Suvestinė redakcija nuo 2024-06-19

Įsakymas paskelbtas: TAR 2020-05-19, i. k. 2020-10582

Nauja redakcija nuo 2024-06-19:

Nr. 2BE-107, 2024-06-18, paskelbta TAR 2024-06-18, i. k. 2024-11091

LIETUVOS TRANSPORTO SAUGOS ADMINISTRACIJOS

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL ĮGALIOTŲJŲ PRIPAŽINTŲJŲ ORGANIZACIJŲ VEIKLOS PRIEŽIŪROS PROCEDŪROS APRAŠO PATVIRTINIMO

2020 m. gegužės 19 d. Nr. 2BE-168

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2020 m. balandžio 3 d. įsakymo Nr. 3-175 „Dėl Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2005 m. liepos 12 d. įsakymo Nr. 3-314 „Dėl Įgaliojimų Lietuvos Respublikos vardu vykdyti Lietuvos Respublikos jūrų laivų registre įregistruotų laivų techninę priežiūrą, apžiūras ir išduoti tai patvirtinančius dokumentus (liudijimus) suteikimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“ 2 punktu

t v i r t i n u Įgaliotųjų pripažintųjų organizacijų veiklos priežiūros procedūros aprašą (pridedama).

Administracijos direktorius Genius Lukošius

PATVIRTINTA

Lietuvos transporto saugos administracijos

direktoriaus 2020 m. gegužės 19 d.

įsakymu Nr. 2BE-168

(Lietuvos transporto saugos administracijos

direktoriaus 2024 m. birželio 18 d. įsakymo

Nr. 2BE-107 redakcija)

ĮGALIOTŲJŲ PRIPAŽINTŲJŲ ORGANIZACIJŲ VEIKLOS PRIEŽIŪROS PROCEDŪROS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Įgaliotųjų pripažintųjų organizacijų veiklos priežiūros procedūros aprašas (toliau – Aprašas) nustato Lietuvos transporto saugos administracijos (toliau – Administracija) atliekamos priežiūros (vertinimo ir auditų), siekiant įsitikinti, kad įgaliotoji pripažintoji organizacija veiksmingai atlieka sutartyje dėl privalomųjų laivo dokumentų išdavimo ir kitų paslaugų teikimo Lietuvos Respublikoje registruotiems laivams, sudarytoje tarp Administracijos ir pripažintosios organizacijos, (toliau – sutartis) nustatytas funkcijas, atitinka jai taikomus Lietuvos Respublikos įstatymuose ir kituose teisės aktuose, Europos Sąjungos teisės aktuose ir tarptautinėse konvencijose nustatytus reikalavimus, vykdymo tvarką.

2. Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos saugios laivybos įstatyme.

3. Apraše nurodyti dokumentai ir pranešimai teikiami tiesiogiai arba registruotąja pašto siunta, per kurjerį arba siunčiami elektroninių ryšių priemonėmis. Dokumentai, atsiųsti institucijai elektroninėmis ryšio priemonėmis, turi būti pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu arba suformuoti elektroninėmis priemonėmis, kurios leidžia užtikrinti teksto vientisumą ir nepakeičiamumą.

II SKYRIUS

ĮGALIOTOSIOS PRIPAŽINTOSIOS ORGANIZACIJOS VEIKLOS VERTINIMAS

4. Įgaliotosios pripažintosios organizacijos veiklos nuolatinis vertinimas (toliau – vertinimas) atliekamas pagal Aprašo 1 priede nurodytas vertinimo sritis.

5. Administracijos Vandens transporto departamento direktorius kiekvienais metais ne vėliau kaip iki sausio 20 dienos, suformuodamas užduotį Dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ (toliau – DVS), paskiria vertinimą atliksiančius Administracijos valstybės tarnautojus ar darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, (toliau – paskirtas (-i) asmuo (-ys)) ir nurodo vertinimo laikotarpį.

