PATVIRTINTA

Utenos rajono savivaldybės

administracijos direktoriaus

2022 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. AĮ-1659

UTENOS RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TAISYKLĖS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Utenos rajono savivaldybės administracijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato Utenos rajono savivaldybės administracijos (toliau – perkančioji organizacija) viešųjų pirkimų (toliau – pirkimai) organizavimo ir vidaus taisykles, kurios apima poreikių formavimą, pirkimų planavimą, iniciavimą ir pasirengimą jiems, pirkimų vykdymą, viešųjų pirkimo-pardavimo sutarčių (toliau – pirkimo sutartis) sudarymą, vykdymą ir jos rezultatų įvertinimą (toliau – viešųjų pirkimų procesas).

2. Šios Taisyklės netaikomos pirkimams, kuriuos vykdys ir/ar vykdo Utenos rajono savivaldybės administracijos Centralizuotų pirkimų skyrius, vadovaudamasis Utenos rajono savivaldybės centrinės perkančiosios organizacijos atliekamų centralizuotų viešųjų pirkimų vykdymo taisyklėmis.

3. Planuodami ir atlikdami pirkimus, vykdydami sutartis ir nustatydami pirkimų kontrolės priemones, perkančiosios organizacijos valstybės tarnautojai ir/ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, (toliau – darbuotojas) vadovaujasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – VPĮ), jį įgyvendinančiaisiais teisės aktais, šiomis Taisyklėmis, kitais įstatymais, teisės aktais ir perkančiosios organizacijos vidaus teisės aktais.

4. Darbuotojai, dalyvaujantys pirkimų procese ar galintys daryti įtaką jo rezultatams, turi užtikrinti, kad vykdant pirkimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų bei siekti, kad prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti skirtos lėšos būtų naudojamos racionaliai, vykdant pirkimo sutartis būtų laikomasi aplinkos apsaugos, socialinės ir darbo teisės įpareigojimų, nustatytų Europos Sąjungos ir nacionalinėje teisėje, kolektyvinėse sutartyse, tarptautinėse konvencijose. Pirkimų procese dalyvaujantys asmenys turi laikytis konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų, siekti strateginių ir kitų perkančiosios organizacijos veiklos planų įgyvendinimo ir užtikrinti sutartinių įsipareigojimų vykdymą tretiesiems asmenims.

5. Taisyklėmis privalo vadovautis visi perkančiosios organizacijos darbuotojai, dalyvaujantys perkančiosios organizacijos pirkimų procese.

6. Taisyklėse vartojamos pagrindinės sąvokos:

6.1. Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (toliau - CVP IS) administratorius – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas darbuotojas, turintis teisę CVP IS tvarkyti duomenis apie perkančiąją organizaciją ir jos darbuotojus (pirkimų specialistus, ekspertus ir kt.);

6.2. Viešojo pirkimo komisija (toliau – Komisija) – perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu iš ne mažiau kaip 3 asmenų sudaryta komisija, kuri organizuoja ir atlieka pirkimą (-us).

6.3. Kontora – perkančiosios organizacijos dokumentų valdymo sistema „Kontora“.

6.4. Pirkimų iniciatorius – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas darbuotojas, kuris nurodo poreikį viešojo pirkimo būdu įsigyti reikalingų prekių, paslaugų arba darbų ir (ar) parengia jų techninę specifikaciją ir (ar) jos projektą;

6.5. Pirkimų organizatorius – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas darbuotojas, kuris perkančiosios organizacijos nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka mažos vertės viešuosius pirkimus, pagal preliminariąją sutartį vykdomo atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras arba dinaminės pirkimo sistemos pagrindu atliekamo pirkimo procedūras, kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma Komisija;

6.6. Pirkimo paraiška – dokumentas, kuriame pirkimų iniciatorius nurodo pagrindines pirkimo sąlygas ir kitą informaciją, kuri pagrindžia jo sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų, pirkimus reglamentuojančių, teisės aktų reikalavimams. Paraiška nustatyta tvarka teikiama viešųjų pirkimų sistemoje (toliau - VIPIS) (Taisyklių 1 priedas);

6.7. Pirkimų planas – Taisyklėse nustatyta tvarka parengtas ir perkančiosios organizacijos vadovo patvirtintas einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimų sąrašas (Taisyklių 2 priedas);

6.8. Pirkimų suvestinė – perkančiosios organizacijos parengta ir CVP IS viešai skelbiama informacija apie visus biudžetiniais metais planuojamus vykdyti perkančiosios organizacijos pirkimus;

6.9. Planuojamų vykdyti viešųjų pirkimų sąrašas (poreikis) – pirkimų iniciatoriaus parengta, susisteminta perkančiosios organizacijos vadovui teikiama informacija apie ateinančiais biudžetiniais metais reikalingas pirkti prekes, paslaugas ir darbus, įskaitant vidaus sandorius (Taisyklių 3 priedas);

6.10. Prevencinę pirkimų kontrolę atliekantis asmuo – perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu paskirtas darbuotojas, nustatyta tvarka vykdantis viešojo pirkimo proceso procedūros stebėseną, patikrinimą ir suderinimą;

6.11. Rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, tiekėjus (įskaitant ir rinkoje veikiančius VPĮ 23 ir VPĮ 24 straipsniuose nurodytus subjektus), jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas, atliekamus darbus ir kainas rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų rengimas, skirtas sprendimams, susijusiems su pirkimais, priimti;

6.12. Tiekėjų apklausos pažyma – VIPIS pirkimų organizatoriaus, vykdant mažos vertės pirkimus, pildomas dokumentas, pagrindžiantis jo priimtų sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams;

