Suvestinė redakcija nuo 2024-09-17

Įsakymas paskelbtas: TAR 2024-01-15, i. k. 2024-00556

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖs ADMINISTRACIJOS

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCEDŪRŲ APRAŠŲ PATVIRTINIMO

2024 m. sausio 15 d. Nr. I-15

Zarasai

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 34 straipsnio 6 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 1 dalimi, atsižvelgdamas į Zarasų rajono savivaldybės administracijos Centralizuoto vidaus audito skyriaus rekomendacijas:

1.  T v i r t i n u:

1.1. Zarasų rajono savivaldybės dokumentų rengimo, apskaitos ir tvarkymo, vykdymo ir kontrolės, naudojimo procedūrų aprašą (pridedama);

1.2. Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės aprašą (pridedama);

1.3. Zarasų rajono savivaldybės sutarčių valdymo aprašą (pridedama).

2.  Į p a r e i g o j u  Zarasų rajono savivaldybės administracijos struktūrinių, filialų – seniūnijų (savivaldybės administracijos struktūrinių teritorinių padalinių) vadovus, į struktūrinius padalinius neįeinančius valstybės tarnautojus užtikrinti, kad būtų vykdomi 1 punkte nurodytų aprašų reikalavimai.

3.  P r i p a ž į s t u  netekusiu galios Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2023 m. gegužės 5 d. įsakymą Nr. I(6.6 E)-233 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo procedūrų aprašų patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais.

Šis įsakymas skelbiamas Teisės aktų registre ir Zarasų rajono savivaldybės interneto svetainėje www.zarasai.lt.

Administracijos direktorius                                                                                      Aurelijus Banys

PATVIRTINTA

Zarasų rajono savivaldybės administracijos

direktoriaus 2024 m. sausio 15 d.

įsakymu Nr. I-15

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ RENGIMO, APSKAITOS IR TVARKYMO, VYKDYMO IR KONTROLĖS, NAUDOJIMO PROCEDŪRŲ APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1.    Zarasų rajono savivaldybės dokumentų rengimo, apskaitos ir tvarkymo, vykdymo ir kontrolės, naudojimo procedūrų aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybės) tarybos, kolegijos, jos komitetų ir komisijų, tarybos narių, opozicijos lyderio, mero, mero politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų ir administracijos oficialių dokumentų (toliau – dokumentai), rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo bei kontrolės procedūrų organizavimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo, formos ir laikmenos.

2. Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais savivaldos institucijų, įstaigų veiklą, dokumentų valdymo procedūras, Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, administracijos direktoriaus įsakymais.

3. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:

Dokumento projektas – Savivaldybėje parengtas dokumentas, kuris nepasirašytas Savivaldybės vadovybės, Savivaldybės administracijos vadovybės ar padalinio vadovo.

Dokumentas, pasirašytas per Savivaldybės Elektroninę dokumentų valdymo sistemą  @vilys (toliau – EDVS @vilys) – kiekvieno Savivaldybės dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojo vardas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų valstybės tarnautoją ar darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, laikomi elektroniniu parašu ir turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas Savivaldybės, administracijos popieriniuose vidaus dokumentuose.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema @vilys (toliau – EDVS @vilys) – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema – dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, skelbti, saugoti ir naikinti.

Elektroninė užklausa – elektroninio ryšio kanalais gautas laiškas, kuriame informacija pateikta nesilaikant nustatytų dokumentų rengimo reikalavimų.

Oficialusis dokumentas – Savivaldybės institucijos, įstaigos sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą.

Oficialusis elektroninis dokumentas – Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka Savivaldybės institucijos, įstaigos informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas elektroninis dokumentas, pasirašytas elektroniniu parašu ir įtrauktas į apskaitą.

Saugusis dokumentas – Vyriausybės vertybinis popierius, banderolė, keleivinio transporto bilietas, oficialusis žymėjimo ženklas, priskirtas tam tikram saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui.

Savivaldybės vadovybė – Savivaldybės meras (toliau – meras), vicemeras (-ai).

Savivaldybės administracijos vadovybė – Savivaldybės administracijos (toliau – administracija) direktorius (toliau – direktorius).

Susipažinimas su dokumentu EDVS @vilys – EDVS @vilys funkcijos „Susipažinau“ pagalba atliktas veiksmas, reiškiantis, kad su dokumento turiniu susipažinta, turi tokią pačią teisinę galią kaip ir popieriniame variante dedama susipažinimo žyma.

Vadovo pavedimas – Savivaldybės vadovybės ar administracijos vadovybės EDVS @vilys ar raštu įformintas nurodymas ar pavedimas.

Vidaus susirašinėjimas – tai administracijos struktūrinių padalinių (toliau – struktūrinis padalinys) susirašinėjimas su Savivaldybės taryba ir jos komitetais bei komisijomis, Savivaldybės vadovybe, mero politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojais, direktoriumi, struktūrinių padalinių – tarpusavyje.

4. Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymuose, Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą.

II SKYRIUS

DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

5. Aprašas nustato teisinį pagrindą, kad Savivaldybėje būtų efektyviai organizuojamas dokumentų valdymas (vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą).

6. Už Savivaldybės veiklos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas direktorius ar kitas jo įgaliotas asmuo.

7. Atsižvelgdamas į administracijai nustatytas funkcijas, įgaliojimus ir vidaus administravimo ypatumus, direktorius ar jo įgaliotas asmuo vykdo Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo bei poįstatyminių aktų nustatytas dokumentų valdymo organizavimo nuostatas.

8. Už dokumentų, susijusių su administracijos veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo, kontrolės procedūrų tinkamą atlikimą ir dokumentų užduočių (pavedimų) vykdymo organizavimą struktūriniuose padaliniuose atsakingi jų vadovai, o už Savivaldybės tarybos bei mero – vicemerai, Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas), mero patarėjai.

9.   Dokumentų valdymas dėl struktūrinių padalinių teritorinio išsidėstymo (Socialinės paramos skyrius, dalis Dokumentų valdymo skyriaus, seniūnijos) bei gaunamų ir siunčiamų registruojamų dokumentų padaliniuose tvarkomas decentralizuotai. Dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, Savivaldybės vadovybei, mero patarėjams, administracijos vadovybei registruoja administracijos Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius.

10. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį (toliau – darbuotojas), atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti bylų (dokumentų) perdavimo aktu kitam asmeniui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą ar struktūrinio padalinio vadovui visas turimas bylas (dokumentus), informaciją apie nebaigtas vykdyti užduotis, taip pat perduoti elektroninio parašo formavimo įrangą, jei jam tokia buvo suteikta, atsakingam Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojui.

11. Metų pradžioje kiekviename struktūriniame padalinyje turi būti analizuojama praėjusių metų dokumentų (raštų, teisės aktų bei kitų vidaus dokumentų) apyvarta: nustatomas parengtų, gautų, išsiųstų dokumentų kiekis per kalendorinius metus, Savivaldybės vadovybės pavedimų vykdymo terminų, dokumentų rengimo kokybės pažeidimų skaičius. 

12. Dokumentų apyvartos struktūriniuose padaliniuose duomenys iki einamųjų metų sausio 31 d. pateikiami Dokumentų valdymo skyriui, kuris juos apibendrina ir kartu su padalinio veiklos ataskaita pateikia direktoriui.

13. Rengiamų bei pasirašomų dokumentų formos turi atitikti šiame Apraše parengtus dokumentų formų pavyzdžius (pagrindinių dokumentų formos pateiktos 1 priede).

14.  Dokumentams, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, šis Aprašas taikomas tiek, kiek šių klausimų nereglamentuoja kiti teisės aktai.

15. Direktoriaus pavedimu su saugiaisiais dokumentais ir saugiųjų dokumentų blankais susijusius jų rengimo, apskaitos ir naudojimo procesus administruoja padalinio, kuriam pavesta ši funkcija, darbuotojai, o už Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų formų parengimą gaminti, apskaitą ir jų naudojimą atsakingi visų struktūrinių padalinių  vadovai, kuriems pagal savo padalinio veiklos funkcijas atsirastų poreikis atlikti nurodytas procedūras.

16.  Savivaldybėje naudojamų dokumentų blankų formos, kurios tvirtinamos Savivaldybės teisės aktais (leidimų, išduodamų išvadų, pažymėjimų ir kt. formos), vadovaujantis Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų gamybos įstatymu, turi būti pateiktos Saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos nustatymo komisijai (toliau – Komisija) įvertinti ir priskirti saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui. Struktūriniai padaliniai, rengiantys Savivaldybės teisės aktų dėl dokumentų blankų formų tvirtinimo projektus, privalo per 10 dienų po Savivaldybės teisės akto dėl dokumento blanko formos tvirtinimo priėmimo pateikti direktoriaus įsakymu paskirtam administracijos valstybės tarnautojui, atsakingam už kreipimąsi į Komisiją, visus kreipimuisi į Komisiją reikalingus dokumentus. Pastarasis per 30 dienų po privalomosios formos patvirtinimo privalo kreiptis į Komisiją ir pateikti reikiamus dokumentus.

17.  Visų kategorijų sutarčių, susitarimų (toliau – sutartys), sudaromų Savivaldybėje, kurių viena iš šalių Savivaldybė arba administracija, reikalingų Savivaldybės funkcijoms vykdyti, projektų parengimą, derinimą, teikimą pasirašyti, pasirašymą, registravimą ir kontrolę (išskyrus darbo sutartis), taip pat kriterijus ir atvejus, kuriems esant reikalingas išankstinis Savivaldybės tarybos pritarimas prieš pasirašant sutartis ar nustatant sutarčių reikalavimus, nustato Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašas, patvirtintas Savivaldybės tarybos 2012 m. kovo 2 d. sprendimu T-49 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais ir papildymais, administracijos direktoriaus patvirtintas Zarasų rajono savivaldybės sutarčių valdymo aprašas, Sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašas, patvirtintas Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2023 m. balandžio 20 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-217 „Dėl Sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais ir papildymais.

18. Savivaldybės teisės aktų projektai rengiami laikantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme ir Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ su pakeitimais ir papildymais bei kitų teisės aktų nustatytų reikalavimų.

19. Savivaldybėje popieriniai bei skaitmeniniai, elektroniniai dokumentai rengiami, tvarkomi ir apskaitomi, saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, direktoriaus įsakymais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą.

20. Savivaldybėje gali būti rengiami ir įrašai. Jie rengiami įvertinus turimą programinę įrangą, užtikrinančią sukurtų įrašų autentiškumą, patikimumą, vientisumą, tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką bei apsaugą nuo turinio pakeitimo ar įrašo sunaikinimo.

21. Įrašas parengiamas ir išsaugomas EDVS @vilys taip, kad visi įrašo duomenys ir (ar) dokumentai būtų tarpusavyje logiškai susieti.

22. Teisės aktų nustatytais atvejais, kai darbuotojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, tai gali būti atliekama EDVS @vilys pagalba (išskyrus darbuotojus, kuriems nesuteiktas naudotojo prisijungimo vardas ir slaptažodis prie EDVS @vilys). Jei darbuotojas per 3 darbo dienas to neatlieka – manoma, kad jis susipažino su dokumentu. EDVS @vilys pagalba darbuotojo susipažinimas su dokumentu prilyginamas popieriniam. Dokumento rengėjas privalo EDVS @vilys pagalba pasirinkti darbuotojų, kurie turi būti supažindinti su dokumentu, pavardes.

23. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais, patvirtintais dokumentais ir naudojami popieriniai dokumentų variantai, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kopijos ar nuorašai dedami į asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai nenustato kitaip.

III SKYRIUS

DOKUMENTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASIRAŠYMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

DOKUMENTŲ RENGIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI

24. Savivaldybės teisės aktai ir kiti dokumentai rengiami, įforminami, derinami, pasirašomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka, Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamentu, patvirtintu Savivaldybės tarybos 2023 m. balandžio 7 d. sprendimu Nr. T-55 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento patvirtinimo“, Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės tvarkos aprašu, šiuo Aprašu.

25. Savivaldybės dokumentai rengiami vadovaujantis Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo, patvirtinto administracijos direktoriaus 2023 m. balandžio 20 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-215 „Dėl Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso aprašas) su pakeitimais ir papildymais, nustatyta tvarka.

26. Savivaldybėje rengiami rašytiniai dokumentai (popieriniai ir elektroniniai).

27. Elektroniniai dokumentai ir dokumentai, kuriuose tekstas dėstomas raštu, rengiami EDVS @vilys pagalba pagal nustatytus ir direktoriaus patvirtintus dokumentų blankų (formų) pavyzdžius.

28. Rašytiniuose dokumentuose struktūros elementai, kai jie nurodomi turinyje, užfiksuojami atsižvelgiant į Dokumentų rengimo taisyklių 1 ir 2 prieduose nustatytus reikalavimus.

29. Savivaldybės dokumentų rengėjai yra:

29.1. Savivaldybės tarybos narys, tarybos narių grupė ar frakcija;

29.2. Savivaldybės tarybos komitetai, komisijos; Savivaldybės kolegija;

29.3. Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius;

29.4. opozicijos lyderis;

29.5. Savivaldybės kontrolierius;

29.6. meras ir vicemeras;

29.7. mero patarėjas;

29.8. direktorius;

29.9. administracijos struktūrinio padalinio vadovas, jo pavaduotojas;

29.10. administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, turintys teisę rengti dokumentus;

29.11. administracijos sudarytų komisijų, darbo grupių pirmininkai, jų įgalioti atstovai.

30. Savivaldybėje rengiami oficialieji elektroniniai dokumentai, kaip ir oficialiųjų elektroninių dokumentų elektroniniai nuorašai, išrašai, konvertuotos kopijos, turi atitikti elektroninių dokumentų specifikacijose keliamus reikalavimus, dokumentų rengimo reikalavimus įskaitant ir turinio struktūros bei turinio formatus.

31. Bendruosius oficialiojo elektroninio dokumento sandaros reikalavimus nustato Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais, o elektroninių dokumentų rengimo ypatumus – Dokumentų rengimo taisyklės.

32.  Savivaldybėje sudaromi ne pagal elektroninio dokumento specifikacijas trumpai saugomi dokumentai: susirašinėjimo tarp struktūrinių padalinių dokumentai; darbo grafikai; sąmatos; pažymos; pasitarimų protokolai; valstybės tarnautojų, darbuotojų prašymai, susiję su tarnyba ar darbo santykiais. Esant reikalui tokie elektroniniai dokumentai kitiems juridiniams asmenims perduodami, jei tą numato kiti teisės aktai arba dėl to iš anksto susitarta raštu.

33.    Dokumento struktūros elementai yra privalomi ir dokumente užfiksuojami atsižvelgiant į pasirinktą ar nustatytą dokumento formą:

33.1. popieriniame dokumente visi dokumento struktūros elementai užfiksuojami dokumento turinyje;

33.2. elektroniniame dokumente tekstas užfiksuojamas turinyje, o kiti dokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arba naudojantis EDVS @vilys;

33.3. vaizdo ir (ar) garso dokumente užfiksuojamas vaizdas ir (ar) garsas, kiti dokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arba naudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijų priemonėmis;

33.4. įrašuose dokumento struktūros elementai užfiksuojami naudojamos EDVS @vilys susijusiuose struktūriniuose laukuose.

34.    Dokumento tekstas, vaizdas ir (ar) garsas yra privaloma dokumento dalis, kurioje pateikiama pagrindinė dokumento informacija bei informacija apie priedus − dokumento dalį, kurioje gali būti pateikiama pagrindinį dokumento tekstą arba vaizdą ir (ar) garsą papildanti informacija (šiuo atveju priedas turi turėti savo pavadinimą ir gali būti papildomas priedo žyma), arba dokumentą, kurio rengimo procesas yra baigtas (pvz.: įstaigos parengtas, gautas dokumentas, dokumento kopija, nuorašas ar išrašas).

35. Savivaldybės dokumentų tekstai rengiami laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Jei reikia, dokumento tekstas gali būti rengiamas pasirinkta užsienio kalba.

36. Pagrindiniai dokumentų metaduomenys bei rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys aptarti Dokumentų rengimo taisyklėse.

37. Jei Savivaldybės siunčiamas dokumentas yra atsakomasis arba siunčiamas pagal gavėjų sąrašą, jis rengiamas, pasirašomas, siunčiamas vadovaujantis Dokumentų rengimo taisyklių atitinkamai 32 ir 42 punktais.

38. Jei atsakymas asmeniui gali būti parengtas tik išnagrinėjus prašymą Savivaldybės tarybos komitete, komisijos posėdyje, vykdytojas apie tai informuoja pareiškėją, nurodydamas tikslią Savivaldybės tarybos komiteto, komisijos posėdžio datą, laiką, registravimo į posėdį tvarką ir asmens, galinčio suteikti tikslesnės informacijos apie posėdžių organizavimą, kontaktinius duomenis.

39. Rengiant asmeniui atsakymą į jo prašymą ar skundą, turi būti nurodyti pagrįsti sprendimo dėl prašymo ar skundo priėmimo motyvai, taip pat turi būti nurodyta, kad šis sprendimas gali būti skundžiamas.

40. Atsakyme, kuriame nurodomos atsisakymo suteikti prašomą administracinę paslaugą, informaciją, priimti administracinį sprendimą priežastys, arba institucijos siunčiamame pranešime apie asmens prašymo ar skundo nenagrinėjimo priežastis asmuo ar jo atstovas turi būti informuojamas apie tokio atsakymo apskundimo tvarką, nurodant institucijos (-ų), kuriai (-ioms) gali būti paduotas skundas, pavadinimą (-us) ir adresą (-us), taip pat terminą (-us), per kurį (-iuos) gali būti pateiktas skundas.

41. Savivaldybės institucijų, administracijos priimtą administracinį sprendimą arba veiksmą (neveikimą), taip pat vilkinimą atlikti jų kompetencijai priskirtus veiksmus Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo nustatyta tvarka asmenys gali skųsti toms pačioms Savivaldybės institucijoms, administracijos direktoriui arba aukštesniam pagal pavaldumą viešojo administravimo subjektui, arba kitų įstatymų, reglamentuojančių ginčų, kylančių iš administracinių teisinių santykių, nagrinėjimą, nustatyta tvarka išankstinio ginčų nagrinėjimo ne teismo tvarka institucijai, arba administraciniam teismui.

42. Persiunčiant prašymą ar skundą nagrinėti kitai kompetentingai institucijai ir informuojant apie tai asmenį ar jo atstovą, pranešime asmeniui nurodyti minėtos apskundimo tvarkos nereikia.

43. Dokumentų projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už parengtų ir teikiamų dokumentų projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą ir teikimą pasirašyti EDVS @vilys, taip pat užtikrina dokumento projekto derinimo EDVS @vilys nustatytų terminų laikymosi kontrolę ir prireikus privalo imtis numatytų priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku.

44. Vaizdo ir (ar) garso dokumentų bei įrašų rengimo ypatumai aptarti Dokumentų rengimo taisyklėse.

45. Nuolat saugomi vaizdo ir (ar) garso dokumentai rengiami taip, kad atitiktų Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklių patvirtinimo“, o saugomi vadovaujantis Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. birželio 15 d. įsakymu Nr. VE-26 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo patvirtinimo“ reikalavimais.

ANTRASIS SKIRSNIS

DOKUMENTŲ DERINIMAS

46.  Teikiami pasirašyti ar tvirtinti Savivaldybės ar administracijos vadovybei dokumentai turi būti derinti EDVS @vilys priemonėmis vadovaujantis Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso aprašo nustatyta tvarka.

47. Sprendimo projektai rengiami elektroniniai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu ir turi būti įkeliami į EDVS @vilys kartu su skenuota projektų rengimo medžiaga arba jei medžiaga – elektroniniai dokumentai, susieti su projektu. Dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti dokumentai grąžinami rengėjams.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-29, 2024-01-25, paskelbta TAR 2024-01-25, i. k. 2024-01175

48.  Kai dokumento projektą reikia suderinti su fiziniais ir (ar) juridiniais asmenimis, kurie dar nesikeičia elektroniniais dokumentais ir jei jis siunčiamas paštu ar per kurjerį, kartu pateikiamas lydraštis, kuriame nurodoma, kad pateikiamas dokumento projektas.

49.  Kai dokumento projektai yra raštai, pasirašomi Savivaldybės ar administracijos vadovybės (tiek iniciatyviniai, tiek atsakomieji), projektai derinami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Dokumentų projektai su priedais, kurių apimtis daugiau negu 5 lapai, gali būti suderinti per 3 darbo dienas (derinant tikrinimo laikas priklauso nuo derinančiojo darbuotojo esamo darbo krūvio, dokumento parengimo kokybės, apimties, sudėtingumo, skubumo).

50.  Derintojo ligos, kasmetinių atostogų metu dokumentų rengėjai dokumentus derinti teikia derintoją pavaduojančiam darbuotojui.

51.  Trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ir juridiniams asmenims administracijos padaliniuose rengiami veiklos elektroniniai dokumentai (tarnybiniai pranešimai, atostogų, komandiruočių prašymai, komandiruočių ataskaitos, sąmatos ir kt.) derinami, pasirašomi ar tvirtinami EDVS @vilys priemonėmis elektroniniu nekvalifikuotu parašu.

52.  Derinimo, susipažinimo procedūros, atliktos EDVS @vilys, prilyginamos parašo rekvizitui ir turi šių procedūrų teisinę galią.

TREČIASIS SKIRSNIS

DOKUMENTŲ PASIRAŠYMAS

53.  Parašas suteikia dokumentui juridinę galią ir yra autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdas (popierinio dokumento turinyje nurodoma dokumentą pasirašančio (patvirtinančio) asmens pareigos, vardas ir pavardė ir pasirašoma. Elektroninis dokumentas pasirašomas elektroniniu parašu (šiuo atveju nurodoma elektroninį parašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. Jei ši informacija nėra nurodyta elektroninio parašo sertifikate, ji turi būti pateikta metaduomenyse). Gali būti naudojamas elektroninis spaudas (šiuo atveju nurodomas elektroninį spaudą sukūrusio juridinio asmens pavadinimas. Jei ši informacija nėra nurodyta elektroninio spaudo sertifikate, ji turi būti pateikta metaduomenyse).

