų nustatyta tvarka patvirtintos jų kopijos).
90.3. Tarybos sprendimo projekto, kuriems teisės aktų nustatyta tvarka reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, antikorupcinio vertinimo pažyma, pasirašyta teisės akto projekto vertintojo (rajono Savivaldybės adminisracijos Juridinio ir personalo skyriaus valstybės tarnautojo) bei rengėjo.
Papunkčio pakeitimai:
Nr. I(6.6 E)-224, 2016-03-30, paskelbta TAR 2016-03-30, i. k. 2016-06552
91. Dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios, su jų patvirtinimo žyma nurodant pareigas, vardo raidę, pavardę ir datą, patvirtintos antspaudu. Netinkamai įforminti dokumentai grąžinami rengėjams.
92. Visa rengimo medžiaga turi būti sudėta nuosekliai: projektas, jo priedai, aiškinamasis raštas, kiti rengimo dokumentai (planai, komisijų protokolai, prašymai ir kita), kaip nurodyta aiškinamajame rašte.
93. Savivaldybės administracijos padalinių vadovai bei kiti sprendimų projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų, pataisytų ar papildytų ir teikiamų Tarybai svarstyti Tarybos sprendimų projektų derinimą ir jų atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą.
94. Tarybos sprendimų projektus su jų rengimo dokumentais projektų rengėjai, Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai, privalo įdėti į serveryje nurodytą atitinkamą katalogą ar informacinę EDVS „@vilys”.
95. Sprendimų projektų rengėjai Tarybos sprendimų projektus pateikia mero padėjėjui registruoti Tarybos sprendimų projektų registre.
96. Į Savivaldybės tarybos posėdžio darbotvarkę meras gali įrašyti tik tuos klausimus, kurių spendimų projektai, užregistruoti registre likus ne mažiau kaip 10 dienų iki Tarybos posėdžio pradžios ir atitinka Tarybos veiklos ir šio reglamento reikalavimus. Tarybos posėdžio darbotvarkė sudaroma mero potvarkiu.
97. Savivaldybės mero padėjėjas užregistruoja sprendimų projektus ir ne vėliau kaip artimiausią darbo dieną įveda į Turinio valdymo sistemą ir paskelbia interneto svetainėje www.zarasai.lt skyriuje „Savivaldybės taryba“.
98. Savivaldybės tarybos sprendimų projektų paketas su aiškinamaisiais raštais tokia pat tvarka, kaip ir Tarybos nariams turi būti pateikiamas elektroniniu paštu ir Vyriausybės atstovui Utenos apskrityje.
99. Už Savivaldybės tarybos priimtų sprendimų įforminimą ir protokolo sutvarkymą atsako posėdžio sekretorius. Jeigu Tarybos posėdyje svarstant Tarybos sprendimo projektą pateikiama pastabų, papildymų ar pakeitimų, tai pataisymus sprendime įrašo posėdžio sekretorius.
100. Tarybos posėdyje sekretoriavęs mero padėjėjas ar kitas valstybės tarnautojas sutvarkytus ir teisingai įformintus sprendimus įregistruoja EDVS „@vilys” ir teikia Savivaldybės merui, ar kitam pirmininkavusiam posėdžiui juos pasirašyti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po jų priėmimo.
101. Mero padėjėjas ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas kopijuotus sprendimus pateikia rengėjams ir vykdytojams ar perduoda „vieno langelio” principu dirbančiam darbuotojui pagal poreikį juos išsiųsti vykdytojams paštu ne vėliau kaip per darbo savaitę po posėdžio.
102. Mero padėjėjas, suformavęs papildomą Savivaldybės tarybos posėdžio dokumentų bylos kopiją, pateikia „vieno langelio“ principu dirbančiam darbuotojui išsiųsti jį Vyriausybės atstovui.
103. Mero padėjėjas Tarybos sprendimų originalus bei visus jų rengimo dokumentus, taip pat Tarybos sprendimais patvirtintas ir šalių pasirašytas sutartis bei susitarimus, atitinkamai suformuotus į bylas saugo 1 metus, po to perduoda juos Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
Rajono Savivaldybės mero potvarkiai
104. Savivaldybės mero potvarkių projektai turi būti parengti laikantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymo (Žin., 1995, Nr. 41-991 - 2012), Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu patvirtintų Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923; 2004, Nr. 38-1238; 2007, Nr. 19-729 - 2012) bei Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintų Dokumentų rengimo taisyklių (Žin., 2011, Nr. 88-4229) reikalavimų, parašyti taisyklinga lietuvių kalba.
106. Potvarkio projekto tekstas paprastai turi tik dėstomąją dalį, kuri turi būti glausta, aiški, logiška. Ji gali būti suskirstyta pastraipomis, punktais ir papunkčiais.
107. Mero potvarkio projekte turi būti nurodyta, kurie anksčiau priimti potvarkiai turi būti pakeisti, papildyti ar pripažinti netekusiais galios. Keičiami teisės aktai ir aktualios redakcijos nurodomos ir EDVS „@vilys”.
108. Mero potvarkių projektai kartu su jų rengimo dokumentais teikiami vizuoti tokia eilės tvarka:
108.1. veiklos ir personalo klausimais:
108.1.1. rengusio potvarkio projektą padalinio vadovui – dėl potvarkio projekto tikslingumo, teigiamų ir neigiamų pasekmių (jei rengėjas - padalinio darbuotojas);
108.1.3. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui ar jo įgaliotam skyriaus valstybės tarnautojui - dėl neprieštaravimo įstatymams bei dėl atitikimo juridinės technikos taisyklėms;
108.2. atostogų ir komandiruočių klausimais potvarkių projektus rengiantis Juridinis ir personalo skyrius privalo juos derinti su rajono Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vyriausiuoju kalbos tvarkytoju dėl lietuvių kalbos reikalavimų ir su Apskaitos skyriaus vedėju (vyriausiuoju buhalteriu) dėl lėšų poreikio.
110. Visos vizos rašomos originalo egzemplioriuje, kitoje lapo pusėje. Valstybės tarnautojai, vizuojantys dokumentus, turi parašyti (uždėti spaudą) padalinio pavadinimą, pareigas, vardą, pavardę, vizavimo datą ir pasirašyti. Vizuojančiųjų pastabos turi būti tikslios, aiškios, konkrečios ir įskaitomos. Vizuodami dokumentų projektus, valstybės tarnautojai patvirtina, kad jie yra susipažinę su vizuojamais dokumentų projektais, jiems pritaria ir prisiima atsakomybę pagal kompetenciją.
112. Prie teikiamų pasirašyti potvarkių pridedama:
112.1. prireikus gali būti pridedamas aiškinamasis raštas, paaiškinantis parengto teisės akto projekto tikslą ir uždavinius, šiuo metu galiojančias ir naujas teisinio reguliavimo nuostatas, teigiamas ir galimas neigiamas priimto teisės akto pasekmes, kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti, suderinamumą su Lietuvos Respublikos įstatymais, nurodantis priimtam teisės aktui įgyvendinti reikalingus papildomus (priimti, pakeisti) teisės aktus, biudžeto lėšų poreikį teisės aktui įgyvendinti, teisės akto projekto rengimo metu gautus specialistų vertinimus ir išvadas.
Jei potvarkiu sprendžiami klausimai yra aiškūs, aiškinamasis raštas nepridedamas.
115. Rajono Savivaldybės administracijos padalinių vadovai bei kiti potvarkių projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų ir teikiamų merui pasirašyti potvarkių projektų derinimą ir jų atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą.
116. Prie potvarkio projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios, patvirtintos antspaudu ir pasirašytos, nurodant pareigas, vardo raidę, pavardę ir datą. Netinkamai įforminti ir neatitinkantys šios tvarkos reikalavimų dokumentai grąžinami rengėjams.
117. Mero sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas), patikrinęs rajono Savivaldybės potvarkio projekto suderinimo (su visomis vizomis) faktą, teikia merui pasirašyti tik tuos potvarkių projektus, kuriuos rengėjai yra įrašę į EDVS „@vilys”.
118. Jeigu dėl pateikto potvarkio projekto meras turi pastabų, papildymų ar pakeitimų, projektą derina ir taiso rengėjas, kuris atsako už netikslumus ir klaidas.
120. Mero sekretorius mero pasirašytus potvarkius tą pačią, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną, registruoja EDVS „@vilys”. Potvarkio kopijas patvirtina antspaudu „Bendrasis skyrius“, pateikia jas vykdytojams ar perduoda „vieno langelio” principu dirbančiam darbuotojui jas išsiųsti.
121. Mero sekretorius, ne rečiau kaip kartą per 2 savaites, suformavęs į bylą mero išleistų potvarkių veiklos ir personalo klausimais kopijas, pateikia „vieno langelio“ principu dirbančiam darbuotojui išsiųsti jas Vyriausybės atstovui Utenos apskrityje.
122. Mero potvarkių originalai bei visi jų rengimo dokumentai, taip pat mero potvarkiais patvirtintos ir šalių pasirašytos sutartys, po vienerių metų pagal dokumentų tvarkymo reikalavimus suformuojami į bylas, kurios saugomos rajono Savivaldybės administracijos archyve Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai
123. Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus Savivaldybės administracijos veiklos klausimais rengia padalinių vadovai, jų valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (darbuotojai).