6.13. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas darbuotojas, kuris rengia einamaisiais biudžetiniais metais numatomų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimų planą, rengia ir skelbia šių pirkimų suvestinę, užtikrina nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą laiku, saugo perduotas pasibaigusių pirkimų bylas ir organizuoja jų perdavimą į archyvą, kaupia ir rengia statistinę informaciją apie atliekamus pirkimus;

6.14. Už sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas ir sutartyje nurodytas darbuotojas, kuris prižiūri (organizuoja) perkančiosios organizacijos sudarytose sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą, pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų laikymąsi, prekių, paslaugų, darbų atitiktį sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams, taip pat inicijuoja ir teikia siūlymus dėl pirkimo sutarčių pratęsimo, keitimo, nutraukimo, teisinių pasekmių tiekėjui, nevykdančiam arba netinkamai vykdančiam sutartyje nustatytus įsipareigojimus, taikymo, skelbia sutartis ir jų pakeitimus;

7. Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos VPĮ ir kituose, viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose, teisės aktuose.

8. Pasikeitus Taisyklėse minimiems teisės aktams ir rekomendacinio pobūdžio dokumentams, taikomos aktualios tų teisės aktų ir rekomendacinio pobūdžio dokumentų redakcijos nuostatos.

9. Visi šių Taisyklių nustatyta tvarka rengiami ir/ar teikiami dokumentai derinami, tvirtinami ir pasirašomi VIPIS ir/arba Kontora.

II SKYRIUS

PIRKIMŲ PROCESE DALYVAUJANTYS ASMENYS IR JŲ FUNKCIJOS

10. Už VPĮ ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų laikymosi užtikrinimą perkančiojoje organizacijoje yra atsakingas perkančiosios organizacijos vadovas.

11. Perkančiosios organizacijos darbuotojai, dalyvaujantys pirkimų ir vidaus kontrolės procese:

11.1. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo;

11.2. Pirkimų iniciatorius;

11.3. Pirkimų organizatorius;

11.4. Už sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingas asmuo;

11.5. CVP IS administratorius.

12. Prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, perkančiosios organizacijos darbuotojai ar pagalbinės pirkimų veiklos paslaugų teikėjo darbuotojai, Pirkimų iniciatorius, Pirkimų organizatorius, ekspertai, stebėtojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jos rezultatams, turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją (forma patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 23 d. įsakymu Nr. 1S-93 „Dėl nešališkumo deklaracijos tipinės formos patvirtinimo“) ir konfidencialumo pasižadėjimą. Nešališkumo deklaracijas ir konfidencialumo pasižadėjimus darbuotojai turi atnaujinti (pasirašyti naujus) ne rečiau, kaip vieną kartą per metus. Pirkimų iniciatoriai, Pirkimų organizatorius, viešųjų pirkimų procedūrose dalyvaujantys ekspertai, prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, o taip pat ir pirkimų vykdytojo vadovas turi užpildyti arba atnaujinti privačių interesų deklaracijas, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme.

13. Jeigu pirkimo objektas yra sudėtingas, o pasiūlymams nagrinėti ir vertinti reikia specialių žinių, gali būti kviečiami ekspertai konsultuoti klausimu, kuriam reikia specialių žinių, ir (ar) tiekėjų pateiktiems pasiūlymams nagrinėti. Ekspertų funkcijas pirkimuose gali atlikti perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu skiriami darbuotojai ar/ir kiti ekspertai, kurių paslaugos perkamos VPĮ nustatyta tvarka. Konsultacijos su ekspertais turi vykti nepažeidžiant tiekėjų konkurencijos, nediskriminavimo ir skaidrumo principų.

14. Perkančiosios organizacijos pirkimo procedūroms iki pirkimo sutarties sudarymo atlikti gali būti įgaliota kita perkančioji organizacija (toliau – Įgaliotoji organizacija). Perkančioji organizacija Įgaliotajai organizacijai nustato užduotis ir suteikia įgaliojimus toms užduotims vykdyti.

15. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingo asmens funkcijos ir atsakomybė:

15.1. pagal iš Pirkimų iniciatoriaus gautą pirkimų poreikį, rengia ir teikia perkančiosios organizacijos vadovui tvirtinti perkančiosios organizacijos einamųjų biudžetinių metų pirkimų planą (Taisyklių 2 priedas), skaičiuoja numatomų pirkimų vertes ir parenka pirkimo būdus;

15.2. esant poreikiui, einamaisiais biudžetiniais metais rengia perkančiosios organizacijos pirkimų plano pakeitimus.

15.3. pagal perkančiosios organizacijos vadovo patvirtintą pirkimų planą rengia perkančiosios organizacijos pirkimų suvestinę ir ją ne vėliau kaip iki einamųjų biudžetinių metų kovo 15 d., o patikslinus pirkimų planą – nedelsiant, skelbia VPĮ nustatyta tvarka CVP IS;

15.4. CVP IS pildo metinę pirkimų ataskaitą pagal VPĮ reikalavimus, teikia ją Viešųjų pirkimų tarnybai;

15.5. vykdo savalaikio pirkimų iniciavimo priežiūrą;

15.6. ne rečiau kaip kartą per metus peržiūri nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų registro duomenis, pateiktas privačių interesų deklaracijas ir patikrina, ar visi Viešųjų pirkimų ekspertai, Pirkimų iniciatorius, Pirkimų organizatorius, už pirkimų planavimą atsakingas asmuo yra pasirašę nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą bei deklaravę privačius interesus, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme;

15.7. užtikrina, kad naujai paskirtas Pirkimų iniciatorius, Pirkimų organizatorius, ekspertai, prieš pradėdami darbą, pasirašytų nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą, šiuos dokumentus registruoja elektroniniame registre;

15.8. pagal poreikį kaupia ir rengia statistinę informaciją apie perkančiosios organizacijos atliktus ir atliekamus viešuosius pirkimus.