54.  Oficialiesiems elektroniniams dokumentams pasirašyti ir (ar) patvirtinti bei suderinti, kai rengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų, naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas (pasirašymo, patvirtinimo ar suderinimo, kai rengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų) ir kvalifikuotos laiko žymos.

55.  Kai popierinį dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo, tokios jo pareigos nurodomos dokumento tekste.

56.  Kai popierinį dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kita), tai nurodoma dokumento tekste.

57.  Savivaldybės parengtus siunčiamus, vidaus dokumentus, teikiamus kitoms įstaigoms, asmenims, kurių saugojimo terminas pagal administracijos Dokumentacijos planą (toliau – Dokumentacijos planas) 10 metų ir mažiau, privaloma pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu elektroninių dokumentų specifikaciją (išskyrus 32 punkte nurodytus dokumentus)

58.  Siunčiamus dokumentus pasirašo meras, vicemeras, direktorius, struktūrinių padalinių vadovai, į struktūrinius padalinius neįeinantys darbuotojai.

59.  Dokumentus, siunčiamus Lietuvos Respublikos Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, ministerijoms, departamentams, kitoms valstybinėms įstaigoms, pasirašo Savivaldybės ar administracijos vadovybė.

60.  Informacija Vyriausybės atstovų įstaigai turi būti rengiama mero vardu ir siunčiama su jo parašu, jei Vyriausybės atstovų įstaiga dėl informacijos kreipiasi į merą, ir direktoriaus vardu ir siunčiama su jo parašu, jei Vyriausybės atstovų įstaiga dėl informacijos kreipiasi į direktorių ar administraciją.

61.  Rengėjas privalo teikti dokumento projektą pasirašyti merui, vicemerui, direktoriui ar jų įgaliotiems asmenims likus ne mažiau kaip 2 darbo dienoms iki užduoties įvykdymo termino.

62.  Atsakymą į struktūriniam padaliniui adresuotą raštą bei kitus informacinio pobūdžio siunčiamus raštus, lydraščius pagal struktūrinio padalinio kompetenciją gali pasirašyti to padalinio vadovas.

63.  Tarnybinius pranešimus, pažymas ir kitus informacinio arba analitinio pobūdžio vidaus dokumentus gali pasirašyti vykdytojas, jeigu tuose dokumentuose nagrinėjami veiklos klausimai priklauso to darbuotojo kompetencijai.

64. Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus ir Savivaldybės tarybos sprendimus privalo pasirašyti tam posėdžiui pirmininkavęs meras arba Savivaldybės tarybos paskirtas tarybos narys. Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus turi pasirašyti ir Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius, o jeigu jo nėra, – mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas arba administracijos darbuotojas.

65.  Savivaldybės tarybos posėdyje priimtus Savivaldybės tarybos sprendimus pasirašyti parengia Savivaldybės tarybos posėdžio sekretorius ne vėliau kaip per 2 darbo dienas po Savivaldybės tarybos posėdžio pabaigos ir teikia pasirašyti merui. Pastarasis Savivaldybės tarybos sprendimus pasirašo ne vėliau kaip per 2 darbo dienas po jų pateikimo pasirašyti dienos.

66. Už Savivaldybės tarybos posėdžio protokolo sutvarkymą, Savivaldybės tarybos priimtų sprendimų galutinį įforminimą atsako Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas). Jeigu Savivaldybės tarybos posėdyje svarstant sprendimo projektą pateikiama pastabų, papildymų ar pakeitimų, pataisymus sprendime prieš pasirašymą įrašo Savivaldybės posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas), įformindamas priimtus sprendimus bei tinkamai susiedamas su sprendimų projektais bei keičiamais, pripažįstamais netekusiais galios teisės aktais.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-29, 2024-01-25, paskelbta TAR 2024-01-25, i. k. 2024-01175

67.  Komisijos, darbo grupių posėdžių, pasitarimų metu gali būti daromi garso įrašai. Komisijos, darbo grupės sekretorius vietoje protokolo gali rengti informacinę pažymą, kurią pasirašo pats.

IV SKYRIUS

DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI

PIRMASIS SKIRSNIS

BENDROSIOS NUOSTATOS

68.  Savivaldybės parengtus ir gautus su jos veikla susijusius dokumentus privaloma užregistruoti pagal Dokumentacijos planą EDVS @vilys nustatytuose registruose. Jiems suteikiamas registracijos numeris. Registracijos numeris dokumentų registruose suteikiamas iš eilės.

69. Savivaldybės posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) privalo priimtus sprendimus susieti su sprendimų projektais, pakeistais, pripažintais netekusiais galios sprendimais (sprendimai gali būti susieti prieš teikiant pasirašyti arba prieš įregistruojant, ar po įregistravimo atitinkamame sprendimų registre).

Punkto pakeitimai:

Nr. I-29, 2024-01-25, paskelbta TAR 2024-01-25, i. k. 2024-01175

70.  Dokumentą registruojant EDVS @vilys, turi būti užtikrinta užregistruoto dokumento ir bylos, su kuria jis susijęs, sąsaja. Administracijoje gali būti techniškai atsisakyta EDVS @vilys bylų pavadinimų prie registro ir atliekamas numerio generavimo taisyklės keitimas.

71.  Registruojant gautus dokumentus užfiksuojamas dokumento registracijos numeris ir kiti metaduomenys: dokumento data, dokumento pavadinimas (antraštė). Registruojant siunčiamus dokumentus, be šių elementų, nurodomas gavėjas, kuriam siunčiamas ar perduodamas dokumentas.

72.  Savivaldybėje oficialiai gautaisiais ir siunčiamaisiais dokumentais pripažįstami tik tie dokumentai, kurie šio Aprašo nustatyta tvarka yra užregistruoti Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriaus arba kituose struktūriniuose padaliniuose darbuotojų, kuriems suteikta dokumentų registratoriaus teisė EDVS @vilys, ar kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose, ar išskirtiniais atvejais registruose popierinio dokumento variante (kai reikalingas apie padarytą registre įrašą susipažinusiojo (dokumentą gavusiojo) parašas, pvz. Notarinių veiksmų registras). Gautas oficialusis elektroninis dokumentas registruojamas jei jis atitinka elektroninių dokumentų specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis ir jeigu direktorius  nenusprendžia kitaip.

73.  Dokumentų registratoriaus teises EDVS @vilys suteikia Dokumentų valdymo skyrius, vadovaudamasis administracijos direktoriaus įsakymu. Už dokumentų, registruojamų ne EDVS @vilys, o kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose ar registruose popieriniame dokumento variante registravimą atsakingas struktūrinio padalinio vadovas.

74.  Savivaldybėje registruojami vaizdo ir garso įrašai, fotodokumentai, o jei neregistruojami, jų apskaita vykdoma pagal administracijos Dokumentacijos planą.

75.  Dokumentus Savivaldybėje registruoja:

75.1.  Dokumentų valdymo skyrius – dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, jos komitetams, komisijoms, Savivaldybės, administracijos vadovybei (siunčiamus ir gaunamus raštus, asmenų pateiktus prašymus, pasiūlymus, skundus), mero potvarkius ir direktoriaus įsakymus veiklos klausimais, pasitarimų, nuolatinių ir laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių protokolus, informacines pažymas, aktus, pasitarimų, darbo grupių posėdžių garso įrašus, sutartis rangos darbų, biudžeto lėšų naudojimo, prekių, paslaugų, pirkimų ir kitais klausimais (išskyrus darbo, turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus kompetencijos klausimais). Dokumentai saugomi Dokumentų valdymo skyriuje;

75.2.  Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) – Savivaldybės tarybos sprendimų projektus ir sprendimus po jų priėmimo nustatyta tvarka ir terminais, Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus, Savivaldybės tarybos komitetų posėdžių garso įrašus, protokolus arba informacines pažymas. Dokumentai saugomi pas Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorių;

75.3.  administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus darbuotojai – mero potvarkius ir direktoriaus įsakymus personalo valdymo klausimais, darbo sutartis, kitus dokumentus savo padalinio kompetencijos klausimais. Dokumentai saugomi Teisės ir civilinės metrikacijos skyriuje;

75.4.  administracijos Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai – turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus savo padalinio kompetencijos klausimais. Dokumentai saugomi Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriuje;

75.5.  struktūriniai padaliniai registruoja jiems adresuotus dokumentus, vidaus susirašinėjimo dokumentus, tarnybinius pranešimus, siunčiamus ir gaunamus raštus, asmenų pateiktus prašymus, pasiūlymus, skundus, veiklos planus, šių planų ataskaitas, aktus, protokolus, darbo grafikus ir kt., esant reikalui – struktūrinio padalinio įsakymus savo kompetencijos klausimais ir juos saugo savo padalinyje;

75.6.  esant reikalui, nuolatinių ir laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių protokolai, informacinės pažymos, garso įrašai ir kiti dokumentai registruojami Dokumentacijos plane nurodytuose registruose, toliau tvarkomi ir saugomi tame padalinyje, kurio darbuotojas yra komisijos ar darbo grupės sekretorius (rašo posėdžių protokolus, informacines pažymas, daro garso įrašus) vadovaujantis patvirtintu komisijos ar darbo grupės reglamentu (nuostatais), jei komisijos ar darbo grupės reglamente (nuostatuose) nenustatyta kitaip.

76.  Naujai sudarytų nuolatinių komisijų, darbo grupių posėdžių sekretoriai prieš pirmą posėdį kreipiasi raštu į Dokumentų valdymo skyrių dėl atitinkamų dokumentų registro identifikavimo žymenų ir bylų indeksų suteikimo bei įrašymo į Dokumentacijos plano papildymų sąrašą (jei nėra numatyta bylos ir dokumentų registro).

ANTRASIS SKIRSNIS

GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR ĮTRAUKIMAS Į

APSKAITĄ, PASKIRSTYMAS

77.   Gautas siuntas bei dokumentus paštu, kurjerių paštu, elektroniniu paštu, faksu, Nacionalinės elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacine sistema (toliau – E. pristatymo sistema), kitų įstaigų elektroninių dokumentų valdymo sistemomis, taip pat asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, skundus) (toliau – gauti dokumentai), adresuotus Savivaldybės institucijoms, Savivaldybės tarybos sudarytoms komisijoms, administracijos vadovybei, administracijai, priima ir EDVS @vilys užregistruoja Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius, o seniūnijose – raštvedžiai.

78.   Kitų įstaigų, esančių Savivaldybės administraciniame pastate, korespondencija nepriimama.

79.  Popierinius dokumentus, atsiųstus ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius persiunčia adresatui arba grąžina siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas. Jei ne tuo adresu gaunami elektroniniai dokumentai, Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius apie tai informuoja dokumento siuntėją elektroniniu paštu, o jei ne pagal kompetenciją – apie gautus E. pristatymo sistemos pagalba, EDVS funkcijos „Siųsti užklausą el. paštu“ pagalba. Jeigu Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius nustato, kad gautas dokumentas pateko ne pagal kompetenciją, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo prašymo ar skundo gavimo dienos persiunčia jį kompetentingam subjektui, ir apie tai praneša asmeniui. Jeigu nėra kito subjekto, kuriam galėtų būti perduotas nagrinėti pagal kompetenciją prašymas ar skundas, Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo prašymo ar skundo gavimo dienos apie tai praneša asmeniui, paaiškindamas jo prašymo ar skundo nenagrinėjimo priežastis.

80.   Patvirtinimą apie gautą dokumentą dokumentų registratoriaus teises padaliniuose turintys darbuotojai esant poreikiui išsiunčia siuntėjui (Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius – visiems iš karto po dokumento užregistravimo) elektroniniu paštu EDVS @vilys funkcijos „Siųsti patvirtinimą el. paštu“ pagalba.

81.   Asmenų prašymai, skundai persiunčiami ar kitos reikiamos procedūros atliekamos Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo, Asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo viešojo administravimo subjektuose taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka.

82.   Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius gautas siuntas ir popierinius dokumentus, adresuotus Savivaldybės ir administracijos vadovybei bei struktūriniams padaliniams, esant reikalui, paskirsto ir sudeda į tam skirtus siuntų skyrelius.

83.   Jei gautas dokumentas buvo įdėtas į voką, vokas prie dokumento nepaliekamas, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko arba kai dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti reikalingas pašto antspaudas. Paaiškėjus, kad gautas ne visas dokumentas ar kad trūksta dokumente nurodytų priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.

84.   Laiškai su slaptumo žymomis, adresuoti Savivaldybei, neatplėšti pateikiami darbuotojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą, dokumentus registruoti ir toliau tvarkyti.

85.   Gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą, neregistruojami.

86.   Lietuvos Respublikos Prezidento, Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės ir kitų valstybinių institucijų Savivaldybei adresuoti dokumentai, kuriuose keliami svarbūs politiniai, visuomeniniai klausimai, pateikiami Savivaldybės merui, kitais atvejais –direktoriui.

87.   Savivaldybės tarybos komitetams, jos sudarytoms komisijoms, Savivaldybės kolegijai, Savivaldybės tarybai adresuotus dokumentus Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius užregistruoja ir pateikia atitinkamai Savivaldybės tarybos komiteto pirmininkui, komisijos pirmininkui įrašyti rezoliuciją, Savivaldybės tarybos nariams – susipažinti EDVS @vilys priemonėmis arba Savivaldybės tarybos narių elektroniniais paštais. Raštvedžiai seniūnijose asmenų pateiktus popierinius raštus, prašymus, skundus, kitus dokumentus, adresuotus Savivaldybės vadovybei, nuskenuoja ir siunčia elektroniniu paštu info@zarasai.lt Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui, o originalus pristato tris kartus per mėnesį. Esant reikalui, tokiu pat būdu gali priimti ir dokumentus, skirtus ir padaliniams (esant neaiškumams susisiekiama su padalinio darbuotojais).

88.   Registruojant gautus dokumentus, dokumentų registre įrašomi tokie privalomi duomenys: dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, pavadinimas (antraštė).

89.   Gauti popieriniai dokumentai (originalai) nuskaitomi (nuskenuojami), tą pačią darbo dieną registruojami EDVS @vilys registruose pagal dokumento rūšį pagal Dokumentacijos plane nurodytus registrus. EDVS @vilys priemonėmis skenuoti dokumentai pateikiami Savivaldybės ir administracijos vadovybei, o dokumentai dėl administracijos teikiamų administracinių paslaugų pagal kompetenciją – struktūrinių padalinių vadovams, išskyrus dėl 2 priede nurodytų administracinių paslaugų. Dokumentai, gauti registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, registruojami kitą darbo dieną iki 9 val. ir pateikiami aukščiau šiame punkte nustatyta tvarka.

90.   Kai techninėmis priemonėmis neįmanoma popierinio dokumento nuskaityti arba gautas dokumentas yra labai didelės apimties arba įrištas ar susegtas, EDVS @vilys gali būti įvedamas tik pirmas dokumento lapas pažymint apie tai gauto dokumento pirmame lape arba EDVS @vilys komentare ir nurodant kur įsegamas (kam perduodamas) visas dokumentas.

91.   Gautų ir užregistruotų popierinių dokumentų originalai perduodami Dokumentų valdymo skyriaus referentui (jo nesant direktoriaus paskirtam darbuotojui) (įstaigų, įmonių, organizacijų raštai), o asmenų prašymai, skundai lieka pas Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorių ir segami į bylas. Savivaldybės ir administracijos vadovybės, politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų, Savivaldybės kontroliuojamųjų įmonių, įstaigų vadovų, administracijos darbuotojų prašymai, skundai, pranešimai personalo klausimais (jeigu tokių yra) segami į asmens bylas, saugomas Teisės ir civilinės metrikacijos skyriuje, kito pobūdžio – lieka pas Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorių.

92.   Gautas oficialusis elektroninis dokumentas registruojamas EDVS @vilys, jei jis atitinka elektroninių dokumentų specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis.

93.   Dokumentus, užregistruotus EDVS @vilys, Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius perduoda Savivaldybės ir administracijos vadovybei įrašyti rezoliuciją.

94.   Savivaldybės ir administracijos vadovybė susipažįsta su gautais dokumentais, ir, jei reikia, EDVS @vilys priemonėmis rašo rezoliucijas ar pavedimus, paskiria užduotis, vykdytojus, nustato užduočių įvykdymo terminus, kontrolę bei perduoda jas vykdyti atitinkamai pagal pavaldumą (meras – Savivaldybės administracijos vadovybei, politinio (asmeninio|) pasitikėjimo valstybės tarnautojams; direktorius – struktūrinių padalinių vadovams, į struktūrinius padalinius neįeinantiems darbuotojams). Struktūrinių padalinių vadovai, į struktūrinius padalinius neįeinantys darbuotojai užduotis vykdo patys arba perduoda vykdyti padalinio darbuotojams pagal jų funkcijas, arba perduoda vykdyti pagal kompetenciją kito struktūrinio padalinio vadovui arba išoriniam vykdytojui, jeigu to reikalauja užduoties kuratorius.

95.   Politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai, struktūrinių padalinių vadovai, į struktūrinius padalinius neįeinantys darbuotojai, pastebėję, kad gautas dokumentas ne jų kompetencijos, nedelsiant, bet ne vėliau kaip per vieną darbo dieną EDVS @vilys priemonėmis privalo informuoti apie klaidingą paskyrimą. Dokumento kuratorius (Savivaldybės, administracijos vadovybė) klaidingai paskirtą dokumentą perduoda vykdyti pagal kompetenciją, o Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius, perdavęs vykdyti dokumentus dėl administracijos teikiamų administracinių paslaugų pagal kompetenciją – struktūrinių padalinių vadovams, gautą klaidingai paskirtą dokumentą perduoda įrašyti rezoliuciją padalinio vadovui, į struktūrinį padalinį neįeinantiems darbuotojams pagal jų kompetenciją. Kol nepaskirtas kitas vykdytojas, užduoties  uždaryti negalima.

96. Savivaldybės elektroniniu paštu gautus dokumentus, adresuotus Savivaldybės, administracijos vadovybei, registruoja Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius ir pateikia adresatams aukščiau nustatyta tvarka. Kiti dokumentai, jeigu adresuoti struktūriniams padaliniams, persiunčiami jiems pagal veiklos sritis.

97. Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumo patvirtinimo reikalavimai nustatyti Dokumentų rengimo taisyklėse.

98. Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos darbuotojai, atlikdami savo funkcijas, privalo laikytis pagrindinių asmens duomenų tvarkymo reikalavimų.

TREČIASIS SKIRSNIS

GAUTŲ DOKUMENTŲ DĖL ADMINISTRACINIŲ PASLAUGŲ TEIKIMO PER EDVS @VILYS, OFICIALIAIS ELEKTRONINIAIS PAŠTO ADRESAIS, „TVARKAU ZARASUS“, E. PRISTATYMO SISTEMA, TVARKA

99.     Dalis Savivaldybės teikiamų administracinių paslaugų (toliau – paslaugos) gali būti užsakomos per Elektroninius valdžios vartus.

100.   Asmenys, norintys gauti paslaugas elektroniniu būdu, turi prisijungti prie Elektroninių valdžios vartų portalo www.epaslaugos.lt (neįskaitomi atvejai, kai asmenys pateikia prašymus (pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu Savivaldybės oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą).

101.   Užsakytos elektroninės paslaugos per EDVS @vilys automatiškai perduodamos paslaugos vadovui, kuris ne vėliau kaip kitą darbo dieną perduoda gautą prašymą nagrinėti darbuotojui pagal kompetenciją.

102.   Paslaugos asmenims teikiamos paslaugų aprašyme nustatyta tvarka ir terminais.

103.   Pateiktų prašymų ir gautų dokumentų priedų valdymo procesai vykdomi tik elektroniniu būdu (vizuojami, perduodami nagrinėti, pasirašomi per EDVS @vilys), dokumentai nėra spausdinami.

104.   Atskirais išimtiniais atvejais gali būti spausdinama dokumento registracijos kortelė.

105.   Atsakymai į elektroniniu būdu užsakytas paslaugas rengiami šio Aprašo III skyriaus nustatyta tvarka.

106.   Paslaugos „Tvarkau Zarasus“ valdymo tvarka:

106.1.  asmenys, pastebėję netvarką (problemas), gali užregistruoti pranešimą (pagal pasirinktą klausimą) www.tvarkauzarasus.lt sistemoje, kuris registruojamas EDVS @vilys ir perduodamas spręsti atsakingam asmeniui;

106.2.  informacija apie priimtą sprendimą pateikiama Dokumentų valdymo skyriaus atsakingam darbuotojui, kuris informaciją patalpina Savivaldybės interneto svetainėje;

106.3.  paslaugos rezultatas suvedamas EDVS @vilys užduoties rezultatuose. Oficialus atsakymas paklausėjui (popierinis ar elektroninis dokumentas) nėra rengiamas.