6. Vertinimo laikotarpiu:

6.1. įvertinami statistiniai duomenys apie Lietuvos Respublikos jūrų laivų registre įregistruotų laivų patikrinimus, atliekamus konkrečios šiuos laivus prižiūrinčios įgaliotosios pripažintosios organizacijos tiek užsienio valstybių uostuose, tiek Lietuvos Respublikos jūrų uostuose;

6.2. analizuojama informacija apie vertinamos įgaliotosios pripažintosios organizacijos prižiūrimuose laivuose rastus trūkumus pagal jiems taikomus tarptautinius saugios laivybos reikalavimus, jeigu tokių randama laivybos inspektoriams patikrinus laivą po įgaliotosios pripažintosios organizacijos vykdytos apžiūros, siekiant išduoti laivui atitinkamą (-us) dokumentą (-us) (apie rastus su įgaliotosios pripažintosios organizacijos veikla išduodant privalomuosius laivo dokumentus susijusius trūkumus laivybos inspektorius ne vėliau kaip per 3 darbo dienas vienu iš Aprašo 3 punkte nurodytų būdų informuoja įgaliotąją pripažintąją organizaciją);

6.3. naudojantis Paryžiaus susitarimo memorandumo dėl uosto valstybės kontrolės duomenų baze, Europos Sąjungos laivų inspektavimo informacine sistema ir Equasis duomenų baze stebima:

6.3.1. kiek laivų, kuriuos prižiūri vertinama įgaliotoji pripažintoji organizacija, buvo tikrinama užsienio valstybių uostuose;

6.3.2. kiek iš patikrintų laivų buvo sulaikyta ir dėl kokių priežasčių;

6.3.3. ar nustatyti trūkumai susiję su įgaliotosios pripažintosios organizacijos veikla išduodant privalomuosius laivo dokumentus;

6.3.4. kiek ir kokių pastabų buvo pateikta dėl patikrintų laivų;

6.3.5. keliems iš patikrintų laivų nebuvo pareikšta pastabų;

6.3.6. ar įvyko avarijų / incidentų, susijusių su vertinamos įgaliotosios pripažintosios organizacijos prižiūrimais laivais (ar avarijos / incidentai susiję su laivo klase).

III SKYRIUS

ĮGALIOTOSIOS PRIPAŽINTOSIOS ORGANIZACIJOS VEIKLOS AUDITAS

7. Įgaliotosios pripažintosios organizacijos veiklos auditas (toliau – auditas) atliekamas ne rečiau kaip kartą per dvejus metus.

8. Kiekvienais metais ne vėliau kaip iki sausio 20 d. įgaliotosios pripažintosios organizacijos, kurių veikla tais metais bus audituojama, įtraukiamos į Administracijos direktoriaus tvirtinamą planuojamų patikrinti ūkio subjektų, veikiančių vandens transporto srityje, sąrašą, kuris skelbiamas Administracijos interneto svetainėje (https://ltsa.lrv.lt/, rubrikoje „Ūkio subjektų veiklos patikrinimų planai“).

9. Audito tikslas – patikrinti įgaliotosios pripažintosios organizacijos vidaus tvarkose reglamentuojamus aspektus, susijusius su sutartyje numatytų klausimų įgyvendinimu, įgaliotosios pripažintosios organizacijos prižiūrimų laivų sulaikymo priežasčių analize, įgaliotosios pripažintosios organizacijos inspektorių kvalifikacijos priežiūra ir kvalifikacijos kėlimo organizavimu, kokybės valdymo sistemos išorinių ir vidaus auditų rezultatų analize, ir kiti klausimai.

10. Prieš auditą, atsižvelgdamas (-i) į vertinimo, atlikto pagal Aprašo II skyriaus nuostatas, metu surinktą informaciją, paskirtas (-i) asmuo (-ys) parengia audito planą (Aprašo 2 priedas), kuris apima silpniausias įgaliotosios pripažintosios organizacijos veiklos sritis, jį pateikia įgaliotosios pripažintosios organizacijos atstovybei Lietuvoje (toliau – atstovybė) vienu iš Aprašo 3 punkte nurodytų būdų ir suderina audito atlikimo datą.