16. Pirkimų iniciatoriaus funkcijos ir atsakomybė:

16.1. atlieka Rinkos tyrimą;

16.2. rengia ir teikia Už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui informaciją apie poreikį įsigyti prekes, paslaugas ar darbus einamaisiais biudžetiniais metais;

16.3. kiekvieno pirkimo procedūroms atlikti pildo paraišką. Kartu su paraiška rengia ir pateikia pirkimo objekto techninę specifikaciją, tiekėjų kvalifikacijos reikalavimus (jei tokie siūlomi), neprivalomus tiekėjų pašalinimo pagrindus (jei tokie siūlomi), kokybės vadybos/aplinkos apsaugos standartus (jei tokie siūlomi), pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties projektą (jei tokia rengiama);

16.4. teikia išvadas dėl gautų pretenzijų, susijusių su jo parengta informacija;

16.5. inicijuoja pagal preliminariąją sutartį atliekamas atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras;

16.6. esant poreikiui tikslinti Pirkimų planą ar įtraukti naujus pirkimus, informaciją apie tai perduoda Už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui.

17. Pirkimų organizatoriaus funkcijos ir atsakomybė:

17.1. vykdo mažos vertės pirkimų, kurių numatoma sutarties vertė neviršija 15 000 Eur be PVM procedūras, Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo, patvirtinto Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatytais atvejais ir tvarka;

17.2. vykdo atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras pagal preliminariąją (-sias) sutartį (-is);

17.3. vykdo dinaminės pirkimo sistemos pagrindu atliekamo pirkimo procedūras;

17.4. vykdo prekių, paslaugų ar darbų pirkimus naudojantis VšĮ CPO.lt atlikta pirkimo procedūra ar valdoma dinamine pirkimo sistema ar sudaryta preliminariąja sutartimi, neatsižvelgiant į numatomą sutarties vertę;

17.5. pildo Tiekėjų apklausos pažymą;

17.6. rengia pirkimo dokumentus, ir, jei reikalinga, siūlo papildomus kvalifikacijos ir techninės specifikacijos reikalavimus, tiekėjų pašalinimo pagrindus, kokybės vadybos/aplinkos apsaugos standartus, pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties sąlygas, kurių nenurodė Pirkimų iniciatorius;

17.7. įtraukia tiekėjus į melagingą informaciją pateikusių tiekėjų sąrašus, jei pirkimo procedūrų metu tiekėjas nuslėpė ar pateikė melagingą informaciją, kaip nustatyta VPĮ;

17.8. pirkimo procedūrų vykdymo metu, atsiradus aplinkybėms, kurių nebuvo galima numatyti, gali inicijuoti pirkimo procedūrų nutraukimą, teikdamas tokį siūlymą perkančiosios organizacijos vadovui. Sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo priima perkančiosios organizacijos vadovas. Perkančiosios organizacijos vadovui rezoliucija priėmus sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, atlieka su pirkimo nutraukimu susijusius veiksmus;

17.9. per 15 kalendorinių dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo raštu arba jų pakeitimo, bet ne vėliau kaip iki pirmojo mokėjimo, pirkimo sutartį ir laimėjusį pasiūlymą skelbia CVP IS. Informacija apie žodžiu sudarytas sutartis gali būti skelbiama vieną kartą per ketvirtį, per 15 kalendorinių dienų ankstesniam ketvirčiui pasibaigus;

17.10. sudaro savo vykdomų pirkimų dokumentų bylas;

17.11. pasibaigus pirkimui, pirkimo dokumentų bylas perduoda skyriui, atsakingam už Perkančiosios organizacijos archyvą;

18. Už sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingo asmens funkcijos ir atsakomybė:

18.1. prižiūri (organizuoja priežiūrą) perkančiosios organizacijos sudarytose pirkimo sutartyse numatytų jos įsipareigojimų vykdymą ir prižiūri pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų bei prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams laikymąsi;

18.2. pasirašo prekių, paslaugų ir (ar) darbų priėmimo-perdavimo aktus, taip patvirtindamas, kad neturi pretenzijų dėl gautų prekių ar suteiktų paslaugų, ar darbų, gautas sąskaitas faktūras (PVM sąskaitas faktūras) ar kitus teisės aktuose ar pirkimo sutartyje numatytus apskaitos dokumentus, kuriuos iš elektroninės sistemos E. sąskaita perduoda už finansus atsakingam asmeniui;

18.3. inicijuoja siūlymus dėl sutarčių keitimo, nutraukimo ar pirkimo sutartyje numatytų prievolių įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo tiekėjui;

18.4. esant poreikiui, rengia sutarčių pratęsimo, keitimo ir nutraukimo projektus;

18.5. nutraukus pirkimo sutartį dėl esminio sutarties pažeidimo – įtraukia tiekėjus į nepatikimų tiekėjų sąrašą.