107.   Oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą gautų dokumentų valdymo tvarka:

107.1.  oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą gauti dokumentai yra perkeliami arba automatiškai nuskaitomi į EDVS @vilys;

107.2.  Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius užregistruoja elektroniniu paštu ar automatiškai nuskaitytus per E. pristatymo sistemą gautus dokumentus ir atsako taip pat  elektroniniu paštu, kad elektroninis laiškas gautas, užregistruotas ir perduotas nagrinėti pagal kompetenciją (prašymas raštu, atsiųstas Savivaldybės institucijoms elektroninėmis priemonėmis, turi būti pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu arba suformuotas elektroninėmis priemonėmis, kurios leidžia užtikrinti teksto vientisumą ir nepakeičiamumą). Patvirtinimą apie gautą dokumentą dokumentų registratoriaus teises struktūriniuose padaliniuose turintys darbuotojai esant poreikiui išsiunčia siuntėjui (Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius – visiems iš karto po dokumento užregistravimo) elektroniniu paštu EDVS @vilys funkcijos „Siųsti patvirtinimą el. paštu“ pagalba;

107.3.  elektroniniu paštu ar per E. pristatymo sistemą gautas dokumentas automatiškai nuskaitytas EDVS @vilys priemonėmis pateikiamas Savivaldybės, administracijos vadovybei, o dokumentas dėl administracijos teikiamų administracinių paslaugų pagal kompetenciją – struktūrinių padalinių vadovams, išskyrus dėl 2 priede nurodytų administracinių paslaugų, perduodamas nagrinėti, atsakymas į jį rengiamas ir pasirašomas tik per EDVS „@vilys“ ir tik elektroniniu būdu (nėra spausdinamas), jeigu kitaip nenustato Lietuvos Respublikos teisės aktai ar nepageidauja interesantas;

107.4.  atsakymai į automatiškai nuskaitytus elektroniniu paštu ir per E. pristatymo sistemą gautus dokumentus rengiami Aprašo III skyriaus nustatyta tvarka.

108.   Savivaldybės interneto svetainės lankytojams sudarytos sąlygos pateikti Savivaldybės reguliavimo srities klausimus, gauti į juos atsakymus bei perskaityti atsakymus į kitų asmenų užduotus ir jau atsakytus klausimus, kurie publikuojami Savivaldybės interneto svetainės skyriuje „Klausiate–atsakome“. Šį svetainės skyrių administruoja Dokumentų valdymo skyrius.

109.   Klausimai, pateikti elektroniniu būdu, turi būti parašyti valstybine kalba, aiškiai išdėstytos mintys, pasirašyti, nurodant vardą, pavardę, elektroninio pašto adresą.

110.   Savivaldybės interneto svetainėje gautus klausimus atsakingas Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojas registruoja EDVS @vilys, teikia direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui, kuris nukreipia struktūrinio  padalinio darbuotojui arba įstaigai pagal veiklos sritį ir kompetenciją.

111.   Ne vėliau kaip per 10 darbo dienų į pateiktus klausimus vykdytojai parengia atsakymus, juos pateikia Dokumentų valdymo skyriui, atsakingi darbuotojai publikuoja Savivaldybės interneto svetainės skyriuje „Klausiate–atsakome“ ar informuoja asmenis elektroniniu paštu.

112.   Atsakymai į grasinančius, įžeidžiančius bei necenzūrine kalba parašytus klausimus nėra teikiami ir šie klausimai nepublikuojami.

113.   Neteikiamas atsakymas į to paties asmens pateiktą klausimą, į kurį jau buvo atsakyta anksčiau.

114.   Jei pateiktą klausimą nagrinėti nėra Savivaldybės kompetencija, jis privalo būti persiųstas per 5 darbo dienas tam subjektui,  kurio kompetencija yra nagrinėti pateiktą klausimą.

KETVIRTASIS SKIRSNIS

PARENGTŲ IR SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR IŠSIUNTIMAS

115.   Savivaldybės siunčiami dokumentai – tai raštai, pažymos, charakteristikos, įgaliojimai ir kiti dokumentai, parengti naudojant Savivaldybės oficialią dokumento formą ir turintys gavėjo metaduomenis, kuriuose esama informacija keičiamasi (persiunčiama) su juridiniais ar fiziniais asmenimis.

116.   Nuolatinių ir laikinųjų komisijų, darbo grupių siunčiamieji dokumentai įforminami komisijos ar darbo grupės raštų blanke ir registruojami komisijos ar darbo grupės veiklos dokumentų registre, o jei jo nėra – Savivaldybės siunčiamųjų dokumentų registre.

117.   Parengti Savivaldybės tarybos sprendimų paaiškinamieji raštai įforminami administracijos arba struktūrinio padalinio blanke, pasirašomi kvalifikuotu arba nekvalifikuotu elektroniniu parašu ir registruojami administracijos (arba struktūrinio padalinio) siunčiamų dokumentų registre EDVS @vilys. Darbuotojai, neįeinantys į struktūrinius padalinius, įformina paaiškinamuosius raštus arba savo, arba administracijos blanke.

118.   Popieriniai Savivaldybės siunčiami dokumentai (ataskaitos, lydraščiai, kiti dokumentai, pasirašyti originaliais Savivaldybės, administracijos vadovybės parašais popieriniame dokumento variante) gali būti rengiami ir siunčiami įstaigoms, įmonėms, kurios dar nesikeičia elektroniniais dokumentais.

119. Visi Savivaldybės siunčiami dokumentai registruojami tik po to, kai rengėjai projektus pateikia į EDVS @vilys ir jie po atsakingų asmenų derinimų pasirašomi Savivaldybės, administracijos vadovybės arba struktūrinio padalinio vadovo, arba darbuotojo, neįeinančio į struktūrinį padalinį.

120. Visus siunčiamus dokumentus (raštus, pažymas ir kitus dokumentus, įformintus Savivaldybės, administracijos vadovybės oficialioje rašto formoje ir turinčius gavėjo metaduomenis), pasirašytus Savivaldybės, administracijos vadovybės, registruoja Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant direktoriaus paskirtas darbuotojas), o įformintus struktūrinio padalinio arba darbuotojo, neįeinančio į struktūrinį padalinį, oficialioje rašto formoje atitinkamai registruoja struktūrinio padalinio dokumentų registratoriai arba darbuotojas, neįeinantis į struktūrinį padalinį, tam skirtuose registruose EDVS @vilys.

121.   Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentus (tarnybinius pavedimus, tarnybinius pranešimus, tarnybinius raštus, pažymas ir kt.) dokumentų rengėjai perduoda dokumentų registratoriams registruoti tam skirtuose registruose savo struktūriniuose padaliniuose.

122.   Atsižvelgiant į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus gali būti rengiami ir išsiunčiami elektroninių dokumentų popieriniai nuorašai bei išrašai vadovaujantis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ su pakeitimais.

123.   Užregistruoti siunčiami dokumentai išsiunčiami ar perduodami gavėjams:

123.1.  jei gavėjams siunčiamos ar perduodamos popierinių dokumentų kopijos, jų nuorašai ar dokumentų skaitmeninės kopijos, jos EDVS @vilys prisegamos skenuotos prie lydraščio ir saugomos EDVS @vilys. Siunčiant popierinių dokumentų skaitmenines kopijas nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas;

123.2.  jei dokumentai rengiami EDVS @vilys, tačiau gavėjui reikia išsiųsti arba perduoti popierinius dokumentus, parengti dokumentai atspausdinami, pasirašomi ir išsiunčiami bei saugomi EDVS @vilys, kurioje buvo parengti (sukurti).

124.   Parengtus elektroninių dokumentų nuorašus (išrašus) taip pat pasirašytus ir užregistruotus popierinius Savivaldybės siunčiamų dokumentų originalus įdėtus į vokus, esant reikalui, Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant direktoriaus paskirtas darbuotojas), o padaliniuose dokumentus registruojantys darbuotojai su ant voko užklijuotais su gavėjo adresu lipdukais, išspausdintais iš Akcinės bendrovės Lietuvos pašto savitarnos svetainės, perduoda Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui išsiųsti adresatams.

125.   Savivaldybės dokumentų pašto siuntos siunčiamos paštu pagal Universaliosios pašto paslaugos teikimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2013 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. 3-259 „Dėl Universaliosios pašto paslaugos teikimo taisyklių patvirtinimo“ su pakeitimais, nustatytus reikalavimus.

126.   Savivaldybės dokumentų pašto siuntos (laiškai), pateiktos Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui iki 9 val., išsiunčiamos tą pačią dieną, pateiktos vėliau – kitą darbo dieną.

127.   Kai kitoms institucijoms, įstaigoms ar įmonėms reikia popierinių Savivaldybės teisės aktų ar jais patvirtintų kitų dokumentų, šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su juos lydinčiais raštais.

128.   Už dokumentų siuntimą pagal teisės aktų reikalavimus (su lydinčiais raštais, tvarkingi), atsako dokumentus registruojantys bei parengiantys išsiųsti atsakingi darbuotojai.

129. Esant reikalui, išsiunčiamų Savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, direktoriaus įsakymų kopijos tvirtinamos administracijos struktūrinio padalinio – Dokumentų valdymo skyriaus arba dokumento projektą rengusio struktūrinio padalinio antspaudu.

130. Jeigu Savivaldybėje saugomų dokumentų bylose nėra dokumento originalo, Savivaldybės padalinys gali tvirtinti iš kopijos padarytą kopiją ir tvirtinimo žymoje rašo žodžius „Kopija atitinka byloje įsegtą kopiją“.

131. Jei tvirtinamas atspausdinto skenuoto dokumento (dokumento skaitmeninės kopijos), esančio EDVS @vilys“, kopijos tikrumas užrašoma: „Kopija atitinka skenuotą dokumentą“ arba „Kopija atitinka dokumento skaitmeninę kopiją“.

132. Įslaptinti ir konfidencialūs siunčiamieji dokumentai registruojami ir išsiunčiami šiai  dokumentų kategorijai nustatyta tvarka ir šis Aprašas taikomas tiek, kiek jis neprieštarauja kitais teisės aktais nustatytai dokumentų registravimo tvarkai.

133. Neužregistruotus ar neišsiųstus (neišduotus, neišdalintus) dokumentus palikti ant darbo stalo visiems prieinamoje vietoje, draudžiama.

V SKYRIUS

DOKUMENTŲ (PAVEDIMŲ) VYKDYMAS IR JŲ KONTROLĖ

134.   Dokumentas, adresuotas Savivaldybės, administracijos vadovybei ar struktūrinio padalinio vadovui, turi būti pradėtas nagrinėti iš karto po to, kai vadovas įrašo rezoliuciją ar suformuoja atsakingam darbuotojui vykdyti užduotį.

135.   Jei pavedimams vykdyti terminai nenustatyti Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais arba individualiais pavedimų vykdymo terminais, pavedimai turi būti įvykdyti per 10 darbo dienų nuo jų užregistravimo Dokumentų valdymo skyriuje dienos, skubūs pavedimai – per 2 darbo dienas.

136.   Prireikus atskiriems pavedimams vykdyti direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos darbo grupės, komisijos.

137.   Už kiekvieno struktūriniam padaliniui duoto pavedimo (užduoties) įgyvendinimą laiku atsakingi jų vadovai ar jų padalinio darbuotojai, kuriems pavesta vykdyti užduotį. Jie privalo vykdyti pavedimus ir kontroliuoti, kaip vykdomi pavedimai struktūriniame padalinyje bei, prireikus, teikti pasiūlymus dėl naujų pavedimų skyrimo arba darbų koordinavimo.

138.     Atsakymai į asmenų prašymus ar skundus paprastai pateikiami per 20 darbo dienų nuo tokio prašymo ar skundo gavimo dienos. Jeigu prašymas ar skundas gautas po darbo valandų, poilsio ar šventės dieną, jo gavimo diena laikoma po jos einanti darbo diena. Atsakymai į gautus raštus pateikiami per 20 darbo dienų arba pagal raštuose nurodytus pateikimo terminus. Jei užduoties terminas bei terminas, per kurį prašoma pateikti informaciją, nesutampa, taikomas rašte nurodytas informacijos pateikimo terminas. Tai atlieka rezoliuciją rašęs asmuo, kuris tą terminą nustatė:

138.1.  kai dėl objektyvių priežasčių per nustatytą terminą administracinis sprendimas negali būti priimtas ir asmeniui atsakymas negali būti pateiktas laiku, Savivaldybės ar administracijos vadovybė šį terminą gali pratęsti ne ilgiau kaip 10 darbo dienų. Asmeniui apie tokį termino pratęsimą per 5 darbo dienas nuo sprendimo pratęsti terminą priėmimo dienos pranešama raštu ir nurodomos pratęsimo priežastys;

138.2.  kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės ar administracijos vadovybės, struktūrinio padalinio vadovo užduotis, Savivaldybės struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki užduoties įvykdymo termino pabaigos, pateikia rezoliucijos autoriui pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti šį terminą EDVS @vilys pagalba (EDVS @vilys funkcija „Atidėti“). Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku;

138.3.  kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės ar administracijos vadovybės skubi užduotis, struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 1 darbo dieną iki užduoties įvykdymo termino pabaigos pateikia rezoliucijos autoriui pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti terminą EDVS @vilys pagalba (EDVS @vilys funkcija „Atidėti“). Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku.

139.   Jeigu užduotis priskirta vykdytojui ne pagal jo kompetenciją, vykdytojas privalo iš  karto (bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną) informuoti apie klaidingą paskyrimą rezoliuciją rašiusį (užduotį paskyrusį) asmenį EDVS @vilys priemonėmis. Kol nepaskirtas kitas vykdytojas, baigti užduotį negalima.

140.   Vykdytojui draudžiama kreiptis į sistemos administratorių dėl užduoties pakeitimo ar paskyrimo kitam vykdytojui. Jis turi kreiptis į savo tiesioginį vadovą, paskyrusį užduotį (išskyrus atvejus, kai yra vadovo pavedimas).

141.   Užduotį (terminus, vykdytojus, turinį) gali redaguoti tik užduoties kuratorius.

142.   Jei vienoje rezoliucijoje nustatytos atskiros užduotys skirtingiems vykdytojams, jiems formuojamos atskiros užduotys.

143.   Jei dokumento rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai, atsakingas už jį vykdytojas (jis rezoliucijoje įrašomas pirmasis) privalo organizuoti pavedimo vykdymą. Kiti vykdytojai yra taip pat atsakingi už užduoties įvykdymą nustatytu laiku ir atsakingojo vykdytojo reikalavimu informaciją sprendžiamu klausimu pagal savo kompetenciją pateikia likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki užduoties įvykdymo termino pabaigos. Jei užduoties įvykdymo terminas trumpesnis ir dokumente ar rezoliucijoje nenurodyta kitaip, informacija turi būti pateikiama nedelsiant. Struktūrinis padalinys, rengiantis atsakymą, tarnybiniu raštu gali prašyti kitų struktūrinių padalinių, kuriems nepavesta vykdyti užduotį, kad jie pateiktų nuomonę ar informaciją pagal kompetenciją. Tokio prašymo pateikimas nepratęsia užduoties įvykdymo termino.

144.   Vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo apie tai pažymėti EDVS @vilys. Užduotis laikoma įvykdyta, kai išspręsti visi joje iškelti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės, pridėta medžiaga apie užduoties įvykdymą. Jei pavedimas įvykdomas netinkamai, visa medžiaga nustatyta tvarka grąžinama tobulinti, tačiau pavedimo įvykdymo terminas paprastai nepratęsiamas.

145.   Struktūrinių padalinių vadovams ir darbuotojams dokumentai vykdyti ar susipažinti Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybės (struktūrinių padalinių vadovų) pateikiami EDVS @vilys priemonėmis.

146.   Savivaldybės ar administracijos vadovų rezoliucijų (pavedimų, užduočių) pagrindu suformuotos užduoties atsakingas vykdytojas yra atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas. Jis užduotis pavaldiems darbuotojams įveda EDVS @vilys ir kontroliuoja jų vykdymo eigą.

147.   Užduoties vykdytojas, gavęs užduotį EDVS @vilys, ją privalo vykdyti naudodamasis EDVS @vilys užduoties moduliu, kuris taikomas tiek rengiant siunčiamus dokumentus, tiek vidaus teisės aktus. Užduoties vykdymas pasibaigia EDVS @vilys pagalba užregistravus parengtą dokumentą, kurį pasirašo Savivaldybės ar administracijos vadovybė (ar struktūrinio padalinio vadovas), suformavęs užduotį. Užduoties vykdytojas (dokumento rengėjas) privalo susieti užduotį su parengtu dokumentu ir įrašyti užduoties įvykdymo rezultatą (dokumento, kuriuo buvo atsakyta, ar teisės akto numerį, datą, pavadinimą).

148.   Už struktūriniams padaliniams pavestų užduočių įvykdymą nustatytu laiku atsakingi tų struktūrinių padalinių vadovai. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, jeigu išspręsti visi dokumente pateikti klausimai arba paaiškinti klausimo sprendimo būdai. Už pateiktos informacijos apie pavedimo įvykdymą teisingumą atsakingas užduoties vykdytojas.

149.   Dokumentų vykdymo eigą stebi, kontroliuoja ir informaciją apie tai teikia esant reikalui Savivaldybės ar administracijos vadovams bei įgaliotiems asmenims šie darbuotojai:

149.1.  gautų dokumentų užduotis bei juose duotų pavedimų (Savivaldybės ar  administracijos vadovybės arba struktūrinių padalinių vadovų rezoliucijomis) vykdymą – struktūrinių padalinių, kuriems perduota vykdyti užduotis, vadovai;

149.2.  asmenų prašymų, pasiūlymų, skundų nagrinėjimo terminus – Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius.

150.   Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius kiekvieną mėnesį, likus ne mažiau kaip 5 darbo dienoms iki mėnesio pabaigos, informuoja vykdytojus apie neįvykdytus pavedimus pagal registruotus asmenų prašymus, skundus.

151.   Savivaldybės ar administracijos vadovybės teisės aktais sudarytų komisijų, darbo grupių posėdžių, pasitarimų protokolai (informacinės pažymos), jų išrašai, kuriuose yra pavedimai ar aktuali informacija Savivaldybei ar administracijai, po posėdžio pateikiami Savivaldybės ar administracijos vadovybei per 3 darbo dienas (jei komisijos, darbo grupės veiklos reglamente nenustatytas kitoks pateikimo būdas ar terminas). Tą atlieka komisijų, darbo grupių posėdžių, pasitarimų sekretorius.

152.   Zarasų rajono savivaldybės ekstremaliųjų situacijų komisijos bei Zarasų rajono savivaldybės ekstremaliųjų situacijų operacijų centro posėdžių, pasitarimų sekretoriai, pasibaigus posėdžiui ar pasitarimui, juose priimtų nutarimų pagrindu (jeigu nutarime suformuluotos vykdyti užduotys atitinkamiems padaliniams ar konkretiems valstybės tarnautojams (darbuotojams), įstaigoms), formuluoja užduotis vykdytojams EDVS @vilys priemonėmis.

153.   Užduoties vykdymas ir perdavimas atsakingiems vykdytojams EDVS @vilys pagalba bei jų vykdymo kontrolė vykdoma vadovaujantis Vidaus užduočių rengimo bei jų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybėje proceso aprašo, patvirtinto administracijos direktoriaus 2023 m. gegužės 2 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-227 „Dėl Vidaus užduočių rengimo bei jų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybėje proceso aprašo patvirtinimo“ (toliau – Vidaus užduočių rengimo bei jų vykdymo proceso aprašas) su pakeitimais ir papildymais.

154.   Pagal kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:

154.1.  nekontroliuojamos užduotys – tai užduotys susipažinti su dokumentais. Vykdytojui pažymėjus, kad užduotis įvykdyta, kuratoriui nereikia patvirtinti jos įvykdymo;

154.2.  paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kai vykdytojas įpareigojamas per nustatytą terminą atlikti vadovo pavedimą. Užregistravus užduoties rezultatą, pažymima, kad užduotis įvykdyta. Kuratoriui reikia patvirtinti užduoties įvykdymą, kai patvirtinama pagrindinė užduotis ar užregistruojamas iš užduoties sukurtas atsakymas į pradinį registruotą dokumentą, sistemoje automatiškai pažymima, kad užduotis įvykdyta;

154.3.  ypatingos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurias nustatęs vadovas pageidauja susipažinti su parengtu atsakymu, asmeniškai kontroliuoti ir gauti informaciją, kaip vykdoma ši užduotis. Kiekviena užduotis turi būti pažymėta, kad įvykdyta, ir atskirai patvirtinama, kad įvykdyta. Ypatingos kontrolės užduotis gali formuoti Savivaldybės vadovai ir Savivaldybės administracijos vadovai.

155.   Dokumentų valdymo skyrius, pagal savo kompetenciją pastebėjęs Savivaldybės dokumentų valdymo reikalavimų neatitiktį teisės aktams, elektroninio ryšio priemonėmis, raštu ar žodžiu informuoja struktūrinių padalinių vadovus, kad būtų pašalinti dokumentų valdymo reikalavimų pažeidimai. Struktūriniam padaliniui nepašalinus nurodytų pažeidimų, apie tai elektroninio ryšio priemonėmis ar raštu informuojamas direktorius ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo, kuris priima sprendimą dėl nurodytų pažeidimų pašalinimo.

156.   Dokumentų valdymo skyrius pagal skyriaus vedėjo patvirtintą Struktūrinių padalinių dokumentų valdymo patikrinimų planą tikrina, kaip struktūriniuose padaliniuose tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi dokumentai, ir raštu informuoja struktūrinio padalinio vadovą apie trūkumus, kuriuos per 2 mėnesius privaloma ištaisyti. Struktūrinis padalinys, dėl svarbių priežasčių negalėdamas ištaisyti trūkumų per nurodytą terminą, apie tai raštu informuoja Dokumentų valdymo skyrių ir prašo terminą pratęsti. Jei struktūrinis  padalinys per nustatytą terminą nepašalina nurodytų pažeidimų, Dokumentų valdymo skyriaus vedėjas apie tai raštu informuoja direktorių.

VI SKYRIUS

DOKUMENTŲ NAUDOJIMAS

157.   Fiziniai ir juridiniai asmenys turi teisę naudotis Savivaldybės ir administracijos struktūrinių padalinių dokumentų fondo dokumentais, išskyrus tuos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai. Prie šių dokumentų asmenys turi teisę prieiti tų įstatymų nustatyta tvarka.

