PATVIRTINTA

Kėdainių rajono savivaldybės

administracijos direktoriaus

2020 m. vasario 20 d.

įsakymu Nr. AD-1-197

KĖDAINIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO, RENGIMO, TVARKYMO, NAUDOJIMO IR KONTROLĖS PROCEDŪRŲ APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Kėdainių rajono savivaldybės dokumentų valdymo, rengimo, tvarkymo, naudojimo ir kontrolės procedūrų aprašas nustato bendruosius Kėdainių rajono savivaldybės oficialių dokumentų valdymo, rengimo, tvarkymo, naudojimo ir kontrolės procedūrų reikalavimus, kurie taikomi nepaisant šių dokumentų parengimo būdo ir laikmenos.

2. Šiame apraše vartojamos sąvokos:

Įstaigos dokumentas – siunčiamasis ar vidaus dokumentas, kuriame pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis institucijomis, įstaigomis ar organizacijomis ir asmenimis.

Elektroninis dokumentas – vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis įstaigos sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu kvalifikuotu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą.

Elektroninio dokumento turinys – elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine, grafine ar kita forma užfiksuota informacijos visuma.

Dokumentacijos planas – savivaldybės administracijos kalendoriniais metais numatomų sudaryti bylų planas.

Byla – pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų ir (ar) su jais susijusios informacijos rinkinys.

Elektroninė byla – pagal tam tikrus požymius susistemintas elektroninių dokumentų ir (ar) su jais susijusios informacijos rinkinys. Dokumentų valdymo sistemoje turi būti sukurtos trys bylų rūšys: popierinės, skaitmeninės kopijos (neskaitmeniniu formatu užfiksuotas dokumento turinys, informacinių technologijų priemonėmis perkeltas į skaitmeninį formatą (pvz. PDF ir kt.)) ir elektroninis dokumentas. Kad atitinkamai būtų galima priskirti dokumentus į bylas.

Dokumento blankas – teisės aktu nustatytos formos blankas skirtas oficialiems raštams su Kėdainių rajono savivaldybės, Kėdainių rajono savivaldybės administracijos, Kėdainių rajono savivaldybės administracijos skyrių, Kėdainių rajono savivaldybės administracijos seniūnijų pavadinimais.

Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis (be parašo).

Elektroninio dokumento išrašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento turinio pateikta reikiama teksto dalis ir kiti duomenys.

Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas.

Skaitmeninė kopija – neskaitmeniniu formatu užfiksuotas dokumento turinys, informacinių technologijų priemonėmis perkeltas į skaitmeninį formatą.

Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių metaduomenų (užduoties, derinimo žymos, parašų ar kt.).

Elektroninio dokumento nuorašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento pateiktas visas turinys (metaduomenys) ir parašo rekvizitai.

Dokumentų valdymas – vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.

Elektroninių dokumentų valdymo sistema (toliau – EDVS) – skirta tvarkyti ir kontroliuoti įstaigos gaunamus, vidinius arba siunčiamus dokumentus.

Dokumentų registravimas – dokumento įtraukimas į EDVS, suteikiant jam unikalų numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą.

Dokumento data – dokumento registravimo data.

Dokumento rengimas – dokumentai rengiami pagal Lietuvos Vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintas dokumentų rengimo taisykles, kurios nustato savivaldybių institucijų oficialių dokumentų įforminimo ir rengimo bendruosius reikalavimus.

Užduotis – savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus ir savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojų pavedimai vykdytojui.

Derinimo žyma – reikalinga, kai dokumentas jo rengimo metu derinamas kelių įstaigos darbuotojų arba skirtingų įstaigų.

Supažindinimo žyma – rašoma, kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos darbuotojas ar kitas asmuo pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu ar duoti rašytinį sutikimą.

Teisės aktai – savivaldybės tarybos sprendimai, mero potvarkiai, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, aprašai ir kiti dokumentai.

Parašas – unikali ranka užrašytų simbolių (raidžių), naudojamų asmeniui identifikuoti, visuma. Naudojamas dokumentui patvirtinti.

Kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, sudarytas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu. Šis parašas naudojamas, kai dokumentai siunčiami už įstaigos ribų.

Metaduomenys – duomenys apie dokumentą, jo valdymą ir naudojimą.

Nekvalifikuotas elektroninis parašas – formuojamas programinės įrangos priemonėmis EDVS. Parašas naudojamas tik įstaigos viduje.

Savivaldybės vadovybė – savivaldybės meras, savivaldybės mero pavaduotojas (-ai), savivaldybės administracijos direktorius, savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojas (-ai).

II SKYRIUS

DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

3. Dokumentų valdymo organizavimo tikslai:

3.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;

3.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrinta visų turimų dokumentų greita paieška;

3.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią savivaldybės veiklą, administravimą ir atsiskaitymą;

3.4. išsaugoti dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti savivaldybės veiklos įrodymai ir su šia veikla susijusių asmenų teisės.