19. Prevencinę pirkimų kontrolę atliekančio asmens funkcijos ir atsakomybė:

19.1. derina viešųjų pirkimų sutarčių sąlygų projektus prieš pirkimo procedūras, patvirtindamas, kad viešųjų pirkimų sutarčių sąlygų projektai atitinka VPĮ 87 straipsnyje nustatytus viešojo pirkimo sutarties turiniui keliamus reikalavimus;

19.2. derina pirkimo dokumentus prieš pirkimo procedūras, patvirtindamas, kad pirkimo dokumentai atitinka VPĮ 35 straipsnyje nustatytus viešojo pirkimo dokumentų turiniui keliamus reikalavimus;

20. CVP IS administratoriaus funkcijos ir atsakomybė:

20.1. atsako už duomenų apie perkančiąją organizaciją aktualumą ir teisingumą, administruoja perkančiosios organizacijos darbuotojams suteiktas teises;

20.2. sukuria ir registruoja naujus perkančiosios organizacijos CVP IS naudotojus, kuria naudotojų grupes CVP IS priemonėmis vykdomiems pirkimams, suteikia jiems įgaliojimus ir nustato prieigos prie duomenų ribas;

20.3. perkančiosios organizacijos darbuotojams nutraukus darbo santykius, panaikina jų prieigą prie CVP IS.

III SKYRIUS

PIRKIMŲ VYKDYMO YPATUMAI

21. Perkančiojoje organizacijoje vykdant pirkimus laikomasi tokių reikalavimų:

21.1. Kai numatomos pirkimo sutarties vertė yra iki 15 000 Eur be PVM, reikalingas prekes, paslaugas ar darbus perkančioji organizacija įsigyja pati;

21.2. Kai numatomos pirkimo sutarties vertė viršija 15 000 Eur be PVM:

21.2.1. įvertinama, ar perkamas objektas yra VšĮ CPO.lt kataloge:

21.2.1.1. jei yra bei tenkina poreikius – įsigyja pati perkančioji organizacija naudodamasi šiuo katalogu;

21.2.1.2. jei yra, tačiau jis netinka/netenkina poreikių, perkančioji organizacija pagrindžia tai pirkimo dokumentuose ir perka per Centralizuotų pirkimų skyrių;

21.2.2. įvertinus, jog perkamo objekto nėra VšĮ CPO.lt kataloge, perkama per Centralizuotų pirkimų skyrių.

22. Mažos vertės pirkimams, nustatytiems Taisyklių 22.1 bei 22.2.1.1 papunkčiuose, kuriuos perkančioji organizacija vykdo pati, perkančiosios organizacijos vadovo sprendimu yra paskiriami pirkimo organizatoriai. Tokiems pirkimams viešojo pirkimo komisija nesudaroma (išskyrus atvejus, kai vykdomas supaprastintas (išskyrus mažos vertės pirkimus) ar tarptautinis pirkimas).

IV SKYRIUS

MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ, ATLIEKAMŲ NESKELBIAMOS APKLAUSOS BŪDU, YPATUMAI

23. Pirkimų organizatorius, atlikdamas mažos vertės pirkimą neskelbiamos apklausos būdu, turi apklausti ne mažiau kaip tris pirkimų iniciatoriaus nurodytus potencialius tiekėjus, išskyrus Taisyklių 24 ir 25 punktuose nustatytus atvejus.

24. Mažiau nei trys tiekėjai gali būti apklausiami, kai rinkoje yra objektyviai mažiau tiekėjų, kurie gali patiekti reikalingų prekių, suteikti paslaugų ar atlikti darbų. Tokiu atveju turi būti apklausiami visi rinkoje esantys tiekėjai.

25. Vienas tiekėjas gali būti apklausiamas šiais atvejais:

25.1. perkamos prekės, paslaugos ar darbai, kurių pirkimo sutarties vertė ne didesnė kaip 5000 Eur (penki tūkstančiai eurų) be pridėtinės vertės mokesčio (toliau – PVM);

25.2. perkamos prekės ar paslaugos naudojant reprezentacinėms išlaidoms skirtas lėšas;

25.3. yra tik konkretus tiekėjas, kuris gali patiekti reikalingas prekes, pateikti paslaugas ar atlikti darbus ir nėra jokios kitos priimtinos alternatyvos (pvz., perkamos meninio, mokslinio pobūdžio paslaugos, perkamos papildomos prekės ar paslaugos iš tam tikro tiekėjo, techniniu požiūriu derinant su jau turimomis prekėmis ar suteiktomis paslaugomis ir pan.);

25.4. pirkimą būtina atlikti ypač skubiai. Šios aplinkybės negali priklausyti nuo perkančiosios organizacijos delsimo arba neveiklumo;

25.5. perkamos perkančiosios organizacijos darbuotojams reikalingos mokymo paslaugos;

25.6. perkamos keleivių pervežimo, nakvynės ir kitos su tarnybine komandiruote susijusios paslaugos.

26. Atliekant mažos vertės pirkimą neskelbiamos apklausos būdu, tiekėjai apklausiami žodžiu arba raštu. Tiekėjai gali būti apklausiami žodžiu Taisyklių 27 punkte nustatytais atvejais. Visais kitais atvejais tiekėjai apklausiami raštu.