124. Administracijos direktoriaus įsakymus personalo, komandiruočių, atostogų klausimais rengia Juridinio ir personalo skyriaus atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.
125. Administracijos direktoriaus įsakymų projektai būti parengti laikantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymo (Žin., 1995, Nr. 41-991 - 2012) Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu patvirtintų Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923; 2004, Nr. 38-1238; 2007, Nr. 19-729 - 2012), juridinės technikos bei Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintų Dokumentų rengimo taisyklių (Žin., 2011, Nr. 88-4229) reikalavimų, parašyti taisyklinga lietuvių kalba.
126. Įsakymo projekto tekstą paprastai sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys. Dėstomoji dalis turi būti glausta, aiški, logiška. Ji gali būti suskirstyta punktais ir papunkčiais.
127. Administracijos direktoriaus įsakyme veiklos klausimais turi būti nurodyta:
128. Įsakymų rengėjai jų originalus kartu su rengimo dokumentais teikia derinti ar vizuoti ir vizuoti tokia eilės tvarka:
128.1. projektą rengusio padalinio vadovui – dėl įsakymo projekto tikslo, teigiamų ar neigiamų pasekmių;
128.2. Finansų skyriaus vedėjui ar jo įgaliotam asmeniui, Administracijos Apskaitos skyriaus vedėjui (vyriausiajam buhalteriui) – lėšų poreikio klausimais;
128.4. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui ar įgaliotam valstybės tarnautojui – dėl neprieštaravimo teisės aktams ir atitikimo juridinės technikos reikalavimams;
129. Įsakymai vizuojami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Sudėtingesni įsakymų projektai, kuriais tvirtinamos taisyklės, nuostatai, įstatai, tvarkos ir kt., gali būti vizuoti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas. Vizuojant įvertinami ne tik įsakymų, bet ir jų priedų projektai.
130. Vizos rašomos įsakymo originalo paskutinio lapo antroje pusėje, rengėjo viza – paskutinio lapo rengėjo rekvizitui skirtoje vietoje. Valstybės tarnautojai, vizuojantys įsakymų projektus, turi parašyti (uždėti spaudą) padalinio pavadinimą, pareigas, vardą, pavardę, vizavimo datą ir pasirašyti. Vizuodami įsakymų projektus, valstybės tarnautojai patvirtina, kad jie yra susipažinę su vizuojamais įsakymų projektais, jiems pritaria ir prisiima atsakomybę pagal kompetenciją.
131. Rengėjas įsakymo projekte nurodo savo padalinio pavadinimą, pareigas, vardą, pavardę, pasirašo, nurodo kam ir kiek siųsti pasirašytų įsakymų, jų priedų, planų, išrašų ir t. t.
133. Savivaldybės administracijos padalinių vadovai bei kiti įsakymų projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų ir teikiamų Administracijos direktoriui pasirašyti įsakymų projektų vizavimą ir jų atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą, todėl tiek įsakymo projekte, tiek jo originale turi būti ir rengėjo viza.
134. Prie teikiamų pasirašyti įsakymų projektų pridedama:
134.1. įsakymo projekto rengimo dokumentai, t. y., įsakymo projekte minimi teisės aktai, Savivaldybės administracijos dokumentai, išrašų patvirtintos kopijos, prašymai, pažymos ir kita;
134.2. teikiamo įsakymo originalas, kurį pasirašo Administracijos direktorius, jo nesant – Administracijos direktoriaus pavaduotojas;
134.3. prireikus - aiškinamasis raštas, kuriame rengėjas nurodo parengto teisės akto projekto tikslą ir uždavinius, šiuo metu galiojančias ir naujas teisinio reguliavimo nuostatas, teigiamas ir galimas neigiamas priimto teisės akto pasekmes, kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti, suderinamumą su Lietuvos Respublikos įstatymais, priimtam teisės aktui įgyvendinti reikalingus papildomus (priimti, pakeisti) teisės aktus, biudžeto lėšų poreikį teisės aktui įgyvendinti, teisės akto projekto rengimo metu gautus specialistų vertinimus ir išvadas, teisės akto projekto autorius (rengėjus), teisės akto projekto iniciatorius: instituciją, asmenis ar piliečių įgaliotus atstovus bei priimto teisės akto naudą.
135. Prie įsakymo projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios, patvirtintos antspaudu ir pasirašytos, nurodant pareigas, vardo raidę, pavardę ir datą. Netinkamai įforminti ir neatitinkantys šios tvarkos reikalavimų dokumentai grąžinami rengėjams.
136. Administracijos direktoriaus sekretorius, patikrinęs ar ant Administracijos direktoriaus įsakymo projekto yra visos reikiamos vizos, direktoriui pasirašyti teikia tik tuos įsakymų projektus, kuriuos rengėjai yra įrašę į EDVS „@vilys.
137. Jeigu dėl pateikto įsakymo projekto Administracijos direktorius turi pastabų, siūlo papildyti ar pakeisti, tai projektą derina ir taiso rengėjas, kuris atsako už netikslumus ir klaidas.
138. Administracijos direktoriaus sekretorius pasirašytus įsakymus tą pačią ar ne vėliau kitą darbo dieną registruoja EDVS „@vilys”, padaugintas kopijas patvirtina antspaudu „Bendrasis skyrius”, jas pateikia rengėjams bei vykdytojams ar perduoda „vieno langelio“ principu dirbančiam darbuotojui kopijas išsiųsti paštu ar išskirstyti į administracijos padalinių pašto skyrelius.
139. Administracijos direktoriaus sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas) ne rečiau kaip kartą per 2 savaites suformavęs į bylą administracijos direktoriaus priimtų įsakymų veiklos ir personalo klausimais kopijas, pateikia į „vieno langelio‘‘ principu dirbančiam darbuotojui išsiųsti jas Vyriausybės atstovui Utenos apskrityje.
140. Administracijos direktoriaus įsakymų originalus bei visus jų rengimo dokumentus, taip pat Administracijos direktoriaus įsakymais patvirtintas ir šalių pasirašytas sutartis bei susitarimus ar kitus dokumentus (segamus prie įsakymo) vienerius metus saugo Administracijos direktoriaus sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas), po to atitinkamai suformuotas bylas perduoda Bendrojo skyriaus archyvarui, kuris rengia bylas saugoti Lietuvos Respublikos teisės aktų ir šio reglamento nustatyta tvarka Bendrojo skyriaus archyve.
141. Siekiant sužinoti visuomenės nuomonę apie atitinkamą problemą ir jos sprendimo būdus, geriau įvertinti numatomo teisinio reguliavimo teigiamas ir neigiamas pasekmes, jo įgyvendinimo sąnaudas, užtikrinti reguliavimo skaidrumą ir sudaryti visuomenei galimybę daryti įtaką tam tikro sprendimo turiniui, konsultuojamasi su visuomene, skelbiant Savivaldybės tarybos sprendimų projektus internetiniame Savivaldybės tinklalapyje.
142. Savivaldybės tarybos, mero ar administracijos direktoriaus išleisti norminiai teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja kitą dieną po jų paskelbimo vietinėje spaudoje arba kitą dieną po oficialaus informacinio pranešimo vietinėje spaudoje apie norminio teisės akto priėmimą ir viso norminio teisės akto paskelbimo Savivaldybės interneto tinklalapyje, jeigu pačiuose teisės aktuose nenustatyta vėlesnė jų įsigaliojimo data.
Oficialiame informaciniame pranešime apie teisės akto priėmimą nurodoma teisės akto priėmimo data, numeris, antraštė, išdėstoma priimto sprendimo esmė ir nurodomas Savivaldybės interneto tinklalapio, kuriame paskelbtas teisės aktas, adresas.
143. Savivaldybės Tarybos, mero ar administracijos direktoriaus priimti individualūs teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja jų pasirašymo dieną, jeigu pačiuose teisės aktuose nenustatyta vėlesnė jų įsigaliojimo data.
144. Teisės aktai, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos ar asmens duomenų, interneto tinklalapyje neskelbiami.
145. Pagal Savivaldybės administracijos direktoriaus 2011 m. liepos 26 d. įsakymą Nr.I-417 ,Dėl rajono Savivaldybės teisės aktų ir jų projektų skelbimo“ Savivaldybės internetiniame tinklalapyje yra neskelbtini Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai (veiklos klausimais), Savivaldybės tarybos sprendimų projektai ir sprendimai kuriuose:
146. Į respublikinę teisės aktų projektų informacinę sistemą (toliau - TAPIS) teikiami:
147. Savivaldybės administracijos Juridinio ir personalo skyriaus valstybės tarnautojai bei darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartį, vizuodami teisės aktų projektus, privalo daryti atitinkamas nuorodas:
147.1. neskelbtiniems Savivaldybės internetiniame tinklalapyje teisės aktams - „Neskelbti rajono Savivaldybės tinklalapyje“;
147.2. skelbtiniems TAPIS - „Skelbti TAPIS“.158. Savivaldybės administracijos sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas) administracijos direktoriaus priimtus įsakymus ar jų projektus remiantis atitinkamomis nuorodomis skelbia Savivaldybės internetiniame tinklalapyje ir teikia į TAPIS.