4. Už savivaldybės dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius.

5. Apie savivaldybės dokumentų valdymo reikalavimų pažeidimus savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vedėjas informuoja savivaldybės administracijos direktorių. Savivaldybės administracijos direktorius priima sprendimą dėl nurodytų pažeidimų pašalinimo.

6. Už dokumentų, susijusių su savivaldybės veikla, rengimo, tvarkymo, naudojimo ir dokumentų užduočių vykdymo organizavimą savivaldybės administracijos skyriuose atsakingi jų vedėjai.

7. Savivaldybės dokumentų blankų formas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse pateiktus blankų formų pavyzdžius rengia ir už blankuose pateiktos informacijos teisingumą atsako savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius.

8. Savivaldybėje naudojamų dokumentų blankų formos, kurios tvirtinamos savivaldybės teisės aktais, vadovaujantis Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų gamybos įstatymu, turi būti pateiktos Saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos nustatymo komisijai įvertinti, priskirti ar nepriskirti saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui.

III SKYRIUS

DOKUMENTŲ RENGIMAS

9. Savivaldybės dokumentai rengiami ir įforminami vadovaujantis Kėdainių rajono savivaldybės dokumentų valdymo, rengimo, tvarkymo, naudojimo ir kontrolės procedūrų aprašu.

9.1. Rengiant fiziniam asmeniui atsakymą į jo prašymą ar skundą, turi būti nurodyti pagrįsti sprendimo dėl prašymo ar skundo priėmimo motyvai, taip pat turi būti nurodyta, kad šis sprendimas gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka (atsižvelgiant į klausimo esmę gali būti pateikiama nuoroda į kitą teisės aktą, kuriame numatyta tokio sprendimo apskundimo tvarka).

10. Teikiami pasirašyti teisės aktai, siunčiami dokumentai turi būti įforminami ir derinami EDVS. Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir susirašinėjimo su Lietuvos Respublikos Prezidentu, Seimu, Vyriausybe, Vyriausiąja rinkimų komisija, Valstybės saugumo departamentu, ministerijomis, departamentais, savivaldybių asociacija, komisijomis rajono savivaldybės veiklos klausimais dokumentai turi būti derinami su savivaldybės administracijos skyrių vedėjais, savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojais pagal jų kuruojamas sritis. Siunčiamo dokumento blanko apačioje privaloma nurodyti rengėjo nuorodą. Kai dokumentai pasirašomi pagal administracijos direktoriaus ar mero pasirašytą įgaliojimą, siunčiamo dokumento blanko apačioje rengėjo nuoroda nenurodoma.

Punkto pakeitimai:

Nr. AD-1-1242, 2020-10-08, paskelbta TAR 2020-10-08, i. k. 2020-21005

Nr. AD-1-160, 2022-02-14, paskelbta TAR 2022-02-14, i. k. 2022-02621

11. Savivaldybės, savivaldybės administracijos teisės aktai ir jais tvirtinami dokumentai turi būti derinami kalbos redaktoriaus (-ės), Teisės ir personalo skyriaus vyr. specialisto (-ės).

11.1. Savivaldybės administracijos individualių teisės aktų projektai, kurie yra susiję su kitų savivaldybės administracijos skyrių veikla, teisės aktų projektai derinami su šių savivaldybės administracijos skyrių vedėjais.

11.2. Savivaldybės administracijos norminiai teisės aktų projektai derinami su savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyriaus valstybės tarnautojais ir vyr. specialistu (kalbos tvarkytoju):

Papunkčio pakeitimai:

Nr. AD-1-1242, 2020-10-08, paskelbta TAR 2020-10-08, i. k. 2020-21005

11.2.1. Norminio teisės akto projekto kortelės pastabose EDVS rengėjas privalo nurodyti, kad šis norminis teisės aktas turi būti skelbiamas TAR sistemoje. Norminius teisės aktus, pasirašytus savivaldybės administracijos direktoriaus elektroniniu kvalifikuotu parašu, privalo įkelti į TAR sistemą už šių dokumentų registravimą atsakingas darbuotojas, kuriam priskirta ši funkcija.

11.2.2. Savivaldybės administracijos direktoriaus patvirtintus ir pasirašytus norminius teisės aktus privaloma pateikti asmeniui, atsakingam už Kėdainių rajono savivaldybės internetinės svetainės administravimą.

11.2.3. Norminius teisės aktų projektus, pasirašytus savivaldybės mero elektroniniu kvalifikuotu parašu, privalo užregistruoti ir įkelti į TAR sistemą už dokumentų registravimą atsakingas darbuotojas, kuriam priskirta ši funkcija.

11.2.4. Savivaldybės mero patvirtintus ir pasirašytus norminius teisės aktus privaloma pateikti savivaldybės mero patarėjui (-ai), atsakingam (-ai) už savivaldybės veiklos viešinimą.