27. Apklausa žodžiu gali būti atliekama, jei:

27.1. perkamos prekės, paslaugos ar darbai, kai pirkimo sutarties vertė ne didesnė kaip 5000 Eur (penki tūkstančiai eurų) be PVM;

27.2. perkamos prekės ar paslaugos naudojant reprezentacinėms išlaidoms skirtas lėšas;

27.3. pirkimą būtina atlikti ypač skubiai. Šios aplinkybės negali priklausyti nuo Perkančiosios organizacijos delsimo arba neveiklumo;

27.4. perkamos Perkančiosios organizacijos darbuotojams reikalingos mokymo paslaugos;

27.5. perkamos keleivių pervežimo, nakvynės ir kitos su tarnybine komandiruote susijusios paslaugos;

27.6. Taisyklių 25.3 papunktyje numatytais atvejais apklausiamas vienas tiekėjas.

28. Kai mažos vertės pirkimas atliekamas neskelbiamos apklausos būdu, tiekėjams turi būti pateikiama ši informacija:

28.1. pageidaujamos pirkimo objekto savybės ir svarbiausios pirkimo sutarties sąlygos;

28.2. pagal kokį kriterijų bus išrenkamas ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas;

28.3. kokias savo siūlomų prekių, paslaugų ar darbų charakteristikas turi nurodyti tiekėjas, kokiomis priemonėmis ir iki kada jis turi pateikti pasiūlymą;

28.4. kaip bus informuojamas apklausiamas tiekėjas apie sprendimą sudaryti pirkimo sutartį.

29. Apklausiant žodžiu su tiekėjais bendraujama telefonu, tiesiogiai prekybos vietoje, vertinama internete tiekėjų skelbiama informacija apie prekių, paslaugų ar darbų kainą.

30. Apklausiant raštu kvietimas tiekėjams pateikiamas elektroniniu paštu ar CVP IS priemonėmis, Mažos vertės pirkimų tvarkos apraše nustatytais atvejais – tik CVP IS priemonėmis, nustačius protingą terminą pasiūlymams pateikti. Pasiūlymus raštu gali būti prašoma pateikti elektroniniu paštu, CVP IS priemonėmis ar vokuose, Mažos vertės pirkimų tvarkos apraše nustatytais atvejais – tik CVP IS priemonėmis. Tame pačiame pirkime dalyvaujantys tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma. Jeigu kvietimas tiekėjams pateikiamas elektroniniu paštu, kartu su kitais pirkimo dokumentais turi būti saugomas elektroninio laiško išrašas, patvirtinantis, kuriems tiekėjams buvo išsiųstas kvietimas.

V SKYRIUS

PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS PROCEDŪROS PAGAL ETAPUS

Prekių, paslaugų ir (ar) darbų poreikio formavimo etapas

31. Perkančiosios organizacijos reikmėms reikalingų įsigyti prekių, paslaugų ir (ar) darbų poreikį formuoja Pirkimų iniciatoriai.

32. Pirkimų iniciatorius kiekvienų biudžetinių metų pabaigoje, bet ne vėliau kaip iki gruodžio 1 d., Kontoroje (pagal Taisyklių 3 priede nustatytą formą) ir VIPIS (poreikio kortelėje pildomi Taisyklių 3 priede nustatytoje formoje pateikiami duomenys) perkančiosios organizacijos vadovui pateikia planuojamų vykdyti viešųjų pirkimų poreikį ateinantiems biudžetiniams metams. Perkančiosios organizacijos vadovas gautus poreikius nukreipia už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui.

33. Pirkimų iniciatorius, prieš teikdamas poreikius, privalo:

33.1. peržiūrėti galiojančias pirkimų sutartis, įvertinti galimybę ir tikslingumą pratęsti pasirašytų sutarčių galiojimą (jei tokia galimybė numatyta pirkimo sutartyje), užtikrindamas nepertraukiamą perkančiosios organizacijos funkcijoms atlikti būtinų prekių tiekimą, paslaugų teikimą ar darbų vykdymą;

33.2. atlikti rinkos tyrimą, reikalingą numatomai pirkimo vertei nustatyti;

33.3. įvertinti galimybę prekes, paslaugas ir darbus įsigyti naudojantis VšĮ CPO.lt elektroniniu katalogu ir pateikti siūlymą dėl konkretaus sprendimo. Jei teikiamas siūlymas prekes, paslaugas ar darbus įsigyti nesinaudojant elektroniniu katalogu, turi būti pateikiami ir tokį sprendimą pagrindžiantys argumentai;

33.4. kai numatoma vykdyti mažos vertės pirkimą – įvertinti taikytinas pirkimo vykdymo priemones.

Pirkimų planavimo etapas

34. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo pagal iš pirkimų iniciatorių gautą pirkimų poreikį, rengia perkančiosios organizacijos Pirkimų plano projektą:

34.1. priskiria prekėms, paslaugoms ir darbams kodus pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną, patvirtintą Europos Parlamento ir Tarybos 2002 m. lapkričio 5 d. reglamentu (EB) Nr. 2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ) (OL 2002 m. specialusis leidimas, 6 skyrius, 5 tomas, p. 3) (su paskutiniais pakeitimais, padarytais Komisijos 2007 m. lapkričio 28 d. reglamento (EB) Nr. 213/2008, iš dalies keičiančio Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (EB) Nr. 2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų žodyno (CVP) ir Europos Parlamento ir Tarybos direktyvas 2004/17/EB ir 2004/18/EB dėl viešųjų pirkimų tvarkos, kad CPV būtų atnaujintas (OL 2008 L 74, p. 1) (toliau – BVPŽ);

34.2. vadovaudamasis VPĮ straipsnio nuostatomis ir Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos, patvirtintos Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 27 d. įsakymu Nr. 1S-94 „Dėl Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos patvirtinimo“, nuostatomis, apskaičiuoja numatomų pirkimų vertes;

34.3. įvertina galimybę pirkimus atlikti iš VPĮ 23 ir VPĮ 24 straipsniuose nurodytų subjektų;

34.4. įvertina galimybę prekes, paslaugas ar darbus įsigyti naudojantis VšĮ CPO.lt elektroniniu katalogu;

34.5. numato, kuriuos pirkimus atliks Centralizuotų pirkimų skyrius;

34.6. įvertina galimybę pirkimą atlikti CVP IS priemonėmis.

35. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo suderina parengtą Pirkimų plano projektą su Pirkimų iniciatoriais, Apskaitos skyriaus vedėju, Finansų skyriaus vedėju ir teikia jį perkančiosios organizacijos vadovui tvirtinti. Planas gali būti tikslinamas vadovaujantis skirtais asignavimais biudžete. Tuo atveju pirkimų iniciatorius ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po biudžeto patvirtinimo perkančiosios organizacijos vadovui Kontoroje (pagal Taisyklių 3 priede nustatytą formą) ir VIPIS (Poreikio kortelėje pildomi Taisyklių 3 priede nustatytoje formoje pateikiami duomenys) pateikia patikslintus pirkimų poreikius einamiesiems finansiniams metams. Perkančiosios organizacijos vadovas gautus poreikius nukreipia Už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui. Patikslintas planas derinamas šiame punkte aukščiau nustatyta tvarka.

36. Planas gali būti tikslinamas Taisyklių 35 punkte nustatyta tvarka ir kitais, Taisyklėse nenumatytais atvejais, ne dažniau kaip vieną kartą per mėnesį perkančiosios organizacijos vadovo atskiru raštišku pavedimu.

37. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo parengia Pirkimų suvestinę ir, vadovaudamasis VPĮ, ne vėliau nei iki einamųjų biudžetinių metų kovo 15 d. ją paskelbia CVP IS priemonėmis, Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka.

38. Pirkimų planas ir Pirkimų suvestinė gali būti keičiami, jeigu dėl nenumatytų aplinkybių iškyla poreikis ypač skubiai vykdyti Pirkimų suvestinėje nenurodytą pirkimą.

Pirkimo inicijavimo ir pasirengimo jam etapas

39. Pirkimų iniciatorius, prieš inicijuodamas konkretaus pirkimo procedūras, jei tikslinga, pakartotinai atlieka rinkos tyrimą, reikalingą pirkimo sutarties vertei nustatyti, atsižvelgia į informaciją apie anksčiau vykdytus analogiškus ar panašius pirkimus ir sutarčių įgyvendinimą.

40. Pirkimų iniciatorius, prieš inicijuodamas konkretaus pirkimo procedūras, parengia pirkimo sutarties sąlygų projektą, kurį suderina su prevencinę pirkimų kontrolę atliekančiu asmeniu, Apskaitos skyriaus vedėju bei Dokumentų valdymo ir bendrųjų reikalų skyriaus vyr. specialistu, atsakingu už bendrinės lietuvių kalbos normų laikymąsi. Minėti asmenys siūlomo pirkimo sutarties sąlygų projektą suderina ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo jo gavimo dienos. Pirkimo sutarties sąlygų projektą derinantys asmenys, gavę rengiamą dokumentą derinti, pateikia pastabas ar komentarus (jeigu jų turi), ir suderina pirkimo sutarties sąlygų projektą, pritarimą (nepritarimą) rengiamo dokumento projektui patvirtindami Kontora sisteminiu parašu. Pirkimų iniciatorius ištaiso derinimo etape gautas pastabas ir klaidas, įkelia galutinę pirkimo sutarties sąlygų projekto versiją, bei patvirtina sisteminiu parašu projekto derinimo sekos pabaigą ir užregistruoja.

41. Pirkimų iniciatoriai Už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui pateikia pirkimo procedūroms atlikti būtinus duomenis bei dokumentus, kuriuos sudaro:

41.1. užpildyta Paraiška.

41.2. pirkimo objekto techninė specifikacija, parengta pagal VPĮ 37 straipsnio reikalavimus;

41.3. pirkimo sutarties sąlygų projektas arba pagrindinės sutarties sąlygos (jei taikoma);

41.4. kiti duomenys/dokumentai.

42. Taisyklių 41 punkte nurodyti dokumentai Taisyklių nustatyta tvarka turi būti pateikti ne vėliau kaip prieš:

42.1. 60 kalendorinių dienų iki planuojamo pirkimo pradžios, kai numatoma, kad bus atliekamas tarptautinis pirkimas;

42.2. 45 kalendorines dienas iki planuojamo pirkimo pradžios, kai numatoma, kad bus atliekamas supaprastintas pirkimas;

42.3. 20 kalendorinių dienų iki planuojamo pirkimo pradžios, kai numatoma, kad bus atliekamas mažos vertės pirkimas;

42.4. 15 kalendorinių dienų iki planuojamo pirkimo pradžios, kai numatoma, kad pirkimas bus atliekamas per CPO.lt ar iš jos.

43. Perkančiosios organizacijos vadovo pavedimu (esant poreikiui skubiai pradėti pirkimo procedūras) dokumentai gali būti pateikiami ir kitais nei Taisyklių 42 punkte nustatytais terminais.

44. Užpildyti Taisyklių 41.1. papunktyje nurodytą Paraišką, parengti 41.2.-41.4. papunkčiuose nurodytų dokumentų/duomenų projektus bei įkelti juos VIPIS turi teisę pirkimų iniciatoriaus struktūriniame padalinyje dirbantis specialistas, Pirkimų iniciatoriaus pavedimu.