Tarybos sprendimus ar jų projektus remiantis atitinkamomis nuorodomis skelbia Savivaldybės internetiniame tinklalapyje ir teikia į TAPIS valstybės tarnautojas, kuris juos registruoja ir tvarko.
148. Savivaldybės administracijos Informacinių technologijų tarnybos vedėjas užtikrina Savivaldybės teisės aktų (jų projektų) skelbimą Savivaldybės internetiniame tinklalapyje ir pateikimą į TAPIS.
149. Teisės aktų rengėjai yra atsakingi už teisės aktų lydimuosiuose dokumentuose pateiktą informaciją, skelbtinų ir neskelbtinų bei teiktinų TAPIS teisės aktų (jų projektų) atranką Savivaldybės administracijos Juridinio ir personalo skyriaus darbuotojų, vizuojančių teisės aktus, atostogų, ligos, komandiruočių ar kitais atvejais metu.
150. Kiti Savivaldybės institucijų veiklos dokumentai – dokumentai, kuriuose pateikiami su Savivaldybės institucijų veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai - 8 priedas, įgaliojimai – 9 priedas, pažymos, aktai – 10-12 priedai, protokolai – 13 priedas, nutarimai – 14 priedas tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos, sutartys – 15-16 priedai, prašymai – 17 priedas, charakteristikos – 18 priedas, ir kt.) įforminami pagal Dokumentų rengimo taisyklių (Žin., 2011, Nr. 88-4229), ir šio reglamento reikalavimus.
Šiame reglamente išskirti keli iš išvardintų dokumentų todėl, kad kai kuriems dokumentams rengti, įforminti bei tvarkyti yra specifinių reikalavimų
Sutartys
151. Sutartims sudaryti taikomos Lietuvos Respublikos civilinio kodekso normos, reglamentuojančios dvišalius ir daugiašalius sandorius, ir normos, reglamentuojančios bendruosius prievolių teisės klausimus, jeigu sutartinių santykių normos nenustato išimčių iš bendrųjų taisyklių, taip pat Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos koncesijų įstatymo ir kitų teisės aktų normos. Atskirų kategorijų sutarčių specialieji reikalavimai gali būti nustatyti ir kituose Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos koncesijų įstatymo ir kitų teisės aktų normos. Atskirų kategorijų sutarčių specialieji reikalavimai gali būti nustatyti ir kituose Lietuvos Respublikos teisės aktuose, o taip pat užsienio valstybių ar tarptautinės teisės normomis, jei sutartys sudaromos su užsienio valstybių institucijomis ir sutartyje numatoma, kad sutarčiai taikomos tarptautinės teisės ar užsienio valstybės teisės normos.
152. Sutarčių pasirašymo teisės suteikimo išankstinio tarybos pritarimo atvejai, sutarčių pasirašymo ir kiti klausimai aptarti rajono Savivaldybės tarybos 2012 m. kovo 2 d. sprendimu T-49 patvirtintame Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos apraše.
153. Sutarčių projektus rengia Savivaldybės tarybos komitetai, Savivaldybės tarybos nariai, Savivaldybės meras, jo pavaduotojas, Savivaldybės administracijos direktorius, ar jo pavaduotojas, administracijos struktūrinio padalinio, su kurio funkcijomis ir kompetencija susijęs sutarties dalykas, valstybės tarnautojas ar valstybės tarnautojas, neįeinantis į struktūrinį padalinį, tam tikslui sukurtos darbo grupės ir komisijos (toliau – rengėjas). Sutarties projektą gali pateikti ir šalis, su kuria bus pasirašoma sutartis, tuo atveju sutarčiai yra taikomi rajono Savivaldybės tarybos 2012 m. kovo 2 d. sprendimu T-49 patvirtintame Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos ir šio reglamento apraše nustatyti reikalavimai.
154. Teikiant sutartis derinti ir pasirašyti, prie jų turi būti pridedami visi sutarties priedai, jei reikalinga - ir dokumentai, pagrindžiantys sutarties sudarymo būtinumą bei pagrindą Kiekviename sutarties priede nurodomas sutarties, prie kurios pridedamas priedas, pavadinimas, sudarymo data bei numeris. Apie kiekvieną prie sutarties pridedamą priedą nurodoma pačioje sutartyje.
155. Sutartis privalomai turi būti teikiama vizuoti:
155.2. atsakingiems už sutarties parengimą bei vykdymą Savivaldybės administracijos padalinių vedėjams;
155.3. Savivaldybės administracijos Juridinio ir personalo skyriaus vedėjui ar vyriausiajam specialistui (dėl sutarties atitikimo Lietuvos Respublikos įstatymams. Vizavimas nereikalingas valstybės ar savivaldybių institucijų teisės aktais patvirtintoms pavyzdinėms sutartims). Kai dėl atitinkamų priežasčių pavyzdinės sutartys keičiamos ir sudaromi papildomi susitarimai prie sutarčių, Juridinio ir personalo skyriaus vedėjo ar vyriausiojo specialisto vizavimas reikalingas. Juridinio ir personalo skyriui sutartys teikiamos vizuoti ne vėliau nei likus 3 darbo dienoms iki sutarties pasirašymo dienos.
156. Sutartį vizuojantys asmenys vizuoja pasirašydami tą sutarties egzempliorių, kuris paliekamas saugoti teisės aktų nustatyta tvarka rajono Savivaldybės administracijoje. Paskutiniame sutarties lape visi sutartį vizuojantys asmenys deda žymas: (nesutrumpintas pareigų pavadinimas, parašas, vardas, pavardė). Tuo atveju, kai projekto vizavimo metu turima pastabų, jos surašomos ant sutarties projekto paskutinio lapo ar jo antroje pusėje. Jei pastabų tekstas ilgas, pastabos gali būti rašomos atskirame lape ir tai nurodoma prie vizavimo žymos. Sutarties rengėjas, pataisęs sutartį pagal pareikštas pastabas, pateikia pataisytą sutartį vizuoti pakartotinai.
157. Taisymai ir (ar) braukymai sutartyje neleidžiami, išimtiniais atvejais tai turi būti aptarta (pasirašyta) abiejų sutarties šalių.
158. Viešųjų pirkimų sutarčių atitiktį viešojo pirkimo sąlygoms tikrina ir sudaromų sutarčių projektus vizuoja asmuo, rengęs ar inicijavęs viešąjį pirkimą, ar viešojo pirkimo komisijos pirmininkas, ar pirkimo organizatorius.
159. Pasirašyti sutartį galima tik nustatyta tvarka surinkus visas vizas. Kai dėl sutarties projekto yra pateiktos vizavusiųjų asmenų pastabos, pasirašantis subjektas pats priima sprendimą, ar pasirašyti sutartį atsižvelgus į pastabas, ar ne. Pasirašius sutartį, parašas patvirtinamas atitinkamu antspaudu.
160. Sutartis įgalioti asmenys (šalių atstovai) pasirašo paskutiniame lape ir jų parašai patvirtinami antspaudu, taip pat pasirašomi ir sutarties ar susitarimo priedai.
161. Nustatyta tvarka pasirašytas sutartis (su priedais ir kitais sutarties dokumentais, kurie yra neatskiriama sutarties dalis) registruoti pateikia sutartį rengęs asmuo, t. y., Savivaldybės administracijos padalinių, Savivaldybės biudžetinių įstaigų, viešųjų įstaigų, akcinių bendrovių ar uždarųjų akcinių bendrovių darbuotojas, rengęs sutartį), ne vėliau kaip per 10 kalendorinių dienų nuo sutarties pasirašymo dienos.
162. Pasirašytas sutartis registruoja Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus darbuotojas, dirbantis „vieno langelio“ principu, EDVS „@vilys“ atskirame sutarčių registre. Jame nurodoma sutarties ar susitarimo antraštė (dėl ko sutartis sudaryta), registracijos numeris, pasirašymo data, Tarybos sprendimo, mero potvarkio, Administracijos direktoriaus įsakymo, kuriuo patvirtinta sutartis ar susitarimas, data, numeris, sutarties rengėjas ir vykdytojas (administracijos padalinys ar pan.).
162. Abi sutartį pasirašančios šalys gauna po 1 sutarties pasirašytą originalą. Bendrajame skyriuje lieka pasirašytos sutarties originalas, o kopiją pasiima sutarties rengėjas. Rengėjas, pagal būtiną poreikį laikinai paėmęs sutarties originalą, po jos įvykdymo grąžina darbuotojui, dirbančiam „vieno langelio“ principu.
164. Už sutarties tinkamą vykdymą atsakingas sutartyje nurodytas kuratorius (vykdytojas), jei jis nenurodytas – sutarties rengėjas (sutarties sudarymo organizatorius) bei jo tiesioginis vadovas.
165. Sutartį patvirtinęs ar pasirašęs asmuo gali įpareigoti kontroliuoti sutarties vykdymą kitą struktūrinį padalinį ar į padalinį neįeinantį valstybės tarnautoją ar darbuotoją, dirbantį pagal darbo sutartį.
166. Už sutarčių finansinės dalies vykdymą atsako atitinkamus mokėjimus vykdantis struktūrinis padalinys, tai yra Savivaldybės administracijos Finansų ar Apskaitos skyrius.
167. Subjektai, kontroliuojantys sutarčių vykdymą, privalo pranešti asmenims, pasirašiusiems sutartis, apie jų vykdymo nesklandumus ir problemas.