11.3. Savivaldybės administracijos veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengti teisės aktai, pasirašyti savivaldybės administracijos direktoriaus elektroniniu kvalifikuotu parašu, registruojami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas.

Papunkčio pakeitimai:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.3.1. savivaldybės administracijos skyrių vedėjus, darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojus su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami per EDVS atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas. Nesusipažinus su parengtais teisės aktais per 1 d. d. yra laikoma, kad darbuotojas, valstybės tarnautojas susipažino. Darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis ir neturintiems el. pašto ir prieigos prie EDVS, teisės aktai įteikiami tiesiogiai, pačiame teisės akte nurodant atsakingą asmenį, kuriam yra tai pavedama.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.3.2. savivaldybės administracijos direktoriaus kuruojamų įstaigų, įmonių, seniūnijų, darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojus su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas el. paštu arba įteikiama tiesiogiai.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.4. Savivaldybės mero potvarkiai veiklos organizavimo ir personalo klausimais, parengti ir pasirašyti savivaldybės mero paprastu parašu, registruojami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas.

11.4.1. savivaldybės merui pavaldūs valstybės tarnautojai su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami per EDVS atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas. Nesusipažinus su parengtais teisės aktais per 1 d. d. yra laikoma, kad darbuotojas, valstybės tarnautojas susipažino.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.4.2. savivaldybės mero kuruojamose savivaldybės įstaigose, darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas el. paštu arba įteikiama tiesiogiai.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.5. Rengiant personalo valdymo klausimais teisės aktų projektus, skirtus supažindinti savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus kuruojamų savivaldybės institucijų, seniūnijų, įstaigų, įmonių, darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojus, teisės aktų projekto tekste įrašomas punktas, įpareigojantis įteikimo formą.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.6. Rengiant personalo valdymo klausimais teisės aktų projektus, skirtus supažindinti savivaldybės administracijos skyrių vedėjus, darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojus, teisės aktų projekto tekste nėra įrašomas punktas, įpareigojantis įteikimo formą. EDVS teisės akto projekto kortelės laukelyje „Suinteresuoti asmenys“ privalo būti nurodyti darbuotojai, valstybės tarnautojai, kuriems su teisės aktu reikalinga susipažinti.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.7. Rengiant veiklos organizavimo klausimais teisės aktų projektus, skirtus supažindinti savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus kuruojamų savivaldybės institucijų, seniūnijų, įstaigų, įmonių, darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojus, teisės aktų projekto tekste įrašomas punktas, įpareigojantis įteikimo formą.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

11.8. Rengiant veiklos organizavimo klausimais teisės aktų projektus, skirtus supažindinti savivaldybės administracijos skyrių vedėjus, darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojus, teisės aktų projekto tekste nėra įrašomas punktas, įpareigojantis įteikimo formą. EDVS teisės akto projekto kortelės laukelyje „Suinteresuoti asmenys“ privalo būti nurodyti darbuotojai, valstybės tarnautojai, kuriems su teisės aktu reikalinga susipažinti.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

12. Savivaldybės administracijos direktoriui teikiami dokumentai (aktai, sąrašai, planai, sąmatos ir kt.) turi būti derinami atsakingų darbuotojų pagal kompetenciją.

13. Valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, supažindinami su savivaldybės teisės aktais ir jais patvirtintais dokumentais.

Punkto pakeitimai:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

14. Siunčiamieji dokumentai rengiami ir įforminami ant atitinkamų blankų, atsižvelgiant į tai, kas pasirašo dokumentą, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

15. Dokumentus, siunčiamus Lietuvos Respublikos Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, ministerijoms, pasirašo tik savivaldybės meras, savivaldybės administracijos direktorius. Šie dokumentai turi būti suderinti su kalbos redaktoriumi (-e).

16. Siunčiamus dokumentus, parengtus ant savivaldybės administracijos skyrių blankų, pasirašo skyrių vedėjai arba pagal suteiktus įgaliojimus ir kompetenciją (jei tokia teisė nurodyta pareigybės aprašyme) valstybės tarnautojai; seniūnijų blankuose pasirašo seniūnijos seniūnai ir / arba pagal suteiktus įgaliojimus ir kompetenciją (jei tokia teisė nurodyta pareigybės aprašyme) seniūnijų vyr. specialistai.

17. Savivaldybės administracijos Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriaus visus siunčiamus dokumentus pasirašo skyriaus vedėjas (-a) pagal jam (-ai) deleguotą funkciją.