158.   Naudojimosi dokumentų fondais tvarka nustatyta Savivaldybės teisės aktuose, reglamentuojančiuose Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarką.

159.   Administracijos dokumentų fondui priklausančius dokumentus galima laikinai perduoti naudotis teismams ir ikiteisminio tyrimo įstaigoms, surašant dokumentų poėmio protokolą teisės aktų nustatyta tvarka. Už jų fizinę būklę ir jų grąžinimą dokumentų saugotojui teisės norminių aktų nustatytais ar perdavimo dokumente nurodytais terminais teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako juos laikinai perėmę naudotis juridiniai ar fiziniai asmenys.

160.   Juridiniams ir fiziniams asmenims teisės aktų nustatyta tvarka išduodant saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) surašomas Dokumentų laikino perdavimo naudotis aktas (Forma patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. sausio 21 d. įsakymu Nr. V-59 „Dėl Dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formos patvirtinimo“). Aktas nesudaromas, kai prokuratūra ar ikiteisminio tyrimo įstaiga dokumentus paima pagal kratos arba poėmio protokolą.

161.   Iš dokumentų fondo išduotos bylos Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos darbuotojams laikinam naudojimui  apskaitomos tam skirtame registre.

VII SKYRIUS

BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

DOKUMENTACIJOS PLANO SUDARYMAS

162.   Savivaldybės veiklos dokumentams tvarkyti ir valdyti parengiamas kalendorinių metų Dokumentacijos planas.

163.   Savivaldybės institucijų ir įstaigos Dokumentacijos planas rengiamas, derinamas ir tvirtinamas teisės aktų ir šio Aprašo nustatyta tvarka.

164.   Dokumentacijos planas rengiamas kasmet, likus 2 mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos.

165.   Bylų dokumentacijos plane nurodomos visos bylos, kurias numatoma sudaryti iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienerius kalendorinius metus, ir tęsiamos bylos, sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu. Prireikus gali būti sudaromi skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų tomai.

166.   Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos Dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas Dokumentacijos plano papildymų sąrašas.

167.   Savivaldybės tarybos, Savivaldybės mero, administracijos veiklos bendrą Dokumentacijos planą sudaro ir administruoja (tvarko ir per metus papildo) ir patvirtinto einamųjų kalendorinių metų Dokumentacijos plano įgyvendinimo priežiūrą vykdo Dokumentų valdymo skyrius. Papildymų sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su ateinančių kalendorinių metų Dokumentacijos planu.

168.   Struktūriniai padaliniai iki einamųjų metų spalio 1 d. privalo pateikti Dokumentų valdymo skyriui bylų, kurias ketina sudaryti ateinančiais metais, sąrašą ir informaciją apie tas bylas, kurių į Dokumentacijos planą nebereikia įtraukti.  

169.   Tvarkomos Savivaldybės tarybos, Savivaldybės mero, administracijos veiklos užbaigtos bylos (dokumentai), sudaromi jų apskaitos dokumentai praėjus vieniems metams po jų užbaigimo, vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis. Jie naudojami ir saugomi laikantis Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašo reikalavimų. 

170.   Tie struktūriniai padaliniai, kurių nuolat ir ilgai saugomų bylų susidaro nedaug ir jų apskaitą veda Dokumentų valdymo skyrius (Apskaitos ir materialinio aprūpinimo, Centralizuoto vidaus audito, Dokumentų valdymo, Investicijų ir plėtros, Teisės ir civilinės metrikacijos (išskyrus buvusį Civilinės metrikacijos skyrių), patarėjo, atliekančio parengties pareigūno funkcijas, jaunimo reikalų koordinatoriaus (vyriausiojo specialisto), vyriausiojo specialisto (tarpinstitucinio bendradarbiavimo koordinatoriaus), Savivaldybės tarybos, mero) parengtas popierines (pagal taisykles susiūtas) bylas saugoti iki kovo 1 d. perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui įrašyti jas į atitinkamų apyrašų tęsinius.

171.   Prieš perduodami Dokumentų valdymo skyriui elektroninius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus struktūrinių padalinių atsakingi darbuotojai privalo patikrinti:

171.1.  elektroninio dokumento atitiktį elektroninio dokumento specifikacijai (elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0);

171.2.  ar elektroniniame dokumente yra visi privalomi elektroninio dokumento metaduomenys (ar tinkamas registras, bylos indeksas, numeris; ar yra tinkama dokumento antraštė. Jei elektroninei bylai yra priskirta elektroninių dokumentų, kurie neatitinka elektroninės bylos antraštės ar nurodyto saugojimo termino, jie priskiriami reikiamoms elektroninėms byloms);

171.3.  ar tinkamas dokumentų kiekis elektroninėje byloje – sulyginamas kiekis dokumentų, esamų byloje pagal bylos indeksą, su kiekiu registre;

171.4.  dokumentų formatą – ar visi bylos dokumentai yra parengti ADOC formatu ir pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, ar elektroninis parašas ne žemesnio kaip XAdES-X-L formato ir galiojantis, atitinkantis specifikacijoje nustatytus reikalavimus. Jei nustatoma, kad elektroninio parašo formatas žemesnis, pakelti parašo lygį, t. y. sudėti laiko žymas, kiekvieną dokumentą apgaubti ir pasirašyti kopijų tikrumo paskirties kvalifikuotu parašu XAdES-X-L;

171.5.  ar yra visi elektroniniai dokumentai. Jei nustatoma, kad dalis elektroninių dokumentų yra prarasti, sudaromas prarastų elektroninių dokumentų sąrašas.

ANTRASIS SKIRSNIS

BYLŲ SUDARYMAS, UŽBAIGTŲ BYLŲ TVARKYMAS

172.   Dokumentai per kalendorinius metus į Dokumentacijos plane numatytas bylas dedami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatytų reikalavimų.

173.   Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų kovo 1 dienos pagal Dokumentacijos planą, Dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), Vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus, struktūrinių padalinių atsakingi darbuotojai suvestus bylų sudarymo suvestinius duomenis pateikia Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui. Pastarasis suvestinius duomenis įrašo Dokumentacijos plano ir Dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (toliau – EAIS) 8 skiltyje, o esant poreikiui – EDVS @vilyje.

174.   Bylos tvarkomos praėjus vieneriems metams po jų užbaigimo vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatytais reikalavimais.

175.   Už sudarytų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai atsako Savivaldybės, struktūrinių  padalinių darbuotojai, atsakingi už tų bylų (dokumentų) sudarymą. Direktorius paskiria ar įgalioja paskirti administracijos padalinio vadovą už bylų sutvarkymą atsakingus valstybės tarnautojus ar darbuotojus. 

176.   Užbaigtų elektroninių bylų apskaita vykdoma pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles.

TREČIASIS SKIRSNIS

BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS

177.   Įstaigos užbaigtų bylų apskaitai užtikrinti turi būti nustatyti užbaigtų bylų apskaitos dokumentai bei paskirti už jų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai (toliau – už apskaitą atsakingas darbuotojas).

178.   Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo, jei kiti teisės aktai nenustato kitokių terminų.

179.   Savivaldybės institucijų, administracijos ir jos struktūrinių padalinių (skyrių, tarnybų, seniūnijų) metų dokumentacijos planai ir jų apskaitos dokumentai (apyrašai) rengiami ir teikiami derinti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui (toliau – archyvo Utenos filialui) kartu su to laikotarpio pažyma apie veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą EAIS pagalba.

180.   Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą susideda iš dviejų dalių:

180.1.    pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys (funkcijos), administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo;

180.2.  antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.

181.   Užbaigtų bylų ir perimtų saugoti dokumentų apskaitos, dokumentų vertės ekspertizės atlikimo, dokumentų saugojimo, naikinimo tvarkos bei reikalavimai tam nustatyti Dokumentų  tvarkymo ir apskaitos taisyklėse.

KETVIRTASIS SKIRSNIS

DOKUMENTŲ ATIDAVIMAS SAUGOTI VALSTYBĖS ARCHYVUI

182.   Nuolat saugomi veiklos dokumentai administracijos struktūrinių padalinių archyvuose gali būti saugomi iki 20 metų nuo dokumentų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį dokumentai turi būti perduoti saugoti archyvo Utenos filialui.

183.   Dokumentai, prie kurių prieinama specialiosios įrangos priemonėmis (vaizdo ir garso dokumentai), perduodami per 10 metų nuo jų sukūrimo.

184.   Kartu su dokumentais perduodami apyrašai, įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas. Su dokumentais gali būti perduodamos ir turimos jų atsarginės kopijos bei informacijos paieškos priemonės.

185.   Popierinių dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse. Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.

186.   Dokumentų perdavimo aktas tvirtinamas ir registruojamas po to, kai jis pasirašomas įgaliotų perduodančios įstaigos ir archyvo Utenos filialo darbuotojų.

187.   Už dokumentų perdavimą archyvo Utenos filialui teisės aktų nustatyta tvarka atsako dokumentus perduodančios įstaigos, t. y. administracijos ar jos struktūrinio  padalinio vadovas.

188.   Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“ nustatyti Savivaldybės ilgai ir nuolat saugomų veiklos elektroninių dokumentų perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimai.

VIII SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

189.   Prieigos prie EDVS @vilys kontrolės priemonių įgyvendinimo, įgaliojimų ir teisių suteikimo sistemos naudotojams tvarka:

189.1.  dokumentų registratoriaus teises Savivaldybės politikams bei politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams, struktūriniuose padaliniuose darbuotojams suteikia Dokumentų valdymo skyrius, gavęs direktoriaus raštišką pavedimą;

189.2.  reikiamus registrus ir bylas struktūrinio padalinio kompetencijos klausimais priskiria (suteikia naudotojo, skaitytojo teises) padaliniuose darbuotojai, kuriems suteikta registratoriaus teisė;

189.3.  registrai ir bylos priskiriami atsižvelgiant į Dokumentacijos planą (jo papildymo sąrašą) ir darbuotojų atliekamas funkcijas.

190.   Už registravimą konkrečiame registre ir (ar) už bylą atsakingi darbuotojai turi teisę daryti priskirtame registre užregistruotų ir (ar) priskirtoje byloje esančių EDVS @vilys nuskenuotų dokumentų, kurių originalai perduoti į archyvą, kopijas ir jas tvirtinti tvirtinimo žyma. 

__________________________

Zarasų rajono savivaldybės

dokumentų rengimo, apskaitos ir

tvarkymo, vykdymo ir kontrolės,

naudojimo procedūrų aprašo

1 priedas

(Rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS meras
Sėlių a. 22, 32110 Zarasai, tel. + 370 385  37 152, el. p. info@zarasai.lt
Gavėjo pavadinimas Adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-		Nr.
	Į	2000-00-00	Nr.	00
dokumento antraštė

DOKUMENTO TEKSTAS

Savivaldybės meras (-ė)

8***

Vardas Pavardė

Rengėjo nuoroda (Vardas Pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas)

(Rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai, tel. + 370 385  37 173, el. p. info@zarasai.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-		Nr.
	Į	2000-00-00	Nr.	(0.0)S-0
dokumento antraštė

DOKUMENTO TEKSTAS

Administracijos direktorius (-ė)

8***

Vardas Pavardė

Rengėjo nuoroda (Vardas Pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas)

(Filialo rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS XXXXXXXXXXXXX SENIŪNIJA
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Seniūnijos duomenys: biudžetinės įstaigos filialas, XXXX g. 1, XXXX k., 00000 Zarasų r. tel. + 370 385  00 000, el. p. aaaa@zarasai.lt, filialo kodas 111111111
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-		Nr.
	Į	2000-0-06	Nr.	(0.0)S-0
DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

DOKUMENTO TEKSTAS

Seniūnijos seniūnas (-ė)

8***

Vardas Pavardė

Rengėjo nuoroda (Vardas Pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas)

(Skyriaus rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS XXXXXX SKYRIUS
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Skyriaus duomenys: Savanorių g. 2, Zarasai, 32110 Zarasai,  tel. + 370 385  00 000, el. p. aaa.aaa@zarasai.lt
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-		Nr.
	Į	2000-00-00	Nr.	(0.0)S-0
dokumento antraštė

DOKUMENTO TEKSTAS

Skyriaus vedėjas (-a)

8***

Vardas Pavardė

Rengėjo nuoroda (Vardas Pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas)

(Skyriaus rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS XXXXXXX SKYRIUS
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Skyriaus duomenys:  tel. + 370 385  00 000, el. p. xxx@zarasai.lt
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-		Nr.
	Į	2000-00-00		Nr.	(0.0)S-0
DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

DOKUMENTO TEKSTAS

Skyriaus vedėjas (-a)

8***

Vardas Pavardė

Rengėjo nuoroda (Vardas Pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas)

(Specialisto rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS TARPINSTITUCINIO BENDRADARBIAVIMO KOORDINATORIUS (VYRIAUSIASIS SPECIALISTAS)
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Specialisto duomenys:  tel. + 370 385  00 000, el. p. xxx@zarasai.lt
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-		Nr.
	Į	2000-00-00		Nr.	(0.0)S-0
DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

DOKUMENTO TEKSTAS

Administracijos tarpinstitucinio bendradarbiavimo koordinatorius (-ė) (vyriausiasis specialistas (-ė)

8***

Vardas Pavardė

(Specialisto rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS JAUNIMO REIKALŲ KOORDINATORIUS (VYRIAUSIASIS SPECIALISTAS)
Biudžetinė įstaiga. Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Specialisto duomenys:  tel. + 370 385  00 000, el. p. jaunimokoordinatorius@zarasai.lt
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-	Nr.
dokumento antraštė

DOKUMENTO TEKSTAS

Administracijos jaunimo reikalų koordinatorius (-ė) (vyriausiasis (-ioji) specialistas (-ė)

8***

Vardas Pavardė

(Specialisto rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS PATARĖJAS, ATLIEKANTIS PARENGTIES PAREIGŪNO FUNKCIJAS
Biudžetinė įstaiga. Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Specialisto duomenys: tel.  + 370 385  00 000, el. p. aaaaaaaaaaa@zarasai.lt
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-	Nr.
DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

DOKUMENTO TEKSTAS

Administracijos patarėjas (-a), atliekantis (-i) parengties pareigūno funkcijas

8***

Vardas Pavardė

(Komisijos rašto formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS (ADMINISTRACIJOS) XXXXXXXXXXXXXXXXX   KOMISIJA
Sėlių a. 22, 32110 Zarasai, tel.  + 370 385  00 000, el. p. aaaaa@zarasai.lt
Gavėjo pavadinimas adresas Rengiant elektroninį dokumentą, nurodyti nebūtina	2000-00-	Nr.
DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

DOKUMENTO TEKSTAS

Komisijos pirmininkas (-ė)

8***

Vardas Pavardė

Rengėjo nuoroda (Vardas Pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas)

(Savivaldybės tarybos sprendimo projekto formos pavyzdys)

Projektas

(rašoma dokumento viršutinėje poraštėje)

Zarasų rajono savivaldybės TARYBA

SPRENDIMAS

DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

0000 m.                        d. Nr.

Zarasai

DOKUMENTO TEKSTAS

Savivaldybės meras

Parengė

Rengėjo nuoroda

Vardas Pavardė

(Padalinio pavadinimas, pareigos)

Data

Pateikti: KAM PATEIKTI PRIIMTĄ SPRENDIMĄ

Zarasų rajono savivaldybės tarybai

PAAIŠKINAMASIS RAŠTAS

DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS TARYBOS SPRENDIMO „SPRENDIMO PROJEKTO ANTRAŠTĖ“ PROJEKTO

1.                   Parengto sprendimo projekto tikslai.

2.                   Paaiškintas sprendimo projekto šiuo metu esantis teisinis reglamentavimas (trumpai apibūdinami taikomi teisės aktai).

3.                   Kokie šios srities teisės aktai tebegalioja ir kokius teisės aktus būtina pakeisti ar pripažinti netekusiais galios, priėmus teikiamą Savivaldybės tarybos sprendimą.

4.                   Biudžeto lėšų poreikis teisės aktui įgyvendinti.

5.                   Sprendimo projekto autoriai (rengėjai), iniciatoriai: institucija, asmenys ar piliečių įgalioti atstovai bei priimto teisės akto nauda Savivaldybei.

6.                   Sprendimo projekto rengimo metu gauti specialistų vertinimai ir išvados.

7. Galimos teigiamos ir neigiamos pasekmės priėmus siūlomą Savivaldybės tarybos  sprendimą ir kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti.

Padalinio vadovas                                                                                                         (vardas, pavardė)

Rengėjo nuoroda (vardas, pavardė, tel., el. paštas)

(Savivaldybės tarybos sprendimo formos pavyzdys)

Zarasų rajono savivaldybės TARYBA

SPRENDIMAS

DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

2000 m.                      d. Nr. T-

Zarasai

DOKUMENTO TEKSTAS

Savivaldybės meras (-ė)

Vardas Pavardė

(Savivaldybės mero potvarkio formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS MERAS

POTVARKIS

DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

2000 m.                      d. Nr.

Zarasai

DOKUMENTO TEKSTAS

Savivaldybės meras (-ė)

Vardas Pavardė

(Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo formos pavyzdys)

Zarasų rajono savivaldybėS ADMINISTRACIJos

direktorius

ĮSAKYMAS

DOKUMENTO ANTRAŠTĖ

2000 m.                 d. Nr.

Zarasai

DOKUMENTO TEKSTAS

Administracijos direktorius (-ė)

Vardas Pavardė

(Protokolo formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS (TARYBOS, ADMINISTRACIJOS) KOMISIJOS

POSĖDŽIO PROTOKOLAS

2000-00-00 Nr. X0-0

Sudarymo vieta

Posėdis įvyko ____________.

data (laikas)

Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė).

Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė).

Dalyvavo: (Vardai ir pavardės, pareigos arba nurodoma, kad dalyvių sąrašas pridedamas, kvorumo buvimas*).

DARBOTVARKĖ:

1. Dėl.......

2. Dėl.......

1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas – analogiška formuluotė kaip nurodyta darbotvarkėje).

Pranešėjas (Vardas ir pavardė, pranešimo turinys, arba nurodoma, kad pranešimas pridedamas).

(Pasisakiusiųjų vardai ir pavardės, pasisakymo turinys).

NUTARTA:

1........

2........

2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).

(Pasisakiusiųjų vardai ir pavardės, pasisakymo turinys).

NUTARTA:

1................

2.................

Posėdžio pirmininkas                  (Parašas)                               (Vardas ir pavardė)

Posėdžio sekretorius                    (Parašas)                               (Vardas ir pavardė)

* Kvorumo buvimas nurodomas teisės aktų nustatytais atvejais.

(Pažymos formos pavyzdys)

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA

PAŽYMA APIE (DĖL) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx 

2000-00-00 Nr. (9.14) L-xx

DOKUMENTO TEKSTAS

Administracijos direktorius (-ė)

Vardas Pavardė

Rengėjo nuoroda (Vardas Pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas)

Priedo pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

________________________

Zarasų rajono savivaldybės dokumentų rengimo, apskaitos ir tvarkymo, vykdymo ir kontrolės, naudojimo procedūrų aprašo

2 priedas

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS TEIKIAMŲ ADMINISTRACINIŲ IR KITŲ PASLAUGŲ

SĄRAŠAS

Eil. Nr.	Paslaugos pavadinimas	Atsakingas administracijos padalinys
Licencijos ir leidimai
1.	Leidimo organizuoti renginį išdavimas, dublikato išdavimas, galiojimo panaikinimas	Renginių organizavimo Zarasų rajono savivaldybės viešosiose vietose komisija
Saugaus eismo klausimai
2.	Leidimo įrengti automobilių stovėjimo neįgaliesiems kelio ženklą suteikimas	Zarasų rajono savivaldybės eismo saugumo komisija
3.	Leidimo, suteikiančio teisę transporto priemonėms stovėti kelio ženklo „P“ (rezervuota) galiojimo zonoje išdavimas, dublikato išdavimas ar galiojimo panaikinimas	Zarasų rajono savivaldybės eismo saugumo komisija
4.	Leidimo įrengti, koreguoti arba panaikinti kelio ženklus gyvenamųjų vietovių gatvėse ir vietinės reikšmės keliuose išdavimas	Zarasų rajono savivaldybės eismo saugumo komisija
Žemės nuomos mokesčio administravimas
5.	Pažymos, patvirtinančios atsiskaitymą už valstybinės žemės nuomą, išdavimas	Finansų skyrius
6.	Juridinių asmenų valstybinės žemės nuomos mokesčio deklaracijų priėmimas ir tvirtinimas	Finansų skyrius

_________________

PATVIRTINTA

Zarasų rajono savivaldybės administracijos

direktoriaus 2024 m. sausio 15 d.

įsakymu Nr. I-15

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ RENGIMO, SKELBIMO, VYKDYMO KONTROLĖS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1.  Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybės) tarybos sprendimų, Savivaldybės mero (toliau – meras) potvarkių, Savivaldybės administracijos (toliau – administracija) direktoriaus įsakymų rengimo, vykdymo kontrolės, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, šių teisės aktų skelbimo procedūrų organizavimo reikalavimus.

2.  Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais savivaldos institucijų, įstaigų veiklą, dokumentų valdymo procedūras, Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, direktoriaus įsakymais.

3.  Šiame Apraše vartojamos sąvokos:

Administracinė našta – laiko sąnaudos ir finansinės išlaidos, kurias patiria ar gali patirti asmenys vykdydami teisės aktuose nustatytus ar teisės aktų projektuose siūlomus nustatyti informacinius įpareigojimus.

Savivaldybės teisės aktai – Savivaldybės tarybos sprendimai, mero potvarkiai, administracijos direktoriaus įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos bei kiti dokumentai.

Savivaldybės vadovybė – Savivaldybės meras, vicemerai.

Savivaldybės administracijos vadovybė – administracijos direktorius.