11. Auditas atliekamas per 1 darbo dieną ir per 5 darbo dienas po audito atlikimo paskirtas (-i) asmuo (-ys) parengia audito ataskaitos (Aprašo 3 priedas) projektą, kuris vienu iš Aprašo 3 punkte nurodytų būdų pateikiamas atstovybei, informuojant apie galimybę per 14 darbo dienų pateikti pastabas. Įgaliotajai pripažintajai organizacijai pateikus pastabas dėl ataskaitoje nurodytų veiklos trūkumų ar netikslumų ataskaitos tekste, paskirtas (-i) asmuo (-ys) parengia galutinį audito ataskaitos variantą ir ne vėliau kaip per 10 darbo dienų vienu iš Aprašo 3 punkte nurodytų būdų jį pateikia atstovybei.

Iv SKYRIUS

ĮGALIOTOSIOS PRIPAŽINTOSIOS ORGANIZACIJOS VEIKLOS

NEPLANINIS AUDITAS

12. Neplaninis auditas atliekamas:

12.1. gavus kito viešojo administravimo subjekto rašytinį motyvuotą prašymą ar pavedimą atlikti auditą arba kitos valstybės kompetentingos institucijos prašymą;

12.2. turint informacijos (remiantis vertinimo metu surinkta informacija, kai kyla grėsmė laivybos saugumui) ar kilus pagrįstų įtarimų dėl įgaliotosios pripažintosios organizacijos veiklos, kuri galimai neatitinka teisės aktų reikalavimų;

12.3. siekiant įsitikinti, kad buvo pašalinti ankstesnio audito metu nustatyti teisės aktų pažeidimai ir įgyvendinti priimti Administracijos sprendimai.

13. Apie priimtą sprendimą dėl neplaninio audito atlikimo ir nustatytą audito atlikimo datą bei audito sritį (-is) nedelsiant, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną po sprendimo priėmimo, vienu iš Aprašo 3 punkte nurodytų būdų informuojami Aprašo 12.1 ir 12.2 papunkčiuose atitinkamai prašymą, pavedimą ar informaciją pateikę subjektai.

14. Neplaninis auditas pagal gautą anoniminį skundą dėl konkrečių įgaliotosios pripažintosios organizacijos veiksmų ar neveikimo atliekamas tik tuo atveju, kai yra motyvuotas Administracijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens sprendimas dėl konkrečios anoniminiame skunde pateiktos informacijos patikimumo patikrinimo.

V SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

15. Iki kiekvienų metų, einančių po audito, kovo 31 d. Administracija parengia ir Europos Komisijai pateikia įgaliotųjų pripažintųjų organizacijų veiklos vertinimo ataskaitą pagal Europos Komisijos nustatytą pavyzdinę formą.

__________________

Papildyta priedu:

Nr. 2BE-107, 2024-06-18, paskelbta TAR 2024-06-18, i. k. 2024-11091

Įgaliotųjų pripažintųjų organizacijų veiklos priežiūros procedūros aprašo

1 priedas

Įgaliotųjų PRIPAŽINTŲJŲ ORGANIZACIJŲ veiklos vertinimo sriČIŲ SĄRAŠAS

Eil. Nr.	Vertinimo sritys	Išvados
1.	Vertinimo metu tikrinami šie įgaliotosios pripažintosios organizacijos (toliau – ĮPO) veiklą apibūdinantys kriterijai:
1.1.	ĮPO atitiktis 2009 m. balandžio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (EB) Nr. 391/2009 dėl laivų patikrinimo ir apžiūros organizacijų bendrųjų taisyklių ir standartų I priede nustatytiems reikalavimams;
1.2.	duomenys apie patikrintus ir sulaikytus laivus, kuriuos prižiūri ĮPO, taip pat duomenys apie tokių laivų avarinius atvejus;
1.3.	kaip ĮPO laikosi įdiegtos kokybės vadybos sistemos reikalavimų;
1.4.	ĮPO taisyklių ir standartų pakeitimai;
1.5.	atsitiktinai pasirinktų Lietuvos Respublikos jūrų laivų registre įregistruotų laivų, kurių priežiūrą atlieka ĮPO, apžiūrų rezultatai;
1.6.	kita.
2.	Vertinimo metu tikrinama ši informacija, gauta iš ĮPO, Europos Komisijos, kitų valstybių ir kitų šaltinių, apie ĮPO veiklą:
2.1.	ĮPO pateikta įdiegtos kokybės vadybos sistemos apžvalga, išorinio ir vidinio audito rezultatai;
2.2.	ĮPO pateiktos ataskaitos apie esminę pažangą, pasiektą tobulinant laivų klasių nustatymo standartus;
2.3.	ĮPO pateikta informacija apie laivų iš vienos ĮPO pervedimą į kitą, laivų klasės pakeitimus, laikino laivo klasės sustabdymo ir / ar panaikinimo atvejus, įskaitant informaciją apie visas apžiūras ir rekomendacijas, kurių terminas yra pasibaigęs, klasės sąlygas, laivo eksploatavimo sąlygas ar jų klasifikuotiems laivams pritaikytus eksploatavimo apribojimus, neatsižvelgiant į tai, su kurios valstybės vėliava jie plaukioja;
2.4.	kita.
3.	Vertinimo metu tikrinamos ĮPO turimos procedūros ir personalo pasirengimas, reikalingi vykdyti užduotis, numatytas sutartyje tarp Lietuvos transporto saugos administracijos ir pripažintosios organizacijos (pavyzdžiui, pasirengimas tikrinti keleivinius laivus dėl jų atitikties Keleivinių laivų saugaus plaukiojimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2004 m. vasario 6 d. įsakymu Nr. 3-87 „Dėl Keleivinių laivų saugaus plaukiojimo taisyklių patvirtinimo“, nustatytiems reikalavimams (Direktyvos 2009/45/EB nuostatos)).