18. Siunčiamų dokumentų pasirašymo būdai:

18.1. dokumentai, siunčiami juridiniams asmenims, rengiami ir derinami EDVS, pasirašomi savivaldybės mero paprastu parašu, savivaldybės administracijos direktoriaus, savivaldybės administracijos skyrių vedėjų elektroniniu kvalifikuotu parašu ir užregistruojami už dokumentų tvarkymą atsakingų darbuotojų pagal jų vykdomas funkcijas. Pasirašius paprastu parašu siunčiamo dokumento popierinis egzempliorius (originalas) rengiamas vienas. Po registracijos grąžinamas rengėjui. Pasirašius siunčiamus dokumentus elektroniniu kvalifikuotu parašu, popieriniai egzemplioriai nėra rengiami.

Papunkčio pakeitimai:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

18.2. dokumentai, siunčiami fiziniams asmenims, rengiami ir derinami EDVS, pasirašomi savivaldybės mero paprastu parašu, savivaldybės administracijos direktoriaus, savivaldybės administracijos skyrių vedėjų elektroniniu kvalifikuotu parašu ir užregistruojami už dokumentų tvarkymą atsakingų darbuotojų pagal jų vykdomas funkcijas. Pasirašius paprastu parašu siunčiamo dokumento popierinis egzempliorius (originalas) rengiamas vienas. Po registracijos grąžinamas rengėjui. Pasirašius siunčiamus dokumentus elektroniniu kvalifikuotu parašu, popieriniai egzemplioriai nėra rengiami.

Papunkčio pakeitimai:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

18.3. siunčiami dokumentai, kurie yra pasirašyti savivaldybės mero paprastu parašu, savivaldybės administracijos direktoriaus elektroniniu kvalifikuotu parašu ir yra adresuoti valstybinėms institucijoms, yra siunčiami tik per e. pristatymo informacinę sistemą.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

18.4. siunčiami dokumentai, kurie yra pasirašyti savivaldybės mero paprastu parašu, savivaldybės administracijos direktoriaus, savivaldybės administracijos skyrių vedėjų elektroniniu kvalifikuotu parašu ir yra adresuoti juridiniams asmenims (įstaigoms, įmonėms, organizacijoms), yra siunčiami el. paštu.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

18.5. siunčiami dokumentai (bylos, sutartys, aktai, pažymos, sąmatos, prašymai ir kt. dokumentai) su lydraščiu, kurie pasirašyti savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus, savivaldybės administracijos skyrių vedėjų paprastu parašu ir turi pasiekti adresatą popieriniu variantu, yra siunčiami paštu.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

19. Siunčiant dokumentą tik elektroninėmis ryšio priemonėmis, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo nuorodos ar specialioje žymoje paryškintomis raidėmis nurodoma, kad „Originalas nebus siunčiamas“. Siunčiamo dokumento popierinis egzempliorius (originalas) rengiamas vienas.

20. Rengėjas siunčiamo dokumento projekto kortelėje EDVS privalo užpildyti visus dokumentą identifikuojamus duomenis teisingai, kaip nurodoma rengiamame lydraštyje, kadangi po pasirašymo elektroniniu kvalifikuotu parašu duomenys įsirašo į dokumento metaduomenų kortelę ir jie nekoreguojami.

21. Rengėjas, pateikdamas už dokumentų registravimą atsakingiems darbuotojams, pagal vykdomas jų funkcijas, priskirtas dokumentacijos plane, išsiųsti dokumentus, privalo nurodyti tikslius gavėjų adresus lydraštyje ir EDVS siunčiamo dokumento kortelės laukelyje „Adresatas“. Taip pat elektroninio pašto adresus laukelyje „Pastabos“. Už parengto dokumento valstybinės kalbos taisyklingumą atsako dokumento rengėjas.

Punkto pakeitimai:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

22. Siunčiant dokumentą registruotu paštu, rengėjas siunčiamo dokumento projekto kortelės pastabose EDVS privalo nurodyti dokumento išsiuntimo svarbą (registruotas, pirmenybinis).

23. Kai siunčiami dokumentai yra įteikiami tiesiogiai gavėjui, už jų įteikimą atsakingas dokumento rengėjas.

24. Kai siunčiamasis dokumentas turi priedų, jie privalo būti įkelti į EDVS siunčiamo dokumento projekto kortelę kartu su lydraščiu. Be priedų dokumentai neregistruojami.

25. Rengėjai, rengdami EDVS siunčiamus dokumentus, privalo susieti su užregistruotais gautaisiais dokumentais.

26. Kai dokumentas yra parengtas popieriniu variantu ir siunčiamas kitais būdais (įteikta tiesiogiai, paštu) ir yra įvardyti keli gavėjai, pasirašyti teikiama tiek šio dokumento egzempliorių, kiek nurodyta gavėjų. Jei gavėjų skaičius daugiau nei 4, rašomas adresatų sąrašas. Pasirašomas kiekvienas siunčiamas dokumento egzempliorius (išskyrus, kai yra nurodyta kopija prie gavėjo). Adresatų sąrašas pasirašančiam asmeniui pateikiamas kartu su siunčiamuoju dokumentu.