Savivaldybės administracijos padaliniai – administracijos struktūriniai padaliniai, administracijos filialai – seniūnijos (administracijos struktūriniai teritoriniai padaliniai), į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai (toliau – struktūriniai padaliniai).

Teisės aktų projektų antikorupcinis vertinimas – teisės aktų projektų vertinimas, siekiant nustatyti jais numatomo teisinio reguliavimo trūkumus, dėl kurių gali susidaryti sąlygos korupcijai pasireikšti.

Teisės aktų informacinė sistema (toliau – TAIS) – teisėkūros atvirumui, skaidrumui, koncentruotumui užtikrinti naudojama Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos teisės aktų informacinė sistema.

Teisės aktų registras (toliau – TAR) – pagrindinis valstybės registras, kuriame registruojami Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme nurodyti registro objektai, teisės aktų nustatyta tvarka renkami, kaupiami, apdorojami, sisteminami, saugomi ir teikiami registro duomenys, atliekami kiti teisės aktuose nustatyti registro duomenų tvarkymo veiksmai.

4.  Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymuose, Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. kovo 12 d. nutarimu Nr. 243 „Dėl Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklės), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ (toliau – Rekomendacijos), kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą, teisės aktų rengimą, skelbimą.

II SKYRIUS

SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ RENGIMAS, VERTINIMAS, PASIRAŠYMAS,

ĮSIGALIOJIMAS, PASKELBIMAS

PIRMASIS SKIRSNIS

BENDRIEJI SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ RENGIMO REIKALAVIMAI

5.  Savivaldybės rengiami elektroniniai, esant reikalui – popieriniai, teisės aktai turi atitikti Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme įtvirtintus teisėkūros principus ir kitus nustatytus teisės akto formos, struktūros, turinio, teisės terminijos reikalavimus ir bendrinės lietuvių kalbos normas, taip pat Rekomendacijose ir Dokumentų rengimo taisyklėse, nustatytus teisės akto formos, struktūros ir teisės technikos reikalavimus.

6.  Bendrieji teisės akto rengimo reikalavimai:

6.1. kai keičiamas teisės akto punktas, pateikiama keičiamo punkto nauja redakcija. Kai teisės aktas pildomas nauju punktu, pateikiama naujo punkto redakcija. Kai teisės akto punktas pripažįstamas netekusiu galios, nurodomas tas punktas;

6.2. kai keičiamame teisės akte keičiama daugiau kaip pusė jo punktų, visas teisės aktas dėstomas nauja redakcija.

6.3. vienu teisės aktu keičiamas tik vienas teisės aktas;

6.4. teisės aktuose pateikiant nuorodas į tam tikrą įstatymą, turi būti nurodomas visas įstatymo pavadinimas;

6.5. teisės aktuose pateikiant nuorodą į kitus teisės aktus, išskyrus įstatymus, nurodomi teisės aktą priėmusio subjekto (subjektų) pavadinimas (pavadinimai), teisės akto priėmimo data, teisės akto rūšis, teisės aktą priėmusio subjekto (subjektų) suteiktas numeris, visas teisės akto pavadinimas.

7.  Teisės akto pavadinimas (antraštė) turi glaustai atspindėti teisės akto reguliavimo dalyką. Teisės aktais tvirtinamų dokumentų pavadinimai turi turėti dokumento reikšmę. Tvirtinami ne tvarkos, būdai, atvejai, sąlygos ar pan., bet tvarkų, būdų, atvejų, sąlygų ar pan. aprašai.

8.  Kai teisės aktu tvirtinami dokumentai, teisės akto pavadinimas (antraštė) turi atitikti juo tvirtinamų dokumentų pavadinimą, išskyrus atvejus, kai tvirtinami ne vieni nuostatai, taisyklės, programos, tvarkos aprašai ir pan. arba kai teisės aktas skirtas daugumai įstatymo nuostatų įgyvendinti, – tokiu atveju teisės akto pavadinimas (antraštė) rašomas apibendrintai.

9.    Kai teisės aktu pripažįstamas netekusiu galios ne vienas teisės aktas, jo pavadinime (antraštėje) tie teisės aktai gali būti neįvardijami, pvz., Dėl kai kurių Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų pripažinimo netekusiais galios.

10.  Preambulė – teisės akto įvadinė dalis nuo teisės akto priėmimo vietos iki dėstomosios dalies. Rengiant naują teisės akto projektą, preambulėje paprastai nurodomas teisės akto priėmimo teisinis pagrindas. Preambulėje taip pat gali būti nurodomi veiksmų tikslai ir (ar) sprendimų priėmimo aplinkybės.

11.  Teisės akto turinys turi atitikti jo paskirtį, rūšį, tekstas dėstomas glaustai, logiškai ir aiškiai, be prieštaravimų. Teisės akto straipsnio ar punkto tekstas nekartojamas kituose straipsniuose ar punktuose.

12.  Savivaldybės teisės aktų forma ir struktūra turi atitikti:

12.1.  Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo 13 straipsnio 3 dalyje nustatytą teisės akto formą;

12.2.  Rekomendacijose nustatytus:

12.2.1. bendruosius teisės aktų rengimo reikalavimus;

12.2.2. teisės aktų punktų bei papunkčių žymėjimą;

12.2.3. didesnės apimties teisės aktų rengimą (skirstymą į skyrius, skirsnius ir jų žymėjimą).

13.  Savivaldybės tarybos priimamo teisės akto dėstomoji dalis pradedama nurodant institucijos pavadinimą ir tvarkomąjį veiksmą reiškiantį žodį „nutaria“, „nusprendžia“, rašomą išretintu šriftu. Po preambulės rašomas dvitaškis ir visi kiti punktai pradedami veiksmažodžio bendratimi:

13.1.  pvz., kai teisės aktas turi vieną punktą:

Zarasų rajono savivaldybės taryba nusprendžia:

Įgalioti [...].

13.2.  pvz., kai teisės aktas turi kelis punktus:

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo [...] straipsnio 2 dalimi, Zarasų rajono savivaldybės taryba nusprendžia:

1. Patvirtinti [...].

2. Nustatyti, kad šis sprendimas įsigalioja 2023 m. liepos 1 d.

14.  Administracijos direktoriaus priimamo teisės akto dėstomoji dalis pradedama tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu „tvirtinu“, „įgalioju“, „nustatau“, „pavedu“, „pakeičiu“, „pripažįstu netekusiu (netekusiais) galios“ ir pan., rašomu išretintu šriftu. Atsižvelgiant į tai, kiek punktų turi teisės aktas ir ar turi preambulę, įforminama taip:

14.1.  kai teisės aktas turi vieną punktą, jis nenumeruojamas ir po preambulės rašomas kablelis, pvz.:

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo
5 straipsniu,

sudarau komisiją [...].

14.2.  kai teisės aktas turi kelis punktus, po preambulės rašomas dvitaškis, pvz.:

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo
5 straipsniu:

1. Pakeičiu [...].

2. Pripažįstu netekusiu galios [...].

15.  Kai teisės aktą priima keli subjektai, teisės akto tvarkomąjį veiksmą reiškiantis žodis rašomas veiksmažodžio esamojo laiko daugiskaitos pirmojo asmens forma išretintu šriftu: „tvirtiname“, „įgaliojame“, „nustatome“, „pavedame“, „pakeičiame“, „pripažįstame netekusiu (netekusiais) galios“ ir pan.

16.  Teisės aktais tvirtinami dokumentai yra atskirai įforminta teisės aktų sudedamoji dalis. Teisės akto, kuriuo tvirtinami dokumentai, tekste nurodomas pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas su nuoroda „pridedama“. Kai tvirtinamas vienas dokumentas, nuoroda rašoma skliaustuose. Pvz.:

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo [...] straipsnio [...] dalimi,

tvirtinu Zarasų rajono savivaldybės dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles (pridedama).

17.  Teisės aktu tvirtinamas dokumentas dėstomas atskirame lape.

18.  Teisės aktais tvirtinamų dokumentų elementai yra šie: tvirtinimo žyma, dokumento pavadinimas, dokumento tekstas.

19.  Tvirtinimo žyma dėstoma kampiniu vėliaviniu būdu pirmojo lapo viršuje dešinėje pusėje. Žymoje didžiosiomis neparyškintomis raidėmis rašomas žodis „patvirtinta“, kitoje eilutėje – teisės aktą tvirtinančio (-ių) subjekto (-ų) pavadinimas, eilutėje po to nurodoma teisės akto tvirtinimo data, teisės akto rūšis ir teisės aktą priėmusio (-ių) subjekto (-ų) suteiktas numeris. Tvirtinamo dokumento pavadinimas išdėstomas po tvirtinimo žyma išilginiu centruotu būdu ir rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis. Tvirtinami dokumentai nepasirašomi, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, brėžiamu po tekstu ties jo viduriu. Pvz.:

PATVIRTINTA

Zarasų rajono savivaldybės tarybos

2023 m. sausio 1 d. sprendimu Nr. T-XX

PAVADINIMAS

Tekstas.

–––––––––––––––––––––––

20.  Teisės akto priedas yra atskirai įforminta teisės akto sudedamoji dalis. Prieduose paprastai dėstomi techniniai dalykai, juose nesukuriama jokia nauja teisė arba pareiga, nėra dėstomos norminio pobūdžio taisyklės, nenumatytos teisės akte arba teisės aktu patvirtintame dokumente.

21.  Teisės akto ar teisės aktu tvirtinamų dokumentų priedas dėstomas atskirame lape po teisės akto ar teisės aktu tvirtinamo dokumento teksto.

22.  Priedo elementai yra šie: priedo žyma, priedo pavadinimas, priedo tekstas (lentelė, grafikas, dokumento forma ar kt.).

23.  Priedo žyma dėstoma kampiniu vėliaviniu būdu pirmojo lapo viršuje dešinėje pusėje. Priedo žyma nurodo dokumentą, kuriam priklauso priedas: teisės akto priedo žymoje nurodomas visas teisės akto pavadinimas, kito teisės akto priedo žymoje nurodomas teisės aktą priėmusio subjekto pavadinimas, kitoje eilutėje – teisės akto priėmimo data, teisės akto rūšis ir numeris, o teisės aktu patvirtinto dokumento priedo žymoje nurodomas to dokumento pavadinimas. Jei yra daugiau negu vienas priedas, nurodomas jo eilės numeris, žymimas arabiškais skaitmenimis. Žodis „priedas“ ar priedo eilės numeris kartu su žodžiu „priedas“ rašomas iš naujos eilutės. Pvz.:

Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento

priedas

PRIEDO PAVADINIMAS

Tekstas

__________________

24.  Priedo pavadinimas išdėstomas po priedo žyma išilginiu centruotu būdu ir rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis.

25.  Nuorodų rašymas teisės aktuose išdėstytas Rekomendacijų IV skyriuje „Nuorodų į teisės aktus pateikimas teisės akto tekste“.

26.  Teisės akto baigiamosiose nuostatose pagal poreikį gali būti nurodoma: atsakomybė už teisės akto nuostatų nesilaikymą, teisės akto įsigaliojimas, nuostatų taikymo tvarka, pereinamojo laikotarpio nuostatos, pavedimai kitoms institucijoms, kitų tos pačios teisinės galios teisės aktų pripažinimas netekusiais galios, paaiškinimai dėl kituose teisės aktuose pateiktų nuorodų ir pan.

27.  Savivaldybės teisės aktai rengiami 12 dydžio „Times New Roman“ šriftu. Prireikus priedo žymoje, lentelėse ar pan. gali būti naudojamas ir mažesnis dydis. Tekstas spausdinamas į kiekvieną eilutę.

28.  Savivaldybės tarybos sprendimo įgyvendinimui būtini dokumentai (Savivaldybės ir Savivaldybės vadovybės  teisės aktai, sutartys ir kt., kuriuose privaloma nurodyti atsakingus asmenis už šių dokumentų vykdymą ir kontrolę) parengiami per 10 darbo dienų nuo pasirašyto po Savivaldybės tarybos posėdžio  Savivaldybės tarybos sprendimo pateikimo vykdyti dienos.

29.  Teisės aktų lapų numeravimas, paraščių nustatymai, popieriaus atitikimas standartams spausdinamiems nuolat saugomiems dokumentams aptartas Dokumentų rengimo taisyklėse.

ANTRASIS SKIRSNIS

RENGIAMŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ VERTINIMAS

30.  Rengiami Savivaldybės teisės aktų projektai privalo būti vertinami:

30.1.    administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims atžvilgiu;

30.2.    antikorupciniu atžvilgiu.

31.  Siekiant įgyvendinti administracinės naštos mažinimo principus, privaloma nustatyti ir įvertinti tiek atskiruose teisės aktuose, tiek ir keliuose ar daugelyje teisės aktų nustatytų informacinių įpareigojimų sukeliamą administracinę naštą, taip pat administracinę naštą, kurią gali sukelti teisės aktų projektuose nustatyti informaciniai įpareigojimai piliečiams ir kitiems asmenims vadovaujantis Administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims nustatymo ir įvertinimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 23 d. nutarimu Nr. 213 „Dėl Administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims nustatymo ir įvertinimo metodikos patvirtinimo“ (toliau – Administracinės naštos įvertinimo metodika).

32.  Savivaldybės teisės akto projekto rengėjo struktūrinio padalinio vadovas, o kai sprendimo projektą rengia valstybės tarnautojas, neįeinantis į struktūrinį padalinį, politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas, Savivaldybės tarybos narys, pats valstybės tarnautojas ar Savivaldybės tarybos narys nustato poreikį vertinti administracinės naštos atžvilgiu teisės akto projektus.

33.  Nustačius poreikį vertinti administracinės naštos atžvilgiu, teisės akto projektas pateikiamas elektroniniu paštu vertinti Dokumentų valdymo skyriaus vedėjui. Pastarasis atlieka teisės akto projekto vertinimą administracinės naštos atžvilgiu bei parengia Administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims apskaičiavimo ataskaitą (toliau – Ataskaita), kurios forma pateikta Aprašo 31 punkte nurodytame teisės akte ir informuoja Savivaldybės teisės akto rengėją apie parengtą Ataskaitą. Vertinimas turi būti atliktas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo teisės akto projekto pateikimo. Jei teisės aktų projektai nebuvo įvertinti, jie privalo būti įvertinami per 10 darbo dienų nuo jų priėmimo dienos.

34.  Parengtą Ataskaitą Dokumentų valdymo skyriaus vedėjas susieja su rengiamų teisės aktų projektais bei kitais jų rengimo dokumentais EDVS @vilys priemonėmis. Jeigu teisės aktai vertinami per 10 darbo dienų po jų priėmimo dienos, parengtos ir užregistruotos Ataskaitos susiejamos su įvertintais teisės aktais.

35.  Dokumentų valdymo skyriaus vedėjas, teisės akto projekto derinimo metu atsakingas už teisės akto projekto atitikimą Dokumentų rengimo taisyklėms, kontroliuoja, kad teisės aktų projektai būtų įvertinti administracinės naštos atžvilgiu Administracinės naštos įvertinimo metodikos nustatyta tvarka. Teisės akto projekto rengėjas Savivaldybės tarybos sprendimo projekto paaiškinamajame rašte, o jeigu rengiamas mero potvarkio, administracijos direktoriaus įsakymo projektas, EDVS @vilys pastabų lauke privalo nurodyti informaciją apie administracinės naštos vertinimo rezultatus. Jeigu teisės aktas nebuvo įvertintas, nurodyti, kad Ataskaita bus teikiama per 10 darbo dienų nuo teisės akto priėmimo dienos.

36.  Siekiant įgyvendinti korupcijos prevencijos priemones, teisės akto projekto antikorupcinis vertinimas atliekamas, jeigu rengiamame teisės akte numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, nustatytus Lietuvos Respublikos korupcijos įstatyme, kai sprendimai priimami Savivaldybės lygmeniu.

37.  Viešojo administravimo subjektas gali atlikti savo rengiamo norminio teisės akto projekto antikorupcinį vertinimą, jeigu teisės aktu ir nenumatoma reguliuoti visuomeninių santykių, nurodytų Lietuvos Respublikos korupcijos įstatyme, tačiau, teisės akto projekto rengėjo nuomone, rengiamu teisės aktu numatomas teisinis reguliavimas gali kelti korupcijos riziką.

38.  Apie teisės akto projekto antikorupcinį vertinimą atliekantis vertintojas rengėją informuoja elektroniniu paštu, jam pateikia teisės akto projekto antikorupcinio vertinimo pažymą (toliau – pažyma).

39.  Rengėjas teisės akto projektą, kuriam reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, su rengimo dokumentais (medžiaga) elektroniniu paštu pateikia vertintojui – administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojui. Vertinimas turi būti atliktas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo teisės akto projekto pateikimo vadovaujantis Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklėmis.

40.  Parengtą ir iš administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojo gautą pažymą rengėjas teikia kartu su rengiamų II skyriaus trečiajame, ketvirtajame ir penktajame šio Aprašo skirsniuose aptartų teisės aktų projektais bei jų rengimo dokumentais EDVS@ vilys pagalba derinti minėtuose skirsniuose nustatyta eilės tvarka.

TREČIASIS SKIRSNIS

SAVIVALDYBĖS TARYBOS SPRENDIMŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASKELBIMAS, TEIKIMAS SVARSTYTI, PRIIMTŲ SPRENDIMŲ ĮFORMINIMAS IR PATEIKIMAS VYKDYTOJAMS

41.  Savivaldybės tarybos sprendimų projektai (toliau – sprendimo projektas) rengiami laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei taisyklinga lietuvių kalba, atsižvelgiant į šio Aprašo II skyriaus pirmajame ir antrajame skirsniuose nustatytus reikalavimus, Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento, patvirtinto Savivaldybės tarybos 2023 m. balandžio 7 d. sprendimu Nr. T-55 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento patvirtinimo“ (toliau – Savivaldybės tarybos veiklos reglamentas), nuostatas, direktoriaus priimtus teisės aktus.

42.  Sprendimų projektų rengėjai yra:

42.1.  Savivaldybės tarybos nariai;

42.2.  Savivaldybės tarybos komitetai, komisijos, frakcijos ir Savivaldybės tarybos narių grupės, į jokią frakciją ar grupę nesusivieniję Savivaldybės tarybos nariai;

42.3.  Savivaldybės kolegija;

42.4.  opozicijos lyderis;

42.5.  Savivaldybės kontrolierius;

42.6.  Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius;

42.7.  meras, vicemeras;

42.8.  mero patarėjas;

42.9.  direktorius;

42.10.  struktūrinio padalinio vadovas, jo pavaduotojas;

42.11.  administracijos darbuotojai, turintys teisę rengti dokumentus;

42.12.  administracijos sudarytų komisijų, darbo grupių pirmininkai, jų įgalioti atstovai.

43.  Asociacijos, gyvenamųjų vietovių bendruomenių atstovai – seniūnaičiai ar gyventojai dėl siūlomo svarstyti Savivaldybės tarybos posėdyje klausimo gali raštu kreiptis į merą.

44.  Parengtus ir suderintus Savivaldybės tarybos sprendimų projektus (ir priedus, jeigu jų yra, taip pat paaiškinamąjį raštą) rengėjas EDVS @vilys priemonėmis pateikia Savivaldybės tarybos posėdžių sekretoriui ne vėliau kaip prieš 10 dienų iki planuojamo Savivaldybės tarybos posėdžio dienos.

45.  Sprendimo projekte virš pavadinimo, dešinėje lapo pusėje mažosiomis paryškintomis, 10 šrifto raidėmis rašomas žodis „Projektas“. Sprendimo projekte Savivaldybės herbas nededamas, sprendimą pasirašančių subjektų vardas (vardai) ir pavardės nerašomos (nurodomos tik pareigos).

46.  Sprendimo projekte rengėjas po pasirašančiojo pareigų lapo apačioje privalo nurodyti rengėjo rekvizitus, kam pateikti Savivaldybės tarybos priimtą sprendimą.

47.  Sprendimo projektai rengiami elektroniniai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu ir turi būti įkeliami į EDVS @vilys kartu su skenuota projektų rengimo medžiaga arba jei medžiaga – elektroniniai dokumentai, susieti su projektu. Dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti dokumentai grąžinami rengėjams.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

48.  Sprendimų, kuriais tvirtinamos sutartys ar susitarimai, projektuose turi būti nurodytas struktūrinis  padalinys, atsakingas už sutarties ar susitarimo vykdymą.

49.  Norminio ir nenorminio pobūdžio sprendimo projekto tekste rengėjas privalo įrašyti nuostatą apie sprendimo paskelbimą Teisės aktų registre bei Savivaldybės interneto svetainėje:

49.1.  norminio pobūdžio sprendimo projekte:

„Punkto numeris. Sprendimą paskelbti Teisės aktų registre ir rajono Savivaldybės interneto svetainėje www.zarasai.lt“;

49.2.  nenorminio pobūdžio sprendimo projekte:

„Punkto numeris. Sprendimą paskelbti Savivaldybės interneto svetainėje www.zarasai.lt.

Nurodoma sprendimo apskundimo tvarka (nenumeruojama).“

50.  Sprendimų projektai kartu su jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba teikiami derinti, pasirašyti, registruoti eilės tvarka, nustatyta Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo, patvirtinto administracijos direktoriaus 2023 m. balandžio 20 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-215 „Dėl Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais (toliau – Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso aprašas). Sprendimų projektai, kurių apimtis daugiau negu 5 lapai bei nustatantys naują teisinį reguliavimą ar iš esmės jį keičiantys, sutartys, ataskaitos, finansinė atskaitomybė, įstatai, nuostatai, programos, reorganizavimo projektai ir kt. gali būti suderinti po pateikimo per 3 darbo dienas (derinant tikrinimo laikas priklauso nuo derinančiojo administracijos darbuotojo esamo darbo krūvio, dokumento parengimo kokybės, apimties, sudėtingumo, skubumo).