45. Pirkimų iniciatorius atsako už pateikiamų pirkimo procedūroms atlikti būtinų duomenų bei dokumentų teisingumą, aktualumą bei užtikrina jų teisėtumą, siūlomo atlikti pirkimo inicijavimą laiku, pirkimo tikslingumą, pirkimo sutartimi prisiimamų finansinių įsipareigojimų įgyvendinimą, perkančiosios organizacijos poreikius atitinkantį pirkimo objekto apibūdinimą, techninės specifikacijos (perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybių apibūdinimas) atitiktį įstatymams ir teisės aktams, susijusiems su pirkimo objektu, už su pirkimo specifika susijusių tiekėjo kvalifikacijos reikalavimų nurodymą. Visais atvejais techninės specifikacijos turi būti parengtos taip, kad būtų užtikrinama konkurencija bei nediskriminuojami tiekėjai.

46. Pirkimų organizatorius, vykdysiantis konkretaus pirkimo procedūras, ar Komisijos nariui, atliekančiam sekretoriaus funkcijas, jeigu pirkimą vykdyti pavesta Komisijai, patikrina pirkimų iniciatoriaus pateiktus duomenis bei dokumentus. Nustatęs, kad duomenys ir dokumentai pateikti ne Taisyklėse nustatyta tvarka, juose nenurodyta arba nurodyta neišsami ir/ar VPĮ reikalavimų neatitinkanti informacija/duomenys apie pirkimo objektą, kvalifikacijos reikalavimus, ir/ar kokybės vadybos sistemos ir (arba) aplinkos apsaugos vadybos sistemos standartus, pirkimo sutarties sąlygas ir kt., turi teisę juos atmesti, nurodydamas atmetimo priežastis arba koreguoti, esant smulkiems netikslumams. Pirkimų iniciatorius atmestus ar pagal pastabas koreguotinus pirkimo dokumentus turi pataisyti ir per 3 darbo dienas nuo dokumentų atmetimo ar prašymo patikslinti gavimo dienos pateikti už sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingam asmeniui, kuris gautą informaciją nukreipia pirkimo organizatoriui/Komisijos nariui, atliekančiam sekretoriaus funkcijas.

Pirkimo vykdymo etapas

47. Kai mažos vertės pirkimo procedūras arba pagal preliminariąją sutartį atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras arba dinaminės pirkimo sistemos pagrindu atliekamo pirkimo procedūras atlieka Pirkimų organizatorius, jis:

47.1. parenka pirkimo būdą;

47.2. rengia pirkimo dokumentus (esant poreikiui) ir suderina juos nustatyta tvarka;

47.3. atliekant mažos vertės pirkimus, pildo Tiekėjų apklausos pažymą, ir teikia tvirtinti perkančiosios organizacijos vadovui. Tiekėjų apklausos pažyma gali būti nepildoma kai pirkimas buvo vykdytas per CPO elektroninį katalogą. Įvykęs pirkimas užregistruojamas pirkimų registre, o jį pagrindžiantis dokumentas – prekių paslaugų ar darbų priėmimo-perdavimo aktas, sąskaita faktūra ar kiti buhalterinės apskaitos dokumentai arba pirkimo sutartis – saugomi prekių, paslaugų ir darbų pirkimų dokumentų byloje;

47.4. vykdo atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūras VPĮ nustatyta tvarka.

48. Perkančiosios organizacijos vadovui priėmus sprendimą įgalioti kitą perkančiąją organizaciją atlikti pirkimo procedūras iki pirkimo sutarties sudarymo:

48.1. Pirkimų iniciatorius parengia įgaliojimą, kuriame Įgaliotajai organizacijai nustatomos užduotys ir suteikti visi įgaliojimai toms užduotims vykdyti, taip pat nurodoma numatoma pirkimo vertė, apskaičiuota vadovaujantis Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodika. Pirkimų iniciatorius įgaliojimą teikia perkančiosios organizacijos vadovui pasirašyti. Įgaliojime privaloma numatyti, kad Įgaliotosios organizacijos parengti pirkimo dokumentai, techninė specifikacija ir pirkimo (preliminariosios) sutarties projektas ar pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos turi būti suderinti su perkančiąja organizacija;

48.2. už Įgaliotajai organizacijai nustatytas užduotis atsako perkančioji organizacija, o už šių užduočių įvykdymą – Įgaliotoji organizacija. Už pirkimo sutarties sudarymą, jos sąlygų vykdymą yra atsakinga perkančioji organizacija;

48.3. jei pirkimo procedūros buvo atliktos laikantis teisės aktų reikalavimų, pagal įgaliojime nustatytas užduotis ir suteiktus įgaliojimus toms užduotims vykdyti, Pirkimų iniciatorius pirkimo sutarties projektą suderina nustatyta tvarka ir teikia perkančiosios organizacijos vadovui pasirašyti;

48.4. jei pirkimo procedūros buvo atliktos nesilaikant teisės aktų reikalavimų ir (ar) ne pagal įgaliojime nustatytas užduotis ir suteiktus įgaliojimus toms užduotims vykdyti, Pirkimų iniciatorius informuoja apie tai Įgaliotąją organizaciją, nurodydamas trūkumus ir siūlydamas juos ištaisyti ar nutraukti pirkimo procedūras.

49. Visą su pirkimo procedūromis susijusią informaciją pirkimų organizatorius, Komisijos nariui, atliekančiam sekretoriaus funkcijas, tiekėjams ir/ar kitiems su pirkimo procedūromis susijusiems asmenims siunčia (pateikia):

49.1. kai pirkimas vykdomas CVP IS – CVP IS skiltyje „Pranešimų siuntimas“ pirkimų organizatoriaus ar Komisijos priimtų sprendimų pagrindu;

49.2. kitais atvejais – el. paštu, pirkimų organizatoriaus ar Komisijos priimtų sprendimų pagrindu.