27. Kai dokumentas yra parengtas popieriniu variantu ir siunčiamas elektroninėmis ryšio priemonėmis ir yra įvardyti keli gavėjai, pasirašyti teikiamas tik vienas dokumento egzempliorius. Pridedamas adresatų sąrašas.

28. Dokumentų kopijas ir nuorašus tvirtinasi savivaldybės administracijos skyrių darbuotojai, kurie atsakingi už savo sudarytų ar įstaigoje gautų dokumentų originalų bei jiems priklausančių priedų ar dokumentų kopijų saugojimą.

29. Dokumentų nuorašai ir kopijos tvirtinami:

29.1. sprendimų, potvarkių – tarybos sekretoriaus (-ės);

29.2. įsakymų – administracijos direktoriaus padėjėjo (-os).

IV SKYRIUS

PARENGTŲ IR GAUTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS

30. Dokumentai savivaldybėje valdomi naudojantis elektronine dokumentų valdymo sistema (EDVS).

31. Savivaldybėje parengti ar gauti su savivaldybės veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška. Savivaldybėje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie suderinami ir pasirašomi.

32. Teisę matyti ar tvarkyti dokumentus darbuotojams suteikia savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius pagal savivaldybės administracijos skyrių vedėjų raštu pateiktus motyvuotus prašymus, suderintus su savivaldybės administracijos direktoriumi.

33. Dokumentai savivaldybėje registruojami vieną kartą. Savivaldybėje parengti dokumentai registruojami jų pasirašymo dieną, o gautieji – jų gavimo dieną, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

34. Registruojant dokumentus, įrašomi tokie privalomi duomenys:

34.1. gautame dokumente (popieriniame variante) – dokumento registracijos data ir numeris (numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir eilės numeris);

34.2. EDVS – gauto naujo dokumento projekto kortelėje suvedami dokumentą identifikuojantys duomenys.

35. Savivaldybės dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus vadovaujantis kasmetiniu Dokumentacijos planu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

36. Savivaldybės tarybos sprendimais ir administracijos direktoriaus įsakymais sudarytos komisijos / tarybos / grupės / komitetai rengia dokumentus atitinkamos formos blankuose. Blankai privalo būti įforminti teisės aktų nustatyta tvarka.

37. Pasitarimų, nuolatinių, laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių protokolų ir kitų dokumentų registravimas ir saugojimas:

37.1. Pasitarimų, kurių pirmininkas yra savivaldybės administracijos direktorius, dokumentus registruoja už dokumentų tvarkymą ir saugojimą atsakingas darbuotojas, pagal jo vykdomas funkcijas, priskirtas dokumentacijos plane;

37.2. Pasitarimų, kurių pirmininkas yra savivaldybės meras, dokumentus registruoja politinio pasitikėjimo valstybės tarnautojas, atsakingas už dokumentų tvarkymą ir saugojimą pagal jo vykdomas funkcijas;

37.3. Pasitarimų, kurių pirmininkai yra savivaldybės administracijos skyrių vedėjai, dokumentai registruojami ir saugomi šiuose skyriuose.

38. Sudarytų nuolatinių, laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių sekretoriai (-ės) prieš pirmą posėdį kreipiasi raštu į savivaldybės administracijos Civilinės metrikacijos ir archyvo skyrių dėl atitinkamų dokumentų registro identifikavimo žymenų suteikimo ir įrašymo į Dokumentacijos plano papildymų sąrašą.

39. Atsakingi darbuotojai už dokumentų tvarkymą, pagal vykdomas jų funkcijas, atlieka pirminį paštu ar kitais būdais gautų dokumentų patikrinimą, ar juose yra visi išvardyti dokumentai, ar nepažeisti vokai (paketai), ar dokumentai pasirašyti, ar netrūksta nurodytų pridedamų priedų. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų priedų arba jie apgadinti, jei dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentai nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ar pan.), apie tai informuojamas dokumento siuntėjas. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas.

39.1. Vokai paliekami prie savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyriaus tvarkomų procesinių dokumentų.

39.2. Vokai išsaugomi ir pridedami prie gautų dokumentų tais atvejais, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ir kai ant gauto dokumento nėra datos, o pašto antspaudas turi reikšmės išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.

40. Neregistruojama:

40.1. sąskaitos faktūros, paraiškos gauti lėšas, tarpusavio atsiskaitymo suderinimo aktai, pateikiami savivaldybės administracijos Apskaitos skyriui toliau tvarkyti;

40.2. sutartys pateikiamos savivaldybės administracijos Viešųjų pirkimų skyriui toliau tvarkyti;

40.3. dokumentai, adresuoti savivaldybės administracijos Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriui, pateikiami registruoti ir toliau tvarkyti;

40.4. dokumentai, adresuoti Kėdainių rajono savivaldybės administracijos seniūnijoms, pateikiami registruoti ir toliau tvarkyti;

40.5. laiškai su slaptumo žymomis pateikiami neatplėšti savivaldybės administracijos vyr. specialistui (-ei), atsakingam už slaptų dokumentų valdymą, registruoti ir toliau tvarkyti. Laiškai su slaptumo žymomis, adresuoti savivaldybės vadovybei, savivaldybės administracijos skyrių vedėjams, pateikiami neatplėšti;

40.6. laiškai su žyma „asmeniškai“ pateikiami gavėjams neatplėšti.