168. Sutarčių vykdymo kontrolė pasibaigia:
169. Bendrajame skyriuje sutarčių ir susitarimų originalai (vizuoti egzemplioriai) saugomi tol, kol EDVS „@vilyje“ nėra sutarties ar susitarimo rengėjo atžymos apie jų vykdymo baigtį, vėliau jie suformuojami į bylą ir paliekami saugoti pagal Dokumentacijos plane numatytą atitinkamą laikotarpį Bendrojo skyriaus archyve.
170. Savivaldybės administracijos padaliniuose, kurie yra atsakingi už Tarybos sprendimais, mero potvarkiais ir Administracijos direktoriaus įsakymais patvirtintų sutarčių ir susitarimų vykdymą, gali būti saugomos šių sutarčių ir susitarimų kopijos, su kartu segamais dokumentais, pagrindžiančiais sutarties vykdymo eigą. Sutarčių kopijos į Bendrojo skyriaus archyvą saugoti neperduodamos.
171. Savivaldybės administracijos įgaliotų asmenų sudarytos ir su kitos šalies atstovu pagal kompetenciją pasirašytos sutartys ir (originalai) registruojamos ir saugomos padaliniuose, kuriuose yra įgaliotas pasirašyti sutartį, padalinio vadovas. Padalinių vadovai yra atsakingi už šių sutarčių kontroliuojamų užduočių suformavimą, sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą ir kontrolę.
172. Savivaldybės administracijos padaliniai savo sudarytas sutartis ir susitarimus sistemina pagal veiklos rūšis ar temas ir formuoja jų atskiras bylas pagal kalendorinių metų dokumentacijos planą.
Asmenų prašymai, pasiūlymai, skundaiai, pasiūlymai, skundai.
174. Prašymų priėmimo ir nagrinėjimo tvarką rajono Savivaldybės administracijoje reglamentuoja Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymas (Žin., 1999, Nr.60-1945; 2006, Nr.77-2975), Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimas Nr.875 (Žin., 2007, Nr.94-3779), Savivaldybės vadovybės šiais klausimais išleisti ir kiti teisės aktai.
175. Prašymų ir kitų dokumentų formų pavyzdžiai pagal kiekvieną Savivaldybės administracijos teikiamą administracinę paslaugą yra pateikiami Savivaldybės internetiniame tinklalapyje www.zarasai.lt, skyriuje „Paslaugos“ arba konsultuojant juos asmenims pateikia tiesiogiai Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus darbuotojas, dirbantis „vieno langelio“ principu.
176. Į Savivaldybės tarybą asmuo gali pateikti peticiją (kreipimąsi) raštu arba elektroniniu būdu. Jame gali būti reikalaujama ar siūloma spręsti tokius klausimus:
177. Kreipimesi turi būti nurodyta:
178. Kiekvienas kreipimasis turi būti pareiškėjo pasirašytas. Tais atvejais, kai pareiškėjas dėl fizinių trūkumų pats negali pasirašyti, kreipimąsi už jį pasirašo kitas asmuo, nurodydamas savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, asmens kodą. Kreipimasis, pateiktas elektroniniu būdu, privalo būti pasirašytas elektroniniu parašu.
179. Prie kreipimosi gali būti pridėti įvairūs dokumentai ar jų kopijos, siūlomo teisės akto projektas ir kita medžiaga.
180. Peticijų komisija, sudaryta Savivaldybės tarybos sprendimu, savo išvadas ir pasiūlymus Tarybai dėl peticijoje išdėstytų reikalavimų tenkinimo. Išnagrinėjus peticiją Savivaldybės taryboje, apie priimtus sprendimus komisijos pirmininkas per 10 darbo dienų raštu praneša pareiškėjui ar jo atstovui apie priimtus sprendimus ir apie tai paskelbia Savivaldybės internetiniame tinklalapyje.
IV. DOKUMENTŲ PASIRAŠYMAS IR ANTSPAUDŲ NAUDOJIMAS
181. Parašas yra privalomas kiekvieno dokumento rekvizitas. Jis suteikia dokumentui
juridinę galią. Parašas reiškia, kad dokumentą pasirašęs atsakingas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, atsako už dokumento teisėtumą ir jo turinį, dokumento atitikimą teisės aktams.
182. Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje.
183. Kai dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.:
L. e. direktoriaus pareigas (parašas) (vardas, pavardė)
184. Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kita), tai nurodoma parašo rekvizite, pvz.:
Savivaldybės mero pavaduotojas,
pavaduojantis savivaldybės merą (parašas) (vardas, pavardė)
arba
Personalo skyriaus vyriausiasis specialistas,
atliekantis skyriaus vedėjo funkcijas (parašas) (vardas, pavardė)
185. Kai tipografiniu būdu pagamintoje teisės aktu patvirtintoje dokumento formoje įforminamą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė neatitinka formoje įrašytų, po jais rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.:
Viršininkas Vardas Pavardauskas
Viršininko pavaduotojas (parašas) Vardas Pavardaitis
186. Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kai dokumento sudarytojai (kelių įstaigų vadovai) yra keli, pasirašoma ar tvirtinama tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.
187. Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
188. Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančių asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji. Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jie pasirašo po komisijos narių. Komisijos narių ar kitų kviestųjų asmenų pavardės rašomos abėcėlės tvarka.
189. Siunčiamo dokumento pasirašomas siunčiamas egzempliorius, įstaigoje liekantis egzempliorius vizuojamas dokumento rengėjo.
190. Jei siunčiamas dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius.
191. Visada turi būti remiamasi nuostata, kad valstybės valdžios ir centriniams valstybinio administravimo subjektams siunčiamus dokumentus pasirašo Savivaldybės meras ar Savivaldybės administracijos direktorius. Kitais atvejais – siunčiamą dokumentą pasirašiusio asmens pareigos turėtų atitikti gautą dokumentą pasirašiusio asmens pareigas.
192. Atsakymą į Savivaldybės administracijos struktūriniam padaliniui adresuotą raštą pagal kompetenciją gali pasirašyti to struktūrinio padalinio vadovas.
193. Tarnybinius pranešimus, pažymas ir kitus informacinio arba analitinio pobūdžio vidaus dokumentus gali pasirašyti vykdytojas, jeigu tuose dokumentuose nagrinėjami veiklos klausimai priklauso to darbuotojo kompetencijai.
194. Sprendimą dėl mero išrinkimo pasirašo apygardos rinkimų komisijos pirmininkas, pirmininkavęs pirmajam Savivaldybės tarybos posėdžiui.
195. Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus ir Savivaldybės tarybos sprendimus privalo pasirašyti tam posėdžiui pirmininkavęs meras, jo pavaduotojas ar kitas Tarybos narys. Protokolus turi pasirašyti ir savivaldybės Tarybos sekretorius, o jeigu jo nėra - Savivaldybės administracijos direktoriaus (kai yra gautas mero pritarimas) paskirtas valstybės tarnautojas arba darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.
196. Kitus protokolus pasirašo jį surašęs asmuo ir posėdžio (susirinkimo) pirmininkas, o jei jis nėra renkamas, - kolegialaus juridinio asmens organo pirmininkas. Protokolas turi būti surašytas ir pasirašytas per steigimo dokumentuose arba įstatymuose nustatytą terminą, tačiau visais atvejais terminas negali būti ilgesnis nei 30 dienų nuo posėdžio (susirinkimo) dienos.
197. Tarybos sprendimą posėdžio pirmininkas turi pasirašyti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po jo priėmimo.
198. Dokumentai turėtų būti pasirašomi nesutrumpintu, originaliu parašu, kurį būtų sunku pamėgdžioti ir tik mėlynų ar violetinių spalvų rašikliais. Dokumentų skiltis, kuriose reikia
pasirašyti, reikėtų išdėstyti tokiose lapo vietose, kuriose būtų patogu pasirašyti (jos neturėtų būti žurnalo susiuvimo vietoje ir pan.).
199. Įstaigos sukurti elektroniniai dokumentai, kai juos turi pasirašyti įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo, turi būti pasirašomi saugiu elektroniniu parašu, sukurtu saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintu galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, jeigu teisės aktai nenumato kitaip.
200. Kiti įstaigos valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, elektroninius dokumentus turi pasirašyti (vizuoti) saugiu elektroniniu parašu, patvirtintu Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės išduotu galiojančiu sertifikatu arba kvalifikuotu sertifikatu.
201. Antspaudo paskirtis – patvirtinti dokumento autentiškumą, suteikti dokumentui juridinių galių. Antspaudas – svarbus dokumento garantas, juo tvirtinami visi dokumentai, kuriems neužtenka vien parašo.
202. Jei įstaigos dokumentų formos parengtos pagal teisės aktą, nustatantį reikalavimą dokumentą tvirtinti antspaudu, toks reikalavimas yra teisėtas ir antspaudas turi būti dedamas nuoroda „A.V.“ pažymėtoje vietoje. O dokumentuose likusi nuoroda „A.V.“ suponuotų ne pareigą toje vietoje dėti antspaudą, bet rodytų vietą, kur būtų dedamas antspaudas, jei šalys susitartų dėl jo naudojimo. Antspaudo nebuvimas esant tam tikroms sąlygoms gali sukelti teisines pasekmes dokumentą surašiusiam asmeniui.