51.  Derintojų pastabos turi būti tikslios, aiškios, konkrečios ir įskaitomos.

52.  Prie sprendimų projektų turi būti pridedama:

52.1.  paaiškinamasis raštas, kuriame turi būti privalomai nurodoma:

52.1.1. parengto sprendimo projekto tikslai;

52.1.2. paaiškintas sprendimo projekto šiuo metu esantis teisinis reglamentavimas;

52.1.3. kokie šios srities teisės aktai tebegalioja ir kokius teisės aktus būtina pakeisti ar pripažinti netekusiais galios priėmus teikiamą Savivaldybės tarybos sprendimą;

52.1.4. biudžeto lėšų poreikis teisės aktui įgyvendinti;

52.1.5. sprendimo projekto autoriai (rengėjai), iniciatoriai: institucija, asmenys ar piliečių įgalioti atstovai bei priimto teisės akto nauda Savivaldybei;

52.1.6. sprendimo projekto rengimo metu gauti specialistų vertinimai ir išvados;

52.1.7. galimos teigiamos ir neigiamos pasekmės priėmus siūlomą Savivaldybės tarybos  sprendimą ir kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti.

Papunkčio pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

52.2.  sprendimo projekto, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, antikorupcinio vertinimo pažyma, pasirašyta teisės akto projekto vertintojo (administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojo) bei rengėjo;

52.3.  sprendimo projekto, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka reikia atlikti administracinės naštos vertinimą piliečiams ir kitiems asmenims vadovaujantis Administracinės naštos įvertinimo metodika, apskaičiavimo Ataskaita, pasirašyta Dokumentų valdymo skyriaus vedėjo;

52.4.  sprendimo projektą keičiant, turi būti pateikiamas teisės akto projekto lyginamasis variantas.

Papunkčio pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

53.  Jeigu sprendimo projekto svarstymas dėl tam tikrų priežasčių Savivaldybės tarybos posėdžio metu buvo atidėtas iki konkrečios datos, sprendimo projekto rengėjas, teikdamas pakartotinai kitam posėdžiui tą patį sprendimo projektą, paaiškinamajame rašte privalo nurodyti, kodėl buvo atidėtas sprendimo projekto svarstymas, kas sprendimo projekte keista, taisyta, tobulinta.

54.  Sprendimų projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už:

54.1.  parengtų ir teikiamų sprendimo projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą, atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą, klaidų ištaisymą po neigiamo derinimo, keičiamų, pripažįstamų netekusiais galios teisės aktų susiejimą su rengiamu projektu, gavėjų pasirinkimą, teikimą pasirašyti EDVS;

54.2.  sprendimo projekto derinimo EDVS nustatytų terminų laikymosi kontrolę (prireikus privalo imtis priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku – informuoti struktūrinio padalinio vadovą arba administracijos direktorių);

54.3.  antikorupcinį vertinimą, jei sprendimu numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, aptartus Aprašo 36 punkte nurodytame teisės akte;

54.4.  norminių teisės aktų paskelbimo Teisės aktų registre (toliau – TAR) kontrolę (rengėjas privalo patikrinti ar jo rengtas norminis teisės aktas paskelbtas TAR, o jeigu nepaskelbtas, informuoti apie tai Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorių, o jeigu jo nėra, mero paskirtą kitą politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautoją), atsakingą už teisės aktų skelbimą TAR;

54.5.  sprendimų paskelbimo Savivaldybės interneto svetainėje kontrolę (rengėjas privalo patikrinti ar jo rengtas sprendimas paskelbtas Savivaldybės interneto svetainėje ir ar tinkamai paskelbta suvestinė redakcija, jeigu buvo rengiami sprendimo pakeitimai), o jeigu nepaskelbtas sprendimas arba paskelbta neteisinga jo suvestinė redakcija, informuoti Dokumentų valdymo skyriaus vedėją.

55.  Sprendimų projektus su jų rengimo dokumentais rengėjai privalo teikti į EDVS @vilys. Esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, teikiamas derinti sprendimo projekto su jo rengimo dokumentais popierinis variantas. Visos pastabos rašomos tame pačiame projekto egzemplioriuje, kitoje sprendimo projekto lapo pusėje pagal šio Aprašo priedą. Sprendimo projektą derinantys administracijos darbuotojai, nurodyti šio Aprašo 50 punkte nurodytame teisės akte, uždeda spaudą su derinančio administracijos darbuotojo struktūrinio padalinio pavadinimu, pareigomis, vardu, pavarde, nurodo derinimo datą, pasirašo ir parašo savo pastabas. Teikiamam derinti sprendimo projektui su jo rengimo dokumentais popieriniam variantui taikomi reikalavimai kaip ir elektroniniam.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

56.  Jeigu sprendimų projektus rengia Savivaldybės tarybos nariai, Savivaldybės tarybos komitetai, komisijos, frakcijos ir Savivaldybės tarybos narių grupės, kiti turintys teisę rengti teisės aktus, tačiau neturintys prieigos prie EDVS @vilys, sprendimo projektą su paaiškinamuoju raštu, kita rengimo medžiaga, parengtais vadovaujantis Savivaldybės tarybos veiklos reglamento ir šio Aprašo reikalavimais, teikia registruoti Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui bei elektroninius sprendimo projekto ir paaiškinamojo rašto variantus pateikia Savivaldybės tarybos posėdžių sekretoriui (o jeigu jo nėra, mero paskirtam kitam politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojui) jiems patogiu būdu (elektroniniu paštu, kompiuterinėje laikmenoje).

57.  Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretorius užregistruotus sprendimų projektus perduoda merui įrašyti rezoliuciją EDVS @vilys priemonėmis. Meras EDVS @vilys priemonėmis formuluoja užduotį Savivaldybės tarybos posėdžių sekretoriui.

58.  Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) išnagrinėja ir išvadas dėl sprendimų projektų, jei jie pateikti netinkamai, pateikia rengėjui. Jei sprendimų projektai tinkami, gautus sprendimų projektus su paaiškinamuoju raštu ir kita rengimo medžiaga teikia į EDVS @vilys derinti šio Aprašo 50 punkte nurodytu teisės aktu aptartiems administracijos darbuotojams.

59.     Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) sprendimo projektą (ir priedus, jeigu jų yra) grąžina jo rengėjui patikslinti, jeigu sprendimo projektas (ir priedai, jeigu jų yra, taip pat paaiškinamasis raštas) neatitinka Savivaldybės tarybos veiklos reglamente nurodytų reikalavimų.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

60.  Jei pateikti sprendimų projektai (ir priedai, jeigu jų yra) atitinka Savivaldybės tarybos veiklos reglamente nustatytus reikalavimus, Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas ) registruoja juos sprendimų projektų registre EDVS @vilys.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

61.  Ne vėliau kaip artimiausią darbo dieną po registracijos sprendimų projektų registre EDVS @vilys, sprendimų projektus (priedus, jeigu jų yra) bei vietos gyventojų apklausos rezultatus, jei dėl sprendimo projekto buvo rengiama vietos gyventojų apklausa, Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) skelbia Savivaldybės interneto svetainės skyriaus „Savivaldybės taryba“ srityje „Tarybos sprendimų projektai“ ir TAIS.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

62.  Parengtus ir suderintus sprendimų projektus (ir priedus, jeigu jų yra) rengėjas EDVS @vilys priemonėmis pateikia Savivaldybės tarybos posėdžių sekretoriui (o jeigu jo nėra, mero paskirtam kitam politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojui) ne vėliau kaip prieš 10 dienų iki planuojamo Savivaldybės tarybos posėdžio dienos.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

63.  Apie Savivaldybės tarybos posėdžio laiką, svarstyti parengtus ir Savivaldybės tarybos veiklos reglamento nustatyta tvarka įregistruotus klausimus kartu su sprendimų projektais meras, o kai jis negali eiti pareigų arba jo nėra, – laikinai Savivaldybės tarybos paskirtas tarybos narys ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki posėdžio pradžios Savivaldybės tarybos veiklos reglamento nustatyta tvarka praneša visiems tarybos nariams, gyventojams, seniūnui ir seniūnaičiui, kai svarstomi klausimai yra susiję su jų atstovaujama gyvenamosios vietovės bendruomene, taip pat seniūnui ir vietos gyventojų apklausos iniciatyvinės grupės atstovui (-ams), kai svarstomi vietos gyventojų apklausos rezultatai ar klausimai dėl vietos gyventojų apklausai pateikto (-ų) klausimo (‑ų). Savivaldybės tarybos posėdžio darbotvarkė ne vėliau kaip prieš 4 darbo dienas iki posėdžio pradžios paskelbiama Savivaldybės interneto svetainėje skyriuje „Naujienos“. Savivaldybės tarybos nariams apie tarybos posėdžio datą ir laiką Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) papildomai praneša elektroniniu paštu arba telefonu.

64.  Sprendimų projektų paketas su rengimo dokumentais kaip ir Savivaldybės tarybos nariams turi būti pateikiamas elektroniniu paštu ir Vyriausybės atstovų įstaigai.

65.  Savivaldybės tarybos sprendimų projektai (ir priedai, jeigu jų yra, arba Savivaldybės tarybos sprendimo kopijos) bei vietos gyventojų apklausos rezultatai, jei dėl sprendimo projekto buvo rengiama vietos gyventojų apklausa, įregistruoti sprendimų projektų registre EDVS @vilys, teikiami svarstyti Savivaldybės tarybos komitetams ir Savivaldybės tarybai.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

66.  Už Savivaldybės tarybos posėdžio protokolo sutvarkymą, Savivaldybės tarybos priimtų sprendimų galutinį įforminimą atsako Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas). Jeigu Savivaldybės tarybos posėdyje svarstant sprendimo projektą pateikiama pastabų, papildymų ar pakeitimų, pataisymus sprendime įrašo Savivaldybės posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas), įformindamas priimtus sprendimus bei tinkamai susiedamas su keičiamais, pripažįstamais netekusiais galios teisės aktais.

67.  Savivaldybės tarybos posėdyje priimtus sprendimus pasirašymui parengia Savivaldybės tarybos posėdžio sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) ne vėliau kaip per 2 darbo dienas po Savivaldybės tarybos posėdžio pabaigos ir teikia Savivaldybės tarybos posėdžio pirmininkui pasirašyti EDVS @vilys priemonėmis kvalifikuotu elektroniniu parašu.

68.  Savivaldybės tarybos posėdžio pirmininkas pasirašo sprendimus ne vėliau kaip per 2 darbo dienas po jų pateikimo pasirašymui dienos. Pasirašytus sprendimus Savivaldybės posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) įregistruoja EDVS @vilys atitinkamame sprendimų registre.

69.  Savivaldybės posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) privalo priimtus sprendimus susieti su pakeistais, pripažintais netekusiais galios sprendimais (sprendimai gali būti susieti prieš teikiant pasirašyti arba prieš įregistruojant, ar po įregistravimo atitinkamame sprendimų registre).

70.  Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) sprendimų pagrindu formuoja rezoliuciją EDVS @vilys pagalba pagal kompetenciją merui ir administracijos direktoriui bei perduoda susipažinti sprendimo projekte nurodytiems asmenims, rengėjams arba elektroninius nuorašus siunčia rengėjų (vykdytojų) pateiktais elektroniniais adresais. Traktuojama, kad sprendimai pateikti ir susipažinti, ir vykdyti.

71.  Atsižvelgdamas į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų suinteresuotų asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) EDVS @vilys priemonėmis parengia ir atspausdina priimto sprendimo (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ (su pakeitimais ir papildymais). Priimto sprendimo nuorašą (išrašą) Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) pateikia vykdytojams ar perduoda Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui jį išsiųsti vykdytojams paštu ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po posėdžio.

72.  Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) suformuoja priimtų teisės aktų elektroninę bylą ir siunčia Vyriausybės atstovų įstaigai. Jeigu yra Vyriausybės atstovų įstaigos pavedimas siųsti popierinius dokumentus, Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) rengia elektroninių dokumentų nuorašus EDVS @vilys priemonėmis ir suformavęs papildomą Savivaldybės tarybos posėdžio dokumentų bylos kopiją, pateikia Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui išsiųsti ją Vyriausybės atstovų įstaigai.

73.  Esant reikalui, Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) Savivaldybės tarybos rašytinius sprendimų originalus bei visus jų rengimo dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka atitinkamai suformuotus į bylas, saugo 1 metus, po to perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.

74.  Sudaryti ir užregistruoti elektroniniai priimti sprendimai sisteminami į elektronines bylas pagal Dokumentacijos planą ir saugomi EDVS @vilys bei teisės aktų nustatyta tvarka parengiami perduoti Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris perduoda Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui.

KETVIRTASIS SKIRSNIS

MERO POTVARKIŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASIRAŠYMAS,

PASIRAŠYTŲ TVARKYMAS

75.  Mero potvarkių projektai (toliau – potvarkio projektas) rengiami laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei taisyklinga lietuvių kalba, atsižvelgiant į šio Aprašo II skyriaus pirmajame ir antrajame skirsniuose nustatytus reikalavimus, direktoriaus priimtus teisės aktus.

76.  Potvarkių projektų rengėjai: meras, vicemeras, mero patarėjai, direktorius (jam nesant – mero ar merą pavaduojančio vicemero ar mero pareigas laikinai einančio Savivaldybės tarybos nario paskirtas administracijos valstybės tarnautojas), administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

77.  Potvarkių projektus dėl papildomų poilsio dienų ir sutrumpinto darbo laiko, priėmimo į pareigas, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo iš pareigų, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti ir tėvystės atostogų rengia Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Taip pat toliau tvarko pagal Sudaromų įrašų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo, patvirtinto Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2023 m. balandžio 20 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-213 „Dėl Sudaromų įrašų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“ nustatyta tvarka pateiktus veiklos įrašus dėl komandiruočių, atostogų, nuotolinio darbo.

78.  Potvarkio projektai rengiami elektroniniai ir turi būti įkeliami į EDVS @vilys kartu su skenuota projektų rengimo medžiaga jei ji yra arba jei medžiaga – elektroniniai dokumentai, susieta su projektu.

79.  Rengiant elektroninį potvarkio projektą, jo turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: potvarkio projekto centre dėstomas Savivaldybės herbas, žemiau – teisės aktą priimančio subjekto pavadinimas, teisės akto rūšies pavadinimas, teisės akto pavadinimas (antraštė), teisės akto priėmimo data, numeris, vieta, teisės akto tekstas, teisės aktą pasirašančio subjekto pareigos, vardas, pavardė), jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

80.  Esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, gali būti rengiamas rašytinis potvarkio projektas. Jo turinys taip pat įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: potvarkio projekte virš pavadinimo, dešinėje lapo pusėje mažosiomis paryškintomis 10 šrifto raidėmis rašomas žodis „Projektas“; Savivaldybės herbas nededamas; pasirašančių subjektų vardas (vardai) ir pavardės nerašomos (nurodomos tik pareigos), taip pat nurodomi rengėjo rekvizitai. Kartu rengiamas ir potvarkio originalas su Savivaldybės herbu bei nurodytais pasirašančio asmens pareigomis, vardu ir pavarde. Rašytinis (popierinis) potvarkio projektas privalo būti suderintas su derintojais, nurodytais Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso apraše.

81.  Rašytiniams dokumentams prilygintų potvarkių projektų turinys turi būti parengtas taip, kad pasirašius potvarkio projektą bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo turinio nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.

82.  Prie teikiamų potvarkių projektų pridedama:

82.1.  potvarkio projekto rengimo dokumentai, t. y. projekte minimi teisės aktai, administracijos dokumentai, išrašų patvirtintos kopijos, prašymai, pažymos, išrašų kopijos, reikiami skaičiavimai, išlaidų sąmatos ir kiti dokumentai (originalai arba patvirtintos jų kopijos);

82.2.  prireikus gali būti pridedamas skenuotas paaiškinamasis raštas, paaiškinantis parengto teisės akto projekto tikslą ir uždavinius, šiuo metu galiojančias ir naujas teisinio reguliavimo nuostatas, teigiamas ir galimas neigiamas priimto teisės akto pasekmes, kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti, suderinamumą su Lietuvos Respublikos įstatymais, nurodantis priimtam teisės aktui įgyvendinti reikalingus papildomus (priimti, pakeisti) teisės aktus, biudžeto lėšų poreikį teisės aktui įgyvendinti, teisės akto projekto rengimo metu gautus specialistų vertinimus ir išvadas. Jei potvarkiu sprendžiami klausimai yra aiškūs, paaiškinamasis raštas nepridedamas.

83.  Prie potvarkio projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įformintus ir neatitinkančius šios tvarkos reikalavimų dokumentus Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas arba darbuotojas) grąžina rengėjams.

84.  Norminio ir nenorminio pobūdžio potvarkio projekto tekste rengėjas privalo įrašyti nuostatą apie potvarkio paskelbimą Teisės aktų registre bei Savivaldybės interneto svetainėje:

84.1.  norminio pobūdžio potvarkio projekte:

„Punkto numeris. P a v e d u  Zarasų rajono savivaldybės administracijai potvarkį paskelbti Teisės aktų registre ir rajono Savivaldybės interneto svetainėje www.zarasai.lt“;

84.2.  nenorminio pobūdžio potvarkio projekte:

„Punkto numeris. P a v e d u  Zarasų rajono savivaldybės administracijai potvarkį paskelbti rajono Savivaldybės interneto svetainėje www.zarasai.lt.

Nurodoma potvarkio apskundimo tvarka (nenumeruojama).“

85.  Potvarkių projektai kartu su jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba teikiami derinti eilės tvarka, nustatyta Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso apraše.

86.  Potvarkių projektai derinami neatidėliojant, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną.

87.  Potvarkių projektai su priedais gali būti suderinti per 3 darbo dienas (derinimo trukmė priklauso nuo derinančiojo administracijos darbuotojo esamo darbo krūvio, potvarkio projekto parengimo kokybės, apimties, skubumo, jeigu projektas daugiau negu 5 lapai ar nustatantis naują teisinį reguliavimą, ar iš esmės jį keičiantis). 

88.  Derinančiųjų pastabos turi būti tikslios, aiškios, konkrečios ir įskaitomos.

89.  Derinami ne tik potvarkių bet ir jų priedų projektai.

90.  Esant reikalui, rengėjas, rengdamas potvarkio projektą EDVS @vilys priemonėmis, pastabų lauke nurodo kam siųsti pasirašytą potvarkį, jo priedus (ar potvarkio nuorašą, išrašą, jei gavėjas neturi galimybės priimti ir skaityti elektroninius dokumentus ir pageidauja gauti elektroninio dokumento nuorašus) bei privalo pasirinkti supažindinti po registracijos asmenų vardus ir pavardes, turinčių galimybę skaityti elektroninius dokumentus, kam potvarkio turinys aktualus.

91.  Potvarkių projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už:

91.1.  parengtų ir teikiamų potvarkių projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą, atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą, klaidų ištaisymą po neigiamo derinimo, keičiamų, pripažįstamų netekusiais galios teisės aktų tinkamą susiejimą, gavėjų pasirinkimą, teikimą pasirašyti EDVS @vilys;

91.2.  potvarkio projekto derinimo EDVS @vilys nustatytų terminų laikymosi kontrolę (prireikus privalo imtis priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku – informuoti struktūrinio padalinio vadovą arba administracijos direktorių);

91.3.  antikorupcinį vertinimą, jei potvarkiu numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, aptartus Aprašo 36 punkte nurodytame teisės akte;

91.4.  norminių teisės aktų paskelbimo TAR kontrolę (rengėjas privalo patikrinti ar jo rengtas norminis teisės aktas paskelbtas TAR, o jeigu nepaskelbtas, informuoti apie tai Dokumentų valdymo skyriaus referentą (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtą administracijos darbuotoją), atsakingą už teisės aktų skelbimą TAR;

91.5.  potvarkių paskelbimo Savivaldybės interneto svetainėje kontrolę (rengėjas privalo patikrinti ar jo rengtas potvarkis paskelbtas Savivaldybės interneto svetainėje ir ar tinkamai paskelbta suvestinė redakcija, jeigu buvo rengiami potvarkio pakeitimai), o jeigu nepaskelbtas potvarkis arba paskelbta neteisinga jo suvestinė redakcija, informuoti Dokumentų valdymo skyriaus vedėją.

92.  Teikiamo potvarkio projektą EDVS @vilys pagalba meras pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu. Jam nesant – vicemeras, išskyrus tuos potvarkius, kuriuos pagal Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymą vicemerui pavaduojant merą, šio įstatymo 27 straipsnio 2 dalies 12, 13 ir 15 punktuose nustatytus mero įgaliojimus vykdo Savivaldybės taryba, o šio įstatymo 27 straipsnio 2 dalies 4, 5 ir 7 punktuose nustatytus mero įgaliojimus – laikinai Savivaldybės tarybos paskirtas tarybos narys.

93.  Jeigu dėl pateikto potvarkio projekto meras turi pastabų, papildymų ar pakeitimų, EDVS @vilys pagalba jas pateikia rengėjui. Rengėjas pakartotinai taiso potvarkio projektą ir derina (rengėjas atsako už netikslumus ir klaidas) bei teikia pasirašyti.

94.  Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas arba darbuotojas) mero pasirašytus potvarkius prieš registruodamas patikrina – ar tinkamai įforminti (ar pasirinkta reikalinga dokumento forma, dokumento šablonas EDVS @vilys) ir tik tada registruoja EDVS @vilys pagal patvirtintą Dokumentų registrų sąrašą paprastai tą darbo dieną, kai jie gaunami, pasirašomi. Vėliau išsiunčia elektroninėmis priemonėmis rengėjo potvarkio projekte nurodytiems vykdytojams, rengėjams. Potvarkiai, gauti registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, registruojami kitą darbo dieną iki 9 val. Potvarkiai registruojami kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

95.  Atsižvelgdamas į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų suinteresuotų asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas) gali parengti ir atspausdinti potvarkio (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ (su pakeitimais ir papildymais). Potvarkio nuorašą (išrašą) Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas) pateikia vykdytojams ar perduoda Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui jį išsiųsti.