41. prašymai, susiję su savivaldybės įstaigų vadovų ir valstybės tarnautojų tarnyba ar darbo

santykiais, registruojami.

Punkto pakeitimai:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

41.1. savivaldybės mero kuruojamų savivaldybės institucijų, darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojų prašymai registruojami pas mero padėjėją.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

41.2. savivaldybės administracijos direktoriaus kuruojamų seniūnijų, įstaigų, įmonių, administracijos skyrių vedėjų, darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojų prašymai registruojami atsakingų darbuotojų už dokumentų tvarkymą ir saugojimą pagal jų vykdomas funkcijas.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

42. Dokumentai, gauti užsienio kalba, registruojami bendra tvarka ir įteikiami savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vedėjui išversti į lietuvių kalbą ir toliau tvarkyti.

43. Dokumentai, adresuoti savivaldybės merui, savivaldybės administracijos direktoriui, savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojams pagal jų koordinuojamas savivaldybės struktūrinių bei teritorinių skyrių veiklas (pagal rajono Tarybos sprendimu patvirtintą administracijos struktūrą), įteikiami ar paskiriami EDVS.

44. Savivaldybės administracijos (administracija@kedainiai.lt) ir savivaldybės (meras@kedainiai.lt) elektroniniu paštu gauti dokumentai, jei galima identifikuoti siuntėją (pagal jo elektroninį pašto adresą ar elektroniniame laiške esančią kontaktinę informaciją) ir jo parašą, registruojami EDVS bendra tvarka ir paskiriami savivaldybės administracijos direktoriui, savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojams pagal kuruojamas sritis. Jeigu vėliau yra atsiunčiamas gauto dokumento originalas, jam suteikiama ta pati registracijos data ir registracijos numeris išvengiant dvigubo to paties dokumento registravimo.

Punkto pakeitimai:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

44.1.Savivaldybės administracijos (administracija@kedainiai.lt) ir savivaldybės (meras@kedainiai.lt) elektroniniu paštu gauti dokumentai, jei negalima identifikuoti siuntėjo (pagal elektroninį pašto adresą ar elektroniniame laiške esančią kontaktinę informaciją) ir jo parašo, dokumentai neregistruojami. Dėl šių gautų dokumentų tolimesnės vykdymo eigos sprendimus priima savivaldybės meras/savivaldybės administracijos direktorius. Priėmus sprendimą, kad gauti dokumentai reikalauja atitinkamo nagrinėjimo, jie persiunčiami vykdymui elektroniniu paštu savivaldybės administracijos skyrių vedėjams pagal kuruojamas sritis.

Papildyta papunkčiu:

Nr. AD-1-64, 2022-01-19, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02511

45. Savivaldybės darbuotojai tiesiogiai ar kitais būdais gautus dokumentus, adresuotus savivaldybės tarybai, tarybos sekretoriui (-ei), savivaldybės vadovybei, privalo ne vėliau kaip kitą dieną įteikti ar persiųsti už dokumentų registravimą atsakingiems darbuotojams, pagal vykdomas funkcijas, priskirtas dokumentacijos plane.

46. Savivaldybės mero, savivaldybės tarybos įgalioto asmens, savivaldybės administracijos direktoriaus pasirašytos sutartys registruojamos ir tvarkomos vadovaujantis Kėdainių rajono savivaldybės administracijos direktoriaus nustatyta tvarka.

V SKYRIUS

DOKUMENTŲ NAUDOJIMAS IR KONTROLĖ

47. Dokumentų naudojimas:

47.1. Savivaldybės dokumentais gali naudotis fiziniai / juridiniai asmenys (toliau – asmenys). Asmenys turi teisę susipažinti su dokumentais (gauti dokumentų kopijas), išskyrus tuos dokumentus, kurių naudojimą riboja įstatymai. Su šiais dokumentais susipažinti ar gauti jų kopijas asmenys turi teisę tų įstatymų nustatyta tvarka. Jei susipažinimą su sutartimis riboja tų sutarčių nuostatos, sprendimą dėl leidimo asmenims susipažinti su tokiomis sutartimis priima savivaldybės administracijos direktorius (jei sutartį pasirašiusi šalis savivaldybė – savivaldybės meras);

47.2. asmenys privalo pateikti prašymą su galimybe identifikuoti parašą;

47.3. sprendimą dėl leidimo asmenims su prašyme nurodytais dokumentais susipažinti priima savivaldybės meras, savivaldybės administracijos direktorius;

47.4. asmenims dokumentai susipažinti pateikiami savivaldybės administracijos skyriuose, kuriuose saugomi oficialūs dokumentų originalai ar jų kopijos.