50. Pirkimo dokumentų projektas, prieš pradedant pirkimo procedūras, turi būti derinamas su pirkimų iniciatoriumi, prevencinę pirkimų kontrolę atliekančiu asmeniu, Apskaitos skyriaus vedėju bei Dokumentų valdymo ir bendrųjų reikalų skyriaus vyr. specialistu, atsakingu už bendrinės lietuvių kalbos normų laikymąsi. Minėti asmenys ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo dokumentų gavimo pateikia savo pastabas ar komentarus (jeigu jų turi), suderina pateiktą pirkimo dokumentų projektą, pritarimą (nepritarimą) rengiamo dokumento projektui patvirtindami Kontoroje sisteminiu parašu. Pirkimų organizatorius, Komisijos narys, atliekantis sekretoriaus funkcijas, arba kitas paskirtas Komisijos narys tiekėjams įkėlęs galutinę pirkimo dokumentų versiją, Kontoroje sisteminiu parašu patvirtina pirkimo dokumentų projekto derinimo sekos pabaigą, užregistruoja.

51. Tiekėjų pretenzijas nagrinėja Tiekėjų pretenzijų nagrinėjimo komisija.

Pirkimo sutarties sudarymo etapas

52. Atlikus pirkimo procedūras ir priėmus sprendimą sudaryti pirkimo sutartį, Komisijos narys, atliekantis sekretoriaus funkcijas, o mažos vertės pirkimų atveju, kai pirkimo sutartis sudaroma raštu - pirkimų organizatorius, parengia numatomą pasirašyti pirkimo sutarties projektą pagal pirkimo dokumentuose pateiktą pirkimo sutarties sąlygų projektą, kurį elektroniniu paštu išsiunčia pirkimo laimėtojui derinti.

53. Suderinta pirkimo sutartis:

53.1. kai ji pasirašoma kvalifikuotu elektroniniu parašu, teikiama perkančiosios organizacijos vadovui pasirašyti. Perkančiosios organizacijos vadovui pasirašius pirkimo sutartį, ji teikiama pasirašymui pirkimo laimėtojui. Pirkimo laimėtojui pasirašius pirkimo sutartį, ji teikiama Dokumentų valdymo ir bendrųjų reikalų skyriaus atsakingam darbuotojui užregistruoti.

53.2. kai ji pasirašoma fiziniu parašu, Komisijos sekretoriaus arba kito paskirto Komisijos nario ar pirkimų organizatoriaus, elektroniniu paštu išsiunčiama pirkimo laimėtojui pasirašyti. Iš pirkimo laimėtojo gavus pasirašytą pirkimo sutartį, ji teikiama perkančiosios organizacijos vadovui pasirašyti. Perkančiosios organizacijos vadovui pasirašius, pirkimo sutartis teikiama Dokumentų valdymo ir bendrųjų reikalų skyriaus atsakingam darbuotojui užregistruoti.

54. Komisijos narys, atliekantis sekretoriaus funkcijas, ar pirkimų organizatoriaus Taisyklių 53.1. papunktyje nustatyta tvarka pasirašytą bei užregistruotą sutartį ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo užregistravimo dienos išsiunčia pirkimo laimėtojui elektroniniu paštu. Komisijos narys, atliekantis sekretoriaus funkcijas, ar pirkimų organizatoriaus Taisyklių 53.2. papunktyje nustatyta tvarka pasirašytas, antspaudais patvirtintas bei užregistruotas vienas sutarties egzempliorius ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo užregistravimo dienos išsiunčiamas pirkimo laimėtojui paštu ar kitomis priemonėmis

Punkto pakeitimai:

Nr. AĮ-1699, 2022-12-27, paskelbta TAR 2022-12-27, i. k. 2022-27022

55. Dokumentų valdymo ir bendrųjų reikalų skyriaus atsakingas darbuotojas užregistruotą sutartį per Kontorą pateikia Komisijos sekretoriui arba kitam paskirtam Komisijos nariui ar pirkimų organizatoriui, už sutarties vykdymą atsakingam asmeniui bei už sutarčių skelbimą atsakingam asmeniui.

56. Pirkimų organizatorius, gavęs iš pirkimo laimėtojo patvirtinimą, kad jis sutinka sudaryti žodinę sutartį, žodinę sutartį užregistruoja VIPIS ir apie sudarytą žodinę sutartį informuoja pirkimų iniciatorių.

VI SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

57. Už pirkimų sutarčių ir jų pakeitimų originalų bei kitų pirkimų dokumentų saugojimą atsakingi darbuotojai, pasibaigus sutarčiai, organizuoja pirkimų dokumentų bylų ir sutarčių perdavimą į archyvą.

58. Visi su pirkimų organizavimu, vykdymu ir vidaus kontrole susiję dokumentai saugomi VPĮ 97 straipsnio 3 ir 4 dalyse nustatyta tvarka.

___________________

Eil. Nr.	Skyrius/ seniūnija	Pirkimo pavadinimas	BVPŽ kodas ir pavadinimas	Numatoma pirkimo apimtis (kiekis)	Matavimo vienetas (vnt., kg., km. ir t.t.	Numatoma prekių teikimo, paslaugų teikimo ar darbų atlikimo trukmė (nurodyti mėnesiais)	Ar tai vidaus sandoris?	Ar tai rezervuotas pirkimas?	Ar pirkimas bus atliekamas naudojantis CPO katalogu?	Numatoma pirkimo objekto vertė be PVM (Eur)/su PVM (Eur), PVM tarifas	Pirkimo inicijavimo data
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.	10.	11.	12.