96.  Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas administracijos darbuotojas) ne rečiau kaip kartą per mėnesį, suformavęs į bylą mero išleistų potvarkių veiklos klausimais elektroninius dokumentus (arba elektroninio dokumento nuorašus arba nuorašus, jei rengiami ne elektroniniai dokumentai) išsiunčia Vyriausybės atstovų įstaigai elektroniniu paštu arba išsiųsti popierinius nuorašus pateikia Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui.

97.  Esant reikalui, Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas arba darbuotojas) mero potvarkių rašytinius originalus (jei buvo) bei visus jų rengimo dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka atitinkamai suformuotus į bylas saugo 1 metus, po to perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.

98.  Sudaryti ir užregistruoti elektroniniai potvarkiai sisteminami į elektronines bylas pagal Dokumentacijos planą ir saugomi EDVS @vilys bei teisės aktų nustatyta tvarka perduodami Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris parengia perduoti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui.

PENKTASIS SKIRSNIS

ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS ĮSAKYMŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASIRAŠYMAS, PASIRAŠYTŲ TVARKYMAS

99.  Administracijos direktoriaus įsakymų projektai (toliau – įsakymo projektas) rengiami elektroniniai (esant EDVS @vilys sutrikimams gali būti rengiami popieriniai), laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei taisyklinga lietuvių kalba, vadovaujantis šio Aprašo II skyriaus antrajame ir trečiajame skirsniuose nustatytais reikalavimais.

100. Įsakymų projektų rengėjai: direktorius (jam nesant – mero ar merą pavaduojančio vicemero ar mero pareigas laikinai einančio Savivaldybės tarybos nario paskirtas administracijos valstybės tarnautojas), struktūrinių padalinių vadovai, valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis.

101.   Įsakymų projektus dėl priėmimo į pareigas, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo iš pareigų, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti, tėvystės atostogų, papildomų poilsio dienų, sutrumpinto darbo laiko rengia Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.

102.   Rengiant elektroninį įsakymo projektą, jo turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: įsakymo projekto centre dėstomas Savivaldybės herbas, žemiau – teisės aktą priimančio subjekto pavadinimas, teisės akto rūšies pavadinimas, teisės akto pavadinimas (antraštė), teisės akto priėmimo data, numeris, vieta, teisės akto tekstas, teisės aktą pasirašančio subjekto pareigos, vardas, pavardė), jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

103.   Esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, gali būti rengiamas rašytinis (popierinis) įsakymo projektas. Jo turinys įforminamas taip pat pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: įsakymo projekte virš pavadinimo, dešinėje lapo pusėje mažosiomis paryškintomis 10 šrifto raidėmis rašomas žodis „Projektas“; Savivaldybės herbas nededamas; pasirašančių subjektų vardas (vardai) ir pavardės nerašomos (nurodomos tik pareigos), nurodomi rengėjo rekvizitai. Kartu rengiamas ir įsakymo originalas su Savivaldybės herbu bei nurodytais pasirašančio asmens pareigomis, vardu ir pavarde.

104.   Rašytiniams dokumentams prilygintų įsakymų projektų turinys turi būti parengtas taip, kad pasirašius įsakymo projektą bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo turinio nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.

105.   Norminio ir nenorminio pobūdžio įsakymo projekto tekste rengėjas privalo įrašyti nuostatą apie įsakymo paskelbimą Teisės aktų registre bei Savivaldybės interneto svetainėje: norminio pobūdžio įsakymo projekte:

105.1.  „Punkto numeris. P a v e d u  Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriui paskelbti įsakymą Teisės aktų registre ir rajono Savivaldybės interneto svetainėje www.zarasai.lt“;

105.2.  nenorminio pobūdžio įsakymo projekte:

„Punkto numeris. P a v e d u  Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriui paskelbti įsakymą rajono Savivaldybės  interneto svetainėje www.zarasai.lt.

Nurodoma įsakymo apskundimo tvarka (nenumeruojama).“

106.   Įsakymų projektai kartu su jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba teikiami derinti eilės tvarka, nustatyta Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso apraše.

107.   Esant poreikiui, galimi ir kitų valstybės tarnautojų ar įstaigų vadovų derinimai.

108.   Įsakymų projektai derinami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Įsakymų projektai su priedais gali būti suderinti per 3 darbo dienas (derinimo trukmė priklauso nuo derinančiojo administracijos darbuotojo esamo darbo krūvio, projekto parengimo kokybės, apimties, skubumo, jeigu projektas daugiau negu 5 lapai ar nustatantis naują teisinį reguliavimą, ar iš esmės jį keičiantis). Derinant įvertinami ne tik įsakymų, bet ir jų priedų projektai.

109.   Derinančiųjų pastabos turi būti tikslios, aiškios, konkrečios ir įskaitomos.

110.   Įsakymų projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už:

110.1.  parengtų ir teikiamų įsakymų projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą, atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą, klaidų ištaisymą po neigiamo derinimo, keičiamų, pripažįstamų netekusiais galios teisės aktų susiejimą, gavėjų pasirinkimą, teikimą pasirašyti EDVS @vilys;

110.2.  įsakymo projekto derinimo EDVS @vilys nustatytų terminų laikymosi kontrolę (prireikus privalo imtis priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku – informuoti struktūrinio padalinio vadovą arba administracijos direktorių);

110.3.  antikorupcinį vertinimą, jei įsakymu numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, aptartus Aprašo 36 punkte nurodytame teisės akte;

110.4.  norminių teisės aktų paskelbimo TAR kontrolę (rengėjas privalo patikrinti ar jo rengtas norminis teisės aktas paskelbtas TAR, o jeigu nepaskelbtas, informuoti apie tai Dokumentų valdymo skyriaus referentą (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtą administracijos darbuotoją), atsakingą už teisės aktų skelbimą TAR;

110.5.  įsakymų paskelbimo Savivaldybės interneto svetainėje kontrolę (rengėjas privalo patikrinti ar jo rengtas įsakymas paskelbtas Savivaldybės interneto svetainėje ir ar tinkamai paskelbta suvestinė redakcija, jeigu buvo rengiami įsakymo pakeitimai), o jeigu nepaskelbtas įsakymas arba paskelbta neteisinga jo suvestinė redakcija, informuoti Dokumentų valdymo skyriaus vedėją.

111.   Prie įsakymo projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti ir neatitinkantys šios tvarkos reikalavimų dokumentai grąžinami rengėjams.

112.   Įsakymų projektai derinami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Sudėtingesni įsakymų projektai, kuriais tvirtinamos taisyklės, nuostatai, įstatai, tvarkos ir kt., gali būti suderinti per 3 darbo dienas. Derinant įvertinami ne tik įsakymų, bet ir jų priedų projektai.

113.   Teikiamo įsakymo projektą EDVS @vilys pagalba pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu direktorius, jam nesant – mero ar merą pavaduojančio vicemero ar mero pareigas laikinai einančio Savivaldybės tarybos nario paskirtas administracijos valstybės tarnautojas.

114.   Jeigu dėl pateikto įsakymo projekto direktorius (mero ar merą pavaduojančio vicemero ar mero pareigas laikinai einančio Savivaldybės tarybos nario paskirtas administracijos valstybės tarnautojas) turi pastabų, papildymų ar pakeitimų, EDVS @vilys priemonėmis jas pateikia rengėjui. Rengėjas pakartotinai taiso įsakymo projektą ir derina (rengėjas atsako už netikslumus ir klaidas).

115.   Įsakymo projekto rengėjas, rengdamas įsakymo projektą EDVS @vilys priemonėmis, privalo pasirinkti asmenis, kam turėtų būti pateiktas teisės aktas po registracijos susipažinti, jei asmenys turi galimybę skaityti elektroninius dokumentus, arba EDVS @vilys pastabų skiltyje nurodo kam ir kiek siųsti pasirašytų įsakymų, jų priedų, planų nuorašų, išrašų.

116.   Prie teikiamų pasirašyti įsakymų projektų pridedama:

116.1.  įsakymo projekto rengimo dokumentai, t. y., įsakymo projekte minimi teisės aktai, administracijos dokumentai, išrašų patvirtintos kopijos, prašymai, pažymos ir kita;

116.2.  jeigu rengiamame įsakyme numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, aptartus šio Aprašo 36 punkte nurodytame teisės akte, – Antikorupcinio vertinimo pažymą;

116.3.  jeigu rengiamame įsakyme numatyti informaciniai įpareigojimai piliečiams ir kitiems asmenims, šio Aprašo 30 punkte nurodytoje Administracinės naštos įvertinimo metodikoje nustatytą ataskaitą.

117.   Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas) pasirašytus įsakymus patikrina ar tinkamai įforminti (ar pasirinkta reikalinga dokumento forma, dokumento šablonas EDVS @vilys) ir tik tada ne vėliau kaip kitą darbo dieną registruoja EDVS @vilys pagal patvirtintą Dokumentų registrų sąrašą bei Dokumentacijos planą ir siunčia elektroninėmis priemonėmis rengėjo įsakymo projekte nurodytiems vykdytojams, rengėjams.

118.   Atsižvelgdamas į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų suinteresuotų asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas) gali parengti ir atspausdinti įsakymo (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ (su pakeitimais ir papildymais). Įsakymo nuorašą (išrašą) Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas administracijos darbuotojas) pateikia vykdytojams ar perduoda Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui jį išsiųsti paštu ar išskirstyti į korespondencijos spintas.

119.   Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas administracijos  darbuotojas) ne rečiau kaip kartą per mėnesį, suformavęs į bylą direktoriaus išleistų įsakymų veiklos klausimais elektroninius dokumentus (arba kopijas, jei rengiami ne elektroniniai dokumentai) išsiunčia Vyriausybės atstovų įstaigai arba kopijas pateikia Dokumentų valdymo skyriaus priimamojo sekretoriui išsiųsti jas.

120.   Esant reikalui, Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas administracijos darbuotojas) įsakymų rašytinius originalus (jei buvo) bei visus jų rengimo dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka atitinkamai suformuotus į bylas saugo 1 metus, po to perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.

121.   Sudaryti ir užregistruoti elektroniniai įsakymai sisteminami į elektronines bylas pagal Dokumentacijos planą ir saugomi EDVS @vilys bei teisės aktų nustatyta tvarka perduodami Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris parengia perduoti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui.

ŠEŠTASIS SKIRSNIS

VYRIAUSYBEI TEIKIAMŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS SU MINISTERIJOMIS, SAVIVALDYBĖS RENGIAMŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ (TEISĖS AKTŲ) VERTINIMO IŠVADŲ TEIKIMAS

122.   Teisės aktų (išskyrus teisės aktų, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos) projektai, teikiami Vyriausybei, turi būti parengti tinkamai, vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento (toliau – Vyriausybės darbo reglamentas), Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų reikalavimų ir šio Aprašo nuostatomis.

123.   Kai teikiamas teisės akto projektas, susijęs su Savivaldybės institucijų veikla, raštas, kuriuo teisės akto projektas teikiamas išvadoms gauti, turi būti pasirašytas mero. Rašte, kuriuo teisės akto projektas teikiamas išvadoms gauti, turi būti nurodyta Vyriausybės darbo reglamento 21 punkte nurodyta informacija.

124.   Teikimas, kuriuo Vyriausybei teikiamas teisės akto projektas (toliau – teikimas), atsižvelgiant į tai, kas teisės akto projektą teikia, atitinkamai turi būti pasirašytas Ministro Pirmininko, ministro (jeigu ministro nėra, – jį pavaduojančio ministro), mero, kito subjekto, kuriam teisę teikti Vyriausybei teisės aktų projektus suteikia įstatymai, vadovo.

125.   Vyriausybei teikiamas teisės akto projektas ir jo priedai turi būti vizuoti Ministro Pirmininko, jeigu teisės akto projektą teikia Ministras Pirmininkas, ministro (jeigu jo nėra, – viceministro arba ministerijos kanclerio ir ministrą pavaduojančio ministro), jeigu teisės akto projektą teikia ministras, atitinkamos valdymo srities ministro (jeigu jo nėra, – viceministro arba ministerijos kanclerio ir ministrą pavaduojančio ministro), jeigu teisės akto projektą teikia Savivaldybės taryba ar kitas subjektas.

126.   Teisės aktų projektai suinteresuotoms institucijoms paprastai teikiami derinti ne vėliau kaip prieš 2 mėnesius iki teisės akto projekto pateikimo Vyriausybei dienos. Suinteresuotos institucijos dėl teisės aktų projektų teikia išvadas.

127.   Dėl Vyriausybės nutarimų projektų, kuriuose teikiamos Vyriausybės išvados dėl Seime svarstomų teisės aktų projektų, išvadas teikiantys subjektai savo išvadas privalo pateikti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas.

128.   Jeigu meras ar jo įgaliotas asmuo nustatytu laiku išvadų nepateikia, laikoma, kad jis teisės akto projektui pritaria.

129.   Parengti teisės aktų projektai (išskyrus teisės aktų, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos) teikiami derinti Vyriausybės darbo reglamento nurodytoms suinteresuotoms institucijoms per TAIS.

130.   Kiti teisės aktų projektų rengimo, teikimo veiksmai vykdomi vadovaujantis Vyriausybės darbo reglamente nustatyta tvarka.

SEPTINTASIS SKIRSNIS

TEISĖS AKTŲ VIEŠINIMAS IR JO PROCEDŪROS

131.   Siekiant sužinoti visuomenės nuomonę apie atitinkamą problemą ir jos sprendimo būdus, geriau įvertinti numatomo teisinio reguliavimo teigiamas ir neigiamas pasekmes, jo įgyvendinimo sąnaudas, užtikrinti reguliavimo skaidrumą ir sudaryti visuomenei galimybę daryti įtaką tam tikro sprendimo turiniui, konsultuojamasi su visuomene skelbiant Savivaldybės tarybos sprendimų projektus Savivaldybės interneto svetainėje. Taip pat skelbiami ir jau priimti Savivaldybės teisės aktai.

132.   Teisėkūros atvirumui, skaidrumui, koncentruotumui užtikrinti naudojama TAIS. Į TAIS teikiama ir skelbiama:

132.1.  Savivaldybės tarybos sprendimų projektai;

132.2.  Savivaldybės tarybos sprendimų projektų lydimieji dokumentai (projekto lyginamasis variantas, numatomo teisinio reguliavimo poveikio vertinimo išvada, atlikto projektui parengti reikalingo tyrimo ir kitų tyrimų, kuriais remtasi rengiant projektą, išvados, antikorupcinio vertinimo pažyma, administracinės naštos vertinimo ataskaita, kiti teisės aktuose nustatyti kartu su projektu privalomi parengti ir pateikti teisės aktą priimančiai Savivaldybės tarybai dokumentai);

Papunkčio pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

132.3.  informacija apie konsultavimąsi su visuomene, įskaitant konsultavimosi laiką, būdą, rezultatus;

132.4.  informacija, susijusi su galiojančio teisinio reguliavimo poveikio ex post vertinimu, ir šio vertinimo ataskaita;

132.5.  numatomo teisinio reguliavimo koncepcijos;

132.6.  kiti su teisės aktų projektais susiję įstaigų ar kitų subjektų dokumentai, kuriais teisės aktų projektai teikiami išvadoms gauti, kuriais teikiamos išvados dėl teisės aktų projektų, kuriuose įvertinamos pastabos ir pasiūlymai dėl teisės aktų projektų arba kuriais įforminami pasitarimų, skirtų nesutarimams dėl teisės akto projekto ir dėl pareikštų pastabų ir pasiūlymų spręsti, rezultatai, taip pat su teisėkūra susiję įstaigų ar kitų subjektų dokumentai ir informacija, kurių skelbimą TAIS nustato teisės aktai.

133.   Į TAIS Savivaldybės tarybos sprendimų projektus bei kitus 132 punkte nurodytus dokumentus teikia Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas), kuriam EDVS @vilys suteikiama teisė registruoti dokumentus. Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) atsakingas už sprendimų projektų pastebėtų klaidų ištaisymo, susiejimo su kitais teisės akto projekto variantais organizavimą, kiekvieno naujo teisės akto projekto varianto paskelbimą TAIS.

134. Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (jo nesant, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) privalo patikrinti ar Savivaldybės tarybos sprendimų projektai bei kiti 132 punkte nurodyti dokumentai tinkamai paskelbti TAIS.

Punkto pakeitimai:

Nr. I-70, 2024-02-27, paskelbta TAR 2024-02-27, i. k. 2024-03627

135.   Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas), teikdamas Savivaldybės tarybos sprendimų projektus į TAIS, vadovaujasi Teisės aktų informacinės sistemos naudojimo teisėkūrai tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. 1R-312 „Dėl Teisės aktų informacinės sistemos naudojimo teisėkūrai tvarkos aprašo patvirtinimo“.

136.   Į TAR teisės aktų nustatyta tvarka teikiami norminiai teisės aktai:

136.1.  Savivaldybės tarybos sprendimai;

136.2.  mero priimami norminiai teisės aktai arba kuriuos skelbti TAR privaloma pagal teisės aktus;

136.3.  administracijos direktoriaus įsakymai.

137.   Teisės aktų rengėjai privalo rengiamo norminio pobūdžio teisės akto projekto tekste įrašyti nuostatą apie teisės akto paskelbimą TAR ir Savivaldybės interneto svetainėje.

138.   Pasirašyti Savivaldybės norminiai teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pasirašymo įregistruojami ir paskelbiami TAR.

139.   Savivaldybės išleisti norminiai teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja kitą dieną po oficialaus paskelbimo TAR, jeigu pačiame teisės akte nenumatyta vėlesnė įsigaliojimo data. Teisės aktų ir jais patvirtintų teritorijų planavimo dokumentų skelbimo ir įsigaliojimo tvarka nustatyta Lietuvos Respublikos teritorijų planavimo įstatyme.

140.   Savivaldybės priimti individualūs teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja jų pasirašymo dieną, jeigu pačiuose teisės aktuose nenustatyta vėlesnė jų įsigaliojimo data.

141.   Savivaldybės teisės aktai (išskyrus 142 punkte aptartus teisės aktus) skelbiami ir Savivaldybės interneto svetainėje. Jeigu teisės aktuose yra viešai neskelbtinų asmens duomenų, Savivaldybės interneto svetainėje skelbiamas jų nuasmenintas variantas.

142.   Neskelbiami Savivaldybės teisės aktai, kuriuose yra duomenų, nurodytų Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatyme.

143.   Struktūrinio padalinio vadovas (jo nesant – skyriaus darbuotojas), EDVS @vilys priemonėmis derindamas teisės aktus, privalo įrašyti atitinkamas pastabas EDVS @vilys kortelėje pastabų lauke neskelbtiniems Savivaldybės interneto svetainėje teisės aktams – „Neskelbti Savivaldybės interneto svetainėje“.

144.   Dokumentų valdymo skyrius techniškai užtikrina Savivaldybės teisės aktų (Savivaldybės tarybos sprendimų projektų bei priimtų sprendimų, mero potvarkių ir direktoriaus įsakymų) skelbimą Savivaldybės interneto svetainėje.

145.   Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas) Savivaldybės tarybos sprendimų projektus EDVS @vilys priemonėmis funkcijos „Pateikti į TAIS“ pagalba pateikia į TAIS bei teikia skelbti Savivaldybės interneto svetainėje (informacija sukeliama rankiniu būdu), taip pat priimtus Savivaldybės tarybos sprendimus EDVS @vilys priemonėmis funkcijos „Pateikti į TAR“ pagalba pateikia į TAR, o funkcijos „Publikuoti“ pagalba pateikia į Teisės aktų paieškos informacinę svetainę.

146.   Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas administracijos darbuotojas) priimtus skelbtinus mero potvarkius bei direktoriaus įsakymus, skelbiamus TAR, EDVS @vilys priemonėmis funkcijos „Pateikti į TAR“ pagalba pateikia į TAR, o funkcijos „Publikuoti“ pagalba pateikia į Teisės aktų paieškos informacinę svetainę.

147.   Teisės aktų rengėjai yra atsakingi už skelbtinų ir neskelbtinų bei teiktinų TAR teisės aktų atranką administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojų, derinančių teisės aktus, atostogų, ligos, komandiruočių metu ar kitais nenumatytais atvejais.

III SKYRIUS

TEISĖS AKTŲ (VIDAUS UŽDUOČIŲ) VYKDYMO KONTROLĖ

148.   Meras per Savivaldybės įstaigų, direktorius per struktūrinių padalinių vadovus ir valstybės tarnautojus, neįeinančius į struktūrinių padalinių sudėtį, užtikrina, kad valstybės ir kitų institucijų bei įstaigų pavedimai būtų deramai ir laiku įvykdyti.

149.   Pagal kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:

149.1.  nekontroliuojamos užduotys – tai užduotys susipažinti su dokumentais. Vykdytojui pažymėjus, kad užduotis įvykdyta, kuratoriui nereikia patvirtinti jos įvykdymo;

149.2.  paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kai vykdytojas įpareigojamas per nustatytą terminą atlikti vadovo pavedimą. Užregistravus užduoties rezultatą, pažymima, kad užduotis įvykdyta. Kuratoriui reikia patvirtinti užduoties įvykdymą, kai patvirtinama pagrindinė užduotis ar užregistruojamas iš užduoties sukurtas atsakymas į pradinį registruotą dokumentą, sistemoje automatiškai pažymima, kad užduotis įvykdyta;

149.3.  ypatingos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurias nustatęs vadovas pageidauja susipažinti su parengtu atsakymu, asmeniškai kontroliuoti ir gauti informaciją, kaip vykdoma ši užduotis. Kiekviena užduotis turi būti pažymėta, kad įvykdyta, ir atskirai patvirtinama, kad įvykdyta. Ypatingos kontrolės užduotis gali formuoti Savivaldybės vadovai ir Savivaldybės administracijos vadovai.

