Suvestinė redakcija nuo 2022-08-23 iki 2023-12-31
Įsakymas paskelbtas: Žin. 2013, Nr. 134-6870; TAR 2013-12-31, i. k. 2013-00236
LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO
Į S A K Y M A S
DĖL DARBO VALSTYBĖS ARCHYVŲ SKAITYKLOSE TVARKOS
APRAŠO PATVIRTINIMO
2013 m. gruodžio 16 d. Nr. V-68
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055; 2012, Nr. 44-2147) 5 straipsnio 4 dalies 3 punktu:
2. P a v e d u valstybės archyvų direktoriams iki 2014 m. kovo 1 d. valstybės archyvų skaityklose įrengti specialias darbo vietas, skirtas dokumentams fotografuoti, ir suderinus su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru patvirtinti Dokumentų fotografavimo valstybės archyvo skaitykloje tvarkos aprašą.
3. L a i k a u netekusiu galios Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2002 m. balandžio 5 d. įsakymą Nr. V-42 „Dėl valstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimo tvarkos“.
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2013 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. V-68
(Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymo
2018 m. rugsėjo 12 d. Nr. VE-64
redakcija)
DARBO VALSTYBĖS ARCHYVŲ SKAITYKLOSE TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos aprašas (toliau – aprašas) nustato bendrąją skaitytojų aptarnavimo tvarką valstybės archyvų skaityklose, skaitytojų teises, pareigas ir atsakomybę.
3. Šis aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu ir kitais norminiais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų ir archyvų valdymą ir naudojimą.
4. Susipažinti su valstybės archyvuose saugomais Nacionalinio dokumentų fondo dokumentais (išskyrus tuos dokumentus, kurie saugomi Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje), prie kurių priėjimas neribojamas (originalais ar dokumentų kopijomis), ir naudotis dokumentų paieškos priemonėmis turi teisę Lietuvos Respublikos ir užsienio valstybių juridiniai ir fiziniai asmenys (toliau – asmenys) įstatymų, kitų teisės aktų ir šio aprašo nustatyta tvarka.
5. Šiame apraše vartojamos sąvokos:
5.1. Skaitytojas – ne jaunesnis nei 16 metų asmuo, įtrauktas į valstybės archyvų skaitytojų sąrašus ir turintis teisę naudotis valstybės archyvų skaityklų paslaugomis.
5.2. Skaitykla – speciali skaitytojams pritaikyta patalpa, skirta susipažinti su valstybės archyve saugomais dokumentais ar jų kopijomis, naudotis dokumentų paieškos priemonėmis.
5.3. Kitos šiame apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, su vėlesniais pakeitimais.
6. Dokumentai ir jų paieškos priemonės valstybės archyvų skaitytojams susipažinti pateikiami nemokamai. Kai susipažinti su dokumentais galima tik specialiosios įrangos priemonėmis arba kai asmens pageidavimu pagaminamos dokumentų kopijos, asmuo teisės aktų nustatyta tvarka turi padengti su dokumentų demonstravimu ar kopijavimu susijusias išlaidas.
7. Pagalba neįgaliam skaitytojui teikiama iš anksto pranešus apie tokį poreikį ir nurodžius reikalingos pagalbos pobūdį. Iš anksto nepranešus apie reikiamą pagalbos poreikį, valstybės archyvas deda visas pastangas, kad neįgaliam skaitytojui būtų suteiktos reikiamos paslaugos.
II SKYRIUS
SKAITYTOJŲ REGISTRACIJA
10. Skaitytojai gali registruotis per Integralią administracinių paslaugų sistemą (toliau – IAPS) arba pateikę rašytinius prašymus. Rašytiniai prašymai gali būti pateikiami skaitykloje tiesiogiai, siunčiami paštu arba elektroniniais ryšiais.
11. Asmuo, užsiregistravęs per IAPS arba tiesiogiai pateikęs valstybės archyvo darbuotojui rašytinį prašymą (1 priedas) ir asmens tapatybę liudijantį dokumentą, kuris patikrinus grąžinamas, įtraukiamas į skaitytojų sąrašą. Apie pasikeitusius skaitytojo kontaktinius ar kitus duomenis jis privalo informuoti valstybės archyvą, atitinkama informacija koreguojama IAPS. Kiekvienais kalendoriniais metais skaitytojai registruojami iš naujo.