203. Antspaudas galimas ant dokumentų, kurie yra įpareigojimas kitam asmeniui, t. y. ant sutikimų, susitarimų, ketinimų, protokolų, sutarčių ir pagal Lietuvos Respublikos Viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr.60-1945; 2006, Nr. 77-2975) 8 str. 3 d. būtinas ant individualių administracinių aktų (administracijos direktoriaus įsakymų, Tarybos sprendimų).
204. Savivaldybės herbinis antspaudas gali būti naudojamas dokumentuose, kurie turi būti specialiai paliudyti:
205. Antspaudai turi atitikti teisės aktuose nustatytus valstybinės kalbos vartojimo ir taisyklingumo reikalavimus, kad juose būtų vartojamos autentiškos ir oficialios vietovardžių formos. Savivaldybės institucijos, įstaigos pavadinimas herbiniame antspaude, dokumento blanke ir iškaboje turi sutapti.
206. Draudžiama naudoti vienodus antspaudus, t.y., tokius, kurių rekvizitai visiškai sutampa, o jei naudojamasi keliais apvaliais antspaudais, jie turi būti sunumeruoti skirtingais skaičiais ar turėti kitų skiriamųjų požymių.
207. Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašo rekvizite, tvirtinimo ir tikrumo žymose turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus, tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.
Pvz.:
Administracijos direktorius (parašas) (vardas ir pavardė)
arba
TVIRTINU
Rajono Savivaldybės
administracijos direktorius
(parašas)
(vardas ir pavardė)
(data)
208. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose - po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas.
209. Antspaudas su įstaigos, struktūrinio padalinio ar pareigybės pavadinimu yra būtinas tvirtinant dokumentų kopijas. Išsiunčiamų Tarybos sprendimų, mero potvarkių, administracijos direktoriaus įsakymų kopijos tvirtinamos su rajono Savivaldybės administracijos struktūrinio padalinio – Bendrojo skyriaus pavadinimu, struktūrinių padalinių įsakymų kopijos – su struktūrinio padalinio pavadinimu.
210. Herbinių antspaudų naudojimo reikalavimus nustato Lietuvos Respublikos valstybės herbo, kitų herbų ir herbinių ženklų įstatymas ar Savivaldybės tarybos sprendimu patvirtinta Savivaldybės herbinio antspaudo naudojimo tvarka.
211. Seniūnai turi herbinius antspaudus su Vyčiu ir su gyvenamosios vietovės, kurioje yra seniūnijos buveinė, ar Savivaldybės herbu.
212. Bet kokios kitos formos spaudai nėra laikomi antspaudu ir negali būti naudojami oficialiems įstaigos dokumentams patvirtinti, o atlieka tik informacinę funkciją. Informacinio pobūdžio spaudų skaičius įstaigoje nėra ribojamas.
213. Nors teisės aktai nereglamentuoja, kokios spalvos rašalas turi būti naudojamas dedant antspaudą, tačiau antspaudui rekomenduotina naudoti mėlyną ar violetinį rašalą, nes esant juodam rašalui sunku atskirti ar tai originalus dokumentas, ar dokumento kopija.
V. SAVIVALDYBĖS VADOVŲ PAVEDIMŲ (VIDAUS UŽDUOČIŲ) VYKDYMO KONTROLĖ
215. Savivaldybės administracijos direktorius per Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotoją, Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių, Savivaldybės įstaigų vadovus užtikrina, kad valstybės ir kitų institucijų bei įstaigų pavedimai būtų deramai ir laiku įvykdyti. Pavedimų kontrolė turi būti sisteminga.
216. Gautų ar Savivaldybės institucijų parengtų duotų pavedimų vykdymo terminus nustato rajono Savivaldybės vadovybė, vadovaudamasi Savivaldybės tarybos darbo reglamentu, administracijos direktoriaus 2010 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. I-740 „Dėl asmenų aptarnavimo „vieno langelio” principu ir informacijos teikimo Zarasų rajono savivaldybės administracijoje tvarkos aprašo patvirtinimo” bei kitais teisės aktais, reglamentuojančiais Savivaldybės veiklą.
217. Savivaldybės administracijos įsakymų, Savivaldybės mero potvarkių apskaitą tvarko ir pavedimų, adresuotų raštu Savivaldybės vadovybei bei vidaus teisės aktais pateiktų užduočių vykdymo kontrolę vykdo Savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius.
218. Pavedimų, adresuotų Savivaldybės vadovybei ar Savivaldybės administracijai, vykdymo terminai skaičiuojami tokia tvarka:
218.2. pavedimo vykdymo terminas skaičiuojamas darbo ar kalendorinėmis dienomis arba iki nurodytos kalendorinės datos, iki kurios pavedimai turi būti įvykdyti. Pavedimo vykdymo terminas gali būti nurodomas dokumento tekste ar rezoliucijoje;
218.3. jei nenurodyta konkreti įvykdymo data ar vykdymo dienų skaičius, tai Respublikos Prezidento, Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Lietuvos Respublikos ministerijų pavedimai (išskyrus pavedimus parengti atitinkamą teisės akto projektą), adresuoti rajono Savivaldybės vadovybei ar rajono Savivaldybės administracijai, turi būti įvykdomi per 10 darbo dienų nuo jų užregistravimo Bendrajame skyriuje dienos;
218.4. Lietuvos Respublikos Seimo komitetų rekomendacijos ir pasiūlymai išnagrinėjami, į Seimo nario arba jų grupės paklausimus (klausimus), Seimo nario kreipimąsi, taip pat jo persiųstus rinkėjų pasiūlymus, pareiškimus ir skundus bei į valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų, organizacijų bei fizinių asmenų raštus atsakoma teisės aktų nustatyta tvarka ir terminais;
219. Vidaus užduotis vykdyti gali būti pavedama Savivaldybės tarybos sprendimais, Savivaldybės mero potvarkiais, administracijos direktoriaus įsakymais bei Savivaldybės vadovybės ar struktūrinių padalinių vadovų rezoliucijomis bei kitais dokumentais (pasitarimų protokolai, tiesioginiai direktoriaus pavedimai ir t. t.).
220. Prireikus atskiriems teisės aktams įgyvendinti, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos darbo grupės, komisijos.
221. Už kiekvieno Savivaldybės administracijos struktūriniam padaliniui duoto pavedimo įgyvendinimą atsakingi jų vadovai ar jų atsakingais paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Jie privalo įgyvendinti teisės aktų nuostatas ir kontroliuoti, kaip teisės aktų reikalavimai vykdomi padalinyje bei, prireikus, teikti pasiūlymus dėl atitinkamų teisės aktų pakeitimo ar papildymo, naujų pavedimų skyrimo arba darbų koordinavimo.
222. Pagal užduočių kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:
222.1. nekontroliuojamosios užduotys – tai užduotys, kurių vykdymas sprendžiamas vykdytojo nuožiūra, baigiamos EDVS „@vilys“ automatiškai užregistravus atsakymą (siunčiamąjį dokumentą) arba įrašius užduoties įvykdymo rezultatą (kai užduoties vykdymas nereikalauja parengti dokumentą):
222.1.1. jei nekontroliuojama užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai užrašo ant gauto dokumento paskutinio lapo (virš apatinės paraštės), pasirašo ir nurodo datą bei įveda EDVS „@vilys“ dokumento įvykdymo nuorodą;
222.2. paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurios vykdytoją įpareigoja nustatytu terminu atlikti vadovybės užduotį ir apie jos įvykdymą informuoti vadovą. Šių užduočių vykdymo kontrolė baigiama EDVS „@vilys“ automatiškai užregistravus parengtą atsakymą (siunčiamąjį dokumentą), kurį pasirašė užduotį suformavęs vadovas (meras, mero pavaduotojas, administracijos direktorius ar direktoriaus pavaduotojas);
222.3. ypatingos kontrolės užduotys nustatomos:
223. Gauti Lietuvos Respublikos Seimo priimti teisės aktai, Lietuvos Respublikos Prezidento dekretai, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimai ir Ministro Pirmininko potvarkiai nuskaitomi, registruojami Bendrajame skyriuje ir pateikiami Savivaldybės vadovybei. Kas turi vykdyti ar būti supažindintas su dokumentais, nustatoma Savivaldybės vadovybės rezoliucijoje.
224. Jei dokumento rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai – dokumento originalas pateikiamas pirmajam, kitiems – kopijos (kopijas pateikia sekretorė administracijos direktoriaus sekretorius). Atsakymą įstatymų nustatyta tvarka rengia pirmasis vykdytojas, o kiti vykdytojai, kaip ir pirmasis, yra atsakingi už pavedimo įvykdymą nustatytu laiku ir pirmajam vykdytojui turi pateikti visą būtiną medžiagą bei atitinkamas pastabas ir pasiūlymus. Pirmasis vykdytojas, apibendrinęs pastabas ir pasiūlymus, parengia dokumento projektą, kurį turi pateikti vizuoti visiems pavedime (rezoliucijoje) nurodytiems vykdytojams.
225. Jei vienoje rezoliucijoje nustatytos atskiros užduotys skirtingiems vykdytojams, jiems formuojamos atskiros užduotys.
226. Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių vadovams ir darbuotojams dokumentai vykdyti ar susipažinti Savivaldybės vadovybės gali būti pateikiami elektroniniu būdu per EDVS „@vilys“.
Savivaldybės vadovų rezoliucijų pagrindu suformuotos užduoties atsakingas vykdytojas yra atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas. Jis užduotis pavaldiems darbuotojams įveda EDVS „@vilys“ ir kontroliuoja jų vykdymo eigą.
227. Užduotį, suformuotą Savivaldybės tarybos sprendimuose, Savivaldybės mero potvarkiuose ar mero pasitarimų metu, EDVS „@vilys” įveda mero sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas).
Mero užduotys po pasitarimų įvedamos ne vėliau kaip kitą darbo dieną po teisės akto ar protokolo pasirašymo.
228. Užduotį, suformuotą Administracijos direktoriaus įsakymuose ar administracijos pasitarimuose, EDVS „@vilys” įveda administracijos direktoriaus sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas) ne vėliau kaip kitą darbo dieną po teisės akto ar protokolo pasirašymo.
229. Jei rezoliucijos (užduotys) EDVS „@vilys” įvedamos pavėluotai (pavėluotai) arba jei dokumento įvykdymo terminas yra trumpesnis nei 2 darbo dienos, mero ar administracijos direktoriaus sekretoriai, reikalui esant, nurodo įvedimo valandą ir minutes.
230. Dokumentų vykdymo eigą kontroliuoja ir informaciją apie tai teikia šie valstybės tarnautojai ir darbuotojai:
230.1. Savivaldybės tarybos sprendimų ir Savivaldybės mero potvarkių vykdymą kontroliuoja mero sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas);
230.2. administracijos direktoriaus įsakymų vykdymą – direktoriaus sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas);
230.3. gautų dokumentų užduotis bei juose duotų pavedimų (vadovybės rezoliucijomis) vykdymą – vyresnioji specialistė, dirbanti „vieno langelio” principu;
230.4. asmenų prašymų, pasiūlymų, skundų nagrinėjimo terminus – Bendrojo skyriaus vyriausiasis specialistas, dirbantis „vieno langelio” principu;
231. Savivaldybės vadovybės užduotis į elektroninę dokumentų valdymo sistemą (EDVS) „@vilys“ įveda mero ir administracijos direktoriaus sekretoriai. Įvedant užduotį į EDVS „@vilys“, perrašomas vadovo rezoliucijos tekstas ir įvedamas užduoties įvykdymo terminas (data), rezoliucijos autorius, vykdytojas (vykdytojai), kiti užduoties duomenys.
232. Dokumentuose (popierinis variantas) pagal jų kontrolės pobūdį užduotys gali būti žymimos spaudu „Kontrolė“. Šis spaudas su užrašu „Kontrolė“, kuriame įrašoma data, iki kurios pavedimas turi būti įvykdytas, dedamas dokumento viršutinės paraštės dešinėje pusėje (specialiųjų žymų vietoje). Šį spaudą ant dokumento uždeda mero ar administracijos direktoriaus sekretoriai peržiūrėję užduotis ir jas įrašę į EDVS „@vilys”.
Jei dokumento rezoliucijoje nurodomas tik vykdytojas (vykdytojai), nenustatant užduoties ar nurodant, kad dokumentas pateikiamas susipažinti, užduočiai kontrolė nenustatoma.
233. Likus ne mažiau kaip 2 ar 3 darbo dienoms iki Bendrojo skyriaus kontroliuojamo pavedimo įvykdymo pabaigos, Bendrojo skyriaus darbuotojas, atsakingas už užduočių vykdymo kontrolę, primena vykdytojui, kad artėja pavedimo įvykdymo terminas, ir sužino apie pavedimo įvykdymo nustatytu laiku galimybę.
234. Dėl svarbių priežasčių negalint laiku įvykdyti užduoties, terminas gali būti pratęstas. Tai gali padaryti tas asmuo ar institucija, kurie terminą nustatė, tačiau būtina vadovautis nuostata, jog pavedimų įvykdymo terminas gali būti pratęstas tik išimtiniais atvejais.
235. Termino pratęsimo ar pakeitimo, nurodžius priežastis, rekomenduojama prašyti gavus dokumentą vėliau kaip 2-3 dienos iki įvykdymo termino pabaigos. Rezoliucijas dėl prašymų pakeisti pavedimų įvykdymo terminą pasirašo Savivaldybės meras ar administracijos direktorius.
236. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, jeigu išspręsti visi jame pateikti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės. Jei pavedimas įvykdomas netinkamai, visa medžiaga nustatyta tvarka grąžinama tobulinti, tačiau pavedimo įvykdymo terminas paprastai nepratęsiamas.
237. Visi pavedimų vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo apie tai pažymėti ir EDVS „@vilys“.
VI. DOKUMENTŲ BYLŲ APSKAITA,
PARUOŠIMAS SAUGOTI IR DOKUMENTŲ FONDO NAUDOJIMAS
239. Savivaldybės veiklos dokumentams tvarkyti ir valdyti parengiamas kalendorinių metų dokumentacijos planas.
240. Savivaldybės institucijų ir administracijos dokumentacijos planas rengiamas, derinamas ir tvirtinamas teisės aktų ir šio reglamento nustatyta tvarka.
241. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus 2 mėnesiams iki naujų kalendorinių metų pradžios. Dokumentacijos plane bylos, į kurias bus segami dokumentai, surašomos pagal Savivaldybei nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų (dokumentų) sudarymą atsakingi Savivaldybės administracijos struktūriniai padaliniai ar jų darbuotojai.
242. Savivaldybės mero ir Administracijos veiklos dokumentacijos bendrą planą sudaro ir administruoja (tvarko ir per metus papildo) ir patvirtinto einamųjų kalendorinių metų dokumentacijos plano įgyvendinimo priežiūrą vykdo Bendrasis skyrius. Papildymų sąrašas derinamas ir tvirtinimas kartu su ateinančių kalendorinių metų dokumentacijos planu.
Struktūriniai padaliniai iki einamųjų metų spalio 1 d. privalo pateikti Bendrajam skyriui bylų, kurias ketina sudaryti ateinančiais metais, sąrašą ir informaciją apie tas bylas, kurių į planą nebereikia įtraukti.
243. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal dokumentacijos planą vadovaujantis bendraisiais bylų sudarymo principais:
244.1. bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų, patvirtintų ar gautų per vienus kalendorinius metus Savivaldybės Tarybos, jos komitetų, mero, Savivaldybės administracijos, struktūrinių padalinių veikloje, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu;
244.4. bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, saugojimo terminus, pasirenkant vieną ar kelis jų požymius.
244. Tvarkomos Savivaldybės veiklos užbaigtos bylos (dokumentai), sudaromi jų apskaitos dokumentai praėjus vieniems metams po jų užbaigimo, vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis (Žin., 2011, Nr.88-4230 - 2013). Jie naudojami ir saugomi laikantis Zarasų rajono savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašo reikalavimų.
245. Tie struktūriniai padaliniai, kurių nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų susidaro nedaug ir jų apskaitą veda Bendrasis skyrius (Apskaitos, Centralizuotas vidaus audito, Investicijų ir plėtros, Juridinis ir personalo skyriai, Informacinių technologijų tarnyba) paruoštas (pagal taisykles susiūtas) bylas saugoti iki kovo 1 d. perduoda Bendrojo skyriaus archyvarui įrašyti jas į atitinkamų apyrašų tęsinius.
246. Dokumentai per kalendorinius metus į dokumentacijos plane numatytas bylas dedami laikantis šių reikalavimų:
246.1. dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę;
246.3. į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius;
Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas nustatyta tvarka užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija ir/ar pavedimas, o vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas dokumento originalas ir anksčiau gautos dokumento kopijos ar dokumento skaitmeninės kopijos pirmas lapas su jį gavusios įstaigos padarytais įrašais (jei jie neperrašomi ant gauto dokumento originalo);
246.4. dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei tai dokumentų rūšiai nenustatyta kita sisteminimo tvarka;
246.6. priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą;
246.7. į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga, Savivaldybės administracijos struktūriniuose padaliniuose parengti leidiniai, susiję su jų atliekamomis funkcijomis;
247. Dokumentų vertės ekspertizę atlieka ir siūlo sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar naikinimo atitinkamą veiklos sritį administruojantys (priskirtą funkciją atliekantys) įstaigos struktūrinių padalinių atsakingi darbuotojai kartu su darbuotojais, atsakingais už bylų sudarymą bei jų apskaitos tvarkymą.
248. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojama jų paieška, o bylų ar dokumentų neradus, surašomas prarastų dokumentų aktas.
249. Dokumentai ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dedami chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei šiai dokumentų kategorijai nenustatyta kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio Savivaldybėje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.
250. Bylų lapai sunumeruojami nustatyta tvarka, kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai. Užbaigtų laikino saugojimo dokumentų bylų lapai paprastai nenumeruojami.
251. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos baigiamos tvarkyti įforminimu: rašomas bylos antraštinis lapas, rašomas bylos baigiamasis įrašas.