48. Savivaldybė gali dokumentus (bylas) skolinti teisės aktų nustatyta tvarka:

48.1. teismams ir ikiteisminio tyrimo įstaigoms, jeigu raštu pagrindžiama, kad patvirtinta dokumento (bylos) kopija netinka;

48.2. savivaldybės tarybos nariams, savivaldybės administracijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, tiesioginėms funkcijoms atlikti reikalingi dokumentai (dokumentų kopijos) pateikiami pagal jų prašymus.

49. Dokumentų užduočių vykdymo kontrolė:

49.1. savivaldybės vadovybė gautus dokumentus per EDVS paskiria atsakingiems vykdytojams suformuodami užduotį. Užduotyje nurodomas vykdymo apibūdinimas, įvykdymo terminas;

49.2. dokumentas turi būti pradėtas vykdyti gavus užduotį per EDVS;

49.3. kai užduotyje nurodoma, kad dokumento užduotį vykdyti pavedama keliems vykdytojams, vykdytojai yra vienodai atsakingi už užduoties įvykdymą nurodytu laiku ir kuratoriui turi pateikti būtiną medžiagą bei pasiūlymus;

49.4. užduoties vykdymo terminas ar jo pratęsimas nustatomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, kitų Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka. Užduotis turi būti įvykdyta (parengtas atsakymas, atlikta administracinė procedūra) Viešojo įstatymo nustatyta tvarka ir terminais (per 20 darbo dienų). Terminas gali būti nurodytas gauto dokumento užduotyje ar EDVS užduotyje. Terminas, nurodytas gauto dokumento užduotyje ar EDVS užduotyje, negali būti keičiamas. Kitais atvejais pratęsti užduoties vykdymo laiką ar atidėti terminą gali tik šią užduotį užrašęs ar paskyręs kuratorius;

49.5. užduoties vykdymo terminas pradedamas skaičiuoti nuo gauto dokumento registravimo dienos;

49.6. kai užduotį vykdyti paskirta darbuotojui ne pagal jo kompetenciją, darbuotojas privalo ne vėliau kaip kitą darbo dieną informuoti apie klaidingą paskyrimą užduotį paskyrusį kuratorių. Kol nepaskirtas kitas vykdytojas, užduoties „atlikti“ negalima.

50. Užduotys EDVS neformuojamos teisės aktams, kuriuose nurodomi ilgalaikiai tikslai ar gairės, kuriomis reikia nuolat vadovautis darbe. Šie dokumentai pateikiami susipažinti.

51. Kiekvieną mėnesį, likus ne mažiau kaip 5 darbo dienoms iki mėnesio pabaigos, už dokumentų registravimą atsakingas darbuotojas, pagal vykdomas jo funkcijas, informuoja vykdytojus apie neįvykdytas užduotis.

52. Pasibaigus mėnesiui, už dokumentų registravimą atsakingas darbuotojas, pagal vykdomas jo funkcijas, per 5 darbo dienas apibendrina ir savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vedėjui pateikia informaciją apie pavestų užduočių įvykdymus / neįvykdymus.

VI SKYRIUS

BYLŲ TVARKYMAS

53. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti kitam darbuotojui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą, ar dokumentų apskaitą tvarkančiam savivaldybės administracijos skyriui, darbuotojui visas turimas bylas (dokumentus). Bylų (dokumentų) perdavimas įforminamas aktu. Kai bylas (dokumentus) perduoda darbuotojas kitam to paties skyriaus darbuotojui, bylų (dokumentų) perėmimo aktą tvirtina to savivaldybės administracijos skyriaus vedėjas. Jeigu bylos (dokumentai) perimamos iš kito savivaldybės administracijos skyriaus, perėmimo aktą tvirtina savivaldybės administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo. Perėmimo aktas šiuo atveju suderinamas su perduodančiais ir perimančiais savivaldybės administracijos skyriaus vedėjais.

54. Savivaldybės administracijos skyriuje sudarytose nuolatinio ir ilgo saugojimo bylose turi būti sukaupti dokumentai apie skyriaus veiklą (metiniai veiklos planai, metinės veiklos ataskaitos ir kiti reikšmingi dokumentai).

55. Savivaldybės administracijos skyriuose esančių dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar atrinkimo naikinti siūlo savivaldybės administracijos skyrių vedėjai, sudarydami dokumentų naikinimo aktus.