III SKYRIUS
DARBO SKAITYKLOJE TVARKA
13. Darbo skaitykloje tvarką organizuoja valstybės archyvo darbuotojas (toliau – skaityklos darbuotojas), kuris:
13.3. priima iš skaitytojų dokumentų užsakymus (2 priedas), prašymus pagaminti (patvirtinti) dokumentų kopijas (3 priedas) ir teikia pagamintas kopijas;
IV SKYRIUS
dokumentų UŽSAKYMAS, IŠDAVIMAS ir GRĄŽINIMAS
14. Pageidaujamus dokumentus skaitytojas užsako per IAPS arba skaityklos darbuotojui pateikęs rašytinį užsakymo lapą. Rašytinis užsakymas gali būti pateikiamas tiesiogiai, siunčiamas paštu arba elektroniniais ryšiais ir priimamas, jei pateikiami duomenys yra teisingi, užsakymas parašytas įskaitomai ir galima identifikuoti siuntėją.
Užsakymai registruojami skaityklų darbo valandomis. Užsakymo vykdymo laikas pradedamas skaičiuoti tą dieną, kai užsakymas buvo užregistruotas.
Punkto pakeitimai:
Nr. VE-68, 2021-12-28, paskelbta TAR 2021-12-28, i. k. 2021-27335
15. Vienu užsakymu galima užsakyti ne daugiau kaip dešimt rašytinių dokumentų bylų ar mikrofilmų (apskaitos vienetų). Kitas užsakymas priimamas, kai skaitytojas grąžina jam išduotus dokumentus.
16. Dokumentų išdavimas:
16.1. Jei valstybės archyve yra užsakytų dokumentų mikrofilmai ar kitos kopijos, dokumentų originalai neišduodami.
16.2. Dokumentai išduodami ne vėliau kaip per 6 skaityklos darbo valandas nuo užsakymo registravimo skaitykloje laiko arba kitą skaitytojo ir skaityklos darbuotojo sutartą dieną sutartu laiku. Skaitytojui pageidaujant, apie tai informuojama užsakymo registravimo metu arba jo nurodytu el. paštu.
16.3. Popieriniai dokumentai, kuriuose yra specialiųjų kategorijų asmens duomenų, į skaityklą išduodami ne vėliau kaip per 9 skaityklos darbo valandas nuo užsakymo registravimo skaitykloje laiko arba kitą skaitytojo ir skaityklos darbuotojo sutartą dieną sutartu laiku. Skaitytojui pageidaujant, apie tai informuojama užsakymo registravimo metu arba jo nurodytu el. paštu.
16.4. Mikrofilmai į skaityklą išduodami ne vėliau kaip per 4 skaityklos darbo valandas nuo užsakymo registravimo skaitykloje laiko arba kitą skaitytojo ir skaityklos darbuotojo sutartą dieną sutartu laiku. Skaitytojui pageidaujant, apie tai informuojama užsakymo registravimo metu arba jo nurodytu el. paštu.
16.5. Vaizdo ir (ar) garso dokumentai iš saugyklų išduodami po jų aklimatizacijos bei techninės būklės patikrinimo (ne anksčiau kaip po 24 valandų, bet ne vėliau nei po 30 valandų nuo užsakymo registravimo laiko). Skaitytojui pageidaujant, apie tai informuojama užsakymo registravimo metu arba jo nurodytu el. paštu.
16.6. Skaitytojui išduodami sutvarkyti dokumentai (apskaitos vienetai), įtraukti į valstybės archyvo saugomų dokumentų apskaitą. Jei valstybės archyvo apskaitoje yra nesutvarkytų dokumentų (apskaitos vienetų), sprendimą dėl jų išdavimo į skaityklą priima valstybės archyvo direktorius ar jo įgaliotas valstybės archyvo darbuotojas. Jei valstybės archyvo sprendimu nesutvarkyti dokumentai skaitytojui neišduodami, skaitytojui turi būti nurodytas konkretus dokumentų išdavimo laikas.
Užsakytų dokumentų tvarkymo ir parengimo išduoti terminas negali būti ilgesnis nei 15 darbo dienų.
Punkto pakeitimai:
Nr. VE-68, 2021-12-28, paskelbta TAR 2021-12-28, i. k. 2021-27335
17. Jei užsakymas išduoti dokumentus negali būti vykdomas (priėjimą prie dokumentų riboja įstatymai, dokumentai nesutvarkyti, yra blogos fizinės būklės ar dėl kitų priežasčių), skaitytojas apie tai informuojamas nurodant priežastį. Skaitytojo pageidavimu atsakymas gali būti pateiktas raštu. Jei yra žinoma, skaitytojui turi būti nurodytas ir numatomas dokumentų išdavimo laikas.
Priėjimą prie blogos fizinės būklės dokumentų ir juose esančios informacijos reglamentuoja Priėjimo prie blogos fizinės būklės dokumentų tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-99 „Dėl Priėjimo prie blogos fizinės būklės dokumentų tvarkos aprašo patvirtinimo“.