150.   Teisės aktų vykdymo kontrolė atliekama ir vykdymo apskaita tvarkoma vadovaujantis Teisės aktų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybėje proceso aprašu, patvirtintu Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2023 m. balandžio 20  d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-214 „Dėl Teisės aktų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybėje proceso aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais (toliau – Teisės aktų vykdymo kontrolės proceso aprašas) nustatyta tvarka naudojant EDVS @vilys.

151.   Teisės akto vykdymo kontrolės ir vykdymo apskaitos procedūra pradedama, kai už teisės aktų registravimą atsakingas Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius (o jeigu jo nėra, mero paskirtas kitas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas), Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas administracijos darbuotojas), Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus atsakingi darbuotojai (toliau – už teisės aktų apskaitą atsakingas darbuotojas), registruodamas teisės aktą, kurio nustatytų užduočių vykdymas yra kontroliuotinas (toliau – kontroliuotinas teisės aktas), patikrina ar teisės aktas kontroliuotinas ir EDVS @vilys priemonėmis formuoja rezoliucijos projektą pagal Teisės aktų vykdymo kontrolės proceso aprašą.

152.   Į kontroliuotinų teisės aktų vykdymo kontrolės apskaitą neįtraukiami teisės aktai:

152.1.  jeigu jais suteikiami įgaliojimai atlikti tam tikrus veiksmus arba vykdyti kokią nors veiklą;

152.2.  jeigu įpareigojama išmokėti išmokas, pašalpas, apmokėti išlaidas, pervesti lėšas į bankų sąskaitas, atlikti kitus mokėjimus;

152.3.  jeigu įpareigojama sukviesti asmenis dalyvauti komisijose ar darbo grupėse;

152.4.  jeigu struktūrinių padalinių vadovai įpareigojami pasirašytinai supažindinti padalinio darbuotojus su priimtu teisės aktu;

152.5.  jeigu priimti teisės aktai dėl turto įtraukimo į Savivaldybės buhalterinę apskaitą, numerių pastatams, patalpoms ir butams suteikimo, keitimo ir dėl konkursų į valstybės tarnautojų pareigas organizavimo ir teisės aktai, kuriais tvirtinami planai, ataskaitos, sąrašai ir pan.

153.   Už kiekvieno politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams ar struktūriniam padaliniui duoto pavedimo (užduoties) įgyvendinimą laiku atsakingi politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai, struktūriniam padaliniui– jų vadovai ar jų atsakingais paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Jie privalo įgyvendinti teisės aktų nuostatas ir kontroliuoti, kaip teisės aktų reikalavimai vykdomi struktūriniame padalinyje bei, prireikus, teikti pasiūlymus dėl atitinkamų teisės aktų pakeitimo ar papildymo, naujų pavedimų skyrimo arba darbų koordinavimo.

154.   Užduoties vykdymas ir perdavimas atsakingiems vykdytojams EDVS @vilys pagalba, jų vykdymo kontrolė vykdoma vadovaujantis Vidaus užduočių rengimo bei jų vykdymo kontrolės proceso aprašu, Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso aprašu.

IV SKYRIUS

BAIGAMOSIOS NUOSTATOS

155.   Šiame apraše nustatytų teisės aktų rengimo reikalavimų privaloma laikytis ir rengiant struktūrinių padalinių vadovų įsakymus.

_______________

1 priedas. Neteko galios nuo 2024-09-17

Priedo naikinimas:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų

rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės aprašo

priedas

Zarasų rajono savivaldybės tarybos sprendimo projekto

DĖL…………………………………………………. …………”

derinimo (vizų) lapas

20      m.……………..d.

Eil Nr.	Derinimo turinys	Derintojo (vizuojančio) pastabos, pasiūlymai, išvados, vardas, pavardė, parašas ir data
1.	Dėl sprendimo projekto tikslo, teigiamų ir neigiamų pasekmių, poreikio vertinti administracinės naštos atžvilgiu Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka
2.	Dėl sprendimo projekte išdėstytų duomenų atitikimo buhalterinės apskaitos duomenims
3	Dėl atitikimo turto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo principams
4.	Dėl neprieštaravimo įstatymams bei atitikimo teisės technikos taisyklėms (netikrinamas ir nevertinamas sprendimo projekto faktinis pagrindimas, tikslingumas, naudingumas, ar tinkamai įvykdytos reikalingos procesinės teisės normos) bei poreikio vertinti antikorupciniu atžvilgiu, skelbti Teisės aktų registre ir Savivaldybės interneto svetainėje
5.	Dėl atitikimo lietuvių kalbos reikalavimams
6.	Dėl atitikimo dokumentų valdymo reikalavimams
7.	Dėl lėšų poreikio
8.	Dėl Savivaldybės institucijų sprendimų įgyvendinimo organizavimo ir kontrolės savivaldybės teritorijoje
9.	Dėl teikimo registruoti Savivaldybės tarybos sprendimų projektų registre ir (ar) įtraukti į Savivaldybės tarybos posėdžio darbotvarkę

___________________

Priedo pakeitimai:

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

PATVIRTINTA

Zarasų rajono savivaldybės administracijos

direktoriaus 2024 m. sausio 15 d.

įsakymu Nr. I-15

ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS SUTARČIŲ VALDYMO APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1.  Zarasų rajono savivaldybės sutarčių valdymo aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja visų kategorijų sutarčių, susitarimų (toliau – sutartys), sudaromų Zarasų rajono savivaldybėje (toliau – Savivaldybė), kurių viena iš šalių yra Savivaldybė arba Savivaldybės administracija (toliau – administracija), reikalingų Savivaldybės funkcijoms vykdyti, rengimo, derinimo, pasirašymo, registravimo, vykdymo kontrolės, atsakomybės už sutarčių vykdymą, saugojimo tvarką (išskyrus darbo sutartis).

2.  Apraše vartojamos sąvokos:

Atsakingas asmuo – Savivaldybės politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas, administracijos struktūrinio padalinio, administracijos filialo – seniūnijos (administracijos struktūrinio teritorinio padalinio) valstybės tarnautojas, darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai, atsakingi už sutarties vykdymą, kontrolę.

Sutarties projektas – sutartis, nepasirašyta visų sutarties šalių ir nepatvirtinta jų antspaudais (jei jos privalo turėti antspaudus).

Sutarties priedas – prie sutarties pridedamas dokumentas, kuris yra neatskiriama sutarties dalis ir ant kurio užrašoma sutarties data ir numeris.

Sutarties projekto rengėjas – Savivaldybės politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas, administracijos padalinio, į struktūrinį padalinį neįeinantys darbuotojai, kurie parengia ir (ar) pateikia (kitos sutarties šalies parengtą) sutarties projektą pasirašyti Savivaldybei atstovaujančiam asmeniui, sutarties projektui parengti sudarytos komisijos pirmininkas ar darbo grupės vadovas arba pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą pasamdytas paslaugos teikėjas.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema @vilys (toliau – EDVS @vilys) – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema – dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti.

3.  Kitos Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos civiliniame kodekse, Lietuvos Respublikos įstatymuose, Vyriausybės nutarimuose ir kituose teisės aktuose.

4.  Sutartims sudaryti taikomos Lietuvos Respublikos civilinio kodekso normos, reglamentuojančios dvišalius ir daugiašalius sandorius, ir normos, reglamentuojančios bendruosius prievolių teisės klausimus, jeigu sutartinių santykių normos nenustato išimčių iš bendrųjų taisyklių, taip pat Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo, Lietuvos Respublikos viešųjų  pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos koncesijų įstatymo ir kitų teisės aktų normos. Atskirų kategorijų sutarčių specialieji reikalavimai gali būti nustatyti ir kituose Lietuvos Respublikos teisės aktuose, o taip pat užsienio valstybių ar tarptautinės teisės normomis, jei sutartys sudaromos su užsienio valstybių institucijomis ir sutartyje numatoma, kad sutarčiai taikomos tarptautinės teisės ar užsienio valstybės teisės normos.

5.  Sutarčių projektai taip pat rengiami, derinami, sutartys pasirašomos, vykdomos, kontroliuojamas jų vykdymas vadovaujantis Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašu, patvirtintu Savivaldybės tarybos 2012 m. kovo 2 d. sprendimu T-49 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais (toliau – Savivaldybės tarybos patvirtintas Sutarčių aprašas), taip pat Sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašu, patvirtintu Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2023 m. balandžio 20 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-217 „Dėl Sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais (toliau – administracijos direktoriaus patvirtintas Sutarčių aprašas).

II SKYRIUS

SUTARČIŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASIRAŠYMAS,

REGISTRAVIMAS, SAUGOJIMAS

6.  Visų kategorijų sutarčių, susitarimų (toliau – sutartys), sudaromų Savivaldybėje, kurių viena iš šalių Savivaldybė arba administracija, reikalingų Savivaldybės funkcijoms vykdyti, parengimą, pasirašymą, kontrolę (išskyrus darbo sutartis), taip pat kriterijus ir atvejus, kuriems esant reikalingas išankstinis Savivaldybės tarybos pritarimas prieš pasirašant sutartis ar nustatant sutarčių reikalavimus, nustato Savivaldybės tarybos patvirtintas Sutarčių aprašas.

7.  Sutarčių projektus rengia:

7.1. Savivaldybės tarybos komitetai;

7.2. Savivaldybės tarybos nariai;

7.3. meras, vicemeras;

7.4. direktorius;

7.5. administracijos struktūrinio padalinio, su kurio funkcijomis ir kompetencija susijęs sutarties dalykas, valstybės tarnautojas ar darbuotojas;

7.6. valstybės tarnautojas, neįeinantis į struktūrinį padalinį, su kurio funkcijomis ir kompetencija susijęs sutarties dalykas;

7.7. tam tikslui sukurtos darbo grupės ir komisijos (toliau – rengėjas).

8.  Sutarties projektą gali pateikti ir šalis, su kuria bus pasirašoma sutartis. Tuo atveju sutarčiai yra taikomi Savivaldybės tarybos patvirtinto Sutarčių aprašo bei administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatyti reikalavimai.

9. Sutarčių projektuose be kitų sąlygų privalo būti nurodomi atsakingi asmenys:

9.1. padalinio valstybės tarnautojas ar darbuotojas – už sutarties įgyvendinimą, darbų (paslaugų) atlikimo priežiūrą ir priėmimą;

9.2. padalinio vadovas – už sutarties kontrolę;

9.3. valstybės tarnautojas, neįeinantis į struktūrinio padalinio sudėtį – už sutarties įgyvendinimą, darbų (paslaugų) atlikimo priežiūrą ir priėmimą, o šios sutarties kontrolę – Apskaitos ir materialinio aprūpinimo skyriaus vedėjas;

9.4. Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus įgaliotas valstybės tarnautojas – už sutarties ir sutarties pakeitimų paskelbimą pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo nuostatas.

10.  Parengtų sutarčių projektai teikiami derinti, pasirašyti, o pasirašytos sutartys teikiamos registruoti, vykdyti EDVS @vilys pagalba vadovaujantis administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatytais reikalavimais.

11.  Teikiant sutarčių projektus derinti ir pasirašyti, prie jų turi būti pridedami visi sutarties priedai (skenuoti, jei jie pasirašyti atsakingų asmenų), jei reikalinga – ir dokumentai, pagrindžiantys sutarties sudarymo būtinumą bei pagrindą. Kiekviename sutarties priede nurodomas sutarties, prie kurios pridedamas priedas, pavadinimas, sudarymo data bei numeris. Apie kiekvieną prie sutarties pridedamą priedą nurodoma pačioje sutartyje.

12.  Gali būti rengiamos elektroninės sutartys, pasirašytos kvalifikuotu elektroniniu parašu, ir popierinės sutartys.

13. Gavęs sutarties projektą, derintojas įvertina dokumento projektą ir tolimesni veiksmai atliekami pagal administracijos direktoriaus patvirtintame Sutarčių apraše nurodytas procedūras.

14. Atliekant viešųjų pirkimų procedūras, sutarties projektas teikiamas derinti pagal administracijos direktoriaus patvirtintame Sutarčių apraše nurodytas procedūras, tik nepildomi atitinkami, dar nežinomi EDVS @vilys laukai.

15. Įvykus viešojo pirkimo procedūroms (nustačius laimėtoją) rengėjas įrašo į suderintą sutarties projektą laimėtojo rekvizitus, kainą ir kitus reikiamus duomenis, t. y. tinkamai užpildo sutartį, EDVS @vilys kortelės pastabų lauke įrašo Mažos vertės pirkimų apklausos pažymos (kai pirkimą vykdo Pirkimų organizatorius), o kai pirkimus vykdo Viešųjų pirkimų komisija (toliau – Komisija), susieja su Komisijos protokolu (atlieka veiksmus, nustatytus administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatyta tvarka), ir teikia pasirašyti atsakingiems asmenims. Už tinkamą duomenų įrašymą sutarties projekte atsako rengėjas.

16.  Suderintas sutarties projektas teikiamas pasirašyti EDVS @vilys pagalba asmeniui, kurio parašas turi teisinę galią bei šio asmens pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu (arba nekvalifikuotu) perduodamas registruoti administracijos Dokumentų valdymo skyriaus referentui (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtam valstybės tarnautojui ar darbuotojui) (išskyrus Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus registruojamus dokumentus, nurodytus 19 punkte).

17.  Sutarčių pasirašymo teisė suteikiama Savivaldybės tarybos patvirtintame Sutarčių apraše nurodytiems subjektams.

18.  Direktorius (jo nesant – mero ar merą pavaduojančio vicemero ar mero pareigas laikinai einančio Savivaldybės tarybos nario paskirtas administracijos valstybės tarnautojas) pasirašo paslaugų, rangos, darbų sutartis bei papildomus susitarimus prie šių sutarčių pagal kuruojamą sritį, o socialinių paslaugų teikimo ir apmokėjimo už jas bei mokėjimo už ilgalaikės (trumpalaikės) socialinės globos paslaugas sutartis pasirašo direktoriaus įgaliotas Socialinės paramos skyriaus vedėjas ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas.

19.  Sutartis rengėjai pateikia užregistruoti Dokumentų valdymo skyriaus referentui (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtam valstybės tarnautojui ar darbuotojui), išskyrus turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus, kuriuos registruoja ir saugo Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi darbuotojai bei darbo sutartis, registruojamas bei saugomas Teisės ir civilinės metrikacijos skyriuje, taip pat sutartis, registruojamas ir saugomas seniūnijose.

20.  Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas) atlieka veiksmus, nustatytus administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatyta tvarka.

21.  Sutartis registruojama EDVS pasirenkant atitinkamus dokumentų registrus ir nurodant atitinkamas bylas.

22.  Sutartis registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai ji pasirašoma, o gauta registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, registruojama kitą darbo dieną iki 9 val. Sutartys registruojamos kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Už popierinio pasirašytos sutarties varianto registravimą atsakingas Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas). Sutartis neregistruojama, kol nesuderinama, nepasirašoma parašu ir nepateikiamas popierinis sutarties variantas.

23.  Pasirašyta ir užregistruota sutartis perduodama rengėjui (įdedama į padalinių dėžutes). Rengėjas privalo sutarties egzempliorius išsiųsti su lydraščiu kitai šaliai pasirašyti (sutartys, papildomi susitarimai, jų pakeitimai turi būti užregistruoti).

24.  Rengėjas, prieš teikdamas derinti sutartis, papildomus susitarimus, jų pakeitimus privalo EDVS @vilys pagalba juos susieti.

25.  Taisymai ir (ar) braukymai sutartyje neleidžiami, išimtiniais atvejais tai turi būti aptarta (pasirašyta) abiejų sutarties šalių.

26.  Pasirašyti sutartį galima tik nustatyta tvarka surinkus visus derinimus. Kai dėl sutarties projekto yra pateiktos derinusių asmenų pastabos, pasirašantis subjektas pats priima sprendimą ar pasirašyti sutartį atsižvelgus į pastabas ar ne.

27.  Sutartis (popierinį variantą) įgalioti asmenys (šalių atstovai) pasirašo paskutiniame lape ir jų parašai patvirtinami antspaudu, taip pat pasirašomi ir sutarties ar susitarimo priedai.

28.  Abi sutartį pasirašančios šalys gauna po vieną sutarties pasirašytą originalą. Dokumentų valdymo skyriuje lieka pasirašytos sutarties originalas.

29.  Susitarimai dėl sutarties pakeitimo ar pratęsimo rengiami Aprašo nustatyta tvarka ir EDVS @vilys priemonėmis susiejami su sutartimis.

III SKYRIUS

SUTARČIŲ VYKDYMAS IR KONTROLĖ, SAUGOJIMAS

30.  Nepasirašytą, nepatvirtintą ir neužregistruotą sutartį perduoti vykdyti draudžiama.

31.  Už sutarties tinkamą vykdymą atsakingas sutartyje nurodytas atsakingas asmuo, o jei jis nenurodytas – sutarties rengėjas bei jo padalinio vadovas. Jei sutartyje nenurodyti minėti asmenys, šie asmenys skiriami direktoriaus įsakymu.

32.  Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas), gavęs iš kitos sutarties šalies pasirašytą sutartį, atidžiai patikrina ar tinkamai pasirašyta ir atlieka veiksmus, nurodytus administracijos direktoriaus patvirtintame Sutarčių apraše.

33.  Rengėjai, gavę kitos šalies pasirašytas sutartis padalinyje, skubiai perduoda jas Dokumentų valdymo skyriaus referentui (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtam valstybės tarnautojui ar darbuotojui), kuris atlieka reikiamus veiksmus.

34.  Esant reikalui sutarties rengėjas gali pasiimti sutarties kopiją, o laikinai paėmęs sutarties originalą, po jos įvykdymo grąžina Dokumentų valdymo skyriaus referentui (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtam valstybės tarnautojui ar darbuotojui).

35.  Sutarties vykdymas, vykdymo stebėjimas bei kontrolė atliekama administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatyta tvarka.

36.  Dokumentų valdymo skyriaus referentas (jo nesant administracijos direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas), gavęs sutartį, kuriai pritarė Savivaldybės taryba, atlieka veiksmus, nurodytus šio Aprašo  II skyriuje.

37.  Sutartį pasirašęs asmuo gali įpareigoti kontroliuoti sutarties vykdymą kitą struktūrinį padalinį ar į padalinį neįeinantį valstybės tarnautoją ar darbuotoją, dirbantį pagal darbo sutartį.

38.  Už sutarčių finansinės dalies vykdymą atsako atitinkamus mokėjimus vykdantis struktūrinis padalinys.

39.  Subjektai, kontroliuojantys sutarčių vykdymą, privalo pranešti asmenims, pasirašiusiems sutartis, apie jų vykdymo nesklandumus ir problemas.

40.  Sutarčių vykdymo kontrolė pasibaigia:

40.1.    įvykdžius sutartinius įsipareigojimus;

40.2.  gavus teismo sprendimą dėl sutarties privalomo nutraukimo;

40.3.  nutraukus sutartį.

41.  Savivaldybės administracijos padalinio darbuotojas, atsakingas už sutarties vykdymo kontrolę, per 10 kalendorinių dienų po sutarties įvykdymo (užbaigimo) apie sutarties užbaigimą pažymi EDVS @vilys sutarčių modulyje pagal administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatytą tvarką.

42.  Tolimesni veiksmai vykdomi pagal administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatytas procedūras.

43.  Dokumentų valdymo skyriuje sutarčių ir susitarimų originalai saugomi tol, kol EDVS @vilys nėra sutarties ar susitarimo rengėjo atžymos apie jų vykdymo baigtį, vėliau jie suformuojami į bylą ir paliekami saugoti pagal Dokumentacijos plane numatytą atitinkamą laikotarpį Dokumentų valdymo skyriaus archyve.

44.  Struktūriniuose padaliniuose, kurie yra atsakingi už Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais ir direktoriaus įsakymais patvirtintų sutarčių ir susitarimų vykdymą, gali būti saugomos šių sutarčių ir susitarimų kopijos su kartu segamais dokumentais, pagrindžiančiais sutarties vykdymo eigą. Sutarčių kopijos į Dokumentų valdymo skyriaus archyvą saugoti neperduodamos.

IV SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

45.  Sutartys, sudaromos Savivaldybės vardu, tvirtinamos mero antspaudu su Savivaldybės herbu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

46.  Sutartys, sudaromos Savivaldybės administracijos vardu, tvirtinamos Savivaldybės administracijos antspaudu su Savivaldybės herbu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

47.  Sutartys, pasirašytos elektroniniu parašu, tvarkomos, apskaitomos ir saugomos vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“.

48.  Asmenys, įgalioti pasirašyti Savivaldybės administracijos direktoriaus kompetencijai priskirtas sutartis, asmeniškai atsako už tai, kad įgaliojimas būtų tinkamai ir laiku pratęstas.

_________________________

Pakeitimai:

1.

Zarasų rajono savivaldybės administracija, Įsakymas

Nr. I-29, 2024-01-25, paskelbta TAR 2024-01-25, i. k. 2024-01175

Dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2024 m. sausio 15 d. įsakymo Nr. I-15 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo procedūrų aprašų patvirtinimo“ pakeitimo

2.

Zarasų rajono savivaldybės administracija, Įsakymas

Nr. I-70, 2024-02-27, paskelbta TAR 2024-02-27, i. k. 2024-03627

Dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2024 m. sausio 15 d. įsakymo Nr. I-15 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo procedūrų aprašų patvirtinimo“ pakeitimo

3.

Zarasų rajono savivaldybės administracija, Įsakymas

Nr. I-380, 2024-09-16, paskelbta TAR 2024-09-16, i. k. 2024-16236

Dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2024 m. sausio 15 d. įsakymo Nr. I-15 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo procedūrų aprašų patvirtinimo“ pakeitimo