56. Kad dokumentai būtų išsaugoti, prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, kiekviename savivaldybės administracijos skyriuje turi būti sudaryta užbaigtų bylų apskaitos sistema: nustatyti apskaitos dokumentai, jų sudarymo tvarka, savivaldybės administracijos skyriaus vedėjo teikimu ir savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu paskirti atsakingi darbuotojai už dokumentų valdymą skyriuje. Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylas iki perdavimo į archyvą saugo ir už jų apskaitą atsako savivaldybės administracijos skyriaus vedėjai ir paskirti atsakingi darbuotojai.

57. Bylų apskaita tvarkoma teisės aktų nustatyta tvarka.

58. Savivaldybės teisės aktų ir jais patvirtintų dokumentų originalai iki perdavimo į archyvą saugomi:

58.1. savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai veiklos klausimais – Bendrajame skyriuje;

58.2. savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai personalo klausimais – Teisės ir personalo skyriuje;

58.3. savivaldybės tarybos sprendimų projektai, sprendimai – pas Tarybos sekretorių (-ę), mero potvarkiai – pas mero padėjėją.

59. Savivaldybės mero, savivaldybės tarybos įgalioto asmens, savivaldybės administracijos direktoriaus pasirašytos sutartys saugomos vadovaujantis Kėdainių rajono savivaldybės administracijos direktoriaus nustatyta tvarka.

60. Laikino saugojimo bylos saugomos visuose savivaldybės administracijos skyriuose, o ilgo saugojimo bylos – savivaldybės administracijos skyriuose, atsakinguose už ilgo saugojimo bylų saugojimą, iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas.

VII SKYRIUS

SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS

61. Savivaldybės dokumentai rengiami ir įforminami šiuose blankuose:

61.1. Kėdainių rajono savivaldybės taryba (sprendimas) (1 priedas);

61.2. Kėdainių rajono savivaldybės meras (potvarkis) (2 priedas);

61.3. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos direktorius (įsakymas) (3 priedas);

62. Siunčiami dokumentai įforminami šiuose blankuose:

62.1. Kėdainių rajono savivaldybė (pasirašo meras) (4 priedas);

62.2. Kėdainių rajono savivaldybės taryba (pasirašo meras) (5 priedas);

62.3. Kėdainių rajono savivaldybės administracija (pasirašo administracijos direktorius) (6 priedas).

63. Savivaldybės administracijos struktūrinis ir teritorinis skyrius siunčiamus ir vidaus dokumentus įformina nustatytos formos blanke:

63.1. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Apskaitos skyrius (7 priedas);

63.2. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Architektūros ir urbanistikos skyrius (8 priedas);

63.3. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius (9 priedas);

63.4. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Centralizuotas vidaus audito skyrius (10 priedas);

63.5. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Civilinės metrikacijos ir archyvo skyrius (11 priedas);

63.6. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Kultūros ir sporto skyrius (12 priedas);

63.7. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Socialinės paramos skyrius (13 priedas);

63.8. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Statybos ir turto skyrius (14 priedas);

63.9. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Švietimo skyrius (15 priedas);

63.10. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyrius (16 priedas);

63.11. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Viešosios tvarkos skyrius (17 priedas);

63.12. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Žemės ūkio ir aplinkosaugos skyrius (18 priedas);

63.13. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Dotnuvos seniūnija (19 priedas);

63.14. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Gudžiūnų seniūnija (20 priedas);

63.15. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Josvainių seniūnija (21 priedas);

63.16. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Kėdainių miesto seniūnija (22 priedas);

63.17. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Krakių seniūnija (23 priedas);

63.18. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Pelėdnagių seniūnija (24 priedas);

63.19. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Pernaravos seniūnija (25 priedas);

63.20. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Surviliškio seniūnija (26 priedas);

63.21. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Šėtos seniūnija (27 priedas);

63.22. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Truskavos seniūnija (28 priedas);

63.23. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Vilainių seniūnija (29 priedas);

64. Seniūnijų seniūnų įsakymai įforminami nustatytos formos blankuose (pasirašo seniūnas):

64.1. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Dotnuvos seniūnijos seniūno įsakymas (30 priedas);

64.2. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Gudžiūnų seniūnijos seniūno įsakymas (31 priedas);

64.3. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Josvainių seniūnijos seniūno įsakymas (32 priedas);

64.4. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Kėdainių miesto seniūnijos seniūno įsakymas (33 priedas);

64.5. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Krakių seniūnijos seniūno įsakymas (34 priedas);

64.6. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Pelėdnagių seniūnijos seniūno įsakymas (35 priedas);

64.7. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Pernaravos seniūnijos seniūno įsakymas (36 priedas);

64.8. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Surviliškio seniūnijos seniūno įsakymas (37 priedas);

64.9. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Šėtos seniūnijos seniūno įsakymas (38 priedas);

64.10. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Truskavos seniūnijos seniūno įsakymas (39 priedas);

64.11. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Vilainių seniūnijos seniūno įsakymas (40 priedas).