18. Dokumentai, kurių naudojimas gali pakenkti jų fizinei būklei, išduodami po jų restauravimo. Sąrašas dokumentų, kurių naudojimas gali pakenkti jų fizinei būklei, skelbiamas valstybės archyvo interneto svetainėje ir atnaujinamas pasikeitus duomenims.
V SKYRIUS
SKAITYTOJŲ TEISĖS IR PAREIGOS
20. Skaitytojas turi teisę:
20.4. gauti informaciją apie atsisakymo išduoti dokumentus priežastis ir numatomą dokumentų pateikimo laiką, jeigu jis yra žinomas;
20.5. gauti dokumentų ar mikrofilmų, prie kurių priėjimas nėra ribojamas, kopijas (skaitytojo pageidavimu – ir patvirtintas kopijas), pateikus prašymą per IAPS arba rašytinį prašymą bei nustatytąja tvarka apmokėjus kopijavimo išlaidas;
21. Skaitytojas privalo:
21.1. laikytis šio aprašo, elgesio viešoje vietoje, sveikatos saugos, asmens higienos, priešgaisrinės saugos reikalavimų ir reikalavimų pagarbiai elgtis su kitais skaitytojais ir valstybės archyvo darbuotojais;
21.2. striukę, paltą, lietpaltį ar kitą lauko drabužį, galvos apdangalą (išskyrus tuos atvejus, kai galvos apdangalas privalomas dėl religinių įsitikinimų), portfelį, rankinę, krepšį, nešiojamojo kompiuterio dėklą, kitus asmeninius daiktus palikti tam skirtoje vietoje – spintelėje ar kitoje skaityklos darbuotojo nurodytoje vietoje;
21.3. netrukdyti kitiems skaitytojams: skaitykloje laikytis tylos, netrikdyti kitų skaitytojų darbo savo veiksmais, nekalbėti mobiliojo ryšio įrenginiu, išjungti įrenginių garsinius signalus;
21.4. pastebėjęs, kad dokumentai arba mikrofilmai sukeisti arba aptikęs dokumentų ar mikrofilmų pažeidimo požymių, kurie nėra nurodyti bylos baigiamajame įraše ar aprašymo dokumentuose, pranešti apie tai skaityklos darbuotojui;
21.5. skaitydamas specialiose laikmenose esančius dokumentus ar mikrofilmus, mikrofilmų skaitymo įranga ar kompiuteriais naudotis tik dokumentų skaitymo, informacijos paieškos ir peržiūros tikslais;
21.6. skaitydamas dokumentus ar peržiūrėdamas mikrofilmus skaityklos darbuotojo nurodymu mūvėti specialias vienkartines pirštines;
Punkto pakeitimai:
Nr. VE-68, 2021-12-28, paskelbta TAR 2021-12-28, i. k. 2021-27335
22. Skaitytojui draudžiama:
22.6. keisti bylų lapų, kartotekų kortelių bei kitų dokumentų eilės tvarką; perdėti dokumentus iš vienos bylos į kitą, perdėti mikrofilmus iš vienos dėžutės į kitą;
22.7. lankstyti dokumentus ar juos perlenkti kitoje lenkimo vietoje, dėti į bylą ar kartoteką skirtukus, klijuoti lipniuosius lapelius;
22.10. liesti dokumentus ar mikrofilmus nešvariomis, drėgnomis rankomis, braukyti per dokumento tekstą;
22.11. skaitykloje naudotis žirklėmis, klijais, koregavimo priemonėmis, žymekliais, rašaliniais plunksnakočiais;
22.14. naudotis atsineštomis išorinėmis duomenų laikmenomis skaityklos kompiuteriuose bei juose diegti bet kokią programinę įrangą;
VI SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
24. Skaitytojas, sugadinęs ar sunaikinęs skaitykloje jam išduotus dokumentus ar mikrofilmus ar neteisėtai panaudojęs jam pateiktuose dokumentuose esančią informaciją, atsako įstatymų nustatyta tvarka.
25. Skaitytojas, pažeidęs šio aprašo reikalavimus, gali būti įspėtas žodžiu, raštu arba valstybės archyvo direktoriaus ar jo įgalioto valstybės archyvo darbuotojo įsakymu jam gali būti apribojama teisė vienerius metus naudotis skaityklos paslaugomis.
26. Skaitytojų asmens duomenys (vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, kontaktiniai duomenys, parašas) tvarkomi skaitytojų identifikavimo, paslaugų teikimo ir apskaitos tikslais. Skaitytojų asmens duomenis valstybės archyvai tvarko automatiniu ir neautomatiniu būdu, vadovaudamiesi Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo valstybinės archyvų sistemos įstaigose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. rugsėjo 13 d. įsakymu Nr. VE-43 „Dėl Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo valstybinės archyvų sistemos įstaigose taisyklių patvirtinimo.