252. Užbaigtoms laikino saugojimo dokumentų byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.
253. Už sudarytų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai atsako struktūrinių padalinių darbuotojai, atsakingi už tų bylų (dokumentų) sudarymą. Savivaldybės administracijos direktorius paskiria ar įgalioja paskirti Savivaldybės administracijos struktūrinio padalinio vadovą už bylų sutvarkymą atsakingus valstybės tarnautojus ar darbuotojus.
254. Savivaldybės institucijų, administracijos ir jos struktūrinių padalinių (skyrių, tarnybų, seniūnijų) metų dokumentacijos planai ir jų apskaitos dokumentai (apyrašai) rengiami ir teikiami derinti Utenos apskrities archyvui kartu su to laikotarpio veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma.
255. Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą susideda iš dviejų dalių:
255.1. pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie atitinkamą Savivaldybės administracijos struktūrinį padalinį (bylų sudarytoją): nurodomi jo įkūrimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aprašomos funkcijos, veiklos sritys, struktūra, jos pasikeitimai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį;
255.2. antrojoje pažymos dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Nurodomi, jei buvo nustatyti, dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai, paaiškinamos priežastys.
256. Fiziniai ir juridiniai asmenys turi teisę naudotis rajono Savivaldybės administracijos dokumentų fondo dokumentais, išskyrus tuos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai. Prie šių dokumentų asmenys turi teisę prieiti tų įstatymų nustatyta tvarka.
257. Asmuo, norintis susipažinti su dokumentais, turi kreiptis į rajono Savivaldybės administracijos struktūrinius padalinius, kurie šiuos dokumentus saugo, pateikdamas rašytinį prašymą.
258. Asmuo, prašydamas išduoti privačią informaciją apie save, prašyme turi nurodyti savo asmens kodą. Asmuo neprivalo nurodyti susipažinimo su dokumentais priežasčių. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija.
259. Asmuo gali susipažinti su dokumentais, prie kurių priėjimas neribojamas, dokumentų saugotojo, t.y., archyvaro ar kito šią funkciją atliekančio darbuotojo bei įslaptintos informacijos dokumentus administruojančio darbuotojo kabinete, arba naudodamasis saugotojo užtikrinama teisėta prieiga prie saugomų elektroninių dokumentų elektroninių ryšių priemonėmis.
261. Asmeniui, paėmusiam susipažinti dokumentus, draudžiama:
263. Savivaldybės administracijos struktūriniai padaliniai, remdamiesi saugomų dokumentų informacija, besikreipiančioms įstaigoms ar fiziniams asmenims gali išduoti pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus juridiniams faktams patvirtinti (apie pajamas, darbo stažą, šeimos sudėtį ir pan.), nepažeisdami Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimų (Žin.,1996, Nr.63-1479; 2008, Nr.22-804).
264. Išduodamą archyvinę pažymą pasirašo įstaigos, ar padalinio vadovas ir pažymą rengęs asmuo. Parašas tvirtinamas antspaudu (pažymos formos pavyzdys – internetinio puslapio skyriuje „Paslaugos“).
265. Esant dokumentų poėmiui, ir paimamose trumpo saugojimo bylose dokumentai turi būti susegti (susiūti), sunumeruoti ir įrašytas bylos baigiamasis įrašas. Juridiniams ir fiziniams asmenims teisės aktų nustatyta tvarka išduodant saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) surašomas dokumentų poėmio aktas (12 priedas).
266. Jei Savivaldybės administracijos darbuotojas, į kurį kreipiamasi, atsisako pateikti asmens nurodytus dokumentus, jis turi raštu paaiškinti atsisakymo priežastis ir galimybę šį atsisakymą apskųsti įstatymų nustatyta tvarka.
267. Priėjimas prie dokumentų fondo dokumentų, kuriuose yra informacijos apie asmens privatų gyvenimą, taip pat prie susistemintų asmens duomenų rinkmenų ribojamas 30 metų po to asmens mirties, o jei asmens mirties data nenustatyta, - 100 metų nuo to asmens gimimo. Jeigu nenustatyta nei asmens gimimo, nei mirties data, šis priėjimas ribojamas 70 metų nuo dokumentų sudarymo, išskyrus atvejus, kai taikomi Dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin. 1995, Nr.107-2389; 2004, Nr.57-1982) nustatyti terminai.
268. Priėjimas prie blogos fizinės būklės dokumentų gali būti ribojamas tol, kol bus pataisyta tokių dokumentų būklė ar pagamintos jų atsarginės kopijos.
269. Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje esančius duomenis jų valdytojas, tvarkytojai ar jų darbuotojai, siekdami asmeninės naudos ar interesų, neturi naudotis informacija ar ją atskleisti, jei tokia informacija nėra viešai paskelbta ir jiems tapo prieinama ar žinoma vykdant oficialias pareigas.
270. Elektroninio archyvo informacinės sistemos valdytojas - Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktorius ir jo įsakymu paskirti kompiuterinės sistemos vartotojai (tvarkytojai) - atsako už šioje sistemoje saugomų asmens duomenų saugą ir pagal kompetenciją privalo įgyvendinti tinkamas organizacines ir technines priemones, apsaugančias asmens duomenis nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, pakeitimo, atskleidimo, taip pat nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo.
271. Savivaldybės administracijos dokumentų fondui priklausančius dokumentus galima laikinai perduoti naudotis teismams ir ikiteisminio tyrimo įstaigoms, surašant dokumentų poėmio protokolą teisės aktų nustatyta tvarka. Už jų fizinę būklę ir jų grąžinimą dokumentų saugotojui teisės norminių aktų nustatytais ar perdavimo dokumente nurodytais terminais teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako juos laikinai perėmę naudotis juridiniai ar fiziniai asmenys.
272. Iš archyvinio fondo išduotos bylos Savivaldybės administracijos darbuotojams laikinam naudojimui apskaitomos tam skirtame registre.
Dokumentų su juose esančios informacijos apribojimais administravimas ir naudojimas.
273. Dokumentų naudojimo apribojimai gali būti nustatyti (viešo/vidaus naudojimo dokumentas), vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais.
274. Dokumento naudojimo apribojimus nustato:
274.1. gautiems dokumentams – administracijos direktoriaus įsakymu įgaliotas Bendrojo skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį (pagal Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimus ir gauto dokumento turinį);
274.2. Savivaldybės teisės aktų projektams – teisės akto rengėjas ir Juridinio ir personalo skyriaus atstovas, vizuojantis teisės aktą;
274.3. Savivaldybės teisės aktams – teisės akto (dokumento) sudarytojas (Savivaldybės taryba, Administracijos direktorius);
275. Juridinio ir personalo skyriaus vedėjo įsakymu ar viza, pagal motyvuotus Administracijos padalinių vadovų prašymus, gali būti nustatomas peržiūros apribojimas visiems gaunamiesiems tam tikros rūšies dokumentams (pvz., teismo procesiniams dokumentams ar jų dalims, įvaikinimo dokumentams, administracinėms byloms, kitiems dokumentams).
277. Dokumento naudojimo apribojimus EDVS „@vilys“ pažymi: Savivaldybės teisės aktų projektams ir teisės aktams – mero padėjėjas ar kitas valstybės tarnautojas, registruojantis ir tvarkantis rajono Savivaldybės tarybos sprendimų projektus ir administracijos direktoriaus sekretorius (Bendrojo skyriaus darbuotojas), registruojantis ir tvarkantis administracijos direktoriaus įsakymus.
278. Duomenų subjektams (fiziniams asmenims) siunčiami ar pateikiami spausdintiniai rašytiniai informacinio pobūdžio pranešimai apie suteiktas paslaugas, prievoles, sutarčių vykdymą, sąskaitos, darbdavio darbuotojui skirti atsiskaitymo lapeliai, teisės aktai, turintys asmens duomenų, privalo būti pateikiami uždaru pavidalu, ant kurio gali būti tik pašto paslaugoms būtina informacija, ir tokių pranešimų turinys gali būti matomas tik fiziniam asmeniui, kuriam adresuojamas pranešimas, ar jo sutikimu trečiajam asmeniui, atidarius ar išpakavus pateiktą pranešimą. Šios nuostatos netaikomos, jeigu minėti pranešimai įteikiami asmens duomenų subjektams asmeniškai ir konfidencialiai.
279. Administracijos direktorius įsakymu paskiria atsakingą asmenį, organizuojantį ir įgyvendinantį rajono Savivaldybės administracijoje įslaptintos informacijos administravimą, apsaugą ir kontrolę, nustato jo kompetenciją ir atsakomybę.
280. Atsakingas asmuo:
280.1. organizuoja įslaptintos informacijos apskaitą ir kontroliuoja jos apyvartą, tvarko jos registraciją;
280.2. atrenka informaciją naikinti, išslaptinti arba pratęsti tokios informacijos įslaptinimo terminą;
280.5. administracijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens sprendimu supažindina asmenis su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Slaptai“ ar „Konfidencialiai“;
281. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Slaptai“, administruojami taip:
281.3. gali būti dauginami ar kopijuojami tik raštišku administracijos direktoriaus arba jo įgalioto asmens sprendimu, gavus rašytinį informacijos rengėjo sutikimą;
281.5. įslaptintos informacijos gavėjo gali būti perduodami kitam paslapčių subjektui tik esant rašytiniam informacijos rengėjo sutikimui;
281.6. vykdytojams perduodami pasirašytinai, apie perdavimo faktą pažymint įslaptintos informacijos registracijos laikmenose;
282. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Konfidencialiai“ administruojami taip:
282.2. gali būti dauginami ar kopijuojami už dokumento vykdymo kontrolę atsakingo asmens sprendimu, laikantis principo „Būtina žinoti“, jeigu dokumentas nėra pažymėtas nuoroda „Būtinas informacijos rengėjo sutikimas“. Kopijos turi būti registruojamos ir numeruojamos;
282.3. vykdytojams perduodami pasirašytinai, apie perdavimo faktą pažymint įslaptintos informacijos registracijos laikmenose;
283. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Riboto naudojimo“ administruojami taip:
284. Už įslaptintų dokumentų administravimo reikalavimų vykdymą Savivaldybės administracijos struktūriniuose padaliniuose (kuriuose įslaptinti dokumentai rengiami, įforminami, registruojami, siunčiami ir gabenami gaunami, dauginami, saugomi apskaitomi ir naikinami) atsakingi šių struktūrinių padalinių vadovai, jų įgalioti asmenys, taip pat asmenys, kuriems šie dokumentai yra patikėti.
285. Administracijos direktorius turi teisę paskirti atsakingą asmenį ar padalinį ir už duomenų tvarkymo Savivaldybės administracijoje apsaugą.
286. Asmuo pretenduojantis gauti leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „slaptai“ arba asmens patikimumo pažymėjimą, atsakingam asmeniui pateikia užpildytą nustatyto pavyzdžio klausimyną, išsamią autobiografiją ir rašytinį sutikimą būti tikrinamam.
287. Įslaptinti dokumentai rengiami ir įforminami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos ir pagal Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu patvirtintų Įslaptintos informacijos administravimo taisyklių reikalavimus (Žin., 2005, Nr. 143-5193).
288. Gautų siuntų vokai su slaptumo žymomis „Slaptai”, „Konfidencialiai”, „Riboto naudojimo”, adresuoti rajono Savivaldybės vadovybei, neatplėšti pateikiami darbuotojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą registruoti ir toliau tvarkyti.
289. Įslaptinti ir konfidencialūs siunčiamieji dokumentai registruojami ir išsiunčiami Bendrajame skyriuje šiai dokumentų kategorijai nustatyta tvarka ir šis reglamentas taikomas tiek, kiek jis neprieštarauja kitais teisės aktais nustatytai dokumentų registravimo tvarkai.
290. Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartį, turi laikytis konfidencialumo principo ir laikyti paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino vykdydami savo pareigas.
291. Asmuo turi teisę gauti privačią informaciją, kuria disponuoja Savivaldybės institucijos, apie save, išskyrus Lietuvos Respublikos įstatymų nustatytus atvejus, kai tokia informacija neteikiama. Privati informacija apie save asmeniui pateikiama įstatymo nustatyta tvarka pateikus prašymą ir įstatymais nustatyta tvarka patvirtinus asmens tapatybę, t. y. nurodant asmens kodą ir pateikus asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą.
Jei pareiškėjas yra juridinis asmuo, jis pateikia įstaigos pavadinimą, kodą, buveinės adresą ir duomenis ryšiui palaikyti Visi raštu, įskaitant elektroninę forma, įstaigai pateikti prašymai turi būti pasirašyti pareiškėjo arba jo atstovo.
292. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijantį dokumentą.
293. Jei privati informacija pareiškėjui siunčiama paštu, ji siunčiama tik registruota pašto siunta.
294. Administracijos direktoriaus pavedimu su saugiaisiais dokumentais ir saugiųjų dokumentų blankais susijusius jų rengimo, apskaitos ir naudojimo procesus administruoja Bendrojo skyriaus vedėjo pavaduotojas, o už Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų formų parengimą gaminti, apskaitą ir jų naudojimą, atsakingi visų rajono Savivaldybės administracijos padalinių vadovai, kuriems pagal savo padalinio veiklos funkcijas atsirastų poreikis atlikti nurodytas procedūras.
295. Rajono Savivaldybės kompiuterinių sistemų saugumo užtikrinimą reglamentuoja rajono Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu patvirtinta Duomenų apsaugos rajono savivaldybės informacinėse sistemose tvarka.
296. Duomenų, saugomų personalinio kompiuterio kaupikliuose, saugumu ir atsarginiu kopijavimu rūpinasi pats personalinio kompiuterio vartotojas. Kopijas daro pats kompiuterio vartotojas ir tokios kompiuterinės magnetinės duomenų laikmenos turi būti saugomos seife. Jas užpildęs vartotojas pats atsako už jų saugumą. Šių kompiuterinių magnetinių duomenų laikmenų negalima išnešti iš rajono Savivaldybės administracijos pastato.
297. Svarbius dokumentus, parengtus „Microsoft Office“ programomis, vartotojas turėtų išsaugoti su slaptažodžiais. Vartotojui draudžiama bet kokiu būdu perduoti duomenis asmenims, neturintiems teisės jais naudotis. Vartotojas bet kokiu atveju neturi niekam sakyti savo slaptažodžio. Už veiksmus, atliktus kompiuterinėje sistemoje, naudojantis vartotojo identifikatoriumi ir slaptažodžiu, atsako pats vartotojas.
298. Elektroninio archyvo informacinės sistemos (EAIS) tvarkytojai, atsako už EAIS saugomų asmens duomenų saugą ir pagal kompetenciją privalo įgyvendinti tinkamas organizacines ir technines priemones, apsaugančias asmens duomenis nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, pakeitimo, atskleidimo, taip pat nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo.
299. Nuolatinio saugojimo dokumentai Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių archyvuose gali būti saugomi iki 20 metų nuo dokumentų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį dokumentai turi būti perduoti saugoti Utenos apskrities archyvui.
300. Dokumentai, prie kurių prieinama specialiosios įrangos priemonėmis (vaizdo ir garso dokumentai perduodami per 10 metų nuo jų sukūrimo.
301. Kartu su dokumentais perduodami apyrašai, įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas. Su dokumentais gali būti perduodamos ir turimos jų atsarginės kopijos bei informacijos paieškos priemonės.
302. Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse. Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.
303. Dokumentus perduodantys Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių už šią darbo sritį atsakingi darbuotojai turi:
303.2. patikrinti pagal apyrašus numatomų perduoti dokumentų kiekį, būklę, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą, o patikrinimo rezultatus ir išvadas įforminti pažymoje;
303.3. pašalinti nustatytus trūkumus, patikslinti aprašymo ir apskaitos duomenis, jei nustatoma, kad jie netikslūs;
303.4. surašyti nerastų dokumentų aktą, jei atlikus detalią paiešką nustatoma, kad į apyrašus įrašytų apskaitos vienetų nėra;
304. Dokumentų perdavimas Utenos apskrities archyvui įforminamas aktu kuris surašomas dviem egzemplioriais (priedas Nr.10).
305. Dokumentų perdavimo aktas tvirtinamas ir registruojamas po to, kai jis pasirašomas įgaliotų perduodančios įstaigos ir Utenos apskrities archyvo darbuotojų.
VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
307. Zarasų savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamentas parengtas, vadovaujantis Reglamento tvirtinimo metu galiojančiais Lietuvos respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitais galiojančiais teisės aktais, Zarasų rajono savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, administracijos direktoriaus įsakymais, reglamentuojančiais veiklos dokumentų valdymą, kita metodine literatūra (literatūros sąrašas - priedas Nr25.).
308. Prieduose 20-24 pateikiamos kai kurios specifinių dokumentų rengimo taisyklės (mandagumo raiška atskiruose dokumentuose, telefonų rašymo rekomendacijos), trumpas dokumentų valdymo terminų žodynas, duomenys apie sukauptą ir elektroninėse dokumentų valdymo sistemose „Raštas“ ir „@vilys“ saugomą teisės aktų ir kitų dokumentų fondą kai kurių kitų dokumentų formų pavyzdžiai.
309. Elektroniniams dokumentams taikomos bendros įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytos dokumentų valdymo, priėjimo prie dokumentų ir jų naudojimo nuostatos.
310. Sprendimą dėl elektroninių dokumentų valdymo sistemos atliekamų funkcijų priima Savivaldybės administracijos direktorius, atsižvelgdamas į įstaigai priskirtas funkcijas bei teisės aktų ir šio reglamento reikalavimus.
311. Savivaldybės administracijos direktorius atskiru savo įsakymu turi paskirti už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą, elektroninių dokumentų valdymą atsakingą struktūrinį padalinį ar darbuotojus, nustatyti jų įgaliojimus ir atsakomybę bei prieigos prie elektroninių dokumentų kontrolės priemones.
312. Elektroninių dokumentų funkcijoms atlikti turi būti parengtos elektroninių dokumentų valdymo taisyklės ar atskirų procedūrų su elektroniniais dokumentais tvarkos aprašas.
Pakeitimai:
1.
Zarasų rajono savivaldybės administracija, Įsakymas
Nr. I(6.6 E)-224, 2016-03-30, paskelbta TAR 2016-03-30, i. k. 2016-06552
Dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2014 m. kovo 19 d. įsakymo Nr. I-186 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2013 m.gegužės 30 d. įsakymo Nr. I-338 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamento patvirtinimo“ pakeitimo“ pakeitimo