___________________

Įgaliotųjų pripažintųjų organizacijų veiklos priežiūros procedūros aprašo

2 priedas

(Įgaliotosios pripažintosios organizacijos veiklos audito plano forma)

ĮGALIOTOSIOS PRIPAŽINTOSIOS ORGANIZACIJOS VEIKLOS AUDITO PLANAS

Įgaliotoji pripažintoji organizacija –

Audito vieta –

Audito data –

Audito planas

Data	Audito sritis	Informaciją pateikusio asmens pareigos, vardas, pavardė

Dalyvių sąrašas

Vardas, pavardė	Pareigos

Paskirtas asmuo _________________________________________________________

(parašas) (vardas, pavardė)

____________________

Įgaliotųjų pripažintųjų organizacijų veiklos priežiūros procedūros aprašo

3 priedas

(Įgaliotosios pripažintosios organizacijos veiklos audito ataskaitos forma)

ĮGALIOTOSIOS PRIPAŽINTOSIOS ORGANIZACIJOS VEIKLOS AUDITO ATASKAITA

Įgaliotoji pripažintoji organizacija –

Audito vieta –

Audito data –

AUDITO REZULTATAI:

□ svarbi neatitiktis □ neatitiktis □ pastaba

Aprašymas	Nuoroda į standarto ISO 9001:2015 / sutarties tarp Lietuvos transporto saugos administracijos ir pripažintosios organizacijos dalį

Paskirtas asmuo ________________________________________________

(vardas, pavardė, parašas)

Koregavimo veiksmai:

Įgaliotosios pripažintosios organizacijos atstovas ____________________________________

(vardas, pavardė, parašas)

Neatitiktis / pastaba pašalinta _______________________

(data)

Paskirto asmens parašas ________________________

PASTABA. Auditas buvo vykdomas pagal sutarties tarp Lietuvos transporto saugos administracijos ir pripažintosios organizacijos sąlygas ir standarto ISO 9001:2015 nuostatas.

Sąvokos:

svarbi neatitiktis – aiškus nukrypimas nuo sutarties sąlygų, reikalaujantis nedelsiant imtis koregavimo veiksmų;

neatitiktis – pastebėta situacija, kai yra aiškūs apibrėžtų reikalavimų nevykdymo įrodymai;

pastaba – aiškiais įrodymais patvirtintas pareiškimas apie faktą, nustatytą audito metu.

___________________

Pakeitimai:

Lietuvos transporto saugos administracija, Įsakymas

Nr. 2BE-107, 2024-06-18, paskelbta TAR 2024-06-18, i. k. 2024-11091

Dėl Lietuvos transporto saugos administracijos direktoriaus 2020 m. gegužės 19 d. įsakymo Nr. 2BE-168 „Dėl Įgaliotųjų laivų klasifikavimo bendrovių veiklos priežiūros procedūros aprašo patvirtinimo“ pakeitimo