Papildyta punktu:
Nr. VE-33, 2022-08-22, paskelbta TAR 2022-08-22, i. k. 2022-17386
Darbo valstybės archyvų
skaityklose tvarkos aprašo
1 priedas
(Prašymo formos pavyzdys)
_______________________________________________
(vardas ir pavardė didžiosiomis raidėmis)
_______________________________________________________________
(gyvenamosios vietos adresas, kontaktiniai duomenys: tel. Nr., elektroninio pašto adresas)
_____________________________________valstybės archyvui
PRAŠYMAS
SUSIPAŽINTI SU VALSTYBĖS ARCHYVE SAUGOMAIS DOKUMENTAIS
____
(data)
Prašau leisti susipažinti su valstybės archyve saugomais dokumentais.
Su Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. V-68, su vėlesniais pakeitimais, esu susipažinęs (-usi).
__________________ __________________________________
(parašas) (vardas, pavardė)
Darbo valstybės archyvų
skaityklose tvarkos aprašo
2 priedas
(Dokumentų užsakymo formos pavyzdys)
_________________________________________
(vardas ir pavardė didžiosiomis raidėmis)
___________________________________ archyvui
DOKUMENTŲ UŽSAKYMO LAPAS
__________
(data)
Prašau išduoti dokumentus šią sutartą dieną ________________:
(sutarta data)
| Skaitytojo užsakomos bylos ar mikrofilmai (apskaitos vienetai) |
Valstybės archyvo darbuotojo atžymos apie užsakymo vykdymą |
||||||
| Eil. Nr. |
Fondo Nr. |
Apyrašo Nr. |
Apskaitos vieneto Nr. |
Gauta (skaitytojo parašas, data) |
Grąžinta (Skaityklos darbuotojo parašas, data) |
Grąžinta į saugyklą (valstybės archyvo darbuotojo parašas, data) |
Pastabos |
| 1. |
|
|
|
|
|
|
|
| 2. |
|
|
|
|
|
|
|
| 3. |
|
|
|
|
|
|
|
| 4. |
|
|
|
|
|
|
|
| 5. |
|
|
|
|
|
|
|
| 6. |
|
|
|
|
|
|
|
| 7. |
|
|
|
|
|
|
|
| 8. |
|
|
|
|
|
|
|
| 9. |
|
|
|
|
|
|
|
| 10. |
|
|
|
|
|
|
|
| Skaitytojo parašas. |
|
||||||
Pastaba. Lentelės gali būti papildytos kitomis reikiamomis skiltimis, dokumentų užsakymo lapas gali būti A4 ar A4L formato
Darbo valstybės archyvų
skaityklose tvarkos aprašo
3 priedas
(Prašymo pagaminti ir (ar) patvirtinti dokumentų kopijas formos pavyzdys)
_________________________________________
(vardas ir pavardė didžiosiomis raidėmis)
_______________________________________________________________
(gyvenamosios vietos adresas, kontaktiniai duomenys: tel. Nr., elektroninio pašto adresas)
____________________________________ archyvui
PRAŠYMAS
PAGAMINTI (PATVIRTINTI) DOKUMENTŲ KOPIJAS
__________
(data)
Prašau pagaminti šių dokumentų kopijas:
| Eil. Nr. |
Fondo Nr. |
Apyrašo Nr. |
Apskaitos vnt. Nr. |
Lapo Nr.* |
Formatas (tif., jpg., A3/A4, spalvota, nespalvota) |
Patvirtinti |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pastaba. Jei reikia nukopijuoti antrąją lapo pusę, žymėkite raidėmis „a. p“, pvz.: 12, 12 a. p. Jei reikalinga patvirtinti dokumento kopiją, žymėkite atitinkamoje skiltyje „v“.
Išankstinį apmokėjimą garantuoju. __________________ ________________________
(parašas) (vardas, pavardė)
Informacija apie kopijų užsakymą (pildo skaityklos darbuotojas):
| Eil. Nr. |
Kiekis (vnt.) |
Vieneto kaina (Eur) |
Iš viso (Eur) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Suma iš viso (Eur) |
|
||
Skaityklos darbuotojas
_________________
(parašas)
_________________
(vardas, pavardė)
Pakeitimai:
1.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Įsakymas
Nr. VE-64, 2018-09-12, paskelbta TAR 2018-09-13, i. k. 2018-14419
Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymo Nr. V-68 „Dėl Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo
2.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Įsakymas
Nr. VE-68, 2021-12-28, paskelbta TAR 2021-12-28, i. k. 2021-27335
Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymo Nr. V-68 „Dėl Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo
3.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Įsakymas
Nr. VE-33, 2022-08-22, paskelbta TAR 2022-08-22, i. k. 2022-17386
Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymo Nr. V-68 „Dėl Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo